XXXIII Simpozijum o novim tehnologijama u poštanskom i telekomunikacionom saobraćaju – PosTel 2015, Beograd, 1. i 2. decembar 2015.

PREDLOG TEHNOLOŠKOG REŠENJA I SOFTVERA ZA UNAPREĐENJE MANUELNE PRERADE POŠILJAKA*

* Ovaj rad je rezultat istraživanja na projektu 36022, koji se realizuje uz finansijsku podršku Ministarstva prosvete, nauke i tehnološkog razvoja Republike Srbije

Momčilo Dobrodolac, Dragan Lazarević

Univerzitet u Beogradu - Saobraćajni fakultet, m.dobrodolac@sf.bg.ac.rs, d.lazarevic@sf.bg.ac.rs

Sadržaj: U radu će biti predložen pristup unapređenju procesa prerade poštanskih pošiljaka. Značajan broj pošiljaka se prerađuje ručno, pa se iz tog razloga u određenim situacijama uvećava vreme tehnološkog procesa prenosa ili dolazi do grešaka pri sortiranju. U skladu sa nastojanjima savremenog poslovanja i izraženom konkurencijom na tržištu, zahteva se kontinualno unapređenje poslovnih procesa, kako bi se unapredio kvalitet usluge za krajnjeg korisnika. Predlaže se primena odgovarajuće metodologije i softvera za podršku ručnoj preradi poštanskih pošiljaka, čijom se primenom očekuje pozitivan uticaj na pojavne probleme. Ključne reči: ručna prerada pošiljaka, tok prenosa, softverska podrška, unapređenje poslovnog procesa 1. Uvod Savremeno poslovanje u oblasti poštanskog saobraćaja podrazumeva brz, siguran i finansijski dostupan prenos različitih vrsta poštanskih pošiljaka. Nivo uspešnosti poslovanja, direktno zavisi od unutrašnje poslovne organizacije različitih segmenata poštanskog operatora. Podrazumeva organizovanje ljudskih resursa, kao i tehničko-tehnoloških sistema, kako bi funkcionisali u skladu i obezbedili nesmetano obavljanje poslovnih procesa. U radu se posmatra slučaj JP ,,Pošta Srbije” i segment za ručnu preradu poštanskih pošiljaka. Uočen je problem i predložena metodologija za njegovo rešenje, a u cilju unapređenja kvaliteta poslovnog procesa prerade poštanskih pošiljaka. Poštanska mreža JP ,,Pošta Srbije” predstavlja jedinstvenu tehničko-tehnološku celinu, koja obuhvata sve jedinice poštanske mreže i resurse, koje preduzeće koristi za nesmetano obavljanje poštanske usluge na teritoriji Republike Srbije [1,2]. Proces prerade poštanskih pošiljaka, često započinje već pri fazi prijema (u jedinici poštanske mreže ili na terenu) i u toku transporta, gde se obavlja određeni nivo sortiranja i usmeravanja, odlaganjem pošiljaka u odgovarajuće kadice/vreće. Priprema za preradu u

- 40 -

poštansko-logističkim centrima je proces koji obuhvata otvaranje zaključaka sa pošiljakama i njihovu deobu prema kategoriji po zonama prerade. U zavisnosti od vrste pošiljaka i zahteva korisnika, pojedine pošiljke se pakuju, broje ili se prerađuju na poseban način i sl. Pored toga, pošiljke se razvrstavaju prema dimenzijama i prema tome da li se mogu mašinski sortirati ili ne [1]. Mašinsko sortiranje, odnosi se na automatizovan način prerade pošiljaka, gde je oprema standardizovana i prilagođena za sortiranje u nizu. Fleksibilnost sistema omogućuje odgovarajuća proširenja kapaciteta i uvođenje savremenih mašina za sortiranje, koje odlikuje pre svega brzina i visok kapacitet prerade. Prema statističkim pokazateljima iz 2009. godine u GPC Beograd, na dnevnom nivou, mašinski je prerađivano 96% (643.104) običnih pismonosnih pošiljaka, a 88% (88.088) preporučenih pismonosnih pošiljaka [1]. Ručna prerada, odnosno sortiranje poštanskih pošiljaka, obuhvata različite manipulacije sa pošiljkama manuelno od strane poštanskog radnika. Za pošiljke koje zahtevaju ovakav način prerade, često postoje specifični uslovi prenosa ili ih odlikuju nestandardni gabariti. Ručna prerada poštanskih pošiljaka zastupljena je na svim nivoima u poštanskoj mreži, od jedinica za pružanje usluga korisnicima do glavnih poštanskih centara. U glavnim poštanskim centrima se vrši ručno sortiranje po pravcima otpreme: ekspres pošiljaka, zatim običnih i preporučenih pismonosnih pošiljaka koje se ne mogu sortirati mašinskim putem, vrednosnih pismonosnih pošiljaka, običnih i preporučenih tiskovina i paketa koji se ne mogu sortirati mašinskim putem, običnih preporučenih i vrednosnih pismonosnih pošiljaka i običnih i preporučenih tiskovina iz Međunarodnog poštanskog saobraćaja (MPS), za Pošte carinjenja i za Inostrane izmenične pošte (IIP). Pored toga ručna prerada obuhvata: formiranje i rukovanje svežnjevima preporučenih, običnih i vrednosnih pismonosnih pošiljaka, smeštanje svežnjeva, formiranje, rukovanje i smeštanje punih transportnih kadica (vreća, rol kontejnera) sa običnim, preporučenim i vrednosnim pismonosnim pošiljkama, ekspres pošiljkama i običnim i preporučenim tiskovinama i sl. U jedinicama poštanske mreže za pružanje usluga korisnicima, ručna prerada najveću primenu ima pri uručenju pošiljaka, odnosno pri njihovom usmeravanju na isporuku ili dostavu po rejonima [1]. Prema statističkim pokazateljima iz 2009. godine u GPC Beograd, na dnevnom nivou, ručno je prerađivano 4% (26.796) običnih pismonosnih pošiljaka, a 12% (12.012) preporučenih pismonosnih pošiljaka. Rast broja ovih pošiljaka u sistemu ima pozitivan trend, pre svega u oblasti ekspres prenosa. Razlog je, u većini slučajeva, želja da se izađe u susret korisnicima i borba sa konkurencijom, pa se dešava da se često primaju na prenos i pošiljke koje su nestandardne ili zahtevaju poseban tretman [1]. Negativna posledica ručne prerade u određenim situacijama jeste uvećanje vremena tehnološkog procesa prenosa ili pojava grešaka pri sortiranju. Ovi problemi imaju uticaj na ukupan kvalitet usluge, jer vreme i sigurnost prenosa pošiljaka, predstavljaju jedne od osnovnih parametara kvaliteta poštanske usluge.

3. Definisanje pojavnih problema pri ručnoj preradi poštanskih pošiljaka

Na većini poslova ručne prerade pošiljaka rade zaposleni sa dužim radnim iskustvom, koji zahvaljujući tome, pre svega, prilično jednostavno vrše manuelnu preradu i usmeravanje pošiljaka samo na osnovu pročitanog poštanskog broja i adrese primaoca. Na primer, kako bi efikasno obavljao posao, radnik (deljač) u GPC Beograd mora poznavati kojoj jedinici poštanske mreže pripada svaka od oko 5500 ulica u gradu. Sa

- 41 -

druge strane, radnik u dostavnoj pošti mora znati kom rejonu pripada, ne samo ulica, već i svaki ulični broj na teritoriji te pošte. Usled kompleksnosti zadatka koji se postavlja pred zaposlenog, može doći do grešaka koje kao rezultat imaju pogrešno poslatu pošiljku, njen gubitak ili duže vreme za preradu, što ima negativan uticaj na kvalitet usluge. Uzroci ovih problema, pored pomenutog su i umor ili naročito situacija kada usled raspodele posla, ručno sortiranje treba da obavlja neko sa manjim ili bez radnog iskustva za posmatranu teritoriju. U tom slučaju dolazi do povećanja broja grešaka i zastoja, a usled nepoznavanja teritorije i potrebe za dužim vremenom donošenja odluke o usmeravanju pošiljke. Usled velikog obima posla i opterećenja, nekada je potrebno rotirati radnike na ovim pozicijama, što doprinosi povećanju verovatnoće pojave pomenutih negativnih konsekvenci. Treba imati u vidu da za uspešno obavljanje ove vrste posla potrebna je obuka zaposlenog čije trajanje se meri u mesecima. Svrha ovog rada je upravo da predloži tehnološko rešenje kojim će se prevazići navedeni problemi.

4. Koncept za rešenje pojavnih problema i unapređenje ručne prerade poštanskih pošiljaka

U radu se predlaže koncept zasnovan na kreiranju toka prenosa pošiljke, koji sadrži rutu kojom pošiljka treba da se prenosi u sistemu. Ruta zavisi od adresa pošiljaoca i primaoca, odnosno od prijemne i dostavne pošte. Koncept se može sprovesti na tri načina. Prvi način podrazumeva označavanje pošiljaka nalepnicom toka prenosa, koja na sebi sadrži odštampanu rutu kojom pošiljka treba da se prenosi. Drugi način, predstavlja skladištenje toka prenosa u okviru bar koda ili nekog drugog vida za skladištenje podataka na pošiljci, koji bi se očitao putem adekvatnih mobilnih uređaja. Treći način predstavlja kombinaciju prva dva, što obezbeđuje povećanje dostupnosti informacije o toku prenosa pošiljke. Ovaj način svoj najveći doprinos ima ukoliko dođe do oštećenja nalepnice, odnosno nemogućnosti mobilnog terminala da očita informaciju usled oštećenja memorijskog skladišta (bar kod, RFID transponder i sl.) ili kvara uređaja za očitavanje. Primenom koncepta, bilo koji radnik, bez predhodnog iskustva i detaljnog poznavanja teritorijalne organizacije, može efikasno da obavlja poslove usmeravanja pošiljaka jednostavnim očitavanjem toka prenosa pošiljke bilo sa nalepnice ili pomoću mobilnog terminala. Podrazumeva se određivanje toka prenosa pošiljke u dva navrata, odnosno dve faze koje su u skladu sa tokovima tehnološkog procesa prenosa pošiljaka. Postoje dva izdvojena toka:

• Prvi tok predstavlja prenos pošiljke od adrese pošiljaoca/jedinice poštanske mreže prijema do dostavne jedinice poštanske mreže (Slika 1).

• Drugi tok predstavlja prenos pošiljke od dostavne jednice poštanske mreže do adrese primaoca, odnosno njeno usmeravanje na isporuku (Slika 1).

Tokovi su izdvojeni, ali suštinski predstavljaju jednu celinu tehnološkog procesa prenosa poštanskih pošiljaka. U prvom toku, prisutno je grananje u zavisnosti od načina prijema pošiljke. Prva grana se aktivira ukoliko se prijem vrši na adresi pošiljaoca. Pošiljka se najpre prenosi do nadležne jedinice poštanske mreže, nakon toga do nadređenog poštanskog centra, a zatim do glavnog poštanskog centra posmatrane oblasti. Nakon toga obavlja se prenos ka glavnom poštanskom centru sa strane uručenja pošiljke, zatim ka odgovarajućem poštanskom centru i dostavnoj jednici poštanske mreže

- 42 -

koja je nadležna za adresu primaoca. Ovaj korak predstavlja i završetak prvog toka prenosa. Druga grana se aktivira u slučaju kada pošiljalac preda pošiljku u jedinici poštanske mreže. U tom slučaju, tok prenosa je identičan prenosu u prvoj grani, osim prvog koraka (prenos pošiljke od adrese pošiljaoca do nadležne jedinice poštanske mreže), koji se gubi. Prelaskom u drugi tok prenosa, na samom početku takođe postoji grananje u zavisnosti od vrste uručenja pošiljke. Ukoliko se vrši dostava, pošiljka se prenosi do adrese primaoca i to predstavlja prvu granu drugog toka prenosa. Druga grana drugog toka prenosa se aktivira u slučaju isporuke pošiljke u jedinici poštanske mreže, gde se pošiljka usmerava u odeljak za isporuku.

Slika 1. Izdvojeni tokovi prenosa poštanskih pošiljaka

4.1 Prva faza primene predloženog koncepta

Prva faza predloženog koncepta odnosi se na I tok prenosa. Prilikom prijema pošiljke i njene otpreme u jedinici poštanske mreže, kreira se njen tok prenosa, koji se u zavisnosti od načina tehničkog sprovođenja koncepta štampa na nalepnici (Slika 2a), smešta na određeni vid nosioca podataka (Slika 2b), ili i na jedan i na drugi način (Slika 2c). Nakon toga, pošiljka je označena i njen tok prenosa se može očitati mobilnim terminalom ili jednostavnom vizuelnom analizom nalepnice.

4.2 Druga faza primene predloženog koncepta

Druga faza predloženog koncepta odnosi se na II tok prenosa. Ono što je bitno kod ovog toka, u okviru grane za dostavu, jeste da se na osnovu adrese primaoca odredi kom rejonu dostave pošiljka pripada. U ovom slučaju, nalepnica toka prenosa ne sadrži klasičnu rutu, već samo oznaku pripadajućeg rejona, odnosno samo je ovu informaciju neophodno uskladištiti u okviru bar koda ili nekog drugog vida za skladištenje podataka (Slika 3a). Svaki poštonoša ili kurir, pristupa pošiljkama koje su odvojene za njegov rejon i vrši dostavu. Ukoliko se pošiljka isporučuje u okviru jedinice poštanske mreže, to

- 43 -

se označava posebnom oznakom “Za isporuku” na nalepnici ili se ova informacija skladišti na način kako je već objašnjeno (Slika 3b). Nakon opisanih postupaka, pošiljka je označena, a postupak očitavanja je isti kao u prvoj fazi i na osnovu toga se vrši njeno dalje usmeravanje.

Slika 2. Načini primene koncepta na I toku prenosa

Slika 3. Primena koncepta na II toku prenosa (a-grana za dostavu; b-grana za isporuku)

b)

a)

c)

a) b)

- 44 -

Primena koncepta na II toku prenosa, tehnički se takođe može sprovesti na tri prethodno definisana načina. Na slici 3, prikazan je treći način primene, odnosno postojanje i nalepnice i bar koda (u ovom slučaju), koji nose informaciju o usmeravanju pošiljke. Za uspešno sprovođenje koncepta, neophodna je tehnička oprema, koja jednim delom postoji u Preduzeću i zahvaljujući programibilnosti se može prilagoditi potrebama. Pored toga, ključni segment predstavlja kreiranje toka prenosa pošiljke. U radu se predlaže softver za kreiranje toka prenosa pošiljke za obe faze, čija se logika zasniva na nadređenosti/podređenosti jedinica poštanske mreže i bazama podataka, realizovan u programu Microsoft Access. Neophodno je da ovakav tip softvera bude sadržan u okviru poslovnog informacionog sistema preduzeća (PostTIS) kao segment, radi jednostavnijeg i efikasijeg prenosa i obrade podataka [3]. 5. Predlog softvera za kreiranje toka prenosa poštanskih pošiljaka Predloženi softver se sastoji od dva modula. Prvi modul se odnosi na prvu fazu sprovođenja koncepta, a drugi modul na drugu fazu. 5.1 Modul softvera za prvu fazu primene U softveru su omogućeni standardni postupci poput prijave i kreiranja korisnika, dodeljivanja statusa administratora i podešavanja drugih osnovnih parametara. Najznačajniji deo modula, predstavljaju logika za rutiranje, odnosno kreiranje toka prenosa i neophodne baze podataka. Funkcionisanju softvera prethodi sprovođenje niza neophodnih operacija. U radu će biti prikazane neke od najbitnijih. Među prvim aktivnostima je kreiranje lokacija, koje predstavljaju jedinice poštanske mreže različitih nivoa (reda). Definiše se mesto (ime jedinice poštanske mreže), tip lokacije i poštanski broj. Na slici 4a prikazana je forma za kreiranje lokacija, a na slici 4b tabela u bazi podataka sa kojom je forma povezana.

a)

- 45 -

b)

Slika 4. Kreiranje lokacija

Kod modula za prvu fazu, logika kreiranja toka prenosa je zasnovana na principu nadređenosti/podređenosti jedinica poštanske mreže. Nadređenost se definiše nakon kreiranja svake nove lokacije u sistemu (jedinica poštanske mreže) ili nakon određenih organizacionih promena na nivou jedinica mreže. Na slici 5a, prikazana je forma za definisanje nadređenosti, a na slici 5b tabela u bazi podataka sa kojom je povezana. Pošiljka se od prijema prenosi po putanji ka nadređenim jedinicama, sve dok ne stigne do nadležnog glavnog poštanskom centra. Iz njega se šalje u glavni poštanski centar na strani uručenja, odakle se prenosi ka dostavnoj jedinici poštanske mreže.

a)

b)

Slika 5. Definisanje nadređenosti između jedinica

- 46 -

Osnovni segment predstavlja forma u vidu glavnog menija sa modulima za prijem i uručenje pošiljke. Aktivacija modula za prijem, predstavlja primenu predloženog koncepta u prvoj fazi. Na slici 6 prikazan je izgled forme modula za prijem, sa primerom unetih podataka za prenos jedne pošiljke. Na osnovu tih ulaznih podataka (adresa pošiljaoca i primaoca) i logike zasnovane na nadređenosti jedinica, aktiviranjem funkcije “Kreiraj tok prenosa” kreira se tok prenosa pošiljke i prikazuje u predviđenom polju. Za sprovođenje koncepta u drugoj fazi, važno je označiti opciju uručenja, odnosno da li je pošiljku potrebno dostaviti na adresu primaoca ili se vrši isporuka u jedinici poštanske mreže. Prikazani primer se odnosi na slanje jedne pošiljke iz mesta Bač (poštanski broj 21420) u Beograd (Čukarica, Ratka Mitrovića 181). Za primenu predloženog koncepta, nije neophodna puna adresa primaoca, već je dovoljan poštanski broj poštanske jedinice prijema. Na osnovu rezultata, zaključuje se da je pošiljku najpre potrebno poslati u radnu jedinicu 21101, koja je nadležna za jedinicu poštanske mreže 21420, a nakon toga u 21200, odnosno u GPC Novi Sad. Dalje se pošiljka šalje u GPC Beograd 11200, nakon toga u jedinicu mreže 11030, koja je nadležna za dostavnu jedinicu poštanske mreže 11135, u koju se pošiljka na posletku prenosi. Ovaj korak predstavlja i završetak prve faze. Rezultat je u skladu sa realnim organizacionim postavkama.

Slika 6. Modul za prijem i kreiranje toka prenosa pošiljke

5.1 Modul softvera za drugu fazu primene Aktivacijom modula za uručenje omogućuje se primena predloženog koncepta u okviru druge faze. Predstavlja podršku pri odlučivanju u aktivnostima poput usmeravanja pošiljke na isporuku ili dostavu, a pri tome i određivanju rejona dostave kome pošiljka teritorijalno pripada. Usmeravanje na dostavu ili isporuku, zavisi od označene opcije uručenja u prvoj fazi. Određivanje, pri dostavi, kom rejonu pošiljka pripada zasnovano je na bazi podataka, u kojoj su prethodno sve adrese određene teritorije pridružene rejonima kojima pripadaju na osnovu teritorijalne organizacije odgovarajuće jedinice poštanske

- 47 -

mreže. Prilikom upita u vidu adrese, rezultat je oznaka rejona ka kome treba usmeriti pošiljku. Ostavljena je mogućnost za proširenje baze podataka ubacivanjem novih adresa, kao i za izmene, koje bi ispratile teritorijalnu reorganizaciju na nivou jedinice poštanske mreže. Naime, u nekom trenutku, zavisno od zahteva, pojedine adrese mogu biti izbačene iz jednog rejona i priključene nekim drugim rejonima. Fleksibilnost izmene pripadnosti adrese rejonu, omogućuje da se ta promena omogući i u bazama podataka. Na slici 7a, prikazana je forma za dodeljivanje adresa određenom rejonu, a na slici 7b tabela u bazi podataka sa kojom je povezana.

a)

b)

Slika 7. Definisanje pripadnosti adrese rejonu

Rezultat ovog modula, za primer iz prve faze, prikazan je na slici 8. Na osnovu rezultata, zaključuje se da pošiljku treba usmeriti na dostavu i to ka rejonu 1. U skladu je sa definisanim tipom uručenja u prvoj fazi i teritorijalnom rasporedu, odnosno pripadnosti adrese rejonu, što je definisano u bazi podataka na osnovu teritorijalne organizacije u preduzeću, tj. na nivou dostavne jedinice poštanske mreže.

Slika 8. Modul za uručenje i kreiranje toka prenosa pošiljke

- 48 -

Predloženi softver podržava i slučaj kada pošiljka ne napušta teritoriju jednog glavnog poštanskog centra, kao i druge specifične zahteve. Po potrebi izlaz iz softvera može biti prilagođen načinima implementacije koncepta (izgledu nalepnice i prikazu na displeju uređaja). Preduslov za uspešno sprovođenje je da softver ovog tipa bude u okviru poslovnog informacionog sistema. 6. Zaključak Prerada poštanskih pošiljaka predstavlja jedan od ključnih segmenata u sistemu prenosa, od čije uspešnosti zavisi i kvalitet poštanske usluge za krajnjeg korisnika. Posmatran je primer JP ,,Pošta Srbije” i deo za ručnu preradu poštanskih pošiljaka. Uočeni su problemi koji se javljaju i predložena metodologija za njihovo rešenje. Zasniva se na kreiranju toka prenosa, koji sadrži rutu kojom pošiljka treba da se prenosi. U prvoj fazi primene, prilikom prijema, kreira se tok prenosa od prijemne do dostavne pošte. Druga faza podrazumeva kreiranje toka prenosa u dostavnoj pošti, ne predstavlja klasičnu rutu, već sadrži podatak o tome da li je pošiljka za isporuku ili dostavu. Ukoliko je za dostavu nosi i podatak o reonu kome teritorijalno pripada. Na osnovu predloženih tehničkih rešenja (nalepnica, bar-kod i dr.) sprovođenja koncepta, tok prenosa se nalazi na svakoj pošiljci. U obe faze, očitavanjem nalepnice ili bar-koda, svaki radnik, sa i bez iskustva, brzo i bez greške može usmeriti pošiljku ka narednom odredištu. Kreiran je i tip softverske podrške za definisanje toka prenosa, koji treba da obezbedi uspešno sprovođenje metodologije. Literatura [1] JP ,,Pošta Srbije”, “Informacije o poštanskoj tehnologiji i projektu GPC”, 2009. [2] http://www.posta.rs/ [3] M. Dobrodolac, D. Lazarevic, and M. Zivanovic, “Software application for postal

items routing as part of postal systems’ critical infrastructure”, Proceedings of the Second Internarional Scientific and Technical Conference TECHNICS, TECHNOLOGIES, EDUCATION, SAFETY, vol. 3(152), pp. 63 – 66, 2014.

Abstract: This paper suggests the approach to the improvement of mail sorting process. A significant amount of parcels is processed by hands, so for that reason the duration of the postal process is increased in certain cases or some mistakes appear in sorting. According to the efforts of modern business and clear competition in the market, the continuous improvement of business processes is required in order to promote service quality for the final user. The appropriate methodology and software are proposed as a support to the manual sorting. The potential problems that are expected could be solved in this way. Keywords: manual process of parcels, shipment flow, software support, improvement of business process

A PROPOSAL OF TECHNOLOGICAL SOLUTION AND SOFTWARE FOR MANUAL MAIL SORTING

Momčilo Dobrodolac, Dragan Lazarević