Podręcznik użytkownika - moduł COPSi+budzetowanie… · Web viewFundusze strukturalne UE, Środki finansowe do rozliczenia, Program Erazmus. W przypadku działalności naukowo-badawczej

document.docx, 2015-09-24 13:06:00Operacje planowania i budżetowania Strona 1/28

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaPlanowanie i budżetowanie w projektach

Obszar biznesowy COPS

Wersja 1.0

1


Spis Treści1. Edycja budżetu w projektach....................................................................................................... 3

1.1. Wprowadzenie budżetu na elementach PSP - typowe projekty.......................................31.2. Raportowanie wartości budżetu.................................................................................................3

2. Historia dokumentu........................................................................................................................ 3

2


1. Edycja budżetu w projektach

1.1. Wprowadzenie budżetu na elementach PSP - typowe projekty

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Projekty inwestycyjne → Budżetowanie → Budżet pierwotny → Zmiana

Transakcja CJ30

W przypadku elementów PSP dla pozycji programu inwestycyjnego, takich jak: Fundusz innowacji dydaktycznych, Środki UE - inne niż strukturalne, Fundusze strukturalne UE, Środki finansowe do rozliczenia, Program Erazmus.

W przypadku działalności naukowo-badawczej do systemu będzie wprowadzany budżet łączny.

Należy wprowadzić odpowiednie wartości budżetu na projekt w transakcji CJ30. Wprowadzenie budżetu będzie wykonane przez osobę obsługującą projekt od strony finansowej.Budżetu będzie wprowadzony do systemu w przypadku jednostek posiadających pełnomocników Kwestora lub służby finansowe, przez te osoby lub osobę odpowiedzialną za obsługę finansową projektu.

1.1.1. W walucie jednostki gospodarczej

Po uruchomieniu transakcji otrzymujemy następujący ekran:

3


Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Def. Projektu Wprowadzamy nr projektu

Budżet jest wprowadzany dla typowych projektów. Wymagane jest wprowadzenie definicji projektu. Możliwy wybór z listy (klawisz F4) lub wprowadzenie manualne.

Element PSP Pozostawiamy niewypełnione

Puste pole lub wprowadzony konkretny nr elementu PSP w ramach projektu

Waluta Wprowadzone manualnie

W przypadku wprowadzenia budżetu w PLN pozostawiamy puste, w przypadku wprowadzania w innej walucie wprowadzamy walutę projektu.

Wprowadzenie budżetu w PLN.

4


Po określeniu parametrów wyboru kliknąć klawisz , lub Enter.

Wprowadzamy wartość budżetu dla poszczególnych elementów PSP.

5


Po wprowadzeniu budżetu należy wykonać transakcję sumowania (Edycja

Sumowanie), co pozwoli na sumowanie budżetu do najwyższego poziomu projektu.

W oknie dialogowym:

6


Wybieramy parametry do sumowania.

Po określeniu parametrów wyboru kliknąć klawisz lub Enter. W przypadku

rezygnacji wybrać .Przechodzimy do planowania w okresach rocznych:Po wprowadzeniu budżetu na poziomie „Łącznym” przechodzimy do planowania w danym roku.

Wprowadzamy budżet w danym roku.

7


UWAGA:Suma budżetów rocznych nie może być wyższa niż budżet łącznyPo wprowadzeniu budżetu należy wykonać transakcję sumowania (Edycja


W oknie dialogowym:



rezygnacji wybrać .

8


Po wprowadzeniu zmian zapamiętać klikając ikonę lub Ctrl+S.W momencie zapamiętania pojawi się komunikat:

Z uwagi na potrzebę raportowania pozycji pojedynczych z opisem wprowadzonych wartości należy uzupełnić tekst w polu "Tekst" w oknie dialogowym, które pojawi po zatwierdzeniu komunikatu enterem:

,Propozycje tekstu:- Prowizorium budżetowe;- Budżet pierwotny - w przypadku pierwszego wprowadzania budżetu na elemencie PSP

9


- Uzupełnienie budżetu - w przypadku wprowadzania korekty zwiększającej budżet- Zwrot budżetu - w przypadku wprowadzania korekty zmniejszającej budżet- Przeksięgowanie budżetu - w przypadku przeniesienia budżetu z projektu na projekt.Po uzupełnieniu pola:

Potwierdzamy wpis enterem lub klikamy na ikonę . Rezygnacja z

wprowadzenia tekstu, po kliknięciu na ikonę spowoduje, że nie będzie możliwości zapamiętania wprowadzonych wartości.

Nastąpi opuszczenie ekranu wprowadzania z komunikatem:

W celu zaniechania zmian wykorzystać przyciski - Powrót, Koniec, Zaniechanie

1.1.2. w innej walucie niż PLN

W przypadku wprowadzenia budżetu dla projektu prowadzonego w walucie różnej od PLN.

10


Wprowadzamy walutę wprowadzania dla projektu, jeżeli projekt jest prowadzony w EUR, to walutą budżetowania jest EUR. Wartość wprowadzona w EUR jest przeliczana na PLN wg typu kursu oraz daty przeliczenia określonych w profilu budżetu (w przypadku UW jest to kurs M, data przeliczenia domyślnie 01.01 roku wprowadzenia budżetu).Ekran będzie miał postać:

Po określeniu parametrów wyboru kliknąć klawisz , lub Enter.

11


Wprowadzamy wartość budżetu dla poszczególnych elementów PSP.

Budżet - wprowadzony budżet w transakcji CJ30 w walucieBieżący budżet - budżet wynikający z wprowadzonego budżetu pierwotnego, uzupełnień, zwrotów i przeksięgowań w zależności od wybranego wglądu może

być widoczny:

Podzielony - wartość budżetu przydzielonego na niższe poziomy projektuDo podziału - budżet, który można podzielić na niższe poziomyZadysponowane - wartość wynikająca z zaksięgowanych kosztów oraz utworzonego i nierozwiązanego obligaSuma zaplanowana - wartość zaplanowanych wartości na elementach PSPPoprzedni rok - wartość budżetu przeniesionego z poprzedniego rokuSkumulowany - budżet z kilku lat

12


Po wprowadzeniu budżetu należy wykonać transakcję sumowania (Edycja


W oknie dialogowym:

13




rezygnacji wybrać .Przechodzimy do planowania w okresach rocznych:Po wprowadzeniu budżetu na poziomie „Łącznym” przechodzimy do planowania w danym roku.

Wprowadzamy budżet w danym roku.

14


UWAGA:Suma budżetów rocznych nie może być wyższa niż budżet łącznyPo wprowadzeniu budżetu należy wykonać transakcję sumowania (Edycja


W oknie dialogowym:



rezygnacji wybrać .

15


Po wprowadzeniu zmian zapamiętać klikając ikonę lub Ctrl+S.W momencie zapamiętania pojawi się komunikat:

Z uwagi na potrzebę raportowania pozycji pojedynczych z opisem wprowadzonych wartości należy uzupełnić tekst w polu "Tekst" w oknie dialogowym, które pojawi po zatwierdzeniu komunikatu enterem:

,Propozycje tekstu:- Prowizorium budżetowe;- Budżet pierwotny - w przypadku pierwszego wprowadzania budżetu na elemencie PSP

16


- Uzupełnienie budżetu - w przypadku wprowadzania korekty zwiększającej budżet- Zwrot budżetu - w przypadku wprowadzania korekty zmniejszającej budżet- Przeksięgowanie budżetu - w przypadku przeniesienia budżetu z projektu na projekt.Po uzupełnieniu pola:

Potwierdzamy wpis enterem lub klikamy na ikonę . Rezygnacja z

wprowadzenia tekstu, po kliknięciu na ikonę spowoduje, że nie będzie możliwości zapamiętania wprowadzonych wartości.

Nastąpi opuszczenie ekranu wprowadzania z komunikatem:

W celu zaniechania zmian wykorzystać przyciski - Powrót, Koniec, Zaniechanie

1.2. Wprowadzenie planu kosztów i przychodów na elementach PSP utworzonych dla realizowanych projektów

Menu Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Projekty inwestycyjne → Planowanie → Koszty/przyjęcie działań → Zmiana

Transakcja CJR2

17


Planowane koszty i przychody dla projektów naukowo-badawczych oraz projektów realizowanych w obrębie działalności dydaktycznej są wprowadzane ad-hoc w momencie tworzenia i aktualizacji projektu. Plan kosztów projektów naukowo-badawczych będzie wprowadzony do systemu w przypadku jednostek posiadających pełnomocników Kwestora lub służby finansowe, przez te osoby lub osobę odpowiedzialną za obsługę finansową projektu.

Po uruchomieniu transakcji otrzymujemy następujący ekran:

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Format 1-701 Nieedytowalne – wynika z przypisanego formatu do profilu planisty

Wersja 0 Wersja planu zawiera zestaw danych dla jednego przebiegu planowania

Okres od 1 Pierwszy okres, w którym planowane są wartości. Plan na UW wprowadzony

18


jest dla całego roku.

Okres do 12 Ostatni okres planowania w roku

Rok obrotowy Rok planowania

Element PSP

Do

Lub Grupa

Wybrać elementy PSP do planowania

Wprowadzamy element PSP od do lub grupę, wprowadzenie elementów PSP i grupy elementów PSP jest niemożliwe

Rodzaj kosztów

Do

Lub grupa

Wybrać rodzaj kosztów lub grupę do planowania

Wprowadzamy zakres rodzajów kosztów od do lub grupę. Wprowadzenie jednocześnie zakresu rodzajów kosztów i grupy jest niemożliwe

Wpis

Dowolny

Oparty na formularzu

Wybrać „Oparty na formularzu”

Przy pierwszym planowaniu na elementach PSP należy wybrać parametr „Oparty na formularzu”. Na ekranie wprowadzania planowanych wartości zostaną wybrane wszystkie kombinacje rodzajów kosztów i elementów PSP do planowania. Wybranie parametru „Dowolny” oznacza wybór kombinacji Element PSP/rodzaj kosztów, dla których dane planowane zostały już wprowadzone.

19


Przy pierwszym wprowadzaniu wybieramy opcję "Oparty na formularzu" w kolumnie rodzaj kosztów wylistowane będą rodzaje kosztów wybrane na podstawie ekranu selekcji. Przy kolejnym wykonaniu planowania wybór opcji "Dowolny" spowoduje, że na ekranie wprowadzania wylistowane będą wyłącznie rodzaje kosztów, na których był wprowadzany plan.Przechodzimy do wprowadzania wartości planowanych klikając na klawisz Enter

lub ikonę lub klawisz funkcyjny F5

Na powyższym ekranie wprowadzamy wartości planowane dla kombinacji jednego elementu PSP i wielu rodzajów kosztów z wybranej grupy dla wszytkich okresów roku. Wartośći wprowadzamy wyłącznie w kolumnie "Całk. kosz. pl.". Wartości te zostaną autmatycznie podzielone na okresy miesięczne.

20


Za pomocą klawiszy możemy przejść do następnego elementu PSP, dla którego wprowadzone mają być dane planowane:

Po wprowadzeniu planowanych wartości dla wszystkich elementów PSP

zapamiętać klikając ikonę lub Ctrl+S. Po zapamiętaniu nastąpi opuszczenie ekranu wprowadzania planu z komunikatem:

21


1.3. Raportowanie wartości budżetuWprowadzony budżet można przeanalizować następującymi raportami:

Sumarycznymi:

o S_ALR_87013557 - Budżet/rzeczywisty/odchylenie

o S_ALR_87013558 - Budżet/rzeczywisty/obligo/plan pozostały/zadysponowany

o S_ALR_87013559 - Budżet/rozdzielony/planowy/rozdzielony

o S_ALR_87013560 - Aktualizacje budżetu

Pozycji pojedynczych CJI8 - Budżet

Uruchomienie każdego z raportów sumarycznych powoduje pojawienie się ekranu:

Uwaga: Przy pierwszym uruchomieniu raportów w systemie projektowym po zalogowaniu pojawi się okno dialogowe:

w okno wprowadzamy wartość 000000000001:

22


Potwierdzamy wpis enterem lub klikamy na ikonę . Rezygnacja po kliknięciu

na ikonę spowoduje, że nie będzie możliwości wykonania raportu.Po potwierdzeniu i wprowadzeniu numeru projektu w pole "Projekt":

Wykonujemy raport klikając na klawisz funkcyjny F8 lub ikonę . Otrzymamy raport przeglądu budżetu dla projektu. W zależności od wybranego raportu otrzymamy informacje dodatkowe.S_ALR_87013557 - Budżet/rzeczywisty/odchyleniePorównaniu podlegają budżet i zaksięgowane wartości

S_ALR_87013558 - Budżet/rzeczywisty/obligo/plan pozostały/zadysponowanyPorównaniu podlegają budżet, obligo i zaksięgowane wartości

23


S_ALR_87013559 - Budżet/rozdzielony/planowy/rozdzielony

Porównaniu podlegają wartości podzielonego budżetu na niższe poziomy

S_ALR_87013560 - Aktualizacje budżetu

Porównaniu podlegają wartości budżetu pierwotnego z uzupełnieniami i zwrotami

24


W celu zakończenia transakcji wykorzystać przyciski - Powrót, Koniec, Zaniechanie

Raport pozycji pojedynczych CJI8 - Budżet:

Uwaga: Przy pierwszym uruchomieniu raportów w systemie projektowym po zalogowaniu pojawi się okno dialogowe:

w okno wprowadzamy wartość 000000000001:

Potwierdzamy wpis enterem lub klikamy na ikonę . Rezygnacja po kliknięciu

na ikonę spowoduje, że nie będzie możliwości wykonania raportu.Po potwierdzeniu i wprowadzeniu:

numeru projektu w pole "Projekt";

25


wyboru roku analizy wartości pojedynczych budżetu:

Wykonujemy raport klikając na klawisz funkcyjny F8 lub ikonę . Otrzymamy raport przeglądu budżetu dla projektu:

26


W celu zakończenia transakcji wykorzystać przyciski - Powrót, Koniec, Zaniechanie

27


2. Historia dokumentu

Data Autor Wersja Opis2015-09-21

Tomasz Maroń V 1.0 Wersja wstępna

28

Documents

Podręcznik użytkownika - moduł COPSi+budzetowanie… · Web viewFundusze strukturalne UE, Środki finansowe do rozliczenia, Program Erazmus. W przypadku działalności naukowo-badawczej