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LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SU
RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE ARCHIVO
Inga. Melania Solano ArrietaIng. Marco González Víquez
QAseguramiento de Calidad
1980198019701970
Del Control a la Gestión la Calidad
QGestión de Calidad
• compromiso de la gerencia• participación de los colaboradores• toda la compañía• ciclo completo del producto/servicio• orientación hacia satisfacción de necesidades del
cliente
19901990
http://www.simeconsultores.com
QControl de Calidad
• inspección y ensayos finales• mejoramiento de la calidad a través de exigencias más
restringidas• orientación producto - proceso
19501950
19601960 QAseguramiento de Calidad• inspección y ensayos integrados en el proceso de
desarrollo y producción• mejoramiento de la calidad a través de medidas
preventivas• orientación paulatina hacia el proceso de producción y
ciclo de vida del producto.
¿Qué es el Sistema Nacional de Calidad?
• Es un marco estructural para las actividades vinculadas aldesarrollo y la demostración de la calidad, que facilite elcumplimiento de los compromisos internacionales encumplimiento de los compromisos internacionales enmateria de evaluación, de la conformidad, que contribuyaa mejorar la competitividad de las empresas nacionales yproporcione confianza en la transacción de bienes yservicios (Ley 8279, 2002)
El Sistema Nacional para la
CalidadEMPRESAS,
INSTITUCIONES PÚBLICAS Y
CONSUMIDORES COSTARICENCES CÁMARAS
EMPRESARIALES
MINISTERIOS
MIEMBROS MIEMBROS DEL CONACDEL CONAC
USUARIOS Y USUARIOS Y OTROS OTROS
INTERESADOSINTERESADOS
FEDERACIONES DE CONSUMIDORES
ENTES ENTES FACILITADORESFACILITADORES
Ente Costarricense de Acreditación (ECA)
Laboratorio Costarricense de
MetrologíaLACOMET
IMPORTADORES, EXPORTADORES Y INVERSIONISTAS
EXTRANJEROS
ORGANISMOSINTERNACIONALES
Órgano de Reglamentación Técnica ORT
DE CONSUMIDORES
SECTOR ACADÉMICO
Ente Nacional de Normalización
(INTECO)
http://www.eca.or.cr/sist_nalcldad.php
NORMALIZACIÓN
� Actividad colectiva orientada a establecer solución a problemasrepetitivos.
� “Es el proceso de formular y aplicar reglas con el propósitode establecer un orden en una actividad específica, parabeneficio y con la cooperación de todos los interesados y, enparticular, para la obtención de una economía óptima deconjunto, respetando las exigencias funcionales y deconjunto, respetando las exigencias funcionales y deseguridad. Debe basarse en resultados ciertos, obtenidos por laciencia, la técnica y la experiencia. Debe fijar las bases, nosolamente para el presente sino también para el desarrollo futuro.“ (INTECO)
� La normalización hoy en día es el elemento motor en que seapoyan el desarrollo económico, el comercio internacional, etc. yes primordial para el desarrollo de cualquier país.
Conceptos básicos de la normalización
• Norma
– Es el resultado de la normalización efectuado por un instituto de normalización.– Se trata de reglas y medidas que son establecidas por las personas con el deseo de aceptarlas.– Una norma contiene declaraciones de cómo algo debe ser en su contenido, en su función y en su forma.
Ejemplo: Norma ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad – Req uisitos –
• Reglamento
– Documento con carácter obligatorio, el cual es emitido por el estado u otra organización autorizadaEjemplo: Convenios, Leyes, Reglamentos
• Especificación técnica
– Documento por medio del cual se determina una característica se un producto o servicio.
Ejemplo: especificaciones de una computadora
• Reglamento técnico
• Documento que contiene una norma o una especificación técnica o que a ella se refiere.
• Directriz Técnica
– Una regla parecida a una norma, la cual es emitida por una organización o gremio como recomendación a sus miembros. En la mayor cantidad de casos representa una solución comprobada hacia los problemas.
Niveles de normalización
Nivel 1: INTERNACIONAL
(ISO, IEC)
Nivel 2REGIONAL(COPANT)(COPANT)
Nivel 3NACIONAL
(INTECO, UNE)
Nivel 4 ORGANIZÁCIÓN
(MANUALES, PROCEDIMIENTOS)
Certificación
• Es la acción que ejecuta un organismo reconocido e independiente
de las partes interesadas, y que pone de manifiesto que un producto,
proceso o servicio está conforme con una norma específica.
• ¿Qué se certifican?
• Productos o servicios
• Procesos
• Sistemas
• Personas
TIPOS DE CERTIFICACIÓN• Certificación por primera parte:
• La empresa puede realizar controles sobre la calidad del productoo el servicio, en el momento de su elaboración, respecto a laobservación del pliego de condiciones.
• Certificación por segunda parte :• Certificación por segunda parte :• Si el cliente realiza una auditoria o un control y certifica después el
producto.•• Certificación por tercera parte:
• Si un organismo , que no es ni comprador ni vendedor, certifica elproducto. El sistema de certificación por tercera parte se creó paragarantizar la independencia y la imparcialidad en la evaluación dela conformidad de las características de un producto y/o de sumétodo de producción, de su respeto al pliego de condiciones.
ACREDITACIÓN
• Consiste en el otorgamiento de un reconocimientoformal de que un cuerpo es competente para efectuartareas específicas.
• ¿Qué se acreditan?• ¿Qué se acreditan?
• Organismos certificadores
• Pruebas de realizadas en laboratorios de calibración y de ensayo
• Organismos de inspección
• Carreras
FormaForma dede gestióngestión de una organización, centrada
en la calidadcalidad, basada en la participaciónparticipación dede
todostodos sus miembros, y que apunta al éxitoéxito aa
largolargo plazoplazo a través de la satisfacciónsatisfacción deldel clientecliente
GestiónGestión de la de la CalidadCalidad TotalTotal
largolargo plazoplazo a través de la satisfacciónsatisfacción deldel clientecliente
y a proporcionar beneficiosbeneficios parapara todos los
miembrosmiembros dede lala organizaciónorganización y para la sociedadsociedad.
Prevenir la ocurrencia deDime lo que haces – (Documenta en procedimientos o instrucciones)
¿Cómo produce un sistema de gestión de la calidad?
Prevenir la ocurrencia deproblemas.
Detectarlos cuando ocurran.
Identificar la causa.
Eliminar la Causa.
Haz lo que dices (implementa lo que documentas)
Registra lo que dices (mantén evidencia de lo que implementaste)
Verifica lo que hiciste
Actúa sobre la diferencia
¿Cómo se gestiona la calidad?• Normalizando procesos y/o productos-servicios en las organizaciones
que cumplan con los requerimientos establecidos en (criterios deauditoría):
• Una ley:• Ley de Control Interno,• Ley del Sistema Nacional de Archivo
• Un reglamento:• Un reglamento:• Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa
• Una norma nacional o internacional• Normas ISO• Reglamentos o directrices para la acreditación de carreras
• Brindando fe pública de que los procesos están normalizados contra otranormativa de un nivel superior por medio de procesos de certificación oacreditación
Por lo tanto…
A TRAVÉS DE SISTEMAS DE
GESTIÓN BASADOS EN EL MANEJO DE
LA DOCUMENTACIÓN
¿CÓMO TENGO QUE HACER?
NORMALIZACIÓN
NORMAS PARA CERTIFICAR O
ACREDITARCARÁCTER
VOLUNTARIO
LEYES Y REGLAMENTOS
CARÁCTER REGLAMENTARIO
¿QUÉ TENGO QUE HACER?
Procesos: base de la documentación de procedimient os (ISO 10013:2000)
• Las organizaciones que están en proceso de implementar, o quetodavía no han implementado, un sistema de gestión de la calidaddeberían:• identificar los procesos necesarios para la implementación eficaz del
sistema de gestión de la calidad,• entender las interacciones entre estos procesos, y• entender las interacciones entre estos procesos, y• documentar los procesos en la extensión necesaria para asegurar su
eficaz operación y control.
• El análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora paradefinir la cantidad de documentación necesaria para el sistema degestión de la calidad. No debería ser la documentación la queconduzca los procesos.
Pirámide Documental desde la perspectiva ISO
Establece políticas y describe el sistema
Expresión documental de un proceso
Expresión documental de un subproceso
Histórico que hace que exista evidencia objetiva y que el sistema está implementado
Gestión por procesos
La Gestión por Procesosconsiste en visualizar,analizar y mejorar los flujosde trabajo de lasde trabajo de lasorganizaciones en funciónde sus procesos y comoestos interactúan entre sí;convirtiéndose en laherramienta más apropiadapara la mejora continua.
Gestión por procesos
Exige:• Integración de Sistemas • Trabajo en Equipo• Control del Proceso y no solo de
las tareas.las tareas.• Uso inteligente de la Tecnología.• Orientación al cliente tanto
interno como externo.• Es respaldada por un sistema
documental• Es la base de cualquier sistema
de gestión
Identificando los procesos actuales
Analizando nuestros procesos
para encontrar oportunidades de
mejora
Rediseñando o reinventando
¿Cómo se ejecuta
efectivamente la gestión por procesos?
reinventando nuestros procesos
Documentando procesos
mejorados en procedimientos y/o instructivos
Dejando evidencia de que
los procesos corren:
REGISTRANDO
MUCHAS GRACIAS…
Inga. Melania Solano Arrieta(Consultora especialista en desarrollo (Consultora especialista en desarrollo
organizacional, planificación y gestión por procesos y sistemas de gestión)
[email protected]@ucr.ac.cr