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Preparación de Propuestas
Estructura general de propuestas: ¿Qué debe
contener?• Resumen Ejecutivo• Propuesta Técnica• Oferta Comercial• Anexos
Flujo de etapas de la elaboración de una propuesta
Check List de Condiciones de Invitación
• Condiciones Comercialeso Boleta de Garantía
o Uso de recursoso Suma Alzadao Gastos Rembolsables
• Otras Condicioneso Plazo de Presentacióno Competidoreso Interlocutores con el Cliente
Reunión de Inicio de Propuesta con el Equipo: Líderes de Disciplinas, Consultores, Especialistas, etc.
Presentación del Proyecto:•Presentación del Cliente
o Contexto de la Propuesta (Check List “Condiciones de Invitación”, contingencias, FODA competencia, mercado, otras)
o Clarificación del Alcance o Plazos y actividades de propuestao Responsableso Coordinaciones necesarias entre disciplinaso Estrategia de propuestao Discusión técnica de solucioneso Solicitudes específicas a disciplinas
Instrucciones para los redactores
• Entregar información específica que requiera el redactor de acuerdo con la estrategia definidaInstrucciones Generales:oIdentifique el problema, proponga solución, explicite el valor, provea ejemplosoOrganice las ideas de manera que sea sencillo leerlas y encontrar la informaciónoAbordar claramente los problemas que resuelven la problemática del Cliente oHacerse la pregunta: ¿Recibiremos una excelente, buena, regular o mala calificación por esta propuesta?
Tips Generales para escribir Propuestas
o Siga siempre las instrucciones de las Bases de Licitación
o Prepare el índice con los niveles primarios o más altos, luego inserte los subniveles
o Incorpore aspectos no solicitados separadamente, de modo que el Cliente pueda decidir si los toma o no y además perciba el valor
o No incorporar información antiguao No incorporar información no relevante, no
enfocada en el proyecto, Cliente o lugar
Resumen Ejecutivo: ¿Qué es?
• Propuesta en miniatura; versión resumida del contenido mas importante que incluye el documento completo
• Entrega información suficiente para que los lectores tomen conocimiento del contenido del todo el documento, sin leerlo
• Debe ser:o Lógicoo Claroo Interesante (si consigue la atención del lector, el
resto será leído)
• Es vital que el texto se escriba enfocado en el Cliente
Resumen Ejecutivo: ¿Qué contiene?
• 1- Datos Básicos: Identificación del Cliente, CYO Consultores y del Proyecto
• 2- Descripción del Proyecto: En qué consiste, cuáles son sus principales características, alcance global
• 3- Entendimiento del Proyecto: Equipo de trabajo del Cliente, Infraestructura existente, Status actual del Proyecto, Plazos contemplados por el cliente
• 4- Visión del Cliente: Tanto el lo global (visión de compañía), como en lo específico (que quiere lograr con el proyecto en particular
Resumen Ejecutivo: ¿Qué contiene?
• 5- Principales factores Críticos: Aproximadamente 4, para cada factor crítico:o Estrategias: Cómo se abordará la solución o Ventajas competitivas/diferenciadoras:
Aspectos en donde se va a tener la ventaja frente a los demás competidores: Conocimiento de la zona, manejo de comunidades, soluciones desarrolladas en proyectos similares, innovación
• 6- Razones que justifiquen participar en la propuesta: Por qué le interesa a CYO
• 7- Equipo de trabajo: CYO, Gerente Proyecto
Resumen Ejecutivo: ¿Qué contiene?
• 8- Inversión requerida• 9- Indicadores de rentabilidad del
proyecto• 10- Impacto ambiental: Resumen
del impacto ambiental del proyecto y cómo se disminuirá o controlará
• 11- Conclusiones y próximos pasos• 12- Secciones del documento
Resumen Ejecutivo: ¿Qué NO debe tener?
• Ser autorreferente• Anglicismos• Referencias explícitas de la
competencia• Palabras tales como: Todos, nunca,
siempre, etcétera, a satisfacción del Cliente, todas las alternativas, la mejor solución, óptimo, profesional experto, mejor opción/alternativa, haré todo lo necesario para…
• Acciones al Cliente:o Sin plazoo Pago contra aprobación del informe final
Propuesta Comercial
• Identificar condiciones comerciales exigidas
• Acordar estrategia comercial (Tarifas, cargos adicionales, etc)
• Identificar explícitamente los contenidos de la oferta comercial:o Costos directoso Costos indirectoso Gastos rembolsableso Estudios adicionaleso Servicios de terceroso Impuestos
• Ajustarse a hechos y evitar promesas