1

I. PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Observasi

Mengingat arti penting arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan) sehingga kami melakukan observasi yang titik fokusnya terhadap arsip

dinamis inaktif. Mengapa arsip dinamis inaktif?

Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (UU

Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan). Dengan frekuensi penggunaannya yang telah

menurun tersebut akan banyak sekali permasalahan-permasalahan yang timbul. Mulai dari

akan dikemanakan arsip-arsip tersebut dan sampai akhirnya arsip tersebut akan tertumpuk

begitu saja. Hal tersebut diperburuk dengan masih kurang sadarnya sebuah organisasi atau

instansi tentang arsip.

Dari penjabaran permasalahan diatas, kami memutuskan untuk melakukan observasi

arsip dinamis inaktif di Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Istimewa Yogyakarta yang

nantinya akan kami lakukan rekonstruksi arsip tidak teratur tersebut.

I.2 Tujuan Observasi

Melakukan observasi ini, kami memiliki tujuan:

a. Mengetahui sejarah singkat Dinas Kelautan dan Perikanan DIY

b. Mengetahui struktur, tugas pokok, dan fungsi Dinas Kelautan dan

Perikanan DIY

c. Mengetahui pengorganisasian arsip yang dilakukan oleh Dinas Kelautan

dan Perikanan DIY

d. Mengetahui gambaran filling system arsip dinamis inaktif di Dinas

Kelautan dan Perikanan DIY

e. Mengetahui volume arsip dinamis aktif dan inaktif di Dinas Kelautan dan

Perikanan DIY

2

f. Mengetahui format dan media arsip dinamis inaktif Dinas Kelautan dan

Perikanan DIY

g. Mengetahui kondisi arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan DIY

h. Mengetahui tempat dan sarana penyimpanan arsip di Dinas Kelautan dan

Perikanan DIY

i. Dapat merekonstruksi arsip tidak teratur

3

II. GAMBARAN ORGANISASI

II.1 Sejarah Singkat Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Istimewa Yogyakarta

Berdasarkan pada Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 39 Tahun

2008, Tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas dan Unit Pelaksana Teknis pada Dinas

Kelautan dan Perikanan, bahwa Dinas Kelautan dan Perikanan mempunyai tugas

melaksanakan urusan Pemerintah Daerah di bidang kelautan dan perikanan, kewenangan

dekonsentrasi serta tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah.

Dalam rangka melaksanakan tugas tersebut, Dinas Kelautan dan Perikanan

mempunyai berbagai fungsi:

a. penyusunan program dan pengendalian di bidang kelautan dan perikanan;

b. perumusan kebijaksanaan teknis di bidang kelautan dan perikanan;

c. pelaksanaan, pengembangan, pengolahan dan pemasaran kelautan dan perikanan, wIlayah

pesisir;

d. pelaksanaan koordinasi perijinan di bidang kelautan dan perikanan;

e. pengujian dan pengawasan mutu perikanan;

f. pemberian fasilitasi penyelenggaraan bidang kelautan dan perikanan Kabupaten/Kota;

g. pelaksanaan pelayanan umum sesuai kewenangannya;

h. penyelenggaraan kegiatan kelautan dan perikanan lintas kabupaten/ kota;

i. pemberdayaan sumberdaya dan mitra kerja di bidang kelautan dan perikanan;

j. pelaksanaan kegiatan ketatausahaan;

k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan fungsi dan tugasnya.

 

4

II.2 Struktur Tugas Pokok dan Isi

struktur organisasi yang ada pada eselon tiga terdiri dari:

1. Sekretariat

2. Bidang Perikanan

3. Bidang Kelautan dan Pesisir

4. Bidang Bina Usaha

5. UPTD Balai Pengembangan Teknologi Kelautan Perikanan (BPTKP)

6. Pelabuhan Perikanan Pantai (PPP) serta Kelompok Jabatan Fungsional

1. Sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan ketatausahaan, penyusunan program,

pengelolaan data dan informasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan kinerja dinas.Sekretariat

terdiri dari: Subbagian Umum, Subbagian Keuangan, dan Subbagian Program dan Informasi.

5

Sekretariat mempunyai fungsi: penyusunan program Sekretariat, penyusunan program Dinas;

fasilitasi perumusan kebijakan dan pedoman teknis teknis bidang kelautan dan perikanan;

penyelenggaraan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang, kehumasan, kepustakaan,

serta ef isiensi dan tatalaksana Dinas; penyelenggaraan kepegawaian Dinas; pengelolaan

keuangan Dinas; pengelolaan data dan pengembangan sistem informasi; fasilitasi

pengembangan kerjasama teknis; penyelenggaraan monitoring dan evaluasi program serta

penyusunan laporan kinerja Dinas; evaluasi dan penyusunan laporan program Sekretariat;

pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.

 

2. Bidang Perikanan mempunyai tugas menyelenggarakan program perikanan budidaya,

perikanan tangkap serta pengujian dan pengawasan mutu hasil perikanan. Bidang Perikanan

terdiri dari: Seksi Teknis Budidaya; Seksi Teknis Tangkap; dan Seksi Pengujian-Pengawasan

Mutu.Bidang Perikanan mempunyai fungsi: penyusunan program Bidang Perikanan;

perumusan kebijakan dan pedoman teknis perikanan budidaya, perikanan tangkap dan

pengujian dan pengaw asan mutu hasil perikanan; penyelenggaraan pengujian dan

pengawasan mutu hasil perikanan; pembinaan, pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan

program perikanan budidaya dan perikanan tangkap; penyelenggaraan evaluasi dan

penyusunan laporan program Bidang Perikanan; pelaksanaan tugas lain yang diberikan

pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

3. Bidang Kelautan dan Pesisir mempunyai tugas mengelola kelautan, sumberdaya ikan dan

wilayah pesisir. Untuk melaksanakan tugasnya, Bidang Kelautan

dan Pesisir mempunyai fungsi: penyusunan program Bidang Kelautan dan Pesisir;

penyelenggaraan penataan dan pengelolaan perairan di wilayah laut; penyelenggaraan

pengaw asan, pengendalian dan penegakan hukum pengelolaan sumberdaya laut dan pesisir;

pengelolaan wilayah pesisir dan fasilitasi pengembangan masyarakat pesisir;

penyelenggaraan evaluasi dan penyusunan laporan program Bidang Kelautan dan Pesisir.

Bidang Kelautan dan Pesisir terdiri dari: Seksi Pendayagunaan Laut; Seksi Pengawasan

Sumberdaya Ikan; dan Seksi Pengembangan Wilayah Pesisir.

 

6

4. Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta selain kantor induk

juga memiliki 2 kantor unit lain yaitu UPTD BPTKP dan PPP. UPTD (Unit Pelaksana Teknis

Dinas) adalah unit organisasi di lingkungan Dinas Kelautan dan Perikanan yang

melaksanakan tugas teknis penunjang dan atau tugas teknis operasional. UPTD BPTKP

(Balai Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan) berkedudukan di Cangkringan,

Sleman, sedangkan UPTD PPP (Pelabuhan Perikanan Pantai) berkedudukan di Sadeng,

Girisubo, Gunungkidul.

 

5. Balai Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan mempunyai tugas

menyelenggarakan pengembangan teknologi budidaya air tawar, air payau dan air laut.

Untuk melaksanakan tugasnya Balai Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan

mempunyai fungsi: penyusunan program Balai; pelaksanaan pengembangan, dan penerapan

teknologi budidaya air taw ar, air payau dan air laut ; pelaksanaan perbenihan perikanan air

taw ar, air payau, dan air laut; pelaksanaan pengelolaan induk ikan; penyelenggaraan

ketatausahaan; penyelenggaraan evaluasi dan penyusunan laporan program Balai;

pelaksanaan tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Balai

Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan terdiri dari: Kepala Balai; Subbagian Tata

Usaha; Seksi Budidaya Air Tawar; Seksi Budidaya Air Payau dan Air Laut; serta Kelompok

Jabatan Fungsional.

 

6. Pelabuhan Perikanan Pantai mempunyai fungsi pengembangan, pengelolaan pelabuhan

perikanan dan pengembangan teknologi kelautan.  Untuk melaksanakan tugas sebagaimana

dimaksud Pelabuhan Perikanan  Pantai mempunyai fungsi : penyusunan program Pelabuhan

Perikanan Pantai ; pengelolaan sarana dan prasarana serta fasilitas pelabuhan perikanan;

pelaksanaan pengembangan, pengendalian dan pengaw asan serta pelayanan kepelabuhanan

perikanan; pelaksanaan pengembangan dan penerapan teknologi perikanan tangkap dan

kelautan; pengkajian teknologi perikanan tangkap dan kelautan; pelaksanaan kegiatan

ketatausahaan; penyelenggaraan evaluasi dan penyusunan laporan program Pelabuhan

Perikanan Pantai; pelaksanaan tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan tugas dan

fungsinya. Pelabuhan Perikanan Pantai terdiri dari: Kepala Pelabuhan; Subbagian Tata

Usaha; Seksi Pelabuhan Perikanan; Seksi Pengembangan Teknologi Kelautan; dan Kelompok

Jabatan Fungsional.

7

VISI

"Mewujudkan kelautan dan perikanan yang berdaya saing, berkelanjutan,

berbudaya menuju masyarakat mandiri dan sejahtera"

Penjelasan Visi tersebut adalah sebagai berikut:

 

Kelautan dan Perikanan :

Masyarakat kelautan dan perikanan terdiri dari unsur masyarakat inti dan

masyarakat pendukung. Masyarakat inti terdiri dari pelaku usaha budidaya ikan,

nelayan, pengolah dan pemasar produk perikanan. Sedangkan masyarakat

pendukung terdiri dari institusi perguruan tinggi, litbang, kelompok kerja, LSM

dan pemerhati yang melakukan kegiatan berhubungan dengan kegiatan bidang

kelautan dan perikanan.

Berdaya saing  :

Maju, tangguh, kreatif, inovatif, mutu/ kualitas, terampil, profesional,

Dalam rangka membangun daya saing usaha masyarakat, Pembangunan

kelautan dan perikanan diarahkan pada kebutuhan pasar. Hasil dari tranformasi

pemanfaatan sumberdaya lokal menjadi produk berupa barang/ jasa kelautan

dan perikanan harus berorientasi pada pasar lokal maupun regional secara

optimal dan berkelanjutan melalui kerjasama dunia usaha untuk meningkatkan

pendapatan dan kesejahteraan masyarakat kelautan dan perikanan.

Berkelanjutan :

Menjaga kelestarian Sumber Daya Ikan, konservasi, rehabilitasi ekosistem,

pengawasan, berwawasan lingkungan

Berbudaya :

Membentuk karakter, perubahan pola pikir

8

Mandiri :

Mampu mengatasi masalahnya sendiri, mampu memenuhi kebutuhannya,

mampu mengambil keputusan/ tindakan, mampu merespon dan berkontribusi

terhadap pembangunan dengan mengandalkan Sumber Daya yang dimiliki (SD

lokal), serta tidak bergantung kepada orang lain, dalam pembangunan berbasis

masyarakat orientasi target pembangunan lebih diarahkan pada masyarakat

itu sendiri. Oleh karena itu, perlu didukung dengan kapasitas, ketrampilan, serta

profesionalisme yang tinggi dalam rangka pencapaian kualitas hidup

masyarakat yang lebih baik. Sumberdaya manusia yang trampil dan profesional

akan dapat meningkatkan pemanfaatan sumberdaya lokal yang dimiliki secara

optimal, sehingga tidak hanya semata-mata berorientasi pada aspek ekonomi

tetapi juga aspek sosial, budaya serta lingkungan. Kunci orientasi

pembangunan pada pemberdayaan dan kemandirian pilihan yang dikehendaki

masyarakat

Sejahtera:

Terpenuhi kebutuhannya baik spiritual dan material

MISI

1. Mengoptimalkan Pemanfaatan Sumberdaya Kelautan Dan Perikanan

2. Meningkatkan Dan Memelihara Daya Dukung Dan Kualitas Lingkungan Sumberdaya

Kelautan Perikanan

3. Meningkatkan Dan Memelihara Daya Dukung Dan Kualitas Lingkungan Sumberdaya

Kelautan Perikanan

II.3 Pengorganisasian Arsip

Dalam pelaksanaan penataan berkas tidak lepas dari pengorganisasian arsip. Hal ini

merupakan langkah untuk mempertegas tanggungjawab setiap unit yang ada didalam suatu

organisasi. Masalah utama dalam pengorganisasian berkas adalah menentukan lokasi filing.

Adapun asas pengorganisasian file ada 3 yaitu:

a)      Asas Sentralisasi adalah proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan disatu

ruangan sentral file untuk suatu organisasi

9

b)      Asas Disentralisasi adalah proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh

setiap unit kerja didalam suatu organisasi.

c)      Asas Kombinasi merupakan asas gabungan antara asas sentralisasi dan asas disentralisasi,

dimana proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh setiap unit kerja, dengan

kontrol terpusat dibidang prosedur, alat, cara kerja, trining dan lain-lain.

Dalam menentukan asas penyimpanan arsip ada beberpa hal yang perlu dipertimbangkan

yaitu besar kecil &rentan tugas,&fungsi organisasi, volume arsip, beban kerja yang ada dan

lokasi gedung.

Pada instansi kami menggunakan Asas Kombinasi karena semua surat yang diterima akan

kembali kepusat,

 

Jajak Pendapat

(Foto buku pencatat surat masuk) (Foto kartu disposisi)

III. GAMBARAN ARSIP INAKTIF ORGANISASI

Tata Usaha Sekretariat Kepala Dinas

Bagian UmumBidangSeksi

10

III.1 Gambaran Filling System

Pengertian Filing System

Filing system adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan

dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip

dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Macam-macam filing system

a)      Sistem Pengaturtertiban (Arrangement System)/ Sistem Klasifikasi Kearsipan

1)    Sistem Filing Alfabetis adalah sistem penyimpanan/penataan arsip dinamis aktif

menggunakan metode penyusunan secara alfabetis.

2)   Sistem Filing Numerik adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan

nomor atau kode nomor. Sistem ini dibagi dua yaitu penomoran berurut dan penomoran tidak

berurut.

3)     Sistem Filing Alfanumerik adalah pengaturan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan

angka.

4)   Sistem Filing Kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada

tanggal.

Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan  diterapkan perlu dipertimbangkan

beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang - bidang kegiatan organisasi

dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Perlu juga diperhatikan bahwa sistem

pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas

arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

b)      Sistem Perawatsimpanan (Safe Keeping System) adalah sistem yang dipergunakan

dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.

Prosedur  Penataan Berkas merupakan langkah-langkah dalam rangka

penyusunan arsip. Adapun prosedur penataan berkas adalah:

a)      Pemeriksaan arsip (Inspecting)

b)      Pengindekan arsip (Indexing) merupakan kegiatan untuk menentukan kata tangkap dari

berkas yang akan disimpan. Ketentuan mengindeks:

1)      Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip

2)      Indek harus satu pengertian

11

3)      Kata yang digunakan adalah yang lazim

4)      Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya

5)      Indeks harus kata benda/yang dibendakan.

c)      Pemberian Kode (Coding) adalah kegiatan pemberian kode/tanda yang akan mewakili

arsip yang akan menunjukan pada tempat yang paling tepat dalam file, sehingga petugas

dapat menempatkan sesuai tempatnya.

d)      Tunjuk Silang adalah catatan yang diletakan di lembaran atau tab guide/folder untuk

mengidentifikasi adanya arsip yang tidak disimpan ditempat tersebut, tapi disimpan ditempat

lain.

e)      Penyortiran merupakan kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya.

f)        Pelabelan adalah kegiatan penulisan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul khas

yang dituangkan dalam guide/folder.

g)      Penyimpanan Berkas merupakan kegiatan memasukan arsip kedalam folder dan

menyimpan di filing  kabinet

Penemuan Kembali adalah proses menemukan kembali arsip yang telah

disimpan di dalam filing kabinet/rak file. Kegiatan penemuan kembali arsip

biasanya dilakukan berdasarkan permintaan pengguna.Ketepatan dan kelengkapan

mendapatkan arsip tergantung pada sistem pemberkasan yang digunakan.

Langkah-langkah dalam temu balik:

a. Permintaan peminjam

b. Pencatatan dalam lembar peminjaman

c. Pencarian dan penemuan kembali

d. Pemberian arsip kepada pengguna.

Selain langkah-langkah tersebut, perlu juga ditetapkan bagaimana prosedur dan pedoman

peminjamannya sehingga jelas dan memudahkan dalam pelayanannya. Sistem layanan

peminjaman disini bersifat tertutup dan dilakukan face to face.

Kantor Dinas Kelautan dan Perikanan tempat kami observasi belum ada penataan filling

system yang baik dan benar, untuk arsip tahun 1980-1990 ada yang disimpan tetapi banyak

juga yang sudah hilang dan dibuang.

12

III.2 Volume arsip

Keberadaan organisasi tidak lepas dari kegiatan administrasi yang akan menghasilkan

arsip. Pada dasarnya arsip yang tercipta mencerminkan identitas organisasi dan keberadaan

arsip sangat penting bagi organisasi karena menjadi motor penggerak bagi organisasi. Seperti

halnya diKantor dinas perikanan dan kelautan Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai arsip

yang banyak terhitungdari tahun berdiri sejak 1981. Dengan perkembangan organisasi maka

berkembangnya jumlah arsip pun semakin banyak, instansi ini sudah mempunyai banyak

arsip yang telah dikeluarkan maupun yang diciptakan oleh instansi. Dalam survei yang kami

lakukan, pegawai arsip yang berada di instansi tidak dapat menjawab pertanyaan dari kami

mengenai berapa banyak volume arsip yang telah diciptakan oleh instansi ini, pegawai

tersebut justru mengatakan bahwa tidak tahu dengan adanya berapa volume arsip tersebut.

Dapat diperkirakan bahwa volume arsip yang ada di dinas kelautan dan perikanan adalah

volume arsip yang tidak teratur. Dikarenakan instasi ini tidak mempunyai JRA (Jadwal

Retensi Arsip) sehingga membuat pegawai sulit melakukan penemuan kembali arsip.

Disamping itu juga, gudang untuk penyimpanan arsip sangat berantakan dan sangat tidak

teratur. Seperti pada gambar dibawah ini

(Foto penyimanan arsip di ruang Kelautan dan Pesisir)

Volume arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan tidak terhitung secara jelas di karenakan kondisi arsip yang tidak teratur dan tempat penyimpanannya yang hanya di tata tidak menggunakan box arsip sehingga mempersulit dalam menghitung volume arsip secara detail, sehingga kami memberikan perkiraan volume arsip dengan data yang kami peroleh

13

dari surat masuk dan surat keluar. Rata rata satu hari surat masuk dan keluar adalah 10-15 surat, jika rata rata surat yang masuk ataupun yang keluar adalah 15 surat maka dikali 5 hari adalah 75 dalam satu bulan, 75 dikali 12 bulan adalah 900 surat dalam satu tahunnya.

Gambaran volume arsip pada gambar diatas, kami dapat mengestimasi bahwa panjang rak 2 m dan lebar 0,5 m dan tinggi 1,5 m. Jadi dapat dibuat perhitungan

1. Rak = jumlah box

Isi shelf × Jumlah shelf

= 24

8 × 3

= 24

24

= 1 rak

2. Box = Volume Arsip × 100

Lebar box

= (2×0,5×1,5) × 100

0,5

= 150

0,5

= 300 box

3. Berkas/ folder = Volume Arsip × 100 Tinggi Arsip = 150 × 100 2 = 15000 2 = 7500 folder

3.3 Format/Media Arsip

Pengertian arsip sendiri dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

14

berbagai bentuk dan media sesuaid engan perkembangan tekhnologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. DalamUndang-undang

tersebut dikatakan bahwa arsip terdiri dari berbagai bentuk dan media, namun media yang

paling umum adalah arsip tekstual tercetak yang berupa atau dalam bentuk kertas. Arsip

bermedia kertas ini sering disebut sebagai arsip konvensional atau tekstual dan dengan seiring

perkembangan tekhnologi keaarah globalisasi berdampak terhadap aspek kehidupan manusia

dalam bidang administrasi yang menuntut profesionalisme dalam melaksanakan setiap

aktivitas organisasi dan tentu menjadi tantangan bagi para pengelola arsip. Atas hal tersebut

selanjutnya ahli di bidang kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk formatnya,

menjadi 2 yaitu :

1. Media konvensional yaitu media yang sudah biasa dipergunakan seperti media kertas

dikenal dengan sebagai human readable.

2. Media baru (arsip tekhnologi maju/ machine readable ), arsip media baru juga dikenal

sebagai arsip non kertas menurut buku Keeping Archives karya Yudith Elis yang

dimaksud dengan arsip bentuk khusus yaitu arsip bentuk media dan cirri catatan

informasinya memiliki karateristik bersifat khusus, arsip bentuk khusus biasanya

merupakan related document atau dokumen terkait namun kadang juga sebagai

lampiran serta tidak menutup kemungkinan arsip bentuk khusus tersebut berdiri

sendiri.

Ada beberapa hal yang menyebabkan terciptanya arsipbentuk khusus yaitu adanya

kemajuan tekhnologi, pengelolaan kedua bentuk arsip berbeda, adanya arsip yang saling

berkaitan, karateristik arsip yang berbeda, dalam setiap transaksi organisasi menghasilkan

arsip yang memiliki karateristik yang berbeda beda sesuai dengan fungsi masing masing

organisasi. Ada beberapa macam arsip bentuk khusus yaitu :

a. Arsip audio visual

Arsip audio visual terdiri dari :

- Moving image atau arsip gambar bergerak, misalnya : film, video

- Still image atau arsip gambar diam, misalnya :foto, slide

- Sound recording atau arsip rekaman suara yaitu arsip yang informasinya terekam dalam

sinyals uara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.

15

b. Arsip kartografi dan kearsitekturan

Arsip kartografi atau peta medianya berupa kertas namun arsip kartografi ini dikategorikan

sebagai arsip bentuk khusus, karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan

arsip tekstual yaitu informasinya dalam bentuk symbol-simbol, gambar. Arsip ini kadang

berukuran besar mulai dari A3 sampai A4tergantung dari besar skala.

c. Arsip Publikasi

Arsip publikasi misalnya kertas sheet atau stensil yang digunakan untuk menggadakan materi

publikasi.

d. Arsip ephemera

Arsip ephemera merupakan dokumen informal yang mempunyai nilai tidak berjangka

panjang atau sesaat, kadang dianggap barang rongsokan atau dilestarikan sebagai specimen

atau contoh misalnya vandal, emblem, tiket, kartu ucapan. Arsip ephemera termasuk dalam

arsip kelas 4 apabila ada kaitannya dengan file.

e. ArsipTekstual (Medianya Kertas)

Contoh surat, laporan, nota dan sebagainya.

f. Arsip elektronik

Dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh computer, misalnya e-mail, disket.

g. Arsip bentuk mikro

Sebagai salah satu kebutuhan untuk penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam

rangka layanan jasa informasi. Disamping untuk menyelamatkan informasi arsip. Untuk

membaca isi informasi yang ada dalam arsip mikro ini diperlukan alat yang disebut

microreader. Arsip bentuk mikro terdiri dari microfilm dan microfiche.

Terkait pengertian dan macam-macam arsip diatas kami akan menginformasikan hasil

observasi yang kelompok kami dapatkan di Dinas Kelautan dan Perikanan. Dinas Kelautan

dan Perikanan sendiri sebagian besar arsipnya yaitu arsip tekstual. Arsip tekstual di Dinas

Kelautan dan Perikanan ini dominannya berupa laporan. Dalam laporan ini salah satu buku

berjudul “Kegiatan Pelatihan Bagi Penyuluh Perikanan Di Daerah Istimewa Yogyakrta” yang

isinya menceritakan berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh para penyuluh perikanan

yang dilaksanakan di hotel wisanti yogyakarta. Selain laporan arsip tekstual di instansi ini

juga berupa proposal sedangkan yang disimpan dalam komputer berupa file-file tekstual dan

audiovisual seperti foto-foto kegiatan workshop, video, bimbingan teknis, serta kegiatan-

kegiatan yang berkaitan dengan 3 bidang tersebut. Program seperti ini dilakukan dinas

kelautan dan perikanan agar dapat meningkatkan kualitas sumberdaya manusia dan

kelembagaan kelautan dan perikanan.

16

( Gambar arsip elektronik )

( Contoh buku panduan )

17

( Gambar tumpukan laporan )

3.4 Kondisi Arsip

Dalam perkembangan suatu organisasi arsip juga harus mempunyai perawatan khusus, jika ada arsip yang tidak dirawat dengan khusus seperti terlipat, kusut, robek, berlubang dsb maka pegawai yang menangani arsip-arsip tersebut dapat dikenakan hukuman karena telah merusak kondisi fisik arsip tersebut, maka perlu adanya perawatan khusus untuk merawat arsip tersebut. Banyak instansi pemerintah ataupun swasta yang belum sadar akan hal itu, mereka hanya menyepelekan arsip tergeletak begitu saja dimanapun kapanpun tanpa mengingat pentignya arsip itu sendiri bagi organisasi tersebut, karena mereka yang kurang pengetahuan tentang sadar arsip. Di dinas ini pengelompokan arsip belum terlaksana dengan baik masih ada pencampuran antara arsip vital dengan arsip-arsip non vital, bahkan kadang organisasi dengan mudah menggunakan arsip lalu meletakkan tidak pada tempat penyimpanan kembali, dan itu membuat sulit dalam penemuan kembali arsip yang ingin dibutuhkan.

Dalam observasi yang kami lakukan pada Dinas Kelautan dan Perikanan kondisi arsip pada instansi ini dapat dikatakan tidak teratur secara fisik maupun secara teknis. Dikatakan tidak teratur karena arsip yang ada pada tiga bidang ini hampir sebagaian besar tidak tertata dengan rapi, berantakan dan sangat kekurangan tempat untuk penyimanan arsip. Minimnya ruangan untuk menyimpan arsip menjadi kendala dalam pengelolaan arsip. Seperti padagambar dibawah ini

18

(Foto ruang arsip di Bidang Perikanan)

(Foto ruang arsip di Bidang Perikanan)

19

(Foto ruang arsip di Bidang Kelautan dan Pesisir)

(Foto ruang arsip di Bidang Bina Usaha)

Kondisi arsip yang tidak teratur menjadi kendala utama dan membuat pegawai sulit untuk menemukan kembali arsip, disamping itu jika penataan arsip yang sedemikian ini akan membuat kondisi fisik arsip menjadi rusak atau bahkan hancur karena tidak dirawat secara baik.Kondisi arsip yang sudah rusak akan mempersulit penggunaannya apabila arsip tersebut akan segera digunakan, misalnya sebagai bukti hukum. Keotentikan arsip juga akan diragukan apabila kondisinya rusak parah dan tidak terbaca. Pada instansi ini kemampuan dari sumber daya manusianya masih kurang terutama dalam pengelolaan arsip-arsipnya. Tempat penyimpanan atau gudang di instansi ini belum di lengkapi dengan JRA. Pembuatan JRA ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam mendata arsip-arsip yang akan disusutkan untuk selanjutnya arsip dapat dikategorikan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif.

20

3.5 Tempat dan Sarana Penyimpanan

Kantor Dinas Kelautan dan Perikanan mempunyai tempat dan sarana penyimpanan

yang masih sangat kurang, pada instansi ini hanya mempunyai beberapa tempat untuk

penyimpanan arsip dan tempat penyimpanannya belum sesuai dengan standar tempat

penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang mengaturnya. Dalam observasi yang kami

lakukan kemarin bahwa tempat untuk penyimanan di bidang-bidang yang menangani arsip itu

sendiri, dan instansi ini belum mempunyai gudang untuk meyimpan arsipnya dari awal

berdiri, pada dasarnya arsip yang telah diciptakan dari awal sampai sekarang sudah banyak

perlu adanya tempat tersendiri untuk menyimpan arsip arsip pada instansi ini, karena jika

tidak maka arsip akan menumpuk dan membuat tata ruang kantor menjadi semakin sempit.

Sarana untuk penyimpanan arsip juga sangat penting diperhatikan agar kondisi arsip tidak

rusak atau hancur. Sarana penyimpanan yang ada di instansi ini seperti rak terbuka, lemari,

filling cabinet, folder gantung, kotak map. Sarana ini dapat dikatakan sangat kurang untuk

penyimpanan arsip sejak berdirinya instansi ini samapi sekarang. Sehingga masih banyak

arsip yang tidak tersusun dengan rapi.

(Foto Folder Gantung)

21

(Foto Rak Terbuka)

(Foto Filling Cabinet)

22

(Foto Map dan Kotak Rak)

23

IV. PENUTUP

IV.1 Kesimpulan

Keberadaan arsip inaktif di lingkungan Dinas Kelautan dan Perikanan secara

keseluruhan belum memenuhi standar pengelolaan arsip inaktif yang baik. Kondisi arsip di

Dinas Kelautan dan Perikanan dikategorikan termasuk arsip inaktif tidak teratur. Arsip-arsip

inaktif di Dinas Kelautan dan Perikanan banyak yang tidak terpelihara dengan baik. Sebagian

besar pegawai di Dinas Kelautan dan Perikanan belum mampu mengolah arsip inaktif sesuai

standar pengolahan arsip mulai dari arsip yang masih aktif hingga inaktif.

Dinas Kelautan dan Perikanan sendiri tidak memiliki daftar arsip inaktif. Perlunya

dibuat daftar arsip inaktif ini untuk mempermudah dalam penemuan kembali apabila arsip

tersebut masih dibutuhkan dan untuk mempermudah pemusnahan arsip. Arsip-arsip dinamis

inaktif tidak selamanya disimpan, jadi harus dibuatkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Pembuatan JRA ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam penyusutan arsip sehingga

dapat menghemat biaya ruang, tenaga, listrik, peralatan, dan sebagainya. Sedangkan di Dinas

Kelautan dan Perikaanan sendiri belum pernah melakukan penyusutan arsip.

Di masing-masing seksi di Dinas Kelautan dan Perikanan arsip-arsip inaktif juga

tidak terawat dengan baik. Penyimpanan arsip di tiap seksi karena menyangkut kepentingan

dari kegiatan masing-masing seksi. Dengan demikian dapat digambarkan bahwa volume arsip

inaktif di Dinas Kelautan dan Perikanan sudah sangat banyak dan belum ada pengelolaan

lebih lanjut. Apabila arsip inaktif tidak terkelola dengan baik, maka diperlukan ruangan yang

lebih luas untuk menyimpan dan peralatan yang lebih banyak.

Sarana prasarana untuk mengelola arsip inaktif juga belum tersedia dengan baik,

sehingga sebagian besar arsip inaktif yang ditata hanya di masukkan ke dalam map-map dan

ditata di lemari terbuka. Penyimpanan arsip di folder gantung hanya untuk arsip-arsip di

bagian umum dan masih dalam rentang waktu 2 tahun sebelumnya.Untuk arsip inaktif yang

penggunaanya kurang dari 10 kali setahun hanya dimasukkan ke dalam kardus dan di simpan

di dalam gudang. Gudang tempat penyimpanan arsip juga tidak layak digunakan. Tempat

penyimpanannya tidak sesuai dengan standar penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan

harus mempertimbangkan konstruksi gedung, control keamanan, control suhu dan

kelembaban, cahaya, dan alokasi ruang.

24

Sistem pemberkasan (filling system) yang digunakan masih sederhana,

pengelompokan arsipnya menggunakan tahun dan tidak disertai dengan indeks masalahnya.

Asas pengorganisasian arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan menggunakan asas

kombinasi/gabungan dengan alur surat masuk pertama di bagian umum (TU) kemudian

diserahkan pada sekretaris dan dikoreksi oleh Kepala Dinas kemudian baru diserahkan pada

bagian-bagian.

Penyimpanan arsip inaktif tidak dipusatkan dalam satu tempat melainkan diserahkan

pada bagian-bagian dan yang bertanggunng jawab mengelola arsip tersebut adalah bagian-

bagian. Pengelolaan arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan sebagian besar masih

konvensional, namun sudah ada beberapa arsip yang dikelola menggunakan komputerisasi.

Produk arsip yang dihasilkan sebagian besar tekstual namun ada yang berupa audio visual

terutama arsip video pembinaan ataupun seminar.

IV.2 Saran

1. Pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Dinas Kelautan lebih dipusatkan pada satu

tempat (Records Center) agar mempermudah dalam pengelolaan dan penemuan

kembali.

2. Sarana dan prasarana pendukung dalam pengelolaan arsip inaktif perlu tersedia

dengan baik, misalnya dengan pembuatan gedung baru.

3. Penambahan tenaga arsiparis diperlukan untuk membantu mengelola arsip inaktif di

Dinas Kelautan dan Perikanan.

Daftar Pustaka

Renstra Dinas Lautkan DIY 2012-2017

25

Sulistyo Basuki, 2012

UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

UU No. 39 Tahun 2008 tentang Peraturan Gubernur