« Portes Ouvertes » Réunion préparatoire : 00 mois 2013 Réunion N°1 : 00 mois 2013

« Portes Ouvertes »Réunion préparatoire : 00 mois 2013

Réunion N°1 : 00 mois 2013

District VOTRE DISTRICT

Equipe Mondiale des Effectifs

Zone ?Club ????

LE FANION DE VOTRE DISTRICT

« Portes Ouvertes »

EMEDistrict 103 votre

district

Information et méthodologie Pourquoi ? Pour qui ? Comment ?

Procédure à suivre pour réussir votre« Portes Ouvertes »

Pourquoi


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Préoccupation majeure des clubs :comment faire adhérer de nouvelles personnes ?

Les Portes Ouvertes :une solution simple avec un mode d’emploi facile et complet impliquant l’ensemble du club

Pourquoi


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Pourquoi « Portes ouvertes » ?

C’est un concept connu du grand public, rassurant, sans engagement, …

Nos invités acceptent sans réticence notre invitation

Pour qui


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Toute personne ayant un esprit humaniste et solidaireLes 6 objectifs du Lions Clubs International :Créer et développer un esprit de compréhension entre les peuples du monde Promouvoir les principes de bon gouvernement et de civismeParticiper activement au bien-être social et moral de la communautéUnir les membres des clubs par les liens d'amitié, de bonne camaraderie et de compréhension mutuelle. Créer un forum pour la pleine et libre discussion de tous les sujets d'intérêt général, sauf ceux de politique partisane et de religion sectaireEncourager la compétence professionnelles et le respect des principes moraux dans les relations d’affaires sans avoir pour but de procurer des avantages financiers aux membres des Clubs

Pour qui


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Critères moraux :• Esprit de compréhension et de tolérance• Courtoisie et honnêteté• Altruisme et service• Aptitude au don de soi• Curiosité d’esprit• Sens des responsabilités• Disponibilité pour les autres et pour le club

Pour qui


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Critères sociaux :

• Honorabilité• Représentation socio-professionnelle (ou

non professionnelle) au sein du club• Pas de lien de subordination avec un autre

membre• Représentativité

Pour qui


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Toute personne ayant un esprit humaniste et solidaire, souhaitant se faire de nouveaux amis et vivre une expérience enrichissante

Afin maintenir l’esprit d’amitié et la convivialité il est important d’inviter des personnes ayant le même profil que les lions du club

Comment


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4 réunions Réunion 1 : explication de la méthodeRéunion 2 : choix des invitésRéunion 3 : la soiréeRéunion 4 : bilan de la soirée

Comment


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Réunion 1 : explication de la méthode

Entre Réunion 1 & Réunion 2Etablir la liste des invités potentiels. Ne parlez pas de cette soirée à vos invités sans avoir l’accord de tous les membres. Cela pourrait poser des problèmes au sein du club

Comment


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Réunion 2 : choix des invitésChaque membre remet sa liste d’invités potentiels au Président de la commission des effectifs qui les inscrits sur un tableau Ensuite chaque membre se prononce sans commentaire par oui ou par non sur chaque invité proposé

Comment


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Entre Réunion 2 & Réunion 3« Le parrain potentielle » contacte physiquement les personnes retenues pour les inviter verbalement.

Une lettre sera adressée aux personnes ayant acceptées l’invitation.

Comment


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Entre Réunion 2 & Réunion 3La lettre (en-tête du club + coupon réponse) confirme l’objet de la réunion (information sur le Lions Clubs International et en particulier sur votre club), le lieu, le jour, l’heure de début et de fin, qu’elle sera suivie d’un apéritif dînatoire offert par le club, les conjoints sont invités.La lettre signée par le président est envoyée trois semaines avant la soirée par la « marraine potentielle ».

Comment


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Entre Réunion 2 & Réunion 3Une semaine avant la réunion le « parrain potentiel » contactera par téléphone son ou ses « filleuls » afin d’avoir la confirmation de leur présence. La « parrain potentielle » devra insister sur :• leur présence est souhaitée par l’ensemble

du club • la réunion est informelle : présentation du

Lions Clubs International sans engagement pour les participants.

Comment


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Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes »Il est nécessaire que chaque membre du club soit présent pour accueillir ses invités. Les conjoints sont les bienvenus.

Le chef de protocole (2mn) remercie les participants puis passe la parole au présidentLe président (3mn) souhaite la bienvenue aux invités présente les personnalités et les animateurs de la soirée

Comment


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Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes »Le président passe la parole aux animateurs de la soirée :• présentation du Lions Clubs International et

des Actions Nationales (30 mn) en utilisant des vidéos

Les animateurs remercient l’auditoire et rendent la parole au président qui présente• les actions et les manifestations du club

(15mn) en utilisant un diaporama

Comment


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Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes »Le président propose (20mn) des Questions/ RéponsesDurée de la soirée (1h30).

A la fin des Q/R : le chef de protocole invite les personnes à rejoindre le buffet et partager le verre de l’amitié.

Comment


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Réunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes »Les membres doivent s’occuper des invités, écouter leurs réactions, être attentif à leur comportement et comprendre leur motivation à rejoindre le club.Ne laissez jamais un invité seul

Cette soirée doit être conviviale, on ne parle pas recrutement. Ce sont les invités qui vont vous demander :

Comment devient-on lions ?

CommentRéunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes »L’animation : un membre ayant une parfaite connaissance du club et du Lions Clubs International, pédagogue, souriant et enthousiaste.

Exclusivement réservée aux Portes Ouvertes.

Le club organisateur seul : chaque membre doit analyser et se prononcer sur les invités (Lions potentiels)


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CommentRéunion 3 : La soirée « Portes Ouvertes »Périodes : 25/09 au 5/12 & 05/03 au 10/05Préparation : environ 3 moisUne salle unique - Chaises en théâtreAvoir badges de 2 couleurs (les lions et les invités)Sono et 2 micros si possibleBuffet debout obligatoire


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Comment


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Réunion 4 : bilan de la soirée15 jours après la soirée « Portes ouvertes »Analyser et prendre une décision sur les invités Faire un tour de table : chacun donne son point de vue

Si les invités ont bien été choisis, ils seront accueillis favorablement dans le club. Pour éviter une erreur de casting et avant d’accepter un futur lions, il doit y avoir un consensus sans réserve de tous les membres.

Comment


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Après Réunion 4 :Courrier aux invités retenus : Remerciement et invitation à participer pendant 3 moisaux réunions, conférences et actions du club.

Date de la prochaine réunion et coût de la participation

Conclusion


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L’opération « Portes Ouvertes » :• un projet du club• permet de renforcer l’effectif du club• faire découvrir le Lions Clubs International • faire connaître notre club• une meilleure intégration des impétrants• Les impétrants informés des

responsabilités• c’est aussi une soirée conviviale avec les

conjoints

Merci de votre attention

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