Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah - psa.edu.my PENGURUSAN KE… · 19-12-2016 23-12-2016 . PPP-PK-05 Keluaran 1 ... PROSES KERJA ... dalam pengurusan kehadiran pelajar

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

PPP-PK-05

PENGURUSAN KEHADIRAN PELAJAR

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: RAHAYU BINTI HAYAT YUSNITA BINTI YUSOF

KOL. BERSEKUTU(PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID

PPPT Pengarah 19-12-2016 23-12-2016

PPP-PK-05 Keluaran 1 Pindaan 0

PENGURUSAN KEHADIRAN PELAJAR Mukasurat 2/11 Tarikh 01-01-2017

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 ................................................................................... 3

2. SKOP PROSES 4.4.1 ....................................................................................................... 3

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 .......................................................................................... 3

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 ........................ 3

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 ......................................................... 4

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C ..................................................... 4

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 ..................................................................... 5

8. RISIKO PROSES 6.1 ....................................................................................................... 5

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 5

10. DEFINISI ........................................................................................................................ 6

11. SINGKATAN 4.4.............................................................................................................. 6

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 ......................................................... 7

13. SIPOC DIAGRAM 4.4 ...................................................................................................... 8

14. PROSES KERJA ........................................................................................................... 9

A) Pengurusan Data Kehadiran Pelajar .......................................................................... 9

B) Tindakan Penambahbaikan ....................................................................................... 9

C) SK2 Kurang 80% ....................................................................................................... 9

D) Laporan ................................................................................................................... 10

15. REKOD 7.5 .................................................................................................................... 10

16. LAMPIRAN 8.5.1 ............................................................................................................ 10

17. PETUNJUK PRESTASI (PI) ........................................................................................ 11



1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini adalah untuk menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusan kehadiran pelajar bagi setiap kursus.

2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini meliputi semua program di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah.

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Pelajar sepenuh masa

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2

PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

Pensyarah

Kursus

Proses PNP Pengurusan

PNP.

Komunikasi

berkesan.

Pengurusan

sistem yang

digunapakai.

Berminat

melaksanakan

PNP.

Komited.

Pernah

melaksanakan

PNP.

Penyelaras

Peperiksaan

Jabatan

Prosedur

peperiksaan

Komunikasi

berkesan.

Analisa data.

Komited dalam

menjalankan

tugas.

Pernah

melaksanakan

PNP.

Pernah

mengendalikan

proses

peperiksaan.

Penyelaras

Psikologi dan

Kerjaya Jabatan

Modul SPAK

dan MIND

Komunikasi

berkesan.

Bimbingan dan

kaunseling.

Komited dalam

menjalankan

tugas.

Sekurang-

kurangnya

pernah

mengikuti

kursus SPAK

dan MIND



5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia 1. Penasihat Akademik

2. Pensyarah Kursus

Peralatan 1. Sistem perisian 2. Internet 3. Komputer

Bahan Tidak relevan

Keperluan lain Pejabat yang kondusif

KEPERLUAN KRITERIA Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2

1. Buku Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Edisi Terkini

2. Takwim Akademik 3. Manual Pengurusan Kehadiran Pelajar

Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1

1. Buku Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Edisi Terkini (Tanggungjawab PPJ)

2. Jadual waktu (tanggungjawab Penyelaras Jadual Waktu Jabatan)

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar dalam sistem digunapakai. Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

Tarikh pertemuan (face to face)

Pemuliharaan 8.5.4 1. Diselenggara dalam FRP 2. Diselengara dalam sistem yang digunapakai

Peraturan dan perundangan 8.2.2 (a)

Buku Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Edisi Terkini

Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e)

-



7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4

8. RISIKO PROSES 6.1

PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA BERLAKU

Rekod Kehadiran Mentah sesi semasa

Kehilangan FRP Masukkan data secara berkala dalam sistem yang digunapakai

Salin semula data mentah berdasarkan rekod yang dimasukkan dalam sistem yang digunapakai

Pengeluaran Surat Amaran Ketidakhadiran Kuliah/Amali Pertama dan Kedua

Sistem tergendala Sentiasa kemaskini data dalam sistem

Memaklumkan secara verbal kepada Penasihat Akademik dan pelajar

Penyediaan Semakan Kehadiran 1/2

Sistem tergendala Sentiasa kemaskini data dalam sistem

Mengira peratus kehadiran pelajar secara manual

Rekod Kehadiran sesi terdahulu (3 tahun)

Kehilangan FRP FRP disimpan secara berpusat di Jabatan

Dapatkan semula data rekod kehadiran pelajar daripada sistem yang digunapakai

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7

JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN 2nd party audit Profil, pengalaman

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Kesilapan memasukkan data kehadiran dalam sistem yang digunapakai

Betulkan data dalam sistem Buat semakan sebelum mencetak Semakan Kehadiran



10. DEFINISI

Terminologi & Definisi 1. Ketua Jabatan Bermaksud Ketua Jabatan Akademik yang dilantik oleh

Ketua Pengarah JPP. 2. Ketua Program

Bermaksud pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP bagi mengetuai sesebuah program yang dijalankan di jabatan akademik Politeknik.

3. Pensyarah Kursus Bermaksud pensyarah yang bertanggungjawab mengajar dan membuat penilaian bagi setiap kursus.

4. Penasihat Akademik Bermaksud pensyarah atau pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik di Politeknik bagi tujuan menasihatkan pelajar berhubung dengan prestasi atau kemajuan akademik.

5. Semakan Kehadiran Bermaksud laporan status kehadiran pelajar mengenai jumlah jam hadir dan peratus kehadiran bagi tempoh yang dinyatakan.

6. Penyelaras Peperiksaan Jabatan

Bermaksud pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menyelaras semua aktiviti peperiksaan yang dijalankan di jabatan berkenaan.

7. Penyelaras Psikologi dan Kerjaya Jabatan

Bermaksud pensyarah atau pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik di Politeknik bagi tujuan menyelaras perkhidmatan psikologi, kaunseling dan bimbingan yang melibatkan staf dan pelajar.

8. Fail Rekod Pensyarah

Merujuk kepada fail yang mengandungi rekod-rekod PNP yang dilaksanakan oleh seseorang pensyarah.

11. SINGKATAN 4.4

Singkatan Maksud

AMP Ahli Majlis Pengurusan

JKPA Jawatankuasa Pengurusan Akademik KJ Ketua Jabatan KP Ketua Program

PA Penasihat Akademik

SK Semakan Kehadiran

PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan FRP Fail Rekod Pensyarah

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

JPP Jabatan Pendidikan Politeknik PNP Pengajaran dan Pembelajaran

PPKJ Penyelaras Psikologi dan Kerjaya Jabatan



12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4

JAWATANKUASA PENGURUSAN

AKADEMIK KETUA PROGRAM PENSYARAH

KURSUS PENYELARAS PEPERIKSAAN

JABATAN

PENYELARAS PSIKOLOGI DAN

KERJAYA JABATAN

REKODKAN KEHADIRAN PELAJAR (DATA

MENTAH)

CETAK SURAT AMARAN

SEDIAKAN LAPORAN PETUNJUK PRESTASI KESELURUHAN PSA

BENTANG LAPORAN PETUNJUK PRESTASI

DALAM MKSP

ISI BORANG MAKLUMAT DAN

TINDAKAN KEHADIRAN PELAJAR KURANG 80%

(PPP-PK-05-MT) SELEPAS SK2

PILIH PELAJAR MENGIKUT SEKSYEN

CETAK PENGESAHAN PELAJAR MENDAFTAR

KURSUS

MASUKKAN DATA KETIDAKHADIRAN PELAJAR DALAM

SISTEM

CETAK SEMAKAN KEHADIRAN

LAKSANA TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

PELAJAR SK1 KURANG 80%

PERSEDIAAN SENARAI PELAJAR DITAHAN

DARIPADA MENDUDUKI PEPERIKSAAN AKHIR

SEDIAKAN LAPORAN PETUNJUK PRESTASI

PROGRAM



13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

JPP 1. Kalendar Akademik

2. Norma ambilan pelajar

3. Kalendar tahun semasa

4. Takwim Aktiviti JPP/KPTM

PERANCANGAN AKADEMIK

Takwim Akademik JKPA

JKPA 1. Takwim Akademik

2. Kalendar tahun semasa

3. Norma ambilan pelajar

4. Silibus Kursus 5. Agihan Kursus

(KP)

PENGURUSAN PNP Jadual Waktu Induk KJ KP PPJ PJW

Pensyarah Kursus Pelajar

Pensyarah Kursus

1. Rekod Kehadiran Pelajar

2. Jadual Waktu 3. Prosedur Kualiti 4. Takwim

Akademik 5. Silibus Kursus

PENGURUSAN KEHADIRAN

PELAJAR

1. FRP 2. Surat Amaran

Ketidakhadiran Kuliah/Amali

3. Semakan Kehadiran 1/2

4. Borang Maklumat dan Tindakan Kehadiran Pelajar Kurang 80%

KJ KP PPJ

PPKJ Pelajar

KP 1. Semakan Kehadiran 2

2. Takwim Akademik

3. Objektif Kualiti

PENGURUSAN PROGRAM

Laporan Petunjuk Prestasi Program

JKPA

JKPA 1. Laporan Petunjuk Prestasi Program

2. Objektif Kualiti

PERLAKSANAAN AKADEMIK

Laporan Petunjuk Prestasi Keseluruhan

PSA

AMP



14. PROSES KERJA A) Pengurusan Data Kehadiran Pelajar

T.JAWAB BIL TINDAKAN

Pensyarah Kursus

1 Pilih pelajar mengikut seksyen dalam sistem yang digunapakai

2 Cetak senarai Pengesahan Pelajar Mendaftar Kursus melalui sistem yang digunapakai

3 Masukkan data pelajar yang tidak hadir sahaja dalam sistem yang digunapakai (rujuk kepada Manual Pengurusan Kehadiran Pelajar yang disediakan)

4 Cetak Surat Amaran Ketidakhadiran Kuliah/Amali jika berkaitan. Nota : Surat Amaran Pertama dicetak bagi 3 jam pertama

ketidakhadiran kuliah/Amali. Surat Amaran Kedua dicetak bagi 6 jam pertama ketidakhadiran

kuliah (Surat Amaran Kedua hanya boleh dicetak selepas Surat Amaran Pertama dikeluarkan kepada pelajar yang terlibat)

5 Cetak Semakan Kehadiran 1 dan 2. Nota : Pengiraan peratus kehadiran pelajar adalah tertakluk kepada

Buku Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian edisi terkini.

Semakan Kehadiran 1 dan 2 disediakan mengikut ketetapan Takwim Akademik sesi semasa.

B) Tindakan Penambahbaikan


Penyelaras Psikologi dan

Kerjaya Jabatan

6 Rujuk Semakan Kehadiran 1 dan kenal pasti pelajar kehadiran kurang 80%

Laksana tindakan penambahbaikan kepada pelajar yang SK1 kurang 80%

C) SK2 Kurang 80%


Pensyarah Kursus

1 Isi Borang Maklumat dan Tindakan Kehadiran Pelajar Kurang 80% (PPP-PK-05(L1)

2 Serah kepada Penyelaras Peperiksaan Jabatan



D) Laporan


KP 1 Sedia laporan petunjuk prestasi bagi program

JKPA 2 Sedia laporan petunjuk prestasi keseluruhan PSA

3 Bentang laporan petunjuk prestasi dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN TEMPAT

SIMPANAN 1. Pengesahan Pelajar Mendaftar Kursus 3 tahun Jabatan

Akademik 2. Rekod Kehadiran Pelajar 3 tahun Jabatan

Akademik 3. Semakan Kehadiran 1 dan 2 3 tahun Jabatan

Akademik 4. Surat Amaran Ketidakhadiran Kuliah/Amali 3 tahun Jabatan

Akademik 5. Borang Maklumat dan Tindakan Kehadiran Pelajar

Kurang 80% PPP-PK-05 (L1)

3 tahun Fail Penyelaras

Peperiksaan Jabatan

16. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Pengesahan Pelajar Mendaftar Kursus Sistem SPMP

2. Rekod Kehadiran Pelajar

Sistem SPMP

3. Surat Amaran Ketidakhadiran Kuliah/Amali Pertama dan Kedua

Sistem SPMP

4. Semakan Kehadiran 1/2 Sistem SPMP

5. Borang maklumat dan tindakan kehadiran pelajar kurang 80%

PPP-PK-05(L1)

6. Manual Pengurusan Kehadiran Pelajar Manual Kualiti



17. PETUNJUK PRESTASI (PI) 100% Semakan Kehadiran 2 disediakan bagi semua kursus mengikut Takwim Akademik.

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH BORANG MAKLUMAT DAN TINDAKAN KEHADIRAN PELAJAR KURANG 80%

(KEPILKAN BERSAMA SALINAN SEMAKAN KEHADIRAN 2)

NAMA PELAJAR : ____________________________________________________ NO. PENDAFTARAN : ____________________________________________________ JABATAN : _____________________________________________________ KOD & KURSUS : _____________________________________________________ (Satu borang untuk satu kursus) PENASIHAT AKADEMIK : ______________________________________________ PENSYARAH KURSUS : _______________________________________________ A: KURSUS TIADA PEPERIKSAAN AKHIR (jika berkaitan) Kriteria Peratus Catatan % Kehadiran Semakan Kehadiran 1

% Kehadiran Semakan Kehadiran 2

B: KURSUS YANG ADA PEPERIKSAAN AKHIR (jika berkaitan) Kriteria Peratus Catatan % Kehadiran Semakan Kehadiran 1

% Kehadiran Semakan Kehadiran 2

Ulasan Pensyarah Kursus : ______________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Keputusan Ketua Jabatan: _______________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

PPP-PK-05(L1) P : 00 01-01-2017

MANUAL PENGURUSAN KEHADIRAN PELAJAR

1) Masukkan No. KP (Nombor Kad Pengenalan) dan Katalaluan sebagai pengguna.

2) Klik <iDaftar> untuk mengemaskini atau memadamkan rekod ketidakhadiran pelajar.

3) Klik <Kemaskini/Delete Ketidakhadiran Pelajar> untuk masukkan data ketidakhadiran pelajar.

4) Masukkan <Sesi Pengajian> dan <Pilih Jabatan Pelajar>. Kemudian Klik <DAFTAR> bagi kursus yang berkaitan.

PILIH SESI DAN JABATAN

KLIK <DAFTAR>

5) Masukkan <Tarikh>, <Masa> dan tandakan pelajar yang tidak hadir sahaja.

i. Masukkan tarikh kuliah/amali

ii. Masukkan bilangan jam

iii. Tandakan pada pelajar yang tidak hadir sahaja

6. Klik <SIMPAN> setiap kali memasukkan data ketidakhadiran pelajar bagi setiap tarikh perlaksanaan

kuliah/amali.

7. Klik <OK> dalam pada dialog box yang dipaparkan.

8. Klik <Semakan Kehadiran Pelajar/Delete Data Kehadiran Pelajar> untuk paparkan senarai pelajar

yang akan menerima surat amaran atau untuk memadam data jika terdapat kesilapan semasa memasukkan data ketidakhadiran pelajar.

Paparan ketidakhadiran pelajar yang telah dikemaskini

9. Sila masukkan kod kursus dan seksyen yang terlibat.

i. Masukkan <Kod Kursus>

ii. Pilih Seksyen

10. Klik <Surat Amaran Pertama /Kedua> untuk mencetak surat amaran pertama dan kedua

11. Klik <OK> untuk memasukkan tarikh surat amaran.

**Surat amaran pertama akan dipaparkan bagi pelajar yang tidak hadir sebanyak 3 jam.

**Surat amaran kedua akan dipaparkan bagi pelajar yang tidak hadir lebih dari 6 jam.

12. Klik <Cancel> untuk memasukkan tarikh surat amaran.

13. Klik <No> untuk memasukkan tarikh surat amaran.

14. Taipkan tarikh surat amaran. Pastikan tarikh yang dimasukkan tidak melangkaui kelas yang

berikutnya.

15. Klik <Pengiraan Peratus Kehadiran (kurang 80%).

16. Klik <Pengiraan Peratus Kehadiran (kurang 80%)>.

i. Masukkan tarikh pemantauan M1-M7 bagi SK1 atau M1-M15 bagi SK2.

ii. Masukkan jumlah jam

iii. Klik papar setelah selesai memasukkan maklumat

17. Klik <Cetakan Semua>.

18. Klik setting untuk mencetak Semakan Kehadiran 1/2.

Documents

Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah - psa.edu.my PENGURUSAN KE… · 19-12-2016 23-12-2016 . PPP-PK-05 Keluaran 1 ... PROSES KERJA ... dalam pengurusan kehadiran pelajar