Veilige communicatie via het LSP

Ervaringen van een koploper

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ISBN 978‐90‐816318‐1‐5

O)6#.%) Marion Borghuis, Herman Levelink,  

Jaap Schreuder, Sabine Verheggen, Willem Regout

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November 2012

1

Voorwoord

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Inhoud

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  Tot slot  42

N.B. In de tekst ziet u verwijzingen naar bijlagen. Deze bijlagen zijn te 

vinden op een speciaal daarvoor ingericht deel van de website van de 

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Introduceren

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Introductie

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1.2  Voor wie is het praktijkboek bedoeld?"'.!D9-;F5&%!'7!F&;5&4;!C55#!85#2C&#4&-&#7!;'&!:'44&-!7.9#.&-!1&.!MNOA

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“De belangrijkste reden voor Stichting OZIS om zich aan te sluiten bij Stichting ZEGEN was om een betere samenwerking binnen de gehele lijn te realiseren. Het kunnen beschikken over de juiste medische informatie van de patiënt maakt dat wij, als gehele eerste lijn, in staat zijn ons vak beter uit te oefenen.”N9-;&#!3&-#99;/!9E5.D&%&#!&-!C55#8'c&#!N@+D@-2!_UTN

“Je kunt ideeën hebben, plannen en business cases maken en eindeloos discussiëren over de beste aanpak. Uiteindelijk komt het erop neer dat mensen uit de praktijk laten zien hoe het moet. Stichting ZEGEN is op het gebied van elektronische communicatie een voorbeeld voor iedereen die twijfelt aan nut en noodzaak, of niet weet hoe het moet.” R&#.AV9-!C9-!35C&-/!C55#194'2!;'#&+.&$#!0'+@8!P=>>=A=>\=Q/!9#.7

“In het begin was er weerstand bij de huis‐artsen. Vanwege het ‘moeten’ veranderen van gewoontes; ook de angst voor het ‘onbeken de’ speelde mee. Bovendien kregen ze met die typische kinderziektes te maken, als een  systeem dat er vaak uit lag, of traag werkte.  Ik vergelijk het wel eens met de weerstand die ik had bij de opkomst van internetbankieren. Ik dacht toen ook: waarom helemaal inloggen op een site als een girobetaalkaart ook werkt? Inmiddels weet ik niet beter.” L9#'5-!35#2D$'7/!;'#&+.&$#!STJ0!&-!U)R)0

“Het systeem wérkt; een heleboel huisartsen zijn gestart om aan te sluiten.  Nu komt het erop aan meer volume krijgen. Hoe meer patiënten aangemeld zijn, hoe meer gegevens er te vinden zijn.” V99E!N+D#&$;&#/!D$'79#.7!&-!C55#8'c&#!C9-!;&!J$'79#.7&-%#'-2!0'(1&2&-!&<5<! 

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“Waarschijnlijk was de sleutel tot succes  de sterke samenhang tussen de HAP en de huisartsen. Die heeft uiteindelijk ge resulteerd in de oprichting van Stichting ZEGEN.”  …“Dat de regio zich zo goed heeft ontwikkeld is voor een groot deel te danken aan de  gedrevenheid, passie, maar ook de positief‐ kritische houding van zowel de HAP als de directie en de betrokken huisartsen.” )44&-!L99./!C55#194'2!!E#52#9119;'#&+.&$#!T--5C9@&!i!TSW!1'-'7.&#'&!C9-!eKN!

“Toch zijn we er nog lang niet. Zo is er bij‐voorbeeld behoefte aan meer tweerichtings‐verkeer tussen huisartsen, ziekenhuizen en laboratoria, zodat ook apothekers in staat zijn hun vak (nog) beter uit te oefenen. En de toekomstige ontwikkeling van verder geïnte‐greerde behandelingen en het ontwikkelen van zorggroepen vergen steeds meer samen‐werking.”N9-;&#!3&-#99;/!9E5.D&%&#!&-!C55#8'c&#!N@+D@-2!_UTN!

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“Ik vind dat je verplicht bent zorg te leveren aan je patiënten, ook op de momenten dat je geen dienst hebt. Door je dossiers op orde te hebben en via het LSP beschikbaar te stellen kan er een goede overdracht plaatsvinden.”     … “De kennis van chronische aandoeningen of medicatie geeft een veel beter beeld van je patiënt. Dat overzicht heb je nodig om als waarnemer de patiënt goed te kunnen behan‐delen. Ik denk dat daar de grote winst in zit.” J9-!3&&%:'4;&#/!D$'79#.7!.&!_57.&#D5$.

“Dankzij digitale communicatie weten wij op de post nu eerder wat de patiënt mankeert.”… “In de spanning vergeten mensen wel eens  dat ze een chronische aandoening hebben.  Iemand die belt en zegt nooit ziek te zijn,  blijkt dan bijvoorbeeld toch diabetes te  hebben en insuline te spuiten. Het is zó’n onderdeel van zijn of haar leven dat het niet meer gezien wordt als een ziekte, terwijl die kennis voor ons wél van belang is.”!g--&c&!e&&-D5G/!+5y#;'-&#&-;!;5%.&#7977'7.&-.&

“Je moet je hersens blijven gebruiken. Je kunt niet blind varen op het dossier, maar zult  triage moeten blijven doen zoals je dat altijd al deed. Het dossier is niets meer of minder dan een prettig hulpmiddel dat duidelijkheid schept.”K&-;Y!3#&$%&#/!;5%.&#7977'7.&-.&!JgO!0'(1&2&-!&-!9EE4'+9@&F&D&&#;&#

“Een grote fout die een arts kan maken is dat hij de hypothesen van zijn voorganger niet toetst, maar klakkeloos overneemt en daar‐door relevante informatie over het hoofd ziet.  Als arts moet je vooral naar de patiënt blijven luisteren en kijken. Je moet telkens even bij ‘af’ beginnen, zelfs als je zélf de vorige arts was. Met andere woorden: de informatie die je als arts uit E‐communicatie haalt, moet  kritisch worden beschouwd en niet zonder meer voor waarheid worden aangenomen. Bovendien kun je je afvragen of een EPD  überhaupt ooit compleet kan zijn.” V99E!N+D#&$;&#/!D$'79#.7!&-!C55#8'c&#!C9-!;&!J$'79#.7&-%#'-2!0'(1&2&-!&<5<! 

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“Het gros van onze achterban is vóór gegevens   uitwisseling, vooral wanneer het gaat om de zorg voor chronisch zieken.  Diabetespatiënten snappen heel goed dat er één dossier nodig is om gegevens op elkaar te laten aansluiten.  Een ander deel van de achterban is huiverig, omdat zorgverleners óók te maken hebben met GGZ‐patiënten die veel vragen stellen over de bescherming en privacy van hun  gegevens.” )#'+!e&#%99#/!;'#&+.&$#!U5#2F&49-2!R&4;&#49-;

“Het gekke is dat je door zo’n groot traject als aansluiting op het LSP veel meer spin‐off  krijgt. Vijf jaar geleden had je bij een  specialist niet moeten aankomen over  standaardisatie van een specialistenbrief.  Ze gaven uitgebreide be schrijvingen,  begonnen pas aan het einde met hun  conclusie en noteerden hun overwegingen.  Zaken waar een huisarts niet altijd boodschap aan had. We hebben nu voor elkaar kunnen  krijgen dat er voor de specialistenbrief net zo’n standaard is als voor de verwijsbrief.  Dit leidt tot meer samenwerking.” "'+%!L$-7.&#19-/!C55#194'2!+5y#;'-9.5#!D$'79#.7&-89%&-!SKU

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1.5  Wat moet er globaal gebeuren?J&.!'7!&&-!D&4&!5-;&#-&1'-2!51!C9-$'.!;&!$'.&&-45E&-;&!TSWA7Y7.&1&-!'-!

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Informeren

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Het hoe en wat van het LSP

2.1  Wat is het LSP?"&!'-G#97.#$+.$$#!C55#!;&!+511$-'+9@&!'-!;&!85#2!F&7.99.!$'.!&&-!2#55.!

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2.2  Wie zit er achter het LSP?"&!5C&#D&';!D&&6!C9-$'.!;&!:&-7!51!1&&#!.#9-7E9#9-@&!&-!C&'4'2D&';!

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2.3  Wat wordt gecommuniceerd via het LSP?J&.!F&&4;!'7!5-.7.99-!;9.!85#2C&#4&-&#7!C'9!D&.!MNO!947!D&.!:9#&!D&.!)O"!

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“Dat er zoveel politieke en maatschappelijke discussies over het LSP  zijn gevoerd, begrijp ik best. Het is ook goed. De veiligheid van zo’n omvangrijk ICT‐systeem met betrekking tot gevoelige informatie is al even belangrijk als hygiëne bij een operatie. Datahygiëne noemde iemand het pas...” L9#'5-!35#2D$'7/!;'#&+.&$#!STJ0!&-!U)R)0

“Wie heeft bedacht om het EPD te noemen  weet ik niet. Daarmee is een beeld ont  staan waar iedereen tegenaan loopt. Big Brother is watching you, dat idee... Mensen denken ten onrechte dat heel hun dossier  ergens wordt opgeslagen en iedereen met een pasje overal bij kan.”!J&#19-!M&C&4'-%/!D$'79#.7!&-!F&7.$$#74';!U)R)0

“Ik vind het sterk dat ervoor is gekozen het waarnemingsdossier huisartsen (WDH) niet één op één beschikbaar te stellen. De profes‐sionele samenvatting is op een dusdanige manier ingericht dat de volgende die ermee verder moet er ook daadwerkelijk wat aan heeft. Dat is niet zo maar data overbrengen, maar informátie overbrengen: ‘Wat is relevant voor een waarnemer om te weten over deze patiënt?’.”V9-!e&77&$#/!D55G;'-7E&+.&$#!T-7E&+@&!C55#!;&!2&85-;D&';785#2

“Nu zien wij de kern van het dossier, die  !"!"#"$%&#"'()(*'"$&+"&,-.(/0&1".&0"&2,.(*$.3&Patiënten zijn vaak teleurgesteld als ze merken dat wij niet alles kunnen inzien.  De discussie over wat je wel of niet mag zien, is vooral een politieke. Mijn ervaring met  apothekers: er is meer ‘herrie’ over zaken die niet over de lijn zijn gekomen dan dat er ‘te veel’ over en weer gaat. De dagelijkse realiteit is dat iemand die zorg nodig heeft, wil dat die informatie beschikbaar is.” J&#19-!M&C&4'-%/!D$'79#.7!&-!F&7.$$#74';!U)R)0

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2.4  Wat houdt de professionele samenvatting in?"&!E#5G&77'5-&4&!791&-C9m-2!F&C9.!852&8&2;!5-;&#!1&&#!

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2.5  Wie heeft toegang tot het LSP?0'&.!&4%&!85#2C&#4&-&#!%9-!H85199#I!;&!E#5G&77'5-&4&!791&-C9m-2!

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2.6  Hoe is de toegang beveiligd?Gebruik van de UZI‐pas

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Gebruik van het BSN

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2.7  Wat is de rol van de patiënt?"&!E9@,-.!2&&6!C55#9G!.5&7.&11'-2!99-!&4%&!9G85-;&#4'(%&!85#299-F'&;&#!

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Realiseren

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“Laat de regio’s in eerste instantie vooral zelf stappen nemen.” … “Daar waar de bereidheid is, moet je bewegen en niet alles laten ‘hangen’ op landelijke ontwikkelingen. Door verschil‐lende regio’s hun eigen tempo te laten volgen, voorkom je dat initiatieven ongewild dood‐bloeden.” g--&1'&%&!C9-!J&&7/!85#2'-%5E&#!D$'79#.7&-85#2!XeTW

“Je hebt in je regio zeker sterke trekkers/ believers nodig. Het succes zit ‘m niet zozeer in het technische verhaal, maar in de eens‐gezindheid en besluitvormingsstructuur om knopen te kunnen doorhakken en een goed beleid uit te zetten.” V9-!e&77&$#/!D55G;'-7E&+.&$#!T-7E&+@&!C9-!R&85-;D&';785#2

“Het belangrijkste dat we hebben bewerk‐stelligd is misschien wel een cultuur‐verandering: iedereen is zich bewust  geworden van het belang van privacy en veiligheid. Als medewerkers van de CHN tegenwoordig een waarnemend huisarts  zien die ze niet kennen, aarzelen ze niet 41&$,,'&""$&(0"$.()(5,.("&."&#',!"$3&6$&7".&verleden was dat not done.” L9#'5-!35#2D$'7/!;'#&+.&$#!STJ0!&-!U)R)0

“Ik snap goed dat huisartsen er echt niet op  zitten te wachten technische problemen op te lossen. Ze zijn zo druk... Als applicatie‐beheerder probeer ik samen met de rest van de ICT‐af deling problemen op te lossen, nieuwe versies neer te zetten en te kijken wat beter kan. Huisartsen weten me steeds beter te vinden. Soms fungeer ik als een soort tele‐fonische helpdesk.” K&-;Y!3#&$%&#/!;5%.&#7977'7.&-.&!JgO!0'(1&2&-!&-!9EE4'+9@&F&D&&#;&#

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Ondersteuning

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“De registratie van de codes vergt behoorlijk wat tijd. Kun je snel de juiste code vinden? Schrijf je de code bij de goede episode weg? Vroeger was het voldoende als je zelf in  ieder geval maar je aantekeningen begreep; nu moeten anderen het ook snappen. Daarom zijn die ADEMD‐trainingen georganiseerd.”… “Uiteindelijk heb je er toch zelf plezier van.  De gegevens zijn overzichtelijker gerangschikt en het is gemakke lijker dan voorheen om iets terug te vinden.”V99E!N+D#&$;&#/!D$'79#.7!&-!C55#8'c&#!J$'79#.7&-%#'-2!0'(1&2&-!&<5<! 

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“Goed coderen is vooral bij vage klachten in de praktijk vaak erg moeilijk. Als we de combi‐natie willen maken tussen een goede werk‐wijze en elektronische communicatie, dan moeten we ook zorgen dat er codes zijn.  De techniek kan veel; het is een uitdaging om de inhoud van de berichten eenduidig te krijgen. Als ontvanger van een bericht heb ik er last van als er niet volgens ICPC‐codering wordt geregistreerd.”J9-!3&&%:'4;&#/!D$'79#.7!.&!_57.&#D5$.

“Zorg voor overzicht en daarmee een goed  beheer van de UZI‐passen. Als coördinator vraag ik voor nieuwe medewerkers UZI‐ passen aan. Medewerkers zijn zelf deels  verantwoordelijk voor de aanvraag en het  verdere verloop, maar met behulp van een  Excel‐bestand heb ik het totaaloverzicht.  Zo weet ik precies wanneer bijvoorbeeld de pas van een AIOS moet worden ingetrokken.”s#9-+&7%9!J$F&#7/!7&+#&.9#&77&!&-!+5y#;'-9.5#!E#5+&;$#&!XUTAE977&-

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TipHet aanmeldingsformulier op www.cbpweb.nl is vrij complex.  Bij de paragraaf  over vrijstelling van individuele beroepen in de gezondheidszorg vindt u teksten met handige voorbeelden voor het invullen van het formulier.

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Werkt het?Na de eerste aansluitingen in de regio Nijmegen op het LSP  begin 2010 blijkt dat het aantal berichten lang niet zo hoog is  als verwacht. 25% van de patiënten is aangemeld bij het LSP  (medio 2012 is dit gestegen naar 40%), er wordt maar voor 13% van de patiënten via het LSP een professionele samenvatting op de post ontvangen. Bovendien blijkt dat na ontvangst van een professionele samenvatting slechts in 75% van de gevallen een waarneemretourbericht wordt verzonden. Analyse laat zien dat dit te maken heeft met veel factoren. De belangrijkste punten zijn: 

 u Techniek

 u Technische fouten en onhandigheden in de programmatuur. u Bereikbaarheidsproblemen van de achterliggende  informatie systemen.

 u Gedrag

 u Er worden regelmatig UZI‐passen ‘niet op naam’ gebruikt,  omdat men de eigen pas is vergeten, of omdat de zorgverlener nog in afwachting is van zijn pas.  u Mandatering van de passen verloopt niet goed.  u 8"&(0"$.(."(.&#,$&0"&2,.(*$.&+4'0.&$(".&!"#"'()(""'09&+,.&+"-&verplicht is voor een succesvolle opvraging via het LSP.

 u Structuur

 u Het BSN is niet beschikbaar (bijvoorbeeld van patiënten uit  Duitsland). u Toestemming van de patiënt ontbreekt.

In september 2010 is het succespercentage van de waarneem‐retourberichten gestegen van 75% naar 82%. Medio 2012 is 40% van de patiënten aangemeld bij het LSP. Het succespercentage van de waarneemretourberichten is verder gegroeid naar 92%.  Uitbreiden kan alleen door verwerven van een opt‐in. Patiënten zonder opt‐in zullen in 2013 uit de index worden verwijderd.

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“Op basis van praktijkervaringen in Nijmegen kunnen we stellen dat de lat hoog ligt als het gaat om beveiliging van het LSP. Die strenge beveiliging heeft er soms wel toe geleid dat het daadwerkelijk uitwisselen van gegevens niet direct eenvoudig en werkbaar was.  Inmiddels kunnen we zeggen dat het LSP goed functio neert, ook wanneer er op grote schaal gegevens worden uitgewisseld.”3&#.$7!3$'.&-D$'7/!5E&#9@5-&&4!;'#&+.&$#!O#5.5E'+7

“Door de invoering van het LSP heeft het  privacybewustzijn een grote sprong voor‐waarts gemaakt. Ik had niet verwacht dat er zoveel attitudeverandering zou ontstaan.  Er wordt op de werkvloer ook minder gepraat over patiënten dan vroeger, namen worden minder genoemd en het dossier wordt er minder snel bijgehaald.” J&#19-!M&C&4'-%/!D$'79#.7!&-!F&7.$$#74';!U)R)0

“NEN dwingt je om alles op papier te zetten.  Je komt erachter dat er toch nog blinde  vlekken zijn. Dat verscherpt de discussie.  Neem het thuiswerken; daarbij werden weliswaar geen patiëntgegevens geraad‐pleegd, maar wel andere gegevens van  vertrouwelijke aard. Dan ga je je afvragen of het echt nodig is dat deze gegevens buiten de muren van je instelling komen.”N9F'-&!e&#D&22&-/!%:94'.&'.7A!&-!%49+D.&-G$-+@5-9#'7!SJ0

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N.B. Voor de meeste regels, procedures, matrixen et cetera uit de bijlagen 

geldt dat deze, al dan niet met wat aanpassingen, bruikbaar zijn voor 

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“Informatiebeveiliging gaat om meer dan  digitale communicatie alleen. Onze grootste  uitdaging betreft waarschijnlijk ons eigen  gedrag; kun je de verleiding weerstaan  iemand op te zoeken? En kun je ook je mond houden als je iets van iemand weet? We gaan niet uit van kwaadwilligheid bij mede werkers, maar meer van onbedoeld nieuwsgierig zijn, of anders gezegd: van ‘meer opvragen dan strikt genomen nodig is voor je werk’.  Ga steeds bij jezelf na: wil de patiënt wel dat ik deze gegevens nu opvraag?” N9F'-&!e&#D&22&-/!%:94'.&'.7A!&-!%49+D.&-G$-+@5-9#'7!SJ0

“Medewerkers zijn zich nu veel meer bewust van de privacyprocessen, daar hebben we  vanuit de organisatie veel aandacht aan besteed. Ga niet onnodig patiënten oproepen, want daar loggen wij op, ‘neusgedrag’  tolereren wij niet. Het reikt ook verder dan IT; !""$&:'(")/"%&-,."$&-(!!"$9&2'($."'&$,-42"$&$,&de dienst; dit staat ook in protocollen en richt lijnen.” M'7&c&!K'44&17/!45+9@&19-92&#!35v1&&#!&-!F&D&&#;&#!

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“Wat ik belangrijk vind, is dat de assistentes  beschermd worden door dit systeem.  Een tijdje terug belde een patiënt dat ze een assistente ging aanklagen die ongeoorloofd dossiers zou hebben ingekeken en gegevens zou hebben gedeeld. Onderzoek wees uit dat de assistente de dossiers niet ingezien kón hebben. Nu kun je het dankzij logging goed uitzoeken, ik weet niet hoe we het vroeger zouden hebben gedaan...”g--&c&!e&&-D5G/!+5y#;'-&#&-;!;5%.&#7977'7.&-.&

“Wat we vooral van de loggingcontroles  hebben geleerd, is om onszelf vragen te  stellen: ‘wat zien we nu precies?’ en ‘wat  ;<$$"$&+"&0,,'<(.&,)-"(0"$=>&?-%&+"&:(/@voorbeeld zien dat iemand een bevraging via het LSP niet compleet of correct heeft af‐gerond, zoeken we dat uit. De rap portages geven overigens niet aan of die persoon de informatie op het scherm ook echt heeft gelezen. En ook niet of er misschien nog  iemand anders meekeek.” N9F'-&!e&#D&22&-/!%:94'.&'.7A!&-!%49+D.&-G$-+@5-9#'7!SJ0

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Contouren beveiligingsbeleid

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9 789081 631815

ISBN 978-90-816318-1-5