Foro del distrito 4960. Artigas 3 y 4 de noviembre de 2001.Mesa de junta directiva. Coordinadores: Jannet, Carina y Marcos.

Planificación de proyectos

Definiciones.

Proyecto:o Trabajo que necesita habilidades, esfuerzo y planeamiento cuidadoso.

Generalmente implica tiempo y la previsión de todos los detalles necesarios para su logro.

o Secuencia de pasos tendientes a lograr un objetivo. Planificación:

o Arreglo cuidadosamente considerado para la concreción de una actividad.o Elaboración de un plan general para obtener un objetivo determinado.

Proyectar y planificar son prácticamente sinónimos. Es una redundancia que permite enfatizar que es una actividad cuidadosamente madurada.

Podemos decir entonces que la planificación de proyectos es “el conjunto coherente e integral de actividades tendientes a alcanzar objetivos específicos que contribuyan al logro de un objetivo general o de desarrollo, en un período de tiempo determinado, con unos insumos y costos definidos”1.

Análisis situacional.Un análisis situacional permite detectar las causas sustanciales o directas de un

problema focal. Además permite apreciar los efectos sustanciales o directos del mismo.Para llevar a cabo este análisis es necesario contestarse estas preguntas: ¿quiénes o

qué cosas participan del problema (causas y efectos)?, ¿de qué se trata el problema?, ¿qué alternativas tenemos (medios y fines)?

1 Según Cruz Roja.

El análisis de causas y efectos permite delimitar el problema, y a veces encontrarlo. Muchas veces sucederá que no logramos focalizar el problema de fondo hasta que no analicemos las causas y efectos. Es posible que aquello que considerábamos inicialmente una causa sea el problema de fondo que debemos atacar.

El análisis del problema en si, una vez delimitado, y considerando los recursos disponibles (medios) nos permitirán planificar el proyecto para lograr los objetivos (o fines).

Diseño del proyecto.Siguiendo con el método de las preguntas, encontramos varias de ellas que son

clave a la hora de planificar:

1. ¿Qué?Aquí pretendemos preguntarnos los objetivos del proyecto, o sea que pretendemos cambiar.

2. ¿Para quién?El destinatario.

3. ¿Hasta dónde?Las necesidades pueden ser muchísimas, pero nuestro proyecto puede centrarse en algunos puntos. Es bueno definirlos de antemano para que no se transforme en un proyecto “eterno”.

4. ¿Por qué?Motivación que tenemos para llevarlo a cabo.

5. ¿Por qué usted?¿Somos los indicados? ¿habrá otros mejor preparados, con los medios necesarios, o cuya función sea precisamente aquella que queremos realizar?

6. ¿Cómo?La manera en que queremos hacerlo.

7. ¿Cuándo?El tiempo es un factor de vital importancia.

8. ¿Dónde?Es el lugar físico de realización. Puede tener diversas ubicaciones.

9. ¿Quién?Recursos humanos disponibles.

10. ¿Cómo se está haciendo?Control de la marcha del proyecto, medición de la eficiencia, transmisión de lo aprendido.

11. ¿Cuánto?Cuanto costará el proyecto: recursos monetarios y materiales.

12. ¿Y después?Sustentación del proyecto una vez finalizado.

13. ¿Qué más?Motivación, coherencia,…

Presentación de un proyecto.

Una correcta planificación debe contar con diversas partes, las cuales tendrán mayor o menor importancia dependiendo del proyecto:

Información básica:o Responsable del proyecto (institución y coordinador o encargado).o Descripción del proyecto : ubicación, duración, fecha de inicio,

población objeto, número de beneficiarios directos e indirectos, valor del proyecto.

Antecedentes:o Necesidad detectada .o Origen de la idea.o Motivación para encarar el proyecto .o Propósito y capacidad para encarar el proyecto .o Experiencia previa y credibilidad, especialmente en proyectos

previos. Justificación:

o Viabilidad del proyecto , elementos que tenemos.o Manera en la cual el proyecto podrá aliviar la necesidad que lo

origina. Impacto a corto, mediano y largo plazo.o Hechos y datos.

Objetivos:o Formulación positiva del problema.o Planteamiento de objetivos:

Objetivo general: misión del proyecto. Acción: efecto observable que se espera establecer

con la ejecución del proyecto. Condición: cómo y dónde se debe realizar acción.

Herramientas disponibles. Norma: nivel de presición de las acciones, tiempos,

cantidades. Características de los objetivos:

Claro . Realizable .

Observable . Evaluable .

Metodología: o ¿Cómo?o Orden lógico:

Etapa inicial (Ej: adecuación, construcción, sensibilización, fortalecimiento de valores).

Etapa de ejecución (Ej: capacitación) Etapa de resultados (Ej: pasantías)

Meta :o Es una expresión cuantitativa y cualitativa de los logros pretendidos,

indicado con tiempos, cantidades y calidades. Planeación:

o Trabajo en equipo: coordinados con objetivo común. Motivación. Análisis.

o Actividades específicas.o Tareas y plan de trabajo (recursos humanos y físicos).

Responsabilidades. Cronograma de actividades:

o Diagrama de Gantt

Presupuesto:o Se incluyen todos los gastos. Gastos directos/indirectos.o Se especifican la fuente de los ingresos.

Seguimiento y evaluación:o Criterios de evaluación , de las actividades y de los objetivos.o Variables indicadoras: eficiencia, tiempos, cantidades, hechos

concretos (efectos a corto, mediano y largo plazo). Sostenibilidad:

o Planes para asegurar la continuidad financiera y operativa: Autosostenimiento . Dependencia. Continuidad operativa.

Anexos:o Información relacionada.

Marcos Carot. Instructor del distrito 4960 Bibliografía: Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, “Diseño, formulación y gestión de proyectos sociales”, Santafé de Bogotá, setiembre de 1999.