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Planejamento de gesta o do SharePoint
2010
Este documento é fornecido "no estado em que se encontra". As informações e exibições
expressas neste documento, incluindo URLs e outras referências a sites da Internet, podem ser
alteradas sem aviso prévio. Você assume o risco inerente à sua utilização.
Alguns exemplos mostrados neste documento são oferecidos somente como ilustrações e são
fictícios. Nenhuma associação ou conexão real foi pretendida ou deve ser deduzida.
Este documento não oferece a você quaisquer direitos legais sobre propriedade intelectual em
qualquer produto da Microsoft.Este documento pode ser copiado e usado para fins internos e de
referência.
© 2010 Microsoft Corporation. Trechos deste white paper foram retirados do livro Essential
SharePoint 2010 (copyright 2010) da Addison-Wesley, uma editora da Pearson Education. Todos
os direitos reservados.
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White paper: Planejamento de gestão do SharePoint 2010
Autores: Scott Jamison, Jornata LLC e Susan Hanley, Susan Hanley LLC
Publicado em: Julho de 2010
Aplica-se a: Microsoft SharePoint Server 2010
Resumo: Este white paper usa uma empresa fictícia chamada Contoso para oferecer orientação
sobre o planejamento de gestão apropriado e a implementação do Microsoft® SharePoint®
Server 2010. (24 páginas impressas)
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Sumário
Sumário Sumário ............................................................................................................................................................ 3 Sobre este white paper ....................................................................................................................................... 4 Considerações sobre gestão no SharePoint Server 2010 .......................................................................................... 5 Ponto de partida ................................................................................................................................................ 6 Chaves para um plano de gestão efetivo ............................................................................................................... 8
Declaração de visão ................................................................................................................................... 10
Funções e responsabilidades ....................................................................................................................... 10
Princípios de orientação .............................................................................................................................. 13
Políticas e padrões ..................................................................................................................................... 17
Políticas e padrões de conteúdo ............................................................................................................. 18
Políticas e padrões de design ................................................................................................................. 21 Entrega do Plano de Gestão: treinamento e comunicações .................................................................................... 25 Conclusão ....................................................................................................................................................... 26 Sobre os autores .............................................................................................................................................. 26
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Sobre este white paper O Microsoft SharePoint Server 2010 oferece um vasto número de recursos para capacitar
usuários corporativos. Por exemplo, o SharePoint Server 2010 permite que os usuários
colaborem uns com os outros, marquem e classifiquem conteúdo, publiquem automaticamente e
até mesmo desenvolvam suas próprias soluções. Com este poder nas mãos, os usuários (e as
organizações para as quais trabalham) podem aproveitar bastante os benefícios de uma
orientação clara. Em resumo, eles podem aproveitar os benefícios de ter um Plano de Gestão.
Um Plano de Gestão descreve como o ambiente do SharePoint será gerenciado. Descreve as
funções, responsabilidades e regras aplicadas ao back end (hardware, farm, aplicativo,
configuração e manutenção de banco de dados) e ao front end (arquitetura de informações,
taxonomia, experiência do usuário). O planejamento de gestão efetivo é crítico para o sucesso
contínuo da sua solução SharePoint. Um bom Plano de Gestão é "necessário, mas não o
suficiente" para garantir o êxito e, portanto, fique atento: um Plano de Gestão isolado não
garantirá o êxito da sua solução. Você ainda precisa garantir que o Plano de Gestão seja
aplicado. Entretanto, não ter um Plano de Gestão ou ter um plano que seja impraticável ou não
realista é uma receita clara de desastre.
Este white paper se concentra no que chamamos de "front end" do ambiente do SharePoint - o aspecto corporativo da gestão - as áreas que causam impacto nos usuários corporativos. Por que o aspecto corporativo da gestão é tão importante? Um portal ou uma solução de colaboração é tão boa quanto o valor de seu conteúdo subjacente. Um plano de gestão forte é essencial para garantir que uma solução ofereça conteúdo útil a seus usuários de uma maneira efetiva. Além do mais, o planejamento de gestão é especialmente importante para soluções do SharePoint porque o SharePoint Server foi projetado para capacitar usuários finais que normalmente não são especialistas em Tecnologia da Informação (TI) ou em gerenciamento de conteúdo, e podem não conhecer as práticas recomendadas que não só aprimoram a capacidade de uso como também economizam bastante tempo e energia durante a criação e a implantação de novos sites.
Um plano de gestão estabelece os processos e políticas de que você precisa para:
Evitar a proliferação de soluções, de sites de equipe e de conteúdo (por exemplo, sites e conteúdo
não gerenciados que não são examinados periodicamente em relação à precisão e à relevância),
definindo um processo de exame.
Verificar se a qualidade do conteúdo é mantida pela vida útil da solução ao implementar políticas de
gerenciamento de qualidade de conteúdo.
Oferecer uma experiência do usuário de alta qualidade consistente ao definir diretrizes para
designers de sites e de conteúdo.
Estabelecer procedimentos claros de autoridade de tomada de decisão e escalonamento de forma
que as violações de política sejam gerenciadas e os conflitos resolvidos em tempo hábil.
Garantir que a estratégia de solução esteja alinhada a objetivos de negócios de forma que ofereça
continuamente valor de negócios.
Garantir que o conteúdo seja mantido em conformidade com diretrizes de retenção de registros.
Neste white paper, você aprenderá a planejar, organizar e criar seu plano de gestão. Também ofereceremos alguns exemplos de como integrar seu plano de gestão ao planos de treinamento e de comunicações para sua solução. Neste documento, ofereceremos a você exemplos específicos de planos de gestão reais que adaptamos para nossa empresa de exemplo, a Contoso, para que você possa ver como as práticas recomendadas sugeridas poderiam ser aplicadas em sua própria organização.
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O SharePoint Server 2010 apresenta uma nova funcionalidade, que causa um impacto importante em seu plano de gestão. Mesmo se você tiver um plano de gestão bem definido para sua solução do Microsoft® Office SharePoint® Server 2007, existem algumas novas áreas que talvez façam você considerar o uso do SharePoint Server 2010. Na primeira seção deste white paper, apresentaremos algumas das novas áreas de gestão a serem analisadas para o SharePoint Server 2010. As seções subsequentes oferecem orientação mais específica sobre como criar seu plano de gestão.
Considerações sobre gestão no SharePoint Server 2010 O planejamento de gestão é ainda mais importante no SharePoint Server 2010 porque a ênfase
e a disponibilidade crescentes dos recursos de computação social significam que existem mais
tipos de conteúdo a serem regidos. Além disso, como o SharePoint Server 2010 oferece novos
recursos para gerenciar metadados no nível empresarial, será necessário considerar a adição de
uma nova função organizacional que planeje e monitore atributos de metadados em sua
organização. Dessa forma, mesmo que você ainda não tenha definido um plano de gestão bem
documentado para o ambiente do seu SharePoint Server 2007, será necessário adaptar seu
plano para incorporar os recursos do SharePoint Server 2010 que você planeja implantar.
Discutiremos essas áreas em mais detalhes posteriormente neste white paper, mas estas são
algumas das novas áreas de gestão do SharePoint Server 2010:
O SharePoint Server 2010 oferece aos usuários uma função bem mais participativa na arquitetura de
informações da solução por meio do uso de "dados sociais", como marcas, marcadores e
classificações. Os usuários precisam compreender e internalizar a proposição de valor do uso desses
recursos. Os designers de solução provavelmente precisarão oferecer orientação e incentivo para
que eles sejam usados.
O SharePoint Server 2010 apresenta novos recursos de compartilhamento de metadados em
múltiplos conjuntos de sites e até mesmo farms de servidores que exigem planejamento e controle.
Será preciso considerar a adição de uma nova função (ou pelo menos de uma nova responsabilidade
a uma função existente) para gerenciar e manter o dicionário de metadados compartilhados.
O SharePoint Server 2010 inclui recursos de gerenciamento de registros novos e mais amigáveis,
como a capacidade de declarar um registro como "local". Embora várias organizações tenham planos
de gerenciamento de registros e políticas para as implementações do SharePoint Server 2007, a
imposição desses planos e as ações sobre eles não tem sido consistente.Os novos recursos de
gerenciamento de registros apresentam uma oportunidade de criar e impor seu plano de
gerenciamento de registros.
O SharePoint Server 2010 oferece muitas outras oportunidades para que os usuários personalizem os
sites deles com temas fáceis de aplicar, criem designs personalizados com o Microsoft® SharePoint®
Designer e usem soluções em modo seguro para criar soluções personalizadas. Agora, seu Plano de
Gestão precisa incluir decisões sobre como, onde e quando permitir a configuração usando esses
recursos expandidos.
O SharePoint Server 2010 faz um trabalho melhor de manipulação de listas com grandes quantidades
de dados. Entretanto, ainda há a necessidade de garantir que os usuários compreendam o tipo e a
quantidade de informações que devem armazenar no SharePoint Server. Por meio de um novo
recurso, o SharePoint Server 2010 pode restringir automaticamente consultas de usuário em listas
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grandes usando o Monitoramento de Recursos. Essa é uma configuração de políticas e deve ser
considerada na definição de um plano para a gestão geral, uma vez que pode causar um impacto
geral na capacidade de uso do sistema.
O SharePoint Server 2010 também pode auxiliar no particionamento de grandes quantidades de
dados por meio de um recurso chamado de Organizador de Conteúdo. Por meio do organização de
conteúdo, os documentos podem ser roteados em pastas e bibliotecas com base em metadados e
outros fatores. A desvantagem é que os usuários podem não compreender onde o documento foi
colocado e deve ser tratada no plano geral de gerenciamento de dados.
Por fim, o SharePoint Server 2010 apresenta um recurso chamado soluções em modo seguro, que
permitem ao administrador do conjunto de sites carregar de maneira direta elementos de
personalização, como Web Parts. No seu plano de gestão, você deverá ter uma seção de políticas de
personalização que descreva como lidar com as diversas maneiras de criar soluções que
personalizem o SharePoint Server.
Ponto de partida Se você estiver documentando seu Plano de Gestão pela primeira vez, provavelmente achará
mais efetivo montar uma pequena equipe para ajudar a definir as principais decisões de
enquadramento para gestão e depois dividir o trabalho para documentar os detalhes entre os
membros da equipe. A equipe deve incluir claramente representantes de TI que sejam
responsáveis por políticas de uso do sistema de TI, mas você também vai querer incluir
representantes da equipe responsável pela manutenção do sistema em TI e fora de TI; as
pessoas que podem representar os interesses desses responsáveis por treinamento, recursos
humanos e comunicações corporativas; e se essa função existir, as pessoas responsáveis pelo
gerenciamento de conhecimento na organização.
Membros da equipe principal de gestão na Contoso: representantes de cada uma das áreas de negócios a
seguir:
Gerenciamento de conhecimento
Comunicações corporativas
Tecnologia da informação (analista de negócios/arquiteto de informações para a equipe de Projeto de
Portais mais um representante do grupo de Segurança das Informações)
Recursos humanos
Por que você precisa de uma equipe de gestão diversificada?
Escrever seu plano de gestão é fácil em comparação a fazer com que pessoas de linhas de negócios
diferentes concordem em como ele será usado! Não importa o que esteja no documento, as pessoas
poderão ignorá-lo completamente, a menos que concordem com os princípios básicos. Com frequência,
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soluções do SharePoint novas envolve muitas alterações organizacionais – e uma alteração organizacional
nunca é fácil. Por exemplo, na Contoso, uma equipe de negócios queria compartilhar datas de aniversário no
perfil de cada usuário - somente mês e dia, e não o ano. O RH, por outro lado, ficou bastante relutante em
expor essas informações devido a preocupações com a privacidade. No final, a equipe de RH da Contoso
concordou em criar um piloto de uma abordagem de "aceitação" para o compartilhamento de aniversários
nos perfis dos usuários. A maioria dos usuários estava feliz em adicionar as informações e agradeceram os
cumprimentos de aniversário recebidos de colegas de trabalho.
Use a declaração de visão que os patrocinadores e participantes de seu projeto do SharePoint
estabeleceram para fazer com que seu projeto seja uma fundação do seu Plano de Gestão.
Identifique os princípios básicos de gestão em um nível alto antes de iniciar o rascunho do Plano
de Gestão real. Chamamos esses princípios básicos de gestão de "decisões de enquadramento".
Durante sua primeira reunião de planejamento de gestão, examine essas decisões de
enquadramento (consulte o exemplo) para estabelecer uma instrução geral e uma estrutura de
alto nível para seu plano de gestão. Em seguida, reúna-se com os membros da equipe que
possuam a experiência adequada para criar rascunhos de seções que tratam dos diversos
aspectos de seu ambiente que serão gerenciados. Examine cada componente principal de seu
plano com patrocinadores, participantes e membros da equipe principal para garantir que todos
concordam sobre eles: visão, princípios de orientação, funções e responsabilidades e principais
decisões de política.
Exemplos de principais decisões de enquadramento para a Contoso
• Quem é responsável pelo gerenciamento técnico do ambiente, incluindo a implementação, a
configuração e a manutenção de hardware e software? Quem pode instalar novas Web Parts, recursos ou
outras melhorias de código?
• Que recursos da computação social queremos implantar?
• Quem pode configurar ou quem será o responsável pela configuração de sites novos na hierarquia
existente? Se essa for uma responsabilidade de departamento de TI, então é provável que TI terá de negociar
um contrato de nível de serviço (SLA) para a capacidade de resposta na configuração do site com os
participantes de negócios. Se essa responsabilidade for delegada, os usuários precisarão de treinamento para
garantir que sigam convenções aceitáveis de nomenclatura, armazenamento e assim por diante.
• Quem poderá criar um novo nível na navegação ou promover um site existente até o nível superior da
navegação?
• Quem tem acesso a cada página ou site? Quem pode conceder acesso a cada página ou site?
• Que nível de responsabilidade para design de página ou de site você delegará aos proprietários de
páginas? Os usuários podem modificar Web Parts (dados baseados na Web e componentes da interface do
usuário) nas páginas que possuem em sites de equipe? Eles podem modificar Web Parts em páginas que
façam parte da solução de publicação na intranet corporativa?
• Algumas Web Parts serão fixas na página ou os proprietários de página poderão personalizar todo o
conteúdo das páginas deles?
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• Quem é o responsável pelo gerenciamento de metadados? Quem pode configurar ou solicitar novos
Tipos de Conteúdo ou Colunas de Site? Que nível de controle central você deseja ter sobre os valores em
colunas de site? (Tipos de Conteúdo e Colunas de Site permitem que você especifique elementos em sua
taxonomia).
• Se o Plano de Gestão disser que proprietários de página e de site são os responsáveis pelo
gerenciamento de conteúdo, você está preparado para desprogramar páginas onde ninguém na organização
assumirá as responsabilidades de propriedade de página?
• Como o Modelo de Gestão será atualizado e mantido?
Enquanto estiver começando a preparar um plano de gestão para sua solução do SharePoint
antes do lançamento, não o considere como "concluído" em nenhum momento. Seu plano de
gestão é um documento vivo e que respira – separe um tempo em seu plano de projeto para
revisitar o plano à medida que for aprendendo mais sobre como os usuários estão usando a
solução e obtenha comentários sobre a experiência deles. À medida que seu ambiente do
SharePoint evoluir, revisite seu plano de gestão para se adaptar às necessidades variáveis.
Talvez você ache que precisa de supervisão maior para garantir a conformidade. Talvez você
descubra que precisa de menos supervisão para incentivar uma aplicação mais criativa dos
principais recursos.
Chaves para um plano de gestão efetivo Um Plano de Gestão de negócios efetivo oferece uma estrutura para padrões de design,
arquitetura de informações e seu plano de medidas geral. A finalidade é resumir e agrupar, mas
não substituir, os documentos que descrevem essas atividades em detalhes. A consulta a esse
conteúdo relacionado em vez de sua incorporação ao Plano de Gestão impedirá que o plano se
torne desnecessariamente grande e ingovernável.
Além disso, o Plano de Gestão deve fazer referência a todas as suas políticas de TI existentes
para tópicos como o uso adequado de recursos de tecnologia, confidencialidade de conteúdo e
retenção de registros. À medida que você começa a implantar mais e mais funcionalidade da
Web 2.0 em seu ambiente, novas políticas de TI surgirão e causarão um impacto na gestão do
SharePoint. Novamente, seu plano não precisa incluir essas políticas emergentes, mas deve
fazer referência a elas onde for apropriado.
O Plano de Gestão é um documento de negócios: sua audiência principal é composta por
proprietários de negócios (conteúdo) de seus sites do SharePoint e os usuários que produzem e
consomem o conteúdo desses sites. Como todos os usuários podem produzir conteúdo
efetivamente no SharePoint usando marcas sociais e classificações (se você as permitir em sua
solução), todos na organização precisam estar familiarizados com o Plano de Gestão.
O documento formal do Plano de Gestão inclui vários elementos críticos, cada um discutido em
mais detalhes no restante deste white paper:
Declaração de visão
Funções e responsabilidades
Princípios de orientação
Políticas e padrões
Estrutura de tópicos do plano de gestão de exemplo
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SEÇÃO 1: Diretrizes gerais de gestão
1.0 Objetivo do plano de gestão
2.0 Declaração de visão
3.0 Diretrizes gerais
4.0 Funções e responsabilidades
5.0 Princípios de orientação
SEÇÃO 2: Políticas e padrões detalhados de gestão
6.0 Políticas e padrões de gerenciamento de conteúdo
• Postagem de conteúdo em páginas ou sites existentes
• Postagem de conteúdo na home page
• Postagem de conteúdo em página pessoais
• Marcas sociais e classificações
• Retenção de registros
• Auditoria e revisão de conteúdo
7.0 Políticas e padrões de design
• Criação de novos subsites
• Layout de página e organização
• Tipos de conteúdo e metadados
• Diretrizes/políticas específicas de conteúdo
• Segurança
• Identidade visual
8.0 Personalização de políticas e padrões
• Atualizações baseadas em navegador
• Atualizações baseadas no SharePoint Designer
• Soluções em modo seguro
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• Implantação centralizada/soluções de terceiros
Além desses elementos, seu plano provavelmente também incluirá uma seção que faça
referência a procedimentos para tarefas comuns, como a solicitação de um novo site, a
solicitação de um novo tipo de conteúdo ou atributo compartilhado, a solicitação de um novo
modelo de site e assim por diante. Publique esses procedimentos de forma que os proprietários
de site possam encontrar e seguir com facilidade os processos definidos por você. Normalmente,
essas tarefas variam de uma organização para outra e, portanto, não as trataremos de forma
explícita neste documento, mas apenas lembraremos que você precisa oferecer orientação nesta
área.
Declaração de visão Uma declaração de visão descreve, em um alto nível, o que você deseja obter com o SharePoint
Server - essencialmente, como a solução oferece valor à empresa e a cada funcionário
individual. Uma declaração de visão clara oferece orientação crítica em relação às inevitáveis
compensações de decisão que você terá de fazer ao pensar em seu plano de gestão. A
declaração de visão normalmente é escrita quando o projeto que cria a solução é iniciado e pode
ser refinado à medida que vai amadurecendo.
Veja dois exemplos de declarações de visão de duas organizações diferentes:
"O portal permite a criação, o gerenciamento e o compartilhamento de ativos de documento em um
ambiente orientado a negócios para colaboração, classificação e acesso em toda a empresa. Por meio de
seus recursos de fluxo de trabalho e da fundação de desenvolvimento de aplicativos, o portal oferecerá
suporte às necessidades de gerenciamento de informações da organização e uma estrutura de processo de
negócios para todas as unidades de negócios".
"Oferece uma visão holística de ativos organizacionais que simplifica a interação de funcionários com nossos
sistemas de negócios empresariais e ajuda a melhorar a colaboração na empresa e com seus fornecedores,
parceiros e clientes, ainda que aumentando a produtividade do funcionário e a satisfação do funcionário e do
cliente".
Depois de definir sua declaração de visão, a próxima etapa será reunir a equipe principal do
projeto para pensar sobre as funções necessárias para garantir que a visão seja atingida.
Funções e responsabilidades Funções e responsabilidades descreve como cada funcionário como indivíduo ou membro de
uma função ou grupo em particular é responsável por garantir o êxito da solução. A
documentação de funções e responsabilidades é um aspecto crítico do plano de gestão. O Plano
de Gestão define quem tem autoridade para mediar requisitos conflitantes e tome decisões
gerais sobre identidade visual e política. As decisões de política que enquadrarão seu plano de
gestão e formarão a base dos aspectos específicos da definição das suas funções e
responsabilidades foram descritas anteriormente. Com base em sua discussão sobre decisões de
enquadramento, você poderá adaptar para suas organizações os exemplos a seguir de funções e
responsabilidades que foram usadas em outras organizações bem-sucedidas. Em organizações
menores, várias funções podem ser cumpridas por um único indivíduo. Provavelmente, você
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precisará adaptar as responsabilidades e até mesmo os termos usados para descrever cada
função para sua organização, mas essas listas oferecerão um bom ponto de partida.
Funções empresariais típicas
Função Principais responsabilidades
Patrocinador
Executivo
Serve como o "campeão" de nível executivo para a solução. A principal
responsabilidade do Patrocinador Executivo é estratégica, posicionando a
solução como um mecanismo crítico para obter valor de negócios e
ajudando a comunicar o valor da solução aos níveis gerenciais da
organização.
Diretoria de
Gestão/Comitê
Gestor
Serve como um corpo de gestão com responsabilidade final para atender
as metas da solução. Normalmente, essa diretoria é composta por
representantes de cada um dos principais negócios representados na
solução, incluindo Comunicações Corporativas, RH e TI.
Proprietário do
Negócio
Gerencia o design geral e a integridade de funcionalidade da solução de
uma perspectiva de negócios. O Proprietário do Negócio não precisa ser
especialista em TI mas, para soluções de intranet, sua função de trabalho
normalmente inclui a responsabilidade sobre as comunicações internas.
Administrador
da Solução
(tecnologia)
Gerencia o design geral e a integridade de funcionalidade da solução de
uma perspectiva tecnológica. Trabalha em parceira com o Proprietário do
Negócio.
Equipe de
Suporte
Tecnológico
Garante a integridade técnica da solução. Faz backups regulares da
solução e de seu conteúdo. Além disso, normalmente configura e mantém
o modelo de segurança, pelo menos dos componentes dos Serviços de
Domínio Active Directory (AD DS). Desenvolve novas Web Parts e oferece
suporte a Patrocinadores/Proprietários de Site que procuram melhorias
nas páginas deles ou novos usos para a solução.
Comitê Gestor
de Metadados/
Administrador
de Conteúdo
Enquanto algumas organizações de grande porte ainda podem ter um
indivíduo ou grupo nesta função, os recursos de conteúdo empresarial do
SharePoint Server 2010 exigem um plano geral de gerenciamento de
metadados e um indivíduo ou equipe responsável pela manutenção do
"dicionário de metadados" durante a vida útil da solução.
"Treinador" de
SharePoint ou
Centro de
Excelência
Oferece treinamento e consultoria em design para novos usuários que
tenham privilégios de "controle total" de design para garantir que as
práticas recomendadas sejam seguidas e que os recursos do SharePoint
adequados sejam aplicados a sites individuais ou a conjuntos de sites. Em
várias organizações, um recurso do SharePoint em particular se torna um
solução efetiva para qualquer problema de negócios – um "martelo em
busca de um prego". Por exemplo, você não deseja ver usuários criando
sites wiki quando na verdade o que eles precisam é de uma lista
personalizada. Se você pretende delegar recursos de "design" de site a
usuários com experiência limitada em design de solução (o que significa
quase todas as organizações), ter "treinadores" em design de sites com
experiência disponíveis para ajudar usuários a começar pode garantir que
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você termine com uma solução que seja realmente usada. Uma
organização bem-sucedida implementou um horário de expediente
"informal", quando proprietários de novos sites passam uma hora ou duas
com um arquiteto de soluções experiente para garantir uma orientação
adequada (além do treinamento formal). Várias outras estabeleceram
serviços de consultoria interna para ajudar proprietários de novos sites a
começar. Em vários casos, as primeiras uma ou duas horas de consultoria
é "gratuita" e os serviços além disso exigem um código de cobrança.
Comunidade de
Prática de
"Usuários
Avançados"
Oferece suporte à implantação bem-sucedida do SharePoint Server na
organização ao compartilhar práticas recomendadas e lições aprendidas
em um site de equipe de Comunidade de Prática. Os membros servem
como defensores e agentes de mudança do SharePoint.
Funções para cada Site ou Conjunto de Sites
Função Principais responsabilidades
Patrocinador do
Site
Serve como a função centralizada e principal para garantir que o conteúdo de uma
página/site em particular seja adequadamente coletado, revisado, publicado e
mantido. O Patrocinador do Site é um especialista no conteúdo mostrado no site ou
na página. Provavelmente o Patrocinador do Site precisará aprender sobre o
SharePoint Server, mas a experiência principal dele se concentra nos negócios. O
Patrocinador/Proprietário do Site pode designar um Administrador do Site ou
Contato para oferecer a interface diária principal entre a empresa deles e os
usuários da página ou site.
Administrador do
Site
Gerencia o dia a dia do site ao executar as funções necessárias para garantir que o
conteúdo do site ou página seja preciso e relevante, incluindo códigos de retenção
de registros. Monitora a segurança do site para garantir que o modelo de segurança
para o site corresponda às metas da empresa e do Patrocinador/Proprietário do
Site, além de oferecer suporte a usuários do site servindo como o ponto de contato
principal identificado para o site. Age como o administrador dos sites pelos quais é
responsável.
Designer de Site
Em um ambiente onde o design de site é delegado a usuários corporativos, cria e
mantém o design do site (ou do conjunto de sites). Segue as práticas recomendadas
e os princípios de orientação de design para garantir que mesmo os sites com
acesso limitado sejam otimizados para o ganho do usuário final. Define e executa o
plano de segurança para o site.
Usuários
Usa a solução para acessar e compartilhar informações. Os usuários podem ter
permissões de acesso diferentes em áreas diferentes da solução, às vezes agindo
como Colaboradores (produtor de conteúdo) e outras agindo como Visitantes
(consumidor de conteúdo).
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Princípios de orientação Os princípios de orientação definem preferências organizacionais que oferecem suporte à visão.
Essas declarações críticas refletem as práticas recomendadas que todos os usuários e designers
de site devem compreender e internalizar para garantir o êxito de sua solução. É bem provável
que sua organização compartilhe muitos dos mesmos princípios de orientação que vimos em
implantações do SharePoint bem-sucedidas.
Use os exemplos mostrados na tabela a seguir para ajudar a definir um conjunto de princípios
de orientação iniciais para sua solução. Pense em como você poderia criar materiais de
referência suplementares para ajudar os usuários a internalizar esses princípios - ou considere a
adição de um "princípio do dia" à home page de sua solução. Se os usuários compreenderem
bem os princípios de orientação, você terá uma chance razoável de fazer com que eles sigam
suas diretrizes de gestão.
Exemplos de princípios de orientação da Contoso
Princípio de
orientação de gestão
Implicação Lembre-se...
PRINCÍPIOS GERAIS
As políticas estão
ligadas ao escopo e à
intenção do site. As
políticas de gestão
serão mais flexíveis
para sites com acesso
mais limitado do que
para sites
compartilhados com
uma ampla audiência.
As diferentes audiências de sites permitem
que você adapte o modelo de gestão de
acordo com as necessidades de negócios.
Embora algumas políticas sejam impostas
na organização toda, outras podem ser
determinadas por cada proprietário do
site. Isso significa que pode haver
conteúdo que não será estruturado ou
pesquisável em comparação a outro
conteúdo que será consistentemente
"gerenciado".
Não existe uma única
solução. Sim, temos
regras, mas somos
espertos o suficiente
para sabermos
quando é adequado
desviar do padrão
para atingirmos um
objetivo de negócios
mais efetivamente.
Mesmo que o
SharePoint Server seja
um novo veículo de
colaboração, o
conteúdo do SharePoint
é regido por todas as
políticas gerais
pertencentes ao uso de
recursos de TI,
incluindo privacidade,
direitos autorais,
Os privilégios de propriedade de conteúdo,
segurança, gerenciamento e contribuição
são distribuídos por toda a organização,
incluindo usuários que talvez não tivessem
privilégios de colaboração de conteúdo, de
segurança ou de gerenciamento de
registros no passado. Todos os
colaboradores de conteúdo precisam estar
cientes das políticas da organização para o
uso corporativo adequado de recursos de
TI.
As regras existentes
ainda se aplicam -
você gostaria que sua
mãe/chefe/consumid
or/cliente visse esta
foto? A sua
mãe/chefe/
consumidor/cliente
pode ver este
conteúdo?
retenção de registros,
confidencialidade,
segurança de
documentos e assim
por diante.
PRINCÍPIOS DE SEGURANÇA
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Princípio de
orientação de gestão
Implicação Lembre-se...
As políticas gerais de
segurança da empresa
sobre quem pode ver
que conteúdo ainda se
aplicam e regem o
portal.
Os usuários precisam pensar no local onde
o conteúdo é publicado para garantir que o
conteúdo confidencial seja compartilhado
somente em sites com acesso limitado.
Publique para
atender aos padrões
do que "é necessário
saber" de sua
organização, nem
mais, nem menos!
A segurança baseada
em funções regerá o
controle de acesso e as
permissões em todas
as áreas do portal
(intranet e extranet).
Os usuários podem ter permissões
diferentes em áreas diferentes do portal, o
que tem um implicação para a gestão e
para o treinamento. Embora a maioria dos
usuários talvez não tenha privilégios de
colaboração para páginas de intranet
regidas com rigor, todos os usuários
possuem privilégios de "controle total" em
seus sites Meu Site.
É possível que você
não tenha as mesmas
permissões em todas
as páginas do portal.
PRINCÍPIOS DE DESIGN DO SITE
Ofereça uma
experiência do usuário
consistente – os
usuários devem ser
capazes de localizar
consistentemente
informações
fundamentais em
qualquer site de
colaboração e de
procurar o conteúdo de
que necessitam.
Todos os sites também seguirão um
modelo de design de linha de base
consistente para garantir a consistência e
a capacidade de uso em sites de
colaboração.
Ei – não se trata de
você, mas do
usuário!
Crie o design para
minimizar requisitos de
treinamento para
usuários finais – use o
melhor recurso (e o
mais simples) para
cada objetivo de
negócios.
Qualquer usuário com privilégios de design
de site será incentivado a participar de
treinamentos para garantir que ele use as
Web Parts e listas mais adequadas para
cada tarefa.
Só porque você pode,
isso não significa que
você deve. Não é
realmente necessário
experimentar todos
os recursos novos!
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Princípio de
orientação de gestão
Implicação Lembre-se...
Garanta que a
"capacidade de
localização" controle
decisões de design –
otimize metadados e a
configuração do site
para oferecer o melhor
para a audiência de
usuários finais, e não
somente para o
colaborador de
conteúdo.
Em situações onde as compensações de
design devam ser consideradas (mais ou
menos metadados, informações acima ou
abaixo da "dobra", duplicação de links em
vários locais), as decisões devem ser
tomadas para facilitar a experiência dos
usuários finais em detrimento dos
colaboradores de conteúdo. A "capacidade
de localização" significa criar sites de
forma que as informações importantes
estejam facilmente visíveis e que as dicas
de navegação sejam usadas para ajudar os
usuários a encontrar com facilidade as
informações fundamentais. Também
significa o uso de metadados para
aumentar a precisão de resultados da
pesquisa. A experiência de "navegação" e
de "pesquisa" para usuários guiará as
decisões de design no desenvolvimento do
site inicial e na modificação feita com o
tempo.
Evite criar um espaço
onde o conteúdo
sempre "entra" mas
nunca "vai embora".
Os Designers de Site
devem compreender os
objetivos dos padrões
de design de site
recomendados e só
fazer alterações quando
elas forem justificadas
por uma necessidade
corporativa válida.
Mesmo que os Designers de Site possam
ter permissões que deixem que eles
alterem modelos de site e outras áreas de
site "controladas", eles concordam em não
fazer alterações arbitrariamente nos
modelos de site básicos com base em
preferências pessoais. As sugestões de
alterações em modelos de site padrão
devem ser elevadas ao Comitê de Gestão.
Lembre-se do
Homem-Aranha:
"Grandes poderes
trazem grandes
responsabilidades".
Use seus poderes
com sabedoria.
Todos os sites/páginas
devem ter um
"proprietário" de
conteúdo claramente
identificado.
Os usuários precisam saber quem devem
contatar caso as informações em uma
página ou site estejam desatualizadas ou
imprecisas.
Faça com que seja
óbvio saber quem é o
proprietário do
conteúdo em todas
as páginas e sites.
PRINCÍPIOS DE CONTEÚDO
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Princípio de
orientação de gestão
Implicação Lembre-se...
Todo o conteúdo é
publicado somente em
um local. Os usuários
que precisarem acessar
o conteúdo deverão
criar a ID do
Documento1 para que
ele seja acessado de
sua localização
"autoritativa".
Isso significa que a versão oficial de um
documento é publicada uma vez pelo
proprietário do conteúdo (que pode ser um
departamento e não necessariamente um
indivíduo). Para a conveniência do leitor,
os usuários podem criar um link para a
cópia oficial de um documento de qualquer
parte do SharePoint Server, mas não
devem postar uma "cópia de
conveniência". Os usuários não devem
postar cópias de documentos em suas
unidades de disco rígido e em sites Meu
Site se eles existirem em outro lugar na
solução.
Uma cópia de um
documento.
Edite no local – não
exclua documentos
para criar uma nova
versão.
O controle de versão será habilitado em
bibliotecas de documentos onde versões
anteriores precisam ser mantidas durante
a criação ou edição do documento. Se as
versões anteriores precisarem ser
mantidas de forma permanente para fins
legais, as versões "antigas" dos
documentos deverão ser armazenadas em
uma localização de arquivamento ou em
uma biblioteca. Os documentos serão
editados no local em vez de serem
excluídos e adicionados novamente de
forma que os links do documento criados
por outros usuários não sejam
interrompidos.
Alguém pode ter um
link para seus
documentos.
Atualize, não exclua!
Os Patrocinadores/
Proprietários do Site
são responsáveis, mas
todos têm
responsabilidade sobre
o gerenciamento de
conteúdo.
Todo o conteúdo postado em um site e
compartilhado por mais de uma pequena
equipe será regido por um processo de
gerenciamento de conteúdo que garanta
que o conteúdo seja preciso, relevante e
atualizado. Os Patrocinadores/Proprietários
são responsáveis pela qualidade e
atualização do conteúdo e pelo
arquivamento do conteúdo antigo em
tempo hábil, mas os usuários do site são
responsáveis por avisar aos
Patrocinadores/Proprietários do Site sobre
conteúdo que necessite de atualização.
Todos nós somos
responsáveis pelo
gerenciamento de
conteúdo.
1 A ID do Documento é um novo recurso do SharePoint 2010. A ID do Documento é um identificador exclusivo (uma URL
estática) do documento que permanecerá associado ao documento mesmo se ele for movido para outro local.
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Princípio de
orientação de gestão
Implicação Lembre-se...
Links em vez de anexos
de email.
Os usuários devem enviar links para o
conteúdo sempre que possível em vez de
anexos de email.
Chega de anexos de
email!
O material com direitos
autorais não será
adicionado ao portal
sem o licenciamento ou
a aprovação
apropriados.
As violações de direitos autorais podem ser
muito onerosas. Provavelmente, esse é um
dos princípios ignorados com mais
frequência em intranets corporativas e um
dos que mais preocupará o bibliotecário de
sua corporação (se a sua organização
ainda tiver um).
Não publique o que
não for seu.
É especialmente importante lembrar que o princípio de orientação "não existe uma única solução" quando se trata de gestão. Você precisará de políticas de gestão mais rígidas em sites com "alcance" mais amplo (por exemplo, sites voltados para a empresa e para departamentos). Você pode considerar políticas mais rigorosas para sites de equipe privados.
Políticas e padrões As políticas definem regras para o uso do SharePoint; os padrões descrevem práticas
recomendadas. De uma perspectiva de gestão, normalmente as políticas são orientadas por
requisitos estatutários, de normas ou organizacionais. Espera-se que os usuários cumpram as
políticas sem desvios. Se a sua organização estiver sujeita a supervisão de normas, verifique se
você realmente pode impor suas políticas, já que não fazer isso poderá taxá-lo como "não
compatível". Normalmente, os padrões são estabelecidos para incentivar práticas consistentes.
Os usuários podem adotar alguns elementos do padrão que funcionam para eles e não
implementar outros.
Como aplicado ao tópico de nomes de arquivo, uma política poderia declarar "Não incluir datas
ou números de versão em nomes de arquivo", enquanto um padrão poderia declarar "Os nomes
de arquivo devem ser tópicos e descritivos". Em outro exemplo, a política poderia declarar
"Todos os sites do SharePoint terão um contato principal e um secundário responsáveis pelo site
e por seu conteúdo", e o padrão poderia declarar que "o contato do site é listado na home page
do site e no diretório do site".
Cada organização terá seu próprio conjunto de políticas e padrões. Os tópicos gerais devem
incluir supervisão de conteúdo, design de site, identidade visual e experiência do usuário,
gerenciamento e segurança. Para garantir que seu plano de gestão permaneça relevante:
Verifique se suas políticas e padrões do SharePoint não estejam em conflito com políticas
organizacionais mais amplas.
Publique políticas e padrões onde os usuários possam encontrá-las e segui-las com facilidade. Pode
ser necessário que algumas políticas sejam publicadas para "todos os leitores", enquanto outras
tenham de ser protegidas para garantir a integridade do aplicativo.
Examine e revise regularmente as políticas e padrões para mantê-los alinhados às necessidades
organizacionais.
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As próximas seções descrevem alguns exemplos específicos de políticas e padrões que talvez
você queira considerar para sua organização. Não é uma lista muito longa, mas inclui algumas
ideias reutilizáveis a serem consideradas.
Políticas e padrões de conteúdo Considere as políticas e padrões de conteúdo de exemplo a seguir, cada uma será discutida em
mais detalhes nesta seção:
Postagem de conteúdo em páginas ou sites existentes
Postagem de conteúdo na home page
Postagem de conteúdo em páginas pessoais (perfis do usuário)
Marcas sociais e classificações
Retenção de registros
Auditoria e revisão de conteúdo
Postagem de conteúdo em páginas ou sites existentes Definitivamente, você precisará de uma política ou padrão para garantir que o princípio de
orientação "uma cópia de um documento" seja habilitada. Examine a política de Contribuição e
Propriedade de Conteúdo da Contoso para saber como orientar os usuários em relação à
postagem de conteúdo de "propriedade" deles.
Política de exemplo da Contoso: Colaboração e propriedade de conteúdo
Os Patrocinadores do Site são responsáveis por garantir que o conteúdo postado nas páginas deles esteja
preciso e relevante e compatível com políticas de retenção de registros.
Poste somente o conteúdo de sua "propriedade" em um site de colaboração ou em seu site Meu Site. A
propriedade significa que o documento é ou foi criado por alguém de seu departamento e que seu
departamento está comprometido em manter o conteúdo por toda sua vida útil. Se um documento não for
de propriedade do seu departamento mas se ele for necessário em seu site, peça ao proprietário para postá-
lo e crie um link para ele em seu site.
Não poste conteúdo cujos direitos legais de postagem eletrônica não pertençam a nós, incluindo PDFs ou
imagens digitalizadas de artigos de jornal ou outros documentos de origens para as quais a nossa
organização não tenha direitos de publicação online. É possível criar um link para esse conteúdo no site do
proprietário.
Além disso, considere a criação de políticas para estes outros tópicos de conteúdo:
Ciclo de postagem de conteúdo: crie uma política para lembrar os usuários de excluir conteúdo de
sua origem ou ambiente de colaboração original quando ele for "publicado" no repositório oficial do
SharePoint (ou use políticas de disposição de conteúdo automatizadas para garantir que isso
aconteça rotineiramente).
Edição de conteúdo: como os colaboradores de conteúdo de um site possuem um link para conteúdo
em um site que não possuem, é importante ter um padrão que lembre aos usuários de "editar
documentos no local" de forma que os links não sejam interrompidos.
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Formatos e nomes de conteúdo: decida se você precisa de políticas para onde determinados tipos de
conteúdo serão armazenados em sua solução e se você precisará ou não de padrões de
nomenclatura de arquivos. Considere uma política para a definição de que tipos de conteúdo
pertencem à sua solução do SharePoint e que tipos de conteúdo pertencem a outros locais. Dados os
valiosos recursos de pesquisa do SharePoint Server, nem sempre será necessário definir padrões
rígidos de nomes de arquivo em vez de incentivar os usuários a escolher nomes que ajudarão outras
pessoas a identificar o conteúdo dos arquivos.
Conteúdo com links: defina claramente quem é o responsável por garantir que os links no conteúdo
ou em um site não estejam "interrompidos".
Postagem de conteúdo na home page Definitivamente, você desejará considerar a criação de uma política específica para a postagem
de conteúdo na home page da sua solução de portal. A maior parte do conteúdo da home page
deve ser cuidadosamente controlada, especialmente para sua intranet. Afinal, você tem uma
chance de causar uma primeira impressão e sua home page é o local onde os usuários têm essa
impressão! Em uma intranet corporativa, a home page pode se tornar uma batalha por espaço
entre várias unidades de negócios, normalmente Comunicações Corporativas ou Marketing e
Recursos Humanos. Mesmo se a sua "solução" for um site da equipe de projetos, será preciso
considerar cuidadosamente como as informações serão apresentadas na home page do site e
quem pode criar e colocar conteúdo nessa localização crítica. Algumas organizações resolvem a
batalha por espaço na home page atribuindo áreas da página ("vizinhanças") a departamentos
específicos. Outras atribuem a propriedade principal a um departamento específico (quase
sempre o departamento responsável pelas comunicações internas), mas usam o Comitê de
Gestão de Portal ou o Comitê Gestor para oferecer supervisão e escalonamento se houver
discordâncias sobre o conteúdo.
Postagem de conteúdo em páginas pessoais (perfis do usuário) O perfil do usuário é onde os usuários podem declarar seus interesses e experiência de forma
que outras pessoas da organização possam fazer conexões ou simplesmente aprender mais
sobre eles. Quanto mais informações um usuário optar por compartilhar no perfil dele, mais
ricos serão os relacionamentos de rede e profissionais que eles poderão criar. Algumas
organizações não se sentem confortáveis em permitir ou incentivar usuários a anexar
informações pessoais nos perfis deles. Antes de incentivar os usuários a adicionar interesses em
cestas de basquete, alpinismo e esportes extremos aos perfis deles, verifique se você não está
violando qualquer lei ou norma de privacidade. A menos que haja motivos legais para não incluir
informações pessoais no perfil do usuário, nosso melhor conselho é vá em frente - permita que
os usuários adicionem o que se sintam confortáveis em compartilhar, mas use seu plano de
gestão para oferecer orientação sobre o que é adequado e útil. Em geral, tenha confiança que
seus usuários saberão o que é bom compartilhar com seus colegas e o que seria melhor manter
como particular. Você também pode confiar que a comunidade identificará rapidamente se
alguém tiver compartilhado algo que não seja adequado – o que ajudará a impor seu plano de
gestão. As normas de privacidade social estão mudando e o que poderia não ser confortável
para uma pessoa de cerca de 50 anos compartilhar pode ser bastante confortável e aceito para
uma pessoa de cerca de 20 anos.
Além das habilidades e interesses, o SharePoint Server 2010 oferece um local para que os
usuários identifiquem suas áreas de experiência em um espaço chamado "Pergunte-me sobre".
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Esse campo permite que os usuários definam tópicos onde, essencialmente, estarão dizendo
"Posso ajudar você com isto". Seu Plano de Gestão deve ter um formato sugerido para as
descrições Sobre mim e oferecer exemplos de descrições bem escritas.
As atualizações de status do SharePoint Server 2010 permitem que os usuários descrevam "o
que está acontecendo" em suas páginas de perfil. As atualizações de status não se destinam a
ser usadas para descrições de atividades muito longas, mas para atualizações rápidas de etapas
ou tarefas que permitam que outras pessoas saibam no que alguém está trabalhando ou no que
está pensando. Seu plano de gestão deve incluir orientação ou exemplos para ajudar outras
pessoas que sejam novatas na criação de atualizações de status compreendam como usar este
recurso. Além de incentivar usuários a adicionar etapas, considere solicitar aos usuários que
"narrem o trabalho deles", adicionando uma atualização quando estiverem em um ponto crítico
de um projeto ou precisem da ajuda de outras pessoas.
Marcas sociais e classificações Os comentários sociais, conteúdo adicionado por usuários como marcas ou classificações, são
uma novidade do SharePoint Server 2010. Esses recursos permitem que os usuários participem
e interajam com sua solução do SharePoint e melhorem a "capacidade de localização" de
conteúdo ao permitir que indivíduos suplementem a classificação formal com marcas adicionais
que sejam significativas para eles. As marcas sociais se referem a metadados que usuários
adicional a conteúdo para ajudar a definir o que ele é, o que inclui e o que faz. Suas políticas de
gestão devem incluir diretrizes sobre como você deseja que os usuários participem da marcação
social e devem oferecer orientação e exemplos de marcas significativas para sua organização.
Você também deve garantir que os usuários compreendam que a marcação social usa o Índice
de Pesquisa para oferecer filtragem de segurança em conteúdo armazenado no SharePoint
Server, o que significa que os usuários serão capazes de marcar documentos confidenciais, mas
essas marcas não estarão visíveis para aqueles que não tenham acesso de leitura ao
documento.
Se você optar por ativar o recurso Classificações no SharePoint Server 2010, os usuários terão a
opção de "classificar" documentos (e páginas) em uma escala de 0 a 5 estrelas. Seu plano de
gestão deve documentar como você pretende usar as classificações em sua organização – por
exemplo, você está solicitando aos usuários que classifiquem o conteúdo como bem escrito ou
não ou que digam se ele é útil ou não? Um artigo de outubro de 2009 do Wall Street Journal2
citou uma estatística que declara que quando os consumidores escrevem críticas sobre produtos
de forma online, tendem a deixar classificações positivas: a classificação média para itens online
é de 4,3 estrelas em 5. Se você quiser ter classificações significativas sobre conteúdo em sua
organização, será preciso definir suas expectativas e tornar claro para os usuários como as
classificações serão usadas. Obviamente, se todas as classificações forem positivas, será difícil
obter um valor. Algumas organizações tentam identificar exemplos brilhantes de "práticas
recomendadas", mas é um processo muito difícil de manter de forma contínua sem recursos
dedicados. Permitir que os usuários classifiquem o conteúdo como eles o veem pode ajudar a
identificar potenciais práticas recomendadas, mas você precisa tomar cuidado ao supor que o
conteúdo com uma classificação baixa seja necessariamente "ruim".
2 Fowler, Geoffrey e De Avila, Joseph. On the Internet, Everyone's a Critic But They're Not Very Critical. (Na Internet,
todos são críticos, mas não criticam tanto assim). Wall Street Journal 5 de outubro de 2009
http://online.wsj.com/article/SB125470172872063071.html.
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Retenção de registros Defina políticas claras em relação a como suas políticas de retenção de registros serão
implementadas em sua solução e as responsabilidades que os proprietários de conteúdo têm
para identificar conteúdo como registros e associar o código de retenção de registro adequado a
um determinado item de conteúdo. No SharePoint Server 2010, existem duas maneiras de
declarar que um item é um registro: in-loco e no arquivo de registros. A escolha do método
adequado para a aplicação de políticas de gerenciamento de registros terá implicações em como
os usuários localizam documentos, de forma que a abordagem de gerenciamento de seus
registros deverá ser clara e aplicada consistentemente.
Auditoria e revisão de conteúdo Considere uma política para definir a frequência e o tipo de revisão que você terá em cada tipo
de conteúdo ou site. Todo o conteúdo postado em sites de toda a empresa devem ser regidos
por um processo de gerenciamento de conteúdo que garanta que o conteúdo seja preciso,
relevante e atual, mas mesmo os sites de equipe particulares devem ter uma estratégia de
gerenciamento de conteúdo. Para a maioria dos sites, o ciclo máximo de revisão de conteúdo
não deverá ter mais de 12 meses a partir da data de postagem do conteúdo. Confirme se seus
ciclos de revisão são compatíveis com quaisquer requisitos de normas ou estatutários.
Políticas e padrões de design Considere a criação de políticas e padrões para cada um destes elementos de design:
Criação de novos subsites
Layout de página e organização
Tipos de conteúdo e metadados
Diretrizes/políticas específicas de conteúdo
Segurança
Identidade visual
Criação de novos subsites Se proprietários do site de "usuário final" individuais terão permissões que possibilitem a eles
criar suas próprias arquiteturas de informação para os sites que controlam, é importante
oferecer orientação para ajudá-los a compreender as práticas recomendadas para a criação de
"nós" em uma hierarquia de informações. Por exemplo:
Propriedade de conteúdo: se um grupo de negócios em particular for o proprietário principal de todo
o conteúdo a ser postado na página ou site, provavelmente fará sentido a criação de um subsite
separado ("nó") para esse grupo de negócios.
Segurança: se um grupo significativo de conteúdo for altamente confidencial, crie um subsite, espaço
de trabalho ou "nó" separado para controlar com mais facilidade as configurações de segurança para
esse conteúdo.
Administração de banco de dados: se houver a necessidade de fazer backup, restaurar ou, de alguma
forma, gerenciar conteúdo em um único grupo, um subsite ou página exclusiva para esse conteúdo
tornará esses processos mais fáceis de gerenciar.
Navegação: minimize os níveis de aninhamento na arquitetura de informações. É uma prática
recomendada manter até três níveis na hierarquia de forma que os usuários não tenham de "clicar"
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continuamente para obter o conteúdo crítico. Se não for necessário um novo nó na arquitetura por
qualquer um dos motivos que acabamos de mostrar, não o crie.
Layout de página e organização Nada torna um site mais confuso do que um conjunto aleatório de Web Parts desorganizadas
que se aglomeram em uma página. Qualquer pessoa com permissões de design de página
precisa se lembrar do princípio de orientação sobre a concentração no usuário final, mas esses
designers de página também devem estar familiarizados com as práticas recomendadas gerais
de capacidade de uso de design. Algumas das práticas recomendadas para o design de página
incluem:
Consistência: estabeleça um design padrão para todas as páginas de cada site para garantir que os
usuários possam navegar sem serem surpreendidos pela alteração de layouts de página.
Velocidade: certifique-se de que os usuários possam obter informações importantes o mais rápido
possível.
Rolagem: os usuários tendem a se concentrar somente em informações que estejam "acima da
dobra" em seu design de página. Crie uma página que se ajuste ao tamanho de tela padrão de sua
organização e verifique se os usuários não precisam rolar para localizar as informações importantes
ou Web Parts na página. A rolagem nunca deverá ser tolerada para informações críticas. Para obter
um ótimo artigo de referência sobre rolagem e se ela deve (ou não) ser tolerada no design de
páginas, consulte: http://www.useit.com/alertbox/scrolling-attention.html.
Conteúdo importante no canto superior esquerdo: coloque o conteúdo mais importante perto da
parte superior esquerda da página. Esse é o local onde os leitores "pousarão" visualmente quando
entrarem na página. Se as informações mais importantes estiverem nessa localização, existem mais
chances de captura da atenção do usuário do que se elas estiverem enterradas em algum outro lugar
da página.
Tipos de conteúdo e metadados Um Tipo de Conteúdo é um conjunto de configurações que definem um tipo de informação em
particular, como um plano de projeto ou de relatório financeiro. Um Tipo de Conteúdo pode ser
definido para toda a empresa ou para um conjunto de sites inteiro. Também pode ser definido
"localmente" para uma página ou site específico. As Colunas de Site são as "propriedades" de
um tipo de conteúdo em particular. As colunas fazem parte dos atributos ou das propriedades
de um Tipo de Conteúdo. As Colunas de Site também podem ser definidas em toda a solução ou
para um site individual ou conjunto de sites. Os Tipos de Conteúdo e as Colunas de Site são
tipos de "metadados" no SharePoint Server 2010. Os valores para várias Colunas de Site
(metadados) são específicas de sites específicos. As práticas recomendadas e os conceitos para
a definição de uma boa estrutura de metadados estão no Capítulo 5 de Essential SharePoint
2010, onde discutimos o planejamento de sua arquitetura de informações. Seu plano de gestão
precisa incluir seus padrões e políticas para os Tipos de Conteúdo e Colunas de Site usados em
sua solução, além das políticas de como os usuários poderão solicitar a criação de novos Tipos
de Conteúdo ou Colunas de Site corporativos.
Diretrizes/políticas específicas de conteúdo As soluções de colaboração de alto impacto garantem que o conteúdo seja facilmente acessado
pelos usuários finais. Isso significa que o conteúdo não é apenas "localizável", mas também
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estruturado e escrito para ser consumido online. Partindo do pressuposto de que seus
colaboradores de conteúdo sejam bons escritores, talvez eles não estejam familiarizados com as
práticas recomendadas para a escrita para a Web. É útil oferecer alguns padrões e políticas para
listas e bibliotecas do SharePoint específicas. A seguir, vários exemplos de padrões, políticas e
práticas recomendadas que talvez você queira considerar para sua solução.
Blogs e wikis
Os usuários finais devem estar cientes do que sua organização considera adequado para a
postagem de conteúdo social em sites pessoais, como blogs e wikis. Enquanto que em algumas
organizações é aceitável escrever blogs sobre seus hobbies, em outras isso não é verdade.
Pense com cuidado sobre como definir políticas de gestão para conteúdo social, uma vez que é
preciso garantir que você não esteja impondo tantas regras sobre o conteúdo que acabará
desincentivando os colaboradores de conteúdo. Não há uma única resposta correta para todas
as organizações. O Capítulo 8: Getting Social de Essencial SharePoint 2010 inclui algumas
sugestões de gestão específicas para recursos de computação social que devem ser
consideradas como parte do seu Plano de Gestão.
Anúncios
Em geral, o tom de todos os textos deve ser conciso e útil. Para Anúncios, crie um título
descritivo, porém sucinto. No texto do anúncio, coloque as informações importantes primeiro e
escreva brevemente, usando no máximo quatro ou cinco frases. Tente evitar o uso de fontes
grandes e muitos espaços em branco no texto do Anúncio. No texto, não sublinhe que não seja
um hiperlink. Faça com que o texto do link seja uma descrição concisa do link e permita que o
link ajude o leitor na verificação:
Ruim: Clique aqui para obter o formulário de inscrição mais recente
Bom: Baixe o formulário de inscrição mais recente
Melhor: Baixe o formulário de inscrição mais recente
Quadros de discussão
Quadros de Discussão efetivos devem ter alguém que servirá como o moderador do quadro de
discussão para garantir que as perguntas sejam respondidas e que haja um valor agregado. Em
algumas organizações, será necessário consultar o Departamento Jurídico para garantir que as
informações sobre produtos, pesquisas, patentes, dados, conteúdo regulamentado ou problemas
legais sejam adequados para Quadros de Discussão online.
Bibliotecas de imagens ou de vídeos
O conteúdo postado em bibliotecas de imagens ou de vídeos deve estar relacionado aos
negócios e ser adequado para publicação no ambiente corporativo. Obtenha permissão de
qualquer indivíduo que esteja em uma imagem ou vídeo que será postado em um site antes de
carregá-lo. Verifique também se a imagem é de propriedade de sua organização ou se ela
obteve as licenças de uso adequadas.
Links
Em alguns casos, os usuários e designers de sites terão a opção de indicar se um link deverá ou
não abrir em uma nova janela. Em geral, os padrões a seguir são recomendados para links:
Links para documentos ou páginas de um conjunto de sites: não abrir em uma nova janela.
Links para documentos ou páginas em outro conjunto de sites:abrir em uma nova janela.
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Links fora da sua intranet (para outro aplicativo na empresa ou para um site da Internet): abrir em
uma nova janela.
Bibliotecas de documentos
Considere como os documentos serão usados ao carregá-los para o SharePoint Server. Os
documentos podem ser carregados para o SharePoint Server usando a maioria dos formatos de
documento existentes (Word, .PDF, Excel, PowerPoint e assim por diante). Se você carregar um
documento em seu formato nativo, Word, Excel ou PowerPoint, os usuários poderão baixá-los e
facilmente editá-los para criarem suas próprias versões. A menos que eles tenham privilégios de
Colaborador em uma biblioteca, não poderão postá-los novamente no mesmo site. Os
documentos que poderiam ser reutilizados como um exemplo para outras pessoas sempre
deverão ser carregados em seu formato editável e "nativo". Os documentos que devem ser
protegidos contra edição ou alteração, mesmo em uma cópia "particular", deverão ser
carregados em um formato "protegido" ou com senhas para edição. Considere o formato .PDF
para documentos muito grandes porque esse formato reduz o tamanho do arquivo e, portanto, o
tempo de download para as outras pessoas.
Segurança As considerações sobre segurança são um dos elementos de design mais importantes de um site
do SharePoint. É importante pensar em segurança durante o processo de design uma vez que
compreender como será necessário proteger os objetos no site afetará a estrutura do site, o
layout da página e o design dos metadados. Como em quase todas as implantações do
SharePoint os usuários finais terão alguns recursos para gerenciar a segurança de sites sob o
controle deles, é fundamental garantir que todos com permissões para atribuir segurança
compreendam como funciona a segurança do SharePoint.
O SharePoint Server oferece a capacidade de proteger conteúdo até o nível do item e oferece
várias opções para a criação de grupos de segurança. Isso tanto pode ser uma bênção (devido à
flexibilidade permitida) como uma maldição (porque faz com que seja muito fácil para os
usuários criar modelos de segurança complexos em excesso e virtualmente ingovernáveis).
Como prática recomendável, é útil oferecer consultoria de "planejamento de segurança" para
usuários que ainda não conheçam o SharePoint, já que o planejamento de segurança pode cair
facilmente na categoria que chamamos de "não tente repetir isto em casa".
Em seu plano de gestão, será necessário articular com clareza políticas de segurança específicas
e como elas devem ser aplicadas em sites do SharePoint.
Identidade visual O departamento de Comunicações Corporativas (ou seu equivalente) na maioria das
organizações normalmente definirá padrões de identidade visual para sua presença na intranet
ou na internet. Uma decisão fundamental de gestão sobre a qual você precisará pensar é se a
identidade visual corporativa poderá ser alterada em um determinado conjunto de sites do
SharePoint. Pode haver motivos de negócios válidos para o desvio da identidade visual
corporativa: por exemplo, talvez você queira um site de colaboração da extranet que divida a
identidade visual de sua organização com a de um parceiro. Em uma solução de intranet, os
usuários poderão achar confuso e ficar perdidos se a identidade visual do site for alterada de um
site para outro e, portanto, você precisa considerar a definição de padrões e políticas de
identidade visual tendo o usuário do site em mente. O uso de alguns elementos de variação de
cor ou de marca na identidade visual do site pode ajudar a impor seu modelo de segurança. Por
exemplo, talvez você queira que a "identidade visual" ou o tema comunique o modelo de
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segurança no site – um tema ou identidade visual para sites de intranet da empresa e outro
tema ou identidade visual para sites de equipe seguros. Isso pode ajudar a oferecer dicas
visuais para colaboradores de conteúdo, lembrando-os de que quando postarem em um site
com a identidade visual "pública", geralmente o conteúdo poderá ser visto por todos na
organização.
Entrega do Plano de Gestão: treinamento e comunicações Neste white paper, descrevemos essencialmente como você deve criar um documento de plano
de gerenciamento. Seu documento de plano de gerenciamento é importante - ele oferece um
único artefato abrangente, onde você descreverá sua visão, seus princípios, suas funções e
responsabilidades e suas políticas e padrões. Mas, se o white paper que descreve como criar um
plano de gestão tiver quase 30 páginas, imagine o tamanho do seu plano de gestão real! Não há
nada de errado com documentos grandes em geral, mas o problema com um plano de gestão
muito grande é que você precisa que muitos usuários internalizem seus conceitos de gestão e os
documentos grandes não são consumíveis.
Quando estiver pensando na criação de seu Plano de Gestão, considere como os usuários
consumirão e internalizarão o conteúdo de seu plano. Há uma grande citação de Blaise Pascal
que com frequência e erroneamente atribuída a Mark Twain (e a outras pessoas). No original,
em francês, a citação é “Je n'ai fait celle-ci plus longue parceque je n'ai pas eu le loisir de la
faire plus courte”. Isso pode ser traduzido de forma livre para "se eu tivesse mais tempo, teria
escrito uma carta mais curta". Passar um tempo adicional para garantir que seu plano seja o
mais conciso possível fará com que seja mais fácil para seus usuários compreender e seguir as
regras.
Além de escrever de forma concisa, no entanto, você também deve garantir que seu plano de
gestão seja bem representado em seu currículo de treinamentos. Embora nem todos os usuários
precisem saber como criar um site do SharePoint, todos os usuários da sua solução deverão ter
uma compreensão básica do seu plano de gestão. Isso é ainda mais importante no SharePoint
Server 2010 do que nas versões anteriores, já que se você habilitar as marcas e classificações
definidas pelo usuário, todos os usuários serão colaboradores de conteúdo – e as diretrizes de
colaboração de conteúdo são um resultado fundamental do seu plano de gestão.
Exemplos de técnicas para oferecer comunicação e treinamento de gestão
• Crie uma "cola" com os princípios de orientação mais importantes. Talvez seja uma boa ideia colocá-los
em um mouse pad.
• Inicie todos os cursos de treinamento do SharePoint com uma revisão de seus princípios de orientação.
• Crie um cartão laminado ou um ímã com sua declaração de visão.
• Distribua breves descrições do trabalho que sejam específicas de cada função e faça com que sejam
disponibilizadas com facilidade para usuários nessas funções.
• Use pôsteres nas salas de descanso, boletins informativos e exibições de vídeo para criar um
gerenciamento de registros (ou outro tópico de gestão fundamental) em sua "campanha publicitária".
Planejamento de gestão do SharePoint 2010 Julho de 2010
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• Use a distribuição de espaços em sua "home page" para promover as práticas recomendadas de gestão -
especialmente aquelas relacionadas ao gerenciamento de conteúdo efetivo.
Conclusão Para ser útil e efetivo, seu plano de gestão precisa permanecer "vivo". Tenha um plano para
manter seu documento atualizado, especialmente à medida que as políticas forem mudando.
Lembre-se de fazer o seguinte:
Estabeleça um plano de gestão para garantir a qualidade e a relevância de conteúdo e para garantir
que todos os usuários compreendam as funções e responsabilidades deles.
Verifique se você possui a Diretoria de Gestão ou o Comitê Gestor como um forte defensor na função
de Patrocinador Executivo.
Mantenha seu modelo de gestão simples. As soluções precisam de um modelo de gestão forte, mas
não precisam de modelos complicados com muita burocracia.
Não complique a solução mais do que o necessário. Tenha cuidado com o "excesso de design". Só
porque o SharePoint Server tem um recurso interessante não significa que ele tenha de ser
implantado – pelo menos não imediatamente.
Garanta que todos os usuários com privilégios de design ou de "controle total" tenham internalizado
seus princípios de orientação de design e que os colaboradores de conteúdo compreendam os
princípios de orientação relacionados ao conteúdo.
Pense em como você irá garantir a conformidade com seu plano de gestão de forma contínua,
particularmente para sites de alta visibilidade. Talvez você queira monitorar e examinar
cuidadosamente alguns sites e fazer uma verificação pontual em outros.
Um plano de gestão efetivo não precisa restringir todos os movimentos – precisa oferecer orientação
aos usuários para garantir que a sua solução permaneça efetiva e vibrante com o passar do tempo.
Sobre os autores Scott Jamison, sócio-gerente e CEO da Jornata LLC, é especialista em tecnologias para
trabalhadores de conhecimentos e soluções colaborativas conhecido mundialmente, além de ser
um líder experiente com mais de 20 anos de orientação a gerentes e profissionais de tecnologia
para a entrega de uma ampla variedade de soluções de negócios para clientes. Scott é um forte
pensador estratégico, tecnólogo e gerente operacional. Em outubro de 2009, ele entrou para a
Jornata (www.jornata.com), uma firma de consultoria e treinamento em SharePoint e em
Microsoft Online Services.
Antes de entrar para a Jornata, Scott foi diretor e arquiteto empresarial na Microsoft, além de
ter numerosos cargos de liderança, incluindo a gerência sênior de uma equipe de consultoria em
produtos Microsoft na Dell. Scott trabalhou com equipes da Microsoft nos níveis local, regional e
internacional por anos, quase sempre participando como supervisor das equipes de produto da
Microsoft. Ele é reconhecido como líder e autor de vários livros, dezenas de artigos de revista e
palestrante regular em eventos no mundo inteiro.
Scott obteve seu diploma de mestrado em Ciência da Computação na Universidade de Boston,
com pós-graduação na Bentley's McCallum Graduate School of Business. É um Microsoft
SharePoint Certified Master.
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Susan Hanley, presidente da Susan Hanley LLC, é especialista em design, desenvolvimento e
implementação de soluções de portal bem-sucedidas, com foco em arquitetura de informações,
adoção de usuários, gestão e métricas de valor de negócios. É internacionalmente reconhecida
como especialista em gerenciamento do conhecimento e escreve um blog sobre SharePoint e
colaboração para a Network World Magazine, que pode ser encontrado em
http://www.networkworld.com/community/sharepoint. Antes de estabelecer sua própria firma
de consultoria, Sue trabalhou 18 anos como consultora na American Management Systems,
onde liderou o programa de gerenciamento do conhecimento da AMS. Nesse período, foi
reconhecida pela Consultants News como uma das maiores "líderes de conhecimento" das
principais firmas de consultoria. Sue saiu da MAS para liderar a prática de consultoria em
Portais, Colaboração e Gerenciamento de Conteúdo para a Plural, adquirida pela Dell em 2003.
Nessa função, foi responsável por uma equipe que desenvolveu centenas de soluções baseadas
na plataforma do Microsoft SharePoint, além de participar como membro do Conselho de
Parceiros para Portais e Colaboração da Microsoft. Em 2005, fundou a Susan Hanley LLC
(www.susanhanley.com), firma de consultoria dedicada a ajudar clientes a obter resultados
comerciais de alto impacto com portais e soluções de colaboração. Seus clientes incluem
algumas das maiores implantações globais do SharePoint.
Sue possui MBA da Smith School of Business da Universidade de Maryland em College Park e
graduou-se em psicologia na Universidade Johns Hopkins.