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POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad en anaquel. (Parte I )
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Si bien una ejecución perfecta abarca aspectos que van desde la disponibilidad de producto hasta la correcta y oportuna implementación de estrategias de shopper marketing, la disponibilidad en piso de venta e inventarios sanos son sin duda la base para una ejecución perfecta en punto de venta.
Las nuevas tecnologías, la tendencia del retailer a compartir información de venta e inventarios y las poderosas herramientas de análisis de big data hacen que la disponibilidad en anaquel, un portafolio ideal y mantener inventarios sanos en cada tienda sea posible.
Dichas herramientas permiten implementar procesos de armonización de datos para analizar inventarios a nivel tienda y producto.
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De acuerdo con el estudio “Lessons from Latin America’s leading consumer-goods companies” publicado en junio 2016 por McKinsey & Company”, los fabricantes latinoamericanos que han logrado incrementar sus ventas por arriba del 7% respecto a sus similares —aún en las adversas condiciones económicas en las que se encuentran estos países— atribuyen estos resultados a un seguimiento estricto de su ejecución en punto de venta en general, y en particular, a aspectos clave como mantener agotamientos y niveles de inventario al más bajo nivel (producto y tienda) y realizar análisis de precios con mayor frecuencia y con mayor detalle.
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Este documento forma parte de una serie a través de los cuales te guiaremos para entender cómo obtener el POS Data (Point of Sale Data) e información de inventarios y armonizarlas en una sola base de datos expresada en los mismo terminos para que todo el equipo pueda analizarla en un mismo idioma y esta valiosa información se convierta en acciones de ejecución preventiva en tienda para asegurar los objetivos de venta.
El objetivo de esta primera parte es explicar cómo obtener el POS Data y expresarlo en un solo idioma que permita a todo el
equipo trabajar con una sola fuente de información y empezar a trabajar de manera armonizada en toda la empresa.
Los datos de sell out o POS Data son los datos que se generan al momento de la venta en las tiendas del retailer.
Sus sistemas de gestión registran cada transacción realizada de cada artículo vendido en cada una de sus tiendas. A este registro por pieza, precio de venta, fecha, tienda y producto se le conoce como POS Data. Adicionalmente se puede considerar la información de pedidos e inventarios o bien, tomarse como una fuente de información adicional. Para efectos prácticos, en esta serie de documentos nos referiremos a ambos datos (ventas e inventario) como POS Data.
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¿Qué es el POS Data?
El registro de las transacciones de venta en las tiendas de retail se realiza a través del algún sistema de cómputo, que puede ser una máquina personal para el caso de una tienda de canal tradicional o bien, un centro de datos completo para controlar, almacenar y analizar la información de una cadena multinacional de autoservicio. Sin duda alguna, el detalle de las transacciones de venta es información que cualquier retailer que se considere serio tiene en sus manos y que puede usar para analizar y definir estrategias más allá de los fines contables y fiscales que la ley exige.
Ahora bien, el POS Data es una fuente de datos propiedad de cada retailer y hasta hace poco, su disponibilidad estaba limitada a uso interno. Afortunadamente, esto ha cambiado y la práctica de compartir esta información con proveedores se extiende rápidamente, creando un virtuoso proceso de colaboración que genera ventajas para ambas partes.
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a) Pronóstico preciso de la demanda.
b) Disminución del inventario de seguridad.
c) Mejora la disponibilidad.
d) Mejora el proceso de introducción de nuevosproductos.
Ventajas de compartir el POS Data.
Todos los beneficios hasta ahora mencionados son posibles si se cuenta con el tiempo y la habilidad para obtener y analizar el POS Data.
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Retailer
a) Pronósticos de venta más precisos.
b) Reducción de inventarios y niveles de seguridad.
c) Mejora la disponibilidad en tienda y piso de venta.
d) Sensibilidad respecto a la aceptación de sus lanzamientos.
e) Mayor rentabilidad de la inversión en personal de campo.
f) Precios alineados a la estrategia comercial.
g) Mejor administración de sus reportes.
h) Mejor análisis de la demanda.
i) Mejor diseño de promociones.
j) Identificación oportuna de inventario fantasma.
Proveedor
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Dentro de poco, esta práctica será el estándar de la industria por lo que adoptarla ahora
puede ser una ventaja que pronto será indispensable.
¿De cuántos minoristas estás recibiendo información diariamente?
El entorno de colaboración entre proveedores y retailers a través del POS Data.
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El primer paso para lograr este ambiente colaborativo es que el detallista abra las puertas de su POS Data pues negarse a compartir estos datos no es eficiente (ni en dinero ni en tiempo) para los retailers, porque implica tener proveedores y empleados siguiendo distintos procesos para un mismo fin.
Si bien aún quedan pocos detallistas que aún venden esta información o que no la comparten en lo absoluto, la tendencia a compartir esta información va en aumento a nivel mundial debido a las indudables ventajas que ofrece a ambas partes.
De acuerdo con un estudio publicado en 2015 por Consumer Goods Technologies (CGT) del 100% de fabricantes estadounidenses entrevistados, todos reciben el POS Data de al menos un retailer. Mejor aún, más del 48% respondió que la reciben de más de 5.
El beneficio mutuo resultado de la colaboración puede demostrarse a través de indicadores tales como incremento en ventas, disminución de inventario en bodega e inventarios de seguridad más efectivos.
El mismo estudio muestra que el 79% de los fabricantes encuestados reciben el POS Data de forma diaria y el 82% recibe la información de inventarios de forma semanal.
El siguiente paso, luego de tener acceso al POS Data del detallista, es implementar un proceso de extracción y análisis de la información.
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Los retailers que han optado por compartir esta información deciden cómo entregarla a sus proveedores: en qué formato, con qué frecuencia, con qué nivel de detalle, etc. La información contenida dentro del archivo compartido es decisión de quien lo provee, pero por lo general, contiene información de las ventas por día en piezas y en valor monetario y suele incluir también información de pedidos, inventario en tránsito, en bodega y en tienda. Los mecanismos para obtener esta información varían dependiendo del retailer, pero normalmente es a través de servicios web, portales en Internet, envío vía FTP (File Transfer Protocol) o bien, envíos manuales vía correo electrónico.
El hecho de que estos datos estén disponibles no implica que exista la experiencia, el tiempo o la infraestructura necesarios para poderla obtener y aprovechar. Probablemente estás pensando: “Efectivamente, mi cliente cuenta con una plataforma para compartir el POS Data, pero yo no tengo ni el tiempo, ni la tecnología, ni la experiencia en administración de datos para explotar todo su potencial”.
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¿Cómo obtener el POS Data?
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A pesar de que puedas creer que en tu empresa no existe forma de hacerlo, seguramente ya hay alguien que obtiene el POS Data descargando manualmente la información de su interés de forma regular y ha ido construyendo localmente una gran base de datos con esta información para su análisis. Sin embargo esta es una manera muy compleja de obtener y analizar estos datos. ¡La buena noticia es que este proceso que se lleva cabo de forma manual se puede automatizar!
Si nadie lo hace en tu empresa, tendrás que investigar con tu retailer cómo acceder a ella, pues cada uno tiene sus sistemas y reglas para hacer disponible la información. Confía en esto: no serás el primero en solicitarla, incluso, muy probablemente ya lo hacen con otros proveedores. Una vez que tengas acceso a la información, comienza a descargarla diariamente. Automatizar el proceso es factible y simple, ya sea con un proceso desarrollado de forma local o bien a través de algún proveedor.
El siguiente paso para contar con un sistema de información basado en el POS Data es consolidar en un solo lugar todos estos datos junto con información adicional de otras fuentes relacionadas, como por ejemplo, datos de sell in, cuotas de venta, entre otros.
Generar esta fuente de información única no es cuestión de copiar y pegar las columnas de una fuente con otra. Cada retailer tiene un sistema, un método y un formato distinto para generar y compartir la información y esto hace incompatibles las variables de una fuente con cualquier otra. Cada fuente tiene un nivel de detalle diferente y expresa los valores en unidades y con claves distintas entre sí.
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Una sola fuente de información para toda la organización.
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¿Cómo obtener el POS Data?
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Así, habrá quienes reporten las ventas en unidades de compra y quienes en unidades de venta, en un código de producto interno o con el código de barras con o sin digito verificador. Habrá quienes compartan la información al máximo detalle posible (día, tienda y producto) y otros que la compartan semanalmente o quizás sí reporten las ventas de forma diaria, pero los inventarios únicamente al cierre semanal.
Es por estas y otras situaciones que para poder contar con una sola fuente de información que permita analizar las ventas como un todo, es necesario armonizar estas islas de información para homologar todas las variables al lenguaje corporativo.
Armonizar es el siguiente paso para crear lo que llamamos una sola fuente de verdad, que sirve como fuente única de información para todos los procesos y decisiones que se deban llevar a cabo a partir de las ventas y los inventarios en tienda. Dicha fuente permite analizar de forma integral la situación ofreciendo la posibilidad de hacer análisis multi-cadena, comparativos entre sell in y sell out, entre otros.
Otro beneficio de contar con una fuente de datos armonizada es disponer de un repositorio oficial a nivel corporativo que asegure que todos los involucrados tienen la misma información para su toma de decisiones.
Si bien todas las fuentes de sell out se refieren a la venta en piezas y en dinero, no se pueden consolidar en una sola tabla sin antes asegurar que las descripciones de cada producto y sus respectivos atributos están unificados. Dentro de la organización existe un catálogo “oficial” de sus productos y el proceso de armonización debe llevar todos los datos de venta a este único catálogo que permita hablar el mismo lenguaje entre todas las fuentes de información y las áreas que la utilizan. La armonización de datos es un proceso que convierte cada dato recibido a ese lenguaje corporativo.
Es un proceso que llevado a cabo de forma manual suele distraer la atención de analistas y/o expertos en datos durante varias horas al día o, peor aún, suele no llevarse a cabo por falta de tiempo.
La armonización automática es un proceso que evita la administración manual de datos y crea una fuente de información confiable y ágil permitiendo enfocar el talento humano en el análisis y no en tareas rutinarias de administración de archivos y datos en hojas de Excel.
Este proceso de data management no sólo convertirá las ventas a un lenguaje corporativo, sino que aplicará reglas de negocio específicas que permitan hacer la base de datos homogénea, íntegra y lista para aplicarle análisis robustos. Algunas reglas de negocio y buenas prácticas a aplicar durante la armonización serían el arrastre de inventarios, la cuenta de días consecutivos en agotamiento o pre agotamiento, el cálculo de venta diaria promedio ydías de inventario, por ejemplo. Al aplicar reglas deestandarización a cada renglón recibido en el archivoproporcionado por el retailer, nos aseguramos dedocumentar el criterio a aplicar cuando no se recibe elinventario un día, cuando no se recibe un producto, cuandono se recibe una tienda, etc.
Estos son sólo los primeros pasos para poder transformar los datos de venta en una ejecución preventiva en tienda puesto que obtener el POS Data y crear una fuente única de información es sólo la fase inicial. En la siguiente parte hablaremos sobre cómo analizar esta información y cómo tomar acciones basándonos en ella.
POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad. | Storecheck
El proceso de armonización de datos.
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Ingeniero Electrónico por la Universidad Autónoma Metropolitana y Diploma en Alta Dirección en Innovación y Tecnología por el IPADE.
Previo a la fundación de Storecheck, trabajó más de 6 años liderando proyectos de tecnología para GE, Banamex, Gobierno de México, entre otros.
Héctor Ramírez Chief Technology OfficerCo-Fundador Storecheck
Acerca del autor:
Inteligencia Confiable
POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad en anaquel. (Parte I)
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