PR PE02 002 v.1 Control de Registros

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

DOCUMENTOS

COD PR-PE02-002-V.1

FECHA 30/07/2015

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CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓNFECHA DE ÚLTIMA

VERSIÓNRAZÓN DEL CAMBIO

Elaboró: Líder xxxxCopia Controlada:________

Copia No controlada:_____

Revisó: Comité integrado

Aprobó: Comité integrado

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1. OBJETIVO

Establecer y mantener control sobre los registros que proporcionen evidencias de la conformidad con los requisitos y de la eficacia del Sistema de Gestión Integrado de la institución Bertha de Gedeón.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica en el manejo de todos los registros del Sistema de Gestión Integrado de la institución Bertha de Gedeon.

3. RESPONSABILIDADES.

El Líder xxxx será el responsable de la implementación y control de este procedimiento.

4. DEFINICIONES

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Un registro puede ser: un informe, una planilla, un formato, un libro donde se consignan las actividades de un turno. Puede encontrarse en medios electrónicos, magnéticos, impresos, fotos, videos, grabaciones, entre otros.

IDENTIFICABLE: Característica que diferencia un registro del resto del mismo tipo

RECUPERABLE: Fácil de recobrar la información que contiene el registro independientemente del medio en que se encuentre.

RECOLECCIÓN: Acción de recopilar los registros desde los sitios donde se originan, para su posterior clasificación y almacenamiento.

LEGIBLE: Asegura el entendimiento, comprensión, aplicación y manejo del registro.

ALMACENAMIENTO: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros integrado

TIEMPO DE RETENCIÓN: Tiempo de permanencia de los registros en los archivos respectivos.

DISPOSICIÓN FINAL: Acción a tomar una vez se haya cumplido el tiempo de retención para los registros integrado.

5. CONDICIONES GENERALES

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En el área del archivo central destinada para el almacenamiento de los documentos del SGI, reposará un original de cada registro.

La validez de los registros del sistema integrado, dependerá de su correcto diligenciamiento, el cual no debe contener ni rayones, tachones o enmendaduras.

Para dar cumplimiento a las normas el tratamiento que se le dará a los registro será el siguiente:

Identificación: los registros del sistema de gestión integrado se identificaran con el título y código respectivo (ver procedimiento para redactar documentos del sistema de gestión integrado).

Almacenamiento y Protección: En los archivos de cada área, archivo central e histórico los registros reposaran libres de factores que puedan causarle deterioro como la lluvia, humedad, etc.

Recuperación: El responsable de manejar los registros en cada área establecerá un sistema, para que la información que contiene el registro sea fácilmente recobrada.

Tiempo de retención y disposición: Los registros se ubicaran inicialmente en el departamento que los esta empleando en un periodo no inferior a un (1) mes, luego, pasaran al archivo de gestión integrado ubicado en el archivo central, por un periodo de un (1) año, luego de este tiempo, si es necesario, seguirán al archivo inactivo y por ultimo se procederá a destruir los registros, según el caso.

El tiempo de retención de los documentos del SGI. debe ser coherente con lo señalado en el manual de archivo de este aspecto.

6. DESARROLLO

6.1Descripción de actividades

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Actividad Descripción Responsables

01Inicio del Procedimiento.Fijar los registros que hacen parte del Sistema de Gestión integrado.

Líder SGI

02Determinar la forma de controlar el registro y periodo de retención del mismo. Líder SGI

03Incluir el registro en la tabla de control de registros, PG01-R-00x Líder SGI

04

Elaborar registro identificándolo con el código o el nombre respectivo, de tal forma, que se diferencie de los de su mismo tipo y del resto de registros de la organización.

Líder SGI

05Entregar copia a la(s) persona(s) responsable(s) del departamento que utilizarán el registro. Líder SGI

06

¿Es identificable el registro?a) Si no es identificable, pasar a la actividad 04b) Si es identificable, pasar a la actividad 07

El responsable de usar el registro.

07

Diligenciar el registro, llenándolo con la información requerida para el seguimiento del Sistema de Gestión integrado.

El responsable de usar el registro

08Revisar que el registro se encuentre diligenciado correctamente.

Responsable de archivar los registros

en cada área.

09Almacenar el registro en el lugar destinado en cada área para este fin (carpetas, archivador, etc.)


en cada área.

10

¿Es recuperable el registro?a) Si es recuperable pasar a la actividad 11b) Si no es recuperable, volver a la actividad

09.


en cada área.

11

Proteger el registro en cada área/Departamento, archivo central o histórico dependiendo de su tiempo de retención, para facilitar su recuperación, protección y almacenamiento.


en cada área.

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12

¿Permanece legible el registro?a) Si no permanece legible en su estructura,

pasar a la actividad 4.b) Si no permanece legible en su contenido,

pasar a la actividad 7.c) Si permanece legible, se pasa a la actividad

13.

Líder SGI

13¿Esta activo el registro?

a) Si no esta activo, pasar a la actividad 14.b) Si esta activo, pasar a la actividad 15.

Líder SGI

14

Destruir o sellar el registro como obsoleto.Fin del procedimiento. Líder SGI

15 Hacer uso del registro.Fin del procedimiento.

Responsable de cada área.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PG01-R-00x: Tabla de control de Registros PG01-R-010: Distribución de Copias NTC-ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

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