1 de julio de 2020

La comunicación

La comunicación en la fase de

solicitud

La comunicación durante la

implementación del proyecto

Aspectos clave de la

calidad

Ejemplos de buenas y malas prácticas en la comunicación

LA COMUNICACIÓN

El significado etimológico de la palabra comunicación proviene del latín communicare, poner en común, compartir con los demás.

COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN

La comunicación es un conceptoamplio. Incluye actividades deinformación y de promoción parasensibilizar y mejorar la visibilidadde las actividades del proyecto,además de la difusión y elaprovechamiento de los resultadosobtenidos.

La planificación de un marco deestrategia general que cubra ambosámbitos puede ser más eficientepara obtener el mayor provecho delos recursos disponibles.

ANTES DE EMPEZAR, RECORADAR QUE:

Búsqueda de socios: base de datos del programa, entidades colaboradores de

redes de trabajo, contactos propios

http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/cooperacion/mc/pe

c/busqueda-socios.html

http://www.europe4citizens.e

u/partners/

en las fanpage de Facebook y Twitter del PEC

https://ec.europa.eu/epale/es/partner-

search

Envío de invitaciones a diferentes entidades para participar en el proyecto

(idea de proyecto, actividades, condiciones económicas)

Envío de ficha técnica a pec.cultura@cultura.gob.es

Análisis de las respuestas recibidas, perfil de las entidades

y selección de socios

Distribución de actividades del proyecto entre los socios y responsables de cada tarea

definición de grupos destinatarios por

socios

Tareas y responsabilidades de cada

socio, aportación específica

presupuesto correspondiente

a cada socio

Concretar los detalles del proyecto entre todos los socios mediante:

vídeo-conferencias

correos electrónicos

llamadas telefónicas

¿QUIÉNES FORMAN EL PÚBLICO DESTINATARIO?

SEGMENTACIÓN DEL PÚBLICO OBJETIVO“Segmentar es analizar e identificar los perfiles de grupos de consumidores que pueden necesitar

diferentes productos o diferentes estrategias de marketing”, Phillip Kotler

• En la actualidad, enviar un mensaje capaz de satisfacer las necesidades de comunicación de toda la población es imposible, por el cambio en el modelo de comunicación y por la gran cantidad de canales con los que nos podemos encontrar.

• La segmentación del público objetivo puede proporcionar datos importantes: número de participantes potenciales, definir perfiles de beneficiarios.

• De esta forma se pueden optimizar recursos, mejorar los anuncios, encontrar nuevos medios y espacios de contacto que no se habían considerado antes.

• La segmentación es importante para optimizar la inversión realizada en publicidad, mejorar la efectividad de los impactos y personalizar los mensajes según el target, el canal y el nivel sociodemográfico.

Ejemplo de

estructura y contenido del

Plan de Comunicación:

Enfoque de gestión de las comunicaciones

Restricciones en las comunicaciones

Requisitos de comunicación para las partes interesadas

Roles

Lista de contactos del equipo del proyecto

Métodos y tecnologías de la comunicación

Matriz de comunicaciones

Diagrama de flujo de la comunicación

Pautas para reuniones

Estándares de comunicación

Proceso de escalamiento en la comunicación

Glosario de terminología de comunicación

Revisar el plan en la reunión de

inicio, validarlo e incluirlo como

Anexo al Acuerdo de Partenariado

Enfoque de gestión de las comunicaciones

El coordinador del proyecto es responsable de gestionar todos los cambios propuestos y aprobados en el plan de comunicación.

Se encarga de distribuir cualquier modificación al equipo de coordinación y a todas las partes interesadas para garantizar que sean conscientes y estén informadas.

Restricciones en las comunicaciones

• Todas las actividades de comunicación se realizarán dentro del presupuesto, el cronograma y las asignaciones de recursos aprobados.

• Las actividades de comunicación se realizarán de acuerdo con las frecuencias detalladas en la Matriz de comunicación para garantizar que el proyecto cumpla con las restricciones programadas.

• Solo el Coordinador puede autorizar la distribución de información confidencial. Los socios son responsables de garantizar que se solicite y obtenga la aprobación antes de la distribución de cualquier información relacionada con el proyecto.

Requisitos de comunicación

para las partes

interesadas

Identificar todas las partes interesadas y comunicarse con cada actor para determinar la frecuencia y método de comunicación preferidos.

Dependiendo de los requisitos de comunicación identificados de cada actor, la comunicación individual es aceptable y está dentro de las limitaciones descritas.

Los requisitos de comunicación de las partes interesadas deben identificar los canales de comunicación del proyecto y garantizar que cada actor tenga acceso a estos canales.

Roles• Gerente de proyecto: supervisa el proyecto a nivel general. Es

responsable de la implementación, el presupuesto y la rentabilidad, ya que requieren comunicaciones más detalladas.

• Coordinadores locales: administran los recursos diarios, supervisan e informan sobre las actividades del proyecto. El Coordinador del proyecto por parte de cada socio es el comunicador principal que distribuye información de acuerdo con el Plan de comunicación.

• Actores clave: las partes interesadas incluyen personal a cargo de la educación, cultura, deporte, entidades de la sociedad civil, formuladores de políticas, funcionarios públicos, personal administrativo y técnico, según el ámbito de desarrollo del proyecto.

• Beneficiarios: los grupos destinatarios definidos para el proyecto. Serán seleccionados localmente, por cada socio, según un análisis de necesidades previo.

Directorio del equipo del proyecto

La siguiente tabla presenta información de contacto de todas las personas identificadas en el plan de comunicación.

Role Name Position Organization Email contact

Project Manager

Project Coordinator

Coordinator Spain

Coordinator Cyprus

Coordinator Bulgaria

Coordinator Italy

Coordinator Germany

Coordinator Romania

Métodos y tecnologías de comunicación

PARA TODOS LOS SOCIOS Y PARTES INTERESADAS SE CREARÁ UN SITIO WEB Y UNA PÁGINA DE FACEBOOK

DEL PROYECTO

TODA LA COMUNICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO SE

ARCHIVARÁ EN EL GOOGLE DRIVE INTERNO COMPARTIDO

POSIBLES HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN INTERNA: GRUPOS

WHATSAPP PARA EVENTOS/REUNIONES; CUENTAS EN

REDES SOCIALES; USO DE APLICACIONES

Matriz de comunicacionesLa siguiente tabla identifica los requisitos de comunicación para el proyecto

Communication Type

Objective of Communication

Medium Frequency Audience Organizer Deliverable Format

Kick-off Meeting Introduce the project team and the project. Review project objectives and management approach.

Face to Face

Once Project CoordinatorLocal Coordinators

Project Coordinatorand host partner

AgendaMeeting MinutesList of assistanceCertificatesPhotosE-news

Paper archives and soft copy archived on project folder

Transnational Meetings

Review status of the project with the team. Include open staff meeting with stakeholders and team building.

Face to Face

Each 6 months approximately, according to the project timetable

Project CoordinatorProject TeamStakeholders

Project Coordinator and host partners

AgendaMeeting MinutesList of assistanceCertificatesPhotosE-news

Paper archives and soft copy archived on Google Drive

Virtual Project Status Meetings

Review and report on the status of the project management.

Conference Call

Each 3 months, if necessary

Project CoordinatorProject Team

Project Coordinator, work packages’ leaders

Status updatesProject schedule

Skype/Zoom/other and project folders

Project Status Reports

Report the status of the project including activities, progress, costs and deliverables. Internal evaluation reports.

Project DriveE-mailGoogle forms

Each 6 Months Project CoordinatorProject TeamAssociated partners

Project Coordinator, work packages’ leaders

Project Status ReportProject scheduleEvaluation report

Soft copy archived on the project drive

Diagrama de flujo de la comunicación

El diagrama de flujo de comunicación apoya la comunicación del proyecto.

En situaciones que quedan fuera del diagrama, los Coordinadores locales y el Gerente del proyecto son responsables de decidir cómo proceder.

Pautas para reuniones

Agenda: La agenda de la reunión se distribuirá al menos 15 días antes de la reunión. La Agenda debe identificar cada tema junto con un límite de tiempo.

Actas de reuniones: Las actas se distribuirán dentro de los 7 días posteriores a la reunión. Incluirán el estado de todos los elementos de la agenda junto con nuevas tareas.

Tareas: Las tareas se registran en las actas, incluyendo tanto el elemento de acción como su responsable. Las reuniones comenzarán con una revisión del estado de todas las tareas.

Secretario: Responsable de documentar el estado de todos los elementos de la reunión, tomando notas de cuestiones y decisiones importantes durante la reunión.

Estándares de comunicación

Los socios utilizarán formatos y plantillas estándar para todas las comunicaciones formales del proyecto. Las comunicaciones formales se detallan en la matriz de comunicación e incluyen:

• Reuniones del equipo del proyecto: se utilizarán plantillas estándar para la agenda y las actas de la reunión, y para las presentaciones del proyecto.

• Reuniones de estado del proyecto virtual: el equipo del proyecto utilizará Skype/Zoom u otra herramienta de reunión virtual.

• Informes de estado del proyecto: el equipo del proyecto utilizará plantillas proporcionadas por la Agencia Nacional / Agencia Ejecutiva y plantillas propias, desarrolladas en el marco del proyecto.

Proceso de escalamiento de comunicaciónPara garantizar que el proyecto se mantenga a tiempo y se resuelvan los problemas, se utilizará el modelo de escalamiento estándar para proporcionar un marco para la escalada de problemas de comunicación. La siguiente tabla define los niveles de prioridad, las autoridades de decisión y los plazos para la resolución.

Priority Definition Decision Authority

Timeframe for Resolution

Priority 1 Major impact to project or activities. If not resolved

quickly there will be a significant adverse impact to

revenue and/or schedule.

Manager and National Agency

Within 4 hours

Priority 2 Medium impact to project or activities which may result in some adverse

impact to revenue and/or schedule.

Project Manager

Within one day

Priority 3 Slight impact which may cause some minor

scheduling difficulties with the project but no impact to

activities or revenue.

Project Coordinator

Within two days

Priority 4 Insignificant impact to project but there may be a

better solution.

Project Coordinator

Work continues and any recommendations are

submitted via the project control process

NOTA:

Cualquier comunicación que incluya información confidencial requerirá escalar al nivel de Gerente o superior para su aprobación antes de la distribución externa.

Glosario de terminología de

comunicación

Term Definition

Communication The effective sending and receiving of information.Ideally, the information received should match theinformation sent. It is the responsibility of thesender to ensure that this takes place.

Stakeholders Individuals or groups involved in the project orwhose interests might be affected by the project’sexecution or outcome.

Communications Management Plan

Portion of the overall Project Management whichdetails how project communications will beconducted, who will participate incommunications, frequency of communications,and methods of communications.

Escalation The process which details how conflicts and issueswill be passed up the management chain forresolution as well as the timeframe to achieveresolution.

Preparación antes del inicio del proyecto

(comunicación entre las organizaciones, constitución de un equipo de proyecto, presentación del proyecto a toda la institución, difusión local)

Gestión del proyecto

(control del presupuesto y del calendario, seguimiento y evaluación de las actividades y resultados, gestión de riesgos y resolución de conflictos)

La Gestión del proyecto

LOS OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN durante la implementación del proyecto:

✓ Concienciar al público acerca de la temática

✓ Ampliar el impacto

✓ Conseguir que las partes interesadas y gruposdestinatarios se impliquen

✓ Compartir soluciones y unos conocimientosprácticos

✓ Influir en la práctica y en las políticaseducativas

✓ Desarrollar nuevas Asociaciones y redes de colaboración

QUÉ RESULTADOS SE PUEDEN DIFUNDIR Y APROVECHAR

Los resultados tangibles pueden incluir, por ejemplo:

• un enfoque o un modelo para resolver un problema;

• una herramienta o producto práctico tales como manuales, planes de estudios o herramientas de aprendizajeelectrónico;

• guías de buenas prácticas o estudios monográficos;

• informes de evaluación;

• boletines o folletos informativos.

Los resultados intangibles pueden incluir, por ejemplo:

• los conocimientos o la experiencia adquiridos por los participantes, los formadores o el personal;

• una mejora de las competencias o los logros;

• una mayor sensibilización cultural;

• mejores habilidades lingüísticas.

Los resultados intangibles suelen ser más difíciles de medir. El uso de entrevistas,cuestionarios, pruebas, observaciones o mecanismos de autoevaluación puede ayudar aregistrar este tipo de resultados.

HERRAMIENTAS DE LA DIFUSIÓN

• las páginas web del proyecto y/o de las organizaciones

• reuniones y visitas a partes interesadas destacadas

• oportunidades para debate centrado en el tema comosesiones informativas, talleres, seminarios (en línea), exposiciones, demostraciones o revisiones

• material escrito centrado en el tema como informes, artículos en la prensa especializada

• boletines, comunicados de prensa, prospectos y folletos

• medios y productos audiovisuales como la radio, la televisión, YouTube, Flickr, videoclips, podcasts o aplicaciones

• redes sociales

• actos públicos

• marcas y logotipos del proyecto

• contactos y redes ya existentes

Evaluación del Impacto

Hechos y cifras relativos a la web del proyecto (visitas, consultas, referencias cruzadas)

Cobertura en los medios de comunicación

Nº encuentros con stakeholders y agentes educativos/sociales

Visibilidad en las redes sociales y capacidad de atracción de la página web del proyecto

Participación en congresos, actos públicos

Impacto en las medidas políticas en los distintos niveles

Producción y circulación de productos, transferibilidad y uso por terceros

En el caso de los proyectos de movilidad, en el formulario de solicitud se pedirá una lista de las actividades de difusión previstas y la identificación de los grupos target

En el caso de los proyectos de cooperación, se pedirá un plan detallado y exhaustivo en el que se describan los objetivos, las herramientas y los resultados

Aunque por lo general un socio asumirá la responsabilidad de coordinar la difusión del proyecto, la responsabilidad de la ejecución la compartirán todos los socios

En todos los tipos de proyectos, en la fase final se pedirán los informes de las actividades llevadas a cabo para compartir los resultados dentro y fuera de las organizaciones socias

VISIBILIDAD DE LA UNIÓN EUROPEA

Las normas de uso del emblema de la UE por beneficiarios, en relación a los programas de la UE, están disponibles en: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use emblem_en.pdf

Los ejemplos para reconocer la financiación de la UE y las traducciones del texto están disponibles en: http://eacea.ec.europa.eu/about eacea/visual identity_en

Los beneficiarios harán siempre uso del emblema de la Unión Europea (la bandera de la UE) con el nombre completo de la Unión Europea, sin abreviaturas, en todos los materiales promocionales y de comunicación.

Prioridades específicas para la línea de "compromiso democrático y la

participación cívica” de la Convocatoria 2020 del Programa

Europa con los Ciudadanos

• Debatir el futuro de Europa y desafiar el euroescepticismo

• Promover la solidaridad como concepto básico

• Fomentar el diálogo intercultural y la comprensión mutua y combatir la estigmatización de los migrantes y los grupos minoritarios

ERRORES COMUNES EN LA SOLICITUD

× Falta de distribución de tareas entre los socios, no se especifica la aportación especifica de cada uno y su rol

× Resumen teórico, sin destacar los aspectos clave (objetivos, actividades, número de países y número de participantes, resultados esperados), requerido por razones de comunicación

× Incorrecta selección de prioridades, que no se desarrollan posteriormente en el contexto de la propuesta

× No se explica el Plan de Difusión: objetivos, canales de multiplicación, transferencia de los resultados esperados, efecto multiplicador en beneficiarios indirectos

× No presenta descripción precisa de los eventos planteados: Nº participantes/Nºpaíses – contenido – resultados esperados; falta de coherencia con la tabla de participantes y las partidas presupuestarias

Malas prácticas en la implementación de los proyectos

• Uso de plataformas de comunicación interna (entre los socios) demasiado complicadas para miembros del equipo o las posibilidades técnicas de las entidades socias (administraciones publicas con acceso limitado de uso de internet)

• Mala organización de los eventos en términos de logística (alojamiento, manutención, falta de información práctica previamente enviada o incompleta, complicando los viajes locales)

• No contar con los socios en las ponencias de un evento o no proporcionar traducción en ingles o en el idioma de trabajo de la asociación, así limitando su posibilidad de comunicación y participación activa

• Desarrollar actividades de comunicación y difusión sin dejar registro (posts en redes sociales en tiempo real, anuncios en la web del proyecto, notas de prensa, video promocional, e-newsletter, etc. )

• Falta de visibilidad de la financiación del programa especifico de la Unión Europea en los materiales producidos, de promoción y de comunicación

Proyecto “European Decades”, Europa con los Ciudadanos, 2018-2019

BUENAS PRÁCTICAS DE COMUNICACIÓN

Proyecto “EuroYouth” Erasmus+ KA1, 2019

Citizens for United Europe, Europa con los Ciudadanos 2010-2011

I keep six honest serving-men (They taught me all I knew); Their names are What and

Why, and When And How, and Where and Who.

Rudyard Kipling

¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!