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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CONSTRUCCIÓN
CONTROL ADMINISTRATIVO EN LAS OBRAS
TESIS PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE INGENIERO CONSTRUCTOR
PRESENTA:
ROBERTO CESAR ROBLEDO DELGADO
Licenciatura en Ingeniería de Construcción con reconocimiento de validez oficial de estudios de la Secretaría de Educación Pública según acuerdo No. 00912253 de fecha de 22 de diciembre de 1991.
México, D.F. ABRIL, 1996
Í N D I C E
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVO
METODOLOGÍA
IV. 1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
IV.5.1.1 OFICINA CENTRAL
IV.5.1 IV.5.1 IV.5.1 rv.5.1 IV.5.1 IV.5.1
IV.5.1.2 OBRA
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FUNDAMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO 13
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IV.2 DEFINICIÓN DE CONTROL ADMINISTRATIVO 21
IV.3 ANTECEDENTES DE LA TEORÍA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO 23
IV.4 ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO 26
IV.5 PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DEL CONTROL ADMINISTRATIVO 30
IV.5.1 CONTROL ADMINISTRATIVO DE COMPRAS 35
35
1.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADO 36 1.2 ARCHIVO GENERAL DE PRODUCTOS 37 1.3 REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS 38 1.4 MANEJO DEL ALMACÉN 41 1.5 SERVICIOS O RELACIÓN CON OTROS DEPTOS. 45 1.6 ATENCIÓN A PROVEEDORES 46
46
IV.5.1.2.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADOS 46 IV.5.1.2.2 REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS 47 IV.5.1,2.3 ATENCIÓN A PROVEEDORES 49 IV.5.1.2.4 SUBCONTRATOS 50
IV.5.2 CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ALMACÉN 52
IV.5.2.1 IV.5.2.2 IV.5.2.3 IV.5.2.4 IV.5.2.5 IV.5.2.6 IV.5.2.7
PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS PROCEDIMIENTO DE SALIDAS INVENTARIOS INFORMES KARDEX CIERRE ARCHIVO
53 59 61 66 67 69 72
IV.6 PRINCIPALES PROBLEMAS PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO 74
IV.7 EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO 85
IV. 8 LA APLICACIÓN DEL CONTROL ADMINISTRATIVO 109
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS 111
APLICACIÓN DE LAS COMPUTADORAS EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO 115
CONCLUSIONES 123
BIBLIOGRAFÍA 127
FORMATOS 130
¡
/. JUSTIFICACIÓN
4
B I B L I O T E C A X&ttitUto Tecnológico d* U Coa«t*u«ci<$n
JUSTIFICA CION
Desde que el hombre se le entiende como tal, busco su casa. Al principio se refugio en cuevas o árboles, pero desde este primitivo inicio el principio era el mismo: resguardarse del medio ambiente sin contratiempos para comer, dormir, convivir y amar.
La casa es un espacio indivisible propio y es en cierta forma la forjadora de la historia, ya que aquí es donde una pareja se entiende y forma una familia, luego se agrupan y forman una tribu, así sucesivamente hasta formar el mundo actual que conocemos con países, divisiones culturales, políticas y razas.
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agua Claro esta que en esta evolución se tiene que adaptar a las necesidades de cada zona, a los materiales v cultura.
El hogar de un hombre debe estar pensado en la felicidad del mismo, aunque en el fondo es como un pequeño país con fronteras, aduanas y espacios destinados a la convivencia, trabajo, placer y descanso; este hogar es la cuna de cada generación.
La casa tiene una importancia sin igual en cada generación, ya que desde que estamos en la cuna se ven los rostros del padre y/o hermanos, de ahí saltamos a la cama y convivimos con los parientes y esta misma casa nos sirve como resortera para ir a la escuela y el trabajo, pero siempre sirviendo como un apoyo en el largo y a veces sinuoso camino de la convivencia con la sociedad.
La casa tiene una adaptabilidad deformarse en un hogar cada vez diferente según la familia que lo ocupe, sin familia alguna es un lugar físico que se encuentra vacío y frío.
Muchas veces dependiendo de la clase social es la forma arquitectónica del hogar y de ahí su definición, esta puede ser desde un jacal, choza, cabana, cuartucho, vecindad, departamentos, hoteles, residencias, haciendas, palacios, etc. estas entre algunas; en todas se piden dignidad pero se llega a ella por diferentes caminos y resultados.
Como hemos visto la principal preocupación del la humanidad es la satisfacción de las necesidades vitales; para su satisfacción es necesario trabajar. Por tanto se trabaja para producir, producimos para consumir y consumimos para vivir, esta es la síntesis de nuestro problema material. Para la producción necesitamos de equipo, entre mas se perfeccione el equipo la producción es mas eficiente.
La evolución económica de la sociedad se encuentra influenciada directamente por la técnica de su producción. Desde sus inicios con la apropiación directa, el pastoral, la agrícola y manufacturera, hasta la presente etapa industrial. Cada una de ellas tuvieron su propia técnica, ésta por igual ha ido evolucionando desde el sistema de cambio (del trueque al crédito) hasta las relaciones de trabajo (de la esclavitud al contrato colectivo o individual de trabajo). Al conformar estos elementos se toma una cierta fisonomía en cuanto a organización social; se han adoptado diferentes nombres a estas fisonomías dependiendo de sus características. Así se puede dar una economía doméstica, capitalista o socialista.
El concepto de costo también ha evolucionado, con el perfeccionamiento de la técnica de la producción se ha motivado la estructuración de una nueva sociedad industrial, para el cual se requiere el perfeccionamiento del control de los costos a fin de determinar las líneas, operaciones, departamentos, productos, etc.; que rindan el mayor beneficio, y para lograrlo hay que combatir los desperdicios de material, esfuerzo y tiempo.
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En esta sociedad industrial la producción esta en manos de la empresa privada, la cual ha asumido en los últimos tiempos la forma generalizada de sociedad anónima o sociedad de capitales. El cálculo de costos de producción tiene que hacerse precisamente para la empresa, dadas las particulares necesidades de esta organización. Cuando la técnica de la producción se vuelve compleja, así las relaciones de cambio y las relaciones de trabajo, el costo es un instrumento imprescindible de control. En medida que aumenta la velocidad de producción y de las operaciones de cambio, se requiere un sistema de cambio cada vez mas analítico.
El presente trabajo se elaboró con el propósito de proporcionar a la industria de la construcción un método de Control Administrativo que sea lo suficientemente práctico y eficiente a los cambios cada vez mas rápidos.
//. OBJETIVO
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OBJETIVO
El objetivo primordial de esta tesis es servir como una herramienta, tanto para la implementación y su correcta ejecución en una obra determinada.
Para llegar a este fin deberemos primero conocer a fondo que es el control administrativo, para lo cual tenemos que en el capítulo IV comenzaremos su estudio, desde como surgió la necesidad del control de una obra, como los antecedentes tanto históricos y teóricos del control administrativo, en donde veremos sus definiciones y aceptaciones.
En este mismo capítulo también necesitamos estudiar cada uno de los elementos que constituyen, de manera directa o indirecta, el control administrativo. Ya conociendo los elementos es necesario determinar que principios deben regir su planeación y organización.
Un elemento importante en este estudio es la determinación de los problemas mas comunes que encontraremos ya que estos nos determinará como podemos aplicar esta teoría, además de establecer un aseguramiento de calidad a nuestro proceso.
De forma anexa también conoceremos como debemos de implementar nuestro sistema de datos para obtener la información necesaria y mas fácil de interpretar los resultados de nuestro control. Para lo cual es muy valido ayudarnos de una computadora.
B I B L I 0 T E U A l a r t t a i* T«w>l6pco da ÍA Coas t***»
///. METODOLOGÍA
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METODOLOGÍA
Resulta innegable el hecho de que el progreso que la humanidad ha logrado se fundamenta en el avance de la ciencia.
La ciencia puede ser conceptualizada en su sentido más amplio como un conjunto sistemático de conocimientos con los cuales, al establecer principios y leyes universales, el hombre explica, describe y transforma el mundo que los rodea.
Desde sus inicios, la ciencia ha utilizado una serie de métodos y técnicas basados en la lógica y la experiencia, a través de los cuales establece sus leyes y categorías. La ciencia como conjunto sistematizado del saber humano esta conformada por la teoría, el método y la técnica.
La teoría es un conjunto de conceptos, categorías y leyes que reflejan objetivamente la realidad, y se basa en estructuras complejas del conocimiento (cálculos, leyes, etc.) que se encuentran ligadas a la practica; de esta manera, la teoría explica la realidad y se orienta hacia el conocimiento y la resolución de problemas.
El método es un medio para alcanzar un objetivo, el del método científico es la explicación, descripción y predicción de fenómenos, y su esencia es obtener con may or facilidad el conocimiento científico.
La metodología es el conocimiento del método o el estudio crítico del método. Mientras que el método es la sucesión de pasos que se deben dar para descubrir nuevos conocimientos, la metodología es el conocimiento de esos pasos.
La técnica es el conjunto de instrumentos y medios a través de los cuales se efectúa el método. Si el método es el camino, la técnica proporciona las herramientas para recorrer ese camino. La técnica
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propone las normas para ordenar las etapas del proceso de investigación; proporciona instrumentos de recolección, clasificación, medición, correlación y análisis de datos, y aporta a la ciencia todos los medios para aplicar el método. De esta forma la técnica es la estructura del método, y la teoría, el fundamento de la ciencia.
Las características que nuestro método deberá seguir son : La verificación empírica, llevar una experimentación controlada, buscar la generalización, fundamentar en un cuerpo de generalizaciones ya existentes, ir mas allá de los hechos, siempre buscar la objetividad, mantener una estrecha relación entre la teoría y el método.
Resulta casi imposible explicar de manera breve en qué consisten los métodos de investigación científica, ya que en el proceso de investigación se interrelacionan y aplican varios métodos como son : El método inductivo, el método deductivo, método sintético, método analítico, método dialéctico. Pero para todos estos métodos se debe fijar unas reglas, las cuales son generales para todos los métodos; como : La formulación del problema deberá ser precisa y específica, las hipótesis serán bien definidas y fundamentadas, las hipótesis se someterán a una rigurosa contratación y confirmadas satisfactoriamente.
IV. FUNDAMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRA TWO
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IV. 1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
La palabra ingeniería deriva del latín ingenium, que significa capacidad de discurrir e inventar. Se ha definido a la ingeniería como la aplicación creativa de principios científicos.
Podemos ver que la agricultura obligo al hombre a estar en un área determinada obligándolo a construir su casa con materiales cada vez mas resistentes. En el Preclásico inferior las chozas eran construidas de bajareques con techos de paja, como ejemplo de este periodo están los centros ceremoniales en Cuicuilco, Tlapacoya y La Venta.
El horizonte Clásico cuenta ya con ciudades planificadas conforme a un riguroso trazo urbano, tenían zonas residenciales provistas con calles con aceras, red de drenaje pluvial, plazas, templos, mercados, baños de vapor y otros; como ejemplo podemos apreciar a Teotihuacan.
En el periodo Clásico se construían templos con columnas, bóvedas, edificios hasta de 5 niveles, bóvedas falsas, etc. En su construcción se denota una previa planeación y proyecto. Los materiales que ocupaban eran recursos naturales desde el zacate, piedras, barro y hasta madera.
El primer edificio construido por los españoles fue en La Villa Rica de la Vera Cruz en 1519; a partir de la conquista los principales ingenieros en trazo urbano fueron Alonso García Bravo (D.F. y Veracruz), Juan Sánchez de Alanis (Que retar o), Juan Ponce (Morelia) y Alonso Martín (Puebla).
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Pero no fue hasta 1598 que se menciono la palabra de ingeniero, correspondió a Pedro Ochoa Leguizamo por la construcción del Acueducto de Chapultepec a México.
En 1612 existían "Las Ordenanzas de Ingenieros" los cuales establecían los principios de planeación en la traza y construcción de poblaciones.
Los primeros edificios que construyeron los españoles carecían de cimientos y se hundían; luego pusieron estacas de madera muy juntas entre si o utilizaron los templos y palacios prehispánicos
- r como cimentación.
En el movimiento de Independencia se propicio la salida de maestros y técnicos en las distintas artes, solo en materia de ingeniería civil se logro mantener un desenvolvimiento adecuado.
Para 1867 después del termino de la guerra donde el Imperio cayo, la población entendió que el progreso no sucedería entre guerras constantes sino que debería ir con la mano con la posibilidad de impulsar la producción; para lo cual sería necesario paz, seguridad y tranquilidad en el futuro inmediato. Así se podría encausar todas las fuerzas de los ejércitos, fue en este momento histórico que nace la "Tiranía Honesta" con el General Profirió Díaz.
Se pretendió de origen dar oportunidad de trabajo a todos en la profesión y ramo que cada uno escogiera. Pero la realidad resulto diferente, ya que los agricultores y artesanos se vieron pisoteados por las fábricas. Por tanto tuvieron que emplearse en estas fábricas y al haber mucha mano de obra está se abarato, y se le suma que debían trasladarse al lugar de la fábrica.
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Las fábricas se establecían donde hubiera suficiente energía eléctrica o donde estuviera mas cerca la materia prima; sin importar factores como la carestía de servicios públicos, abastecimiento de alimento y agua. Bajo este negro panorama nacen los obreros en México.
La vivienda que se les proporciono era de menor o igual calidad que la del campo; compartiendo áreas comunes, sin acabados en muros y pisos, sin la existencia de Servicios Públicos, además con reglas que violaban el espacio propio.
Al comparar estas viviendas con la de nuestros ancestro resultan muy por debajo del nivel mínimo de habitabilidad. Como consecuencia se tenían epidemias constantes.
Desde la primera inundación de la Ciudad de México en 1555 los españoles no pudieron solucionar este problema. No fue hasta que las epidemias comenzaron azotar tanto a ricos como pobres que se tomaron cartas en el asunto.
Primero se tuvo que llegar a la conclusión de que no era la vivienda popular el origen del problema, sino mas bien el propietario de las mismas al no instalar la más mínimas necesidades vitales para el higiene. También se vio que se tenían problemas generales en cuanto a la red de drenaje y la dotación de agua.
Tres hechos fueron relevantes en este periodo, la huelga de Cananea en 1906 con las cruentas consecuencias, la publicación del Programa del Partido Liberal y la Ley sobre casas de obreros y empleados públicos. En los cuales se lucho por jornadas de ocho horas, salarios mínimos y la obligación de los propietarios a dar alojamiento higiénico a los trabajadores, cuando la naturaleza del trabajo lo exija.
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Debido a las condiciones político-sociales que imperaron en este periodo, tan solo se construyeron en el país algunas vias férreas y se dio principio a la construcción de obras portuarias y se iniciaba la explotación petrolera, mediante facilidades especiales dadas a capitalistas europeos. En esta última década de siglo y el principio del siguiente se construyeron edificios monumentales como el Palacio de Bellas Artes (suspendido durante la Revolución), el Edificio de Correos y Telégrafos, el faro de Veracruz y de Tampico.
Durante el movimiento armado de 1910 a 1924, el país sufrió una crisis total de programación y ejecución de obras. A partir de la Revolución el desarrollo de la Arquitectura dependía de la satisfacción que ofreciera a las demandas masivas de los trabajadores tanto en habitación e insalubridad pública, a pesar de los 16 año de obra del Drenaje General.
En esta materia fue importante el Ing. Alberto J. Pañi al dar recomendaciones relativas al criterio que debería tenerse en cuenta al iniciar un proyecto y construcción.
En la Constitución de 1917 se atajo el problema de frente, y se obligo a dar vivienda digna con renta fija, dotar de escuelas, etc. por parte del patrón. Solo existía el problema de que las empresas no contaban con el capital suficiente para la construcción. Todavía en 1924 el Estado propicio la formación de la Comisión Nacional de Irrigación y la Dirección Nacional de Caminos, quienes comenzaron a programar obras, analizar normas y características; para varios cam inos y presas.
Como consecuencia de los años anteriores se carecía de técnicos y capital, así que se recurrió al extranjero y fite éste quien sentó las bases.
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Diez años después surgen las primeras constructoras nacionales y el Estado formula su programa de obras y la forma de financiarlo. A raíz de la expropiación petrolera la construcción toma un movimiento sorprendente.
En 1929 en los Estados Unidos de Norteamérica sufren una depresión económica muy fuerte, que impacto de forma variable a cada país con el cual tuvieran relaciones. En México se ratifico una mayor solidez de la estructura socio-económica de la Unión Soviética; es por esto el surgimiento de las planeaciones sexenales y el surgimiento de sindicatos.
Durante el periodo de 1926 a 1940 el Gobierno Federal hace pequeñas inversiones en caminos y obras hidráulicas. La construcción urbana fue de poca consideración, a excepción de los primeros conjuntos habitacionales (313 viviendas obreras). Cabe mencionar el loable esfuerzo de la Dirección de Pensiones Civiles creada en 1925, la cual durante una primera etapa de obtención de recursos por 21 años; se hizo cargo literalmente de la necesidad de vivienda y estandarte de la revolución durante los siguientes periodos hasta la creación del INFONA VIT. También durante este periodo se construye el primer rascacielos, La Nacional de 10 pisos con pilotes hasta la capa resistente; también se mejoraron los sistemas de cimentación notablemente con los pilotes de control y de flotación.
En el periodo de 1940 a 1950 el Gobierno Federal aumento las partidas presupuéstales de las Obras Públicas. Las constructoras fueron creciendo y organizándose, además del surgimiento de mas constructoras. Al final de este periodo se comenzó a clasificar a las empresas según su equipo, personal y capacidad; y se eliminaron a las empresas improvisadas. Fue entonces cuando el Gobierno empezó con la construcción de Obras por Concursos. También en este año vale mencionar la construcción del primer multifamiliar en
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México, el "Presidente Alemán" en 1947; sirviendo como punto de lanza en la construcción de varios mu It if ami liares cada vez mas evolucionados y que iban satisfaciendo la demanda de vivienda.
En el periodo de 1950 a 1962 la industria adquiría la fuerza y madurez necesaria para ser una de las principales industrias de la nación. En estos años la construcción urbana en la República tuvo una gran transcendencia por inversiones cuantiosas por parte del Gobierno y Particulares. También la industria tiene un tropiezo grave, ya que en muchos casos fue necesario que la totalidad o en parte se financiera la obra por parte del propio contratista.
De 1960 a la fecha podemos observar el desarrollo económico moderno, en los sesentas podemos mencionar la construcción del alojamiento para las olimpiadas y la construcción del metro. En los 70 's se empieza la construcción del emisor central de la Ciudad de México; mientras que en los 80 's se realizan la construcción de ejes viales y la central de abastos, y por último en los noventas podemos ver un crecimiento en la construcción urbana y de servicios públicos motivado por la apertura económica.
En el año de 1984 debido a una fuerte devaluación de nuestra moneda frente al dólar americano, la industria de la construcción sufre un estancamiento, ya que al no existir capital suficiente para financiar las obras por ejecutar, estas no se realizaron. Este estancamiento se supero en parte con los sucesos de 1985, el sismo provoco que muchas viviendas resultaran afectadas y se hizo necesario la reconstrucción o demolición total del inmueble. Lo cual se suma a la ya deficiente capacidad de vivienda, se hizo necesario la implementación de un plan de emergente de vivienda. El cual fue desarrollado por la SEDUEy consto de tres etapas: la primera etapa contempla la demolición de construcciones afectadas y la construcción de viviendas nuevas. La segunda contemplo la reestructuración de edificios dañados pero que no ameritaban su
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B I B U O T E C A
demolición y la tercera etapa contempla el /mandamiento para la construcción de viviendas particulares.
Si ha esto sumamos que en el último sexenio se cocino una devaluación aun mas fuerte que la de 1984, podemos ver que la realidad actual de las empresas constructoras es por demás precaria. Igualmente se ha acumulado en nuestra economía las presiones de una población que se incrementa al grado de ser una de las mas elevadas del mundo; y que por tanto requiere de crecientes dotaciones de servicios públicos, educación y de vivienda. Si queremos que nuestra industria salga adelante y que satisfaga estos requerimientos de la sociedad, es de suma importancia reestructuras nuestros sistemas en todos aspectos. Así como el control especifico de sus COSTOS, siendo este último de vital importancia, ya que actualmente se hace indispensable controlar los costos debidamente analizados para poder conocer poco a poco si la obra esta dentro de nuestro parámetros. De igual manera tener un registro histórico que sirva de base a futuros concursos para poder tomar decisiones de forma oportuna y adecuada.
En el Control de los Costos estará la clave para poder hacer frente al cambio que se nos presenta frente a la apertura económica. En la cual las empresas de mayor capacidad tenderán a subcontratar a empresas especializadas que cuenten con organizaciones capaces de adaptarse a este cambio de manera eficiente y con una calidad de acuerdo a normas internacionales. Esto también nos lleva a pensar que dentro de un tiempo los Ingenieros de nuestra nación tendrán que ser mas preparados cada vez y capaces de competir en el extranjero y de conquistar nuevas fronteras.
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IV 2 DEFINICIÓN DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Para poder entender la definición del Control Administrativo, primero deberemos entender que es el control de obra.
El control de obra lo podemos entender como el programa de la obra valorizado a una fecha determinada, este control se compone de una parte histórica de la obra y de la proyección del costo a partir del acumulado hasta el final de la obra.
Lo podemos dividir en una parte estática y una dinámica, en la estática estarían comprendidos el costo pasado, o sea lo que ya se genero. Y la parte dinámica que vendría siendo la que tenemos y se va realizando en obra en la fecha del corte.
En general los controles de la obra los podemos dividir en tres :
1. Control Administrativo 2. Control del Avance de Obra 3. Control de Calidad
Al Control Administrativo lo definimos como el control que nos sirve como retroalimentación del sistema administrativo, que nos indica como nos encontramos en cada etapa y nos ayuda a tomar las medidas pertinentes, según sea el caso.
El Control Administrativo lo podemos dividir en tres controles principales, a saber:
1. Control de los Recursos Humanos 2. Control del A Imacén 3. Control de Compras
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En la elaboración de esta tesis no se incluye en su alcance lo Humanos, ya que estos ft
mencionaremos juega.
Entre nuestro alcance están el Control de Almacén y el Control de Compras. El Control del Almacén comprenderá todo lo relativo al manejo del almacén, ya sea central o de obra.
El Control de Compras como su nombre lo indica se refiere al manejo del Departamento de Compras, ya sea de Oficina Central o de Obra.
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IV.3 ANTECEDENTES DE LA TEORÍA DEL CONTROL ADMINISTRA TIVO
En lo que respecta a los antecedentes de la teoría del control administrativo debemos entenderlo como el surguimiento de está, bajo que necesidades especificas fue creada. Para que así nosotros podamos determinar que necesidades debemos resolver, o mejor dicho cual es la verdadera función de ser.
La teoría de los costos es una teoría central de la producción de bienes y servicios. Los ingresos de cualquier actividad económica deberá ser superior a su costo. Este principio económico fundamental rige en la economía privada y en la social; de aquí de que el estudio del costo siempre venga comparado al del correspondiente ingreso. La diferencia entre ingresos y costos constituye la utilidad o beneficio. Existe una herramienta que nos ayuda a obtener una utilidad en el manejo de una empresa y es la adm in istración.
Para poder comprender en todo su contexto al Control Administrativo, Administración.
defi
La administración la podemos entender como un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr la obtención de un propósito o meta fijado.
Podemos decir que la administración esta dividida en dos etapas, la estructural y la operacional. En la primera etapa esta incluida la planeación y la organización, mientras que en la operacional tendremos a la dirección y el control.
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Podemos definir a cada etapa del proceso sigue
Planeado tu- Determina el curso a seguir previniendo condiciones futuras, y se vale de medios como la implantación de políticas y principios, secuencias de operaciones y metas, fijación de tiempos y programas.
estructura funciones y obligac
y perfil de cada puesto
Dirección.- Cuida que todos los elementos y procedimientos estén debidamente impulsados, coordinados y vigilados para su correcta ejecución.
Control- Se establecen los sistemas necesarios para la obtención de los resultados de forma oportuna, veraz y a tiempo. Para poder tomar en caso de ser necesario medidas correctivas o preventivas.
definido falta
ofrece múltiples significados y hasta la fecha definición que abarque todos sus aspectos, y sus sociales como económicas.
La palabra costos tiene dos acepciones básicas; en primer • la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para icir una cosa; la segunda acepción se refiere a lo que es
ificado o desplazado ia o sacrifu los factores
gundi
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manifiesta las posibles consecuencias económicas y se le conoce por costo de sustitución.
Los costos, en materia económica pueden medirse en términos reales y monetarios. Los primeros están representados por los esfuerzos, sacrificios y esperanzas, mientras que los segundos, por la suma de dinero gastado para producir un producto. Es decir, los costos reales se miden en términos físicos o psicológicos, y los costos monetarios, en términos de dinero.
En el caso del control administrativo este puede ser tanto un costo de inversión, ya que nos puede decir cuanto necesitamos invertir en recursos para lograr cierta producción. Pero también puede ser un costo que nos ayuda a manifestar las consecuencias económicas de ciertas decisiones tomadas. Además de ser meramente un costo que se mide en términos monetarios.
De esta forma ya entendemos el papel que juega el Control Administrativo dentro del control de costos, además de la importancia que tiene el control en el proceso administrativo.
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IV.4 ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO.
Para controlar una obra necesitamos que este definido, por principio de cuentas el tipo de contratación que se tiene, ya que el control esta orientado al cumplimiento de este contrato.
El contrato de obra es en si un documento de carácter legal, escrito ante un notario público en donde se establecen los términos que deberán respetar la parte que contrata y la contratada; todo ello para la ejecución de un fin, ya sea cliente-constructora o constructora-subcontratista.
Los tipos de contratación mas usuales son por administración, por precios unitarios, por precio alzado, llave en mano y precio máximo garantizado.
Según el tipo de contrato será el sistema administrativo, en todos es el mismo lo que cambia es, donde el sistema se agudiza mas o es mas rígido en su control.
Otro elemento que necesitamos conocer son las Fianzas ya que para la eliminación de estas se necesita que varios trabajos se realicen y tengan sus formas de terminación en orden. Las fianzas sirven para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato; existen diversos tipos de fianzas que se pueden presentar en el transcurso de la obra :
Fianza de cumplimiento Fianza de anticipo Fianza para retirar el fondo de retención Fianza de garantía Fianza de licitación Etc.
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Estas fianzas serán tanto con cliente-constructora como constructora-subcontratista.
El Presupuesto es importante ya que es la valorización de una serie de trabajos, en donde se ha tomado en cuenta todas las variantes que intervienen en la realización de dichos trabajos. De forma interna un presupuesto esta dividido en partidas, y cada partida en actividades que se requieren en la construcción. Cada actividad es analizada a fondo, por lo tanto se determina cuanto material, mano de obra, equipo, maquinaria, personal de oficina, personal técnico, indirectos, tiempo de ejecución, etc., se necesitará para la elaboración del proyecto.
Un elemento que es primordial para los contratos es estipular el pago de los trabajos; estos se pueden pagar por precios unitarios, esto según el contrato tendrán o no variaciones. Se pagaran los trabajos por medio de Estimaciones o Destajos, claro que estos trabajos deberán ir debidamente comprobados.
Las Especificaciones es un elemento de vital importancia para la elaboración de un buen control. Estas especificaciones deben definir, explicar y describir claramente que es lo que se desea elaborar y deben proporcionar los elementos necesarios para cuantificar lo mas exactamente posible los volúmenes de todos los conceptos en cuestión. Esto es necesario para poder analizar que proceso administrativo es el mas conveniente y por lo tanto obtener el costo mas cercano a la realidad.
En algunas ocasiones dentro de las mismas especificaciones de un concepto se encuentran incluidas otras especificaciones, que nos explican el material en especial que se deberá emplear. También nos puede definir parámetros de resistencia, características físicas de los materiales.
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Existen varias formas de presentar las especificaciones, por escrito, dibujadas y en algunas agrupaciones o dependencias gubernamentales (en forma general) se hace mención de algunas especificaciones para cada actividad en particular, como es el caso del Reglamento para Construcción del D.D.F. y sus respectivas normas complementarias, el Reglamento de Ingeniería Sanitaria relativo a edificios del la S.S.A., además de los Reglamentos Regionales y Municipales; también pueden ser normas de las Cámara del Concreto, etc.
Otro elemento que seria necesario tener y que se agrega al contrato son los planos. Para conocer que es lo que se quiere hacer y como hacerlo es necesario conocer detalladamente las características físicas y de composición del producto, pueden estar escritas pero en un plano se pueden describir y especificar de una forma mas clara.
El plano nos da una visión mas palpable y concreta de lo que el proyectista desea hacer, por esta razón es un elemento indispensable. Sin embargo se debe hacer con una escala para poder cuantificar los diversos componentes del proyecto.
Los elementos físicos necesarios para el Control administrativo los describiremos para cada una de sus fases :
Control A dministrativo del almacén
Se necesita de un local lo suficientemente grande en donde se tenga una oficina, área de recepción, patio cerrado, anden de carga y descarga, bodega para materiales especiales, bodega de lubricantes, mostrador, básculas, estantes, grúas, equipo de oficina, etc.
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Dentro del elemento humano se necesita un jefe de almacén por turno, un receptor de material con ayudante, despachador de material por turno, kardista, mecanógrafo y bodegueros. Estos elementos son los mas comunes los cuales pueden aumentar o disminuir según sean las características propias de cada obra.
Control Administrativo de Compras
Se necesita para empezar una oficina con el equipo necesario como : mobiliario, fax, teléfono, computadora, secretaria o auxiliar (según sea el tamaño de la empresa), chofer, camioneta, papelería suficiente de formatos internos, directorio telefónico, etc.; ya sea para oficina central y/u obra.
Si se cuenta con un programa integral de computadora el departamento, deberá contar con su propio manual de operación, su impresora local y discos de respaldo. Estos elementos son los mismos para la obra solo variando que entre mas chica sea la obra menos elementos necesitara. Pudiendo llegar a solo camioneta y formatos; auxiliándose del equipo de los demás o compartiéndolo.
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IV. 5 PLANE ACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL CONTROL ADMINISTRA TIVO
La manera mas adecuada de poder controlar una obra es mediante su correcta planeación y organización, las cuales proveen del conocimiento y análisis de la misma; para la determinación de los objetivos y las políticas dirigidas a la solución de los problemas a los cuales esta expuesta.
La planeación incluye la determinación de la secuencia lógica de las actividades, el planteamiento de soluciones alternativas y la juiciosa aplicación de recursos, mediante proyectos y programas. Dentro de esta planeación debemos incluir que los trabajos los tenemos en fases y subfases para así poder, clasificar también sus cargos; a continuación se en lista un catalogo ejemplo para una obra:
CA TALOGO DE CUENTAS DE COSTO DIRECTO
AREA FASE CÓDIGO SUBFASE
TRABAJOS POR OBRA
01 PRELIMINARES 101 104
TRAZO Y NIVELACIÓN (topografía) RELLENOS
02 CIMENTACIÓN 204 205 206 208 210
PLANTILLA CIMBRA Y CIMENTACIÓN EN MUROS ACERO EN CIMENTACIÓN CONCRETO EN CIMENTACIÓN Y MUROS FIRME DE CONCRETO
03 ESTRUCTURA CONCRETO 301 302 303
04 ALBANILERIA 402 410 411 401 412 421
05 ACABADOS 559 560 561 562 563 564 565 566 567 522 523 524 525 568 569 570
CIMBRA (obra falsa) A CERO DE REFUERZO CONCRETO
MUROS DE TABIQUE Y CELOSÍAS CADENAS Y CASTILLOS APLANADOS DE YESO Y MEZCLA FIRME DE CONCRETO MUROS DE PANEL COVINTEC TRABAJOS EXTRAS DE ALBANILERIA
LOSETA INTERCERAMIC EN MUROS MARMOL EN MUROS PASTA EN MUROS LOSETA CERÁMICA EN PISOS MARMOL EN PISOS LOSETA V1NIUCA EN PISOS LOSETA CERÁMICA EN ZOCLOS MARMOL EN ZOCLOS VINIUCO EN ZOCLOS TRABAJOS EXTRAS, ACABADOS EN PISOS TRABAJOS EXTRAS EN ZOCLOS TRABAJOS EXTRAS EN PLAFONES TRABAJOS EXTRAS EN PINTURA APLANADO DE YESO EN PLAFONES PINTURA EN MUROS Y PLAFONES PINTURA ENFRANJAS
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CA TALOGO DE CUENTAS DE COSTO DIRECTO
AREA FASE CÓDIGO SUBFASE
06 CARPINTERÍA Y CERRAJERÍA
602 CERRADURAS 604 TRABAJOS EXTRAS DE CERRAJERÍA
07 AZOTEAS 513 514 516 515 526
RELLENO DE TEZONTLE ENTORTADO CHAFLÁN DE MEZCLA ENLADRILLADO TRABAJOS EXTRAS DE AZOTEA
08 OBRAS EXTERIORES 701 GUARNICIONES 708 BANQUETAS 711 TRABAJOS EXTRAS
09 LIMPIEZAS 603 LIMPIEZASf muros.pisos, vidrios, muebles, etc) 605 TRABAJOS EXTRAS
TRABAJOS POR SUBCONTRATISTAS
15 PRELIMINARES 102 EXCAVACIÓN 103 A CARREOS FUERA DE LA OBRA
16 ESTRUCTURA METÁLICA 401 TRABES METÁLICAS
17 ALBAÑILERIA 519 PREFABRICADOS DE CONCRETO 520 MUROS DE TABLAROCA
18 ACABADOS 571 TAPIZ EN MUROS 572 ALFOMBRA EN PISOS 573 PLAFÓN AMSTRONG RETICULAR
19 ALUMINIO 574 PUERTAS Y VENTANAS 575 DOMOS
20 HERRERÍA 576 PUERTASMET AUCAS 577 CORTINA METAUCA
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CA TALOGO DE CUENTAS DE COSTO DIRECTO
AREA
21
FASE CÓDIGO SUBFASE
CARPINTERÍA Y CERRAJERÍA
555 PUERTAS DE MADERA
22 AZOTEA 503 IMPERMEABILIZARON
23 INSTALA CION HIDRA UUCA SANITARIA, MUEBLES Y ACCESORIOS
604 605 606 607 608 609 610 611 612 613 614 615 616 617 618 619
MUEBLES ACCESORIOS (llavesy fluxometros) TUBERÍA DE COBRE (tipo My L) TUBERÍA DE ACERO SOLD ABLE CONEXIONES (TUBERÍA Cu YA.S.) SOPORTERIA EQUIPO (caldera, tinacos, bombas, etc) TUBERÍA P. V. C. SANITARIA CONEXIONES DE PVC SANITARIA TUBERÍA Fo.Fo. SANITARIA CONEXIONES DE Fo.Fo. SANITARIA SOPORTERIA SANITARIA TUBERÍA DE CONCRETO SIMPLE SANIT. COLADERAS, TAPÓN REG. SANIT., ETC. TRABAJOS EXTRAS INST. HIDRA ULICA TRABAJOS EXTRAS INST SANITARIA
24 INSTALACIÓN ELÉCTRICA
4250 4254 4320
4261 4300 4245 4200 4700 4400 4010 4023
TUBERÍA P. G. G.YP.V. C TUBERÍA DE ASBESTO CONEXIONES Y ACCESORIOS Conexiones, cajas, tapas, placas, pernos, registros, abrazaderas, varilla roscada, unicanal, lamina y polvo gen compuesto. CONDULETS, MONITOR Y CONTRA CABLEADO SOPORTERIA (Tipo trapecio,unicanal,etc) CHAROLAS, CURVAS, CONECTORES.ETC. TABLEROS E INTERRUPTORES LUMINARIAS EQUIPO DE SUBESTACIÓN TRABAJOS EXTRAS
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CA TALOGO DE CUENTAS DE COSTO DIRECTO
AREA FASE CÓDIGO SUBFASE
25 PROTECCIÓN VS INCENDIOS
2017 2018 2019 2220 2021
TUBERÍA DE Fo. NEGRO CONEXIONES SOPORTERIA EQUIPO Y ACCESORIOS TRABAJOS EXTRAS
26 AIRE A CONDICIONADO 2030 2031 2032 2033 2034 2035 2036 2037 2038 2039
2040
TUBERÍA DE AC CED. 40 Y Cu CONEXIONES Y ACCESORIOS P/TUBERIA DUCTERIA (lamina galvanizada) AISLAMIENTO DE FIBRA DE VIDRIO AISLAMIENTO P/TUBERIA Y DUCT. FLEX. AISLAMIENTO DE VALV. Y ACCESORIOS REJILLAS Y DIFUSORES ACCESORIOS (compuertasJuntas,etc) EQUIPO SOPORTERIA.PUNTAS ELECT..MA TERIAL MISCELÁNEO TRABAJOS EXTRAS
2 7 ELEVADORES 1600 ELEVADORES
28 OBRAS EXTERIORES 709 RIEGO DE IMPREGNA CION 702 PA VIMENTOS DE CONCRETO 710 BASE DE GRAVA CEMENTADA
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Este catálogo lo deben aprender los jefes de área para ponerlo en los vales de salida del almacén.
El objetivo de llevar un control es lograr la mayor eficiencia y así reducir los costos, aumentando las ganancias; en consecuencia para lograr organizar todos los recursos, sistemas y departamentos se tiene que seguir el siguiente proceso :
1) Determinar los elementos fundamentales del sistema bajo estudio.
2) Determinar las relaciones y conexiones entre esos elementos.
3) Optimizar el sistema mediante la modificación de las relaciones y de los elementos existentes.
Por medio de la organización se busca contar con nuevos elementos o con la modificación de los ya existentes, y adaptarlos a los nuevos para mejorar la organización actual.
IV. 5.1 Control de Compras
IV. 5.1.1 Control de Compras en Oficina Central
Se puede definir este control al configurar el departamento de compras; que este departamento se encuentra tanto en oficina central como en la obra.
El departamento de compras de la obra tendrá las mismas funciones que el de oficina central; solo que tendrá menos funciones si la obra es chica.
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Las funciones de este departamento se pueden englobar en seis:
INVESTIGACIÓN DE MERCADO ARCHIVO GENERAL DE PRODUCTOS REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS MANEJO DE ALMACÉN SERVICIOS O RELACIONES CON OTRO DEPTO, ATENCIÓN A PROVEEDORES
En cada una de las funciones mencionadas esta implícito las políticas, líneas de comunicación y prevención a posibles problemas; por lo tanto se procede a explicar cada una.
IV 5.1.1.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
Esta investigación se divide en materiales usuales y eventuales la única diferencia estriba, en que los materiales usuales se hace una investigación de su precio cada determinado lapso de tiempo; mientras que en los materiales eventuales se hará solo cuando son requeridos. El procedimiento a seguir será el siguiente :
A) Elaboración de una lista de los materiales mas usuales por cada tipo de obra (edificación, industrial, carreteras, etc.), con el objeto de realizar una investigación general.
B) Esta investigación de precios deberá realizarse según se encuentre estabilizada la demanda en el mercado. Si no hay inflación y se muestra cierta estabilidad en el mercado se hará como mínimo cada tres meses; en caso contrario se realizará cada mes, es conveniente tener para cada producto un mínimo de tres posibles proveedores.
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C) Cuando algún departamento solicite precios, se ie deberá entregar una tabla comparativa de precios con los tres posibles proveedores; para este fin se ocupa la Forma 12.
D) Si durante la toma de decisiones, el mercado sufre algún cambio la tabla comparativa deberá ser modificada; este cambio debe ser debido a una alza o baja del producto, o al lanzamiento de un nuevo producto al mercado.
IV.5.1.1.2 ARCHIVO GENERAL DE PRODUCTOS
La necesidad de este archivo es por la función que cumple aunque puede parecer muy simple, pero es muy importante; ya que en momentos de decisiones rápidas y urgentes puede significar la reducción y ahorro de tiempo muy valioso.
Se debe llevar una lista por producto en orden alfabético o por fases, con los proveedores con el objetivo de poder localizarlos; por lo que es conveniente manejar un directorio de proveedores en orden alfabético, con numero telefónico, fax y el nombre de la persona a quien referirse.
Las fases que podemos clasificar los materiales va de acuerdo con las subdivisiones, que deberán ser las mismas para el departamento técnico como para el almacén de obra. Esto lo veremos más afondo en el control administrativo del almacén.
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IV. 5.1.1.3 REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS.
Previamente a la realización de una compra se deberá recibir del departamento de control los datos de la iniciación de una obra, como son (verforma XI1):
A) Nombre de la obra. B) Dirección de la obra. C) Factura a nombre de. D) Número de copias de facturas. E) Personas autorizadas para la compra. F) Número de proyecto.
Ahora bien, tenemos tres funciones principales para la realización de una compra:
1) Recepción de requisiciones. 2) Selección del proveedor. 3) surtido de material.
Estos trabajos son aplicables tanto para el suministro de materiales como para el suministro y colocación del mismo (subcontrato), con la diferencia de que este último se le deben agregar una serie de requisitos como son el contrato, fianzas, especificaciones, etc. Lo cual veremos más adelante, sigamos con las funciones de la realización de una compra.
1) Recepción de requisiciones.
Se recibirán las requisiciones de los materiales por medio de la forma 5, que deberán ir firmadas por las personas autorizadas, o en caso de emergencia se podrán hacer por vía telefónica; con la condicionante de que se recibirá la requisición correspondiente.
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Se debe de llevar una tabla de control (forma 15), en Va cual se debe registrar la solicitud de material y deberá actualizarse cada semana.
2) Selección del proveedor
Primero se debe comprobar si en el almacén central se tiene el material requerido, de ser afirmativo se procede a enviarlo a la obra que lo solicitó.
En caso de no tener el material, se deberá consultar con la tabla comparativa, si se encuentra en esta y llena los requisitos de la requisición se procederá a su compra; si no cumple con los requisitos, se debe elaborar una nueva tabla comparativa, la cual se deberá girar al responsable de la obra, y ala dirección de obra para la selección del proveedor.
3) Surtido del material
Una vez que se tenga al proveedor adecuado se procederá de la forma siguiente:
A) Se efectúa el pedido vía telefónica y se elabora el pedido con la forma 6, el cual se deberá registrar en la tabla de control ( forma 15), y en el libro general del control numérico de pedidos al proveedor.
B) En el caso de que el pago sea de contado, se solicitarán los fondos al departamento de control (forma 7), con la previa autorización de la Dirección de Obra.
El Departamento de Compras será el responsable de la entrega de las facturas correspondientes a cada departamento. Cuidando que la factura lleve el número de póliza correspondiente.
C) Aunque se trate del caso de subcontrato, se puede dar que el responsable de la obra solicite al Departamento de Compras el envío de algún determinado material para el subcontratista. Así que aunque se trate de un subcontrato, se deberá tener una lista de estos materiales y una tabla comparativa para el caso, en que lo solicite la obra.
D) En cualquier tipo de compra se deberá informar al departamento de control, por medio de la forma 6, del valor y condiciones del pedido.
E) Por último todos los envíos foráneos de materiales deberán ir asegurados.
En el caso de que la compra de material debido a la distancia de la obra con la oficina central, no sea factible la compra; el Departamento de Compras de la obra deberá realizar la compra del material.
En el caso en el que el Departamento de Compras de obra se encargue de los subcontratos; además de los pasos antes mencionados tendrá que realizar la requisición (forma Bl) y adjuntar a esta el contrato, los planos, las especificaciones de construcción condiciones trabajo y el programa de obra (ver proforma SUB-1)
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IV.5.1.1.4 MANEJO DE ALMACÉN CENTRAL
Lo que debe de conocer el Jefe de Almacén Central lo podemos dividir en cuatro áreas:
1) Productos propios 2) Productos en transito 3) Productos ajenos 4) Inventarios
1) PRODUCTOS PROPIOS
Por Productos propios entendemos todos aquellos que llegan al almacén como sobrantes de una obra determinada. El almacenista deberá cotegarlos contra la nota de traslado y deberá clasificarlos en : Buen estado, Reparables o Desechables; y deberán ser almacenados en un lugar previsto.
El almaceniste tendrá que elaborar un informe de recepción de material (forma 8), en donde estará indicado el numero de productos de cada grupo, además de registrar en sus tarjetas (forma 9); el jefe de compras turnara el original al Departamento de Control. El jefe de compras puede ordenar por vía telefónica (y posteriormente memorándum), el envío de material, herramienta y/o equipo; ya sea en camión, tren, avión, barco, etc.
El almacenista deberá registrar las salidas de material en sus tarjetas (forma 9) y elaborar un traslado de material con la forma 12, esto es con original y cuatro copias; un original y una copia para la obra, la copia se firma de recibido y se entregará al que hizo la entrega. Otra copia será para el jefe de compras, otra para el Departamento de Control y por último para el archivo del almacén.
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2) PRODUCTOS EN TRANSITO
Los productos en transito son aquellos que su destino son una obra determinada; y vienen directamente del proveedor, ya sea que al producto el proveedor lo lleve a almacén central o a la obra directamente; también el departamento de control lo puede recoger en el almacén del proveedor. De estos productos solo los que estén relacionados con el almacén central nos importan.
Los materiales que son entregados por el proveedor en almacén central deberán ser revisados por el almacenista contra una nota de remisión del proveedor. Se sacaran tres copias de la nota de remisión (para archivo, compras y control), y se avisara telefónicamente al Departamento de Compras, el cual deberá registrar los productos en su tabla de control. Así se podrá establecer que hace falta y que material no cumple con los requisitos o especificaciones.
Este material se registra en una tarjeta (forma 10) con la copia de la nota de remisión; al momento que el jefe de compras ordene el envío del producto se registrara la salida del material en la misma tarjeta. Para dar la orden de envío se debe especificar el método de transporte que se ocupará.
El almacenista llenará la forma de traslado de materiales en transito (forma 13) en original y cuatro copias; por lo que deberán hacer 3 juegos anexando la copia de la remisión y dos sin está. Los juegos con copias de la remisión son para el archivo de almacén, en donde se firmara de recibido del transportista, otro juego es para el transportista que tendrá la firma de recibido; siendo el original para el archivo de la obra y la copia la tiene el transportista para el cobro de su flete. Los juegos restantes sin copias de la remisión son para el jefe de compras, para su registro en su tabla de control; y e otro juego para el Departamento de Control.
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En el caso en el que el Departamento de Compras teéiga que recoger el material, por lo general se contara con chofer, el cual puede recoger del proveedor y trasladar al almacén central, o en su caso a alguna terminal de transporte. Si no se cuenta con camioneta se tendrá que pagar flete, siguiendo el mismo procedimiento administrativo.
3) PRODUCTOS AJENOS
A diferencia de los anteriores este producto pertenece al proveedor, ya sea porque es rentado, por ser material no aceptado o por pertenecer a un subcontratista.
En el caso de ser material rentado se deberá revisar contra nota de remisión y se secaran tres copias (para archivo de almacén, compras y envío a obra). Se avisa por teléfono al jefe de compras, el cual lo registrará en la tabla de control y el almacenista en su tarjeta forma 11, con una copia de la remisión.
la fecha &
tarjeta y la forma de traslado en la forma 12, con original y cuatro copias; tres juegos con copia de remisión y dos sin está. Uno de los juegos con copia es para almacén con la firma de recibido del encargado del traslado; otro para el encargado del traslado que debe tener una copia confirma de recibido en obra a satisfacción, y por último para archivo de obra. Los juegos restantes son para el Departamento de Compras y Control.
Para la devolución de un material rentado el almacenista de obra debe avisar al jefe de compras, elaborar un traslado de material y enviarlo a almacén central u otra obra. Al efectuarse la entrega al propietario se debe firmar de recibido y de conformidad; y una relación detallada de lo recibido, la cual tendrá una copia en
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almacén, el Departamento de Compras y de Control; para así poder realizar sus salidas y registros correspondientes.
En el caso de que el material no sea aceptado en obra, se debe notificar al Departamento de Compras indicando el motivo del rechazo y enviar el material al almacén central o al proveedor. En el caso de que el material llegue al almacén central se revisa el material con el traslado ( dar copia firmada al transportista) y se registra la entrada en la tarjeta forma 11; además se debe avisar al jefe de compras de la llegada del material.
El jefe de compras después de arreglarse con el proveedor, ordenará el traslado con la forma 13; ya sea que el mismo venga por el material o se tenga que enviar a su bodega. Si se contrata el flete se debe entregar original y copia; lo cual trendrá que regresar firmado para el cobro del flete. Para dar las salidas de las tarjetas se agrega una nota de crédito o una relación del proveedor, la cual tiene que dar copia al Depto. de Compras y Control.
Cuando se trate de material propio de subontratistas se debe dar el mismo trato, tanto en el envío a la obra o de regreso del mismo a almacén central, como si fuera material rentado.
4) INVENTARIOS
Está es otra de las funciones en que el jefe de compras debe estar al día, ya que debe de contar con inventarios mensuales de materiales propios, en tránsitos y ajenos.
El inventario de materiales propios se efectuara según un catalogo que dicte el propio jefe de compras, con el fin de que este le sea mas útil y fácil de manejar.
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Los inventarios para los materiales en transito y ajenos se deben realizar por separado, se recomienda la forma 14; pero se puede improvisar de otra forma que se adecúa al paso.
Se debe enviar una copia del inventario al Departamento de Compras y Control siendo este último quien enviara un representante en los inventarios físicos por lo menos dos veces al año. Además de revisar mensualmente los materiales que se reporten en mal estado o en reparación. El resultado de estos últimos se enviará una copia a los dos departamentos.
IV.5.1.1.5 SERVICIO O RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS
Con los departamentos con los que tiene mas comunicación son con el Departamento Técnico y con la Obra. Se tiene contacto con el Departamento de Control, con Caja y con Dirección de Obra.
Con el Departamento Técnico se le deberá proporcionar los precios de los materiales cuando se solicite (forma X4), además de informarles y dar todas las características de un material nuevo; es muy importante que estén muy intercomunicados ambos departamentos para el intercambio de productos y la resolución de problemas técnicos o desconocimiento de productos.
En cuanto con la obra recibirá y suministrará los materiales requisitados , además de proporcionar información del material y/o proveedor; se deberá revisar con obra el estado de la Tabla de Control.
Yen casos especiales se apoyara a la obra con los subcontratistas, ya sea en obra u oficina central. Con los demás departamentos su relación se basa en proporcionar información, facturar y lo relacionado con la Tabla de Control.
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IV.5A.L6ATENCIÓNA PROVEEDORES
Esta función la podemos enmarcar simplemente en tener un horario fijo y con previa fija en atención a proveedores.
Pero lo cierto es que está suele ser muy importante, ya que si no se tiene una buena relación con los proveedores, podríamos tener problemas en la obtención de un buen crédito, suministro urgentes, asesoramientos y buenos precios.
IV. 5.1.2 Control de Compras en Obra.
IV.5.1.2.1 INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
Antes de empezar la obra el superintendente realizara una investigación lo mas exhaustiva posible del mercado de materiales locales; para esto se auxiliara de la forma XI1, llenando todos los datos indicados y tratando de obtener los mayores descuentos y las mejores condiciones de crédito de los materiales que existen en la
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region.
Esto nos permitirá elaborar un Catalogo de Proveedores que será autorizado por la Gerencia de Construcción y conforme se vayan localizando otros proveedores se irán incorporando al catalogo.
En el catálogo el superintendente indicara de cada material el proveedor autorizado siendo así, que solo al proveedor autorizado se le puede comprar el material. Una copia del catalogo se debe enviar al Departamento de Control de Oficina Central, y cualquier modificación se le deberá de informar.
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IV. 5.1.2.2 REALIZACIÓN DE COMPRAS POR OBRA
Esto se puede dividir en cuatro actividades principales : Compras, Producción, Control de Almacén, Suministros y Laboratorio de Materiales.
COMPRAS
Es necesario que los ingenieros encargados de obra se fijen un día a la semana para la entrega de requisiciones de material al jefe de ingenieros, el cual revisa y autoriza; para que solo falte la autorización del superintendente en la requisición. Se harán las anotaciones si es a nivel local o de Oficina Central, hecho esto se entregara al Departamento de Compras; es necesario tener una copia en el almacén así como el jefe de ingenieros. El jefe de compras deberá registrar en su Tabla de Control e inmediatamente se realizara el pedido al proveedor al día siguiente.
Se pueden recibir requisiciones fuera del día establecido, si son autorizadas por el superintendente; las únicas personas que pueden hacer un pedido local son : el Superintendente, el Jefe de Ingenieros y el Jefe de Compras.
En forma conjunta el jefe de compras y el superintendente establecerán los máximos y mínimos de las tarjetas de almacén; siendo el encargado de compras quien deberá tener en su haber el manejo de la Tabla de Control, en donde también se deben registrar las solicitudes a Oficina Central.
El Catalogo de Proveedores (forma XI1) le sirve al jefe de compras para el momento de solicitar el producto local, sea con el proveedor autorizado. Si el precio, calidad o condiciones de pago tiene alguna variación, hay que informar por escrito al
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superintendente al igual, que si el producto no se encuentra en la lista.
Para la compra del producto se tiene como guía en la aprobación, el programa de compras de materiales y equipo; se deberá tener copia de este programa el superintendente, el jefe de ingenieros y el jefe de compras.
PRODUCCIÓN
Si toca el caso de que la empresa produzca determinados materiales en obra como el concreto, block, adocreto, precolados, prefabricados, etc. Se debe tener un manual para cada caso con las normas y controles de costos a seguir
CONTROL DE ALMACÉN
A diferencia con el jefe de compras de Oficina Central, este solo se cerciora de que se haya cotejado con el programada de compra de materiales y equipo, y con las tarjetas de almacén su existencia.
El control directo de almacén lo lleva el jefe de control de costos, el jefe de compras es responsable de los fletes necesarios y la programación de la camioneta.
SUMINISTROS
Esta función es idéntica a la función del Jefe de Compras de Oficina Central de Realización de las Compras (IV. 5.1.1.3). Por tanto en forma resumida se hace el pedido por teléfono y con la forma correspondiente. Se consigue el efectivo si es requisito pagar en efectivo y verifica con su Catálogo de Proveedores, deberá registrarlo en su
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Tabla de Control. El proveedor puede ser local, de Oficina Central o del Departamento de Producción de obra.
LABORA TORIO DE MA TERIALES
En toda la obra es necesario llevar y realizar una control de calidad de los materiales que se emplean, ya sea por solicitud del propietario o de la constructora. El superintendente definirá que materiales se someterán a este proceso.
El laboratorio de materiales puede o no ser de la empresa, según sea su costo, la lejanía, el volumen del material, la disponibilidad del equipo, por requisito del cliente, etc. Esta resolución queda en manos del superintendente.
En el caso de que los productos de proveedores pasen por el laboratorio el responsable será el Jefe de Compras; el cual deberá llenar una requisición que será aprobada por el superintendente. Se sigue el mismo procedimiento para el Jefe de Ingenieros que es
los productos fabricados
En caso de ser Jefe Ingenieros será el responsable de su montaje, selección de equipo y
resultados. funcionamiento
IV. 5.1.2.3 A TENCIÓN A PRO VEEDORES
Una los proveedores indicados por el catalogo se realizará el pedido con la
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El pedido por escrito deberá especificar nombre ú quien se factura, descuentos, condiciones de pago, así como cuatro copias del mismo.
El jefe de Compras de obra, deberá presionar al proveedor u Oficina Central en el caso de que no se realice la entrega a tiempo; si este notifica un retraso o cambio de precio se deberá notificar inmediatamente al superintendente.
Los proveedores deberán tener por escrito los nombres puestos y firmas de quienes pueden realizar o fincar un pedido.
IV. 5.1.2.4 SUBCONTRA TOS
El superintendente puede solicitarle al jefe de Compras que lo auxilie en la formulación de los subcontratos. Es obligación del superintendente planear los subcontratos, en primer lugar con previo acuerdo con el gerente de Construcción, de oficina Central, qué trabajos serán subcontratados. Para cada trabajo se debe preparar la siguiente documentación:
A) Planos y especificaciones. B) Catalogo de conceptos. C) Forma de contrato. D) Forma de pago. E) Condiciones de trabajo. G) Calendario de obra. H) Plazo para entregar cotizaciones.
Ya lista la documentación se procede a solicitar la cotización a cada uno de los proveedores, por actividad poniendo especial cuidado en que todos tengan las mismas bases. Los resultados de cada
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cotización se vaciarán en la tabla comparativa, la selección del proveedor será de mutuo acuerdo entre el Gerente de construcción y el superintendente de la obra.
El superintendente no podrá realizar por ningún motivo la contratación de un proveedor sin dar aviso a la Gerencia de Construcción, por lo tanto se deben planear los subcontratos con la suficiente anticipación.
Una vez firmado este se estregará una copia al subcontratista, una al departamento de Control y otra al archivo de la obra. A todos los tantos se le deberá anexar una copia del presupuesto y anexos del contrato; el superintendente deberá firmar como testigo ya que no deberá estar autorizado como representante legal de la compañía.
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IV.5.2 CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ALMACÉN.
Podemos dividir sus Junciones en : Procedimiento de entradas. Procedimientos de salidas. Inventarios. Informes. Kardex. Cierre. Archivo.
En estas funciones está englobado la planeación y organización del almacén de obra. Continuaremos describiendo cada una de estas funciones.
Antes debemos mencionar que el almacenista depende y se reporta con el Gerente Administrativo; el almacenista cuenta con la ayuda de la Gerencia respecto a la Asesoría Técnica del personal de Construcción, para maniobras, carga y descarga; el personal técnico de la obra si se requiere inspeccionará el material.
Entre las obligaciones del almacenista está indicar que materiales del almacén no han sido solicitados en un lapso de 30 días de su entrada.
Los materiales sobrantes, chatarra, madera, etc., podrán salir de la obra si están amparados con una salida, en donde se indique quien solicita, autoriza y verifica.
El jefe de almacén podrá delegar funciones en caso de ausencia en un auxiliar con el Vo.Bo. del Gerente Administrativo. Del almacén Central se deberá mandar mensualmente una relación de existencias para uso en obra.
El superintendente establece que firmas están autorizadas para sacar material, equipo y/o herramientas del almacén; además de
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puntualizar que herramientas se les asignarán a los trabajadores en función de su categoría. Los jefes de áreas además de autorizar deberán codificar el material.
IV.5.2.1 PROCEDIMIENTOS DE ENTRADAS.
Comenzaremos con ver los tipos de entradas que recibe el almacén:
Compras de obra Compras de oficina Central e Importaciones Envíos de almacén central Traspasos entre proyectos Envíos de maquinaria Devoluciones de campo Por destajistas Devolución de herramientas por baja de personal Equipos rentados por terceros
El primer paso es la Solicitud del material, equipo o herramienta, estas pueden ser por:
Compras de obra Compras de Oficina Central Envíos de Almacén Central Traspasos entre proyectos
Ya sea por cualquiera de estas, el almacén recibirá las copias de las requisiciones que se originen en el proyecto. El almacén estará coordinado con compras para verificar si hay existencias en almacén Central, obra u otros proyectos.
En caso de existir existencias se procede a cancelar el pedido, en el caso contrario el jefe de Compras procederá a elaborar el pedido. Por parte del almacén se elaborarán solicitudes del producto
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con la forma ALM-25, ya sea a almacén Central u otros proyectos. Al finalizar esta paso el almacén deberá contar con:
Copia de requisición Copia de pedido Copia de las solicitudes de herramienta Copia de las solicitudes de material
Si se hace una solicitud de equipo de oficina y de ingeniería, el almacén Central deberá elaborar una solicitud (forma ALM-27), al Departamento de Compras de oficina Central para que se reciba la autorización para el envío o para que sean comprados en la obra.
El almacén de obra deberá tener la copia de la requisición y copia de la solicitud al Departamento de Compras de Oficinas Centrales.
En la solicitud de equipo de construcción y de transporte, el almacenista al momento de tener la requisición formular la solicitud de equipo (forma ALM) al Departamento de Maquinaria de Oficina Central, se queda con una copia.
Como segundo paso nos abocamos a la recepción y acomodo del material, para lo cual tenemos que ver desde el tipo de embarque, el medio de recepción y la zona de almacenamiento.
El tipo de embarque es importante para poder clasificar el origen del material, así por ejemplo los pedidos locales sabemos que son de proveedores locales y se hacen por medio del Jefe de Compras de la Obra.
Si proviene de almacén central vendrá con la forma ALM-6, para embarque de material y herramienta sobrante.
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La Gerencia Administrativa efectuara los embarques de papelería, artículos de escritorio, muebles y equipo de oficina, artículos y equipo de dibujo, materiales y equipo para copiado.
En el caso de que los materiales, herramientas y equipos lleguen de obras cercanas se ocupa la forma de traspaso ALM-12 para herramienta, ALM-13para materiales y para equipo.
Se puede dar el caso de que se le reciba herramienta, material y equipo al subcontratista, para uso exclusivo de ellos. Para lo cual el subcontratista presentará en original y copia una relación de herramienta y equipo de su propiedad, ampliamente descritos e identificados con numeración, clave y datos de la placa.
El original lo archiva el almacén ya que les sirve para la salida, y una copia se sacará para el Gerente Administrativo.
Los medios de recepción los entendemos como el medio de transporte ocupado. Como puede ser por vía pública como son : el camión, avión, ferrocarril, barco, etc. y estará amparado con un número de talón, conocimiento o guía de embarque, remisión y siempre referido al número de pedido.
Cuando el proveedor utiliza sus propios medios de transporte llegarán a su destino con una nota de remisión. Aunque la compañía puede ocupar transporte propio, que es el mismo caso del proveedor con su nota de remisión. Ya plenamente identificado los productos procedemos a ver en que zona se almacenan; pueden ser en zonas abiertas, semi-abiertas y/o cerradas.
ZONA ABIERTA
Se utiliza para almacenamiento de productos a los cuales no afecte la intemperie en sus características o especificaciones.
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ZONA SEM1-ABIERTA
Se utilizan para almacenar producios a los cuales no les afecte el medio ambiente, pero la lluvia y el sol si Si este es el caso es conveniente ponerles un techo.
ZONA CERRADA
Este es el almacén propiamente dicho, donde esta conformado con paredes, techo, inmobiliario, estantes, etc., aquí se almacenan todo tipo de artículos que requieran protección ya sea por su valor económico o así por sus características técnicas.
Ya identificada la zona en donde se almacenará y recibirá el material se procede a revisar su documentación:
Si es proveedor Se revisa la remisión en donde vendrá indicado el número de pedido, contra el pedido correspondiente.
Almacén central Se procede a revisar la solicitud contra el envío; si es de materiales contra la forma ALM-7, y si es herramienta contra la forma ALM-6.
Depto. Equipo Se revisa su solicitud contra el envío de equipo de construcción y/o transporte.
Otras Obras Se revisará la solicitud contra su traslado. Si es de materiales forma ALM-13 y de herramientas ALM-12.
Lo que se verifica es que lo recibido cumpla con las condiciones de calidad, precio, características y especificaciones, si es necesario se puede auxiliar de algún técnico de la obra.
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Para el acomodo previamente lo clasificamos en que zona le corresponde, ahora que en cada zona debe estar adecuadamente distribuidos los productos por secciones que contengan las mismas características.
El último paso es dar la entrada al almacén indicando que documentos se debe guardas, se debe llevar un resumen y además es conveniente acentarlo en el kardex.
Si se trata de una entrada de proveedor la requisición y el pedido pasan al archivo. La remisión, si después de la verificación se recibió todo el material se deberá firmar de recibido siendo el original para el proveedor y la copia para la obra.
En caso contrario, en el cual no se recibió el producto ya sea por /altante o por malas condiciones del producto, se tachara con tinta tanto el original como la copia. En el caso de que sobre material este se regresará al proveedor por el mismo medio, haciendo una mención clara y precisa de lo recibido tanto en el original como en la copia.
A las remisiones se les asigna su número de material recibido, ya sea incluido en el original del proveedor y se vacían las remisiones en una Libreta de Control, donde cada remisión contendrá:
Fecha Número de remisión Número de material recibido Nombre del proveedor Número del pedido
Esta libreta nos sirve para la elaboración del informe de material recibido forma ALM-4. Ya entonces se pasa al kardex.
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En las entradas de productos que provengan me otros departamentos se tendrán una solicitud y un envío. A la solicitud se le cancelarán las partidas recibidas y se archiva. En tanto que el envío que viene en dos secciones, la parte A pasa al kardex, la original de la B (firmada de recibido) se envía al Departamento que corresponda y una copia al archivo.
En el caso de exceso del producto este se devolverá con el traspaso correspondiente; y si por el contrario hace falta se debe de insistir en que sea surtido o en su defecto que sean comprados en obra.
También se puede dar el caso de recibir material y herramienta de obra por las siguientes causas :
Devolución de material pedido en exceso, el cual ingresará con un vale de devolución de material forma ALM, con copia al kardex.
Recuperación de herramientas en el campo, que también ingresan con el vale de devolución de herramienta forma ALM, con copia al kardex.
Por baja de personal, el cual deberá devolver los equipos y herramientas que tengan a resguardo a cambio de un vale de no adeudo, forma ALM-15.
En los casos de darle entrada a equipo arrendado a terceros a la remisión que se entregue se firmará después de checar : Cantidad, Calidad (auxiliándose de un técnico de la obra), Marca , Modelo y Serie; además de hacer las anotaciones que sean pertinentes para su perfecta identificación.
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IV.5.2.2 PROCEDIMIENTOS DE SALIDAS
Las salidas las podemos catalogar en dos por el destino del producto:
Dentro de la obra.- Se entiende que para todos los materiales, equipo de proceso, herramienta de consumo menor, mayor y papelería; que se utilicen dentro de la obra.
Fuera de la obra.- Son aquellos materiales, equipo o herramienta que salen de la obra por diferentes causas como son reparación, devolución a otra obra o departamento, devolución al proveedor, venta de sobrantes, destrucción de material obsoleto, devolución a destajista y por descuento a trabajadores.
Los formatos que utilizaremos para dar salidas dependerá del producto; así tendremos que para salidas dentro de la obra :
Materiales, equipo de proceso y papelería .- Se despacharán en el almacén de obra para cualquier área y uso, se surtirán contra presentación de vale autorizado forma ALM-10.
Herramienta de consumo.- Para su salida se necesita del resguardo forma ALM-24 previamente autorizado.
Herramienta menor, mayor y equipo.- Tiene el mismo formato que el de consumo forma ALM-24.
Equipo rentado de terceros .- Se entrega al área que le corresponde con el vale de resguardo forma ALM-24.
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Las salidas que son fuera de la obra tendrán los siguientes formatos y procedimientos:
Por reparación.- Los equipos y herramientas que salen para reparación ocupan la salida de obra forma ALM-22.
Por devolución interno.- Cuando se regresa material o herramienta a almacén central se emplean las devoluciones formas ALM-9 y ALM-8 respectivamente. Para devolver todo el equipo y material de oficina se ocupa la forma ALM-*1.
A otras obras.- Con la previa autorización de la Gerencia Administrativa se procede a transferir el material con la forma ALM-13, herramienta forma ALM-12 y equipos forma ALM-*3. Para la devolución de equipo al Departamento de Maquinaria con la devolución correspondiente forma ALM -*1.
Por devolución a proveedores.- Si son sobrantes en el momento de envío, se regresa por el mismo medio que llego; hay dos tipos de sobrantes: POR PROVEEDOR LOCAL .- Se hacen los arreglos pertinentes para la aceptación del proveedor del material. POR PROVEEDOR FORÁNEO.- En este caso se deberá enviar a almacén central por medio de los formatos anteriormente mencionados (devolución de material y herramienta a oficina central).
Por venta de sobrantes.- El superintendente deberá autorizarlo conjuntamente con el gerente administrativo de obra. Esto es solo para materiales, equipo y herramienta que se encuentren en mal estado pero que tengan un valor de recuperación y se amparará con un vale al almacén forma ALM-10.
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Por destrucción de material obsoleto.- El almacenista solo tiene que informarle al superintendente y al gerente administrativo, y esperar sus instrucciones.
Por devolución a destajistas.- Se controla con la relación que dejo el destajista al entrar a la obra, en esta se irá cancelando lo que vaya entregando, solo podrá salir lo que este en la relación; lo demás será incautado por el almacenista. Después se le da la forma ALM-22 que es salida de obra.
Por descuento a trabajadores.- Al momento de ser liquidados los trabajadores, para poder cobrar su liquidación deberán tener su nota de no adeudo (forma ALM-15) del almacén. En caso de que no entregue toda la herramienta se expedirá una orden de descuento forma ALM-14.
Las salidas por equipo rentado, para regresarlos al propietario estarán amparadas con un recibo, donde se señalarán sus características (marca, No. de serie, No. de motor, capacidad, placas,etc.) y se haga mención en que estado se encuentra su funcionamiento, si es para reparación se devuelve con el último recibo; en caso de regreso definitivo se deberá elaborar su finiquito.
Para las cancelaciones de herramienta y equipo destruido o gastado la salida deberá ampararse con el informe de herramienta y equipo faltante forma ALM-18.
IV.5.2.3 INVENTARIOS
El inventario es un chequeo físico y periódico de las existencias del almacén de una obra.
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Podemos decir que hay cuatro tipos de inventarios:
A) Por rotación en donde se toma como base para los recuentos una o varias secciones cada mes, a efecto que las existencias totales se revisen cada 3 meses.
B) Fecha fija la cual será con el cierre fiscal de la empresa.
C) Por Auditoría la cual se realiza con la visita de una auditor ya sea interno o externo a la empresa.
D) Por ponderado de materiales, en donde cada mes se revisará solo el 20% de los materiales, los cuales representarán el 80 % del valor del almacén. Y cada tres meses se realizará un inventario completo.
En la realización de un inventario se debe determinar la fecha de inicio y la fecha límite de terminación. Y el único que puede dar por término el inventario es el responsable, que será el contador de la obra y fungiendo como encargado el jefe de almacén; siempre bajo las normas y auxilio de gerente administrativo.
El jefe de almacén deberá prever que se tengan suficientes plumas, plumones , papelería y preformatos de inventarios (forma ALM-*4). También deberá tener al corriente los registros en las tarjetas de kardex del almacén, durante el inventario no se admitirá ningún movimiento; así que todo el personal del almacén se enfocará al conteo.
Podemos decir que un inventario está comprendido en tres etapas principales:
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A) Preparación
Primero debemos identificar los tipos de materiales y acomodarlos de tal forma que sea posible llevar a cabo el conteo. Por ejemplo separar todos los materiales de acuerdo al Maestro de Materiales, de igual forma herramienta y equipo; luego agruparlos por grupo de cinco unidades.
En el segundo paso obtendremos una relación de cada tipo de material la cual tendrá que venir del Maestro de Materiales del kardexy contendrá:
Número de inventario Localización Descripción completa del material Unidad Cantidad según kardex Cantidad según inventario físico Cantidad en reparación o resguardo Precio promedio unitario Cuatro columnas vacías para uso de contabilidad
Se deberán tener llenos los cinco primeros puntos anteriores, antes del inventario físico.
En el tercer paso tenemos que verificar que se tengan todos los precios promedios, en el caso de no tenerlos se solicita una cotización al Departamento de Compras. Deberá estar listo un día antes del inventario.
El cuarto paso comprende el llenado de la hoja de inventario y colocando de forma segura y a la vista el Talón de Inventario correspondiente a cada material
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El quinto paso es tener un plano de localization del grupo de materiales para su pronta localization, y de esta forma asignar a los grupos de conteo por zonas específicas.
En el último paso se asigna el personal para cada grupo de conteo, donde deberá haber por cada persona de almacén una persona del Departamento Administrativo para mayor seguridad.
B) Conteo físico
Todos los materiales deberán ser contados dos veces por diferentes parejas. La primera pareja deberá anotar la cantidad contada y sus nombres, desprende la parte correspondiente la cuál será entregada al supervisor. Lo mismo deberá realizar la segunda pareja.
Se tendrá una mesa de control para recibir los talones y esta estará integrada por personal de contabilidad y el jefe de almacén como supervisor. Este personal se encargará de ver que todos los materiales del reporte del kardex estén en los talones; además de comprobar que el primer y el segundo conteo no tenga diferencia alguna. Si existe alguna diferencia el supervisor se encargará de hacer un tercer conteo, con detenimiento y cuidado, además de firmarlo.
El jefe de almacén deberá elaborar una lista de las herramientas que estén en reparación, este reporte deberá contener las columnas siguientes: Cantidad, Descripción completa, Proveedor al que se envió, Número de remisión o Factura que ampare la salida, y la Fecha de la remisión o Factura.
Si surge una duda en el transcurso del inventario se acude al encargado del mismo, si no puede solucionarlo se acudirá al responsable del inventario.
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El día del recuento se debe hacer un corte de formas, señalando en una hoja de trabajo el último número de cada forma, y el número de las formas que quedan en blanco, pendientes de utilizarse hasta el momento que se termine el inventario físico.
C) Procesamiento y calculo
Una vez que se tengan todos los talones verificados se vacían en la proforma de inventario, llenando todos los renglones correspondientes a las cantidades según el conteo, y las de reparación o resguardo de herramienta. Luego se hacen las operaciones y se obtiene el valor del inventario.
En caso de haber diferencias del inventario físico con el kardex estas deberán aclararse y hacerse las correcciones necesarias. Ya aclaradas las diferencias se hace el ajuste correspondiente a los libros de contabilidad.
Aconsejamos hacer una revisión de resguardos periódicamente, a efecto de determinar oportunamente el foliante de herramienta y equipo. Es relativamente fácil programar el recuento programado a cuadrillas antes de la paga. También es recomendable hacer un inventario de bodegas sin tener un día fijo, pero si con el permiso del dueño; para esta operación deberá estar el Maestro, Personal de Seguridad y del Almacén.
Una última recomendación en la determinación de materiales a granel, como son la grava, arena, madera, cemento, varilla, etc., es auxiliarse por un jefe de área de forma que se obtienen las cubicaciones lo mas correctas posibles.
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IV.5.2.4 INFORMES
Es una ordenación de datos en forma ordenada y sistemática que proporciona el almacén, que nos sirve para tomar decisiones a tiempo y para la buena marcha de la obra; se pueden clasificar en:
A) Diarios
De forma diaria se deben llevar las entradas de almacén y llevar una relación por escrito, por lo que se deberá tener todos los conceptos de entradas al almacén; estos se hará en original y dos copias de la forma ALM-*5.
Las salidas del almacén son también diarias y por igual que las entradas se debe hacer una relación, y tener un original con dos copias (forma ALM-*6).
B) Semanal
De forma semanal se hace una relación de descuentos al trabajador (forma ALM-*7), en donde se registra que herramienta se descontaron de la liquidación al trabajador al pedir su nota de no adeudo.
C) Mensuales
De manera mensual se hará un reporte de existencias, el cual contendrá un análisis de existencias por tipo de material y mencionando las existencias del mes anterior. Además de indicar las entradas y salidas del mes (forma ALM~*8).
Se debe informar mensualmente que herramientas y materiales están en malas condiciones o no han sido utilizados en el periodo de un mes. Este es con el propósito de saber si procede una baja o
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devolución de material o herramienta en mal estado; y saber si procede una devolución y traspaso en los no utilizados.
Otro informe mensual es el reporte de herramientas extraviadas o perdidas, deforma mensual y acumulada.
D) Eventuales
Cuando el superintendente autoriza un descuento de herramienta a menor precio del estipulado, se hace un reporte especial con copia al superintendente, contabilidad y gerencia administrativa central.
IV.5.2.5 KARDEX
Un kardex es un sistema de tarjetas donde por cada tipo de producto se registran los movimientos de esto tanto en cantidad como en precios.
Las tarjetas se pueden ordenar por grupos :
Materiales Materiales de consumo Herramientas de consumo Equipo menor Equipo de ingeniería Mobiliario y equipo de oficina Maquinaria y equipo de construcción Equipo de transporte Equipo rentado a terceros
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Las entradas en cantidades y valores en el kardex se dan por medio de los siguientes documentos :
Informe de material recibido Envío de herramientas a obra Envío de materiales a obra Envío de equipo de oficina e ingeniería Envío de papelería y equipos de escritorio Traspaso de materiales Traspaso de herramientas Traspaso de equipo Envío de equipo Relaciones de destajistas Vale de devolución de materiales
Ahora bien las salidas en el kardex se registrarán a través del registro de los siguientes documentos:
Vale al almacén Salida de obra Devolución de materiales al almacén central Devolución de herramientas al almacén central Devolución a gerencia administrativa Traspaso de materiales Traspaso de herramientas Traspaso de equipo Devolución de equipo Devolución al proveedor Relaciones de destajistas Orden de descuentos Informes de herramientas faltantes Recibo de equipo arrendado
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De acuerdo a la magnitud de la obra y con la autorización del Gerente Administrativo se asignara un determinado número de kardistas.
El método de obtención del precio promedio es para todos los almacenes de la compañía el mismo. El método consiste en dividir el valor total de las existencias entre el número de las unidades.
Dentro del almacén cada anaquel tendrá una "Tarjeta de Anaquel" (forma ALM-IC) donde se registrarán los movimientos de cantidades físicas de las existencias.
Para un funcionamiento adecuado del kardex se debe :
Pasar diariamente las entradas y salidas
Anotar los movimientos en sus tarjetas, se deberá poner una marca en el documento para saber que ya fue capturada.
Las operaciones de las tarjetas se deben de estar rectificando
Ningún documento pasara al archivo si antes no ha sido registrado en el kardex, por lo que deberá estar sellada.
IV. 5.2.6 CIERRE
Es una secuencia de actividades con el fin de realizar la entrega correcta del almacén.
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Los pasos a seguir son los siguientes:
A) Materiales y herramientas
Todos los materiales y herramientas deben concentrarse en los almacenes. Y se clasifican en : Buen estado, Sin uso pero con valor de recuperación y Desperdicio.
Se irán devolviendo las existencias según el orden de importancia a saber : Primero a proveedores, luego a obra cercanas y por último a almacén central.
Esclarecer las diferencias (si existen) entre contabilidad y kardex, con el fin de obtener el finiquito con almacén central.
B) Papelería, artículos de escritorio, muebles y equipo de oficina, artículos y equipo para dibujo, materiales y equipo para copiado e instrumentos de ingeniería.
Se devolverán mediante las formas correspondientes, las cuales irán afectando a las tarjetas del kardex y así saber en cualquier momento que esta pendiente de devolución; así el finiquito lo proporciona la Gerencia Administrativa.
C) Equipo de construcción y de transporte
Verificada la existencia de los equipos se cancelaran los resguardos, se formularan las devoluciones de equipo con la forma ALM-*9 y se afectará al kardex; así al momento se sabrá que falta por devolver. El finiquito lo dará el Departamento de Maquinaría.
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D) Equipo rentado a terceros
Se procede a cancelar los resguardos previa verificación de la existencia, se devolverá mediante un recibo donde se asentarán los datos del equipo; en que estado se encuentra, fecha de devolución, etc. Se finiquita cuando se entreguen todos los equipos al arrendador, los recibos afectarán al kardex.
E) Materiales, herramienta y equipo de terceros (destajistas y subcontratistas)
Para que ellos puedan sacar sus existencias se hará contra la relación al entrar a la obra; solo saldrá lo que este en la relación, este tipo no afecta al kardex.
F) Resguardos
Se deben revisar cada uno de los expedientes de los trabajadores con resguardos; si al entregar su herramienta sale que no obtienen su carta de no adeudo, entonces se debe verificar con contabilidad si se le debe algún sueldo y que importe será, para poder hacer la deducción. Si no, se agrega el material al reporte de herramienta faltante.
G) Informe
Por último se prepara un informe general señalando los aspectos mas importantes que hayan sucedido durante la obra; la calificación de su personal, las recomendaciones de buenas experiencias y en su caso los aspectos que quedaron pendiente y porque.
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Al informe se anexarán los finiquitos por la entrega del almacén y entregarlos al Gerente Administrativo. Todos los archivos serán enviados al departamento de Contraloría en oficina central.
IV. 5.2.7ARCHIVO
Los archivos que maneja el almacén son los siguientes:
FILE DE PEDIDOS ABIERTOS
Aquí se archivara en forma numérica y progresiva los pedidos pendientes de surtir, a los cuales se anexan las copias de requisición.
Se deberán anotar los números de materiales recibidos de las partidas que se recibieron, para ir actualizando.
FILE DE PEDIDOS CERRADOS
Contiene los pedidos que están totalmente surtidos, estos pasa del File Abierto a esté a medida que se vayan surtiendo. Se archivan deforma numérica y progresiva.
FILE DE DOCUMENTOS
Se abrirán tantos Files como tipos de documentos maneje el almacén, en forma numérica y progresiva. A cada tipo de documento (envíos, traslados, devoluciones, etc.,) se le anexan las remisiones, pedidos, talones, embarque, etc.
FILE DE CORRESPONDENCIA
Este se puede agrupar en dos tipos:
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1) Consecutivo de almacén.- Aquí se archivaran la correspondencia que envía el almacén en forma numérica y progresiva.
2) File por asunto.- Se sacan Files para cada tipo de asunto de correspondencia recibida por y se archivan numéricamente y progresivamente
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IV. 6 PRINCIPALES PROBLEMAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Los principales problemas que enfrentamos para un correcto control de costos son:
1) Localización de las obras 2) La diversidad de obras 3) El factor humano 4) La maquinaria 5) Material y refacciones 6) Subcontratos 7) Fletes
Describiremos cada uno de estos problemas, que nos pueden entorpecer la correcta ejecución del control.
1) LOCALIZACIÓN DE LAS OBRAS
En la mayoría de las ocasiones las obras de las constructoras son fuera de la Oficina Central, al estar ubicados a una considerable distancia, provoca que se entorpezca la comunicación administrativa.
Por tanto los costos tienden a elevarse entre mas alejados se encuentren; resultará al mantener una comunicación personal y directa de una forma constante, los fletes y acarreos de materiales, equipo, maquinaria, refacciones, personal, etc.
Por otra parte, existen problemas en la obtención y envío de información sobre la situación en que se encuentra la obra. Esto da como resultado que la oficina matriz tendrá dificultades en la toma de decisiones y el dictado de las ordenes. El Departamento de
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Contabilidad no cuenta con la información de forma periódica y oportuna.
2) DIVERSIDAD DE LAS OBRAS
Seria mas fácil de llevar un control si la constructora se especializará en un solo ramo y actividad. Pero como dadas las condiciones económicas del país hacen esto imposible, hay empresas que tanto se dedican a la Edificación como a Obras Industriales.
El problema no solo viene en como homogeneizar los sistemas administrativos, si no desde la rotación del personal. Lo cual dará como resultado que todo nuestro personal técnico y administrativo no debe de ser rotado a varios tipos de obras, tratar de especializarlos.
Además tenemos la multiplicidad de procesos en cada obra, lo cual implica la necesidad de controlar cada uno de los conceptos de obra, para conocer la utilidad o perdida de cada uno de ellos; teniendo como consecuencia el que se tenga que efectuar una vigilancia estrecha, siendo esto muy complicado y caro para el constructor. Afectándoles esto directamente, ya que habrá procesos en que dejen de ganar debido a su falta de control adecuado.
3) FACTOR HUMANO
Ya que el personal juega una parte importantísima del proceso de construcción, es necesario hacer resaltar los problemas que éste encierra, que es el principal en toda obra de construcción.
A cada grupo de operaciones o función esencial corresponde una capacidad especial, lo cual resulta acertado, ya que en las obras, por lo general, el superintendente encargado maneja tanto la cuestión técnica como la administrativa, siendo que éste en la
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mayoría de las ocasiones no tiene la capacidad suficiente para administrar y si la tiene, es difícil que pueda ejecutar las dos funciones, ya que debe producir mas en el campo como técnico que como administrador en la oficina. Además, es incosteable que trabaje en la administración, porque descuida total o parcialmente el desarrollo de la obra, que es lo que da productividad al negocio. Sin embargo, así se ha venido trabajando en la mayoría de las constructoras, afectándoles esto sin que los contratistas se percaten de la situación, dejando que el técnico controle todo, exigiendo que se interese mas por producir que por administrar, ocasionando que renuncie fácilmente a la idea de controlar correctamente sus costos y la administración en general.
Con el personal de campo también existen dificultades, cono es la contratación, ya que es problemático obtener gente por obra determinada, por la sencilla razón de que siempre buscan un trabajo estable. La elaboración de las listas de raya y el chequeo de tiempo para las horas trabajadas son así mismo, otro concepto que sin un sistema adecuado entorpece la labor administrativa de la obra.
Otra situación compleja se presenta con los trabajadores que se contratan a base de trabajos a destajo, a los cuales habrá que controlar exhaustivamente para que la calidad de su trabajo este de acuerdo con lo estipulado en las especificaciones del contrato firmado con el cliente y que estén utilizando también los materiales adecuados, ya que en ocasiones usan materiales de mala calidad y esto puede elevar el costo, repitiendo dichos trabajos. En la actualidad vivimos en un país que atraviesa por una carencia de adelanto educativo, lo cual nos afecta de manera directa, ya que la mayoría de los trabajadores del campo no saben leer ni escribir, motivo por el cual es inútil pretender que informen de su trabajo. Por lo tanto, es casi imposible llevar un control exacto de cada uno de estos trabajadores.
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Existe entre los empleados o trabajadores, la costumbre de cuidar sólo de sus objetos personales y de su propiedad, y aveces ni estos; en cambio, con aquello que no les pertenece son muy descuidados, ya que no cuidan las herramientas, materiales y maquinaria que se les proporciona para que realicen todas y cada una de sus labores. La misma situación geográfica de la obra no permite por otro lado, el que se pueda contar con un sistema adecuado de albergues de empleados, así como la falta de lugares higiénicos donde comer.
Los trabajadores de las obras se ven constantemente acechados por los riesgos y peligros que existen en cualquier construcción, lo cual implica el que se lastimen constantemente. Existen lugares en donde hay asistencia por parte del Seguro Social, sin embargo, en otros, todavía no ha llegado dicha asistencia y así los empresarios se ven obligados a proporcionar directa o indirectamente un servicio médico, el cual no siempre podrá estar en la obra, sino a cierta distancia. Todo lo descrito anteriormente trae consigo la falta continua de los trabajadores a sus labores cotidianas y por consecuencia, la elevación de los costos.
Los patrones, como solidarios responsables ante el Fisco de la inscripción de sus subordinados ante el Registro de Causantes y como retenedores del impuesto correspondiente, se percatan en muchísimos casos de que el trabajador no está inscrito, o bien, no se acuerda de su número de registro, cosa que parece incoherente, pero que es real; la misma situación en su caso ocurre con el número del Seguro Social. También por lo que al personal administrativo se refiere, es difícil poderle dar por parte de la constructora, oficinas y elementos materiales que satisfagan totalmente sus necesidades.
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4) LA MAQUINARIA
SI examinamos los Estados Financieros de cualquier empresa constructora se puede observar claramente que un considerable volumen de las inversiones totales están precisamente representadas dentro del grupo de Activo Fijo, por el renglón "Maquinaria y Equipo ", el cual es indispensable para este género de negocios, ya que para realizar las grandes obras de ingeniería, tales como caminos, puentes, presas, etc., se requiere de equipo especializado. Por consecuencia, los cargos a los costos que tienen origen en estos bienes por concepto de mantenimiento y depreciación de los mismos, son elemento esencial del costo.
Lo anterior da idea de la importancia que la maquinaría y equipo tienen en las constructoras, pero más aún, considerando que si cada una de las empresas comprasen las unidades que necesitarán, llegaría a tener inversiones muy fuertes en maquinaría, lo que sería riesgoso, si en cualquier momento no se emplearán éstos, provocando que se tuviera una inversión improductiva, que podría ocasionar situaciones desfavorables para la empresa y que, inclusive se llegaría a la quiebra de la misma.
Por otro lado se podría pensar en el arrendamiento de la maquinaría, lo cual tiene el mismo problema para su adecuado control, y aún más, puesto que la mayoría de estos contratos se hacen por horas trabajadas, se tendría que estar adecuando el equipo para que no pare.
Tomando en cuenta lo anterior, debemos de controlar los costos de maquinaría en cada una de las obras, así como también cada elemento que interviene en el funcionamiento de dichas maquinas.
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En primer lugar se tendrá que llevar un inventario de los combustibles y su control de alimentación al equipo, lo cual representa un problema de consideración, puesto que el almacén que se tiene en una obra siempre en un lugar fijo y, muchas veces lejos del frente de construcción, hace difícil el abastecimiento a la maquinaría, por lo que generalmente se establecen vehículos especiales para darles servicio adecuado y controlar los consumos para cada maquina.
Para el manejo de la maquinaría, es necesaria la contratación de operadores especialistas, a quienes es difícil de conseguir a un razonable precio. Por otra parte, no es conveniente tener operadores de mala calidad, pues no habría productividad y además la máquina con malos manejos tiende a reducir considerablemente su vida útil. A estos operadores se les paga generalmente con base a un salario fijo y un porcentaje sobre la producción que logren; entonces tendremos que establecer nuevamente un control, para saber que realmente se les paga lo correcto.
Aún teniendo buenos operadores, se puede dar el caso de que no cuiden debidamente la máquina, lo que representa un verdadero problema para los empresarios.
Cuando la maquinaria se encuentra en la obra es común que la oficina central no cuente con los elementos necesarios para conocer el estado que guarda la maquinaría a una fecha determinada, ocasionando el que no se considere cuando hay que renovar la máquina o hacer las reparaciones necesarias, ni tampoco si está operando con el rendimiento adecuado.
Cuando un equipo ha trabajado determinado número de horas y no obstante el continuo mantenimiento que se la ha proporcionado, la operación de dicho equipo se vuelve incosteable y esto se manifiesta generalmente por constantes paros, ajustes mecánicos a
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menudo, falta de potencia, consumos excesivos de combustibles y lubricantes, etc., es necesario hacer una reparación en forma tal que una vez corregidas todas la anomalías, trabaje con la eficacia para lo que está diseñada.
De lo anterior, podemos deducir que existirán lo que se puede llamar reparaciones mayores y menores. La tendencia general, es que todas las reparaciones mayores se realicen en las oficinas centrales, en donde se cuenta con el personal especializado, lo que trae como consecuencia la necesidad de regresar la máquina y efectuar el desembolso correspondiente; sufriendo por otra parte, una disminución en la productividad, por falta de dicho equipo.
En lo que respecta a las reparaciones menores, se verá afectado el costo en los renglones de mano de obra,, materiales e indirectos,, como también en la baja de los volúmenes de producción en el frente de la obra.
Otro problema que encontramos es el que en muchas ocasiones, debido a que un cierto equipo es demasiado caro y se va a ocupar por corto plazo, se hace necesario buscar una persona física o moral para rentarle el equipo, teniendo que elaborar contrato de arrendamiento, garantizar dichos contratos mediante una fianza y mantener el doble de vigilancia sobre su productividad.
Dependiendo de la magnitud de los almacenes de las obras, deberá tenerse en ellos un razonable número de refacciones, que en la mayoría de los casos representa un valor bastante elevado y por lo tanto, es necesaria una vigilancia estrecha para dichas refacciones.
Además, será importante hacer un estudio para determinar las refacciones de más frecuente uso para cada maquina, indicando a cada obra los mínimos y máximos de refacciones que debe tener en su
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almacén. Esto es de gran importancia, puesto que en un momento dado se puede quedar la empresa o las obras con una sobreinversión, debido a la venta de maquinaria, o bien, a los cambios en las especificaciones de refacciones, para mejoras de las máquinas que hacen continuamente los fabricantes.
5) MATERIALES Y REFACCIONES
Por lo respecta a las obras en la construcción, el abastecimiento oportuno y adecuado es bastante deficiente, ya que como anteriormente se indicó, la lejanía y situación geográfica no permiten esta facilidad; teniendo como consecuencia el que las compras las tengan que hacer en el lugar mas cercano y los precios que logren no se compararán nunca con los que puede lograr la oficina central. Se tendrá entonces que las compras mayores se deberán canalizar por medio de la oficina central para abatir costos y las menores las hará la obra, entorpeciendo hasta cierto punto el control de los mismos; el motivo es las variaciones en precios, debido a los descuentos que le otorgan a la oficina central.
El control de consumo de material, representa un verdadero problema, debido a que el almacén de las obras no se encuentran precisamente en el frente de la obra y por lo tanto, el almacenista no sabrá exactamente a que parte de la producción se está llevando el material solicitado.
Toda salida de material de los almacenes debe estar cubierta con el comprobante respectivo, debidamente autorizado por la persona o personas que tengan facultad para hacerlo. Además, deberá expresar el objeto para e cual va a utilizar el material.
Sin embargo, en las construcciones nos enfrentamos con la problemática de que a las personas que se les puede dar esta facultad están siempre en el frente de la obra y se les dificulta traer
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papeles; en esta caso, los vales de salida que tienen que elaborar para mandar al personal a recoger los materiales y por otra parte, en los turnos nocturnos que se deja personal que trabaja a destajo, necesitan tanto materiales, como refacciones y se entorpecería el trabajo si no se les surte el material deseado, provocando esto, la falta de control.
En la industria de la construcción, existen además, muchos conceptos en la integración de obras, por lo tanto, habrá que estar analizando que clasificación del costo se va a afectar en cada caso.
Aún cuando se les haya impuesto a los almacenistas llevar vales de salida, es muy común que la cantidad que en ellos se especifica sea alterada, escribiendo sobre esa cantidad otra muy distinta y después, en el momento de hacer las aplicaciones de control, no se conoce a ciencia cierta que cantidad surtió.
Para el adecuado control de las existencias, será necesario que el almacenista conozca bien cada una de las piezas que se usan en la industria de la construcción, precisamente para evitar tener un stock obsoleto, o bien, mantener materiales de poco movimiento.
Es problema pues, encontrar personal que tenga las características antes señaladas y por lo tanto, habrá que buscar la forma de corregir la ineptitud.
El control de lo que ingresa a almacén es tan importante cono el control de lo que sale del mismo, pues tenemos que en muchas ocasiones en las entradas, tanto locales como en las de oficina central, los materiales adquiridos se registran como de uso inmediato, afectando directamente al costo, provocando que no se considera como inventarios, falseando de este modo la información.
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Dependiendo de lo que el contrato de construcción indique, podemos observar que en algunos que se efectúan con el gobierno, éste estipula que proporcionará materiales como cemento,varrilla, cal, etc., por lo que el contratista se ve obligado a controlar y vigilar que dicho material no se funda con sus inventarios y como es lógico, el precio unitario varia con respecto al que puede conseguir el constructor, cambiando al mismo tiempo el costo de la construcción.
6) SUBCONTRATOS
En innumerables ocasiones los contratistas se ven en la necesidad de delegar parte del trabajo que les corresponde, debido a varias causas de tipo técnico, como la falta de equipo suficiente, falta de mano de obra capacitada, etc.
En algunos casos, cierto contrato provocará que la subcontratación sea por el total de la obra, pero debido al enfoque del tema no hablará de este tipo de subcontratación, sino únicamente a la parcial.
7) FLETES
Existen básicamente dos tipos de problemas en los fletes, por acarreo de materiales y los que se pagan por el transporte, tanto de maquinaría, como de refacciones a la obra.
En los fletes por acarreo, es muy difícil controlar el número de viajes y la distancia recorrida, ya que los tiros de materiales son muy variados. Además, los choferes de los camiones siempre están buscando como sacar el mayor provecho de sus viajes y en innumerables ocasiones se ha dado el caso de que sobornen a los encargados para que les anoten mayor cargo o número de viajes, afectando esto directamente al costo de los acarreos y por lo mismo, se verán diferencias en el presupuesto.
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En toda compañía, cuando se compra cualquier tipo de maquinaria, se le aumenta a su valor los gastos por fletes y acarreos; cuando en la industria de la construcción no se está comprando la maquinaría, los fletes se tienen que cargar al costo, pero esta erogación se realiza al principio de la ejecución de la obra y si se lleva al total, se verá afectada la utilidad en los primeros meses de construcción.
Por otra parte, en la liquidación de fletes, hay que hacer un recuento por cada uno de los fleteros, de lo que se debe, revisando el número de viajes, la carga total por viaje, así como el importe a pagar.
Todos estos puntos se llevan un sinnúmero de personal y también de tiempo. Por lo general, la liquidación de los fleteros NO es comprobada por las constructoras, mediante recibos expedidos con papelería membretada de la constructora, siendo así está no es aceptada por las autoridades fiscales y trae como consecuencia además el que se pueda comprobar falsamente cualquier erogación por parte de los superintendentes.
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IV. 7 EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO
Para poder entender como aplicamos este concepto al control administrativo, debemos entender ¿qué es? y ¿cómo? se formó.
ANTECEDENTES
La historia de la calidad se remonta, indudablemente, a los primeros esfuerzos del género humano; donde el proceso constructivo era artesanaly que era un logro fabricar lo que se tenía pensado.
En un principio toda actividad artesanal estaba regulada por estatutos gremiales, que estipulaban quienes podían obtener el grado de maestros para así poder pertenecer a estas corporaciones; los gremios controlaban la calidad, cantidad y precio de los productos y sólo aquellos que poseían un taller podían pertenecer a un gremio.
De acuerdo con los conceptos actuales de administración se considera a la calidad, como el conjunto de características que se puedan apreciar en un producto y que sirven para determinar hasta que grado, éste es útil al cliente y responde a sus expectativas.
Antes de las Guerras se llevaba un control estadístico, en donde si se encontraba un cierto número de piezas defectuosas se rechazaba todo el lote. Frente a las crisis y las Guerras se hizo necesario abaratar costos utilizando nuevos materiales y también orientando a la empresa a las ventas; por tanto la calidad se hizo necesaria y se desarrollaron distintos sistemas para controlarla.
Los japoneses debían aprovechar al máximo los materiales de que disponían y no tenían que importar, además no tenían que importar y sobre todo debían sacar partido a su mayor riqueza "el capital humano"; ya que éste era el único recurso que les podría
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asegurar su supervivencia. Su mayor aspiración era tanto controlar la calidad, como detectar la No calidad; lo que los condujo a la Filosofía del Control Total de la Calidad.
La calidad no se controla, se hace. Controlar la calidad significa que nos proponemos detectar lo que esta mal echo, Juera de especificaciones y corregirlo. Si la calidad se hace, no es necesario emplear dinero y esfuerzo en corregirla.
Si cada persona y cada organización hace su trabajo con calidad no se perjudicara a otros, y los demás no cargaran con la responsabilidad de corregir lo que esta mal hecho.
Aceptar el reto de la calidad significa conciencia social, educación, deseo de superación, responsabilidad, compromiso de hacer las cosas bien a la primera y deseo de optar por una mejor calidad de vida.
El mejor programa de calidad fracasa sino se trabajan las comunicaciones, las relaciones interpersonales, los estilos de mando y los métodos de administración.
Lograr el autocontrol de la calidad requiere de método-sistema, acciones e inversiones que si bien en un primer momento parecen aumentar los costos, si son planificados correctamente y llevados a la práctica con eficacia, repuntarán en un ahorro constante; a la vez que se convertirán en un motor de cambio, de motivación para los trabajadores y del éxito para el empresario.
La formula de la calidad total es así un elemento que define los distintos puntos a considerar para desarrollar una administración en la organización y siguiéndola paso a paso, permite reflexionar sobre los puntos que ya se tienen cubiertos y cuales son las debilidades más notorias que exigen pronta solución.
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La formula de la calidad total es expresada de la siguiente manera:
CT=CP + CA+CS + CV
De donde considerando cada sumando en forma detallada tenemos:
Calidad de Producto (CP)
I.- Productos y maquinarias que se usan en la fabricación 2.- Productos que se fabrican o venden 3.- Uso de materiales no contaminantes de componentes no tóxicos o
perjudiciales.
Calidad Administrativa (CA)
L- Interna : Preocupación compensada por la producción, calidad y recursos humanos. Estilo de dirección y mando participativo.
2.- Externa : Preocupación por dar un servicio al cliente de acuerdo con sus necesidades, libre de manipulaciones y engaños publicitarios.
Calidad de Servicio (CS)
L- Internas: Implantación de la cadena vendedor-cliente
2.- Externa: Orientación de la empresa al cliente Eficaz servicio técnico al cliente
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Calidad de Vida (CV)
1.- Interna : Ambiente motivador y participative* Buen ambiente Comunicaciones abiertas Bajo nivel de tensión Posibilidades de desarrollo personal
2.- Externas : Productos que ayuden a la salud y preservar la vida Proporcionar una mejor calidad de vida a los clientes con los productos. No contaminación del medio ambiente Protección de la naturaleza
La implantación y medida de la calidad, están basadas en principios desarrollados en las normas ISO 9000, que se refieren tanto al aseguramiento y administración de la calidad. En las normas ISO 8402 se define un vocabulario de la calidad y en las ISO/DIS 10011 y 10012 se dan las pautas para los sistemas de auditoria de la calidad y las exigencias de la garantía de calidad para equipos de medición. Por lo tanto, para implantar y medir la calidad de un producto será necesario conocer, aplicar y respetar la normatividad desarrollada por ISO, por ser la herramienta mas útil, reconocida mundialmente.
Las normas correspondientes a la administración de la calidad y al aseguramiento de la calidad tienen su origen, en gran parte, en las normas de la industria militar de los Estados Unidos de Norteamérica, a las que se les conoce como MIL-Q-9858 en 1958, las cuales se aplican a los proveedores de materiales y servicios de la industria militar.
Ante el desarrollo de la energía nuclear se emitieron las normas ANSI-ASME N 45.2-1977, para el aseguramiento de la calidad para la industria nuclear y espacial apoyadas por la
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American Nuclear and Space Industry (ANSI) y la American Society of Mechanical Engineers (ASME), con las cuales se popularizó el concepto de "Evaluación del Proveedor ".
En 1979 la British Standart Institution (BSI) público en el Reino Unido su BS 5750, esta norma llego a ser modelo para la ISO 9000, la cual fue acordada por la Comunidad Europea para sistemas de calidad.
En 1987 se emitieron las primeras cinco normas internacionales sobre aseguramiento de calidad, conocidas como las norma ISO 9000, y las modificaciones y mejoras de las mismas aparecen en 1994 y son las normas vigentes en materia de calidad.
Las Normas ISO 9000 se describen como el refinamiento de todos los mas prácticos y genéricamente aplicables principios de sistemas de calidad y la culminación de acuerdos entre las mas avanzadas autoridades en estas normas como la base de una nueva era en la administración de la calidad.
ISO No. TITULO
ISO 8402:1994 Administración de la calidad y aseguramiento de la calidad. Vocabulario.
ISO 9000:1994 Administración de la calidad y aseguramiento de la calidad. Directrices para la selección y uso.
ISO 9001:1994 Sistemas de calidad-Modelo para el aseguramiento de calidad en diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio.
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ISO 9002:1994 Sistemas de calidad-Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio.
ISO 9003:1994 Sistemas de calidad-Modelo para el aseguramiento de la calidad en la inspección y pruebafinal
ISO 9004-1:1994 Normas para la administración de la calidad y elementos del sistema. Parte I: Directrices.
Antecedentes
En nuestro país se inicio el desarrollo de sistemas de calidad a partir de 1975, como consecuencia del proyecto de la central nuclear de Laguna Verde, Veracruz.
En 1989 se fundo el Comité Consultivo Nacional de Normalización de Sistemas de Calidad (CCONNSISCAL) ahora Comité Técnico Nacional de Normalización de Sistemas de Calidad (COTENNSISCAL).
En 1992 la Dirección General de Normas actualiza y publica la Ley sobre Meteorología y Normalización, en 1993 se constituyen los primeros organismos de certificación de sistemas de calidad, acreditados por SECOFI-DGN que son Calidad Mexicana Certificada, A.C., (CALMELCAC) y el Instituto Mexicano de Normalización y Certificación (IMNC). En 1995 se actualizan y publican la serie de normas mexicanas NMX-CC en su versión 1995, equivalente a la serie de normas ISO 9000.
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La norma Oficial Mexicana (NOM)
La norma oficial mexicana es la regulación que contiene las características o especificaciones que deben cumplir los productos y procesos cuando estos puedan constituir un riesgo para la seguridad de las personal o dañar la salud humana, animal, vegetal o el medio ambiente general y laboral o cuando se trate de la prestación de servicios de forma generalizada para el consumidor. Esta norma es de carácter obligatorio.
La Norma Mexicana (NMX)
La norma mexicana es la norma de referencia que emiten los organismos nacionales de normalización. Estas normas constituirán referencia para determinar la calidad de los productos y servicios de que se trate, particularmente para la protección y orientación de los consumidores. Dichas normas en ningún caso podrán contener especificaciones inferiores a las establecidas en las normas oficiales mexicanas, y son normas voluntarias, de carácter no obligatorio.
NMX-CC-001.1995 IMNC
Es la primera de la serie de normas mexicanas de calidad NMX-CC y se le denomina Administración de Calidad y Aseguramiento de la Calidad. Vocabulario.
La NMX-CC-001 es la norma mexicana equivalente a la norma internacional ISO 8402-1994 (Quality Magnament and Quality Assurnace. Vocabulary)
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Su contenido es como sigue :
1. Campo de aplicación 2. Términos y definiciones
Sección 1 .-Términos generales. Sección 2.- Términos relacionados con la calidad. Sección 3.- Términos relativo a los sistemas de calidad. Sección 4.- Términos relacionados con herramientas y técnicas.
NMX-CC-002/1:1995IMNC
NMX-CC-002/1 denominada normas para la administración de la calidad y aseguramiento de la calidad, consta de cuatro partes que son las siguientes:
Parte 1: Directrices para selección y uso. Parte 2: Directrices de aplicación. Parte 3: Directrices para la aplicación de la NMX-CC-003 al desarrollo, suministro y mantenimiento de software. Parte 4: Aplicación para la administración de la seguridad de funcionamiento.
La NMX-CC-002/1 es la norma mexicana equivalente a la norma internacional ISO 9000-1 1994.
El contenido de esta norma expresado en forma general es el siguiente:
L-Antecedentes. 2.- Referencias. 3.- Definiciones. 4.- Conceptos principales. 5.- El papel de la documentación.
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6.- Situaciones de un sistema de calidad. 7.- Generalidades. 8.- Selección y uso de las normas para el aseguramiento de la calidad externa.
NMX-CC-003:1995IMNC
La NMX-CC-003 tiene como título Sistemas de calidad -modelo para el aseguramiento de la calidad en diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio, y es equivalente básicamente con la norma ISO 9000-1- 1994.
Su objetivo principal es establecer los requisitos mínimos que debe cumplir el sistema de aseguramiento de calidad de un proveedor que tiene la responsabilidad de diseñar, producir, instalar un producto y proporcionar el servicio correspondiente al producto, y en su contenido se contemplan los requisitos del sistema de calidad desglosados de la siguiente forma:
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.
La primera actividad de toda organización es la de establecer sus principios generales, o políticas, los cuales serán su guía de acción. La segunda es la de establecer sus objetivos cuantitativos. Estas dos actividades deben difundirse en todos los niveles de la organización y es responsabilidad de la dirección, que estas actividades se realicen.
De igual manera es una actividad básica de la dirección definir la estructura organizacional de la empresa. Una organización bien definida y cuyos miembros cuentan con sus responsabilidades y autoridades en forma gráfica y por escrito, les da confianza así mismos y sobre todo al cliente.
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Proporcionar todos los recursos al personal encargado de realizar las verificaciones de calidad, además de darles entrenamiento adecuado.
SISTEMA DE CALIDAD.
La norma define el sistema de calidad, como la estructura organizacional, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos de la misma, necesarios para implantar la administración de calidad.
REVISION DE CONTRA TO.
La empresa debe revisar el contrato y las ordenes de compra para asegurar que se tiene la capacidad de producción y la capacidad de medición de las características especificadas, así como el equipo para aplicar un plan específico y pruebas, y de las medidas que adoptará para efectuar el seguimiento.
CONTROL DEL DISEÑO.
La empresa definirá las responsabilidades y autoridad del personal involucrado en controlar, verificar y asegurar que el diseño del producto cumple con los requisitos especificados.
La información debe contener o referirse, sino a los criterios de aceptación de cada parámetro del producto, pero si mencionar por lo menos la norma o especificación con la que se diseñaron dichos parámetros.
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS.
Esta sección debe ser aplicada a todo el programa de aseguramiento de calidad. Para fines de control, los documentos se clasifican en controlados y no controlados.
Documento controlado es aquel en el cual tanto su distribución como su actualización deberán estar registrados.
Documento no controlado será aquel en que no hay necesidad de actualizar, pero si hay que dejarlo asentado en un registro.
Los documentos controlados de la bibliografía del sistema de aseguramiento de calidad se clasifican de acuerdo con su contenido en:
Políticas.- Documento que establece el criterio de la empresa respecto con un tema en particular.
Procedimientos.- Documento que describe en forma general las normas por las que deberá regirse la actuación de las personas responsables de efectuar y administrar tareas que sean necesarias, para cumplir con los criterios establecidos por la empresa definidos en sus políticas.
Instructivos.- Documento que define detalladamente las acciones que deben ejecutarse, su secuencia y al responsable de sus ejecución para desarrollar una tarea específica.
En un principio, el responsable del sistema de aseguramiento de la calidad recopila los borradores de la áreas involucradas en el sistema de calidad, tanto políticas, procedimientos e instructivos, los cuales, después de su estudio y aprobación, generan los originales.
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Los documentos que se integran a la bibliografía del sistema de aseguramiento de calidad, deben elaborarse con la participación de las personas responsables de las áreas, departamentos o secciones de la empresa que tengan una relación directa con el tema tratado en el documento.
la elaboración de los documentos mencionados debe realizarse con la coordinación del responsable del sistema de aseguramiento de calidad, quien lleva el seguimiento del proceso.
Una vez estructurados los documentos deben:
Ser claramente legibles y comprensibles. Ser identificados con una clave que los singularice. Contener el número de revisión que le corresponda. Contener las fechas de emisión y de cancelación. Tener enumeradas en forma consecutiva las hojas del mismo
documento. Tener las firmas de revisión y autorización de los responsables
del sistema de aseguramiento de calidad.
La responsabilidad de hacer las revisiones a las modificaciones de documentos de calidad recaen generalmente en el departamento responsable del sistema de aseguramiento de calidad.
Se debe conservar actualizado un registro de la distribución de las copias del documento original, con objeto de que dichas copias se actualicen en caso de modificación de cualquier parte de su contenido.
ADQUISICIONES
Generalmente es responsabilidad del departamento de calidad el efectuar una evaluación del sistema de calidad de los proveedores
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de materias primas. Los resultados de esta evaluación se deben registrar en un formato definitivo en el manual de calidad. En función de estos resultados se emite un aviso de alta de proveedor autorizado.
En caso de que la evaluación el proveedor resulte no confiable, se informará a las áreas que resulten afectadas por el uso de las materias primas proporcionadas por dicho proveedor. Es responsabilidad del área de calidad emitir y controlar el listado de proveedores autorizados.
La empresa debe definir las responsabilidades del personal del área de adquisiciones en cuanto a desarrollo, revisión y aprobación de ordenes de compra.
La revisión y aprobación de estas ordenes se deben basar en el cumplimiento de los puntos descritos en este criterio de adquisiciones de la norma.
El objetivo básico de este punto es el desarrollo de los métodos adecuados para asegurar que los requisitos para los proveedores sean claramente definidos, comunicados y, lo más importante, que sean completamente entendidos por el proveedor. Estos métodos pueden incluir procedimientos escritos para la preparación de las especificaciones, dibujos, ordenes de compra, y reuniones con los proveedores antes de realizar el pedido.
La empresa debe establecer y mantener los procedimientos para la verificación, almacenamiento, y servicio adecuado a las materias primas, materiales y productos comprados para incorporarlos al proceso. Estos procedimientos deben incluir áreas de segregación claramente señaladas y otro métodos apropiados para prevenir que los suministros rechazados o no inspeccionados sean usados de manera indebida o inadvertida.
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Los registro de calidad del área deben ser mantenidos para asegurar la disponibilidad de datos históricos, para estimar y evaluar la operación del proveedor y sus tendencias de calidad.
CONTROL DE PRODUCTOS PROPORCIONADOS POR EL CLIENTE.
La empresa debe definir responsabilidades para el control de los productos provistos por el comprador. Debe desarrollar, mantener y actualizar procedimientos para la verificación, almacenamiento y mantenimiento de estos productos. Es recomendable contar con un pequeño manual especifico para estos productos, en donde se cuente con procedimientos para la verificación y prueba de recibo. Y también con procedimientos de almacenaje, manejo, mantenimiento, identificación y sistema de rastreabilidad.
IDENTIFICACIÓN Y RASTREABILIDAD DEL PRODUCTO.
La empresa debe desarrollar los procedimientos necesarios para identificar los productos de toda la etapa de producción, este sistema puede estar basado en etiquetas, sellos, marcas sobre producto o números secuenciales, etc.
Los productos no confiables deben ser identificados claramente por los mismos medios pero señalando el estado de rechazo. Esto debe estar definido en el procedimiento correspondiente.
Por rastreabilidad entiéndase la habilidad de identificar todo producto hecho y su objetivo es el de contar con documentos históricos que proporcionen información sobre el desarrollo, la utilización, la localización, y el registro de todos los factores que intervienen en la elaboración de un producto.
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Cuando la rastreabilidad sea importante para el control debe imponerse un sistema apropiado de identificación, desde el proveedor y a través del proceso productivo hasta el embarque.
CONTROL DEL PROCESO.
Este criterio se refiere a la secuencia de eventos que se tienen bajo control a todo lo largo de un proceso, con objeto de mantenerlo libre de problemas.
Es importante en este punto el identificar y controlar aquellos procesos especiales mediante la aplicación de procedimientos que describan no solo la manera de efectuar dichas actividades sino también el sistema de autorización y clasificación tanto del proceso como del personal entrenado para ello.
INSPECCIÓN Y PRUEBA.
La empresa debe crear y mantener los procedimientos apropiados para la inspección de recibo de las materias primas, o materiales directos. La empresa debe definir responsabilidades para efectuar estas actividades, las que recaen en el personal de aseguramiento de calidad.
El procedimiento de inspección de materias primas debe contemplar la situación en la cual se toma material sin haber sido inspeccionado debido a urgencias de producción. Debe definirse un sistema de identificación de estos materiales hasta que la prueba se realice y se obtenga el resultado.
Un sistema de inspección en proceso efectivo hace posible la reducción de inspección final. El control de la inspección en proceso involucra inspecciones y verificaciones en las diferentes etapas de un
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B I B L I O T E C A Jwt tn to TVnolórico fe U Oautrurdé.
proceso de manufactura, si se presenta algún problema de rechazo se detectan rápidamente y se corrigen antes de que afecten la calidad del producto final
Los procedimientos de prueba e inspección final deben contemplar como requisito que todas las inspecciones y pruebas de proceso y de recibo se realicen y contemplen antes de someter el producto a esta prueba final.
Los registros de inspección y de prueba deben ser controlados. Estos registros son la evidencia más efectiva de que el material cumple con los requerimientos especificados. Es tal la importancia de estos que los clientes eventualmente solicitarán copias certificadas para su estudio y archivo. Estos certificados dan confianza al cliente.
CONTROL DE EQUIPO DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y PRUEBA
La empresa debe preparar y utilizar los procedimientos apropiados que indiquen como se selecciona, y bajo que criterios, los equipos de medición y prueba. Se puede crear un programa paralelo al plan de calidad para preparar el equipo a utilizalelo al plan cada punto de inspección y prueba.
La empresa deberá definir los intervalos apropiados de calibración de equipo de inspección, medición y prueba.
La empresa debe mantener procedimientos de calibración que incluyan además la manera de registrar los equipos de inspección, medición y prueba. Estos registros pueden ser controlados y archivados junto con los certificados de calibración de cada equipo o instrumento. El registro inicial puede tener como base un inventario de instrumentos de medición.
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La empresa deberá definir el porcentaje de error permitido en sus equipos de inspección, medición y prueba. Esto se hará con base en las especificaciones del producto. Esta desviación debe anotarse en el certificado de calibración del equipo, en la etiqueta que muestre el status de calibración.
El equipo debe identificarse con una etiqueta autoaderiblee que contenga los datos mostrados a continuación :
I.- Equipo calibrado 2. - Número de certificado o registro del equipo 3.- Nombre de quien efectúa la calibración 4.- Fecha de la calibración 5. Fecha de vencimiento o de la próxima calibración
La empresa debe tener un sistema de control sobre los registros de calibración de sus equipos, el cual debe contemplar la distribución de certificados de calibración a los usuarios de éstos equipos.
La empresa debe utilizar los procedimientos preparados para verificar los resultados obtenidos con equipos que están fuera de calibración.
La empresa debe mantener los procedimientos necesarios y convenientes que indiquen el modo de manejar, preservar y almacenar los equipos de inspección, medición y prueba.
ESTADO DE INSPECCIÓN Y PRUEBA
La empresa debe mantener y controlar los procedimientos aplicables al estado de inspección y prueba de los productos.
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Estos procedimientos deberán contener como mínimo lo siguiente:
1. - Definir el sistema de identificación del material en producción 2.- Definir el sistema de identificación del estado de inspección y
pruebas 3. - Definir la responsabilidad y autoridad del personal que realiza
actividades de verificación 4.- Definir el control que se debe tener sobre las identificaciones
del estado de inspección y pruebas. 5.- Definir, controlar y mantener registro de todas las inspecciones
y pruebas realizadas a los productos, para que sean rápidamente identificadas y relacionadas con el material en cuestión.
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
La empresa debe mantener y controlar los procedimientos aplicables al los productos no conformes, con especificaciones, mediante la definición de las siguientes actividades:
/.- Identificar el material que no cumple con los requisitos especificados, mediante la utilización de sellos, etiquetas de material rechazado, estampas, colores o utilizando áreas designadas para material no acorde.
2.- Definición de responsabilidades y autoridades para aceptar y rechazar el producto y para disponer de este material defectuoso ya sea para reproceso, degradación o segregación.
3.- Definición de criterios y aceptación y rechazo, y si de este último se trata los criterios utilizados para decidir sobre el reproceso del producto, degradación o segregación.
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4.- Definición de un sistema de identificación del material que entra de vuelta al proceso.
5.- Definición de un sistema de documentos y notificaciones de rechazo a los departamentos concernientes.
La Norma requiere que sea definido el departamento o persona responsable de las revisiones del producto no conforme, así como la autoridad de ellos.
ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
La prevención de defectos es tarea prioritaria de la organización. Las acciones tomadas para la investigación de problemas potenciales antes de que estos aparezcan es recomendable en mayor grado que la corrección de los mismos.
Los objetivos básicos de los sistemas de acción preventiva y correctiva son los siguientes :
1.- Detectar y asegurar la solución de problemas que afecten la calidad del producto.
2.- Recolectar y distribuir los registros históricos de los problemas para hacer usada en la prevención de fallas.
3.- Mantener a la administración atenta sobre los problemas que afecten a la calidad.
La acción correctiva debe definirse y documentarse en procedimientos controlados y contener una estructura que demuestre ser efectiva de acuerdo con las características propias del producto y proceso.
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MANEJO, ALMACENAMIENTO, EMPAQUE , CONSERVACIÓN Y ENTREGA.
Los procedimientos creados por la empresa para el manejo de productos deben tener como objetivo el prevenir daños y deterioros durante el manejo. Para ello puede definirse lo siguiente :
I.- Manera de levantar el producto. Ya sea manualmente, con grúa o montacargas. Esta actividad debe especificarse y verificar que se sigua la forma correcta de hacerlo.
2.- Movimientos de producto. Esta actividad debe de tomar en cuenta la velocidad del movimiento y la vibración producida por dicho movimiento. Se deberán especificar los limites permitidos. Esta actividad es critica en productos electrónicos, equipos de medición, inspección y prueba.
3.- Utilización de etiquetas que recomienden practicas aceptables como " Levante Verticalmente, Manéjese con Cuidado, Contiene Equipo Delicado, No se Agite, No se Golpee ".
4.- Auditor que estas actividades se lleven a cabo. La empresa debe definir al responsable de estas revisiones.
El empaque debe asegurar al producto de daños y golpes, de la intemperie como humedad, polvo, lluvia, rayos solares, vibraciones y movimientos bruscos; y sobre todo, mantener la calidad del producto durante el traslado del mismo de la planta al cliente.
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La empresa debe asegurar la conservación del producto antes de la entrega para prevenir daños, tomando en cuanta lo siguiente :
L- Protección contra condiciones ambientales 2. Protección contra movimientos 3. Cantidad de material estibado 4. - Identificación y documentos a entregar 5.- Temperatura, humedad y limpieza 6. - Sistema de carga y descarga
CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
Los procesos de control de registros de calidad deben definir la forma como se identificarán estos registros; estos pueden contar con claves que identifiquen el área o departamento que genera dichos registros.
Su objetivo es que demuestren lo que el cliente necesite comprobar.
A UDITORIAS DE CALIDAD INTERNAS
La empresa debe definir al responsable de efectuar las auditorias de calidad internas; generalmente el responsable del sistema de aseguramiento de calidad en coordinación con un comité auditory esta efectuarla con base en las siguientes fases :
1.- Programación 2.- Resultados 3.- Seguimiento
Su propósito es determinar si el sistema, las actividades de aseguramiento de calidad y los resultados obtenidos cumplen con lo planeado.
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Los resultados de las auditorias deben registrarse y darse a conocer al personal responsable del área.
Los auditores deben ser independientes de quien tenga la responsabilidad de la actividad a auditar.
CAPACITACIÓN
La empresa debe diseñar un plan de capacitación semestral, anual u otro con objeto de suministrar formación y capacitación a todo el personal que ejecute actividades que afecten a la calidad. El plan definirá al responsable de llevarlo acabo y explicará como se identifican las necesidades de entrenamiento.
Se deberán documentar los procesos y procedimientos de entrenamiento, incluyendo los desempeñados para certificar a trabajadores que realicen trabajos especiales. La empresa deberá mantener los registros de todos los entrenamientos, cursos y capacitación dados a sus trabajadores.
SERVICIO
La empresa debe definir al departamento responsable de proveer servicio al cliente y este regirá su trabajo mediante el uso de procedimientos documentados. Sin embargo, el servicio como una herramienta competitiva debe ser extendido a todos los niveles de la organización de la empresa.
TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
Dependiendo de las características del producto y del procedimiento, la empresa podrá usar las técnicas estadísticas apropiadas para verificar la capacidad de proceso y característica
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del producto. Además, se podrán utilizar desde el diseño, técnicas estadísticas.
Es importante hacer notar que estos veinte puntos son iguales para las normas NMX-CC-004 y NMX-CC-005, exceptuando en los casos en que estos no son aplicables, como podrían ser el criterio de diseño en ambos casos.
NMX-CC-004:1995 IMNC
La NMX-CC-004 titulada Sistema de calidad - Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio, y es equivalente básicamente con la Norma ISO 9002-1994
Esta norma especifica los requisitos del sistema de calidad que deben utilizarse cuando se necesite demostrar la capacidad de un proveedor para suministrar productos conformes con base de un diseño establecido.
NMX-CC-005.1995 IMNC
La NMX-CC-005 titulada Sistemas de calidad - Modelo para aseguramiento de la calidad e inspección y pruebas finales, es equivalente básicamente con la norma ISO 9003-1994. Esta norma especifica los requisitos del sistema de calidad que deben utilizarse cuando se necesite demostrar la capacidad de un proveedor para detectar y controlar la disposición de cualquier producto no conforme durante la inspección y pruebas finales.
NMX-CC-006/U1995 IMNC
La NMX-CC-006/1 titulada Administración de la calidad y elementos del sistema de calidad Parte I : directrices, es equivalente básicamente con la norma ISO 9004-11994.
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Esta norma mexicana describe los elementos básicos por medio de los cuales un sistema de calidad puede ser desarrollado e implementado, su uso es interno en el organismo. No es guía de aplicación de la serie de normas NMX-CC.
NMX-CC-006/2:1995IMNC
La NMX-CC-006/2 corresponde a la segunda parte de la NMX-CC-006 antes mencionada y su nombre es administración de la calidad y elementos del sistema de calidad. Parte 2 : Directrices para servicios, es equivalente básicamente con la norma ISO 9004-2: 1994.
Esta parte de la norma proporciona las directrices para el establecimiento y la implantación de un sistema de calidad dentro de un organización. Esta basado en los principios genéricos de la administración de la calidad interna descritos en NMX-CC-006/1 y provee una descripción completa de un sistema de calidad orientado a los servicios.
La elaboración del proceso administrativo, tanto en sus políticas, formatos, líneas de comunicación y copias, están con estas normas de aseguramiento de calidad. Debido a la escasez de personal en las oficinas centrales para controlar la calidad , nos obliga a que cada departamento el gerente sea el que verifique su aseguramiento de calidad.
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IV.8 LA APLICACIÓN DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
La aplicación de cualquier control tiene cono fin obtener el Resultado Económico Acumulado, en cierta actividades, hasta un momento determinado y con esta base hacer una proyección. Además de comparar los rendimientos obtenidos con los previstos.
Dada la complejidad y la competencia que existe en la actualidad en la industria de la construcción, ha resultado de vital importancia la correcta elaboración y ejecución cuidadosa de la planeación, programación, presupuestos y control de obra. Todo debe realizarce en una forma integral y bajo una misma política general, para tener un grupo unido y un sistema desarticulado.
No hay que olvidar la planeación, programación, presupuesto y control, están íntimamente ligados entre si, y que el menospreciar alguno de ellos, conducirá al fracaso.
Tomando en cuanta la complejidad intrínseca de la industria de la construcción, la cantidad de imponderables, el monto de dinero, etc., El control es vital para este tipo de actividad, ya que no es posible esperar algún tiempo después del termino de una obra, para saber si se lograron o no los objetivos previstos, sino que seria indispensable revisar a todo lo largo del desarrollo de la obra si lo que inicialmente planeamos, programamos y presupuestamos fue correcto o se esta cumpliendo; con el objeto de hacer oportunamente las correcciones, cambios de política, etc., todo aquello que sea pertinente.
En otras palabras, el control es un sistema de alarma que permite detectar cuando algo no funciona según lo previsto.
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En general existen tres tipos de controles en la obra :
1) Administrativo 2) De avance de obra 3) De calidad
Los tres constituyen propiamente un sistema de retroalimen-tación, ya que los resultados que se van obteniendo en el proceso de la obra, se preparan con el estándar previsto. Es obvio que la calidad del control será en función de los estándares de comparación, que son presupuestos, programas y especificaciones. Si estos son incorrectos afectará al control hasta que sean detectados los errores.
En el Control Administrativo se trata de reducir los errores del sistema que maneja una gran cantidad de información, como son lo relacionado con el manejo de material, equipo, herramienta y mano de obra.
Esta información va desde oficinas centrales a varias obras, y dentro de las obras en varios departamentos. Hay varios puntos donde la información puede distorsionarse o no llegar a algunos departamentos.
Por esto es muy importante que al momento de implantar el sistema, se le haga un seguimiento de que en verdad este operando conforme a las políticas establecidas. Osea, que se deberá proporcionar además del material y equipo necesario al personal, un manual de procedimientos de cada puesto, donde indique cual es su papel dentro del sistema administrativo.
no
V. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
n i
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Esta etapa es de vital importancia ya que aquí es donde veremos las deficiencias o aciertos del Sistema Administrativo implantado. Como hemos estado diciendo continuamente, estos resultados son el reflejo de los estándares marcados desde el inicio; así que aquí es donde veremos si son los adecuados o tenemos que ir adecuándolos a la nueva realidad.
Los formatos donde nosotros plasmamos los resultados para saber del funcionamiento del Departamento de Compras son :
Tabla de Control .-Este archivo es el sistema nervioso del Control Administrativo de Compras. Ya que encontraremos en esta tabla que materiales se pidieron y ya fueron requisitados, enviados y recibidos de conformidad. Con una breve estudiada nos podemos calificar en cuanto al tiempo de entrega en obra. Ya sea que sean entregas extemporáneas, a tiempo y antes de tiempo. Además de que podemos ver a que condiciones monetarias se están consiguiendo los productos ( en precios, ya sean bajos o altos con respecto con los Precios Unitarios del contrato).
Histórico de materiales.- De este reporte podemos ver que al comparar con el programa de material y la explosión de insumos, se podrá anticipar cierres o aditivas de pedidos del proveedor; con tiempo suficiente para que no afecte a los programas. También vemos sin forma global las entregas de pedidos van conforma al tiempo fijado.
Existencias del almacén central- En el almacén central no se debería detener material, pero siempre hay sobrantes en
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obra. Ya sea debido a una mala cubicación, un mal pedido del material según sus especificaciones.
Así que mientras menos materiales se tengan en almacén, mejor será el desempeño de la empresa. Ahora bien, esto también se aplica a los materiales en tránsito; ya que entre menos tiempo estén en almacén central significará que se hacen las entregas a tiempo.
Los formatos de dónde nos apoyaremos para consultar la eficiencia en nuestro trabajo del almacén son:
Inventario.- Este también es el sistema nervioso de un almacén, ya que en este se encuentran todas las diferencias entre el kardexy el conteo físico. Nos debemos de preocupar cuando nos haga falta material, ya que esto nos indica que hay un mal manejo del almacén; ya sea en las entradas, salidas o resguardos.
Listado de bajas de material desechable.- Este reporte es una alarma de que hay material que se está echando a perder, ya sea por mal almacenaje o porque no se utiliza en obra.
Aquí el almacenista tiene que demostrar que el material está bien almacenado según las características del producto; por lo tanto el jefe de ingenieros también debe explicar porqué no se ha usado dicho material.
Listado de bajas por extravío.- Aquí están envueltos tanto el almacén como el departamento de seguridad. Este material puede ser que lo hayan robado o que se extravió en la obra.
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Aquí deben de trabajar conjuntamente haciéndose inventarios a bodega y revisiones periódicas de resguardos a los trabajadores.
Con estos reportes nos indicarán si nuestros departamentos de compras y almacén están trabajando según lo planeado, o si es necesario hacer correcciones.
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VI. APLICACIÓN DE LAS COMPUTADORAS EN EL CONTROL ADMINISTRA TWO
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VI. APLICACIÓN DE LAS COMPUTADORAS EN EL CONTROL ADMINISTRA TIVO
Como hemos observado en los capítulos anteriores el control se basa en tener ordenada la información, para esto se necesita un sistema que consistirá en tener un gran grupo de residentes de control de obra, con sus respectivos auxiliares y que conozcan a la perfección los parámetros en los cuales se va a ordenar esta información, y para esto se necesita contar con un personal ordenado.
Como es poco probable que se conjunten todas estas características es fundamental contar con una herramienta que sea rápida y precisa, una computadora. Sin cuyo empleo no podríamos actualmente operar en niveles competitivos.
En esta última década se han creado infinidad de programas y paquetes que cada vez van cubriendo necesidades mas especiales y avanzando en la rapidez de la ejecución de los procesos, cada vez con una acumulación de datos mayor.
Por lo cual es indispensable contar con esta herramienta para que los procesos re realicen en una forma mas rápida e ir acumulando , la cada vez mayor información que se va operando en la obra.
La computadora permite reducir los costos administrativos y a la vez genera económicamente un gran cantidad de información útil para la toma de decisiones de diversos tipos, un gran beneficio para las empresas. Esto nos ha llevado a plantear que la computadora es, para el área administrativa de una constructora lo que la maquinaria pesada es para el área de construcción, con la diferencia que su costo es mínimo y al alcance prácticamente de toda la empresa.
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El software que se aplica en el control de obra es fundamentalmente a siete campos del proceso administrativo de una obra:
1) LISTA DE RAYA 2) ELABORACIÓN DE P. U. Y PRESUPUESTOS 3) ELABORACIÓN Y CONTROL DE ESTIMACIONES 4) ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DE OBRA 5) CONTROL DE ALMACÉN 6) CONTROL DE OBRA 7) CONTROL DE COMPRAS
De estos programas solo tres son de nuestra competencia, para el Control Administrativo necesitamos : Control de Almacén, Control de Compras y Lista de Raya.
CONTROL DE ALMACÉN (KARDEX)
Tiene como función llevar un histórico y acumulado de los movimientos de un almacén como son las entradas, salidas, traslados y devoluciones.
Siendo inevitable el control de las tarjetas, la sistematización de estas nos proporciona un estado actualizado de la situación de un almacén, siendo de gran importancia por ser el lugar de la obra por donde pasa todo el material para la construcción del proyecto y siendo el costo de los materiales el de mayor peso.
117
La estructura del programa puede ser como la siguiente :
MENU DE PROCESOS
1. Captura 2. Consultas y Reportes 3. Mantenimiento 4. Almacén
En la opción de captura es parte medular del programa y se divide en tres:
1) Estructura.- Nos sirve para asignar frentes de trabajo, fases y subfases. Además de poder darlos de baja, cambiar de nombre, etc.
2) Archivo Maestro.- En este se da de alta los materiales, equipos o herramientas por clase, grupo y material. Por ejemplo en clase se refiere a la definición de si es material civil, electromecánico, eléctrico, etc. Mientras que el grupo, dentro de cada clase puede haber muchas divisiones como tubos, agregados, accesorios, pinturas, etc. Y por último en material especificamos ya a mas detalle como pintura epoxica color concreto, tubo de Cu de 13mm tipo "M", etc.
3) Documentos.- En esta opción es donde se capturan las entradas, salidas, traspasos, devoluciones y bajas de almacén y resguardos.
En la opción de Consultas y Reportes como su nombre nos dice nos informa en que situación se encuentra el almacén, ya sea que nada mas queramos ver en pantalla o impreso. Además que se imprimen en hojas continuas con los formatos antes mencionados. Las entradas, salidas, traspasos, devoluciones, bajas, etc.
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El menú de Consultas y Reportes se divide en tres sub-menus :
1) Catálogos.- Aquí podemos ver en pantalla o imprimir todas las fases, sub-fases, frentes, clase, grupo y materiales.
2) Documentos.- Aquí podemos ver en pantalla o en impresión que es lo que tenemos en entradas, salidas, traspasos a, devoluciones a, bajas, etc.
3) Reportes.- Aquí imprimimos las entradas y salidas acumuladas, movimientos del mes, inventarios según kardex, historial por materiales o por fase que nosotros escojamos.
En la opción de Mantenimiento nos sirve para cerrar archivos por mes, borrar definitivamente los registros marcados y cruce de información. Este tiene un solo menú de reindexación. El cual comprende tipo de cambio, frente-fase, materiales, existencias, movimientos, documentos, históricos, acumulado o todos.
En la última opción esta Almacenes que nos sirve únicamente para seleccionar que almacén se va a trabajar, dependiendo si la obra tiene mas de un almacén.
CONTROL DE COMPRAS
Para el Control de Compras no se requiere de un programa tan extenso como el del almacén, ya que sus funciones son menores en cuanto al manejo de información. Su programa puede tener la siguiente estructura:
1) Captura 2) Consultas y Reportes 3) Mantenimiento
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En el menú de Captura registramos los materiales con sus precios, proveedores con sus datos, número de proyecto de las obras y los envíos, traspasos, devoluciones a obras. Por tanto en la captura tendremos cuatro sub-menus:
A) Proyectos.- En este damos de alta los nuevos proyectos o baja los que se acaban, anotando todas sus características como ubicación, clima, encargados, teléfonos, etc.
B) Maestro.- Aquí tendremos la misma clasificación de materiales del almacén (clase, grupo y material) que es universal en toda la compañía, pero con la diferencia que se le anotan precios de hasta cinco proveedores con su clave.
C) Proveedores.- Damos de alta, baja o modificaciones a los proveedores, se tiene información de ubicación, gente que atienda, teléfono. El número de proveedor deberá ser el mismo que ocupe contabilidad.
D) Documentos.- Aquí ingresamos los datos de la tabla de control como son envíos a obra, traspasos a obra, devoluciones de obra o bajas de almacén central.
En esta opción de Consultas y Reportes es donde elaboramos los formatos de envío, devolución, traspaso o baja para determinada obra, la impresión de los archivos maestros y los reportes de materiales. Tiene tres sub-menus a saber:
A) Catálogos.- Podemos ver o imprimir los archivos maestros de materiales, obras y proveedores.
B) Documentos.- En esta opción se imprimen los formatos con los cuales hacemos los envíos, traspasos, devoluciones o bajas a obra o almacén central.
120
C) Reportes.- Se obtienen los reportes de envíos, devoluciones, traspasos o bajas de determinada obra. Obtenemos las existencias de almacén central y la situación de la Tabla de control.
El menú de Mantenimiento es para borrar de manera definitiva los registros marcados y cerrar todos a algún archivo en especifico.
LISTA DE RAYA
Este programa corresponde a otro trabajo de tesis, asi que solo mencionare de manera general como podría trabajar.
Deberá contener un menú para mantenimiento de parámetros como sueldo mínimo, sueldo para fines de Seguro Social, % I.M.S.S., % Sindicato, tabla de I.S.P. T, datos de la obra.
En otro menú deberá contener todo el proceso de la elaboración de la Lista de Raya, donde tendrá capturados a cada uno de los trabajadores con sus datos y agrupados por maestros o cuadrillas. A estos procesos se debe agregar la captura de días y horas trabajadas, por cada trabajador.
Ya capturados todos los datos tendremos una opción de cálculo y de acumular percepciones y deducciones de la semana al mes, para la elaboración de los siguientes procesos.
Se cierran los archivos que sean semanales, como el pago de lista de raya, y se acumula para que los informes mensuales (pago de utilidades e impuestos ante Hacienda) puedan ser calculados e imprimidos. Al cerrar los mensuales y acumularlos nos da lugar a los reportes bimestrales para el pago del I.M.S.S. y anualmente para el cierre fiscal de la empresa.
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De forma anexa a estos tres programas, el Control Administrativo se deberá auxiliar con otros programas. Esto es para las tareas que sean mas especificas; como cartas, gráficas, etc. Entre los programas mas comúnmente usados están :
Hojas de Cálculo Lotus 123
Excel Quatro
Procesador de Palabras Word
WordPerfect
Manejadores de Base de Datos Dbase FoxPro
Programas de Gráficas Harvad Grafic
Time Line Primavera Flow Chart
122
VIL CONCLUSIONES
123
CONCLUSIONES
Como su nombre lo dice veremos cuales son a las conclusiones que llegamos al término de la exposición de este tema, demostraremos que es de utilidad para la correcta administración de una empresa constructora. Ya sea en sus comienzos o para empresas grandes que quieran seguir evolucionando en esta industria.
Demostraremos también que puede ser una herramienta útil en la generación de más concursos ganados, y que de éste control puede ser el apuntalamiento para la mejora y capacidad competitiva de una empresa.
A lo largo del desarrollo de esta tesis se planteo la necesidad actual del uso del Control Administrativo dentro del control de obra, para conseguir uno de los fines de toda empresa; qué es la rentabilidad. Esta se constituye al tener el mayor rendimiento de todos los recursos tanto materiales, cómo humanos, que se traducen en un beneficio económico, financiero y social.
Aquí se proporciona una herramienta valiosa para el control de una empresa, independientemente del tamaño o la razón social que esta tenga; ya que el fin de todas estas es la productividad. Pero dadas las condiciones de crisis por las que atraviesa nuestro país, así como los cambios que se han estado dando a nivel mundial y que obviamente han afectado los enfoques mundiales y por lo tanto regionales; así como las relaciones de asociación comercial, política y la conformación de bloques comerciales a nivel mundial, etc. Todos estos sucesos han afectado y obviamente han obligado a cambiar el enfoque organizacional de las empresas; ahora ya no sólo se le da importancia a la empresa en sí y a la productividad de las mismas. Dadas las condiciones de crisis económica que ha afectado a todas las empresas y
124
sobre todo al ramo de la construcción; se ha cambiado el enfoque direccionaly gerencial de las mismas. Ahora más que nunca se busca la adaptabilidad de la organización a los cambios tecnológicos, comerciales y sobre todo la supervivencia de las empresas como tales, por lo que se debe tener una adecuada administración de los recursos para poder enfrentar los cambios a nivel nacional y más tarde la competencia a nivel mundial, en una economía de libre comercio; con la competencia entre los grandes bloques económicos y la globalización de economías a nivel mundial, como la Comunidad Económica Europea, la Comunidad Asiática con Japón al frente y muy pronto la unificación comercial entre Estados Unidos de Norteamérica , Canadá y México; quedando Latinoamérica en una situación de desventaja tecnológica y económica obviamente dadas por el retraso económico que sufrimos los países del Tercer Mundo.
Toda esta complejidad aunada a la crisis mundial, nacional y regional afectan directamente el desarrollo y evolución de las empresas.
Por lo que la aplicación de un control detallado se hace indispensable en la industria de la construcción por la gran cantidad de conceptos que se manejan y el volumen de obra.
El control administrativo de obra es fundamental, siendo un sistema de previsión y alarma que permite detectar cuándo algo no funciona según lo planteado. Es importante mencionar que el control está en función de los estándares de comparación que son: presupuestos, programas y especificaciones.
Un factor sobresaliente es el de los costos, para poder mantener una actividad competitiva a nivel de empresa nacional o internacional; de aquí se desprende la importancia de control. Estos procesos propuestos son adaptables a las necesidades de cada obra, con sus peculiaridades y sus problemas, siendo necesario contar con elementos básicos y hacer una planeación y control adecuado a las necesidades requeridas.
125
Lo importante de la acumulación y el manejo de información tan grande es la de llevar un récord estadístico y un buen manejo de este, para el análisis que es la parte medular del control.
Con la velocidad y el manejo de paquetes que proporcionan las computadoras actuales y su costo relativamente bajo en relación a los beneficios obtenidos; hacen a el control de obra un elemento accesible y común para las compañías enfocadas al ramo de la construcción; ya que permite crear programas especiales para la construcción y de acuerdo a las técnicas de la Ingeniería de costos permite controlar elementos importantes como es: el costo de materiales (kardex), el costo de la mano de obra en listas de raya, los subcontratos, equipos, herramientas, directos e indirectos. Otra ventaja que nos proporciona el uso de las computadoras es el ahorro de tiempo en la actualización, modificación y procesamiento de la información que manejemos; así como de innovación de programas y paquetes nos permite una constante actualización de procesos productivos, administrativos, etc. Así como la explicación de conceptos del sistema que se hacen en forma práctica y funcional, además de generalizarse de ser de fácil comprensión para poder ser mejores consumibles. Por todo lo anterior el control de obra, constituye una herramienta útil, ya que nos permite elevar la productividad de la empresa al optimizar los recursos con los que se cuenta.
Para elaborar informes confiables se tiene que tener una clasificación estricta de la información y bajo parámetros claramente definidos y establecidos; siendo de vital importancia el conocerlos y tenerlos debidamente ordenados, características inherentes al Ingeniero de Control de Obra; siendo complementarios en su preparación los conocimientos de administración y de campo indispensables.
126
VIII. BIBLIOGRAFÍA
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BIBLIOGRAFÍA
TESIS PROFESIONAL CONTROL DE COSTO EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN INSTITUTO POLITENCNICO NACIONAL 1990
APUNTES PARA LA HISTORIA DÉLA VIVIENDA OBRERA EN MEXICO INSTITUTO DEL FONDO NACIONAL DE LA VIVIENDA PARA LOS TRABAJADORES 1992
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS SUAREZ SALAZAR EDITORIAL LIMUSA 1990
LA INGENIERÍA EN MEXICO ENRIQUE G. LEON LOPEZ EDITORIAL LIMUSA 1989
MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN PARA ADMINISTRACIÓN E INGENIERÍA LOURDES MÜNCH Y ERNESTO ANGELES EDITORIAL TRILLAS
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TESIS PROFESIONAL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CONSTRUCCIÓN 1996
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FORMATOS
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ÍNDICE
FORMA TOS DEL CONTROL ADMINISTRA TIVO DE COMPRAS:
Forma O.- Tabla comparativa. Forma XI.- Inicio de obra. Forma 5.- Requisición de materiales. Forma 15.- Tabla de control. Forma 6 ó BI.- Elaboración de pedido de material. Forma 7.- Solicitud de fondos. Forma 8.- Informe de recepción de materiales de almacén central. Forma 9.- Registro de materiales propios. Forma 12.- Elaboración de traslado de materiales. Forma 10.- Registro de materiales en tránsito. Forma 13 .- Traslado de materiales en tránsito. Forma 11.- Registro de productos ajenos. Forma 14.- Inventario de materiales en tránsito y ajenos. Forma X4 ó 4.- Lista comparativa de precios de materiales. Forma XI1.- Forma de investigación de mercado. Forma SUB-1.- Proforma de Subcontratos
FORMATOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO DE ALMACÉN.
ALM - 25.- Solicitud de herramienta. ALM-27.- Solicitud a gerencia del almacén central. ALM-4.- Material recibido. ALM- 6.- Envío de materiales de almacén a obras. ALM- 7.- Envío de herramienta de almacén central a obra. ALM-12.- Traspaso de herramienta. ALM-13.- Traspaso de material. ALM- *.- Vale por devolución de materiales al almacén de obra. ALM-8.- Devolución de herramienta por el almacén de obra a almacén
central.
131
ALM- 9.- Devolución de materiales del almacén obra a almacén central.
ALM- 10.- Vales de almacén. ALM-22.- Salida de obra. ALM-14.- Orden de descuento. ALM-15.- Vale de no adeudo. ALM-18.- Informe de herramienta faltante. ALM . - Reporte diario de entrada al almacén. ALM .- Reporte diario de salidas de almacén. ALM -24.- Resguardo. ALM . - Nota de devolución a proveedores. ALM- 1.- Tarjetas de almacén kardex. ALM - 1C- Tarjeta de anaquel. ALM .- Forma de trabajo para inventario físico.
132
GerfOci.1 Técnica r > c h * .
A V I S O DE I N I C I A C I Ó N .
Po r el presente comunico a Lk l . (s ) que con esta fecha se I n i c i ó .
( ' ) E l P royec to
( ) E l An teproyec to ( ) E l Antcpi-or-.upuento ( ) E l Presupuesto ( ) L a Cub icac ión
De:
Nombre
No .
P rop ie ta r i o ,
Ubicado en
Cobrable S i " ( ) No ( j No so sabe
Fac tu rac ión Gastos a;
A t c n t a m e n t e .
F o r m a #
CONSTRUCTORA , S. A.
No.
OBRA Fecha
C O N C E P T O
IGINAL COMPRAS
CANTIDAD Unidad FECHA DE UTIMZACION
PRECIO PROP. COMPRAS
N O T A S
Residente Jefe Ingenieros Superintendente
F o r m a # i 5
CONTROL DE PEDIDOS Y ENTREGAS .
C C N C S P T O CANTIDAD
1 | i
1
UNIDAD
1
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I 1
! -—————
j •
i
ILCHA RCQUI-SICION
_ .
ILCIIA UTILIZACIÓN
P R O V E E D O R
• - ' ' |
1
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FECHA PEDIDO
FECHA PRCMETiOA
FECHA SALIDA
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RCHA LLEGADA N O 7 A 5
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.. .
Pedido No..
r Sr .
V.
^
J
(FAVOR DE CITAR ESTE NUMl RO EN TODO LO RELATIVO EN ESTE FT DI DO)
Feoha:
Suplioamos a ustod(es) so airva(n) surtirnos los siguientes artíoulos oon eatrioto apego a las instruooiones de esto pedido y de aouerdo oon los preoios indioados, sogún su ootizaoión de
CANTIDAD D E S C R I P C I Ó N PRECIO UNITARIO T O T A L .
El material deberá entregarse
En oaso de no poder surtir todo o parte de este pedido, o de oualquier oam-bio en preoios, oto., favor de avisarnos al telefono arriba indioado antes de haoer entrega.
La faotura deberá ser presentada por y deberá venir aoompañada de la nota do remisión firmada.
FACTURAS A REVISION Y FAGOS: LUNES DE 10 A 14 HS.
Forma # 7
SOLICITUD DE FONDOS
Obra:
Cheque a nombre de :
Importe : $
Concepto:
México, D . F . , a de de 19
Sol ic i to Autorizo! Vo .Bo. Depto. Cont ro l .
\-orr, c.
A L M A C É N C E N T R A L OBRA QUE ENVÍA:
I N F O R M E DE RECEPCIÓN DE M A T E R I A L E S FECHA T R A S L A D O NO.
DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD UTILES P.U. TOTAL DESECHA BLES
REPARA BLES
NO LLEG
Forma i
1 MATERIALES PROPIOS DESCRIPCIÓN
FECHA
OÍA Mes
1 1
1
ARO
1
REFERENCIA
LOCALIZACION SECCIÓN
MAXIMO
MOVIMIENTO EN UNIDADES
ENTRADAS
1
SALIDAS EXISTENCIA
CASILLERO
- NUMERO DEL
traslado
TARJETA DE EXISTENCIAS TARJETA NUM.
TRASLADO DL~ M A í T R JALES PROPIOS
Obra que recibo: Obra que envia:
A t ' n . S r . Fecha:
Salida No.
S C R I P C I O N U N I D A D CANTIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL
Transporte:
Talón No. Placas No. Tipo camión: Recibf:
Nombre del Chofer
Recibido en Obra:
Entrada No.
Fol io No.
ÍV IM 1 t r ->U/ - \ [_C-3 c t N i r v - \ i N o i i w
DESCRIPCIÓN
FECHA
OÍA [MES ARO REFERENCIA
1
F o r m a # 1 LOCALIZACION
SECCIÓN
M.OCIMO
MOVIMIENTO EN UNIDADES
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
|
CASILLERO
MÍNIMO
t ras lado
TARJETA DE EXISTENCIAS TARJETA NUM.
TRASLADO DE MATERIALES
Obra que recibe: Tipo Material:..
A t ' n . S r . Fecha:
Obra que énvia:,
Salida No.
Remisión N omero
Número Concepto P r o v e e d o r
Transport ista Talón No. Tipo cami5n Placas Nombre Chofer: Recibí":
Recibido en Obra: Entrada No.
Folio;
Forma XII
CONSTRUCTORA , S . A .
I N V E S T I G A C I Ó N D E M E R C A D O M A T E R I A L :
P r o v e e d o r Unidad P r e c i o L . A . B . F e a .
F le t e Maniobra Descuentos Total Condic iones de pago
Limi te Atend ido P o r :
Forrr.a # 14 CONSTRUCTORS , S . A .
ALMACÉN CENTRAL
INVENTARIO MENSUAL FECHA: _.
I c ^ C o n c e p t o
i 1
I 1 1 Í ( 1
1
1
1 1
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Unidad Ex is tenc ia
A n t e r i o r Ent rada Sal ida Ex is tenc ia
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P r e c i o Un i ta r i o
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T o t a l Dése—
chab le . Reoa-r a b l e .
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1
CONSTRUCTORA , S. A.
°*>ra; Hoja No.
ClAVE C O N C Í f T O
, , ,
UNIDAD 1 CANTIDAD C. U.
'
r. u. r O T A l
MATERIALES AJENOS
D E S C R I P C I Ó N
F E C H A
O Í A MES ARO R E F E R E N C I A
I
Forma # i L O C A L I Z A C I O N
SECCIÓN
K'AXIMO
M O V I M I E N T O E N U N I D A D E S
E N T R A D A S S A L I D A S E X I S T E N C I A
CASILLERO
MÍNIMO
- N U M E R O D E L
traslado
TARJETA DE EXISTENCIAS TARJETA NUM.
sm.TriTUD DE HERRAMIENTA ( ALM- 25 )
MOJA .
or
Esta forma se utilizará como requisición de herramienta al Almacén general.
( 1 ) Nombre que corresponda a la obra y su ubicación.
( 2 ) Número del Proyecto.
( 3 ) Numero progresivo de la solicitud, empezando por
el número uno, del cual llevará el control el Alma
cen.
C 4 ) Día, mes y año en que se esta requiriendo la herra_
mienta.
( 5 ) El número de partida de cada tipo y medida de herra
mienta principiando por el número uno en cada soli
citud,
( 6 ) El número de unidades que se solicitan en cada par
tida.
C 7 ) El tipo de unidades' con que se maneje cada partida
•i ( pza., Jgo., etc.)
( 8 ) Nombre, modelo o tipo, capacidad, etc. de cada herramienta solicitada. ._.
( 9 ) Nombre y firma de la persona que solicita la herra
mienta.
(10 ) Nombre y firma del Superintendente de obra.
(11 ) Nombre y firma del Gerente Administrativo de obra.
(12 ) Firma del Jefe de Almacén de obra, certificando la
solicitud y no existencia en el almacén de la herra
mienta detallada.
DISTRIBUCIÓN.
ORIGINAL.
1a. COPIA-.
2a. COPIA.
3a. COPIA.
ALMACÉN GENERAL.
GERENTE ADMINISTRATIVO
"ALMACÉN OBRA.
SUPERINTENDENTE.
R € V > « H O K Í fc.nvee.we.. R E V I S I O N ACTUAL-
SOLICITUD A GERENCIA DEL ALMACÉN GENERAL
i. ALM- 27 j
HOJA
OE
Esta forma se utilizará como requisición para la Geren
cia de Almacenes y Tráfico por artículos de escritorio,
muebles y equipo de oficina, artículos y equipos para -
dibujo, materiales y equipo para copiado, instrumentos
de Ingenieria, etc.
( 1 ) Nombre que corresponda a la obra y dirección com
pleta-. '"
( 2 ) Número del Proyecto.
( 3 ) Número progresivo que le corresponda empezando -
por el uno.
( 4 ) Día, mes y año en que se esta requiriendo el equ_i
po.
( 5 ) El número de partida de cada tipo de artículo, em
pezando por el uno en cada solicitud.
( 6 ) El número de unidades que solicitan en cada part_i
da.
.( 7/) El tipo de unidad con que se maneje (pza.,jgo., -
etc.)
(" 8 ) Nombre, modelo, tipo, capacidad etc. de cada equ¿
po solicitado.
( 9 ) Nombre y firma de la persona que emite la solici
tud.'
( 10 ) Nombre y firma del Superintendente de obra.
( 11 ) Nombre y firma del Gerente Administrativo de obra.
( 12 ) Nombre y firma del Jefe de Almacén de obra.
DISTRIBUCIÓN. ORIGINAL. 1a. COPIA. 2a. COPIA.
GERENCIA DE ALMACÉN.
GERENTE ADMINISTRATIVO OBRA
ALMACÉN OBRA.
REVISIÓN ANTERIOR. REVISION ACTUAL
PA TÍO
C5
A CANTlOA
(¿)
1
•
•
SO L I C 1 TUO
GERENCIA OE ALMS. Y TRAF.
0 UNIOA
(7)
06RA O ) (' ' • ) ' - ^
No . / PROYECTO/ PROGRESIVO
L Ü C A R FECHA ( y < ' - ,
D D E S C R I P C I 0 N
f/0
•
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•
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LICITO _ . < • * >
6UI>£ei»»TCNOEHTE
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SUBOIKECCION ADTVA.
EMBARCADO
UNÍ. 'CCMA
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JFFE AO* lNIS '
C O M P R A UNÍ. REO N*.
.
RATIVO •-£ |
———- r
r O R M * A L - * ^ .
MATERIAL RECIBIDO "MR" ( ALM- A )
"OJA-u-
OE,
rémcsm
Esta forma se utilizara para documentar la recepción de
materiales, equipo y herramientas para uso en obras.
( 1 ) Nombre que le corresponde a la obra.
( 2 ) Número progresivo asignado en obra (A) Del. número
01 al 5000 Pedidos México ; (B) Del número 5001 -
én adelante Pedidos campo.
( 3 ) Marcar con una "X" cuando sean pagos México.
( 4 ) Tratándose de obráis por Administración se marcará
con una "X"
C 5 ) Número del proyecto.
C 6 ) Codificación de acuerdo al pedido.
( 7 ) Número del pedido.
( 8 ) El número asignado al proyecto para su control --
contable.
( 9 ): Nombre o razón social del. Proveedor.
(10 ) Número de proveedor asignado a obra, de acuerdo al
catálogo de proveedores.
(11 ) Número de remisión ó lista de embarque del provee
dor (máximo registrar tres números de remisión ó -
embarque).
(12 ) Nombre ó razón social del transportista.
(13 ) Número del talón de embarque del transportista.
(14 ) Número de página donde se encuentre el material -- ,
recibido según pedido.
(15 ) Número de renglón donde se encuentre el material -
recibido según pedido.
(16 ) Número de la partida según pedido.
(17 ) La cantidad de unidades solicitadas en el pedido.
B.ev,»,O M * M T r e i o e R E V I S I O N A C T U A L
DC
(• 18 ) La abreviatura del tipo de unidad (pza., Mts., Kgs,
Lts. etc.)
( 19 ) Codificación de acuerdo al catálogo de cuentas de -
la obra.
( 20 ) Descripción de los materiales y herramientas recibí
dos en obra.
( 21 ) Número exacto de unidades recibidas.
( 22 ) Sub-total (resultado de multiplicar la cantidad re
cibida por el precio unitario, sin I.V.A.)
( 23 ) Suma de la columna (22) sin I.V.A.
( 24 ) Importe del porciento (?«) que puede ser 0, 6, 15, ó
20 de acuerdo a lo pactado en el pedido y conforme a
la ley del IVA.
( 25 ) Importe que resulte de multiplicar el porciento (I )
del I.V.A., por el"total del punto (23). ,
( 26 ) Suma de los importes de los puntos 23 más 25
( 27 ) Lugar donde se recibió.
( 28 ) Día, mes y año en que se recibe.'
( 29 ) Nombre y firma de la persona que embarco.
( 30 ) Nombre y firma del Jefe de Almacén.
ORIGINAL.
DISTRIBUCIÓN.
A).CONTABILIDAD MEXICO,SI SON
PAGOS MEXICO.
B).CONTABILIDAD OBRA,SIN SON -
PAGOS OBRA.
C).CLIENTE,SI ES PROYECTO POR ADMINISTRACIÓN. N
AEVI3I0H AHT£CI»ft « f V t 3 / 0 N ACTUAL
la. COPIA.
2a. COPIA. >
3a. COPIA
4a-. COPIA.
5a. COPIA
PROCESAMIENTO Dü DATOS-CONSECU
TIVO MEXICO.
ALMACÉN GENERAL-COMPRAS OBRA.
ALMACÉN OBRA-GERENCIA DE PROVEC
TO.
SUPERINTENDENTE DE OBRA-COSTOS.
GERENCIA DE COMPRAS.
PAPOS MEXICO» f V - * ( f 3 ) < ^ P j " » * W AOMtWITMOQW j / )
RECEPCIÓN E INSPECCIÓN OE
MATERIALES Y HERRAMIENTAS
CLAW Pftovttpcm. Mouco»hu f l 'C CONIAOIE »?»
• ^*->x<*<ilvm¡tí\W'&'-',w'' r' (i)
MR. No f n o C i t l O t . . . '&
PROVECTO
PROVEEDOR/^ *Ay^5h3¿'vv v: < • J_ cooico
£L
No.
No OC PttXOO
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VAlOf l TOTAL RECIBIDO
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NOTA: ANOTAR SIEMPRE EL NUMERO OE PAGINA Y EL RENGLÓN DEL PEDIDO. DONDE SE ENCUENTRE EL MATERIAL RECIBIDO
RECIDIO EN tí?)
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EMBANCO R E C I B I Ó
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FIRMA
NOMBRE- '<&;
Ai(4*t^<*e£*-«~GE*¡!uni oe pce>vt«««>ee/js
ENVÍO DE MATERIALES DE ALMACÉN A OBRAS. ( ALM- 6 )
Esta forma se utilizara para dar entrada a nuestro Alma
cén de obra, cuando los materiales son enviados por el -
Almacén General.
SECCIÓN "A"
( 1 0 Día, mes y año del envió de almacén ¿enera, a ebra.
( 2 ) Número progresivo del envió principiando por el nú
mero uno.
( 3 ) Número del proyecto de la obra que solicita.
( 4 ) Nombre que corresponde a la obra.
( 5 ) Nombre o razón social del transporte por el que se
envia o en su caso número económico de la unidad --
B.I. que se use.
( 6 ) Cruzar con una "X" el cuadro que corresponde al uso
que tendrá el material amparado por el envió recor
dando que solo se enlistaran en una misma forma los
materiales que vayan a usarse en la Obra Civil, en
la Obra Mecánica, o bien en la Obra Eléctrica.
( 7 ) Dirección completa del lugar donde se localiza la -
obra que utilizará los materiales.
( 8 ) La cantidad de unidades enviadas en cada partida.
( 9 ) La unidad de control de cada artículo (pza., Kgs.,
Lts., etc.).
(10 ) Detallar las características y especificaciones del
material enviado.
(11 ) Precio promedio que corresponda según Kardex a los
materiales enviados por el almacén general.
(12 ) Resultado de multiplicar la columna (8) por la colum na ( 11 ) .
(13 ) Importe total de la suma de..la columna (12)
H-iJA,
oc _
¿m
( 14 ) Nombre completo y puesto que ocupa dentro de la
compañía la persona que solicita los materiales.
( 15 ) Nombre y firma del almacenista que haya supervi
sado el envió de los materiales a la obra solici
tante.
C 16 ) Nombre y firma del jefe de almacén general,esto
es requisito para la validez del cargo que se ori_
gina.
SECCIÓN "B"
C 17 ) Día, ir.es y año de recepción en obra de los mate
riales amparadus en la forma descrita.
( 18 ) El mismo que tenga la sección "A" como se describe
en el punto (2).
( 19 ) El mismo que tenga la sección "A" como se describe
en el punto (3)
( 20 ) Nombre que corresponde a la obra.
( 21 ) Nombre o razón social del transporte por el que se
recibe o en su caso número económico de la unidad
B.I. que se use.
( 22 ) Marcar con una "X" el cuadro correspondiente al --
uso que se dará al material.
( 23 ) Dirección completa de la obra que recibe los mate
riales.
( 4 ) Anotaciones y/o aclaraciones, detallando las obser
vaciones acerca de la recepción de los materiales,
anotando cualquier anomalia.
( 25 ) Firma y nombre completo del jefe de almacén que re
cibió los materiales.
( 26 ) Firma y nombre completo del Superintendente de la -
obra que recibe.
£€ Vi 5 iaw AnwCCvoR. C C V I S I O M Ao*i>A\_
NOJA._
oe
M e a am
ORIGINAL
la. COPIAN
2a. COPIA
5a. COPIA
4a. COPIA
5a. COPIA
DISTRIBUCIÓN
SECCIÓN "A"
ALMACÉN GENERAL
ALMACÉN OBRA
SUPERINTENDENTE
CONTROL COSTOS
CONTABILIDAD OBRA
GERENCIA DE ALMACENES
SECCIÓN MB"
ALMACÉN OBRA
ALMACÉN GENERAL
SUPERINTENDENTE-
CONTROL COSTOS
CONTABILIDAD MEXICO
GERENCIA DE ALMACENES
£ r v i s i o •« ^fíreetoc. prvif f iON ACTUM.
INVlO 01 MAI I I lA l tJ
AIMACfN C(KI(IM A OIK*}
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T O T A L O i l i K I V I O (/Jj " " " ( »I5«JP. SOLICITADO POfc £ / </ ) Í M U K O 1 / 5 /
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ALMACENISTA
Ve. to. f/<5 j
JEFE DC ALMACÉN
ALMACÉN CENERAL
NOTA f A V O R D E LUNAR Y DEVOLVER DE RECIBIDO DE CONFORMIDAD LA PARTE "B ' : EXCEPTO LA COPIA AZUL QUE QUEDA EN PODER DE LA OBRA
B ENVÍO DE MATEÍIALES
AIMACIN GCNEfcAl A OÍPAS
FECHA 0£ MCI SO ÍN 0«IA, OÍA MES A N O
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HOWA.
ENVIÓ DE HERRAMIENTA DE ALMACÉN GENERAL A 1 oc
CbRA. ( ALW- 7 ) I
SECCIÓN "A"
( 1 J Fecha, día mes y año del envió del Almacén General
a Obra.
( 2 ) Número progresivo del envió principiando por el nú
mero uno.
( 3 ) Número del proyecto de la obra que solicita.
( 4 ) Nombre que corresponde a la obra.
( S ) Nombre o Razón Social'del transporte por el que --
envia o en su caso número económico de la unidad --
B.I. que se use.
( 6 ) Marcar con una "X" el cuadro correspondiente al uso
que tendrá la herramienta amparada en el envió re
cordando que solo se enlistarán en una misma forma
las herramientas que vayan a usarse en la Obra C i
vil, Obra Mecánica o bien en la Obra Eléctrica.
( 7 ) Dirección completa del lugar donde se localiza la -
obra que utilizara las herramientas.
( 8 ) La cantidad de unidades enviadas en cada partida.
( 9 ) La unidad de control de cada artículo (Pza.,jgo.,- -
etc).
(10 ) Detallar las características y especificaciones de
la herramienta enviada.
(11 ) Para herramienta de consumo el precio promedio según
Kardex de almacén general, para activo fijo el valor
de adquisición.
(12 ) Resultado de multiplicar lasf columna (8)' por la - -
columna (11 ).
(13 ) Importe total de la suma de la columna (12 )
*EV«S>©*I ANTEeiO£ — ccvtsroM ACTUM.
MOJA
OF __
Ma
( 14 ) Nombre completo y puesto que ocupa dentro de la
Compañía la persona que solicita la herramienta.
( 15 ) Nombre y firma del almacenista que haya supervi
sado el envió de las herramientas a-la obra soli
citante. %
C 16 ) Nombre y firma del jefe de almacén general, esto es requisito para lat validez dcl.icargo que se ori_ gina.
SECCIÓN "B"
C 17 ) Día, mes y año do recepción en obra de la herra
mienta- amparada en la forma descrita.
( 1 8 ) El mismo que tenga la sección "A" como se describe
en el punto (2).
C 19 ) El mismo que tenga"la sección "A" como se describe
. N en el punto (3) • • • .
'( 20 ) Nombre que corresponde a la obra.
C 21 ) Nombre o razón social del transporte por el que se
recibe o en su caso número económico de la unidad
B.I. que se use.
( 22 ) Marcar con una "X" el cuadro correspondiente al --uso que se dará a la herramienta.
C 23 ) Dirección completa de la obra que recibe la herra
mienta.
( 24 ) Anotaciones y/o aclaraciones acerca de la recepción
de herrameinta anotando cualquier anomalía.
C 25 ) Firma y nombre completo del jefe de almacén que re
cibe las herramientas. c
( 26 ) Firma y nombre completo del Superintedente de la --Obra que recibe.
• w i n « M é i
mti
HOJA.
oe _
ORIGINAL
la. COPIA
2a! COPIA
3a. COPIA
4a.. COPIA
5a. COPIA
DISTRIBUCIÓN
SECCIÓN "A"
ALMACÉN GENERAL
ALMACÉN OBRA
SUPERINTENDENTE
CONTROL DE COSTOS
CONTABILIDAD OBRA
GERENCIA DE ALMACENES
SECCIÓN "B"
ALMACÉN OBRA
ALMACÉN GENERAL
SUPERINTENDENTE
CONTROL DE COSTOS
CONTABILIDAD MEXICO .
GERENCIA DE ALMACENES
1
I N V t O b l K H W M N l M ' ' ' 1 '
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$8$ 000 CANTWAO
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JETE DC AIMAON
ALMACL1 GEHEJIAL
FAVOR DE UENAR Y DEVOLVER DE RECIBIDO DE CONFORMIDAD LA PARTE " B "
EXCEPTO LA COPIA AZUL QUE QUEDA EN PODER DE XA OBRA NOTA:'
B CNVtO t * HtttAMCNTAS
ALMACÉN GENEtAl A OMAS
«CHA 0€ KCieO EN OMA, ¿ /? /
( WA MU ANO E.M. N * (//•)
MOYtCTO M».
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OMA ( j o )
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OtSIVACJOMS SOMt ««AMIENTA KOtlOA U'/i
HOMO u*> ALMACENISTA
Vo. ••. (¿; 6 i
¿UFOINIENOtNIE
A L M A C K N onn'A' TOUAA A U k *
TRASPASO DE HERRAMIENTA (ALM- 12 )
un -Esta forma se utiliza para enviar herramienta de
proyecto a otro directamente, cuando se reciba solici
tud de un proyecto, aprobada por el Superintendente.
Número del proyecto que efectúa el traspaso.
Nombre de la obra que efectúa el traspaso, v *\ »-...
Número consecutivo del traspaso del cual llevará
control el almacén que efectúa el mismo.Empezando
por el número uno.
Número del proyecto que esta recibiendo la herra
mienta.
Nombre o denominación de la obra que recibe y di
rección de la misma.
Conducto por el cual se hace el ejivío (.línea de --
transporte vehículo chofer, placas, número de talón
etc).
Indicar si es por cobrar o es flete pagado.
Lugar donde será puesta la herramienta libre a bor
do.
Fecha del envío de la herramienta día, mes y año.
Número consecutivo de las partidas que se asienten
en la forma.
El número de unidades que se están traspasando.
Denominación de lo enviada (Pza., jgo., etc.).
Descripción de la herramienta que se esta enviando.
Precio promedio según Kárdex al momento de efectuar
el traspaso.
(15 ) Valor de la her'ramienta (multiplicando la columna -N(ll). por la columna ( 14 ) .
( 1
( 2
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C 5
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etvts«0N ANTceíoe
( i6 : 1 Suma total de la columna 15
HOJA. "" *w
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( 17 ) Firina y nombre del Jefe de Almacén del proyecto -
i que traspasa.
( 18 ) Firma y nombre del Superintendente del proyecto -
que tiuspasa.
(19 ) Firma y nombre de la persona que solicita el.tras
paso.
C 20 ) Firma y nombre del Jefe de Almacén que recibe.
( 21 ) Aclaraciones sobre el envío o recepción que deseen.
ORIGINAL.
1á. COPIA.
2a.' COPIA.
3a. COPIA.
4a. COPIA.
5a, COPIA.
6a. COPIA.
7a. COPIA.
DISTRIBUCIÓN.
ALMACÉN DE OBRA QUE RECIBE.
SUPERINTENDENTE DE 0BRA_QUE RECIBE»
ALMACÉN DE OBRA QUE TRASPASA.
ALMACÉN GENERAL MEXICO.
DEPTO.DE CONTABILIDAD QUE RECIBE.
DEPTO. DE CONTABILIDAD QUE TRASPASA.
CONTROL COSTO MEXICO.
GERENCIA DE ALMACENES MEXICO.
' - v t - f r . M ¿ N T E B l O e R F V f ? i © W ACTUAL
SUPEWNTtNDCNTt Jtft A1MACEN GtNEtÁT"
OBSERVACIONES y / J f )
s
AIM - I t
ALMACÉN DE OBRA QUE RECIBE
TRASPASO DE MATERIAL ( ALM - 13 )
HOJA ^_\
DE
1
Esta forma se utiliza para enviar materiales de un pro
yecto a otro directamente cuando se reciba solicitud de
un proyecto, aprobado por el Superintendente.
( 1 ) Número de Proyecto que efectúa el traspaso.
( 2 ) Nombre ae la obra que traspasa y lugar en donde se
localiza.
L ( 3 ) Número consecutivo del traspaso del cual llevará -control el almacén que efectúa el mismo empezando por el número uno.
( 4 ) Número del proyecto que esta recibiendo el material.
. ( 5 ) Nombre de la obra que recibe y dirección de la misma,
( 6 ) Conducto por el cual se hace el envío,(línea de - :
Transporte, vehículo, chofer., placas., número de ta
lón etc).
•( 7 J Indicar si es por cobrar o es flete p.ágado.
" ( 8 ) Lugar donde será puesta la herramienta libre a bordo
( 9 ) Fecha del envío de el material día, "mes y año.
(10 ) Número consecutivo de las partidas que se asienten -
en la forma; i
(11 ) El número de unidades que se están traspasando.
(12 ) Denominación de lo enviado (pza., jgo.,etc.)
--(13 ) Descripción del material que se esta enviando.
(14 ) Precio promedio según Kardex al momento de efectuar
el traspaso. i
(15 ) Valor del material (multiplicando la columna 11 por
la columna 14).
(16 ) Suma total de la columna 15.
V •
— • » W — H W — » — — m • — — ^ — ^ — — — — i
RÉVrstON ANTERfOR . REVISION /ICT!J"L --••.\ co — n i
HOJA,
( 17 ) Firma y nombre del Jefe de Almacén de proyecto -
que traspasa.
( 18 ) Firma y nombre del Superintendente de Proyecto -
que traspasa.
( 19 ) Firma y nombre de la persona que solicita el tras
paso.
C 20 1 Firma y nombre del Jefe de Almacén que recibe.
( 21 ) Aclaraciones sobre el envío o recepción que deseen,
DISTRIBUCIÓN.
ORIGINAL.'
la. COPIA.
2a. COPIA.
3a. COPIA.
4a. COPIA.
5a. COPIA.
6a. COPIA.
7a. COPIA.
ALMACÉN DE OBRA QUE RECIBE.
SUPERINTENDENTE DE OBRA QUE RECIBE.
ALMACÉN DE OBRA QUE TRASPASA.
ALMACÉN GENERAL ( MEXICO).
DEPTO. DE CONTABILIDAD QUE RECIBE.
•DEPTO. DE CONTABILIDAD QUE TRASPASA.
CONTROL DE COSTOS MEXICO.
GERENCIA ALMACENES MEXICO.
TRASPASO OC MATCRIALC3
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JE*E ALMACÉN DE OB*A
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OBSERVACIONES (Si/
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VALE POR DEVOLUCIÓN DE MATERIALES \L ALMACÉN DE ODRA.
HOJA
OE
J.
~ !
UTILIZACIÓN: Para amparar los materiales devueltos al
almacén que no fueron utilizados en el área o para su
custodia únicamente.
ELABORACIÓN: Cuando se recibe^materiales que salieren
previamente por forma ALM-10 y no se utilizaron o que
se reciben para su custodia.
( 1 j*Número consecutivo el cual debe controlar el --almacén empezando por el número uno.
( 2 ) El número de área de la cual se están devolvicn
do los materiales.
( 3 ) Señalar si son para su custodia mediante una cruz.
( 4 ) Señalar si se pueden utilizar en otra área con una
cruz.
( 5 ) En caso de señalar, utilización a que cargo de cuen
.- ta afectara de acuerdo con el catálogo existente -
de la obra.
( -6 ) Día, mes y año en-el cual se están devolviendo los
materiales.
( 7 ) Número del proyecto asignado.
( 8 ) Número o clave de catálogo asignado previamente --
por B.I. al artículo que se trata.
( 9 ) Número de unidades que se están devolviendo.
(10 ) EspecificacÓn de las unidades (kgs.,pza., Its.,No.-
etc) .
(11 ) Nombre o descripción del material que se esta d e
volviendo.
(12 ) Precio promedio unitario de cada'artículo que ampa_
ra la devolución (Debe ser puesto p pr el Kardista
al valorar y operar la devolución en las tarjetas
MOJA.
de Kardex).
C 13 ) Resultado multiplicar la columna (9) por la co
lumna ( 12 ) ( 14 ) Total de la suma de la columna (13) .
i. 15 ) Nombre y firma de quien entrega.
( 16 ) Firma .del Superintendente,Jefe de Area, o Personal
competente para su autorización. \
( 17 ) Firma y nombre completo del Almacenamiento.
( 18 ) La firma del kardista al registrarse el movimiento
en la tarjeta de kardex (ALM-1 )
DISTRIBUCIÓN.
ORIGINAL.
1a. COPIA.
2a. COPIA.
3a. COPIA.
CONTABILIDAD.
ALMACÉN'!
CONTABILIDAD.
INTERESADO.
NOTA: ESTA FORMA SE ELABORARA EN OBRA.
pfV»S!oto &»JT C1U.DE. p p v i ^ l O N ACTL'SL
¿ ¿ lítut LA' ¿vi t¡* f.i £*•* ' u 1 > i i t » 0 i S ¿»> -£ / 4 /t C / » /'AHA ¿t» í ^ i r » » / / . m n » i U i i T ( .
/ / !*#•«» c . J . ¿"»AA/¿I. ff Í n t a n ¿ /Jtfe /?//> ¿ t C t *« t S * ¿ - M ' . V
f*(r/AMt*Tt. —»n f. , a *> l. Al.*-/* f ua O t UTIIIZAAI-AJ ' ? u t
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C A J T » » / . i « i ¿ /Lifl-tlJ ^v?i**.vi»
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.. .. At mr'o'i* j t f i . s e . r / ? * * / — ¡ _ (?) /JuM t«<» 6 t u « i U t t £ £ " * " c
Í.ST A /.' j e » ' ' ' ! ' ! ' » ' > • •
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V ^ . I i i ' • • • I ' • . • ,y ' -' " . . ' '• / ' ' i
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_ c . / i i . w / / | S , ( , < « « T í l « t C ? ) » • « " ' ' < • «« / '
fj *• *itif t*#) it "i i \ ctL-nfk C 13 J
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DEVOLUCIÓN DO HERRAMIENTA POR EL ALMACÉN DE LA OBRA AL ALMACÉN GENERAL. ( ALM - 8 )
HOJA
DE
SECCIÓN "A'
( 1 ) Día , jr.es y año del embarque del almacén obrando la
herramienta devuelta, al Almacén General.
( 2 ) Número progresivo de la devolución empezando por el
número* uno.
C 3 ) Número del proyecto que envía.
( 4 ) Nombre de la obra que envía.
( 5 ) Nombre o razón social del transporte con el que se -
regresa, o en su caso el número económico de la uni
dad B.I. que se use.
( 6 ) Marcar con una "X" el cargo correspondiente al uso -que tuvo la herramienta en obra Civil, Mecánico o --Eléctrico.
( 7 ) Dirección completa del- lugar donde se realiza la
.,' obra que utilizó la herramienta.
( 8 ) La cantidad de unidades devueltas en cada partida.
( 9 ) La unidad de control de cada artículo (pza., jgo.,-
etc\) .
(10 ) Detallar las características y especificaciones de
la herramienta devuelta.
(11 ) Precio promedio de la herramienta devuelta según --
Kardex.
(12 ) Valor total ce cada artículo (resultado de multiply
car la columna 8 por la columna 11.
(13 ) Importe total de la suma, de la columna 12.
(14 ) Nombre y firma del Jefe del Almaccn que haya embar
cado la devolución.
(15 ) Nombre y firma del Superintendente de obra.
.
REVISIÓN ANTERIOR REVIS ION ACTUAL
HOJA.
\ SECCIÓN "B"
( 16 ) Día, mes y año de recepción en Almacén General
de la herramienta.
( 17 ) El mismo número que se tenga en la sección "A"
como se describe én el pun^o No. 2
( 18 ) El número que corresponda a la obra que devuelve
la herramienta.
( 19 ) El nombre que corresponda a la obra que devuelve
la herramienta.
( 20 ) Nombre o razón social del transporte por el que
se envió" o en su caso número económico de la uni
dad B.I. que se use.
( 21 ) Marcar con una "X" el cuadro correspondiente al -
uso que se dio a las. herramientas.
.( 22./) Dirección completa del lugar donde se localiza la
obra que utilizó las herramientas.
( '23 ) Importe igual al'punto 13 de la sección "A"
( 24 ) Cantidad de herramienta faltante o en mal estado -
de acuerdo con la lista de la sección "A"
( 25 ) Características y especificaciones de la herramien
ta faltante o en mal estado.
( 26 ) Anotar el cargo unitario de cada partida.
( 27 ) Resultado de multiplicar,el valor unitario por la
cantidad de herramienta faltante o en mal estado -
(columna 24 por columna 26 ). i
( 28 ) Total del importe de las bajas.
C 29 ) Importe total del abono, que según almacén general
corres..onde.
REVISION AMTEPlor» REVISION ACTÚA l
HOJA.
0E_,
7 ( 30 ) Nombre y firma del almacenista que haya supervi
sado el estado en que hayan devuelto las herra
mientas.
( 31 } Nombre y firma del Jefe del Almacén General,esto
es.requisito para la validez del abono que se ori_
gina.
DISTRIBUCIÓN.
SECCIÓN "A" SECCIÓN "B"
ORIGINAL.
1a.COPIA.
2a.COPIA.
3a.COPIA.
4a.COPIA.
5a.COPIA.
ALMACÉN GENERAL.
ALMACÉN OBRA.
SUPERINTENDENTE
CONTROL COSTOS.
CONTABILIDAD OBRA.
GERENCIA ALMACENES
ALMACÉN OBRA.
ALMACÉN GENERAL.
SUPERINTENDENTE.
CONTROL COSTOS.
CONTABILIDAD MEXICO,
GERENCIA ALMACENES.
f * W i : n Q M IVNTt.£\efc W P V I S ' n f ! A<~TMA>_
OiVOlOCOM 01 H€mAMUMtAJ
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ALMACENISTA
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JEFE DE AIMACEN
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ALMACÉN OWL» F O I M * A L M -._l
DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE OBRA AL ALMACÜN GENERAL. ( ALM - 9 )
HOJA
OE
SECCIÓN "A"
( l ) Día, mes y año del embarque en obra de materiales
devueltos.
( 2 ) Número progresivo de la devolución empezando por
ol 'número uno.
( 3 ) Número del proyecto. •-»
( 4 ) Nombre de la obra.
( 5 ) Nombre o razón social del transporte con el que -
se regresa, o en su caso el número económico de -
la unidad B.I. que se uso. ,
( 6 ') Marcar con una "X" el cargo correspondiente al uso
que tuvo el material.
( 7 ) Dirección completa del lugar donde se realiza la
obra que utilizó los-materiales.
( 8 ) La cantidad de unidades devueltas en .cada partida.
( 9 ) La unidad de control de cada artículo (pza.,Kgs.,
Its., etc.) .
(10 ) Detallar las características y especificaciones -
del material devuelto.
(11 ) Precio promedio del^material devuelto según kardex.
(12 ) Resultado de multiplicar la.columna 8 por la colum
na 11.
(13 ) Importe total de la suma de la columna (12) .
(14 ) Nombre y firma del Jefe de Almacén que haya embar*
cado la devolución. i
(15 ) Nombre y firma del Superintendente de obra.
REVISION ANTECIO* REVISION ACTUAL FO-'.»A CO —xo
HOJA
oe _
SECCIÓN CB"
( 16 ) Día, mes y año de recepción en almacén general
de los materiales.
( 17 ) El mismo número que se tenga en la sección "A"
de .la forma que se describe, punto (2)
( 18 ) El número que corresponda a la obra que devuelve
los materiales.
( 19 ) El nombre que corresponda a la obra que devuelve
los materiales.
( 20 ) Nombre o razón social del transporte por el que
se envió' o en su caso número económico de la uni
dad B.I. que se use.
( 21 ) Marcar con una "X" el cuadro correspondiente del
uso que se dio a los materiales.
( 22 ) Dirección completa del lugar donde se localiza la
obra que utilizó los materiales.
( 23 ) Importe igual al punto No. 13 de la sección "A"
( 24 ) Cantidad de material faltante o en mal estado de -
acuerdo con la lista de la sección "A"
( 25) Características y especificaciones dei.jnaterial - -
faltante o en mal estado.
( 26 ) Anotar el precio unitario de cada partida.
( 27 ) Multiplicar el precio unitario por la cantidad de
material faltante o en mal estado.
( 28 ) Total del importe de las bajas. i
( 29 ) Importe total del abono,que según Almacén General -
corresponde.
( 50 ) Nombre y firma del almacenista que haya supervisado
: I REVISION ANTERIOR '. REVISIÓN ACTUAL
rcr'iA e o - n j
M O J A
OE
e l e s t a d o en que se e n c u e n t r a l a h e r r a m i e n t a .
( 31 ) Nombre y f i rma d e l J e f e d e l Almacén G e n e r a l , c s t o
e s r e q u i s i t o p a r a l a v a l i d e z d e l abono que se - -
o r i g i n a ,
DISTRIBUCIÓN.
SECCIÓN "A" SECCIÓN "B"
ORIGINAL,
l a .COPIA.
2a.COPIA.
5a .COPIA.
4a .COPIA.
5a.COPIA.
ALMACÉN GENERAL.
ALMACÉN OBRA.
SUPERINTENDENTE.
CONTROL COSTOS.
CONTABILIDAD OBRA
GERENCIA ALMACENES
ALMACÉN OBRA.
ALMACÉN GENERAL
SUPERINTENDENTE.
CONTROL COSTOS.
CONTABILIDAD MEXICO,
GERENCIA ALMACENES.
REVISION ANTERIOR „ . REVISION ACTUAL KORV.» C "
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SUMtlNUNOtNIE
FOlMA AIM . 9
AlilACEN GENERAL
DEVOLUCIÓN DC MATMIAUS DC LAS
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FECHA «C l tO [N AIMACfN GENEtAL
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(77) MOYECTO No-
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ALMACENISTA
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JEM DE ALMACÉN
AUUCEN OUriA f 0 , A " A l M " '
VALBS DE ALMACHN ( ALM- 10 )
Es la forma que sirve para^retirar materiales.refaccio
nes, etc. de ios almacenes.
( 1 ) Número consecutivo empezando siempre por el núme
ro uno en cada obra.
( 2 ) Fecha en que se expide ( día,mes y año).
( 3 ) Nombre, de la Compañia a que pertenece (Búlete In
dustrial, Constructora Urbec,etc.)
( 4 ) Número del proyecto asignado.
( 5 ) Número de orden de trabajo, cuando se tratf de pro
yecto por Administración.
( 6 ) Marcar con una "X" cuando el equipo propiedad de -
B.I., quede instalado en área de trabajo propiedad
del cliente.
( 7 ) Marcar con una "X" únicamente cuando sea proyecto
por Administración.
'( 8 ) Número de área.
( 9 ) Cargo contable, en donde deberá utilizarse dicho -
material.
(10 ) Número de código del artículo.
(11 ) La cantidad de unidades entregadas al..solicitante
de cada artículo que ampare el vale.
(12 ) Abreviatura de cada unidad (pzn.,Its.,mts.,kgs.,- -
etc.).
(13 ) Descripción de cada artículo que ampare el vale.
(14' ) Importe total de los artículo de la misma especie
multiplicados por el precio promedio.
(15 ) Importe total del vale sumando las partidas de la
columna 14.
REVISION ANTERIOR ,,„ '. REVISION ACTUAL rontiA co —«<c
MOJA ¿_\
OE
MOJA
OC
( 16 ) Firma y nombre de la persona que paso' el Kardc.x.
C 17 ) Firma y nombre de la persona que entrego'' el mate
rial.
C 18 ) Firma, nombre y número de ficha del trabajador -
que recibe el material.
( 19 ) Firma y nombre del Jefe de Aren, Superintendente
6 Gerente Administrativo.
ORIGINAL,
1a.COPIA.
2a.COPIA.
3a.COPIA.
DISTRIBUCIÓN.
CONTABILIDAD.
.CONTABILIDAD-PROCESAMIENTO DE DATOS,
ALMACÉN.
INTERESADO.
NOTA: Para la salida de material proporcionado por el --
cliente (ya sea en especie ó cuantificado),el núnjc
ro consecutivo lo determinarán .previamente y con
juntamente el Superintendente,Gerente Administratis
vo y Jefe del Almacén.
RCvrsiOM ANTCRIOS REVISrOM ACTUAL T?"I;K CO — '
OI-IT.V VWHOJ O0V53d3iNI 3»t :N337WT»3<>2'. SOlVO 30 01 N3 I WVS330«d D'0| ''K3H 0 VO I - IC71M03
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SALIDA DE OURA ( ALM- 22 )
MOJA
r4m
M
Esta forma se utilizará para amparar equipo y herramien
ta enviada a reparación o deshecho.
( 1 ) Nombre que le corresponda a la obra y dirección.
C 2 ) Número asignado al proyecto.
( 3 ) Número consecutivo de salida empezando por el núni£ ro uno, del cual llevará el control el almacén.
C 4 ) Día,'mes y año en que se esta realizando la salida
física del artículo. ' . o
( 5 ) Para checar si es reparación (de deshecho.
( 6 ) Cantidad de piezas que amparo la salida.
( 7 ) Unidad de control del artículo.(Jgo. ,Pza.,etc.).
( 8 ) Descripción del equipo, herramienta, etc,que sale -de la obra. Especificando si es a reparación ó deshecho.
( 9 ) Firma y nombre del jefe de Almacén.
(10 ) Firma y nombre del Superintendente.
(11 ) Firma y nombre de la persona que recibe el equipo,
herramienta,etc.
DISTRIBUCIÓN.
ORIGINAL.
1a.COPIA.
2a.COPIA.
5a.COPIA.
0 6 K ,\ ALMACÉN GENERAL,
VIGILANCIA 0 SUPERINTENDENCIA.
INTERESADO.
GERENTE ADMINISTRATIVO.
R E V I S I O N ANTpRtOP REVIS IÓN ACTUAL
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HOJA
-DE
ORDEN DE DESCUENTO ( ALM- 14 )
Esta forma se utilizará para dar aviso al departamento de -personal que descuente (x) cuantidad de dinero por los conceptos que en .ella se mencionan.
( 1 ) Fecha de aviso al Depto.. de Personal procurando sea -la misma en que dicho Depto. deberá recibirla (día, -mes y año).
( 2 ) Número de proyecto asignado a la Obra.
( 3 ) Numero consecutivo de la orden del cual deberá llevar control el almacén, empezando por .el número uno.
( 4 ) Nombre del trabajador al que se le debe descontar - -(Apellido Paterno, Materno y Nombre)
( 5 ) Categoría del trabajador.
( 6 ) Número del trabajador 6 empleado que el Depto. de Pej_ sonal haya asignado a su ingreso (checar con forma --ALM-24).
( 7 ).Número de la forma de ALM-24 sobre la cual se está ha •ciendo el descuento.
( 8 ) Número de unidades (herramienta ó equipo que ampare -el descuento).
( 9 ) La unidad que corresponde a los artículos que ampara el descuento (pieza, juego, etc.).
( \0 ) Descripción detallada de la herramienta 6 equipo que ampara el descuento.
( 11 ) Valor Unitario a Precio Promedio según kardex.
( T2 ) Valor total a descontar por cada artículo (resultado de multiplicar la columna 8 por la columna 11.
( 15 ) Importe total (suma de la columna No. 12).
( 14 ) Nombre completo y firma del Jefe de-Almacén.
( 15 ) Nombre completo y firma del Gerente Administrativo.
( 16 ) Nombre completo y firma del Superintendente.
HC JA
1 Oí
( 17 ) Firma del trabajador que acepta el descuento señalado.
ELABORACIÓN:
A) Al dar de baja ai trabajador.
B) Al enterarse el almacenista de la destrucción ó pérdida de las herramientas y equipos entregados con la forma -ALM-24 y por la cual hubiere, existido negligencia en la utilización por parte del trabajador.
C) Cuando por chequeo físico de resguardos el trabajador -tenga algún faltante.
DISTRIBUCIÓN:
Original Contabilidad Obra.
1a. Copia Depto. de Personal Obra.
2a. Copia Almacén Obra..
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OROEN OC D E S C U E N T O .
FECHA PROYECTO No.
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No. .
NOMBRE C'/>
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CATEGORÍA Ls) FICHA NO. ^¿ •) RESCUAROO No.
CANTIDAD UNIOAO D E S C R I P C I O N P R E C IO I M P O R T E
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DESCUÉNTESE EN TOTAL . . . . . • (/} ) |
ORDEN DE
1/0 ,>
JEFE ALMACÉN DE OBRA
Vo B° ( A T )
JEFE ADMINISTRATIVO [
yo go )
SUPE&INTENOENTE
CONFORME < / *>
S
I N T E R É S AOO
e«e A L M - 1 4
HOJA
OE
- VALE DE NO ADEUDO (ALM-15)
Esta forma se utiliza para comprobar que el trabajador no de be herramienta 6 equipos, esta forma deberá ser solicitada -al almacén por todos los trabajadores y empleados y tendrá" -cue ser entregada al Depto. de Personal al momento de recibir su liquidación.
( 1 ) Día, mes y año en que se elabora.
{ 2 ) Número del proyecto asignado a la Obra.
( 5 ) Número consecutivo del aviso del cual debe llevar control el almacenista del proyecto, empezando por el número lino.
( 4 ) Fecha con la cual se está enviando la forma a la Geren cia Administrativa (lugar, día, mes y año) Esta debe coincidir con la fecha'del punto No. (1) invariablemente.
( 5 ) Nombre del trabajador (Apellido Paterno, Materno y Nom bre (s).
( 6 ) .Número del trabajador ó empleado que el Depto. de Personal le hubiere asignado a su ingreso.
( 7 ) Categoría del trabajador.
( S ) Nombre y firma del Jefe de Almacén.
• DISTRIBUCIÓN
Original Trabajador
la. Copia Depto. de Personal
2a. Copia Almacén Obra.
I
REVISIÓN ANTER.'Orr REVISION ACTUAL
A V I S O OE NO A O E U O O
FECHA ex-") PROYECTO N»,
¿o A V I S O
M « .
F E C H A ,
A l . J E F E A O M I N I S T R A T I V O
P ' E S E N T E
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E L T R A B A J A O O R SR.
Y C A T E O O R I A OE
^ ' "
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CON P ICNA N»._C^_2_
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OOS P O R H E R R A M I E N T A S O M A T E R I A L ! * : M O f l t O A D OE E S T A E M P R E S A , CON
E S T E A L M A C É N , L O C U A L H A C E M O S 0 1 SU C O N O C I M I E N T O P A R A L O S F I N E S
Q U E CON VE NCAN .
A T E N T A M E N T E
c >0 . /
J E F E A L M A C É N OE O S R A
FORMA ALM- IS
MOJA
INFORME DE HERRAMIENTA FALTANTE (ALM-18)
Esta forma es para solicitar la baja de la herramienta, por desgaste 6 rotura de la misma, no imputable al trabajador.
( 1 ) Número de proyecto y nombre.
( 2 ) Fecha del periodo que abarca.
( 3 ) Número consecutivo empezando por el número uno, del -cual debe llevar control el Jefe de Almacén.
( 4 ) El número de unidades de herramienta que deba darse -de baja.
( 5 ) Designación de la herramienta que se da de baja (pza. jgo., etc.) .
( 6 ) Descripción completa de la herramienta que se da de -baja.
C 7 ) Número del resguardo con el cual se entregó la herramienta al trabajador.
C 8 ).Cual/es la causa por la que se está dando de baja la •herramienta D = Desgaste, R • Rotura (marcar con "x".)
( 9 ) Valor unitario a Precio. Promedio de la herramierta se gún kardex Obra.
(10) Importe .de cada partida. (Multiplicando columna (4) -por columna (9)).
(11 ) Suma total-de la columna (10)
( 12 ) Firma y nombre del Superintendente.
( 13 ) Firma y nombre del Gerente'Administrativo.
( 14 ) Firma y nombre del Jefe de Almacén.
1 Original
la. Copia 2a. Copis* 3a. Copia
DISTRIBUCIÓN ,'
Contabilidad. Gerente Administrativo. Almacén Obra. Superintendente.
REVISIÓN ANTERIOR REVISIÓN ACTUAL ronu». CO —«9
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OE _
- REPORTE DIARIO Y/O SEMANAL DE ENTRADA AL ALMACÉN
(ESTA FORMA SE ELABORA EN OBRA)
( 1 ) Número consecutivo del reporte que deberá controlar el almacén, empezando con ei número uno.
( 2 ) Fecha, día, mes y año del reporte.
( 3 ) Número asignado al proyecto.
( 4 ) Nombre de la Obra.
C 5 ) Número'de los grupos correspondientes.
( 6 ) Importe por cada uno de los grupos afectados.
( 7 ) Total de la suma de la columna (5).
( 8 ) Tipo de documento (entradas).
(" 9 ) Números consecutivos de documentos (entradas).
( 10 ) Número consecutivo de MR; Tlt; ¿ ". ¿/;>'c'7C-
( 11 ) Número de Proveedor, de acuerdo al catálogo que contro la él almacén<#= ¿V/'A
( 12 ) Nombre 6 Razón Social del Proveedor.
( 15 ) Importe sin I.V.A.
( 14 ) Importe del I.V.A.
( 15 ) Importe total. /3
( 16 ) Total suma de la columna (-1-2)
( 17 ) Total suma de la columna (J=5-)
( 18 ) Total suma de la columna (1-4)
( 19 ) Firma y nombre del Jefe de Almacén.
p r v i S I O N ANTERIOR • REVISION ACTUAL
¡MOJV,
B E _
Or i g i n a l
l a . Copia
2a. Copia
3a ' Copia
DISTRIBUCIÓN
Gerente Admin i s t r a t i vo
Supe r i n t enden t e .
Con t ab i l i dad .
Almacén Obra.
REVISION ANTERIOR REVISION ACTÜ*l ••A r o — * s
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C 1 ) Número consecutivo del reporte, que deberá controlar -el almacenista, empezando por el número uno.
( 2 ) Fecha, día, mes y año del reporte.
( 3 ) Número -asignado al proyecto.
( 4 ) Nombre de la Obra.
( 5 ) Número/de .los grupos correspondientes.
( 6 ) Importe por cada uno de les grupos afectados.
( 7 ) Suma total de la columna (6)
( 8 ) Tipo de documento (salidas)
( 9 ) Números consecutivos de documentos (salidas)
( 10 ) Número de cargo de Cuenta, de acuerdo al Catálogo de Costos de la Obra.
(11 ) Número de áreas, de acuerdo al Catálogo de Costos de la Obra.
(12 ) Sumas parciales que afectaron a los cargos de Cuenta y cada área.
( 13 ) Sumas totales de las columnas 11 y 12.
( 14 ) Firma y nombre del Jefe de Almacén.
DISTRIBUCIÓN
Original Gerente Administrativo,
la. Copia Superintendente.
2a. Copia Contabilidad.
3a. Copia Almacén Obra.
4a. Copia Archivo.
m O/fA': E'sta Forma' se e l a b o r a r á en' Obra, i ¿ ^ ' -
R E V I S I O N ANTERIOR _ _ — REVISION ACTUAL
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RESGUARDO ( ALM - 24 ) MOJ>.
Se utiliza para responsabilizar la custodia de las herra--
, mientas o equipos al trabajor que requiere de ellas para -
su actividad, previa autorización del Superintendente o
Jefe de Area.
( 1 ) Día, mes y año en que ^ recibe la herramienta o --
equipo el trabajador.
C 2 ) El número destinado al arca donde se utilizará.
C 3 ) Número del Proyecto.
( A ) Número consecutivo del resguardo del cual debe lle-
i var control el almacén. ( 5 ) Departamento o área en ei cual serán utilizadas las
herramientas o equipo (civil, mecánico o eléctrico).
( 6 ) Número o clave de catalogo asignado a las herramien
tas o equipos por Bufete Industrial.
Número de unidades. La unidad de control (pza., jgo., etc.)
Descripción de la herramienta o equipo. >
Ilnporte de cada partida 17) x MO > '¿HTr^/ftfff %£.??"'
/l-/</•-
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( 7 )
C 8 )
( 9 ) ( 10 )
C n ) ( VL )
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( y* ) •c >o
* 1 /'>/.' .-• I^>
/A-( tí )
Firma y nombre completo del trabajador.
Número del trabajador que personal asigno a su in
greso (previa identificación).
Nombre completo y firma del almacenista.
Nombre completo y firma del jefe- de área o superin
tendente .
Importe total de la suma correspondiente a la colum
na No. 11.
. i ¡'lit fO'A
DISTRIBUCIÓN
ORIGINAL
COPIA
ALMACÉN OBRA
AL INTERESADO.
« r v i S l O N ANTCSI0& arviaioN ACTUM.
i'rte'j/. .- i • • - 'I
MOJA
OF
Urn
Se utilizara para responsabilizar la custodia de las --
herraraientaso equipos al trabajador que requiere de ellas
para su actividad, previa autorización del Superintenden
te 6 Jefe de Area.
( 1 ) Día, mes y año en que recibe la herramienta o equi
po el trabajador.
( 2 ) El número destinado al.área donde se utilizará.
( 3 ) Número del Proyecto.
( 4 ) Número consecutivo del resguardo del cual debe lle
var control el almacén.
C 5 ) Departamento o área en el cual serán utilizadas las
. herramientas o equipo (civil,mecánico o eléctrico).
( 6 ) Número o clave de catálogo asignado a las herramien
tas o equipos por Bufete Industrial.
( 7 ), Número de unidades.
'( 8 ) La unidad de control ( pza,.jgo., etc).
( 9 ) Descripción de la herramienta o equipo.
(10 ) Valor Unitario a Precio Promedio según Kardex,
(11 ) Importe de cada partida(Resultado de multiplicar --
columna 7 por la columna 10 ) ~
(12 ) Importe total de la suma correspondiente a la colum
na No. 11
(13 ) Firma y nombre completó del trabajador.
(14 ) Número.del trabajador que personal asigno a su in -
greso (previa identificación).
(15 )•Nombre completo y firma del almacenista.
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REVISIÓN AMTERIOJ» '. \ REVISION ACTUAL roriuh co —«a
R E S G U A R D O
FECHA i -
un AREA CO
DEPARTAMENTO ' vO
PROYECTO Ht.^Z
RESGUARDO N». ,,,-)
CARQO
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TOrpL lili RECIBÍ DEL ALMACÉN DE ESTA OBRA LOS ARTÍCULOS OUE AMPARA ESTE RESGUARDO, wUEDASDO BAJO MI RESPONSABILIDAD APSOLUTA Y EN CASO DE EXTRAVIO O USO INDEBIDO , bU IMPORTE ME 3 t P * DESCONTADO DE MI SALAR 10,COITORME AL ARTICULO t i DC LA LEY FEDERAL OEL TRABAJO.
ENTREGA 0 0
(>3) M NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR FICHA N« .
Os)
V« B«
f'O OESPACMADOR JEFE AREA
A C M - 2 4
HOJA,
NOTA DI: DEVOLUCIÓN A PROVEEDORES
Se utiliza para amparar los artículos que sean devueltos al proveedor por no reunir los requisitos estipulados en el pedido ú otras causas.
( 1 ) Día, mes y año de elaboración.
( 2 ) Número consecutivo de devolución que deberá controlar el almacén, empezando por el ndmero uno.
( 3 ) Número del proyecto y nombre de la Obra que elabora la forma.
( 4 ) Nombre y dirección del proveedor al cual se le están -devolviendo los materiales.
( 5 ) Vo. Bo. de la persona que ordena la devolución (Gerente Administrativo y/o Superintendente)
( 6 ) Conducto por el cual se hará la devolución (camioneta particular ó camión del proveedor)
( 7 ) Señalar las condiciones con las que el proveedor acepta la devolución.
( 8 ) Nombre y firma del Jefe de Almacén.
( 9 )"El numero de unidades que se están devolviendo.
( /10 ) Denominación y/o especificación de lo devuelto (kgs. , -mts., pzas., etc.) .
( 11 ) Descripción, detalle ó nombre específico de los artículos que se están devolviendo.
( 12 ) Costo (valor facturado) de los artículos que se están -devolviendo.
( 13 ) Resultado de multiplicar la columna (9) por la columna (12)
( 14 ) Suma de las. cantidades anotadas en.el inciso.
NOTAS: i
A ) Deberá solicitarse al proveedor Nota de Crédito, que ara pare la devolución de los Materiales, Equipos, Refacciones, etc. ,
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Original Contabilidad Obra (firmada por el proveedor)
REVISION ANTERIOR - REVISION ACTUAL rCPUA CO — s g
HOJA,
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'., v-1a. Copia
2a. Copia
Proveedor de la Obra.
Gerencia de Compras (cuando la compra haya sido tramitada por México)
3á. Copia
4a. Copia
5a. Copia
f i • -f-~ B) Esta forma se elaborará en Obra
Departamento de Compras Obra.
Superintendencia Obra.
Almacén Obra.
P t V l S f O N ANTEei'©(* REVISION ACTUAL ronvA co —^a
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HOJA.
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^ TARJETAS DE ALMACÉN KARDEX (ALM-1)
UTILIZACIÓN: En esta tarjeta se llevará el control de las ;ntradas y salidas de material, refacciones, etc. a base Je unidades y valores por el sistema de precios promedios.
C 1 ) Descripción del artículo, material, herramienta 6 --equipe, con suficiente número Je datos de especifica ción.
( 2 ) Concepto de la unidad (pza., jgo., kgs., Its., etc.)
( 3 ) Número o nombre del almacén donde se encuentra localizado (bodega, anaquel).
( 4 ) índice del casillero y estante en que se encuentra -colocado el.artículo.
( 5 ) El número de clave de localización del artículo.
C 6 ) Número progresivo empezando por el número uno.
( 7 ) Número máximo de unidades que se deben de tener en -el almacén.
( 8 ) Mínimo de unidades que debe haber (stock)'en el alma cén.
( 9 ) Cualquier aclaración adicional.
10 ) La fecha del movimiento que está efectuando (día, --mes y año).
11 ) Número correspondiente a cada documento de entrada 6 salida que se haga referencia. (MR, VA, TM, EM. etc.)
r 12 ) Número de unidades del artículo que se recibe en el almacén obra.
( 13 ) El número de unidades de los artículos que salen del almacén de obra para ser utilizados en las diferentes áreas de la construcción.
14 ) El total de las unidades en existencia en la Obra --que resulte de la suma de las entradas menos las salidas (ó sea columna 12 menos columna.. 13 igual a la columna 14)
REVISION ANTERIOR REVISION ACTUAL TfílM CO — 1 8
HOJA,
OE _
f 15 ) Precio unitario es el precio para cada unidad que deberá tomarse del MR, EH, EM, etc.
( 16 ) Precio medio que es la diVisión del saldo entre la --existencia y siempre se hace cuando existe variación en el precio de entrada. h
" 17 ) Es el importe de las entradas de almacén por 61 6 los artículos (multiplicar la columna 12 por la columna -15 igual a columna 17).
; 18 ) Es el importe de las salidas de almacén por él 6 los artículos ("multiplicar la columna 13 x 16 = 18 )
\ 19 ) Es el importe total de los que hay en almacén'por el artículo y se obtiene multiplicando la columna 14 x -16 = 19.
DISTRIBUCIÓN
ÚNICAMENTE EL ALMACÉN DE OBRA TENDRÁ Y MANEJARA ESTA
FORMA.
J REVISION ANTERIOR REVISION ACTUAL
row* CO —os
MOVIMIENTO DE ALMACÉN
ARTICULO 111 JJLL
'» : (3) C«SILL£«ONUM. M CLASIFICACIÓN NUM. (S) T A H Í C T A N U M . M
s, HOJA
OE
TARJETA DE ANAQUEL
( ALM-1 C )
,( ,) r v«i ^ O '. i» *- ''• • .- .< ./ .. S, C C O u O c ^t •
UBICACIÓN: Colocada al anaquel que corresponda y registrará el movimiento físico del almacén, su saldo será siempre - -igual a la existencia física.
C 1 ) Nombre completo 6 serie del artículo que se trate, --así como la descripción del docvn,ento de enerada y la unidad correspondiente (kilos, metros, litros, tc.)
( 2 ) Día, mes y año de la operación.
( 5 ) Número de documento de entrada ó de salida.
( 4 ) Unidades amparadas por el documento de entrada (unida des recibidas)
( 5 ) Unidades amparadas por el documento de salida (unidades despachadas).
( 6 ).Existencia en el anaquel 6 existencia física.
N T V ' S I O N ANTERf©» REVISION ACTUAL
•„'A CO — *&
HOJA.
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FORMA DE TRABAJO PARA INVENTARIO FÍNICO
Esta forma se utilizará sólo para efectuar los Inventarios físicos.
C 1 ) Nombre de la Compañía (Bufete Industrial, Constructora Urbec, etc.)
( 2.) Numero asignado al proyecto.
( 3 ) Nombre del proyecto.
( 4 ) Fecha en que se practicó el Inventario.
( 5 ) Número y nombre del grupo (Material Civil, Material -Eléctrico, etc.)
( 6 ) Número de hojas utilizadas en el Inventario Físico --1/20; 2/20, etc.)
( 7 ) Número de Marbete.
. ( 8 ) Descripción del Material-, Herramienta, Equipo, etc.
( 9 ) Unidad de control (pieza, juego, metros, kilos, etc.)
( 10 ) Número de existencias que se hayan contado físicamente
( 11 ) Cantidad de Equipos' y/o Herramientas, que se encuen- -tran a resguardo ó reparación.
( 12 ) Total de existencias físicas.
( 13 ) Total de existencias' según kardex.
( 14 ) Total -de existencias de más.
( 15 ) Total de existencias de menos.
( 16 ) Valor unitario a precio promedio según kardex.
( 17 ) Importe de las diferencias de más. i
( 18 ) Importe de las diferencias de menos.
( 19 ) Importe total según Inventario Físico.'
( 20 ) Tres columnas para observaciones.
REVISION ANTERIOR REVISION ACTUAL FORMA CO — ^ 8
F
