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Instituto de Banca y Comercio

Recinto de Humacao

Biblioteca

Programa de Literacia de Información & Tecnología

Presentación Oral: Uso Efectivo de PowerPoint

Vilmarie Torres Lamboy

Bibliotecaria

Marzo 2011

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I. Introducción

Cuando un profesor nos dice que tenemos que hacer una presentación oral,

muchos nos ponemos nerviosos y preferimos hacer cualquier cosa menos pararnos

frente al grupo y hablar sobre un tema. Pero es importante perderle el miedo a este

tipo de trabajo ya que en algún momento en nuestra vida profesional tendremos que

hacer alguna presentación a un grupo de personas; ya sea a compañeros

profesionales, personas a las que quieres presentarles tu producto o visión para que

inviertan en tu negocio, etc.

Este manual busca ayudarte a preparar una presentación que lleve tu mensaje

de una manera clara y amena. Estaremos trabajando con el programa de PowerPoint

de Microsoft Office Vista. Si tienes alguna duda puedes consultarla con la bibliotecaria

o tu profesor.

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II. Una presentación oral exitosa

Una presentación oral es un tipo de oratoria donde el presentador tiene como meta

transmitirle un conocimiento a su público sobre un tema en particular. Para lograr su

objetivo, el presentador utiliza diferentes recursos visuales y/o audiovisuales para

reforzar los puntos más importantes. Teniendo esto en mente, vamos a repasar los

elementos importantes de una presentación exitosa.

A. Consejos de cómo preparar y ofrece una presentación oral

1. Conviertete en el experto:

Cuando das una presentación oral necesitas conocer el tema a

profundidad. Entre más conoces sobre el tema mejor preparado estás y

te sientes más seguro de ti. Para convertirte en el experto realiza una

investigación extensa sobre el tema. Ten la información lo mejor

actualizada posible. No te quedes en lo superficial, debes ir más allá ya

que esto te ayudará en el momento de contestar preguntas de tu público.

Y si no entiendes algo, busca ayuda. Para poder dar una presentación

necesitas entender el tema, si tienes dudas no podrás explicar el

concepto a tu audiencia.

2. Crea un contenido de calidad:

A la hora de organizar la información, selecciona cual es la información

más importante y relevante. Para poder tomar esa decisión necesitas

conocer a tu público. ¿Son profesionales o es público general? ¿Son

personas que conocen sobre el tema o no? Dependiendo de tus

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respuestas vas a montar la presentación siguiendo un orden lógico. El

contenido debe incluir: Introducción, Desarrollo, Conclusión y Referencias.

3. La practica hace la perfección:

Puedes practicar con familiares o amistades que sirvan de público o tu

solito. Lo importante es que practiques cómo vas a dar la presentación

para que sepas como vas a correrla. Al practicar la presentación te

aprendes la información que vas a dar y como conectar los diferentes

subtemas, de esta manera evitas tener que leer tus notas porque ya te

vas a saber la información que quieres traerles. También te ayuda a

saber cuanto dura la presentación y así puedes modificarla para que dure

el tiempo provisto por el profesor.

4. Verifica que los equipos funcionan antes de la presentación:

Si vas a presentar material audiovisual, necesitas asegurarte de que los

equipos estén disponibles para el día y la hora en que vas a dar la

presentación. Es importante que con semanas o días de anticipación

reserves el equipo en la biblioteca y te asegures que los equipos son

compatibles con los programas que vas a utilizar. En el día de la

presentación, monta el equipo y pruébalo con tiempo de anticipación para

así poder resolver cualquier cosa antes de la hora provista para tu

presentación. La tecnología es muy útil pero no siempre corre como

uno quiciera, así que es importante tener Plan B.

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5. Prepara material para entregar:

Entregale al público material sobre la presentación, ya sea en formato

impreso, CD y/o DVD. Puede ser los “handouts” de la presentación cómo

puede ser otro tipo de material que hayas preparado sobre el tema.

Dejale saber al público que se le harás entrega de material para que no

se distraigan haciendo anotaciones. Es conveniente entregar el material

antes o después de la presentación. El momento adecuado depende del

tipo de material que vas a entregar. Si lo que vas a darles es copia de la

presentación y nada más, es preferible que les hagas entrega del material

después de la presentación porque así no se distraen leyendo lo que les

vas a presentar. Si el material que vas a ofrecer incluye información

adicional que vas a mencionar o discutir con ellos durante la presentación,

entrégala antes de comenzar.

6. Proyecta tu voz & habla pausado:

Usualmente cuando hablamos con nuestros amigos en clases o fuera

hablamos con un tono de voz fuerte, pero cuando nos toca dar una

presentación oral nuestro tono de voz es tan bajito que casi nadie nos

puede escuchar. En otras ocasiones, proyectamos nuestra voz

efectivamente pero hablamos a la velocidad de la luz. Para que tu

presentación sea efectiva necesitas proyectar tu voz fuerte y clara para

que la última persona del salón te pueda escuchar sin problemas.

También necesitas hablar en una velocidad moderada: ni muy lento (que

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se te duerma la audiencia) ni muy rápido que no le des tiempo al público

de digerir la información que le estás dando.

7. No leas, habla:

Ponte en el lugar del público. ¿Qué tipo de presentación te aburre y cuál

capta tu atención? Si tu presentación consiste en leer los slides, tenlo por

seguro que vas a perder la atención de la audiencia. Además, leer

durante toda la presentación hace que las personas piensen que no

dominas el material que estás presentando. Cuando tu das una

presentación completamente hablada, donde sólo te refieres a los slides

para mostrar o explicar una gráfica, mantienes a tu audiencia atenta y

demuestras dominio total del material. Esto te da mayor poder de

persuasión y autoridad.

8. Interactúa con el público:

Es importante tener contacto visual con tu público para crear una

conexión con ellos. Haz que ellos participen. Puedes preguntarles que

conocen sobre uno de los subtemas como manera de introducción. Las

respuestas que te den te ayudarán a saber que tipo de información obviar

y en cuál profundizar. Esto los mantendrá atentos y despiertos. Puedes

hacer dinámicas o actividades cortas con la audiencia siempre y cuando

se relacionen con tema que estás discutiendo.

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9. Lenguaje corporal:

La manera en que te mueves envía mensajes a la audiencia. Si te quedas

quietos en un solo lugar durante toda la presentación podrías parecerles

tieso, incomodo, nervioso. Lo mismo pasa cuando te pasas haciendo el

mismo movimiento durante toda la presentación. Movimientos (caminar,

mover las manos) en momentos específicos son técnicas que se pueden usar

para rescatar o mantener la atención de tu audiencia.

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III. Uso del PowerPoint para crear material visual efectivo

Actualmente hay una variedad de herramientas que podemos utilizar para llevar

el elemento audiovisual a nuestra presentación. Podemos utilizar el TV con el DVD

player si vamos a mostrar un documental, podemos crear un video con MovieMaker si

lo que queremos es mostrar imágenes o videos creados por nosotros y, entre otras

cosas, podemos proyectar nuestra presentación utilizando PowerPoint. Para poder

seleccionar la herramienta que vamos a utilizar es bien importante tener claro que es lo

que vamos a presentar y cómo lo queremos presentar. En este manual nos vamos a

enfocar en el uso de PowerPoint que es la herramienta más utilizada en este tipo de

proyecto.

A. Consejos de cómo utilizar PowerPoint:

1. Crea un bosquejo:

Antes de sentarte a montar los slides, organiza la información en un

bosquejo y determina cómo quieres presentarla. No toda la información

tiene que aparecer en los slides. Escoge los subtemas que quieres

destacar con gráficas, imágenes, etc. y esas son las que pondrás en los

slides.

2. Escoge un fondo apropiado:

El fondo de la plantilla de tu presentación debe ir acorde con el tema que

se va a discutir y el tipo de audiencia a la que te vas a dirigir. Si te vas a

dirigir a profesionales evita los muñequitos y usa fondos con un estilo

profesional. Si te vas a dirigir a niños o adolescentes, escoge fondos que

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vayan con el tema pero que también capturen su atención, sin distraerlos

o desviarlos del tema.

3. Cuidado con el contraste de colores:

Cuando vayas a seleccionar los colores para el fondo de la plantilla y el

color de las letras ten en consideración el efecto visual de la combinación

y cuan efectiva será una vez la proyectes en una pantalla y tengas

personas sentadas lejos de ella. Se aconseja lo siguiente:

a. Si el fondo es oscuro, usa un color de letra claro

b. Si el fondo es color claro, usa un color de letra oscuro.

Prueba como se ve la combinación de lejos y asegurate que la

combinación sea leible y que no molesta a la vista.

4. Tamaño de la letra:

Las letras deben ser lo suficientemente grandes como para que la última

persona del salón las pueda ver bien. Se sugiere lo siguiente:

a. Tamaño 36 a 44 para los títulos

b. Tamaño 28 o 32 para el contenido

c. Tamaño 20 para notas explicativas para gráficas y/o diagramas

5. Se cauteloso en la selección de movimientos:

El programa te ofrece una variedad de movimientos para la transición de

slides. Pero ten mucho cuidado porque muchos de estos movimientos

molestan a la vista, distraen la audiencia y retrasan el flujo de la

presentación. Se recomienda que utilices movimientos que hagan que

aparezca la información.

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6. Usa PowerPoint para traer material audiovisual a la presentación:

Las personas se desaniman y se te distraen cuando utilizas esta

herramienta para escribir toda la información que vas a decirles. No

satures los slides de texto, utilizalos para escribir términos o frases claves

y para proveer imágenes, audio, u otros materiales audiovisuales que

complementen la información que les estás presentando.

7. Brinca de slides:

Si tu audiencia conoce ciertas cosas que habías incluido en tu

presentación y decides brincar a temas que no conocen, puedes ir directo

al slide deseado sin tener que ir uno por uno hasta llegar a el. Para esto

necesitas saber el número del slide de los temas que estás discutiendo y

hacer lo siguiente:

a. Escribe el número del slide al que quieres ir.

b. Presiona “Enter”.

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B. Uso de las herramientas para crear una presentación en

PowerPoint:

Una vez tienes tu informe organizado en un bosquejo y sabes cómo quieres

hacer tu presentación es hora de crearla usando PowerPoint. Aquí vamos a repasar

las funciones disponibles para que tu presentación sea efectiva.

Barra de Herramientas:

La barra de herramientas en la parte superior de la plataforma nos organiza las

funciones por categorías. Las funciones bajo “Home” están relacionadas al contenido;

en “Insert” vas a encontrar las funciones para insertar imágenes, sonido, videos, etc.;

bajo “Design” vas a poder trabajar todo lo que es el fondo de los slides; “Animations”

recoge las funciones relacionadas a las transiciones de slides; en “Slide Show” activas

la presentación; en “Review” tienes funciones necesarias para corregir el contenido; y

en “View” consigues las funciones que te ayudan a organizar los slides y jugar con los

colores. Nosotros vamos a trabajar con las funciones que más se utilizan.

1. Creando un diseño para la presentación:

Las categorías donde se encuentran las funciones para crear el estilo de la

plantilla son: “Design,” “Home,” y “Format.”

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a. Diseños para el fondo de la plantilla:

PowerPoint te da la alternativa de seleccionar un fondo pre-creado y la

oportunidad de crear tu propio fondo. En la Figura 1 puedes ver los diferentes Temas

(“Themes”) para escoger. Puedes seleccionar uno de ellos y cambiarle la combinación

de colores utilizando la función de Color (Figura 2).

Figura 1

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Figura 2

El programa te da la opción de escoger la combinación de estilo de letras para los

títulos y el contenido (Figura 3). Pero también puedes crear la combinación que tu

desees usando la opción “Create New Theme Fonts…” (Figura 4).

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Figura 3

Recuerda que el estilo de la letra que vayas a utilizar debe ser leible y cómoda para

entender, sin importar la distancia de la que se esté leyendo. Hay muchos estilos

bellos que no son buenos para este tipo de trabajo porque no son fáciles de leer a

distancia.

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Figura 4

Si quieres crear tu propio fondo utiliza las funciones bajo “Background Styles” donde

puedes utilizar imágenes del ClipArt, fotos, etc. para usarla de fondo (Figura 5).

Figura 5

En “Format Background” puedes darle click a “Picture or texture fill” para diseñar tu

fondo. Ahora puedes buscar una imagen del ClipArt o de las que tienes guardadas.

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Una vez escoges la imagen le dices si quieres que se aplique el fondo a todos los

slides que vas a utilizar en esa presentación. En esa misma cajita puedes aclarar la

imagen para que el fondo no interfiera con la visibilidad del contenido. La Figura 6 es

un ejemplo de una persona que creó un fondo para su presentación sobre trabajo

cooperativo.

Figura 6

Una vez ya tienes el fondo puedes ir a las funciones en la categoría de “Home” para

seleccionar el color de las letras o el color del fondo del área donde se escribe (Figura

7).

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Figura 7

En “Drawing” (que se encuentra en “Home”) puedes darle color al fondo del cuadro de

texto, puedes hacerle un marco y crear un efecto de sombra, 3-Dimencional, etc. Si

quieres usar “WordArt” para el título de tu presentación puedes ir a “Format” para

escoger el estilo que quieres. Estas funciones te permiten utilizar tu creatividad en una

manera que haga de tu slide algo vistoso sin convertirse en una distracción visual. La

Figura 8 es un ejemplo de los efectos que puedes hacer usando “Quick Style,” “Shape

Outline,” “Shape Effect” y “WordArt.”

Figura 8

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2. Creando contenido:

Las herramientas que se utilizan para preparar el contenido de la presentación

se encuentran bajo las categorías de “Home,” e “Insert,” En “Home” vas a “New Slides”

para escoger que tipo de slide quieres usar. (Figura 9).

Figura 9

Los estilos que te ofrece el programa te dejan saber el tipo de uso que le puedes dar.

Los slides que tienen los íconos en el medio se pueden usar para texto, gráficas,

imágenes y videos. Hay algunos slides que son sólo para texto o para imágenes, dejate

llevar por la ilustración dentro de la caja de contenido. Esos dibujos son “shortcuts” que

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te ayudan a ejecutar la función sin tener que ir a la barra de herramientas. A

continuación te vamos a presentar como insertar videos, imágenes, hyperlinks y

gráficas.

a. Videos:

Si tienes el video grabado en tu computadora puedes ir a “Movie” que está en la

sección de “Insert.” Ahí escoges “Movie from file” para seleccionar el video que quieres

insertar. Una vez lo escoges, el programa te pregunta si quieres que el video corra

automáticamente una vez llegues a ese slide o si quieres que comience cuando tu le

des click al video. Si vas a explicar algo antes del video es mejor que seas tu el que de

comienzo al video, pero si no vas a decir nada lo puedes dejar que corra

automáticamente. La decisión es tuya.

Figura 10

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En la Figura 10 tienes el visual de cómo se ve el video en la plantilla, pero sólo podrás

ver el video cuando esté corriendo como presentación.

b. Imagen:

La barra de herramienta bajo “Insert” te da la opción de buscar imágenes que

tienes grabadas en tu PC o pendrive, buscar una imagen en el ClipArt o buscar una

foto que tengas en un álbum grabado en la computadora (Figura 11).

Figura 11

El procedimiento es similar al de escoger el video cuando buscas la imagen en alguna

carpeta guardada en la computadora. Cuando usas el ClipArt escribe el tema dentro

de la barra de búsqueda y seleccionas la imagen que quieres usar (Figura 12).

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Figura 12

c. Sonido:

Cuando quieras incluir audio a la presentación, ya sea para la reflexión o porque

vas a incluir la narración en la presentación para que sea parte del material que vas a

distribuir, te diriges a “Insert” y luego a “Sound.” Si el audio está en un folder en la

computadora vas a darle click a “Sound from File…” Cuando vas a usar el audio que

tienes en un CD vas a “Play CD Audio Track…” Si vas a narrar la presentación usas

“Record Sound…” (Figura 13). Recuerda que para poder grabar la narración necesitas

tener el equipo para hacerlo.

Figura 13

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Cuando seleccionas el audio te va a salir una cajita donde se te pregunta si

quieres que el audio corra automático o cuando le des click; tu escoges el que quieres

(Figura 14).

Figura 14

Una vez aparece el ícono de la bosina, va a salir la barra de herramienta de sonido

(Figura 15).

Figura 15

Si quieres que el audio se escuche durante toda la presentación vas a “Play Sound” y

escoges “Play across slides” (Figura 16).

Figura 16

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d. Gráfica & Diagramas:

Cuando queras incluir una gráfica utiliza “Chart.” Una vez le das click al ícono,

vas a escoger el tipo de gráfica que quieres usar (Figura 17). Una hoja de Excel va a

subir y en ella vas a poner los valores de la tabla que se verá en el slide (Figura 18).

Figura 17

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Figura 18

PowerPoint te da dos alternativas para crear diagramas. Puedes ir a “SmartArt” y

escoger el diagrama que mejor muestre la información que quieres presentar. Si

prefieres crear el diagrama puedes ir a “Shapes” (Figura 19).

Firuga 19

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e. Hyperlinks:

Hay veces que necesitas integrar alguna página web a la presentación, ya sea

porque vas a explicar como trabaja la página, porque quieres presentar el video y no se

puede grabar al pendrive, etc. Cuando queres incluir una página de internet a la

presentación lo podes hacer sin tener que salirte de la misma, insertando el hyperlink al

slide (Figura 20).

Figura 20

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Recuerda que si vas a hacer esto necesitas asegurarte que el lugar donde vas a

dar la presentación tenga una conexión a Internet, ya sea wireless o por cable.

f. Usa el espacio para las notas:

PowerPoint te ofrece un espacio donde puedes escribir que es lo que vas a

explicar cuando estés presentando el slide. Esta aplicación es bien útil a la hora de

practicar la presentación (Figura 21).

Figura 21

3. Movimiento de transición:

Una vez ya tienes la presentación hecha puedes ir a “Animation” para decidir

como quieres que se muevan los slides y para cuando quieres que el texto dentro de

un slide se vea cuando vayas a hablar de ese tema. Está función se debe usar con

Área de Notas

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prudencia ya que hay algunos movimientos que distraen y cansan a la vista y si usas la

misma técnica para presentar contenido dentro de un slide la modalidad se convierte

en algo monótona.

Figura 22

Figure 23

Figura 24

Aquí escoges el tipo de transición que quieres para ir de un slide a otro.

Aquí especificas si quieres sonido entre cada transición y cuan rápido quieres que sea la transición.

Escoge si quieres que el cambio de slide sea manual o automático. Si escoges la segunda opción, necesitas establecer cuantos minutos deben pasar entre cada cambio.

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Figura 25

Si vas a usar “Custom Animation” recuerda escoger un movimiento para el texto que

sea sencillo para que no se convierta en una distracción durante la presentación. En la

Figura 26 verás la cajita donde puedes escoger los movimientos para el contenido.

Figura 26

Usa esta función si quieres que el texto aparezca en el slide cuando vas a abundar sobre él.

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4. Presentación

Una vez la presentación está hecha vas a utilizar las funciones bajo “Slide Show”

para practicar tu presentación oral y para correrla una vez sea el gran día. Aquí

puedes añadirle narración a la presentación si tienes el micrófono que necesitas para

grabar tu narrativa (Figura 27). Bajo esta categoría puedes medir el tiempo que te

tomará dar la presentación cuando estés practicando (Figura 28).

Figura 27

Figura 28

Cronometro

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5. Imprimir los “handouts”

Una vez hayas revisado la presentación y estés seguro que no le harás más cambios,

puedes imprimir el material que vas a distribuir. Tienes diversas opciones a la hora de

imprimir la presentación: a) imprimir el slide, b) imprimir slide con las notas, c) imprimir

varios slides en una página. Se sugiere que imprimas la presentación con las notas

para ti y que imprimas la presentación estilo “handout” para el público. Cuando vayas a

imprimir la presentación le das click a “Print” y vas a “Print what” para seleccionar

“Notes Pages” (si quieres imprimir las notas) o “Handouts” si vas a imprimir el material

para distribuir (Figura 29).

Figura 29

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Si lo que vas a imprimir son “Handouts” la sección “Handouts” de la caja se va a

activar y podrás escoger cuantos slides van a salir en la página. Se sugiere que los

imprimas de 3 slides porque así el público tiene espacio al lado de los slides para hacer

anotaciones y el tamaño de las letras es cómodo para leer (Figura 30).

Figura 30

Antes de enviar el documento a imprimir es importante que en “Color/grayscale”

selecciones la opción “Pure Black and White” porque de esta manera los slides en el

“Handout” saldrá sin el fondo, lo que te beneficia porque gastas menos tinta y la lectura

de los slides se hace más cómodo cuando el fondo está en blanco (Figura 31).

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Figura 31

Una vez hayas especificado el estilo, selecciona cuantas copias quieres en “Copies” y

luego le das click a Ok para imprimirlo.

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IV. Conclusión

Las presentaciones orales pueden ser intimidantes pero si te preparas bien, te

sentirás seguro de ti y darás una presentación exitosa. Utiliza los consejos expuestos

en este manual para que el proceso y la experiencia sea positiva.

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V. Referencias

Chapter 3: Presentation tips for public speaking. (2008). A Research Guide for

Students. Recuperado en http://www.aresearchguide.com/3tips.html

Cook, J. (2010, 15 de abril). Definition of an “Oral Presentation.” eHow.com

Recuperado en http://www.ehow.com/about_6324248_definitioin-_oral_

Presentation_.html

Paradi, D. (2010). Top Secrets for using PowerPoint effectively. Communicate

Effectively using Persuasive PowerPoint Visuals. Recuperado en

http://www.thinkoutsidetheslide.com/articles/ten_secrets_for_using_

powerpoint.htm