1

Po prostu dobra prezentacja biznesowaBez graficznych cudów i presji inspiracji

MNIEJ SLAJDÓW–WIĘCEJ SENSU

Mirosław Pawełko

2

Copyright © 2016 by Mirosław Pawełko. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Redaktor: Marta Durczyńska, ekorekta24.pl

Korekta: Joanna Ginter, eKorekta24.pl

Projekt okładki i skład: Katarzyna Kornelia Kowalczyk

Kopiowanie, przechowywanie w systemach udostępniania informacji czy rozpowszechnianie niniejszej

publikacji w całości bądź jej fragmentów w jakiejkolwiek formie oraz za pomocą jakichkolwiek środków

(urządzeń elektronicznych, mechanicznych, kopiowania, nagrywania czy innych) bez zgody wydawcy

zabronione.

ISBN 978-83-945162-0-8

Wydawca: Mirosław Pawełko, Warszawa, mniejslajdow.pl

3

Dobre praktyki konsultantów odkryte dla każdego menedżera i pracownika. Również dla mnie, po 15 latach w doradztwie, książka była interesująca.Marcin Kotlarek, Partner and Managing Director, The Boston Consulting Group

Mirosław szkolił mnie z tworzenia slajdów, kiedy pracowaliśmy razem. Z perspektywy czasu wyraźnie widzę, jak wszystko, co znalazło się w tej książce, jest potrzebne do sukce-su w biznesie.Piotr Furmański, Strategy Director – Central Europe, Avon

Ta książka nie uczy, jak tworzyć prezentacje w PowerPoincie. Ona uczy, jak skutecznie analizować i rozwiązywać problemy (biznesowe i nie tylko). Okazuje się, że prezentacja jest tylko zwieńczeniem pracy i nośnikiem komunikacji. To publikacja niezbędna w bibliotece każdego menedżera, przedsiębiorcy, pracownika korporacji czy konsultanta, bo przekazuje wieloletnie doświadczenia i najlepsze praktyki czołowych firm doradczych. Jan Dziekoński, Wicedyrektor Zespołu Energetyki, PwC Polska

W Polsce, w biznesie i w szkołach, powoli zaczyna się doceniać znaczenie prezentacji, czy-li umiejętności przekazywania myśli, idei, koncepcji i wyników analiz. Jednak brakuje u nas tradycji i bazy wiedzy o tym, jak słowno-wizualnie prezentować swoje przemyśle-nia, aby osiągnąć zamierzony cel. Autor w ustrukturyzowany sposób przedstawia podejście do budowania slajdów zgodnie ze sprawdzonymi metodologiami, stosowanymi w tysiącach profesjonalnych prezentacji w konsultingu strategicznym. Jest to pozycja, po którą powinien sięgnąć każdy, kto chce znacząco zwiększyć oddziaływanie swoich prezentacji na słuchaczy i szanse na osiągnię-cie zamierzonego celu.Artur Pielech, Dyrektor Generalny, CEO FBSerwis, Grupa Budimex

Niniejsze opracowanie to praktyczny i nowatorski przewodnik dla osób, które stawia-ją pierwsze kroki w dziedzinie prezentacji; umożliwia uniknięcie błędów i niewłaściwej inwestycji czasu, a w zamian – położenie nacisku na istotne aspekty. To również świet-na „ściąga” dla doświadczonych pracowników, pomocna w rozwoju zawodowym. Pozwa-la lepiej ustrukturyzować podejście do sztuki prezentacji, zwraca uwagę na te aspekty, które bywają zaniedbywane. Publikacja bogata jest w praktyczne narzędzia i ciekawe studia przypadków. Zdecydowanie polecam każdemu, kto od czasu do czasu lub na co dzień tworzy prezentacje dla różnych grup docelowych.Małgorzata Kwilosz, Dyrektor Marketingu Urgo Polfa Łódź (Bio-Profil Polska)

5

SPIS TREŚCI

WPROWADZENIE: Metoda MSWS to zestaw narzędzi, dzięki którym uzyskasz zgodę na twoje pomysły, spędzisz mniej czasu nad PowerPointem i poprawisz własny wizerunek

1. UŻYTECZNOŚĆ SLAJDÓW: Prezentacje slajdowe pomagają podej-mować decyzje w biznesie – błędne podejście do slajdów jest przyczy-ną narzekania na PowerPointa

Decydowanie: jak podejmowane są decyzje w biznesieUżyteczność slajdów: kto i kiedy może korzystać ze slajdówDobre i złe podejście: jak należy patrzeć na slajdyUmiejętności: jakie umiejętności powinien posiąść menedżer

2. METODA MSWS: Zestaw narzędzi i zasad sprawi, że w 5 krokach stworzysz doskonałą prezentację

Adresat i cel: jak ustalić, do kogo i po co będziesz się zwracałPrzesłanie: jak się dowiesz, co chcesz powiedziećFabuła: jak zaplanować, co chcesz powiedziećSlajd: jak zaprojektować wygląd strony i obsłużyć PowerPointa Pokaz: jak pokażesz światu swoją prezentację

3. DODATKOWE INSPIRACJE: Doskonal swoje umiejętności, stosu-jąc opisane techniki także w innych sytuacjach komunikacyjnych, inspirując się dziełami innych i przestrzegając precyzyjnych wytycznych formatowania slajdu

Inne sytuacje: kiedy jeszcze warto stosować te same zasady Inspiracje: jak mogą wyglądać slajdy Wzorzec prezentacji: jak sformatować podstawowe elementy

KONTAKT Z AUTOREM: Daj znać, jak jeszcze mogę Ci pomóc

O autorze

Spis slajdów

Spis tabel

Załącznik 1: Przykładowy zakres szkolenia

Załącznik 2: Przykładowe podejście do szablonu korporacyjnego

7

1314162125

294044566782

899091

100

103

105

106

113

109

108

7

Jakiekolwiek miejsce zajmujesz w biznesie, prędzej czy później musisz przedstawić wyniki swojej pracy szerszemu gronu. Jakość prezentacji efek-tów – a zatem ich sprzedaży – jest równie ważna jak same efekty. Możesz się napracować i przeanalizować dane zagadnienie ze wszystkich stron, ale jeśli nie będziesz umiał dobrze opowiedzieć o swoich wnioskach, mało kto doceni wysiłek włożony w ich opracowanie.

W celu przedstawienia własnych osiągnięć większość pracowników, a szcze-gólnie menedżerów różnych szczebli, tworzy prezentacje w PowerPoincie. I niemal każdy ma jakieś problemy ze slajdami. Badanie1 przeprowadzone na grupie prawie 500 osób pokazało, że 90% pracowników nie wie, jak po-radzić sobie z natłokiem danych na slajdach i jak zaplanować ich wygląd, by zachować czytelność. Aż 75% potwierdzało zmagania z wizualizacją informacji – czyli miało wątpliwości, jak graficznie przedstawić wnioski i za-

1. Badanie przeprowadzone przez autora w latach 2010–2015 na grupie 487 uczestników – jako wstępne rozpoznanie potrzeb przed szkoleniem z zakresu prezentacji biznesowej.

WPROWADZENIE: Metoda MSWS to zestaw narzędzi, dzięki którym uzyskasz zgodę na twoje pomysły, spędzisz mniej czasu nad PowerPointem i poprawisz własny wizerunek

8

pewnić ich przejrzystość. Z kolei 50% badanych przyznawało, że wyzwaniem jest dla nich ustalenie celu prezentacji. Na dalszych miejscach wśród trudno-ści znalazły się: ułożenie fabuły prezentacji, podział zadań między osobami wspólnie przygotowującymi prezentację i techniczna obsługa PowerPointa. Czy i ty napotykasz podobne wyzwania? Czy zdarzyło się, że dostałeś polece-nie zrobienia prezentacji i nie wiedziałeś, jak się do niej zabrać? Czy spędza-łeś godziny nad PowerPointem, bo zmagałeś się z grafiką i rozmieszczeniem elementów? Czy ktoś ci powiedział, że twoje slajdy są przeładowane treścią? Czy stworzyłeś wiele slajdów, które ostatecznie nie zostały nikomu pokaza-ne? Czy przełożony nie miał czasu, by wszystko ci wyjaśnić, bądź sam nie wiedział, co chce pokazać? Czy widziałeś, jak ktoś przedstawiał prezentację i od razu został zarzucony pytaniami, na które miał odpowiedzieć dopiero przy kolejnych slajdach? Czy próbowałeś szukać informacji w internecie, a tam były tylko wskazówki dla grafików?

Jeśli choć niektóre spośród tych zjawisk są ci znane albo mógłbyś rozwinąć listę trudności – ta publikacja może ci pomóc. Zawarłem w niej wnioski ły-nące z moich pomyślnych doświadczeń z 12 lat spędzonych w konsultin-gu i na stanowiskach menedżerskich w biznesie. Omawiam tu wszystkie wymienione wyżej wyzwania. Kompleksowe podejście do tworzenia sen-sownych prezentacji w biznesie nazwałem MSWS: mniej slajdów – więcej sensu.

Na MSWS składa się pięć kroków, które wyznaczają drogę do skutecznej prezentacji. Są to:

1) Cel i adresat

2) Przesłanie

3) Fabuła

4) Slajd

5) PokazOpisuję każdy z nich oraz proponuję zestaw technik i narzędzi przydatnych każdemu, kto pracuje w PowerPoincie. Przekazuję to, co każdy wiedzieć powinien – bez względu na to, czy na co dzień odpowiada za sprzedaż, analizę rynku, monitorowanie wykonania budżetu czy zarządzanie projek-tem. Książka, którą trzymasz w rękach, omawia zatem to, co powinno się znaleźć w programie szkolenia każdego pracownika w firmie korzystającej z prezentacji w PowerPoincie.

9

Jak wspomniałem, problem najczęściej wskazywany przez pracowników to natłok informacji na slajdzie i jego niska czytelność. Znacznie rzadziej mówi się o problemach z klarownością fabuły prezentacji – podczas gdy trudność z wyborem informacji wynika właśnie z braku precyzyjnego określenia, co chce się powiedzieć. Dobra fabuła i struktura całej prezenta-cji są kluczem do rozwiązania problemu z natłokiem danych. Nie jest to za-danie proste, ale poprawnie wyposażony możesz dać sobie z nim radę.

Dzielę się praktycznymi, konkretnymi wskazówkami, a obok opisów kon-cepcyjnych zamieszczam wiele biznesowych przykładów. W pierwszej ko-lejności jestem menedżerem – moje uwagi do slajdów nie wynikają jedynie ze znajomości teorii, ale przede wszystkim ze zrozumienia potrzeb bizneso-wych. W efekcie zastosowania metody MSWS możesz:

tworzyć bardziej przekonujące slajdy i prezentacje, by uzyskiwać zgodę na wdrożenie swoich pomysłówłatwo wybierać i układać kluczowe dane, by spędzać mniej czasu nad PowerPointemzapewniać atrakcyjną wizualizację i ład na slajdach, by poprawić swój profesjonalny wizerunek.

Slajd 1. Korzyści z metody MSWS

10

Pamiętaj, że slajdami o niskiej jakości nie tylko nie osiągasz powyższych ce-lów, lecz także sobie szkodzisz. Słabe prezentacje szufladkują cię jako pra-cownika co najwyżej przeciętnego, któremu nikt nigdy nie zleci ambitniej-szych zadań.

W momencie pisania tej książki mam za sobą ponad 12 lat aktywnego wyko-rzystywania w biznesie slajdów i prezentacji PowerPoint. Stworzyłem ponad 700 prezentacji i co najmniej 5000 slajdów. Przygotowywałem prezentacje adresowane do różnych grup odbiorców (np. gremia decyzyjne, kadra kie-rownicza, liderzy związków zawodowych, pracownicy, media, kontrahenci) i na tematy o różnej wrażliwości (np. strategia rozwoju, zmiany organiza-cyjne, zmniejszenie zatrudnienia, innowacje produktowe, podwyżka cen). Poznałem dobre reguły pracy zespołowej nad prezentacją. Wiem, co działa, a co nie działa. Mam również doświadczenie w uczeniu innych – odpowia-dałem i nadal odpowiadam za rozwój swoich pracowników w tym zakresie, a także prowadziłem szkolenia dla pracowników dużych korporacji.

Często dostawałem wysokie noty za strukturyzowanie wniosków, jasną wizualizację i przekonującą argumentację. Wiele moich slajdów wciąż żyje

Slajd 2. Doświadczenie autora

11

w organizacji – współpracownicy wykorzystują stworzone przeze mnie układy w swoich prezentacjach, aktualizując jedynie treść. Także prowa-dzone przeze mnie szkolenia otrzymywały najwyższe oceny za użyteczność przekazanej wiedzy, a uczestnicy zgłaszali gotowość polecenia ich innym pracownikom.

Publikacja składa się z trzech rozdziałów. W pierwszym omawiam właści-we podejście do prezentacji – same wskazówki dotyczące tworzenia slajdów nie wystarczą, jeśli nie będziesz wiedzieć, do czego one służą, i nie uświa-domisz sobie typowych błędów. W drugim rozdziale opisuję wszystkie zna-ne mi techniki i metody pracy nad prezentacją, zgrupowane w pięć kroków. Wskazuję, jak tworzyć fabułę prezentacji i jak zaprojektować slajd, a jedno-cześnie wyjaśniam podstawowe elementy slajdu i kluczowe funkcje Power-Pointa. Rozdział trzeci poświęcony jest dodatkowym inspiracjom – pokazu-ję własne slajdy i wyjaśniam, jak można doskonalić umiejętności tworze-nia prezentacji. Określam też bardzo konkretnie, jak wygląda dobry slajd.

Jako dodatkową ilustrację opisywanych narzędzi i zasad przedstawiam stu-dium przypadku, czyli kolejne etapy pracy nad prezentacją mającą przeko-nać przełożoną do awansowania pracownika – od ustalenia celu prezen-tacji po prezentację końcową. Tomasz Maślak jest kierownikiem produk-tu i chciałby zostać starszym kierownikiem portfela produktów. W każdym rozdziale wskazuję, jak przedstawiana treść może się przydać Tomaszowi. Dzięki temu zobaczysz, co metoda MSWS oznacza w praktyce. A przykład być może zainspiruje cię do poproszenia o awans.

Większość dostępnych publikacji o prezentacjach koncentruje się na in-spirowaniu, na aspektach graficznych lub na zagadnieniach technicznych (jak obsłużyć program). Ja nie piszę o konieczności bycia inspirującym, bo wiem, że znacznie częściej oczekuje się od pracowników po prostu dobrze ustrukturyzowanej prezentacji. Nie mobilizuję do tworzenia kreatywnych grafik: wszelkie wskazówki graficzne to proste zalecenia, które każdy bez trudu spełni.

W książce nie zawarłem zapewne wszystkiego, co można powiedzieć o prezentacjach i co warto wiedzieć. Zapisz się na newsletter na stronie mniejslajdow.pl, by otrzymywać dodatkowe wskazówki i wyjaśnienia.

106

SPIS SLAJDÓW

Slajd 1. Korzyści z metody MSWSSlajd 2. Doświadczenie autora Slajd 3. Zakres dokumentów możliwych do przedstawienia

w formie prezentacji Slajd 4. Typy prezentacji według przeznaczeniaSlajd 5. Typy prezentacji – podział według formy komunikacjiSlajd 6. Właściwe podejście do prezentacji slajdowejSlajd 7. Pięć kroków metody MSWS Slajd 8. Rozróżnienie informacji i metainformacji Slajd 9. Reguła SEAL według Roland Berger Strategy Consultants Slajd 10. Pierwsze ćwiczenie z reguły SEAL Slajd 11. Drugie ćwiczenie z reguły SEAL Slajd 12. Trzecie ćwiczenie z reguły SEAL Slajd 13. Przykład słabego slajdu Slajd 14. Poprawiony slajd 13 Slajd 15. Przykład niepoprawnych grup logicznych Slajd 16. Studium przypadku: określenie celu Slajd 17. Studium przypadku: narzędzia analityczne Slajd 18. Proces tworzenia mapy myśli Slajd 19. Studium przypadku: ilustracja przejścia od struktury

problemowej do struktury prezentacji Slajd 20. Rola narratora w prezentacji Slajd 21. Zasada piramidy Slajd 22. Studium przypadku: ustalenie głównego przesłania Slajd 23. Grupa logiczna i łańcuch logiczny Slajd 24. Różne struktury fabuły w prezentacjach Slajd 25. Porównanie grup logicznych i łańcucha logicznego Slajd 26. Studium przypadku: układ grup logicznych Slajd 27. Studium przypadku: układ łańcucha logicznego Slajd 28. Studium przypadku: Porównanie spisu z metainformacją i spisu z informacjąSlajd 29. Korzyści ze spisów treści Slajd 30. Studium przypadku: storyboard Slajd 31. Właściwe podejście do rysowania slajdu Slajd 32. Przykładowe podejście do wyboru danych na slajd Slajd 33. Trzy reguły tworzenia slajdów

910

17181923303132343436373839414950

555658596061626363

6465676869 70

107

Slajd 34. Układ slajdu – przykład A Slajd 35. Układ slajdu – przykład B Slajd 36. Typy slajdów Slajd 37. Typy wykresów Slajd 38. Poprawne podejście do slajdów tekstowych Slajd 39. Przykłady slajdów koncepcyjnych Slajd 40. Proces sprawdzania poprawności prezentacji Slajd 41. Studium przypadku: prezentacja końcowa, slajd 1Slajd 42. Studium przypadku: prezentacja końcowa, slajd 2 Slajd 43. Studium przypadku: prezentacja końcowa, slajd 3 Slajd 44. Studium przypadku: prezentacja końcowa, slajd 4 Slajd 45. Przykład wizualizacji powiązań między działami

i etapów procesu Slajd 46. Przykład wizualizacji osi czasu Slajd 47. Przykład wizualizacji wypunktowania Slajd 48. Przykład wizualizacji danych – wykres wodospadowy Slajd 49. Przykład wizualizacji oceny wpływu różnych czynników Slajd 50. Przykład wizualizacji harmonogramu projektu Slajd 51. Przykład wizualizacji: Polska jako zielona wyspa Slajd 52. Przykład wizualizacji: 5 pułapek rozwojowych Slajd 53. Przykłady wizualizacji z prezentacji Ala Gore’a Slajd 54. Przykładowe slajdy z wystąpienia

prezydenta Baracka Obamy Slajd 55. Przykładowy układ elementów na slajdzie Slajd 56. Przykładowy układ slajdu z wykresem Slajd 57. Przykładowy układ slajdu z tabelą

72 72747676777885858686

929394959697979899

100101101102

108

SPIS TABEL

Tabela 1. Studium przypadku: określenie adresata Tabela 2. Studium przypadku: spis treści z metainformacją,

hipotezy i sposób gromadzenia danych Tabela 3. Studium przypadku: cena wstępnych wniosków Tabela 4. Studium przypadku: wnioski z analizy Tabela 5. Studium przypadku: zaktualizowany spis treści

z metainformacją

42

465354

55