Plano de Classificação para a Administração Local

Versão 0.1

Resposta aos contributos recebidos e apresentados no âmbito da sessão de discussão pública de 10 de outubro de 2012

Apoio

DIREÇÃO GERAL DO LIVRO, DOS ARQUIVOS E DAS BIBLIOTECAS

Janeiro de 2013

Lisboa

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ÍNDICE Introdução...........................................................................................3 Entidades participantes............................................................................5 Contributos e respostas do Grupo MEF/Autarquias 1. Modelo concetual / critérios /conceitos............................................6 2. Macroestrutura funcional.............................................................20 3. Plano de classificação.................................................................26 4. Contexto / desenvolvimento e implementação do projeto.....................50

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INTRODUÇÃO A divulgação das respostas aos contributos recebidos surge na sequência da sessão pública de discussão sobre a versão 0.1 do Plano de Classificação (PC), que teve lugar nas instalações da Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), no dia 10 de outubro de 2012. É através do PC que se pretende concretizar a extensão e aplicação da Macroestrutura Funcional (MEF), inicialmente previsto, apenas para as funções da Administração Central do Estado (ACE), à Administração Local (AL). Tendo por base o “princípio da transparência”, desde o primeiro momento, que os elementos do grupo MEF/Autarquias, abreviadamente designado por GT, envolvidos no projeto têm expressa a necessidade de acionar todos os mecanismos disponíveis e viáveis para garantir o envolvimento do maior número de entidades na construção do PC facilitando, também por este meio, a sua implementação nos sistemas de informação das organizações. Neste contexto, após a divulgação da versão provisória do PC que ocorreu no passado mês de agosto, sucedendo à primeira iniciativa de partilha pública que teve lugar no auditório da atual DGLAB, no dia 11 de julho de 2012, foi criado um canal que permitiu às entidades interessadas contribuírem na construção e melhoria desta ferramenta, que o GT entende ser crucial para a gestão da informação. Durante o período de “consulta pública” que decorreu por um período de dois meses, o GT procurou responder e/ou comentar os contributos remetidos através do endereço “mefautarquias@gmail.com”. Porém, devido ao acumular dos contributos à medida que se aproximava a sessão pública de outubro, não foi possível garantir as respostas em tempo útil, tendo esta tarefa sido assegurada posteriormente. Os resultados da participação das entidades que, nesta fase, se envolveram na elaboração do PC foram, ainda que de forma sumária, divulgados na sessão pública que teve lugar no passado mês de outubro, dando origem a uma apresentação disponível em: http://dgarq.gov.pt/comunicacoes-da-sessao-publica-de-discussao-do-plano-de-classificacao-para-administracao-local-2012-10-10/.

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Nesse exercício, procurando uma designação que pudesse congregar os resultados da análise crítica conduzida pelas entidades participantes, o GT optou pelo termo “contributo”, atribuindo-lhe uma ampla aceção. Neste contexto, entende-se por contributo, entre outras, as propostas de melhoria, sugestões, dúvidas, questões, discordâncias, omissões, críticas e pedidos de informação. A sistematização dos contributos recebidos tem por objetivo facilitar a sua leitura, sendo estes sido distribuídos da seguinte forma:

1. Modelo concetual / critérios / conceitos;

2. Macroestrutura funcional;

3. Plano de classificação;

4. Contexto / desenvolvimento e implementação do projeto.

A presente divulgação permite que o GT partilhe publicamente o entendimento que tem sobre diferentes tipos de matérias associadas ao PC, levantadas e abordadas pelas entidades interessadas aquando da discussão pública. Neste particular, se para o GT muitos contributos têm uma resposta inequívoca admite-se, contudo, que existam matérias onde as dúvidas subsistam. Assim, é expectável que em determinados aspetos a posição do GT não seja definitiva, reforçado o carácter provisório de que se reveste o PC em construção. Esta iniciativa permite, ainda, que as entidades que tomem conhecimento deste projeto em distintas fases possam, ao consultar este documento, ver esclarecidas um vasto conjunto de questões que se poderiam colocar facilitando, por este meio, a interpretação da ferramenta e o seu contexto de produção. Deste modo, e tendo em consideração a otimização dos recursos à disposição do GT, este documento procura evitar o esclarecimento repetido do mesmo tipo de contributo. Naturalmente, o GT mantém total disponibilidade para procurar, dentro dos mecanismos previstos, corresponder às diferentes solicitações aguardando, em simultâneo, que as entidades da AL, designadamente Municípios, Freguesias, Serviços Municipalizados e Empresas Municipais, entre outras, possam manter ou iniciar uma participação ativa na construção desta ferramenta de gestão da informação que assenta numa abordagem aos processos de negócio (PN) que tramitam nos organismos da Administração Pública.

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ENTIDADES PARTICIPANTES Município de Aveiro

Município do Entroncamento

Município de Espinho

Município de Faro

Município de Felgueiras

Município de Gondomar

Município de Ílhavo

Município de Lisboa

Município de Mirando do Douro

Município do Monção

Município de Odivelas

Município de Oliveira do Hospital

Município de Paredes de Coura

Município de Portimão

Município do Porto

Município da Praia da Vitória (Açores)

Município de São Pedro do Sul

Município de Sines

Município de Tavira

Município de Tomar

Município de Torres Novas

Município de Vila do Bispo

Município de Vila Nova de Gaia

Município de Vila Real de Santo António

Serviços Municipalizados de Água e Saneamento de Almada

Serviços Municipalizados de Transportes Urbanos de Coimbra

Instituto Superior Técnico

Universidade de Aveiro

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1. MODELO CONCETUAL / CRITÉRIOS / CONCEITOS 1.1 Defesa do plano de classificação orgânico. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Apesar de existirem vários critérios nos quais pode assentar a construção de um PC, considerando a pertinência que nos merecem os princípios da interoperabilidade semântica, da abordagem suprainstitucional e da transversalidade, estas só podem ser garantidas através de uma perspetiva funcional. Não obstante este facto, o GT recomenda a todas as entidades que procedam ao respetivo estudo orgânico, decisivo para o adequado entendimento da produção informacional. Quer aquando da construção da MEF, quer na sua extensão e aplicação à AL, equacionou-se “a adoção de um sistema de classificação funcional em detrimento de uma abordagem temático-orgânica. Atendeu-se ao facto de ser o sistema recomendado nos normativos internacionais e nacionais, sendo comumente reconhecida a estabilidade da função em detrimento da instabilidade orgânica.” Para mais informação consultar a comunicação: “O desafio da interoperabilidade na gestão dos arquivos da Administração: propostas do órgão de coordenação nacional de arquivos” Pedro Penteado, Cecília Henriques, Alexandra Lourenço: http://www.bad.pt/publicacoes/index.php/congressosbad/article/view/452 1.2 Não defende a criação de um “organigrama-base” para todos os municípios. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O grupo baseia-se no pressuposto de que o organigrama representa a estrutura organizacional da instituição, ou seja, a maneira como ela se organiza para cumprir as atribuições que lhe estão acometidas por lei. Cada autarquia aprova e altera por regulamento a sua estrutura orgânica. No entanto, as funções atribuídas às autarquias são as mesmas, daí a nossa abordagem funcional e suprainstitucional. 1.3 Defende que cada município deva elaborar a respetiva tabela de avaliação e seleção.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: No seguimento da MEF, o PC para a AL mantém a interoperabilidade, a abordagem suprainstitucional e a transversalidade como princípios orientadores. Assim, o principal objetivo do grupo é produzir um único instrumento transversal à AL, que congregue o PC e a tabela de seleção comuns a todas as autarquias, permitindo uma economia de escala e de recursos. Na verdade, as autarquias já dispõem, desde 1986, data da primeira portaria de gestão de documentos para as autarquias locais (Portaria n.º 503/86, de 9 de Setembro), de uma única tabela de seleção. Assim, não tem sido o entendimento do órgão responsável pela definição da política arquivística nacional, a criação avulsa de tabelas de seleção, o que, a verificar-se, traduzir-se-ia num retrocesso à gestão transversal e suprainstitucional da informação. 1.4 O 3.º nível corresponde a séries documentais? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PC desenvolve-se numa estrutura hierárquica de 3 níveis, sendo que a codificação reflete a hierarquia das classes. O Código composto por 7 dígitos corresponde à representação do PN. A este propósito, ver o texto de introdução do PC para a AL, versão 0.1 - pág. 15; Pode-se afirmar que a expressão documental do PN corresponde à Série. 1.5 Os termos de índice são equiparados a subséries? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os termos que aparecem no índice não são equiparados a subséries. Trata-se de pontos de acesso para apoiar a utilização do PC, isto é, têm como principal objetivo, auxiliar à classificação ao seu 3.º nível. Não se tratando de séries, não serão codificados. 1.6 No âmbito da avaliação qual o objeto sujeito ao abate?

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: As matérias relacionadas com a avaliação fazem parte das nossas preocupações, pelo que a reflexão está em curso, embora ainda não tenham sido debatidas de forma aprofundada. Pretende-se, porém, que os critérios de avaliação para a definição de prazos de retenção e de destinos finais se possam aplicar com a menor ambiguidade possível e em conformidade com a legislação em vigor. 1.7 Explicitação de conceitos (ex: processo de negócio) e ausência de glossário. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT reconhece a necessidade de clarificar os conceitos-base. Para este efeito, o GT aguarda pela divulgação do glossário que a Comissão do Programa para a Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) se propôs apresentar, uma vez que se entende ser necessário assegurar a conveniente harmonia entre a MEF e o PC que foi desenvolvido a partir desse documento. Até que o glossário seja divulgado, existem várias referências que podem ser consultadas, designadamente, os documentos disponibilizados no sítio da DGARQ alusivos à divulgação da MEF e à sua extensão e aplicação à AL. Das inúmeras definições consagradas na literatura científica, adotou-se o conceito utilizado aquando do levantamento de PN da ACE, em 2011, de que importa reter o seguinte entendimento: “um processo de negócio corresponde a um conjunto estruturado de atividades que produzem um produto ou serviço, no exercício de uma função, sobre agentes, relativo a objetos e em determinado contexto”. Tornou-se ainda imperativo definir os elementos necessários para a caraterização de um PN e sua representação enquanto elemento de terceiro nível do PC. Os elementos necessários à caraterização do PN são os seguintes:

● Enquadramento no âmbito de uma Função e Subfunção; ● Input e output bem definidos; ● Conjunto estruturado de atividades (ações, tarefas e transações); ● Pressupõe uma tramitação e intervenientes no seu decurso; ● Resulta num produto ou serviço; ● Pode não corresponder sempre ao mesmo procedimento (o procedimento pode

variar de entidade para entidade); ● Deve estar enquadrado legalmente, embora a relação entre legislação e

processo não seja obrigatoriamente unívoca; ● Pode apresentar relações de reciprocidade (Ex.: se uma entidade paga, outra

recebe; se uma compra, a outra vende…).

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Para uma explicação mais detalhada, aconselhamos a leitura da introdução ao PC para a AL, versão 0.1, pp. 10 -11. http://dgarq.gov.pt/files/2012/08/PC-v01-Plano-de-Classifica%C3%A7%C3%A3o-para-a-Administra%C3%A7%C3%A3o-Local.pdf 1.8 Há processos de negócio que dão origem a várias séries e tipologias documentais que, por motivos de recuperação da informação, de reconhecimento de diferentes atividades e de avaliação poderiam ser diferenciadas: problema de granuralidade. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: No contexto do projeto em curso, os PN não dão origem a coleções de tipologias documentais. No que diz respeito ao PC, a recuperação da informação, o reconhecimento de diferentes atividades ou a avaliação não são motivos para a criação de tipologias documentais. O GT entende, também, que esta questão é distinta da problemática da granularidade. 1.9 A granuralidade dos processos pode ser solucionada pela criação de 4.º nível ou através da indexação. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A definição adequada da granuralidade dos PN talvez se revele o maior desafio para o GT. Porém, não é pela eventual criação de um 4.º nível, cujas especificidades e objetivos serão alvo de discussão no seio do GT, ou mesmo através dos termos de índice que a problemática da granularidade se poderá resolver. A eventual criação de um 4.º nível centrar-se-á com questões associadas com a avaliação, enquanto os termos de índice têm como principal finalidade apoiar a adequada utilização do PC. 1.10 Avaliação: se um processo de negócio tem definido um único prazo/destino final mas que, segundo a Portaria 1253/2009, pode dar origem a diferentes séries documentais, com prazos e destinos finais distintos, pode-se correr o risco de eliminar documentação com valor arquivístico.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os pressupostos que estiveram na base da elaboração das Portarias sobre avaliação, seleção e eliminação de documentos, diferem substancialmente do modelo conceptual da MEF e consequentemente deste PC. As questões e as propostas apresentadas relativas ao processo de “Aquisição/alienação de bens imóveis” colocar-se-iam se, neste momento, se procedesse à elaboração de uma tabela de equivalências entre os prazos estabelecidos para cada conjunto documental identificado nas Portarias em vigor e o PC que o GT está a desenvolver. Na segunda fase deste projeto, o GT dedicar-se-á às questões da avaliação, sendo certo, porém, que ao PC, será associada uma tabela de seleção, constituindo-se numa ferramenta que permitirá avaliar a informação criada nesse contexto. Assim, o PC não tem por finalidade avaliar a informação produzida fora desta realidade. A documentação acumulada no âmbitos das Portarias em vigor e aquela que for produzida após a implementação do PC nas organizações traduzem-se em duas distintas realidades. No que diz respeito à avaliação da documentação acumulada, caberá à própria DGLAB a manutenção ou definição dos mecanismos mais adequados, ajustados ao contexto legal vigente, sendo previsível que a publicação em Portaria do plano de classificação e da tabela de seleção em desenvolvimento, irá revogar as Portarias n.º 412/2001 e n.º 1253/2009. Neste contexto, não é expectável a “eliminação de documentação com valor arquivístico” pelas razões acima expostas. 1.11 a) Não existe correspondência direta entre série e processo de negócio? Quais as diferenças entre função-atividade-processo de negócio e série/processo documental? b) Em que circunstância deve o processo de negócio ser desagregado em atividades (classe de 4.º nível)? c) Explicitar claramente que o 3.º nível é, tal como o 2.º e o 1.º níveis, um quadro classificativo, logo não é uma representação material da informação, nem uma unidade documental arquivística – a série documental. Concetualmente, o 3.º nível nunca deve ser confundido com série documental, embora no texto introdutório do PC tal nem sempre seja claro (p.15, 2.º e 4.º parágrafos), assim como no power point da ação de divulgação de 2012-07-10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Estamos perante duas abordagens diferentes: o discurso funcional e o discurso documental.

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DISCURSO FUNCIONAL DISCURSOS DOCUMENTAL CLASSIFICAÇÃO

Função Secção (subfundo) Classe de 1.º / 2.º nível

Processo de negócio Série Classe de 3.º nível

Cada ocorrência do processo de negócio

Processo documental

Atividade [Subsérie] [Classe de 4.º nível]

Cada ocorrência da atividade

[Subprocesso]

Ato Documento simples

Fonte: Ação de divulgação sobre a extensão e aplicação da Macroestrutura Funcional (MEF) pela AL; Lisboa, 11 de Julho 2012. http://dgarq.gov.pt/files/2012/07/2012-07-11_MEF_ALouren%C3%A7o-e-CHenriques.pdf O grupo, de acordo com o modelo conceptual da MEF, entende o PN enquanto “conjunto estruturado de atividades que produzem um produto ou serviço, no exercício de uma função, sobre agentes, relativo a objetos e em determinado contexto”. Atividades - Partes que constituem o processo, desempenhadas por participantes e que acrescentam valor. Funções (“o quê”) - Atribuições legais do Estado que suportam os direitos, liberdades e garantias. Agentes (“quem”) - Tipos de entidade legalmente reconhecidos pela sociedade. Objetos (“sobre”) - Objetos de negócio sobre os quais incidem os processos. Contexto (“onde”) - Enquadramento político-administrativo, legal, geográfico, temporal ou outros que caraterizam os processos. Um PN (discurso funcional) está representado no PC a uma classe de 3.º nível, a qual informa a constituição (discurso documental) de uma série, que por sua vez, pode agregar vários de processos documentais similares. O PN (discurso funcional) posiciona-se no 3.º nível do PC, a partir do qual se produzem agregações ou processos documentais que constituem uma série (discurso documental). Um processo documental é uma agregação de documentos gerados por atos praticados durante a tramitação de uma ocorrência de um PN.

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Todos os documentos associados a um processo documental partilham a mesma classificação. Uma classe de 3.º nível do PC (apresentado a 11 de julho), com o desenvolvimento do projeto, poderá ser dividida para efeitos de avaliação, na vertical, pelas várias etapas do processo (atividades), dando lugar a várias classes de 4.º nível, ou na horizontal, originando PN distintos. Estão ainda por definir os critérios. Assim, a atividade é a entidade do discurso funcional que deve informar a constituição das classes de 4.º nível, quando tal se revele necessário. 1.12 É importante que a descrição e os termos de índice sejam facilmente apreendidos no quotidiano das organizações através de uma linguagem concisa e objetiva. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Tem sido uma preocupação permanente do GT aquando da elaboração das descrições dos PN e da definição dos termos para o índice, não se distanciar da linguagem veiculada nas unidades orgânicas das nossas instituições. Apesar disso, e considerando que os processos, uns mais do que outros, decorrem dentro de um contexto legal, é inevitável, em prol do rigor da informação, recorrer-se à linguagem expressa na letra da lei. 1.13 Tendência historicista que permite a integração de termos arcaizantes em PC que poderão gerar entropia na destrinça entre meta-informação e descrição arquivística. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Considerando que o PC em construção pressupõe a sua aplicação à informação corrente, em rigor, a partir do momento em que a organização implemente uma abordagem por processos na gestão do seu negócio, a utilização de termos “arcaizantes” de “tendência historicista”, distantes da realidade presente, é tão inoportuna, quanto improfícua, quer seja utilizada para efeitos de descrição, quer para a definição de metadados. Vide, ainda, a resposta ao contributo 1.12. 1.14 Como evitar a constituição por tradição de classes de 3.º nível apontando a objetos/áreas de intervenção?

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os PN são constituídos numa base funcional. Para efeitos de recuperação, é possível conjugar a classificação com a indexação, isto é, colocar em determinado campo de metainformação de cada PN a informação que permita identificar objetos específicos, recuperando-os por essa via. A recuperação da informação integral sobre o objeto é assim assegurada através de pesquisa. 1.15 Ponderar a alteração de “Plano de Classificação para a Administração Local” para “MEF para a Administração Local” por se associar o PC à organização física e recuperação da informação em arquivo. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT assumiu o objetivo de, a partir da MEF, construir um PC a ser utilizado por todos os organismos da AL. Como tal, não é nosso propósito desenvolver uma MEF específica da AL. Naturalmente, no decurso dos trabalhos já desenvolvidos, o GT refletiu nas funções representadas na MEF, que foi desenvolvida tendo em consideração a realidade da ACE, e propôs à Comissão Executiva do PAEIS algumas alterações, para que venham a ser representadas todas as funções da AL. 1.16 Reforçar que a “MEF para a Administração Local” tem por objetivos: promover a interoperabilidade e ser uma ferramenta de gestão. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Conscientes da importância que o PC assume na gestão documental e da informação, assumimos que este instrumento visa a interoperabilidade semântica, mas também a adoção de critérios racionais na produção documental. Como tal, a estratégia de implementação do PC, sendo responsabilidade de cada autarquia, implica a adoção do funcionamento por PN, o que pode significar alterações de práticas administrativas enraizadas nas nossas organizações. 1.17 a) Precisar alguns pontos do capítulo “objetivos do projeto” para impedir que a MEF seja aplicada aquando da remissão de documentos para o Arquivo e não na fase de produção.

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b) No ponto 3 deve ler-se: “garantir a interoperabilidade semântica na gestão dos documentos/informação desde a da sua produção…”. c) No ponto 4 deve ler-se: “contribuir para a uniformização da classificação de documentos/informação desde a da sua produção…”. d) No ponto 7 deve ler-se: “contribuir para a normalização da gestão de documentos/informação desde a da sua produção”. e) No ponto 8 deve ler-se: “contribuir para a gestão eficaz e eficiente dos sistemas de informação das organizações”. f) No ponto 10 deve ler-se: “Promover a utilização de uma única estrutura para classificar a documentação da ACE, potenciando uma maior eficácia na gestão e na partilha de informação entre organismos”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Considerando que o PC é um instrumento de gestão, com implicações nas práticas administrativas - que deverão assentar na modelação de processos - ele é para aplicar na fase de produção. Caso essa interpretação não seja evidente, o GT procurará evidenciá-la aquando da divulgação da nova versão do PC. 1.18 O conteúdo documental da série “processos individuais” reflete-se em vários processos de negócio do PC, sendo um exemplo de que o 3.º nível não pode ser confundido com a série documental. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Numa abordagem funcional, e não temática, o funcionário pode originar no âmbito da gestão da sua carreira / profissão / atividade, ocorrências de PN específicos, que são geridos pela administração de acordo com as regras desse mesmo negócio e no cumprimento de funções específicas. O que se pretende é que a série documental corresponda à materialização do PN, o que se altera é o entendimento da série documental, uma vez que a abordagem é funcional. 1.19 As representações materiais da informação – séries documentais - são específicas de cada autarquia e decorrem da sua forma particular de organização.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A adoção de um plano de classificação funcional implica, necessariamente, a implementação na organização de um modelo de gestão por processos. Pretende-se que as séries documentais sejam a materialização dos PN. Naturalmente, a modelação do mesmo PN pode diferir de entidade para entidade, podendo o fluxo ser distinto em função da sequência de tarefas ou de intervenientes, materializando-se em representações com características distintas. 1.20 Cada autarquia deve paralelamente ao PC fazer um estudo que enquadre as suas séries na estrutura funcional. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A adoção do modelo de gestão assente em PN é condição indispensável para a implementação do PC em desenvolvimento. Não se pretende que este PC seja aplicado retrospetivamente, mas sim que as novas séries documentais sejam a materialização dos PN. Assim, não há necessidade de enquadrar as séries produzidas e coligidas anteriormente e sob um outro modelo de organização, tal seria uma reorganização da informação. No que diz respeito à documentação criada ou recebida fora deste pressuposto, deverá ser avaliada de acordo com o enquadramento legal em vigor. Cabendo, porém, a cada entidade a definição do estudo que considere mais pertinente para a gestão da sua informação. 1.21 O 4.º nível, totalmente documental, não pode ser igual para todas as autarquias, nem cabe precisá-lo neste PC. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Caso venha a ser previsto um 4.º nível, este não será concebido com o objetivo de permitir que cada município organize as séries documentais conforme o seu entendimento, podendo antes vir a ser utilizado como mecanismo para o desdobramento de certas agregações de PN, para efeitos de avaliação. Porém, num futuro próximo, esta matéria irá merecer maior reflexão por parte do GT.

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1.22 a) Em que momento específico os documentos devem ser classificados? Como é que esta operação se deve efetuar? Ex: Entrada de requerimento com pedido de licenciamento urbanístico ao qual são anexados documentos instrutórios (peças desenhadas, memória descritiva e restantes peças escritas, projetos de especialidade, termos de responsabilidade, guia de pagamento...). b) O que classificar? Apenas o requerimento ou este e cada um dos anexos que o instruem? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os documentos anexos devem assumir o código de classificação do documento principal, dado que são anexos. O documento deve ser classificado no momento da sua criação ou receção, porque é nesse momento que se inicia a sua gestão podendo, naturalmente, a classificação ocorrer num momento único ou em momentos sucessivos. 1.23 Como classificar no caso de uma guia de pagamento (GP)? a) A GP para pagar o alvará – no momento em que esta é emitida, quando o munícipe faz o pagamento – a classificação é 350.30.01? b) A GP que é exigida como comprovativo para iniciar o processo de um licenciamento e que entra como anexo a um requerimento, classificam-se os dois documentos (requerimento e GP)? Se sim, a GP fica com o mesmo código do requerimento por estar associada ao licenciamento… ou leva o código 350.30.01? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Como foi referido na apresentação de dia 10 de Outubro, o pagamento do alvará e a emissão do mesmo, constituem processos cruzados. Deste modo, o pagamento do alvará, é um processo específico de “350.30 – Gestão de Tesouraria” e como tal deverá ser classificado com o código “350.30.01 – Cobrança de receitas e pagamento de despesas”. No entanto, entrando a Guia de Pagamento como anexo de um documento/requerimento de um PN (de licenciamento) a sua classificação será de acordo ao PN considerado. Assim, no processo de licenciamento, a Guia consta como comprovativo do pagamento, sendo este classificado com o código do processo respetivo (ex.: “450.10.01 – Licenciamento ou autorização de edificação”).

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1.24 Múltiplas classificações num mesmo processo? a) A classificação dos documentos tem que ser sempre feita usando os códigos do 3.º nível ou podemos ficar nos níveis superiores? b) É possível num documento composto (processo) existirem documentos simples com classificações diferentes? Se sim, esse documento composto (processo) ficará com mais do que uma classificação? Se sim, a série assume os vários códigos de classificação? Ex: 450.30.01 – Emissão de certidão de documentos 450.30.02 – Autenticação de cópias Na CM Porto estas duas funções materializam-se numa única série documental. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Múltiplas Classificações:

a) De acordo com o modelo concetual da MEF, o 1.º nível corresponde à função, o 2.º corresponde à subfunção e o 3.º ao PN. Para garantir a coerência dos níveis, a classificação deve ficar ao 3.º nível e não ao 2.º, que é reservado para a representação da subfunção. b) Não. Todos os documentos de um processo devem ter a mesma classificação, embora possam ser agregados a outros processos ou documentos com classificações diferentes (ver MoReq2010).

Verifica-se que a “emissão de certidão de documentos” difere da “autenticação de cópias” tanto nas suas etapas como nos intervenientes que, dentro da organização, se responsabilizam pelas etapas. A esta situação acresce o fato de que a certidão tem validade de 6 meses e a cópia autenticada não perde validade. Nesta perspetiva, devem ser considerados processos autónomos. 1.25 Como é possível classificar ou dar a mesma classificação a processos com tramitações e intervenientes diferentes? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Para efeito de classificação, foi considerado o PN o qual é comum a todas as autarquias. No entanto, a materialização do PN pode ser distinta em cada instituição. A título de exemplo, os intervenientes num dado PN podem ser diferentes em função das próprias estruturas orgânicas ajustadas à dimensão da instituição. Assim, um PN pode ser assegurado numa única unidade orgânica, caso se esteja perante um

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pequeno município ou, eventualmente, tramitar por várias unidades orgânicas, no caso de municípios de grandes dimensões, como sucede com as edilidades das principais cidades do país. Esta questão remete para o “processo de trabalho” isto é, a forma como é assegurada a concretização de um dado PN, cuja definição cabe a cada entidade, não se questionando a “entrada/input”, nem a “saída/output” do PN. 1.26 a) Sendo quatro as unidades arquivísticas (processos, coleções, registos e dossiês) como é possível, à exceção dos registos em 300.30.05, estarem apenas previstos os processos? b) Não é importante constituir uma coleção da correspondência entrada e expedida? Onde está previsto o “copiador de correspondência expedida”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A adoção do Plano de Classificação em desenvolvimento, pressupõe a implementação de uma abordagem por processos nas organizações. Essa abordagem não prevê a constituição de coleções ou outras unidades arquivísticas que não o processo. O que surge no “300.30.05 - Registo de documentos de arquivo” é um PN que diz respeito à ação de registar documentos de arquivo e que tem como resultado a produção de metainformação que caracterizará os documentos registados. 1.27 Definindo a interoperabilidade como um valor maior, tendo em conta as características das CM, há aspetos em que a normalização é possível e desejável a um nível elevado. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT entende, em consonância com as orientações da DGLAB, assim como das próprias diretrizes europeias, que a normalização é um pressuposto básico para a interoperabilidade. 1.28 Está previsto o desenvolvimento de um 4.º nível que corresponderá à materialização do processo de negócio identificado?

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Não. Um PN materializa-se numa série documental. Vide, ainda, resposta ao contributo 1.11. 1.29 A gestão da informação do 3.º nível será efetuada pela criação de um 4.º nível ou pela utilização do índice fornecido, ou seja, o índice serve também para organizar a informação de acordo com os critérios que foram excluídos no momento de criação do PC? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os termos de índice são auxiliares da classificação. A gestão da informação, sempre organizada em processo, será no 3.º nível, sendo que em situações excecionais se poderá criar um 4.º nível, para efeitos de avaliação. No entanto, no que diz respeito a esta matéria, a reflexão encontra-se, ainda, em curso. 1.30 Após análise de uma proposta de classificação baseada na lei de atribuições e competências das autarquias locais que juntavam a “função licenciamento” e a “função fiscalização” numa só. Será válido? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Naturalmente, e desde que fundamentadas, são admissíveis outros entendimentos contudo, na MEF, a função de licenciamento corresponde ao código “450 – Reconhecimentos e permissões” e a função de fiscalização corresponde ao código “500 – Supervisão, controlo e responsabilização” são distintas. 1.31 Se existir a necessidade de criar 4.º nível ou seja desdobrar o 3.º nível, como proceder? Recentemente, a DGARQ aconselhou o desdobramento das séries em subséries para as situações de conservação parcial. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: As matérias de avaliação, que poderão trazer a necessidade de um desdobramento ao 4.º nível, não foram convenientemente debatidas pelo GT. Para as próximas reuniões, estão previstos trabalhos de definição de critérios e metodologias de avaliação, pelo que oportunamente o GT se poderá manifestar em relação a esta questão.

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2. MACROESTRUTURA FUNCIONAL 2.1 Alteração do título da função “700 - Prestação de Cuidados de Saúde” para Prestação de Cuidados de Medicina, Higiene e Segurança no Trabalho e do título da subfunção “700.20 Serviços Clínicos” para Serviços de Higiene/Medicina e Segurança no Trabalho. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: As sugestões de alteração dos títulos da função e da subfunção acima identificadas serão analisadas pelo GT e reencaminhadas para a Comissão Executiva do PAEIS. 2.2 Inclusão do negócio “componente tecnológica”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A “componente tecnológica” é uma identificação temática que não tem enquadramento num PC funcional. A concretização de atividades faz-se por meio de processos e é no âmbito destes que se podem observar as ações relacionadas com as “tecnologias”. Para observar alguns exemplos de processos onde a “componente tecnológica” está funcionalmente prevista, vide as respostas aos contributos 3.18, 3.19, 3.32 e 3.33. 2.3 É pertinente a inclusão da função “Prestação de serviços de higiene e salubridade públicas”, “Serviços de higiene e limpeza”, “Limpeza do espaço público” ou a previsão de processos relacionados com a “área ambiental” (limpeza de terrenos, deposição indevida de resíduos, fossas a céu aberto, etc). Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Aquando da construção da MEF, o projeto previa somente a identificação das funções ao nível da ACE. Neste contexto, o GT elaborou um parecer a remeter à Comissão Executiva do PAEIS propondo a previsão de uma nova função intitulada “Prestação de Serviços de Higiene e Salubridade Públicas” por se tratar de uma competência exclusiva da AL. A previsão desta função pode permitir dar resposta a atividades muito específicas das autarquias, empresas municipais e intermunicipais, como a limpeza em espaço público, os serviços mortuários, a limpeza de terrenos, a questão

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das fossas e a recolha de resíduos. Porém, quando se tratar de um procedimento sancionatório pela deposição indevida de resíduos, o mesmo deverá ser considerado em “500.30.04 - Processamento de contraordenação”. 2.4 Aplicabilidade da MEF ao “arquivo definitivo/histórico”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PC em construção pressupõe a sua aplicação à informação corrente, em rigor, a partir do momento em que a organização implemente uma abordagem por processos na gestão do seu negócio. 2.5 Aplicabilidade da MEF à documentação do “fotográfico”, cujas funções e subfunções não são contempladas? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Tendo em conta que se trata de um PC funcional, entendemos que a documentação do “fotográfico” só se distingue pelo seu suporte específico e pela sua tipologia. As fotografias, com exceção das coleções de autor (que integram a maioria dos nossos chamados Arquivos fotográficos), estão sempre integradas num processo específico e não devem ser classificadas de forma isolada. 2.6 Onde está prevista a “política interna”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A definição da política interna está prevista em “150 - Planeamento e Gestão Estratégica” / ”150.10 - Definição e avaliação de políticas”. Vide, ainda, resposta ao contributo 2.15. 2.7 A subfunção “Diálogo socio-laboral”, em 250.30, não deveria prever o “apoio social”?

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os “processos de apoio social” estão associados à função “650 – Prestação de Serviços de Proteção e Inclusão Social”. 2.8 Em “850.10 - Execução de programas e ações de apoio” não é claro que o apoio é externo e interno. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Não existe diferenciação entre apoio externo e interno. No atual modelo conceptual pretende-se representar funções, independentemente, dos seus beneficiários ou destinatários, pelo que as funções e subfunções representam “o que se faz” na Administração Pública e não “para que se faz” ou “para quem se faz”. Deste modo, é de considerar nesta subfunção tanto o apoio/incentivo ao desenvolvimento prestado internamente pela instituição como o apoio dirigido a entidades externas. 2.9 Onde estão previstas as funções “Tempos Livres, Desporto e Promoção e Desenvolvimento”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PC para a AL é funcional e, consequentemente, não foi elaborado de acordo com uma abordagem temática nem por áreas de intervenção. Interessa, sobretudo, ter a perceção do que a AL faz nesta competência lata. A questão colocada é algo abrangente e pode reportar-se a vários PN já identificados no PC. Veja-se, a título de exemplo, o PN “900.10.01 - Organização de ações de sensibilização e divulgação”, o PN “580.10.02 - Atribuição de apoio financeiro e não financeiro pontual” ou o PN “850.10.04 - Atribuição de bolsa de mérito e de excelência classificado”. 2.10 A descrição de 450.10 deveria informar se a cobrança de receita está ou não incluída nos processos de negócio. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A descrição de todos os PN existentes no PC (e não apenas os da função 450) vai ser revista de modo a tornar claro que a operação relativa ao pagamento de todas as taxas devidas é assegurada na função “350 - Gestão Financeira”. Apesar disso, o

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comprovativo de pagamento pode coexistir com uma etapa dos PN onde seja necessário proceder a um pagamento para se alcançar o requerido, como sucede em “450.10 - Licenciamento, certificações e outras autorizações”. Assim, tratando-se de PN autónomos, estes podem estabelecer relações, cruzando-se em determinadas atividades comuns. 2.11 A subfunção “700.10 - Gestão de utentes” transmite a ideia de gestão de centros de saúde. Qual o seu enquadramento com as autarquias? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A subfunção “700.10 - Gestão de Utentes” é uma função transversal às autarquias, na medida em que estas também têm os seus serviços de saúde, não apenas no âmbito da higiene e segurança no trabalho, mas através dos Serviços Sociais, como sucede com o Município de Lisboa. De igual modo, ainda que independentemente da estrutura municipal, alguns municípios têm os seus serviços sociais, constituídos pelos trabalhadores que se fazem sócios dos mesmos, permitindo o acesso à saúde por esta via aos mesmos e a seus familiares, marido ou mulher e descendentes diretos. Neste sentido, os processos apresentados “700.10.01 - Registo de utentes de serviços clínicos” e “700.10.02 - Marcação de atos clínicos” são processos relativos aos serviços específicos de cada “clínica”, no que se refere à AL, mas inerentes a qualquer clínica ou centro de saúde, uma vez que a identificação e registo de utentes do serviço nacional de saúde estão previstos na função 400. 2.12 Inclusão da área funcional “gestão e manutenção de estabelecimentos de ensino da rede pública”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A gestão é um conceito muito lato e que envolve vários fatores, desde o planeamento definição de regras, afetação de recursos … fatores que deverão ser considerados em funções distintas. A manutenção dos estabelecimentos públicos de ensino está prevista no PN “300.40.04 – Manutenção de instalações e equipamentos municipais”. 2.13 Inclusão da área funcional “obras na via pública por iniciativa municipal”.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: As obras de iniciativa municipal deverão ser consideradas na função “300 - Gestão de Direitos, Bens e Serviços”. Verifica-se, no entanto, que os processos desta função ainda não estão totalmente identificados, pelo que o contributo, irá ser considerado aquando da revisão dos PN daquela função. 2.14 Inclusão da área funcional para “assegurar a articulação com a rede de bibliotecas escolares” e para “coordenar e assegurar o protocolo interno da autarquia”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT não tem o entendimento de que os exemplos acima identificados sejam áreas funcionais, fazendo mais sentido numa abordagem temática. Será necessário perceber quais as ações que concretamente se desenvolvem nesse âmbito, de modo a assegurar o conveniente enquadramento funcional dos respetivos PN. 2.15 a) Alargar a função “200 - Execução da Política Externa” para dimensão nacional. Ex: Assegurar as relações institucionais e intermunicipais no território nacional e no plano internacional. b) Onde são classificados os acordos entre os municípios e as entidades públicas ou privadas a nível local ou nacional? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O entendimento que se faz do conceito de "Relações Externas" é uma questão que tem sido amplamente debatida no seio do GT. Com efeito, trata-se de uma matéria sobre a qual se vai emitir um parecer a submeter à Comissão Executiva do PAEIS, com o objetivo da função “200 - Execução da Política Externa” passar a considerar todos os tipos de relações estabelecidas entre os municípios e as demais entidades municipais, regionais, nacionais e internacionais públicas. Como é sabido, esta definição diz respeito à própria estrutura da MEF, com consequências para a forma como o GT acaba por enquadrar os PN identificados no PC. Caso a proposta de alteração não seja aceite, os “acordos entre os municípios e as entidades públicas ou privadas a nível local ou nacional” serão previstos, previsivelmente, em “150.10 - Definição e avaliação de políticas”.

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2.16 Inclusão das “funções militares”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: De acordo com a MEF, não há propriamente “funções militares”, mas está prevista a função “500 - Execução de Operações de Segurança, Proteção ou Defesa” onde pode ser considerada a previsão de PN desta área temática. 2.17 O PC é o desenvolvimento da MEF, através da criação de um 3.º nível que corresponde aos processos da Administração Local. 1.º nível | Estado| Função 2.º nivel | Estado| Subfunção 3.º nível | Administração Local | Processo de negócio Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PC desenvolveu-se a partir de um instrumento já existente, a MEF, a qual pretende representar as funções da ACE. No trabalho até à data desenvolvido, verificou-se que a AL se revê, globalmente, nas funções identificadas na MEF, tendo o GT procedido ao conveniente enquadramento funcional dos PN da sua competência. Neste amplo entendimento, os 1.º e 2.º níveis correspondem à representação de funções e subfunções da Administração Pública, enquanto o 3.º nível diz respeito aos PN. Naturalmente, o GT está a desenvolver um PC que se centra na identificação de PN da AL, mas nada obsta a que, a prazo, sejam previstos PN de parte ou mesmo de toda a Administração Pública.

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3. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 3.1 Previsão do licenciamento de “touradas à corda”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Incorporação do novo processo na subfunção “450.10 - Licenciamentos, certificações e outras autorizações” com a designação “Licenciamento de espetáculos e divertimentos nas vias e lugares públicos”, onde se enquadrariam as “touradas à corda”. Este licenciamento está previsto nos artigos 29.º a 34.º do Decreto-Lei n.º 310/2002, de 18 de dezembro. No caso específico dos Açores, está previsto no Decreto Legislativo Regional 13/2012/A, de 28 de março. As touradas à corda são uma realidade específica dos Açores, mas em Portugal Continental existem as largadas de touros, ambos são espetáculos e/ou divertimentos que ocorrem nas vias e em lugares públicos. Pelo exposto, consideramos que devem ser consideradas no mesmo PN. A expressão “touradas à corda”, dada a sua especificidade, deverá estar prevista nos termos de índice para apoiar à classificação. Na sequência deste contributo, pensamos vir a incorporar no PC, concretamente na subfunção 450.10, um PN que se adeque não só à realidade das touradas à corda (específica dos Açores / Praia da Vitória), mas também a outras situações similares. A designação do processo poderá ser “Licenciamento de espetáculos e divertimentos nas vias e lugares públicos”. 3.2 Classificação do negócio “abastecimento de água”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O negócio “abastecimento de água” está, entre outros, previsto nos seguintes PN: Contratos de abastecimento de água em “300.10.02 - Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços”; Suspensão de fornecimento de água em “300.10.02 - Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços”; Cessação de contrato de fornecimento de água em “300.10.02 - Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços”; Transmissões de contratos em “300.10.02 - Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços”;

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Colocação de contadores em “300.50.02 - Cedência de utilização de bens móveis e direitos”; Retiradas de contadores em “300.50.02 - Cedência de utilização de bens móveis e direitos”; A receção de leituras de contadores constitui uma etapa do PN “350.20.02 - Liquidação de receita sobre produtos e serviços”, devendo aquela designação passar a constar dos termos do Índice para melhor recuperação do assunto. 3.3 Classificação das “fichas técnicas de habitação”? Em 450.10.01? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A “Ficha Técnica de Habitação” (FTH) não foi enquadrada no PC para a AL (versão 0.1). Apesar de ter sido objeto de discussão, mesmo antes da divulgação do referido documento, na verdade, o GT não decidiu sobre o seu enquadramento, pois entendeu que a FTH não é uma consequência do processo de “Licenciamento ou autorização para edificação”. A FTH é entregue a título de depósito na Câmara Municipal, numa fase posterior à decisão sobre o licenciamento (Decreto-Lei 68/2004, de 25 de Março); embora seja prática comum associar diretamente a FTH ao processo de licenciamento. Foi, precisamente, por causa destas e de outras questões conexas que o GT sentiu alguma dificuldade em enquadrar a FTH na estrutura da MEF. Assim, a questão foi objeto de discussão no seio do GT e depois de discutidas várias hipóteses, concluímos que a FTH enquadra-se no âmbito da função “400 - Identificação e Registo”, com o título de “Identificação e caracterização técnica de imóveis de habitação”. Oportunamente, será desenvolvida uma proposta de descrição deste processo. 3.4 Alteração do título do processo “Elaboração de atos legislativos” para “pareceres para a…” Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: PN “100.10.01 - Elaboração de atos legislativos”. Um dos principais objetivos da MEF/AUTARQUIAS é garantir a interoperabilidade semântica na gestão de documentos/informação de arquivo entre os diferentes organismos da AL e entre esta e a ACE, numa abordagem baseada em princípios transversais e suprainstitucionais. Desta forma, entendeu-se que a representação das funções e PN da Administração

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deve ser formulada em termos suficientemente abrangentes, de forma a garantir que todos os intervenientes numa determinada transação se revejam na classificação. Para tal objetivo, é fundamental o reconhecimento da transversalidade e/ou complementaridade do processo entre a AL e a ACE, independentemente da qualidade de dono e/ou participante do PN em que as nossas organizações se posicionam, aspeto esse que é remetido para o campo da descrição. Todas estas questões são fundamentais, e estão na base dos pressupostos básicos da MEF, assim como na introdução ao PC para a AL, versão 0.1 (páginas 5 a 11). Em suma, a entrada visa a descrição do PN no seu todo, potenciando a interoperabilidade e sendo transversal à Administração Pública, independentemente da sua escala. A descrição está mais relacionada com o papel que cabe à AL no PN, pois se os municípios não têm competências legislativas, participam, por vezes, no processo legislativo. Por outro lado, a filosofia do novo PC visa “fugir” às tradicionais coleções de documentos, organizadas tipologicamente, como a que é sugerida: “pareceres” para a elaboração de atos legislativos. 3.5 O processo “Reunião de órgãos…” não prevê os atos de nomeação (cabem em 100.10.03). Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os atos de nomeação dos elementos estão considerados no PN “100.10.03 - Elaboração de regras de funcionamento interno”. No entanto, na sequência de discussões para estabilização dos PN, bem como das alterações da Macroestrutura Funcional (da responsabilidade da Comissão Executiva do PAEIS), é possível que os atos de nomeação venham a ser considerados na Função 250 Gestão de Relações Laborais. 3.6 Ausência do termo de índice “convocatória”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Ainda que, nesta fase, sejam visíveis alguns termos de índice que apontam para tipologias documentais, tal não é a opção do GT. Todavia, incluir-se-á o termo “convocatória” como ação, acolhendo a vossa sugestão. Recorde-se que os termos para índice encontram-se em construção sendo, essencialmente, um auxiliar de consulta e utilização do PC.

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3.7 Previsão do processo “celebração de acordos e protocolos de cooperação institucional” em 150.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sugestão efetuada ainda não está contemplada no PC, apesar de já prevista na subfunção “150.10 - Definição e avaliação de políticas”. Trata-se de uma reflexão ainda em curso no seio do grupo, em articulação com possíveis alterações na abrangência da função “200 - Execução da Política Externa”. Sobre esta última matéria, vide, ainda, resposta ao contributo 2.15. 3.8 Previsão do processo “registos de acidentes de trabalho” em 250.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PN proposto “250.10.16 - Registo de acidentes de trabalho” deverá ser considerado em “300.10.02 - Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços”, na medida em que, quando é efetuada a participação é no contexto da aquisição do respetivo serviço oferecido por uma seguradora, terminando o PN com o termo da prestação do serviço. No entanto, a discussão continua em aberto, nomeadamente quanto à participação de acidentes de trabalho que não necessitem do acionamento de seguro. Na sequência desta discussão teremos em atenção a sugestão proposta. 3.9 Previsão do processo “protocolos de cooperação”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT admite a criação de um PN “Celebração de acordos e protocolos de cooperação institucional”, previsto em “150.10 - Definição e avaliação de políticas”. Esta matéria encontra-se, porém, em discussão. 3.10 Inclusão do Auto de Posse Administrativa no processo “demolição de bens imóveis” em 300.10.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O auto de posse administrativa pode ser um procedimento relacionado com a demolição de bens imóveis, mas apenas em caso de litígio. Com efeito, pode-se estar perante processos relacionados mas, todavia, autónomos. 3.11 O processo “cobrança de receitas e pagamentos de despesas” em 350.30 deve dar origem a dois processos. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PN “350.30.01 - Cobrança de receitas e pagamento de despesas” não poderá dar origem a dois processos distintos, um de cobrança de receitas, outro de pagamento de despesas, uma vez que tal impediria a interoperabilidade tão desejada. Pois “se uma entidade paga… outra recebe”. Tratando-se do mesmo PN, vamos encontrá-lo em instituições distintas com o mesmo código de classificação. 3.12 Inclusão de “fiscalização do Tribunal de Contas” na descrição do processo de “Aquisição de serviços de empreitadas de obras públicas” em 300.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT entende que a ação de fiscalização do Tribunal de Contas constitui PN autónomo, independentemente de ser desenvolvida no âmbito de um PN de aquisição de bens ou serviços, tratando-se assim de processo cruzados. Sendo uma ação de fiscalização, os PN identificados serão considerados na Função 500 – Supervisão, Controlo e Responsabilização. 3.13 Previsão do processo “registo de feirantes e vendedores” em 400.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Registos de feirantes e vendedores ambulantes (repositório de dados do registo de...): o PN é considerado em “450.10.08 - Autorização de venda ambulante”. O registo, aqui referido, é entendido na lei enquanto autorização para o exercício de atividade.

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3.14 Previsão do processo “registo de coletividades e associações” em 400.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O registo de coletividades e associações (repositório de dados do registo do movimento associativo) integra o Registo Nacional de Pessoas Coletivas, PN ainda não contemplado no PC. O GT tem em consideração a sugestão apresentada, no que diz respeito ao registo local de coletividades e associações, mantendo em aberto a sua resolução e eventual integração no PC. 3.15 Previsão do processo “relatórios de segurança e higiene no trabalho” em 700.20. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Não é desejável a previsão do PN “relatórios de segurança e higiene no trabalho” em 700.20, pois remete para a tipologia de documento “relatório” e, consequentemente, para as tão indesejadas coleções que “espartilham” os processos. O GT tem em estudo a sua integração num PN da subfunção “150.20 - Planeamento, avaliação e melhoria de serviços”. 3.16 Previsão do processo “comunicação dos resultados eleitorais e instalação dos órgãos eleitos” em 950.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Quanto à proposta do novo processo na subfunção “950.10 - Administração eleitoral”, entendemos que a entrada proposta “comunicação dos resultados eleitorais” é parte do processo “950.10.01 - Organização de processos eleitorais”, sendo outra parte, “instalação dos órgãos eleitos” relativa aos PN “150.10.01, 150.10.02 ou 150.10.03 Reunião de órgãos…”, não se verificando a necessidade da sua separação daquele processo, e ficando para posterior análise uma possível alteração do descritivo, aproveitando os vossos contributos. 3.17 Os termos de índice aproximam-se mais da “expressão documental” do que o processo de negócio.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT tem manifestado publicamente que ainda não estabeleceu critérios para a definição de termos para índice, admitindo-se a sua construção revestida de algum empirismo. É neste contexto, que se encontram termos mais próximos da “expressão documental” ou de uma linguagem arquivística “tradicional”, como sucede com as referências a “ata em minuta”, “moção”, ”ordem de trabalhos”, “proposta”, “voto de louvor” ou “voto de pesar” que podem remeter para as coleções, às quais os profissionais da informação estão muito familiarizados por força de uma praxis instituída. Porém, numa abordagem funcional, à qual pressupõe a constituição de PN, estas tipologias não se traduzem nas tradicionais séries documentais sendo antes, partes integrantes de um dado PN. Recorde-se, ainda, que os termos para índice estão a ser criados como elementos de apoio à classificação e que não constituem um 4.º nível de classificação. 3.18 Inclusão de “gestão de serviços de suporte tecnológico e comunicações” e dos “serviços de redes e comunicações (atividades de suporte a redes e telecomunicações)”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Estão previstos em “300.40.06 - Ligação de redes e sistemas de informação”. 3.19 Inclusão dos “serviços de tecnologia de informação: atividades de suporte; desenvolvimento de aplicações; e atividades de manutenção)”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: As atividades de suporte estão previstas em “300.50.06 - Processamento de requisição e empréstimo de bens, equipamentos e serviços”; O desenvolvimento de aplicações está considerado em “800.10.02 - Desenvolvimento de sistemas tecnológicos de informação”; A aquisição de sistemas de informação deve ser classificada em 300.10; As atividades de manutenção encontram-se em “300.40.14 - Monitorização de sistemas e tecnologias de informação” e em “300.40.07- Implementação de planos de conservação preventiva”.

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3.20 Inclusão dos termos de índice “ocupação temporária de via pública com filmagens, espetáculos de rua e arraias” em 450.10.14. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sugestão foi registada e os termos para índice serão analisados tendo em consideração a sua inclusão. Neste contexto, o termo “filmagens”, é uma atividade a incluir em “450.10.14 - Licenciamento ou comunicação de ocupação de espaço público”, enquanto os termos “espetáculos de rua” e “arraiais”, por serem atividades que ocorrem no âmbito do desenvolvimento de espetáculos e da diversão, deverão ser incluídos no PN “Licenciamento de espetáculos e divertimentos nas vias e lugares públicos”, a integrar no PC na subfunção “450.10 - Licenciamentos, certificações e outras autorizações”. 3.21 A “Celebração de acordos e protocolos de cooperação internacionais” compreende apenas a formalização? Onde está previsto o seu acompanhamento? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O acompanhamento está previsto em “200.30 - Projetos de execução de política externa”. No entanto, a representação da função 200 e as suas subfunções poderão, ainda, ser alvo de alterações, estando o grupo a elaborar uma proposta de alteração à Comissão Executiva do PAEIS. 3.22 O PC deveria prever toda a documentação que existe num arquivo e não apenas do arquivo corrente. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT prevê a aplicação do PC aquando da sua implementação nas organizações em “arquivo corrente”, isto é, no momento da produção. 3.23 Onde estão previstas as ações de mudança, reposicionamento e conservação de dispositivo, suspensão da licença, alteração de titularidade, de dados ou da infraestrutura no âmbito da ocupação do espaço público?

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Por ora, o entendimento do GT é que as alterações à licença (suspensão, alteração de titularidade, alteração ao teor da licença), deverão ser considerados no respetivo processo de licenciamento, uma vez que se trata do mesmo PN. Estaremos neste caso dentro do mesmo PN, embora tratando-se de processos documentais distintos. 3.24 O tratamento documental do “arquivo definitivo/histórico” cabe em 300.30.05? Toda a documentação ficará junta, perdendo-se a perceção do conjunto documental. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O processo “300.30.05 - Registo de documentos de arquivo”, é um PN que prevê a produção de metainformação associada aos documentos aquando do seu registo, permitindo definir o contexto de produção, a estrutura, o acesso, a utilização ao longo do tempo e fornecendo indicações sobre o seu conteúdo. Vide, ainda, a resposta ao contributo 3.23. 3.25 Onde estão previstos os “documentos indevidamente endereçados” que são registados mas que não são da competência da autarquia? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT propõe a sua classificação em “900.20.05 - Processamento de pedidos de informação”, bem como o ofício remetido pelo município informando que a solicitação foi encaminhada para a entidade competente sobre a matéria a que aquela diz respeito. 3.26 Onde estão previstos os “pedidos de informação”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT propõe a sua classificação em “900.20.05 - Processamento de pedidos de informação”.

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3.27 Onde estão previstos os “pedidos de divulgação de entidades externas” (editais do serviço militar; de entidades públicas ou privadas)? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Relativamente aos editais de serviço militar o GT concorda que constituem um processo que não está ainda previsto no PC. Relativamente aos pedidos de divulgação de eventos culturais, entende-se que não devem ser objeto de registo, todavia, estando obrigado a fazê-lo, poderá considerar o processo “900.10.01 - Organização de ações de sensibilização e divulgação”. 3.28 Onde estão previstos os avisos de reuniões, comícios, manifestações ou desfiles que competem aos municípios devido à extinção dos Governos Civis? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT propõe a sua classificação em “950.20.03 - Processamento de avisos de exercício do direito de reunião em locais públicos”. 3.29 Onde estão previstos os atos notariais executados pelos notários privados existentes nas autarquias? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Em alguns municípios já não existem notariados privativos. Relativamente à celebração de escrituras, considere o processo “450.30.03 - Celebração de escrituras classificado”. No que diz respeito aos contratos, estes devem ser considerados no âmbito dos processos aos quais dizem respeito. 3.30 Onde estão previstos o registo de publicidade, as apresentações e as propostas espontâneas de fornecedores? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT entende que os documentos acima identificados não devem ser registados no sistema de gestão da informação.

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3.31 Onde está prevista a “conceção de planos de conservação preventiva”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A proposta levou o GT a considerar a hipótese de criação de um novo PN no âmbito da subfunção “150.20 - Planeamento, avaliação e melhoria de serviços”, que contemple a "conceção de planos de conservação preventiva", ainda que, para este caso, não esteja definida uma solução definitiva. 3.32 Sobreposição do conteúdo descritivo dos processos “Implementação de planos de conservação preventiva” em 300.40.06 e “Monitorização de sistemas e tecnologias de informação” em 300.40.12. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sobreposição de algum conteúdo descritivo dos processos “300.40.06 - Implementação de planos de conservação preventiva” e “300.40.12 - Monitorização de sistemas e tecnologias de informação”, irá merecer renovada reflexão por parte do grupo. 3.33 Sendo a indexação a solução mais adequada é necessário melhorar o índice e construir um tesauro funcional. Está prevista a elaboração de um tesauro? É Imperioso a criação de thesaurus. Participação no projeto de uma equipa dedicada à elaboração do tesauro para a “sistematização dos termos de índice”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os termos para índice são entendidos enquanto elementos de apoio à utilização do PC e vão merecer maior atenção por parte do GT na 2.ª fase do projeto. Apesar do GT entender a pertinência e defender a construção e sistematização de um tesauro para a AL podendo, inclusivamente, dar origem a outra iniciativa por parte de outras entidades, os objetivos do projeto em curso não contemplam a sua elaboração. 3.34 a) Existem processos descritos de forma exaustiva o que facilita a identificação dos processos e respetiva avaliação.

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b) Existem processos descritos de forma ampla que podem ser decompostos noutros processos de negócio. c) Verifica-se heterogeneidade na identificação de processos de negócio: em 450.10 identificados com muita exaustividade por oposição à “Aquisição/alienação de bens imóveis” em 300.10.03 que permite integrar atividades com resultados opostos. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT que tem como próxima tarefa rever a granularidade e a descrição de todos os processos identificados na versão 0.1, exercício através do qual o GT acredita poder colmatar a falta de harmonia identificada. 3.35 Previsão do processo “recolha e processamento de informação geográfica” em 800.20. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Quanto ao enquadramento do processo de “recolha e processamento de informação geográfica”, verifica-se que os "Levantamentos topográficos (Elaboração de estudos)" encontram-se como termo de índice do processo “150.30.02 - Elaboração de estudos”. Trata-se de uma questão que o GT terá em consideração, já que, como foi identificado, este processo consta na descrição da subfunção 800.20. 3.36 Previsão de “processos de criação e processos de extinção de autarquias” em 150.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT terá em consideração a proposta apresentada, estando em discussão a designação e a definição do PN. Com efeito, o contributo apresentado poderá ser decomposto em “criação de entidades” e “extinção de entidades” autárquicas. 3.37 Quando as autarquias não são donas mas apenas participantes nalgumas fases do processo deve ser referido de forma clara na descrição (400.10.01; 400.20.03; 450.20.02; 600.20; 600.30; 600.40; 700).

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT já tinha identificado essa lacuna ao nível dos PN em que os municípios são participantes, solucionando-a com a aplicação das seguintes regras, observáveis na versão 0.2: 1/. A atribuição do título deve representar o PN na sua transversalidade; 2/. A descrição do PN deve prever a identificação do conjunto de atividades sequenciais que compete aos municípios, respeitando a estrutura previamente estipulada, através da qual é identificado o seu início, término e o que inclui; 3/. Sempre que for possível a recolha de elementos fidedignos sobre as etapas de um dado PN, desenvolvidas por outros intervenientes, estas devem ser indicadas e, posteriormente alteradas/validadas pelas entidades competentes para que estas se identifiquem, garantindo-se, desta forma, a interoperabilidade semântica entre instituições da Administração Pública, preconizada pelo projeto; 4/. Após a caraterização do PN, através da qual se responde ao “O que é?”, a descrição deve iniciar-se pela seguinte expressão: “O processo contém um conjunto de etapas, sendo a autarquia responsável por...”. É sugerida a inclusão, a título de exemplo nas funções 600 e 700, da natureza da relação da entidade Município com o PN, se como dono ou participante. Aspeto que se encontra a ser normalizado em todo o PC. 3.38 Inclusão do termo de índice “manuais de procedimentos” em 150.20.10. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sugestão foi registada e o termo para índice será analisado tendo em consideração a sua inclusão. 3.39 Inclusão do termo de índice “processos individuais” em 250.10.15. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O conteúdo documental dos tradicionalmente denominados “processos individuais” traduz-se em vários PN (autónomos) associados às subfunções 250.10 e 250.20. Deste modo, a série documental “processos individuais” não tem correspondência com o conceito de “processo de negócio”, pelo que será forçado, se não mesmo incorreto, fazer qualquer tipo de equivalência nesse sentido.

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3.40 Inclusão do termo de índice “empreitada de obras públicas na rede viária” em 300.10.04. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A proposta de inclusão do termo "empreitada de obras públicas na rede viária" para índice relativo ao processo “300.10.04 - Aquisição de serviços de empreitada de obras públicas”, irá merecer a atenção do GT aquando da normalização do índice embora, numa primeira análise, a inclusão do termo acima identificado obrigar-nos-ia a particulizar todos os possíveis objetos de uma empreitada, o que poderá ser inviável. 3.41 Inclusão dos termos para índice “trabalho extraordinário e relações de descontos” em 350.10.01. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Quanto à inclusão dos termos para índice “trabalho extraordinário” e “relações de descontos”, sendo o primeiro indiscutível, encontra-se em discussão o segundo, pelo facto de apontar para a tipologia documental, e esta só poderá estar presente quando a sua utilização for inequívoca. 3.42 Inclusão na descrição de 450.10.04 “…que exclui o licenciamento de ocupação da via pública” previsto em 450.10.14. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sugestão foi registada e a descrição do processo será revista de modo a que essa exclusão seja imediatamente percetível. 3.43 A descrição de 350.20.02 devia ser mais específica por representar um processo de negócio complexo e que pode originar várias séries documentais. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O grupo tem como próxima tarefa a revisão da granularidade de alguns PN, a conduzir aquando da articulação da avaliação com a classificação.

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3.44 A descrição e o índice de 350.20.02 parecem descrever realidades diferentes porque a “liquidação” implica fluxo financeiro, enquanto o índice remete para regulamentos. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A descrição do PN “350.20.02 - Liquidação de receita sobre produtos e serviços”, assim como as descrições da função “350 - Gestão Financeira” encontram-se em revisão. Todavia, é admissível a redefinição de PN. No que diz respeito aos termos para índice “tabela de taxas” e “tabela de preços” que apontam para regulamentos, os mesmos foram retirados do índice logo após a publicação da versão 0.1, incluídos por lapso. 3.45 Inclusão na descrição de 450.10.24 que a autarquia não é agente de certificação, mas pode ser certificada em produtos e serviços. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sugestão foi registada e será analisada tendo em consideração a sua inclusão na descrição. 3.46 Inclusão na descrição de 750.10.01 que a gestão da realização de estágios está prevista em 750.20.03. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sugestão foi registada e será analisada tendo em consideração a eventual criação de uma nota de inclusão ou de exclusão, consoante o PN. 3.47 Inclusão de mais elementos na descrição e de termos de índice em 800.10.01 para explicitar melhor o processo de negócio que poderá resultar de atividades nos arquivos, museus, bibliotecas e outras instituições culturais ou científicas municipais. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Relativamente ao PN “800.10.01 - Projeto de investigação científica”, o GT tomou esta opção no sentido de tornar este processo abrangente. Voltar-se-á, no entanto, a

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refletir sobre esta questão no momento da revisão dos processos, tanto no que diz respeito à sua granularidade, como às respetivas descrições. 3.48 Previsão dos processos de “licenciamento de carreiras e viaturas” e de “licenciamento de paragens de autocarros”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A sugestão foi registada e será analisada tendo em consideração a sua inclusão no PC em “450.10 - Licenciamentos, certificações e outras autorizações”, pois trata-se de atribuições dos municípios. No caso das carreiras urbanas, os municípios são donos do processo e no caso das interurbanas são intervenientes, sendo o dono o IMTT. 3.49 Previsão de “processo de gestão de sinistros/seguros (acidentes rodoviários com terceiros)”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os "processos de gestão de sinistros (Acidentes rodoviários com terceiros)" enquadram-se no PN “300.10.02 - Aquisição/alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços”. Este processo terá como duração o tempo de vigência do contrato e, desta forma, o acionamento do mesmo em caso de sinistro. O GT irá propor que este tipo de aquisição de serviços seja acrescido como termo para índice. Em todo o caso, na revisão em curso dos PN previstos na atual versão 0.1 do PC, poder-se-á proceder à autonomização em dois processos distintos, da contratação de seguros e da gestão de sinistros. 3.50 Previsão de “processos de serviços ocasionais de aluguer de autocarros a privados”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os "processos de serviços de alugueres ocasionais de autocarros a privados" deverão ser classificados no PN “300.50.02 - Cedência de utilização de bens móveis e direitos”, já que o aluguer constitui uma forma de cedência.

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3.51 Previsão do processo de “fiscalização de passageiros (revisores)” que, em caso de autuação, a multa é enviada para o IMTT. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: No seguimento da análise do contributo, o GT verificou a omissão em “500.10 Inspeção, auditoria, fiscalização e monitorização de conformidade à norma”, do “processo de fiscalização de passageiros dos transportes urbanos”. Efetivamente, de acordo com a legislação consultada (Lei 28/2006), nos casos em que os transportes urbanos não estão concessionados, a fiscalização de passageiros é uma competência municipal. Assim, o GT irá estudar o processo de modo a poder incluí-lo numa próxima versão do PC. 3.52 Previsão do processo de “estacionamento e circulação de solípedes e comboio turístico”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: No seguimento da análise do contributo, o GT verificou a omissão dos processos “Licenciamento de condução de carruagens puxadas por solípedes” e “Licenciamento de exploração de carruagens puxadas por solípedes”. Para melhor compreensão do âmbito das licenças supramencionadas, foi consultado o Regulamento da Autarquia de Tavira: http://www.cm-tavira.pt/site/sites/default/files/cmt/regulamentos/reg_post_mun_sob_con_exp_car_pux_soli.pdf Verificou-se, ainda, que outras autarquias como Faro, Castro Marim e Ponta Delgada, dispõem do mesmo tipo de transporte turístico, o que impõe que estes processos sejam previstos numa próxima versão do PC. 3.53 Previsão de processos relacionados com as energias renováveis: envio de editais às Juntas de Freguesia sobre abertura de faixa das linhas aéreas de parques eólicos; pareceres sobre parques eólicos; relatório e estudos sobre conformidade ambiental do projeto de execução.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT está a fazer consultas no sentido de poder definir e enquadrar, convenientemente, os processos relacionados com as energias renováveis sendo que, por enquanto, ainda não tem uma proposta para apresentar. 3.54 Onde classificar o registo de utilizadores/utentes (bibliotecas, museus, piscinas, arquivos, etc)? Em 400? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A matéria que a questão envolve encontra-se em fase de análise pelo GT. No entanto, não se prevê que o registo desses utilizadores/utentes, venha a ser considerado na função “400 – Identificação e Registo, uma vez que ela está vocacionada para a prestação de serviços de registo e não para os registos operacionais de cada função. 3.55 Onde estão previstos os processos relacionados com o “banco de ajudas técnicas” e o “transporte de doentes” que não parecem ser enquadráveis em 700.10.01 ou 02. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT está a proceder à análise das matérias acima expostas. 3.56 Onde estão previstos os assuntos “cemitério, saneamento, recenseamento da população, funções militares, velocípedes, armas de fogo, brasões e heráldica, biblioteconomia”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PC conforme à MEF não reflete “assuntos”, mas antes PN que se decompõem em atividades. Assim, no caso dos “cemitérios”, se for uma concessão de um espaço, será em “300.20 - Concessão”; se for um “serviço de inumação” ou um “serviço de limpeza pública” será na nova função a propor “Prestação de Serviços de Higiene e Salubridade Públicas”. O “recenseamento” da população” ou censos é em “150.30 - Produção de informações estratégicas”; as “funções militares”, caso se trate de “operações militares” será em “550.30 - Missões de defesa e apoio à paz”, mas se for “distinções honoríficas de militares” será em “950.30 - Atribuição de distinções

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honoríficas”. No caso dos “velocípedes” poderá ser “450.10 - Licenciamentos, certificações e outras autorizações”; “armas de fogo”, em “400 - Identificação e Registo”. Quanto aos “brasões e heráldica, biblioteconomia”, não foi possível ao GT identificar o contexto de produção e os agentes envolvidos. Todavia, a questão será discutida no decurso do desenvolvimento do projeto. 3.57 Como sucede com a MEF, disponibilização de índice com todas as entradas do PC por ordem alfabética para facilitar a sua utilização, cumprindo as regras de indexação e apresentação de termos descritores. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A versão 0.1 do PC apresenta os termos de índice para cada um dos PN identificados e descritos. Como instrumento de trabalho interno, o GT dispõe de uma lista de termos, organizada alfabeticamente e com remissivas aos respetivos PN. Considerando que o PC está em construção, tal lista não foi ainda divulgada, admitindo-se a sua inclusão aquando da divulgação da próxima versão do PC, já com a incorporação dos contributos validados. 3.58 O entendimento de alguns processos apenas é possível com recurso ao índice. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O índice deve entendido como um auxiliar para uma boa aplicação do PC. Todavia, o GT tem por objetivo assegurar o entendimento dos PN através da sua descrição. Naturalmente, sempre que este cenário não se verifique, o GT terá que proceder às alterações convenientes na descrição para que o entendimento de um dado PN seja claro. 3.59 Onde está previsto o processo de “constituição de Comissões Arbitrais Municipais” previstas no art.º. 49 do RAU, Lei n.º 6/2006 e a mediação de litígios? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A constituição das Comissões Arbitrais de Litígio está prevista no PN “100.10.03 – Elaboração de regras de funcionamento interno”.

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A atuação das Comissões Arbitrais Municipais está prevista no PN “600.20.01 – Composição arbitral de litígio”. 3.60 Onde estão previstos os processos de “ordenamento cinegético” (DL n.º 202/2004), o plano de ordenamento e exploração cinegética, os planos de gestão, os planos anuais de exploração submetidos à aprovação da DGRF, as candidaturas à zona de caça por parte dos caçadores e a emissão de autorização especial de caça? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O ordenamento cinegético, bem como todo o planeamento relacionado, deverá ser considerado na função “150 - Planeamento e Gestão Estratégica”. O GT irá rever os PN contemplados na função 150, tanto no que respeita à sua abrangência, como à sua granularidade, de modo a contemplar todas as ocorrências no domínio autárquico. 3.61 Onde estão previstos os processos de candidatura à zona de caça por parte dos caçadores e a emissão de autorização especial de caça? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Na atual versão do PC está previsto o processo “450.10.03 - Emissão de carta de caçador”. O GT vai proceder ao estudo da legislação relacionada para perceber as particularidades da “autorização especial de caça” e prevê-lo enquanto PN, caso constitua um processo autónomo. Quanto à candidatura a zonas de caça, de acordo com uma primeira abordagem, parece tratar-se de um PN que não está previsto na atual versão do PC, pelo que o GT dedicar-se-á ao seu estudo no sentido de identificar as suas etapas e os seus intervenientes. 3.62 Onde está previsto o processo de “atribuição de número de polícia”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Ainda que o GT tenha discutido o PN relativo à atribuição de números de polícia, não o considerou na atual versão do PC. No entanto, o GT considera que não se trata do mesmo PN “400.20.01 – Processamento de informação para atribuição de toponímia”,

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embora venha a ser considerado na próxima versão do PC, dentro da função “400 – Identificação e Registo”. 3.63 Onde está previsto o processo associado aos “juízes sociais” (DL n.º 156/78; DL n.º 147/99; Lei n.º 166/99; Lei n.º 31/2003)? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Efetivamente, não há referência aos Juízes Sociais na atual versão do PC. Do estudo conduzido sobre a legislação que enquadra a nomeação dos juízes sociais, o GT concluiu que à Câmara Municipal compete a organização das candidaturas que são, posteriormente, votadas na Assembleia Municipal, sendo a nomeação uma competência do Ministério da Justiça. O GT está a discutir esta matéria de modo a tomar uma decisão quanto ao enquadramento funcional deste PN. 3.64 Onde está previsto o processo para as “candidaturas a programas comunitários”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A candidatura a programas comunitários está prevista no processo “850.10.01 – Atribuição e acompanhamento de apoio financeiro no âmbito de programas”. O GT tem presente que se trata de um processo transversal, onde participam várias entidades. No âmbito da revisão em curso do PC, é admissível que este processo possa sofrer algumas alterações ao nível da descrição ou mesmo da granularidade, de modo a ser mais representativo da realidade. 3.65 Onde estão previstas as “empresas participadas”? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Não sendo clara a questão colocada, o GT entende que os processos de criação e extinção de “empresas participadas” estão previstos na função “150 - Planeamento e Gestão Estratégica”.

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3.66 Onde estão previstas as imensas solicitações que não estão previstas na missão/nas competências? Ex: Pedidos para emprestar equipamentos móveis; pedidos de divulgação; pedidos para ofertas de livros. Não seria de prever um item para solicitações externas? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Algumas das solicitações identificadas estão consideradas na atual versão do PC: “300.50.02 – Cedência de utilização de bens móveis e direitos” aplica-se a pedidos para emprestar equipamentos móveis e a pedidos para oferta de livros; “900.10.01 – Organização de ações de sensibilização e divulgação” aplica-se a pedidos de divulgação; “newsletter, “elaboração de mensagens” e “convite” em 900.20.01. 3.67 Inclusão dos termos de índice “Comissão de Toponímia” e “Conselho Local de Ação Social” em 150.10.03; “carta arqueológica” em 150.10.05; “organismos de cooperação transfronteiriça” em 200.10.01; “interesse arquivístico” em 450.20.02; “prémios de concurso de cartazes” em 850.20.01; “feira mostra de produtos regionais”, “oficina”, “ateliê”, “projeto pedagógico” e “lançamento de livro” em 900.10.01; “dossiê de imprensa” e “reportagem” em 900.20.03. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: As regras para definição de termos para o índice ainda não foram convenientemente acordadas pelo GT. A sugestão foi registada e os termos para índice serão analisados tendo em consideração a sua inclusão, embora em alguns casos com alguma especificação de termos ou recorrendo ao uso de qualificadores. Ex.: ligação de sistemas de videovigilância ou sistemas de videovigilância (ligação). 3.68 Inclusão dos termos de índice “sistemas anti-intrusão” e “sistemas de videovigilância” em 300.40.05. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Aceitamos a inclusão dos termos de índice propostos, embora com uma especificação dos termos relativos ao processo “300.40.05 - Ligação de redes e sistemas de informação”, acrescentando as palavras "ligação de" (Ligação de sistemas anti-intrusão/ Ligação de sistemas de video-vigilância). Aceitamos sem qualquer alteração o termo “Organismos de cooperação transfronteiriça”.

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3.69 O PC permite classificar os documentos recorrendo ao índice disponibilizado e os processos administrativos constituídos pela agregação sucessiva desses documentos? Um processo pode reunir documentos com classificações diferentes? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os termos de índice, que serão ainda objeto de normalização, pretendem ser um auxílio à classificação. Aos documentos que pertencem a um mesmo “processo administrativo”, ser-lhes-ão atribuídos a mesma classificação que corresponde ao código do PN, não havendo lugar a documentos com classificações diferentes dentro do mesmo PN. 3.70 De que forma será feita a gestão do processo quando um processo de negócio tem materializações documentais distintas. Ex: 450.10.01 - Licenciamento ou autorização de edificação que inclui a “Autorização de intervenção em imóvel classificado” e a “Conservação de jazigo”. Ficam ambas com esta classificação? Isso implica que o número de licenças nas Câmaras Municipais seja seguido privilegiando-se o ato em vez do objeto? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: No entendimento do GT a interpretação apresentada é correta. Em qualquer um dos casos expostos, o PN é o mesmo “Licenciamento de edificações”, independentemente, das caraterísticas do edificado. 3.71 Qual o motivo para utilizar um código com 3 dígitos para o primeiro nível, sendo a sua sequência / ordenação a seguinte: …250; 300; 350… 850; 900; 1000? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT é totalmente alheio à definição dos códigos do 1.º e 2.º nível que são da responsabilidade da Comissão Executiva do PAEIS. Qualquer esclarecimento adicional deverá ser solicitado a esta entidade.

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3.72 Sendo a última função “950 Administração da Participação Cívica”, que código será utilizado caso, no futuro, haja a necessidade de criar uma nova função? 1000? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O enquadramento das funções da ACE e da AL na MEF respeita o modelo conceptual assente em quatro domínios: Funções de apoio à governação; Funções de suporte à gestão de recursos; Funções normativa, reguladora e fiscalizadora; Funções produtiva e prestadora de serviços. A inclusão de novas funções terá que se ajustar ao modelo acima exposto. Considerando que as funções apresentam códigos numéricos com intervalos de 50 números, as que surgirem de novo, deverão preencher os números desse intervalo. Assim, o GT propôs à Comissão Executiva do PAEIS a previsão na MEF da função “Prestação de Serviços de Higiene e Salubridade Públicas”, que se enquadra no domínio “Funções produtiva e prestadora de serviços”, atribuindo-lhe o código 710, dando continuidade às funções cujos títulos se iniciem pelo termo “Prestação”. 3.73 Algumas das séries propostas apresentaram-se algo latas. Questiono se não seria preferível desdobrá-las com o propósito de torná-las mais específicas, reproduzindo, de certo modo, o trabalho feito nos serviços administrativos. Ex: “650.10.01 - Atribuição de auxílios económicos” Como sabemos, existem vários géneros de auxílios económicos o que, na prática, leva os serviços administrativos a proceder à sua divisão e referenciação autónoma. Ao invés, as séries pertencentes à subclasse 650.20 “Acesso a serviços e equipamentos sociais”, apresentam-se com uma especificidade maior: “650.20.01 - Apoio domiciliário”; “650.20.05 - Apoio à inserção profissional”. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A granularidade dos PN identificados nesta versão do PC carece em muitos casos de revisão, constituindo esta tarefa uma etapa da 2.ª fase do projeto em curso.

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4. CONTEXTO, DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO 4.1 Aplicabilidade e pedido de acompanhamento na implementação do PC em organismos dos Açores. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT entende que, no domínio técnico, o instrumento em construção é aplicável quer às regiões autónomas, quer aos respetivos municípios. Tendo presente os princípios basilares do projeto em curso, assinaladamente, a interoperabilidade, a abordagem suprainstitucional e a transversalidade, o GT tem tido no decurso das suas reflexões, à semelhança do que sucede com o projeto responsável pela elaboração da MEF, a preocupação em manter a abrangência necessária para que os organismos das regiões autónomas se possam identificar. Naturalmente, verificando-se especificidades próprias dos municípios das regiões autónomas que desencadeiam PN que não se observem nos organismos continentais, estas podem ser partilhadas tendo em vista o seu estudo e enquadramento posterior na estrutura de classificação. Outra questão, porém, é a componente política, designadamente, no que diz respeito à autonomia de que são revestidas as entidades competentes para a definição da política arquivística das Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira, à qual o GT é, totalmente alheio. Neste contexto, a eventual implementação do PC deverá, naturalmente, ser precedida de uma articulação entre estas entidades regionais e a DGLAB. 4.2 Necessidade de reconfiguração do PC vigente suportado pelas Portarias n.º 412/2001 e n.º 1253/2009? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT sugere que até à divulgação de uma próxima versão, na qual serão associados aos PN os elementos de avaliação (prazos de conservação administrativa e destino final), se mantenha a utilização dos PC vigentes nas organizações, legalmente suportados pelas Portarias n.º 412/2001 e n.º 1253/2009, sem proceder a qualquer reconfiguração dos mesmos. Uma vez reunidas as condições organizacionais, é recomendável a implementação do PC que se encontra em fase de construção.

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4.3 Previsão para a publicação do PC em Portaria? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Não existindo uma data precisa para a publicação em Portaria das várias componentes do trabalho em curso (PC, tabela de seleção, termos para índice), o GT aponta para o final do ano de 2013. 4.4 Existência de um plano de implementação que anteceda a aplicação do PC. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A implementação do PC caberá, naturalmente, a cada entidade. Todavia, não é flexível de modo a permitir adaptações por parte de cada entidade exigindo-se, pelo contrário, a alteração de hábitos enraizados relativos à organização da documentação/informação em dissonância com as metodologias e técnicas mais recentes que se apoiam na gestão por processos transversais, intra e interorganizacional. 4.5 Necessidade de atualização das Portarias de avaliação, seleção e eliminação de documentos. Revisão do Regulamento Arquivístico para Autarquias Locais. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Como é explícito na introdução da versão 0.1, constituem objetivos do PC:

● integrar a informação relativa à avaliação, nomeadamente, os prazos de conservação administrativa e o destino final;

● rever o regulamento arquivístico para as AL (Portarias n.º 412/2001 e n.º 1253/2009).

4.6 PC deverá acautelar os inúmeros softwares existentes, com capacidade de evolução, transferência de dados e prevendo a interoperabilidade. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Sendo do maior interesse a adoção de um único software para a gestão documental/da informação, importa sublinhar que a transferência de dados e a

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interoperabilidade não dependem apenas da componente tecnológica, centrando-se muito em aspetos organizacionais e semânticos, aos quais o PC procura responder. Existindo um sistema tecnológico de informação na organização, a implementação do PC para a AL ocorrerá naturalmente, não implicando a substituição deste. 4.7 Desenvolvimento de índice de termos de uso corrente. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O PC para a AL terá um índice de “termos de uso corrente”, razão que justifica a presença de termos para índice associada a cada PN. 4.8 O PC com a tabela de seleção publicado na forma de Portaria vai revogar as atua as Portarias n.º 412/2001 e n.º 1253/2009? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A publicação em Portaria do PC e da tabela de seleção em desenvolvimento vai revogar as Portarias n.º 412/2001 e n.º 1253/2009. 4.9 a) Como proceder com a avaliação, seleção e eliminação da documentação acumulada? b) A utilização, sem que haja uma reformulação da tabela de seleção, vai conduzir a erros, omissões e uma potencial destruição ou acumulação de documentação que poderia ser eliminada. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A adoção da versão final do PC não implica qualquer alteração às metodologias usadas para avaliar, selecionar ou eliminar a documentação acumulada. Na verdade, a documentação acumulada e aquela produzida no contexto do PC em construção são representações de duas realidades diferenciadas. O PC em construção produz efeitos, apenas, para a informação criada após a sua implementação, não havendo lugar à reformulação da tabela de seleção prevista no anexo I da Portaria n.º 1253/2009. Neste contexto, os riscos expostos não se colocam.

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4.10 a) O número de tipologias diminuirá em função dos processos de negócio identificados? b) A operação de avaliação deixa de se centrar na tipologia documental ou na série para se centrar no processo de negócio. c) A utilização da portaria de gestão documental atualmente existente não se compadece com a MEF, pois baseia-se noutras unidades de avaliação. d) Uma parte importante dos processos de negócio não tem qualquer equivalência na atual portaria de gestão documental. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: No âmbito deste projeto, a avaliação não atende a “tipologias documentais”, antes incide sobre os PN, suas etapas e respetivo contexto de produção. Consequentemente, não estando previstos outras unidades arquivísticas no PC em construção, as Portarias em vigor sobre a avaliação, seleção e eliminação de documentos não são compatíveis, pois são representações de distintas abordagens. 4.11 Não havendo tradição de cooperação entre entidades, quer a nível interno, quer entre diversos organismos da administração central e local, como se irá aplicar o PC? Compatibilização dos sistemas de informação dispersos pela instituição através de um único PC? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A proliferação de aplicações informáticas irá, necessariamente, obrigar a uma verdadeira cooperação entre os organismos para permitir a comunicação intra e interorganizacional. A interoperabilidade semântica, a qual o PC procura salvaguardar, é apenas umas das componentes dos sistemas de informação, que permite a compatibilização dos mesmos. Será, ainda, necessário garantir outras formas de interoperabilidade, como sucede, com a tecnológica ou organizacional. 4.12 A MEF é aplicada a todos os municípios ou apenas àqueles que aderirem ao projeto? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Em rigor, está-se perante a construção de um PC para o qual se adotou uma macroestrutura pré-existente. Ao PC são associados elementos de avaliação, aqueles que, tradicionalmente, têm merecido referência em Portaria.

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O principal objetivo do projeto em curso é a publicação em Portaria, de uma ferramenta de gestão da informação que congregue o PC, a tabela de seleção e um conjunto de elementos que visam apoiar a utilização do próprio instrumento, como é o caso do índice, dos campos de descrição e de notas, que produza efeitos para todos os organismos da AL (Municípios, Freguesias, Serviços Municipalizados e Empresas Municipais). 4.13 Oportunidade para a criação de um GT que se ocupe da fundamentação teórica- -prática da revisão da legislação vigente aplicável aos arquivos (Leis, Portarias). Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: É uma preocupação do GT, mas não está no âmbito do projeto. A questão deverá ser colocada ao órgão coordenador da política arquivística nacional, a DGLAB. 4.14 a) Alargar a participação no projeto a outras autarquias com realidade díspares. b) Criação de fóruns institucionais que possibilitam o alargamento do GT e a democraticidade face aos fatores críticos de sucesso advenientes. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A participação no projeto foi alargada a partir de 10 de outubro aquando da discussão pública, de duas formas distintas: a membros efetivos (participação nas reuniões semanais/quinzenais, a decorrer na DGLAB) e a membros observadores (participação on-line). 4.15 O PC como pré-requisito crucial para a elaboração de Plano de Preservação Digital. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT partilha este entendimento. O PC e a tabela de seleção são instrumentos estruturantes para a elaboração de um plano de preservação digital, tal como consta do documento técnico elaborado pela DGARQ “Recomendações para a produção de Planos de Preservação Digital”.

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4.16 Construção paralela de um plano de classificação e o enquadramento dos processos de negócio tendo por base a MEF? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Na sequência do projeto em curso, a construção de PC “avulsos” por entidade e o enquadramento de PN, mesmo tendo por base a MEF, não é recomendável, atendendo que o valor maior do instrumento é a interoperabilidade semântica entre sistemas de informação dos diferentes organismos da Administração Pública. Para mais, após a publicação em Portaria, o plano em construção será aplicável a todas as autarquias. O GT entende, ainda, ser mais pertinente uma participação ativa e massiva por parte das entidades interessadas. 4.17 O sucesso da iniciativa vai depender da adesão dos dirigentes autárquicos e dos arquivistas municipais. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Indo ao encontro do disposto na Norma Portuguesa 4438:2005 (partes 1 e 2) nos quais são indicados os níveis de competências e responsabilidades atribuídos aos gestores de topo, arquivistas, chefias e gestores de unidades funcionais e restantes colaboradores, o GT entende que sem a adesão destes agentes a implementação do PC é inviável. 4.18 Dirigentes e arquivistas responsáveis pela formação a prestar a todos os funcionários. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT advoga que a adesão ao projeto deverá ser convenientemente planeada, prevendo ações de sensibilização e de formação. Neste sentido, a atuação dos dirigentes e dos profissionais de arquivo é determinante para assegurar o adequado envolvimento de todos os colaboradores na implementação e utilização do PC. 4.19 Envolvimento do organismo supramunicipal (ANMP) através de produção de um documento após a sessão de discussão pública do dia 10 de outubro evidenciando os benefícios da MEF (PC) e da sua aplicabilidade aos associados.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: No âmbito do trabalho desenvolvido o projeto conta já com o apoio da Associação Nacional de Municípios Portugueses (ANMP) e da Direção Geral das Autarquias Locais (DGAL), bem como da Secretaria Estado da AL e da Reforma Administrativa. No que diz respeito à proposta acima indicada, o GT nada tem a opor. 4.20 Que outras mudanças no sistema de arquivo é necessário processar para viabilizar a aplicação do PC funcional (SEGA, formação de utilizadores)? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Salvo má interpretação da questão colocada, as mudanças a conduzir no âmbito da implementação do PC deverão ser ajustadas a cada sistema. Para além das alterações no SEGA, mais ou menos profundas, dependendo das próprias caraterísticas de cada aplicação ou da necessidade de promoção de ações de formação, o GT entende que a principal, ou no mínimo a primeira, mudança a conduzir, é ao nível da mentalidade organizacional, designadamente, através da adoção da abordagem por PN. 4.21 Complexidade que resultará da existência de processos de negócio transversais. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT reconhece a complexidade da abordagem transversal, a qual é no entanto imprescindível numa perspetiva de interoperabilidade. 4.22 a) Criação neste município de um “grupo de trabalho inicial” para análise do PC (v 0.1). b) A criação de um “grupo de trabalho supra-departamental” com caráter transversal que reúna uma estrutura nuclear e permanente (Serviço de Arquivo, Gabinete do Munícipe e Serviços de Informação-Informática) alargada a interlocutores sectoriais com permanência temporária. c) Compete ao grupo: estudar as implicações que resultem da aplicação da MEF (PC) no Município ao nível das práticas administrativas (registo), do SGD (Docinporto), do SGQ e das práticas de tratamento arquivístico (análise da aplicação informática em uso (Gisa).

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d) Compete ao grupo: elaborar o caderno de encargos com propostas de alteração necessárias à adoção do PC. e) Compete ao grupo: apoiar a gestão de topo na decisão de implementar o novo PC. f) Compete ao grupo: monitorizar a implementação do novo PC. Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: O GT enaltece todas as iniciativas promovidas pelas entidades competentes para estudar, com a seriedade que se impõe, o impacto, a implementação e a monitorização do PC no funcionamento organizacional tendo, em paralelo, presente a melhoria contínua da ferramenta. A formalização de grupos de trabalho, designadamente supra-departamentais, com atribuições e competências específicas de acordo com um planeamento prévio, devidamente validado pelos gestores de topo, está de acordo com o entendimento que o GT tem sobre a forma como devem ser abordadas as alterações aos sistemas de informação nas organizações. 4.23 Como gerir tabelas de temporalidade? A atribuição de prazos e destinos finais ao 3.º nível deve ser meramente orientadora devendo cada autarquia criar internamente um instrumento que os atribua série a série? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Na 2.ª fase do projeto, o GT enceta reflexões em torno da avaliação, assinaladamente, no que diz respeito à definição de critérios para a atribuição de prazos de conservação administrativa e de destinos finais aos PN. O PC e os elementos de avaliação serão publicados em Portaria, um instrumento com força legal, e não “meramente orientador”. Assim, não é possível às autarquias definir interinamente prazos de conservação administrativa e destinos finais, pois estas entidades devem fazer cumprir o disposto no diploma legal supramencionado. 4.24 Como utilizar os níveis de classificação? É suposto os níveis 1.º e 2.º serem utilizados na classificação direta de documentos ou só poderá ser utilizado o nível 3.º? Ex: 500.10 – Inspeção, auditoria, fiscalização e monitorização de conformidade à norma.

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Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: Os 1.º e 2.º níveis do PC representam, respetivamente, as funções e subfunções da ACE e da AL, enquanto os PN estão representados na classe de 3º nível, onde devem ser classificados os documentos que integrem um dado PN. O desrespeito desta regra compromete a coerência do PC e, consequentemente, os seus objetivos. 4.25 Como é preconizada a implementação do PC nas organizações? Modelação da constituição de processos por parte dos serviços administrativos de acordo com a classificação proposta? Consequentemente, os serviços administrativos, independentemente da organização, constituirão os processos do mesmo modo? Resposta Grupo MEF/AUTARQUIAS: A definição da estratégia para a implementação do PC será da responsabilidade de cada autarquia, mas esta implica a adoção da abordagem por processo, o que pode significar alterações ou mesmo o rompimento de algumas práticas administrativas. O mesmo é dizer que os PN previstos no PC devem ser respeitados. No entanto, cada autarquia continuará a ter liberdade para organizar os seus processos documentais da forma que lhe for mais conveniente, embora uma desarticulação com a classificação proposta no plano pode ter consequências aquando da avaliação.