Upload
arif-rahman-bramantya
View
46
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Contoh karya
Citation preview
1
I. PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Observasi
Mengingat arti penting arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan) sehingga kami melakukan observasi yang titik fokusnya terhadap arsip
dinamis inaktif. Mengapa arsip dinamis inaktif?
Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (UU
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan). Dengan frekuensi penggunaannya yang telah
menurun tersebut akan banyak sekali permasalahan-permasalahan yang timbul. Mulai dari
akan dikemanakan arsip-arsip tersebut dan sampai akhirnya arsip tersebut akan tertumpuk
begitu saja. Hal tersebut diperburuk dengan masih kurang sadarnya sebuah organisasi atau
instansi tentang arsip.
Dari penjabaran permasalahan diatas, kami memutuskan untuk melakukan observasi
arsip dinamis inaktif di Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Istimewa Yogyakarta yang
nantinya akan kami lakukan rekonstruksi arsip tidak teratur tersebut.
I.2 Tujuan Observasi
Melakukan observasi ini, kami memiliki tujuan:
a. Mengetahui sejarah singkat Dinas Kelautan dan Perikanan DIY
b. Mengetahui struktur, tugas pokok, dan fungsi Dinas Kelautan dan
Perikanan DIY
c. Mengetahui pengorganisasian arsip yang dilakukan oleh Dinas Kelautan
dan Perikanan DIY
d. Mengetahui gambaran filling system arsip dinamis inaktif di Dinas
Kelautan dan Perikanan DIY
e. Mengetahui volume arsip dinamis aktif dan inaktif di Dinas Kelautan dan
Perikanan DIY
2
f. Mengetahui format dan media arsip dinamis inaktif Dinas Kelautan dan
Perikanan DIY
g. Mengetahui kondisi arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan DIY
h. Mengetahui tempat dan sarana penyimpanan arsip di Dinas Kelautan dan
Perikanan DIY
i. Dapat merekonstruksi arsip tidak teratur
3
II. GAMBARAN ORGANISASI
II.1 Sejarah Singkat Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Istimewa Yogyakarta
Berdasarkan pada Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 39 Tahun
2008, Tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas dan Unit Pelaksana Teknis pada Dinas
Kelautan dan Perikanan, bahwa Dinas Kelautan dan Perikanan mempunyai tugas
melaksanakan urusan Pemerintah Daerah di bidang kelautan dan perikanan, kewenangan
dekonsentrasi serta tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah.
Dalam rangka melaksanakan tugas tersebut, Dinas Kelautan dan Perikanan
mempunyai berbagai fungsi:
a. penyusunan program dan pengendalian di bidang kelautan dan perikanan;
b. perumusan kebijaksanaan teknis di bidang kelautan dan perikanan;
c. pelaksanaan, pengembangan, pengolahan dan pemasaran kelautan dan perikanan, wIlayah
pesisir;
d. pelaksanaan koordinasi perijinan di bidang kelautan dan perikanan;
e. pengujian dan pengawasan mutu perikanan;
f. pemberian fasilitasi penyelenggaraan bidang kelautan dan perikanan Kabupaten/Kota;
g. pelaksanaan pelayanan umum sesuai kewenangannya;
h. penyelenggaraan kegiatan kelautan dan perikanan lintas kabupaten/ kota;
i. pemberdayaan sumberdaya dan mitra kerja di bidang kelautan dan perikanan;
j. pelaksanaan kegiatan ketatausahaan;
k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
4
II.2 Struktur Tugas Pokok dan Isi
struktur organisasi yang ada pada eselon tiga terdiri dari:
1. Sekretariat
2. Bidang Perikanan
3. Bidang Kelautan dan Pesisir
4. Bidang Bina Usaha
5. UPTD Balai Pengembangan Teknologi Kelautan Perikanan (BPTKP)
6. Pelabuhan Perikanan Pantai (PPP) serta Kelompok Jabatan Fungsional
1. Sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan ketatausahaan, penyusunan program,
pengelolaan data dan informasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan kinerja dinas.Sekretariat
terdiri dari: Subbagian Umum, Subbagian Keuangan, dan Subbagian Program dan Informasi.
5
Sekretariat mempunyai fungsi: penyusunan program Sekretariat, penyusunan program Dinas;
fasilitasi perumusan kebijakan dan pedoman teknis teknis bidang kelautan dan perikanan;
penyelenggaraan kearsipan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang, kehumasan, kepustakaan,
serta ef isiensi dan tatalaksana Dinas; penyelenggaraan kepegawaian Dinas; pengelolaan
keuangan Dinas; pengelolaan data dan pengembangan sistem informasi; fasilitasi
pengembangan kerjasama teknis; penyelenggaraan monitoring dan evaluasi program serta
penyusunan laporan kinerja Dinas; evaluasi dan penyusunan laporan program Sekretariat;
pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
2. Bidang Perikanan mempunyai tugas menyelenggarakan program perikanan budidaya,
perikanan tangkap serta pengujian dan pengawasan mutu hasil perikanan. Bidang Perikanan
terdiri dari: Seksi Teknis Budidaya; Seksi Teknis Tangkap; dan Seksi Pengujian-Pengawasan
Mutu.Bidang Perikanan mempunyai fungsi: penyusunan program Bidang Perikanan;
perumusan kebijakan dan pedoman teknis perikanan budidaya, perikanan tangkap dan
pengujian dan pengaw asan mutu hasil perikanan; penyelenggaraan pengujian dan
pengawasan mutu hasil perikanan; pembinaan, pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan
program perikanan budidaya dan perikanan tangkap; penyelenggaraan evaluasi dan
penyusunan laporan program Bidang Perikanan; pelaksanaan tugas lain yang diberikan
pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3. Bidang Kelautan dan Pesisir mempunyai tugas mengelola kelautan, sumberdaya ikan dan
wilayah pesisir. Untuk melaksanakan tugasnya, Bidang Kelautan
dan Pesisir mempunyai fungsi: penyusunan program Bidang Kelautan dan Pesisir;
penyelenggaraan penataan dan pengelolaan perairan di wilayah laut; penyelenggaraan
pengaw asan, pengendalian dan penegakan hukum pengelolaan sumberdaya laut dan pesisir;
pengelolaan wilayah pesisir dan fasilitasi pengembangan masyarakat pesisir;
penyelenggaraan evaluasi dan penyusunan laporan program Bidang Kelautan dan Pesisir.
Bidang Kelautan dan Pesisir terdiri dari: Seksi Pendayagunaan Laut; Seksi Pengawasan
Sumberdaya Ikan; dan Seksi Pengembangan Wilayah Pesisir.
6
4. Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta selain kantor induk
juga memiliki 2 kantor unit lain yaitu UPTD BPTKP dan PPP. UPTD (Unit Pelaksana Teknis
Dinas) adalah unit organisasi di lingkungan Dinas Kelautan dan Perikanan yang
melaksanakan tugas teknis penunjang dan atau tugas teknis operasional. UPTD BPTKP
(Balai Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan) berkedudukan di Cangkringan,
Sleman, sedangkan UPTD PPP (Pelabuhan Perikanan Pantai) berkedudukan di Sadeng,
Girisubo, Gunungkidul.
5. Balai Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan mempunyai tugas
menyelenggarakan pengembangan teknologi budidaya air tawar, air payau dan air laut.
Untuk melaksanakan tugasnya Balai Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan
mempunyai fungsi: penyusunan program Balai; pelaksanaan pengembangan, dan penerapan
teknologi budidaya air taw ar, air payau dan air laut ; pelaksanaan perbenihan perikanan air
taw ar, air payau, dan air laut; pelaksanaan pengelolaan induk ikan; penyelenggaraan
ketatausahaan; penyelenggaraan evaluasi dan penyusunan laporan program Balai;
pelaksanaan tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Balai
Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan terdiri dari: Kepala Balai; Subbagian Tata
Usaha; Seksi Budidaya Air Tawar; Seksi Budidaya Air Payau dan Air Laut; serta Kelompok
Jabatan Fungsional.
6. Pelabuhan Perikanan Pantai mempunyai fungsi pengembangan, pengelolaan pelabuhan
perikanan dan pengembangan teknologi kelautan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud Pelabuhan Perikanan Pantai mempunyai fungsi : penyusunan program Pelabuhan
Perikanan Pantai ; pengelolaan sarana dan prasarana serta fasilitas pelabuhan perikanan;
pelaksanaan pengembangan, pengendalian dan pengaw asan serta pelayanan kepelabuhanan
perikanan; pelaksanaan pengembangan dan penerapan teknologi perikanan tangkap dan
kelautan; pengkajian teknologi perikanan tangkap dan kelautan; pelaksanaan kegiatan
ketatausahaan; penyelenggaraan evaluasi dan penyusunan laporan program Pelabuhan
Perikanan Pantai; pelaksanaan tugas lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan tugas dan
fungsinya. Pelabuhan Perikanan Pantai terdiri dari: Kepala Pelabuhan; Subbagian Tata
Usaha; Seksi Pelabuhan Perikanan; Seksi Pengembangan Teknologi Kelautan; dan Kelompok
Jabatan Fungsional.
7
VISI
"Mewujudkan kelautan dan perikanan yang berdaya saing, berkelanjutan,
berbudaya menuju masyarakat mandiri dan sejahtera"
Penjelasan Visi tersebut adalah sebagai berikut:
Kelautan dan Perikanan :
Masyarakat kelautan dan perikanan terdiri dari unsur masyarakat inti dan
masyarakat pendukung. Masyarakat inti terdiri dari pelaku usaha budidaya ikan,
nelayan, pengolah dan pemasar produk perikanan. Sedangkan masyarakat
pendukung terdiri dari institusi perguruan tinggi, litbang, kelompok kerja, LSM
dan pemerhati yang melakukan kegiatan berhubungan dengan kegiatan bidang
kelautan dan perikanan.
Berdaya saing :
Maju, tangguh, kreatif, inovatif, mutu/ kualitas, terampil, profesional,
Dalam rangka membangun daya saing usaha masyarakat, Pembangunan
kelautan dan perikanan diarahkan pada kebutuhan pasar. Hasil dari tranformasi
pemanfaatan sumberdaya lokal menjadi produk berupa barang/ jasa kelautan
dan perikanan harus berorientasi pada pasar lokal maupun regional secara
optimal dan berkelanjutan melalui kerjasama dunia usaha untuk meningkatkan
pendapatan dan kesejahteraan masyarakat kelautan dan perikanan.
Berkelanjutan :
Menjaga kelestarian Sumber Daya Ikan, konservasi, rehabilitasi ekosistem,
pengawasan, berwawasan lingkungan
Berbudaya :
Membentuk karakter, perubahan pola pikir
8
Mandiri :
Mampu mengatasi masalahnya sendiri, mampu memenuhi kebutuhannya,
mampu mengambil keputusan/ tindakan, mampu merespon dan berkontribusi
terhadap pembangunan dengan mengandalkan Sumber Daya yang dimiliki (SD
lokal), serta tidak bergantung kepada orang lain, dalam pembangunan berbasis
masyarakat orientasi target pembangunan lebih diarahkan pada masyarakat
itu sendiri. Oleh karena itu, perlu didukung dengan kapasitas, ketrampilan, serta
profesionalisme yang tinggi dalam rangka pencapaian kualitas hidup
masyarakat yang lebih baik. Sumberdaya manusia yang trampil dan profesional
akan dapat meningkatkan pemanfaatan sumberdaya lokal yang dimiliki secara
optimal, sehingga tidak hanya semata-mata berorientasi pada aspek ekonomi
tetapi juga aspek sosial, budaya serta lingkungan. Kunci orientasi
pembangunan pada pemberdayaan dan kemandirian pilihan yang dikehendaki
masyarakat
Sejahtera:
Terpenuhi kebutuhannya baik spiritual dan material
MISI
1. Mengoptimalkan Pemanfaatan Sumberdaya Kelautan Dan Perikanan
2. Meningkatkan Dan Memelihara Daya Dukung Dan Kualitas Lingkungan Sumberdaya
Kelautan Perikanan
3. Meningkatkan Dan Memelihara Daya Dukung Dan Kualitas Lingkungan Sumberdaya
Kelautan Perikanan
II.3 Pengorganisasian Arsip
Dalam pelaksanaan penataan berkas tidak lepas dari pengorganisasian arsip. Hal ini
merupakan langkah untuk mempertegas tanggungjawab setiap unit yang ada didalam suatu
organisasi. Masalah utama dalam pengorganisasian berkas adalah menentukan lokasi filing.
Adapun asas pengorganisasian file ada 3 yaitu:
a) Asas Sentralisasi adalah proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan disatu
ruangan sentral file untuk suatu organisasi
9
b) Asas Disentralisasi adalah proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh
setiap unit kerja didalam suatu organisasi.
c) Asas Kombinasi merupakan asas gabungan antara asas sentralisasi dan asas disentralisasi,
dimana proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh setiap unit kerja, dengan
kontrol terpusat dibidang prosedur, alat, cara kerja, trining dan lain-lain.
Dalam menentukan asas penyimpanan arsip ada beberpa hal yang perlu dipertimbangkan
yaitu besar kecil &rentan tugas,&fungsi organisasi, volume arsip, beban kerja yang ada dan
lokasi gedung.
Pada instansi kami menggunakan Asas Kombinasi karena semua surat yang diterima akan
kembali kepusat,
Jajak Pendapat
(Foto buku pencatat surat masuk) (Foto kartu disposisi)
III. GAMBARAN ARSIP INAKTIF ORGANISASI
Tata Usaha Sekretariat Kepala Dinas
Bagian UmumBidangSeksi
10
III.1 Gambaran Filling System
Pengertian Filing System
Filing system adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan
dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip
dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Macam-macam filing system
a) Sistem Pengaturtertiban (Arrangement System)/ Sistem Klasifikasi Kearsipan
1) Sistem Filing Alfabetis adalah sistem penyimpanan/penataan arsip dinamis aktif
menggunakan metode penyusunan secara alfabetis.
2) Sistem Filing Numerik adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan
nomor atau kode nomor. Sistem ini dibagi dua yaitu penomoran berurut dan penomoran tidak
berurut.
3) Sistem Filing Alfanumerik adalah pengaturan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan
angka.
4) Sistem Filing Kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada
tanggal.
Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan
beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang - bidang kegiatan organisasi
dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Perlu juga diperhatikan bahwa sistem
pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas
arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
b) Sistem Perawatsimpanan (Safe Keeping System) adalah sistem yang dipergunakan
dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.
Prosedur Penataan Berkas merupakan langkah-langkah dalam rangka
penyusunan arsip. Adapun prosedur penataan berkas adalah:
a) Pemeriksaan arsip (Inspecting)
b) Pengindekan arsip (Indexing) merupakan kegiatan untuk menentukan kata tangkap dari
berkas yang akan disimpan. Ketentuan mengindeks:
1) Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip
2) Indek harus satu pengertian
11
3) Kata yang digunakan adalah yang lazim
4) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
5) Indeks harus kata benda/yang dibendakan.
c) Pemberian Kode (Coding) adalah kegiatan pemberian kode/tanda yang akan mewakili
arsip yang akan menunjukan pada tempat yang paling tepat dalam file, sehingga petugas
dapat menempatkan sesuai tempatnya.
d) Tunjuk Silang adalah catatan yang diletakan di lembaran atau tab guide/folder untuk
mengidentifikasi adanya arsip yang tidak disimpan ditempat tersebut, tapi disimpan ditempat
lain.
e) Penyortiran merupakan kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya.
f) Pelabelan adalah kegiatan penulisan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul khas
yang dituangkan dalam guide/folder.
g) Penyimpanan Berkas merupakan kegiatan memasukan arsip kedalam folder dan
menyimpan di filing kabinet
Penemuan Kembali adalah proses menemukan kembali arsip yang telah
disimpan di dalam filing kabinet/rak file. Kegiatan penemuan kembali arsip
biasanya dilakukan berdasarkan permintaan pengguna.Ketepatan dan kelengkapan
mendapatkan arsip tergantung pada sistem pemberkasan yang digunakan.
Langkah-langkah dalam temu balik:
a. Permintaan peminjam
b. Pencatatan dalam lembar peminjaman
c. Pencarian dan penemuan kembali
d. Pemberian arsip kepada pengguna.
Selain langkah-langkah tersebut, perlu juga ditetapkan bagaimana prosedur dan pedoman
peminjamannya sehingga jelas dan memudahkan dalam pelayanannya. Sistem layanan
peminjaman disini bersifat tertutup dan dilakukan face to face.
Kantor Dinas Kelautan dan Perikanan tempat kami observasi belum ada penataan filling
system yang baik dan benar, untuk arsip tahun 1980-1990 ada yang disimpan tetapi banyak
juga yang sudah hilang dan dibuang.
12
III.2 Volume arsip
Keberadaan organisasi tidak lepas dari kegiatan administrasi yang akan menghasilkan
arsip. Pada dasarnya arsip yang tercipta mencerminkan identitas organisasi dan keberadaan
arsip sangat penting bagi organisasi karena menjadi motor penggerak bagi organisasi. Seperti
halnya diKantor dinas perikanan dan kelautan Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai arsip
yang banyak terhitungdari tahun berdiri sejak 1981. Dengan perkembangan organisasi maka
berkembangnya jumlah arsip pun semakin banyak, instansi ini sudah mempunyai banyak
arsip yang telah dikeluarkan maupun yang diciptakan oleh instansi. Dalam survei yang kami
lakukan, pegawai arsip yang berada di instansi tidak dapat menjawab pertanyaan dari kami
mengenai berapa banyak volume arsip yang telah diciptakan oleh instansi ini, pegawai
tersebut justru mengatakan bahwa tidak tahu dengan adanya berapa volume arsip tersebut.
Dapat diperkirakan bahwa volume arsip yang ada di dinas kelautan dan perikanan adalah
volume arsip yang tidak teratur. Dikarenakan instasi ini tidak mempunyai JRA (Jadwal
Retensi Arsip) sehingga membuat pegawai sulit melakukan penemuan kembali arsip.
Disamping itu juga, gudang untuk penyimpanan arsip sangat berantakan dan sangat tidak
teratur. Seperti pada gambar dibawah ini
(Foto penyimanan arsip di ruang Kelautan dan Pesisir)
Volume arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan tidak terhitung secara jelas di karenakan kondisi arsip yang tidak teratur dan tempat penyimpanannya yang hanya di tata tidak menggunakan box arsip sehingga mempersulit dalam menghitung volume arsip secara detail, sehingga kami memberikan perkiraan volume arsip dengan data yang kami peroleh
13
dari surat masuk dan surat keluar. Rata rata satu hari surat masuk dan keluar adalah 10-15 surat, jika rata rata surat yang masuk ataupun yang keluar adalah 15 surat maka dikali 5 hari adalah 75 dalam satu bulan, 75 dikali 12 bulan adalah 900 surat dalam satu tahunnya.
Gambaran volume arsip pada gambar diatas, kami dapat mengestimasi bahwa panjang rak 2 m dan lebar 0,5 m dan tinggi 1,5 m. Jadi dapat dibuat perhitungan
1. Rak = jumlah box
Isi shelf × Jumlah shelf
= 24
8 × 3
= 24
24
= 1 rak
2. Box = Volume Arsip × 100
Lebar box
= (2×0,5×1,5) × 100
0,5
= 150
0,5
= 300 box
3. Berkas/ folder = Volume Arsip × 100 Tinggi Arsip = 150 × 100 2 = 15000 2 = 7500 folder
3.3 Format/Media Arsip
Pengertian arsip sendiri dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
14
berbagai bentuk dan media sesuaid engan perkembangan tekhnologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. DalamUndang-undang
tersebut dikatakan bahwa arsip terdiri dari berbagai bentuk dan media, namun media yang
paling umum adalah arsip tekstual tercetak yang berupa atau dalam bentuk kertas. Arsip
bermedia kertas ini sering disebut sebagai arsip konvensional atau tekstual dan dengan seiring
perkembangan tekhnologi keaarah globalisasi berdampak terhadap aspek kehidupan manusia
dalam bidang administrasi yang menuntut profesionalisme dalam melaksanakan setiap
aktivitas organisasi dan tentu menjadi tantangan bagi para pengelola arsip. Atas hal tersebut
selanjutnya ahli di bidang kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk formatnya,
menjadi 2 yaitu :
1. Media konvensional yaitu media yang sudah biasa dipergunakan seperti media kertas
dikenal dengan sebagai human readable.
2. Media baru (arsip tekhnologi maju/ machine readable ), arsip media baru juga dikenal
sebagai arsip non kertas menurut buku Keeping Archives karya Yudith Elis yang
dimaksud dengan arsip bentuk khusus yaitu arsip bentuk media dan cirri catatan
informasinya memiliki karateristik bersifat khusus, arsip bentuk khusus biasanya
merupakan related document atau dokumen terkait namun kadang juga sebagai
lampiran serta tidak menutup kemungkinan arsip bentuk khusus tersebut berdiri
sendiri.
Ada beberapa hal yang menyebabkan terciptanya arsipbentuk khusus yaitu adanya
kemajuan tekhnologi, pengelolaan kedua bentuk arsip berbeda, adanya arsip yang saling
berkaitan, karateristik arsip yang berbeda, dalam setiap transaksi organisasi menghasilkan
arsip yang memiliki karateristik yang berbeda beda sesuai dengan fungsi masing masing
organisasi. Ada beberapa macam arsip bentuk khusus yaitu :
a. Arsip audio visual
Arsip audio visual terdiri dari :
- Moving image atau arsip gambar bergerak, misalnya : film, video
- Still image atau arsip gambar diam, misalnya :foto, slide
- Sound recording atau arsip rekaman suara yaitu arsip yang informasinya terekam dalam
sinyals uara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
15
b. Arsip kartografi dan kearsitekturan
Arsip kartografi atau peta medianya berupa kertas namun arsip kartografi ini dikategorikan
sebagai arsip bentuk khusus, karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan
arsip tekstual yaitu informasinya dalam bentuk symbol-simbol, gambar. Arsip ini kadang
berukuran besar mulai dari A3 sampai A4tergantung dari besar skala.
c. Arsip Publikasi
Arsip publikasi misalnya kertas sheet atau stensil yang digunakan untuk menggadakan materi
publikasi.
d. Arsip ephemera
Arsip ephemera merupakan dokumen informal yang mempunyai nilai tidak berjangka
panjang atau sesaat, kadang dianggap barang rongsokan atau dilestarikan sebagai specimen
atau contoh misalnya vandal, emblem, tiket, kartu ucapan. Arsip ephemera termasuk dalam
arsip kelas 4 apabila ada kaitannya dengan file.
e. ArsipTekstual (Medianya Kertas)
Contoh surat, laporan, nota dan sebagainya.
f. Arsip elektronik
Dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh computer, misalnya e-mail, disket.
g. Arsip bentuk mikro
Sebagai salah satu kebutuhan untuk penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam
rangka layanan jasa informasi. Disamping untuk menyelamatkan informasi arsip. Untuk
membaca isi informasi yang ada dalam arsip mikro ini diperlukan alat yang disebut
microreader. Arsip bentuk mikro terdiri dari microfilm dan microfiche.
Terkait pengertian dan macam-macam arsip diatas kami akan menginformasikan hasil
observasi yang kelompok kami dapatkan di Dinas Kelautan dan Perikanan. Dinas Kelautan
dan Perikanan sendiri sebagian besar arsipnya yaitu arsip tekstual. Arsip tekstual di Dinas
Kelautan dan Perikanan ini dominannya berupa laporan. Dalam laporan ini salah satu buku
berjudul “Kegiatan Pelatihan Bagi Penyuluh Perikanan Di Daerah Istimewa Yogyakrta” yang
isinya menceritakan berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh para penyuluh perikanan
yang dilaksanakan di hotel wisanti yogyakarta. Selain laporan arsip tekstual di instansi ini
juga berupa proposal sedangkan yang disimpan dalam komputer berupa file-file tekstual dan
audiovisual seperti foto-foto kegiatan workshop, video, bimbingan teknis, serta kegiatan-
kegiatan yang berkaitan dengan 3 bidang tersebut. Program seperti ini dilakukan dinas
kelautan dan perikanan agar dapat meningkatkan kualitas sumberdaya manusia dan
kelembagaan kelautan dan perikanan.
17
( Gambar tumpukan laporan )
3.4 Kondisi Arsip
Dalam perkembangan suatu organisasi arsip juga harus mempunyai perawatan khusus, jika ada arsip yang tidak dirawat dengan khusus seperti terlipat, kusut, robek, berlubang dsb maka pegawai yang menangani arsip-arsip tersebut dapat dikenakan hukuman karena telah merusak kondisi fisik arsip tersebut, maka perlu adanya perawatan khusus untuk merawat arsip tersebut. Banyak instansi pemerintah ataupun swasta yang belum sadar akan hal itu, mereka hanya menyepelekan arsip tergeletak begitu saja dimanapun kapanpun tanpa mengingat pentignya arsip itu sendiri bagi organisasi tersebut, karena mereka yang kurang pengetahuan tentang sadar arsip. Di dinas ini pengelompokan arsip belum terlaksana dengan baik masih ada pencampuran antara arsip vital dengan arsip-arsip non vital, bahkan kadang organisasi dengan mudah menggunakan arsip lalu meletakkan tidak pada tempat penyimpanan kembali, dan itu membuat sulit dalam penemuan kembali arsip yang ingin dibutuhkan.
Dalam observasi yang kami lakukan pada Dinas Kelautan dan Perikanan kondisi arsip pada instansi ini dapat dikatakan tidak teratur secara fisik maupun secara teknis. Dikatakan tidak teratur karena arsip yang ada pada tiga bidang ini hampir sebagaian besar tidak tertata dengan rapi, berantakan dan sangat kekurangan tempat untuk penyimanan arsip. Minimnya ruangan untuk menyimpan arsip menjadi kendala dalam pengelolaan arsip. Seperti padagambar dibawah ini
19
(Foto ruang arsip di Bidang Kelautan dan Pesisir)
(Foto ruang arsip di Bidang Bina Usaha)
Kondisi arsip yang tidak teratur menjadi kendala utama dan membuat pegawai sulit untuk menemukan kembali arsip, disamping itu jika penataan arsip yang sedemikian ini akan membuat kondisi fisik arsip menjadi rusak atau bahkan hancur karena tidak dirawat secara baik.Kondisi arsip yang sudah rusak akan mempersulit penggunaannya apabila arsip tersebut akan segera digunakan, misalnya sebagai bukti hukum. Keotentikan arsip juga akan diragukan apabila kondisinya rusak parah dan tidak terbaca. Pada instansi ini kemampuan dari sumber daya manusianya masih kurang terutama dalam pengelolaan arsip-arsipnya. Tempat penyimpanan atau gudang di instansi ini belum di lengkapi dengan JRA. Pembuatan JRA ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam mendata arsip-arsip yang akan disusutkan untuk selanjutnya arsip dapat dikategorikan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif.
20
3.5 Tempat dan Sarana Penyimpanan
Kantor Dinas Kelautan dan Perikanan mempunyai tempat dan sarana penyimpanan
yang masih sangat kurang, pada instansi ini hanya mempunyai beberapa tempat untuk
penyimpanan arsip dan tempat penyimpanannya belum sesuai dengan standar tempat
penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang mengaturnya. Dalam observasi yang kami
lakukan kemarin bahwa tempat untuk penyimanan di bidang-bidang yang menangani arsip itu
sendiri, dan instansi ini belum mempunyai gudang untuk meyimpan arsipnya dari awal
berdiri, pada dasarnya arsip yang telah diciptakan dari awal sampai sekarang sudah banyak
perlu adanya tempat tersendiri untuk menyimpan arsip arsip pada instansi ini, karena jika
tidak maka arsip akan menumpuk dan membuat tata ruang kantor menjadi semakin sempit.
Sarana untuk penyimpanan arsip juga sangat penting diperhatikan agar kondisi arsip tidak
rusak atau hancur. Sarana penyimpanan yang ada di instansi ini seperti rak terbuka, lemari,
filling cabinet, folder gantung, kotak map. Sarana ini dapat dikatakan sangat kurang untuk
penyimpanan arsip sejak berdirinya instansi ini samapi sekarang. Sehingga masih banyak
arsip yang tidak tersusun dengan rapi.
(Foto Folder Gantung)
23
IV. PENUTUP
IV.1 Kesimpulan
Keberadaan arsip inaktif di lingkungan Dinas Kelautan dan Perikanan secara
keseluruhan belum memenuhi standar pengelolaan arsip inaktif yang baik. Kondisi arsip di
Dinas Kelautan dan Perikanan dikategorikan termasuk arsip inaktif tidak teratur. Arsip-arsip
inaktif di Dinas Kelautan dan Perikanan banyak yang tidak terpelihara dengan baik. Sebagian
besar pegawai di Dinas Kelautan dan Perikanan belum mampu mengolah arsip inaktif sesuai
standar pengolahan arsip mulai dari arsip yang masih aktif hingga inaktif.
Dinas Kelautan dan Perikanan sendiri tidak memiliki daftar arsip inaktif. Perlunya
dibuat daftar arsip inaktif ini untuk mempermudah dalam penemuan kembali apabila arsip
tersebut masih dibutuhkan dan untuk mempermudah pemusnahan arsip. Arsip-arsip dinamis
inaktif tidak selamanya disimpan, jadi harus dibuatkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Pembuatan JRA ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam penyusutan arsip sehingga
dapat menghemat biaya ruang, tenaga, listrik, peralatan, dan sebagainya. Sedangkan di Dinas
Kelautan dan Perikaanan sendiri belum pernah melakukan penyusutan arsip.
Di masing-masing seksi di Dinas Kelautan dan Perikanan arsip-arsip inaktif juga
tidak terawat dengan baik. Penyimpanan arsip di tiap seksi karena menyangkut kepentingan
dari kegiatan masing-masing seksi. Dengan demikian dapat digambarkan bahwa volume arsip
inaktif di Dinas Kelautan dan Perikanan sudah sangat banyak dan belum ada pengelolaan
lebih lanjut. Apabila arsip inaktif tidak terkelola dengan baik, maka diperlukan ruangan yang
lebih luas untuk menyimpan dan peralatan yang lebih banyak.
Sarana prasarana untuk mengelola arsip inaktif juga belum tersedia dengan baik,
sehingga sebagian besar arsip inaktif yang ditata hanya di masukkan ke dalam map-map dan
ditata di lemari terbuka. Penyimpanan arsip di folder gantung hanya untuk arsip-arsip di
bagian umum dan masih dalam rentang waktu 2 tahun sebelumnya.Untuk arsip inaktif yang
penggunaanya kurang dari 10 kali setahun hanya dimasukkan ke dalam kardus dan di simpan
di dalam gudang. Gudang tempat penyimpanan arsip juga tidak layak digunakan. Tempat
penyimpanannya tidak sesuai dengan standar penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan
harus mempertimbangkan konstruksi gedung, control keamanan, control suhu dan
kelembaban, cahaya, dan alokasi ruang.
24
Sistem pemberkasan (filling system) yang digunakan masih sederhana,
pengelompokan arsipnya menggunakan tahun dan tidak disertai dengan indeks masalahnya.
Asas pengorganisasian arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan menggunakan asas
kombinasi/gabungan dengan alur surat masuk pertama di bagian umum (TU) kemudian
diserahkan pada sekretaris dan dikoreksi oleh Kepala Dinas kemudian baru diserahkan pada
bagian-bagian.
Penyimpanan arsip inaktif tidak dipusatkan dalam satu tempat melainkan diserahkan
pada bagian-bagian dan yang bertanggunng jawab mengelola arsip tersebut adalah bagian-
bagian. Pengelolaan arsip di Dinas Kelautan dan Perikanan sebagian besar masih
konvensional, namun sudah ada beberapa arsip yang dikelola menggunakan komputerisasi.
Produk arsip yang dihasilkan sebagian besar tekstual namun ada yang berupa audio visual
terutama arsip video pembinaan ataupun seminar.
IV.2 Saran
1. Pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Dinas Kelautan lebih dipusatkan pada satu
tempat (Records Center) agar mempermudah dalam pengelolaan dan penemuan
kembali.
2. Sarana dan prasarana pendukung dalam pengelolaan arsip inaktif perlu tersedia
dengan baik, misalnya dengan pembuatan gedung baru.
3. Penambahan tenaga arsiparis diperlukan untuk membantu mengelola arsip inaktif di
Dinas Kelautan dan Perikanan.
Daftar Pustaka
Renstra Dinas Lautkan DIY 2012-2017