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Curso-Taller: “Gestión Estratégica en la Función Pública” Dirigido a Magistrados y Funcionarios del Sector Justicia Proyecto de Apoyo al Fortalecimiento del Poder Judicial. PNUD Instituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social. ILPES/CEPAL LIMA, PERÚ 22 al 25 de Octubre de 2008. - PowerPoint PPT Presentation
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Planificación Estratégica en organizaciones públicas
Curso-Taller: “Gestión Estratégica en la Función Pública” Dirigido a Magistrados y Funcionarios del Sector JusticiaProyecto de Apoyo al Fortalecimiento del Poder Judicial. PNUDInstituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social.
ILPES/CEPALLIMA, PERÚ 22 al 25 de Octubre de 2008
Marianela ArmijoConsultoraÁrea de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/[email protected]
2
Contenido Presentación Qué es y para qué sirve la Planificación
Estratégica (PE) en las Organizaciones Públicas
Requisitos El proceso de Planificación Estratégica Los conceptos y ejemplos Factores críticos para un buen uso de la
PE en el ámbito público Aplicación de la PE en algunos países
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¿Qué es la Planificación ¿Qué es la Planificación Estratégica? Estratégica?
“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización
y las estrategias que permitirán alcanzarlas”
La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y
evaluación de gestión
(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
4
Contexto de la Planeación Estratégica (PE): Presupuesto orientado a resultados
Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto
Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto
La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar
La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar
La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar
La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluarLos indicadores que
se crean a partir de la PE “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas
Los indicadores que se crean a partir de la PE “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas
La fase de PE facilita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.
La PE “permitiría” facilitar la identificación de objetivos y metas asignando responsables por la gestión
La PE “permitiría” proveer información sobre lo que las entidades “quieren” hacer con los recursos asignados y cuales son los logros esperados (productos, resultados intermedios y finales)
La PE posibilita generación indicadores estratégicos que facilitan la transparencia tanto al interior de la entidad como hacia fuera)
5
Para qué usamos Planificación Estratégica
6
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Que esperamos lograr, donde queremos ir
Que esperamos lograr, donde queremos ir
Cómo podemos llegarCómo podemos llegar
Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos
Objetivos
Estrategias
Indicadores de Desempeño
Misión
La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento
7
¿Por qué hacer PE en el ámbito público?
8
Apoyo al establecimiento de prioridades, asignación, evaluación
Apoya el proceso de definición de prioridades y políticas de gobierno
Como insumo para la programación y formulación presupuestaria
Apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que permite el monitoreo y la evaluación
QUE HARAN LOS SECTORES, INSTITUCIONES Y PROGRAMAS
COMO MEDIR Y EVALUAR
COMO ASIGNAR RECURSOS
9
Al interior de las entidades
Validan y fundamentan el valor público de la organización……Misión…frente a “otros” (M. Hacienda, Planificación, Congreso, Ciudadanos) Por mandato….
Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo mejor para el futuro de la organización….Obj. Estratégicos
Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de implementación de los objetivos y estrategias y poder medir el desempeño……
10
¿Cuál es la especificidad de la PE en el ámbito público?
11
Análisis del entorno y del ambiente interno
Usuarios-ciudadanos v/s clientes Dificultad para establecer los fines,
propósitos y resultados esperados Muchas veces es solo una
herramienta referencial para establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria
Especificidades PE ámbito público
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La metodología de PE depende de los diferentes niveles de decisión gubernamental en que se aplica Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos
Estratégicos
Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)
Prioridades Estatales
Planificación Estratégica Institucional- Ministerial
Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc)
Programación Anual Operativa
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EL proceso de Planificación Estratégica
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MISION
VISION
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
METAS o LINEAS DE ACCION
PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES
INDICADORES
PL
AN
E
ST
RA
TE
GIC
ORAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO:PRODUCTOS, USUARIOS, EFECTOS ESPERADOS
FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD
MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
COMO
QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION
ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO
PROPOSITOS
FUNDAMENTALES
CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS
PRESUPUESTO
15
16
Los distintos niveles organizacionales determinan
diferentes tipos de indicadores
Planificación Estratégica Dirección
Planificación EstratégicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS
AREAS DE APOYO
Muchas veces no se da una
Integración ordenadaY formalizada
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Conceptos
VisiónMisión: Productos-Usuarios
Objetivos EstratégicosMetas
Indicadores
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VISION
Valores y principios de la organización queorienta y dar el marco para el accionar de su
propósito, imagen objetivo.
“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y
PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA
DESTACADA EN LA COMUNIDAD”Instituto de Normalización Previsional
19
¿Cómo se redacta?
Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.
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MISIONDeclaración fundamental que le da el carácter
constitutivoa la organización y a su acción, establece su mandato
Fija los los propósitos, fines y límites de la organización
Señala la dirección de las acciones a seguir
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:
¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?
¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?
¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.
¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:
¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?
¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
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El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL
¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?
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Aspectos a considerar en la declaración de la Misión Nivel de concreción o abstracción:
Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”Departamento Juvenil de Massachusetts.
USA
“Reducción de la contaminación”Departamento Medio Ambiental. USA
.
Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?
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Utilidad de una “buena” declaración de Misión Establecen el marco que justifica la intervención
pública en el ámbito de responsabilidad
Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante
Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución
Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado
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Misión Institucional: Defensoría Penal Pública. Chile Proporcionar defensa penal de alta calidad
profesional a las personas que carezcan de abogado por cualquier circunstancia, velando por la igualdad ante la ley, por el debido proceso y actuando con profundo respeto por la dignidad humana de nuestros representados.
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Cuando es necesario reformular la Misión El Programa o Entidad ha tenido
una evaluación que recomienda la revisión del tipo de productos que provee: ampliar, eliminar, refundir algún tipo de bien o servicio.
28
Cuando es necesario reformular la Misión A partir de un diagnóstico
organizacional se detecta que es necesario una ampliación de la cobertura de los bienes y servicios hacia otras regiones del país, lo cual implica ampliar el ámbito de acción del Programa o la Entidad.
29
Cuando es necesario reformular la Misión A partir de una política
gubernamental se priorizan acciones en determinado sector, dándose competencias extraordinarias a un Programa o Entidad para asumir la ejecución de dicha política
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Análisis de productos y usuariosPara lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:
PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES
USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS
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PRODUCTOS FINALES
“Principal bien o servicio que la instituciónproporciona directamente a un usuario externo”
Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.
Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.
Número de transacciones: significativa
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Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio).
Importancia para la información externa: Alta
Productos Finales
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PRODUCTOS INTERMEDIOS
Subproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtención del producto final
No son productos críticos
No necesitan un monitoreo regular
Baja importancia para la información externa
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Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación
PF1 PF2 PF3 PF4
PI 1.1
PI 1.2
PI 2.1
PI 2.2
PI 3.1
PI 3.2
PI 4.1
PI 4.2
PI 4.3
EVALUACION
ESTRATEGICA
Cuantos Productos a quienes
Costo PF/I
Resultado Intermedio
Final- Impacto
A1.1.1
A1.2.1
A1.1.2
A2.1.1,2
A3.2A3.1 A4.1.1
A4.A4.1.2
OPERATIVA
I II I II I II I II
Costo PI/PI/Nº Trabajadores
Costos Insumos
Nº de trabajadoresI II
U1 U4U3U2
USUARIOS EXTERNOS PR
OD
UC
TO
S F
INA
LE
S P
RO
DU
CT
OS
IN
TE
RM
.
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Productos Estratégicos: Defensoría Penal Pública
Número Nombre
Objetivos Estratégicos a los cuáles se
vincula
1 Prestación del servicio de defensa penal públicaRepresentación en Tribunales de personas imputadas o acusadas en un proceso penal acorde con la voluntad y los intereses del imputado.Atención de testigos e imputados, durante la prestación de la defensa penal ante los intervinientes en el sistema de enjuiciamiento criminal.Las pericias que se deban ejecutar, según la estrategia de defensa y la línea de investigación.Atención y orientación a imputados que tenga la medida cautelar de prisión preventiva.
1,2,3
2 Control y supervisión del servicio de defensa penal públicaInspeccionesAuditorias externasInformes semestrales y finales de las personas naturales y jurídicas que prestan defensa penal públicaInformes de reclamaciones de los beneficiarios de la defensa penal pública
2
3 Informes del Sistema Informático de Gestión de Defensa Penal PúblicaInformes estadísticos y de gestión de la prestación del servicio de defensa penalInformes de gestión de peritajesInformes de gestión del programa de atención a testigos e imputadosInformes de apoyo a la gestión de defensa penal (SIAR)
1,2,3
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Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario
Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio
Población potencial corresponde a la población totalque presenta la necesidad y/o problema que justifica elprograma y por ende pudiera ser elegible para su atención
Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella
Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sido atendidos por el programa.
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Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
Número Nombre
1 Toda persona imputada o acusada por un crimen, simple delito o falta que sea de competencia de un juzgado de garantía o de un tribunal de juicio oral en lo penal y las respectivas Cortes, en su caso, y que carezca de abogado.
Se considera aquellas personas que son imputables por edad, es decir, de 18 años y más que según cifras del censo del 2002 son 10.425.288 personas y aquellas entre 16 y 18 años que previamente hayan sido declaradas con discernimiento.
2 Ministerio de Justicia Los Usuarios en el Ministerio de Justicia incluyen sus autoridades a nivel nacional, como regional (seremis) y
profesionales.
3 Comisión Coordinadora de la Reforma Procesal Penal La Comisión se encuentra compuesta por las siguientes autoridades: Sr Ministro de Justicia (que la preside);
Presidente de la Corte Suprema; Fiscal Nacional del Ministerio Público; Defensor Nacional; Un Ministro de la Corte Suprema; Presidente del Colegio de Abogados; Subsecretario de Justicia; Un Fiscal Regional y el Secretario Ejecutivo de la Comisión (Jefe de la Unidad Coordinadora de la Reforma Procesal Penal)
4 Familiares de los imputados, acusados o condenados (se considera un familiar por cada imputado). se considera un familiar por cada imputado
5 Congreso Nacional Corresponde a los Diputados y Senadores, en especial la Comisión de Hacienda y la Comisión Constitución,
Legislación y Justicia.
6 Ministerio de Hacienda Los usuarios incluyen a sus autoridades y a los profesionales de la Dirección de Presupuestos.
7 Consejo de Licitaciones de la Defensa Penal Pública El Consejo se encuentra integrado por el Ministro de Justicia o en su defecto, el Subsecretario de Justicia, quien
lo presidirá; el Ministro de Hacienda o su representante, Ministro de Planificación y Cooperación o su representante, un académico con más de 5 años de docencia universitaria en las área del Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el Consejo de Rectores y un académico con más de 5 años de docencia universitaria, en las áreas de Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el
8 Poder Judicial Corresponde a Jueces de Garantía, Jueces de Tribunal Oral en lo Penal y la Corporación Administrativa del
Poder Judicial, además de las Cortes de Apelaciones y la Corte Suprema.
9 Universidades y Centros de Estudios Nacionales e Internacionales.
Usuarios: Defensoría Penal Pública
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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la
organización y aprovechar las ventajas.
Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y
orientaciones de las políticas ministeriales
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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Objetivos Estratégicos Constituyen la base para el
establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.
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Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:
programación
procesos
cobertura
calidad
oportunidad del servicio, etc
“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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Cómo se redactan? Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o
transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución
Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc.
Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones)
La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad
Deben responder a que problema social o aspecto relacionado con la misión que responde
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Objetivos Estratégicos:Defensoría Penal Pública
Objetivos Estratégicos
Número Descripción
1Asegurar la cobertura nacional del servicio de defensa penal pública a través de defensores locales institucionales y defensores licitados.
2
Asegurar la calidad de las prestaciones del servicio de defensa penal pública, a través del cumplimiento de estándares básicos, el desarrollo de peritajes y la adecuada atención de comparecientes a juicios y audiencias.
3
Asegurar el funcionamiento del sistema de licitaciones de defensa penal, a través del uso eficiente del marco presupuestario disponible y conforme a las directrices emanadas del Consejo de Licitaciones de la defensa penal pública.
Fuente:www.dipres.cl
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Algunas preguntas validadoras de los Objetivos Estratégicos
Objetivo Estratégico 1
ObjetivoEstratégico2
ObjetivoEstratégico 3
Son consistentes con la misión de la entidad , ya sea por los efectos o resultados esperados al interior de la organización (reestructuración, mejora en los procesos productivos, etc.) o en sus clientes, usuarios o beneficiarios (cobertura, calidad del servicio, entre otros); y consistentes con las Prioridades Institucionales
• Permiten ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles de revisar y evaluar.
• Pueden ser traducidos en tareas asignables a personas o equipos.
• Son factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles.
• Es posible de traducir en objetivos específicos o metas.
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EstrategiasLa definición de las estrategias debe permitir:
Establecer un patrón de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institución
Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las áreas clave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el país, procesos productivos con tecnología de alto estándar
-Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organización desarrollará
Desarrollar un Plan de Acción (Plan Operativo)
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O.E 1 INSTITUCIONAL
O. E 1
Programa 1
O. E
Programa 2
O. E
Programa n
O. E 2
Programa 1
MISION INSTITUCIONAL
MisiónPrograma 1
Misión Programa 2
Misión Programa n
RELACION ENTRE LA MISION INSTITUCIONAL, PROGRAMATICA Y LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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Una inmediata relación entre la Misión Institucional (Secretaría) y la Misión de los Programas es como el Propósito o quehacer de los Programas reflejan el aspecto central de la primera Misión en lo que se refiere a la “Implementación de las políticas orientadas a fortalecer y mejorar la competitividad de la industria nacional…..en todos sus tamaños y sectores……inserción….oportunidades de empleo….de calidad.. generación de ingresos y sostenibilidad de la economía nacional….
Programa de Fomento de Exportaciones y Competitividad Internacional
Programa de Apoyo a la Microempresa
Programa de Innovación y Tecnología
Fondo de Promoción del Empleo y la competitividad
Misión de una Secretaría de Comercio e Industria: La Secretaría de Comercio e Industria está a cargo del desarrollo e implementación de las políticas orientadas a fortalecer y mejorar la competitividad de la industria nacional en todos sus tamaños y sectores, y su inserción en los mercados internacionales, generando mayores oportunidades de
empleo de calidad, generación de ingresos y sostenibilidad de la economía nacional.
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Tipo de Indicadores
MisiónInstitucional
Expresa un propósito cuyo resultado afecta a la comunidad en general O. E 1
De Resultado Final o Impacto (Outcome), donde los resultados pueden ser producto de varias entidades
Resultados finales e intermedios
Los efectos medidos se atribuyen directamente al ámbito de atribución de la Secretaría a través de los Programas que tiene a su cargo
Expresa un resultado esperado relacionado con un efecto de mediano plazo que contribuye a la Misión
Objetivo Estratégico Institucional
RELACION ENTRE LA MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOSE INDICADORES
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Factores críticos para la aplicación de la PE en el ámbito público Metodología de PE simple de aplicar y que
sirva de apoyo al ciclo de presupuesto Articulación de la PE institucional con la
Planificación operativa Existencia de compromiso y liderazgo de
los directivos Capacidad de internalizar la PE en la
institución y contar con apoyo de tecnologías
La PE como un apoyo para la rendición de cuentas
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CICLO DEL CONTROL DE GESTION
Consideración de nuevos productos y
objetivos estratégicos
Revisión de presupuestos y
programas
Medidas correctivas
EVALU
ACIO
N PRES
UPUES
TO
METAS / PROGRAMACION
EJECUCION
PLANIFICION ESTRATEGIA
(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998
50
Planificación Estratégica y Presupuesto orientado a resultados
Planes Estratégicos Institucionales
Plan Operativo Institucional
Presupuesto
Plan Financiero Multianual
Plan Nacional de Inversiones
Plan Nacional de Desarrollo
METAS SECTORIALES
Planificación EstratégicaProgramas???
Planificación EstratégicaProgramas???
51
Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE
Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática
Compromiso y liderazgo de los directivos
52
La PE debe ser parte de los procesos de la institución
Apoyarse de una Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)
Contar con tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.
Internalización de la PE en la institución y apoyo de tecnologías
53
Apoyar la rendición de cuentas
Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.
Comunicación de los resultados de la planificación estratégica
54
Dificultades para ejecutar las estrategias que surgen de la PE Falta de articulación entre la Planificación
Estratégica y operativa Inflexibilidades presupuestarias Restricciones o lentitud de procesos
administrativos claves para asegurar las inversiones
Tipo de productos difícil de cuantificar, o costear
Falta de gestores ¿qué área es responsable? Desvinculación entre los Obj. Estratégicos y
los Planes y Proyectos
55
Aplicación PE en algunos países
56
Chile: Definiciones Estratégicas en el Presupuesto
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58