FOCUS EN

SUR LA PROCÉDURE DE RÉCUPÉRATION DE LA TVA ÉTRANGÈRE

1POINTS

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FOCUS

1/ LA SOUMISSION DES DEMANDES DE REMBOURSEMENT DE LA TVA ETRANGEREDepuis le 1er janvier 2010, la demande derécupération de la TVA payée dans les pays de l’Union Européenne, se fait par voie électronique sur le portail impots.gouv.fr.

2/ LA TVA SUR FRAIS DE DEPLACEMENTS

Toutes les dépenses liées aux frais de

déplacement en Europe restent

soumises à TVA. Il convient, pour les

entreprises, de récupérer la taxe

correspondante auprès du fisc du pays

dans lequel la dépense a été effectuée.

Néanmoins, comme la nouvelle directive

2008/8/CE n’a pas harmonisé les droits de

déduction, chaque pays à ses règles de

déductibilité et ses taux en la matière.

Par exemple, en France, la TVA sur les

frais d'hôtel n'est pas déductible pour les

salariés (qu'ils soient en mission, ou en

séminaire), en revanche, elle l'est pour les

tiers. Pour la restauration, elle est

déductible. En Grande-Bretagne, la règle

est inversée : la TVA, déductible pour les

salariés, ne l'est pas pour les invités, et en

Allemagne, elle l'est, quel que soit le

bénéficiaire.

3/ QUEL MANQUE A GAGNER ?

Ces dépenses ne doivent pas être

négligées car elles représentent un

manque à gagner important pouvant

atteindre jusqu’à 27% du montant versé à

l’étranger.

En effet, les taux de TVA ne cessent

d’augmenter en Europe. La moyenne

aujourd’hui est de 21%.

Les déplacements professionnels

constituent le deuxième ou troisième poste

de dépenses hors production de

l’entreprise, après les salaires et

l’informatique. De la PME au grand

groupe, optimiser la gestion de ce budget

représente donc un enjeu majeur.

Toutes les dépenses liées aux frais de déplacement en Europe

restent soumises à TVA.

En revanche, la procédure papier restevalable pour les pays Européens horsde l’Union Européenne (Suisse, Norvège..)

Il n’en demeure pas moins que la procédure de récupération de la TVA étrangère reste complexe et fastidieuse.

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FOCUS

4/ LA PROCEDURE DE RECUPERATION DE LA TVA ETRANGERE

Les demandes de remboursement de TVA

supportées dans l'Union européenne

s'effectuent sur le portail Impots.gouv.fr,

via l'espace «abonnés». Le site internet du

Trésor Public fait office de boîte aux

lettres.

L'administration française transmet les

données de l’entreprise à chaque

administration étrangère, qui doit instruire

le dossier et la rembourser directement si

toutes les conditions sont remplies.

L'administration française n'a donc aucun

rôle dans l'instruction ou le

remboursement.

Pour les demandes de remboursement de

TVA adressées aux pays hors de Union

Européen, il faut envoyer les originaux

directement aux autorités dans le pays

concerné. Les deux procédures exigent

des listings de justificatifs détaillés.

5/ LES REGLES A SUIVRE

Etre très précis dans la demande de

remboursement, et notamment

comprendre le service cité sur la

facture pour bien codifier la nature des

prestations, de laquelle dépend le droit

à déduction.

Vérifier la conformité des justificatifs,

chaque pays ayant ses exigences en la

matière, et les faire rectifier, le cas

échéant, auprès du fournisseur

étranger. Par exemple, si une facture

d’hôtel a été établie au nom du

voyageur et non pas au nom et à

l’adresse de la société en France.

Pour les pays de l’Union européenne :

Remplir correctement l'intégralité des

12 champs de la demande électronique

pour chaque justificatif, connaitre les

documents à joindre (des traductions

peuvent être nécessaires) et joindre les

scans des justificatifs avec un montant

hors-taxe supérieur à 250 € pour le

carburant et 1000 € pour les autres

services. La limite de 5 Mégabits doit

cependant être respectée.

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FOCUS

Pour les pays hors Union Européenne :

Présenter la demande sous forme de

dossier papier avec la liste des

justificatifs, l’attestation assujetti, le

formulaire TVA rempli, les originaux

des notes de frais et factures

fournisseurs numérotés selon le listing.

Transmettre les demandes avant le 30

septembre de l'année suivante pour les

pays de l’UE et avant le 30 juin pour les

pays hors UE.

Suivre la bonne réception de la

demande par les autorités étrangères.

Répondre aux éventuelles questions

des autorités dans la langue du pays,

dans les délais impartis.

6/ QUE FAIRE EN CAS DE REJET ?

Lorsque l’administration fiscale étrangère

rejette la demande, l’entreprise concernée

peut parfois présenter une nouvelle

demande avec les informations

manquantes voir, dans certains cas, saisir

les tribunaux étrangers. Si les autorités

considèrent que la TVA a été facturée à

tort, il faut contacter le fournisseur pour

demander un avoir.

7/ QUELS DELAIS D’INSTRUCTION ?

Le nouveau dispositif réglementaire a

réduit le délai d'instruction de six à quatre

mois. Le délai d’instruction de six mois

reste valable pour les demandes hors-UE

Cependant, dans la pratique, de

nombreuses administrations sont encore

très au-delà de ces délais.

Si les autorités fiscales demandent des

informations supplémentaires ces délais

peuvent être repoussés jusqu’à 8 mois.

Certains pays ne respectent pas ces

délais et il arrive qu’ils atteignent un an

voir deux ans. En cas de retard, le

versement d’intérêts moratoires est prévu

dans la législation.

Il faut vérifier la conformité des justificatifs, chaque pays ayant ses

exigences en la matière.

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FOCUS

8/ COMMENT INTEGRER LA RECUPERATION DE TVA ETRANGERE DANS LA COMPTABILITE ?

Les sociétés gèrent les remboursements

de TVA étrangère selon des règles qui leur

sont propres : détaillés en fonction de la

nature des charges ou constatés de façon

globale sous forme d’un produit

exceptionnel.

9/ SE FAIRE ACCOMPAGNER

Certains prestataires de services

spécialisés dans la récupération de TVA (à

l’instar de TVA Conseil), se proposent

d’accompagner les entreprises dans leurs

démarches en la matière.

En savoir plus sur TVA Conseil

Consultez notre site www.tvaconseil.com

France : +33 1 34 62 51 14

contact@tvaconseil.com

Rompues à l’exercice, ces sociétés

peuvent gérer le processus de

récupération de bout en bout et

connaissent généralement tous les

rouages des administrations fiscales

étrangères.

10/ S’APPUYER SUR DES SOLUTIONS DE GESTION DE NOTES DE FRAIS

Un système de gestion de notes de frais

donnera une visibilité complète sur

l’ensemble des notes de frais des

collaborateurs et de l’encours y afférant. Il

facilitera également la récupération du

montant total de la TVA qui y est liée si par

exemple le pays de la dépense ainsi que

le type de dépenses peuvent être

identifiés.