PLAN GERENCIA DE LA INFORMACIONpastosaludese.gov.co/images/sistemas/2019/PLANGERENCIAIN... · 2019. 11. 20. · PLAN GERENCIA DE LA INFORMACION FORMULACION CODIGO VERSION PAG Oficina

PLAN EMPRESARIAL DE EMERGENCIAS

FORMULACION CODIGO VERSION PAG

Secretaria General PL- EM 6.0 1

0. listo

PLAN GERENCIA DE LA INFORMACION

VERSION 6.0

SAN JUAN DE PASTO

2019



Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas PL- GI 6.0 2

PLAN DE GERENCIA DE LA INFORMACION PASTO SALUD E.S.E.

ACTUALIZO

WILLIAM MONTENEGRO GUEVARA

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas

San Juan de Pasto 2019




TABLA DE CONTENIDO

FORMATO 225 DEL 6 DE AGOSTO DE 2019……………………………….………..5

CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................... 6

INTRODUCCIÓN ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.

1. JUSTIFICACIÓN ............................................... ¡Error! Marcador no definido.

2. OBJETIBVOS .................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.1 OBJETIVO GENERAL 9

2. 2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 9

2.3 ALCANCE 9

3. MARCO LEGAL ............................................................................................. 10

4. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................ 11

5. PLANIFICACIÓN DE LA INFORMACION ...................................................... 13

5.1. IDENTIFICACION DE NECESIDADES 13

5.2. DESDE LOS PROCESOS 13

5.3. DESDE LA PLANEACION ESTRATEGICA 13

5.4. MODELO DE ATENCION 13

5.5. PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR NECESIDADES DE INFORMACIÓN 14

5.6. GRUPOS DE INTERÉS IDENTIFICADOS POR PASTO SALUD E.S.E. 15

5.7. RECOLECCIÓN, CONSOLIDACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION DE LOS GRUPOS DE INTERÉS 15

5.8. PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACION (incluir gestión de la información clínica) 16

5.9. MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACION PARA PASTO SALUD E.S.E. 18

5.10. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE LA INFORMACION 19

5.10.1. Identificación de las fuentes de información 19

5.10.2. Recolección Sistemática de la Información 19

5.10.3. Captura de datos 20

5.10.4. Validación de la Información (ETL) 20

5.10.5. Extracción de datos 20

5.10.6. Herramienta de ETL (Extracción, Transformación y Cargue de datos) 21




5.10.7. Calidad de los Datos 22

5.10.8. Consolidación de información 23

5.10.9. Acciones frente a las desviaciones de la Información (Verificación) 24

5.10.10. Protocolo 25

5.11. Publicación y transmisión de la información 26

5.11.1. Publicación 26

5.11.2. Diseño de Áreas de trabajo, Paneles, Informes y Tableros de indicadores 26

5.11.3. Informes implementados con POWER BI 27

6. TRANSMISION DE LA INFORMACION 35

6.1. HERRAMIENTA DE COMPRESIÓN DE DATOS PKZIP 36

7. TOMA DE DECISIONES 37

8. GESTIÓN Y MINERÍA DE DATOS 38

9. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION 39

9.1. COPIAS DE SEGURIDAD 41

9.2. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN 43

9.3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 44

9.4. CONTROL DOCUMENTAL 44

9.5. CONTROL DE DOCUMENTOS 45

9.5.1 Documentos Controlados ..................................................................... 45

9.5.2 Documentos Obsoletos .......................................................................... 45

9.6. DIVISIÓN DOCUMENTAL 45

9.6.1. Documentos externos ........................................................................ 45

9.6.2 Documentos Internos ............................................................................. 45

9.7 SISTEMA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 46

9.7.1 Plan de Archivo de Gestión ................................................................... 48

10. PLAN DE CONTINGENCIA 50

10.1. MANEJO DE CONTINGENCIA 50

10.2. EQUIPAMIENTO NECESARIO 50

10.3. MANEJO DE LA CONTINGENCIA 50

10.4. ACTIVACIÓN DE LA CONTINGENCIA 50

10.4.1 Sistema de Registros clínicos de SIOS no responde ..................... 50

10.4.2 No hay suministro eléctrico ................................................................. 51




10.4.3 Restablecimiento del Sistema de Información ................................ 52

10.5 PRUEBA DEL PLAN 52

11. PRESUPUESTO 53

12. GLOSARIO 55

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 55







CONTROL DE CAMBIOS E: Elaboración del documento M: Modificación del documento X: Eliminación del documento

Vers

ión

CONTROL DE CAMBIOS

INFORMACION DE CAMBIOS Acto

Administrativo de Adopción E M X

Actividades o Justificación del cambio

Elaboró / Actualizó

6.0

Actualización del Plan de Gerencia de la Información de la Empresa Social del Estado Pasto Salud E.S.E.

X

Justificación: El presente

documento se actualiza teniendo en cuenta el manual de acreditación versión 3.1 de acuerdo a los estándares de gerencia de la información.

William Montenegro Guevara

Solicitud de creación,

modificación o eliminación de documentos o registros GSI-

MDR-225 del 6 de Agosto de

2019

2.0

Actualización del Plan de Gerencia de la Información de la Empresa Social del Estado Pasto Salud E.S.E.

x Justificación: El presente

documento se actualiza.

William Montenegro Guevara

Resolución No. 275 del 15 de Julio de 2015

1.0

Elaboración del Documento Plan de Gerencia de la Información de la Empresa Social del Estado Pasto Salud E.S.E.

X

Justificación: El presente plan

fue elaborado para dar cumplimiento a los objetivos y metas planteados en el del plan de desarrollo, y que apalancan la toma de decisiones a todos los niveles de la organización.

William Montenegro Guevara.

Profesional Universitario Sistemas

Resolución No. 1613 de 10 de Septiembre de

2012




INTRODUCCIÓN

La Gerencia y gestión de la Información es un activo intangible que constituye la antesala de la gestión del Conocimiento, centrada en facilitar y gestionar la información relacionada con el tema de interés, para ser consultada en cualquier medio, momento y lugar, por lo tanto es acertado afirmar que la Información es un elemento vital en la pirámide de actividades, factores y elementos que hacen que una organización sea exitosa. Actualmente disponer de información no es un problema, la principal dificultad radica esencialmente en la calidad de la información, entendiendo por calidad, la veracidad, fiabilidad, precisión y pertinencia de la información final que necesita una empresa para la toma de decisiones. Desarrollar una adecuada gerencia de la información no solo ahorra tiempo, costo y esfuerzo, sino que apalanca todos y cada uno de los procesos definidos en el direccionamiento estratégico de la empresa.




1. JUSTIFICACION Con el plan de gerencia de la información se pretende mostrar, la manera en que la Empresa Social del Estado Pasto Salud ESE gestiona la información para la toma de decisiones partiendo de la planeación de identificación de necesidades de la información, tratamiento y procesamiento de datos y la generación de información en todos los procesos de la organización para la toma de decisiones, las cuales darán respuesta a las expectativas y necesidades de información de todos los grupos de interés. Adicionalmente la intención es dar respuesta al grupo de estándares de gerencia de la información que se incluye en el manual de acreditación en salud ambulatorio y hospitalario, para que al final se dé cumplimiento a los siguientes propósitos.

Que la información clínica y administrativa incluya todos los procesos organizacionales las necesidades de todos los grupos de interés

Que los procesos institucionales cuenten con la información necesaria para la toma de decisiones basada en hechos y datos.

Que se garantice la implementación de estrategias y mecanismos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información,

Que se adopten nuevas tecnologías para el manejo y uso de la información

Que la información esté disponible para los equipos de salud responsables de la atención, la unificación centralizada en las instituciones organizadas en red.

Que se defina un plan de contingencia en caso de fallas en los sistemas primarios.

Que la organización obtenga cada vez mejores resultados en el desempeño de la gestión de información, con fundamento en el ciclo de mejoramiento continuo de la calidad.




2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Gestionar en forma estandarizada, los requerimientos de información de todos los grupos de interés, integrando la información administrativa y asistencial dentro de los diferentes niveles de gestión, que apalanquen la toma de decisiones en la empresa. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Estandarizar todos los requerimientos de información de todos los grupos de interés, y establecer prioridades para su disponibilidad.

Desarrollar sistemas de información para la gestión y toma de decisiones, basado en tableros de indicadores.

Implementar mecanismos de seguridad informática que permitan obtener información fidedigna.

Optimizar tiempos en el proceso de extracción, transformación y cargue de datos para garantizar oportunidad de la información.

Evaluar y monitorear el modelo de gestión de la información para la toma de decisiones

Tomar acciones correctivas cuando se detecte desviaciones en el modelo de gestión de la información.

2.3 ALCANCE El plan de gerencia de la información aplica a todos los procesos y niveles directivos y operativos de la sede administrativa y las IPS de la Empresa social del estado Pasto Salud ESE. Inicia desde la identificación de necesidades de información para todos los grupos de interés, hasta la gestión de la información para la toma de decisiones.




3. MARCO LEGAL

Ley 23 de 1982. Derechos de autor. Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se definen y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Resolución 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 603 de 2000. Disposición del informe anual de Gestión presentado por los administradores de las sociedades comerciales, deberán incluir entre otros el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor. ISO 27001 del mes de octubre del 2005: Sistema de Gestión de la seguridad de la información. Decreto 1011 de 2006. Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Resolución No 1445 de 2008. Por la cual se definen las funciones de la Entidad Acreditadora y se adoptan otras disposiciones. Ley No 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el código penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"· y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones. Normatividad del Sistema Único de Acreditación en Salud, en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario.




4. MARCO CONCEPTUAL

Datos: Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el porqué de las cosas y no son orientativos para la acción. Los datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor. Información: La información se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Conocimiento: El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas. El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como: Comparación con otros elementos. Predicción de consecuencias. Búsqueda de conexiones. Conversación con otros portadores de conocimiento.




5. PLANIFICACION DE LA INFORMACIÓN Actualmente para la Pasto Salud E.S.E, disponer de información no es un problema, la dificultad radica en la calidad de la información que se genera para la toma de decisiones, se entiende por calidad la veracidad, precisión, oportunidad y pertinencia de la información. De esta manera es necesario que Pasto Salud E.S.E disponga de un plan de Gestión de la Información, la cual es transversal a todos los procesos de la organización.

5.1 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Pastos Salud ESE, tiene la capacidad de identificar y responder las necesidades de información de los usuarios y sus familias, los colaboradores, y todos los procesos de la organización, para ellos partimos de que mecanismos tiene la organización para identificar estas necesidades de información en todos los niveles.

5.2 DESDE LOS PROCESOS Desde que nosotros logramos caracterizar y estandarizar nuestros procesos organizacionales, esa caracterización de los procesos en su cadena cliente proveedor, deben ser claras en términos de que necesidades de información tienen los proveedores y los clientes, desde allí la empresa se empieza a darse cuenta de las necesidades que tiene el procesos y los que le siguen. Qué tipo de información, con que periodicidad, en que medio etc. Todo esto está plasmado desde los procesos organizacionales. 5.3 DESDE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA También desde la planeación estratégica la organización identifica las necesidades internas y externas para adecuar todo el direccionamiento estratégico, utilizando las diferentes herramientas de planeación estratégica. 5.4 MODELO DE ATENCIÓN Desde el modelo de atención sabemos quiénes son los que se involucran en la atención del paciente para identificar las necesidades de información que tienen los usuarios y sus familias.




5.5 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR NECESIDADES DE INFORMACIÓN

El objetivo del procedimiento para identificar las necesidades de información es dar respuesta a las necesidades y expectativas de todos los grupos de interés, y evaluar la importancia y uso de la información para la toma de decisiones.

Identificar los Grupos de Interés y sus expectativas o necesidades, son básicas en el contexto de proyectar a Pasto Salud ESE como una empresa que respeta la dignidad humana y busca ser socialmente responsable. La información de grupos de interés y sus necesidades es el punto de partida para formular y ejecutar acciones orientadas a responderles. (Ver Matriz de identificación de necesidades) Para satisfacer las necesidades de información de los usuarios y sus familias, los colaboradores, y todos los procesos de la organización, se hace uso de los siguientes mecanismo de dialogo y recolección de información

Entrevistas

Encuestas

Formularios

Talleres

Revisión de requisitos legales y reglamentarios normatividad vigente

Revisión de acuerdos con Universidades, grupos comunitarios u organizaciones

Revisión de la contratación con las EAPB

Solicitudes periódicas y extraordinarias a través de comunicaciones oficiales




De igual manera están definidos los canales de comunicación a través de los cuales se dará respuesta a las necesidades estos son:

Comunicaciones oficiales

Página Web

Correo electrónico

5.6 GRUPOS DE INTERÉS IDENTIFICADOS POR PASTO SALUD E.S.E.

5.7 RECOLECCIÓN, CONSOLIDACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION DE LOS GRUPOS DE INTERÉS

Para la recolección, consolidación y priorización de necesidades de información de los grupos de interés se diseñó una matriz, la cual es una herramienta que se utiliza para recopilar, clasificar, analizar y priorizar de manera sistemática información cualitativa y cuantitativa. De esta manera, la información como activo implica que la organización se preocupará por poseerla, gestionarla y utilizarla, con un alto nivel de calidad. Esta matriz será la entrada más importante para desarrollar así las estrategias de gestión de la información y toma de decisiones.




Ver matriz de gestión de la información para responder a las necesidades y expectativas de los grupos de interés.

5.8 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACION (incluir gestión de la información clínica)

La información se usa para responder a las necesidades de la organización, ya sea para tomar decisiones, para los procesos o para los grupos de interés. Para apoyar las decisiones, basadas en la información que se extrae de las fuentes habilitadas, es necesario desarrollar la capacidad de análisis en las personas que definen las políticas, estrategias y mecanismos de seguimiento, evaluación y control. Además, para dicho proceso se debe contar con herramientas orientadas al seguimiento, análisis y a la presentación y publicación de información según sus ciclos de vida y de acuerdo con los interesados a los cuales se les debe dar respuesta. “La finalidad de la Gestión de la información es ofrecer mecanismos que permitieran a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor coste posible, datos e informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización. Para lograr obtener una gestión de la información eficaz a los propósitos organizacionales se hace necesario planificar la gestión de la información de tal manera que partiendo de la identificación de todas las necesidades de información de los diferentes grupos de interés y de cómo se priorizan esas necesidades de información, se establecen los mecanismos que se disponen para la recolección sistemática y permanente de la información, la cual será necesaria y relevante que permita a la gerencia y a cada uno de los procesos, la toma oportuna y efectiva de decisiones. Dentro del contexto de la planificación de la Gerencia de la Información se incluye el procedimiento para el almacenamiento, conservación y depuración de la información, así como el flujo de la misma y los mecanismos que se deben implementar para garantizar su seguridad y confidencialidad. “La efectividad de la Gestión de la información dependerá en buena parte establecida en función de la adecuación de los flujos de información. Tendremos que identificar los nodos en los que el dato se convierte en información, de la información en conocimiento y el conocimiento en decisiones Será necesario establecer cuáles son los niveles de acceso a la información, identificar los puntos en los que debe difundirse, la protección y fiabilidad de los datos, así como los medios y formas a utilizar.




Como resultado de la gestión de la información se obtiene mecanismos de usos y accesos disponibles, información de calidad, generación de valor a partir de la información, apoyo a la toma de decisiones e instrumentos de análisis de información disponibles para investigación La gestión de la información se fundamenta en el ciclo de vida de la información, que desarrolla las siguientes etapas:

Definición de información

Recolección

Validación

Consolidación de información para el análisis

Publicación de información Como resultado de la gestión de información se obtienen mecanismos de usos y accesos disponibles, información de calidad, generación de valor a partir de la información, apoyo a la toma de decisiones e instrumentos de análisis de la información disponible para los usuarios especializados. Entre los aspectos que se van a considerar está la determinación de los siguientes: Entrada de Datos: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. El sistema deberá de considerar cual es el más ágil, fiable y seguro de los canales de entrada de datos: Almacenamiento de Datos: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes, ya que a través de ésta el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos: Procesamiento de Datos: Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene (Valor añadido). Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para difundir la información procesada a los agentes que la necesiten en un momento dado en su tarea de toma de decisiones.




5.9 MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACION PARA PASTO SALUD E.S.E.

La gestión de la información incluye el planeamiento de la política informativa de toda la organización, el desarrollo y mantenimiento de sistemas y servicios integrados, la optimización de los flujos de información y el fortalecimiento de la tecnología para satisfacer las necesidades de las partes interesadas y la respectiva toma de decisiones. La información es el soporte y eje central para toma de decisiones en Pasto Salud. La información es generada por cada uno de los procesos de la organización desde las diferentes IPS y la sede administrativa. El almacenamiento y conservación de la información garantizan la confidencialidad, Integridad y disponibilidad a toda la organización. Para lograr que la información fluya en todas las direcciones de la organización se requiere del soporte de la tecnología que apoya estratégicamente desde la identificación de necesidades, recolección sistemática, verificación y análisis de la información hasta la toma de acciones frente a las desviaciones presentadas. El siguiente modelo describe de manera gráfica lo antes mencionado.




5.10 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos que Pasto Salud E.S.E genera se ven expuestos a diferentes procesos desde el momento en que son capturados hasta su publicación para la toma de decisiones. Por lo general los datos se capturan, se almacenan, se procesan y se presenta el resultado como información. Existen algunas actividades para garantizar la calidad de la misma, pero también se requiere sensibilizar al Talento Humano quien está generando, consultado y manipulando la información, acerca de la importancia de la disponibilidad, integridad, veracidad y protección de la misma.

5.10.1 Identificación de las fuentes de información Las fuentes de información se relacionan con el ámbito en el cual se origina la información, las cuales pueden ser internas y externa. Estas son las entradas principales en el procedimiento que permitirá gestionar la información de la organización. Entre las fuentes que Pasto Salud ESE ha identificado se encuentras consolidadas en la matriz diseñada para tal fin, el formato de disponibilidad van desde formularios, encuestas, entrevistas, archivos planos, archivos Excel, bases de datos etc. 5.10.2 Recolección Sistemática de la Información

La recolección de datos se refiere al uso de técnicas y herramientas que son utilizadas para recoger datos los cuales formaran parte del sistema de información. En Pasto Salud E.S.E, se puede hacer uso de varios instrumentos como entrevistas, encuestas, formularios, formatos y libros electrónicos que permiten al personal que labora realizar el registro de los mismos. La empresa




tiene categorizado y clasificado estos documentos mediante una codificación estandarizada, cada uno de estos documentos antes mencionados están aprobados por la oficina de Planeación de la empresa. Los mencionados documentos forman parte de cada uno de los procesos de la empresa. 5.10.3 Captura de datos La digitación en el sistema de información de Pasto Salud E.S.E es el proceso manual de transcribir los datos, que son proporcionados en forma directa por los usuarios, en un formulario o registro electrónico. El sistema de información realiza algunas validaciones previas de los datos en el momento de la digitación, de tal manera que éste sea el punto inicial de validación de los datos que se están incorporando al sistema. 5.10.4 Validación de la Información (ETL) La validación de datos es un proceso que asegura la entrega de datos limpios y claros a los programas, aplicaciones y servicios que lo utilizan. Comprueba la integridad y validez de los datos que se están introduciendo en diferente software y sus componentes. La validación de los datos garantiza que los datos cumplen con los requisitos y los parámetros de calidad. El proceso de validación incluye. 5.10.5 Extracción de datos Para llevar a cabo de manera correcta el proceso de extracción, primera fase del ETL, hay que tener en cuenta lo siguiente:

Extraer los datos desde los sistemas de origen.

Analizar los datos extraídos obteniendo un chequeo.

Interpretar este chequeo para verificar que los datos extraídos cumplen la pauta o estructura que se esperaba. Si no fuese así, los datos deberían ser rechazados.

Convertir los datos a un formato preparado para iniciar el proceso de transformación.

En el momento de la extracción, análisis e interpretación: los formatos en que se presenten los datos o los modos como éstos estén organizados pueden ser distintos en cada sistema separado, ya que la mayoría de los proyectos de almacenamiento de datos fusionan datos provenientes de diferentes sistemas de origen.

En el momento de la conversión de datos: conviene recordar que los formatos de las fuentes normalmente se encuentran en bases de datos relacionales o ficheros planos, pero pueden incluir bases de datos no relacionales u otras estructuras diferentes.




Sin embargo, la mesura más importante a considerar sería el exigir siempre que la tarea de extracción cause un impacto mínimo en el sistema de origen. Este requisito se basa en la práctica ya que, si los datos a extraer son muchos, el sistema de origen se podría ralentizar e incluso colapsar, provocando que no pudiera volver a ser utilizado con normalidad para su uso cotidiano. Para evitar este impacto y sus consecuencias, en sistemas grandes las operaciones de extracción suelen programarse en horarios o días donde la interferencia con el sistema y su uso sea nula o mínima. 5.10.6 Herramienta de ETL (Extracción, Transformación y Cargue de datos) Para realizar un ETL con cada conjunto de datos de diferentes fuentes, se han seleccionado las siguientes herramientas las cuales permiten de manera automática, programar secuencia de tareas que permiten, realizar un tratamiento a los datos de manera óptima. La herramienta utilizada es la siguiente: 1. Pentaho Data Integration, cuyo nombre clave es Kettle, es una herramienta de la suite de Pentaho de las que se denomina ETL (Extract – Transform – Load), es decir, una herramienta de Extracción de datos de una fuente, Transformación de esos datos y Carga de esos datos en otro sitio. El uso de Kettle permite evitar grandes cargas de trabajo manual frecuentemente difícil de mantener y de desplegar. Estas tareas son típicas en procesos de migración, integración con terceros, explotación de Big Data, etc., y en general se podría decir que son necesarias en casi cualquier proyecto mediano o grande.




5.10.7 Calidad de los Datos

Mantener la calidad de los datos es un verdadero desafío, los problemas de calidad de los datos provienen de la captura en los sistemas de información, en la mayoría de los casos se deben a errores humanos, pero en realidad hay más causas:

La falta de una cultura de la calidad del dato en los usuarios finales

Falta de compromiso por parte de la Gerencia de la Información

Información insuficiente o grandes volúmenes de datos sin uso

Arquitectura de bases de datos muy débiles

Sistemas de información con muy bajo nivel de puntos de control en el registro

Los indicadores que permiten medir la calidad de los datos son:

Completitud ( Que datos no se encuentran o no pueden utilizarse)

Conformidad (Que datos se almacenan en un formato no estándar)

Coherencia ( Que valores de datos ofrecen información contradictoria)

Precisión (Que datos son incorrectos o desactualizados)

Duplicidad (Que registros de datos o atributos se repiten)

Integridad ( Que datos faltan o no están referenciando)

La fórmula del indicador que se establece para cada uno de los indicadores es la siguiente: Numerador: Se cuantificará el número de registros con algún tipo de métrica identificada que carezca de calidad del dato (Completitud, Conformidad, Coherencia, Precisión, Duplicidad, Integridad) Denominador: Se cuantificará el total de registros analizados

La evaluación de la calidad de los datos busca reducir los costos asociados al reprocesamiento de información, trámites de actualización y a la pérdida de oportunidad en el reporte y uso de la misma. Cada proceso generador de información debe ser el responsable de la confiabilidad y calidad del dato reportado. Además, las otras áreas y oficinas de Pasto Salud E.S.E. que requieran hacer alguna validación adicional deberán solicitarlo mediante oficio para que el requerimiento de la información sea tramitado por el responsable. Cada responsable de la consolidación y reporte de la información tiene la opción de solicitar una revisión previa por otras áreas de la organización. De esta forma, las diferentes áreas de Pasto Salud E.S.E trabajan en conjunto para generar información de calidad.




Las métricas de calidad de datos definidas y utilizadas durante la planificación e implementación son la clave para el monitoreo de la calidad de los datos y llevan al éxito, para esta actividad se implementaron herramientas de software que permite validación y depuración automatizada de las inconsistencias encontradas en los datos. Se tendrá un informe completo de los indicadores aplicados en la validación, el cual servirá de análisis y toma de acciones correctivas al conjunto de datos. 5.10.8 Consolidación de información

En esta fase, los datos que pasaron el control de calidad de los datos finalmente se cargarán en la bodega de datos. Dependiendo de los requerimientos, este proceso puede abarcar una amplia variedad de acciones diferentes. Por ejemplo, en algunas bases de datos será necesario sobrescribir la información antigua con nuevos datos mientras que en otras, bastaría con actualizar. Una vez que los datos son cargados en la Bodega, estos quedan disponibles para su tratamiento de visualización y análisis para la toma de decisiones. Los datos que se extraen para el procedimiento de ETL provienen de múltiples fuentes que a continuación se relacionan.

Sios: Almacena todos los datos de los módulos asistenciales, facturas de ventas de servicios y los registros clínicos de los pacientes.

Génova: Almacena todos los datos de los módulos financieros.

Nomina: Almacena todos los datos del módulo de nómina.

Pasto Salud E.S.E también cuenta con otros sistemas de información los cuales consolidan y almacenan información en bases de datos diferentes de SIOS. Entre ellos están:

Sica Web: Sistema de información de correspondencia y archivo.

Vacunación (PAIWEB): Base de datos de Vacunación.

RIPS: Archivos planos de registros individuales de prestación de servicios

Bdindicadores: Base de datos de indicadores

Archivos planos

Archivos Excel Para la consolidación de la información se utiliza igualmente la herramienta Pentaho, desde donde se crean las diferentes tareas de consolidación y se lleva toda la información a una bodega de datos centralizada la cual contiene finalmente toda la información que se va a poner a disposición para que sea consultada.




Imagen 1: Transformaciones de datos y consolidación en una tabla temporal de la base de datos.

Imagen 2: Consolidación de la información en la Bodega de Datos

5.10.9 Acciones frente a las desviaciones de la Información (Verificación)

Una vez se consolida la información, se debe verificar si existen variaciones en la información que se generó desde cada uno de los procesos. Se debe lograr ser eficientes en la administración de la información de tal manera que cuando se presente la información para el análisis y la toma de decisiones a un comité de gerencia, a un comité técnico etc., previamente ya se haya verificado y corregido si hubiese existido algún tipo de variación, evitando divagar en que pudo haber pasado con los resultados de un indicador. Hemos definido que una variación de la información es cuando un resultado de un indicador viene presentando un comportamiento que se encuentra dentro de uno rangos normal preestablecidos y se sale de los rangos sin ninguna causa justa.




Para este caso hemos definido un procedimiento donde se define el análisis de las desviaciones no esperadas en el desempeño de los procesos y que permita el análisis de causas y la generación y seguimiento de acciones y mejoramiento. De tal manera que se nos diga que se debe hacer en caso de una variación no esperada. Una vez detectada la variación se debe acudir al grupo interdisciplinario, identificando que proceso fue el que proporcionó los datos, y se llama al personal que apoye el análisis, de esta manera se hace uso de la herramienta de análisis causal de tal manera que se encuentre la causa raíz, para tomar correctivos y garantizar que esto no vuelva a pasar. El grupo interdisciplinario estará conformado de la siguiente manera: 1. El líder del proceso desde donde se están generando los datos 2. El Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación 3. El profesional Universitario de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas 4. Técnico estadístico (Cuando se requiera) A continuación se presenta el procedimiento el cual se debe abordar en caso de presentarse alguna variación en la información de indicadores. 5.10.10 Protocolo




5.11 PUBLICACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN 5.11.1 Publicación:

La visualización de los datos es el resultado final de las etapas anteriores, para esto se requiere herramientas de análisis empresarial que permitan conectarse a cientos de orígenes de datos, preparar los datos y generación de análisis asistidos para la respectiva toma de decisiones. Las herramientas de Business Intelligence (Inteligencia de Negocios) son estrategias y herramientas que sirven para transformar información en conocimiento, con el objetivo de mejorar el proceso de toma de decisiones en una empresa. Cuando se hace uso de este tipo de herramientas y estrategias se da un paso hacía el proceso de minería de datos. En plena era digital, tomar decisiones bien informadas es uno de los principales factores de diferenciación de las empresas. En este capítulo vamos a explicar cómo Pasto Salud ESE basado en este tipo de herramientas y habiendo definido muy bien los procesos de ETL con los datos, pasamos de generar información a generar conocimiento que puede ser aplicado en diferentes ámbitos al campo de la investigación. 5.11.2 Diseño de Áreas de trabajo, Paneles, Informes y Tableros de indicadores

Las áreas de trabajo en la herramienta Power BI paneles son una magnífica manera de supervisar la empresa, buscar respuestas y ver las métricas más importantes de un vistazo. Las visualizaciones de un informe, o un tablero de indicadores pueden proceder de un conjunto de datos subyacente o de varios y de un informe subyacente o de varios. En un panel se pueden combinar datos locales y en la nube, de forma que se proporciona una vista consolidada, con independencia de dónde residan los datos. Una de las ventajas de estas áreas de trabajo es llevar de manera interactiva y dinámica todo un conjunto de información organizada y resumida en una sola página de tal manera que las personas puedan interactuar de manera directa y en tiempo real con la información que se desea consultar. Pasto Salud dentro de su modelo de gestión de la información para la toma de decisiones dispone de esta herramienta para garantiza: 1. Información masiva, pero consolidada dentro de un mismo sitio. 4 Permite trabajar y analizar los datos de una manera fácil y oportuna 5 Es mucho más representativo porque se incluyen la visualización de imágenes y gráficos en 3 dimensiones.

http://www.sinnexus.com/business_intelligence/




6 Interfaz de lenguaje natural. Esto es poder realizar consultas a Power BI del mismo modo que solemos interactuar con otras personas al modo pregunta-respuesta. 7 Podemos obtener información de tendencias y predicciones (minería de datos) de nuestra empresa sobre todas las actividades que se quieren consultar. 6. Con capacidad de presentar de forma atractiva múltiples datos extremadamente complejos, en un único panel.

Imagen 3: Panel de un informe con Power BI 5.11.3 Informes implementados con POWER BI

La oficina asesora de comunicaciones y sistemas en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación, determinaron las prioridades de información administrativa y asistencial, los cuales formarían parte de los tableros e informes a presentar media te la herramienta Power BI. A continuación se presentan los tableros implementados para el modelo de gestión de la información. Tablero de Indicadores del orden Normativo, y periódicos que la empresa tiene implementados, estos son: - Indicadores del decreto 2193 producción: Ante la necesidad del Ministerio de Salud y Protección Social y el Departamento Nacional de Planeación de contar con información financiera, técnica y administrativa de las Instituciones Públicas




Prestadoras de Servicios de Salud que permitiera la toma de decisiones, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2193 el 8 de julio de 2004, compilado en la Sección 2, Capítulo 8, Título 3, Parte 5 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016 –Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en el cual se estableció las condiciones y los procedimientos para la presentación de información periódica y sistemática de la gestión desarrollada por cada una de las IPS públicas.

No INDICADOR

1 Dosis de biológico aplicadas

2 Controles de enfermería (Atención prenatal / crecimiento y desarrollo)

3 Otros controles de enfermería de PyP (Diferentes a atención prenatal - Crecimiento y desarrollo)

4 Citologías cervicovaginales tomadas

5 Consultas de medicina general electivas realizadas

6 Consultas de medicina general urgentes realizadas

7 Otras consultas electivas realizadas por profesionales diferentes a médico, enfermero u odontólogo (Incluye Psicología, Nutricionista, Optometría y otras)

8 Total de consultas de odontología realizadas (valoración)

9 Total de tratamientos terminados (Paciente terminado)

10 Sellantes aplicados

11 Superficies obturadas (cualquier material)

12 Exodoncias (cualquier tipo)

13 Partos vaginales

14 Partos por cesárea

15 Egresos obstétricos (partos, cesáreas y otros egresos obstétricos)

16 Egresos no quirúrgicos (No incluye salud mental, partos, cesáreas y otros egresos obstétricos)

17 Pacientes en Observación

18 Días estancia de los egresos obstétricos (Partos, cesáreas y otros obstétricos)

19 Días estancia de los egresos No quirúrgicos (No incluye salud mental, partos, cesáreas y otros obstétricos)

20 Total de días cama ocupados

21 Total de días cama disponibles

22 Cirugías grupos 2-6

23 Exámenes de laboratorio

24 Número de imágenes diagnósticas tomadas

25 Número de sesiones de terapias respiratorias realizadas

26 Número de sesiones de terapias físicas realizadas

27 Número de sesiones de otras terapias (sin incluir respiratorias y físicas)

28 Número de visitas domiciliarias, comunitarias e institucionales -PIC-

29 Número de sesiones de talleres colectivos -PIC-

30 Consultas de medicina especializada electivas realizadas

- Indicadores por Procesos Sistema de INFOMEDIC: Infomedic es el sistema de información que fue diseñado para el registro de indicadores de todos los procesos asistenciales y administrativos de Pasto Salud ESE. Esta información es registrada por cada uno de los responsables de los indicadores de manera periódica y sistemática. En este grupo de indicadores encontramos indicadores de seguridad del paciente, humanización, gestión del riesgo, gestión de la tecnología etc.




- Tablero de Indicadores Gerenciales (BSC): Este tablero fue construido desde el direccionamiento estratégico de la organización donde se recopilan los indicadores más relevantes para la toma de decisiones. Los indicadores fueron agrupados teniendo en cuenta las 4 Perspectivas: Impacto Social, Perspectiva del cliente, Perspectiva de procesos internos, Perspectiva de aprendizaje y crecimiento, perspectiva Financiera.

INDICADORES FORMULA DEL INDICADOR

MORTALIDAD MATERNA Número de casos presentados en pasto salud mortalidad materna

MORBILIDAD MATERNA EXTREMA Número de casos presentados en pasto salud morbilidad materna extrema

RAZÓN DE MORTALIDAD PERINATAL Número de casos presentados en pasto salud de mortalidad perinatal

BAJO PESO AL NACER Número de casos presentados en pasto salud bajo peso al nacer

TASA DE MORTALIDAD POR EDA Número de casos presentados en pasto salud mortalidad por eda

TASA DE MORTALIDAD POR IRA Número de casos presentados en pasto salud mortalidad por ira

INCIDENCIA DE SÍFILIS CONGÉNITA EN PARTOS ATENDIDOS EN LA E.S.E.

Número de recién nacidos con diagnóstico de sífilis congénita en población atendida por la ese en la vigencia objeto de evaluación.

INCIDENCIA DE SÍFILIS GESTACIONAL Número de recién nacidos con diagnóstico de sífilis gestacional en población atendida por la ese en la vigencia objeto de evaluación.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE METAS PYP

Ejecución de actividades de pyp/programación de actividades de pyp

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS INDICADORES DE LA RESOLUCIÓN 4505 DEL 2014

Numero de indicadores dela resolución 4505 del 2012 reportados con cumplimiento de la meta asignada / total de indicadores reportados del res.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS INDICADORES CONTRACTUALES

Valor alcanzado /valor programados de meta ética en los contratos capitados

RESULTADO DE AUDITORIAS DE LAS E.R.P

Numero de auditorías con calificación satisfactoria / número de auditorías realizadas

VALOR DE PROCESOS JUDICIALES ESTIMADOS POR FALLA MÉDICA

Valor de estimado de las pretensiones

VARIACIÓN PORCENTUAL DE FALLOS JUDICIALES O SANCIONATORIOS POR FALLA MÉDICA

(Vi-vf)/vi x 100

SATISFACCIÓN CON LAS VARIABLES DE HUMANIZACIÓN

Numero de variables con repuesta positiva / número total de en cuentas

PROPORCIÓN FELICITACIONES

PROPORCIÓN DE QUEJAS, RECLAMOS Y FELICITACIONES

PROPORCIÓN DE EVENTOS ADVERSOS

CALIFICACIÓN DEFINITIVA DE LA AUDITORIA REGULAR DE LA CONTRALORÍA





PROPORCIÓN DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL MÉDICO-QUIRÚRGICO ADQUIRIDOS MEDIANTE A TRAVÉS DE MECANISMOS ELECTRÓNICOS PROPORCIÓN DE CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA, CONTRATACIÓN DIRECTA Y PLATAFORMA ELECTRÓNICA

Valor total de adquisiciones de medicamentos y material médico-quirúrgico realizadas en la vigencia evaluada mediante una o más de los siguientes mecanismos: a) compras conjuntas; b) compras a través de cooperativas de E.S.E.; c) compras a través de mecanismos electrónicos/valor total de adquisiciones de la E.S.E., por medicamentos y material médico-quirúrgico en la vigencia evaluada.

MONTO DE LA DEUDA SUPERIOR A 30 DÍAS POR CONCEPTO DE SALARIOS DEL PERSONAL DE PLANTA Y POR CONCEPTO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, Y VARIACIÓN DEL MONTO FRENTE A LA VIGENCIA ANTERIOR.

[(Valor de la deuda superior a 30 días por concepto de salarios del personal de planta y por concepto de contratación de servicios, con corte a 31 de diciembre de la vigencia objeto de evaluación) - (valor de la deuda superior a 30 días por concepto de salarios del personal de planta y por concepto de contratación de servicios, con corte a 31 de diciembre de la vigencia anterior)]

SATISFACCIÓN GLOBAL DE PROVEEDORES

Número de proveedores con respuesta positiva / proveedores encuestados

NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE

PROPORCIÓN EVENTOS ADVERSOS GESTIONADOS

PROPORCIÓN DE GESTANTES CAPTADAS ANTES DE LA SEMANA 12 DE GESTACIÓN

Número de mujeres gestantes a quienes se le realizó por lo menos una valoración médica y se inscribieron el programa de control prenatal de la ese, a más tardar en la semana 12 de gestación en la vigencia objeto de evaluación/total de mujeres gestantes identificadas en la vigencia objeto de evaluación.

OPORTUNIDAD PROMEDIO EN LA ATENCIÓN DE CONSULTA MÉDICA GENERAL

Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la fecha en la que se asignó la cita de medicina general de primera vez y la fecha en la cual el usuario la solicitó, en la vigencia objeto de evaluación/número de citas de medicina general de primera vez asignadas, en la vigencia objeto de evaluación.

EVALUACIÓN DE APLICACIÓN DE GUÍA DE MANEJO ESPECÍFICA: GUÍA DE ATENCIÓN DE ENFERMEDAD HIPERTENSIVA.

Número de historias clínicas que hacen parte de la muestra representativa con aplicación estricta de la guía de atención de enfermedad hipertensiva adoptada por la ese en la vigencia objeto de evaluación /total de historias clínicas auditadas de la muestra representativa de pacientes con diagnóstico de hipertensión arterial atendidos en la ese, en la vigencia objeto de la evaluación

EVALUACIÓN DE APLICACIÓN DE GUÍA DE MANEJO DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO

Número de historias clínicas que hacen parte de la muestra representativa de niños(as) menores de 10 años a quienes se aplicó estrictamente la guía técnica para la detección temprana de las alteraciones del crecimiento y desarrollo en la vigencia objeto de evaluación / número de historias clínicas de niños(as) menores de 10 años incluidas en la muestra representativa a quienes se atendió en consulta de crecimiento y desarrollo en la ese en la vigencia objeto de evaluación





PROPORCIÓN DE REINGRESOS DE PACIENTES AL SERVICIO DE URGENCIAS EN MENOS DE 72 HORAS.

Número de pacientes que reingresan al servicio de urgencias en la misma institución antes de 72 horas con el mismo diagnóstico de egreso en la vigencia objeto de evaluación/número total de pacientes atendidos en el servicio de urgencias, en la vigencia objeto de evaluación.

VARIACIÓN DE LA DE GLOSA DE LA VIGENCIA

Porcentaje de la glosa aceptada de la vigencia anterior- porcentaje de la glosa aceptada de la vigencia actual

PRODUCTIVIDAD DE SERVICIOS Número de actividades de prestación de servicio ejecutadas/ número de actividades de prestación de servicios planificadas

EVOLUCIÓN DEL GASTO POR UNIDAD DE VALOR RELATIVO PRODUCIDA

[(Gasto de funcionamiento y operación comercial y prestación de servicios comprometido en la vigencia objeto de la evaluación / número de UVR producidas en la vigencia objeto de la evaluación) /dividido (gasto de funcionamiento y operación comercial y prestación de servicios comprometido en la vigencia anterior en valores constantes de la vigencia objeto de evaluación / número UVR producidas en la vigencia anterior)]

LOGRAR LA CERTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES A TRAVÉS DE LA NORMA NTC ISO 9001:2015 Y LA NTC GP 1000:2009.

GESTIÓN DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

MEJORAMIENTO CONTINÚO DE CALIDAD APLICABLE A ENTIDADES NO ACREDITADAS CON AUTOEVALUACIÓN EN LA VIGENCIA ANTERIOR

Promedio de la calificación de la autoevaluación en la vigencia evaluada/promedio de la calificación de la autoevaluación de la vigencia anterior

EFECTIVIDAD EN LA AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN EN SALUD

Relación del número de acciones de mejora ejecutadas derivadas de las auditorías realizadas /número de acciones de mejoramiento programadas para la vigencia derivada de los planes de mejora del componente de auditoria registradas en el PAMEC.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIONES (PIC)

Número de actividades ejecutadas y cumplidas / total de actividades programadas

PORCENTAJE DE MEJORA DE LAS COMPETENCIAS DEL TALENTO HUMANO

Resultado de evaluación de competencias

NIVEL DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE INTERNO FRENTE A LAS POLÍTICA DE TALENTO HUMANO

Número de personas con respuesta satisfactoria frente al desarrollo de las políticas de talento humano) / total personal encuestado





PORCENTAJE DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO

Actividades del plan de manteamiento hospitalario ejecutadas/ total de actividades de mantenimiento programadas

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE PROGRAMA DE RENOVACIÓN TECNOLÓGICA

Utilización de Información de Registro Individual de Prestaciones RIPS

Número de informes de análisis de la prestación de servicios de la E.S.E. presentados a la junta directiva con base en RIPS de la vigencia objeto de evaluación. En el caso de instituciones clasificadas en primer nivel el informe deberá contener la caracterización de la población capitada, teniendo en cuenta, como mínimo el perfil epidemiológico y las frecuencias de uso de los servicios

Oportunidad en la entrega de reportes de información en el cumplimiento de la circular única

Cumplimiento oportuno de los informes, en términos de la normatividad vigente.

CUMPLIMIENTO DEL REPORTE DE LOS INFORMES CONTENIDOS DEL PLAN GENERAL DE INFORMES.

Número de informes contenidos en el pgi reportados con oportunidad / total de informes contenido en el plan

Oportunidad en el reportes de información en el cumplimiento del decreto 2193 de 2004 o a la norma que la sustituya

Cumplimiento oportuno de los informes, en términos de la normatividad vigente de la vigencia objeto de evaluación.

MARGEN DE UTILIDAD NETA Utilidad neta en el periodo / ingresos por venta de servicios en el periodo

RESULTADO EQUILIBRIO PRESUPUESTAL CON RECAUDO

Valor de la ejecución de ingresos totales recaudados en la vigencia objeto de la evaluación(incluye el valor recaudado de cxc de vigencias anteriores)/ valor de la ejecución de gastos comprometidos en la vigencia objeto de evaluación (incluyendo el valor comprometido de cxp de vigencias anteriores)

VARIACIÓN DE LA DEUDA PUBLICA Valor de deuda publica

NIVEL DE CUMPLIMIENTO PLAN EN VENTAS

Valor alcanzado del plan de ventas/ valor programado

RIESGO FISCAL Y FINANCIERO Adopción del programa de saneamiento fiscal y financiero

EJECUCIÓN DEL PSFF Medidas ejecutadas / medidas programadas

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PSFF POR PARTE DEL MINISTERIO DE HACIENDA

NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE COSTOS Y GASTOS

- Indicadores de Calidad 256 resolución 256: La presente resolución tiene por objeto dictar disposiciones relacionadas con el Sistema de Información para la Calidad, como componente del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud - SOGCS del SGSSS y establecer los indicadores para el




monitoreo de la calidad en salud, estructurados bajo el presupuesto de su interrelación entre sí y el enfoque al mejoramiento de la calidad en salud que impacte en el usuario como finalidad.

INDICADORES PARA EL MONITOREO DE LA CALIDAD - PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD

P.2.6. Número total de pacientes hospitalizados que sufren caídas en el periodo.

P.2.6 Sumatoria de días de estancia de los pacientes en los servicios de hospitalización en el periodo.

P.2.13 Número de pacientes que reingresan al servicio de urgencias en la misma institución antes de 72 horas con el mismo diagnóstico de egreso.

P.2.13 Número total de egresos vivos atendidos en el servicio de urgencias durante el periodo definido.

P.2.14 Número total de pacientes que reingresan al servicio de hospitalización, en la misma institución, antes de 15 días, por el mismo diagnóstico de egreso en el período.

P.2.14 Número total de egresos vivos en el periodo.

Información para Indicadores de Experiencia de la Atención

P.3.1 Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la fecha en la que se asignó la cita de Medicina general de primera vez y la fecha en la cual el usuario la solicitó.

P.3.1 Número total de citas de Medicina General de primera vez asignadas.

P.3.2 Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la fecha en la que se asignó la cita de Odontología general de primera vez y la fecha en la cual el usuario la solicitó.

P.3.2 Número total de citas de Odontología General de primera vez asignadas.

P.3.10 Sumatoria del número de minutos transcurridos a partir de que el paciente es clasificado como Triage 2 y el momento en el cual es atendido en consulta de Urgencias por médico.

P.3.10 Número total de pacientes clasificados como Triage 2, en un periodo determinado.

P.3.14 Número de usuarios que respondieron ?muy buena? o ?buena? a la pregunta: ¿cómo calificaría su experiencia global respecto a los servicios de salud que ha recibido a través de su IPS?.

P.3.14 Número de usuarios que respondieron la pregunta.

Información para Otros Indicadores

No. de pacientes remitidos a niveles superiores desde servicio ambulatorio y hospitalario

No. de pacientes remitidos desde el servicio de urgencias a niveles superiores

No. de pacientes remitidos para la atención del parto a niveles superiores

5.12 Indicadores de Rips (Registro Individual de Prestación de Servicios):

Estos informes recogen datos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección, regulación y control, y como soporte de la venta de servicio. Los datos de este registro se refieren a la identificación del prestador del servicio de salud, del usuario que lo recibe, de la prestación del servicio propiamente dicho y del motivo que originó su prestación, diagnóstico y causa externa. Los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud, RIPS, son los relacionados con las consultas los procedimientos, el servicio de urgencia, de hospitalización y de medicamentos, las características de dichos datos y los




valores para cada uno de ellos. Los datos de consulta son aplicables a todo tipo de consulta, programada o de urgencia, médica general y especializada, odontológica general y especializada y las realizadas por otros profesionales de la salud. Los datos de procedimientos son aplicables a todos ellos, trátese de procedimientos diagnósticos o terapéuticos, de detección temprana o de protección específica. Los datos de hospitalización son los generados cuando haya lugar a ella, cualquiera sea el motivo que la origine, e incluye las consultas, procedimientos y estancias. Los datos correspondientes a la prestación individual de servicios de salud de urgencia, incluye las consultas, procedimientos y estancia en observación. Los datos de recién nacidos corresponden individualmente a los de las condiciones y características al nacer de uno o más niños o niñas. Los datos de medicamentos están relacionados con la denominación y forma farmacológica de estos. Los informes que se establecen para que sean generados a parir de los RIPS son los siguientes:

INDICADORES DE RIPS 1. Caracterización de la población atendida por régimen 2. Caracterización de la población atendida según género y régimen 3. Caracterización de la población atendida por grupos etarios 4. Diez primeras causas de morbilidad de consulta externa 5. Diez primeras causas de morbilidad de consulta en el servicio de urgencias 6. Diez primeras causas de morbilidad de egresos hospitalarios 7. Frecuencia de uso diez primeros medicamentos 8. Diez medicamentos más facturados 9. Facturación clasificada por régimen 10. Facturación por EAPB




6. TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN

La transmisión de datos y de la información se fundamenta en la es la transferencia física de datos (un flujo digital de bits) por un canal de comunicación punto a punto o punto a multipunto. Pasto Salud E.S.E. para la transmisión de datos e información tiene establecido el siguiente mecanismo soportado en los siguientes canales de comunicación: CANAL DE TRANSMISIÓN DE DATOS CAPACIDAD DEL CANAL

Canal de voz Señal Analógica

Canal de fibra óptica Canal Central de 50 Megas y Por cada IPS 10 Megas

Redes de Datos LAN 10/100 Mbps

Red Inalámbrica 10 Mbps IPS Rurales

Canal de internet 100 Mbps

Todas las necesidades de información identificadas son transmitidas por un uno o varios de los canales anteriormente descritos, garantizando oportunidad, confiabilidad, accesibilidad, valides y seguridad de la información que transmite. Cada uno de los canales soporta la transmisión de datos e información desde cada una de las sedes dependiendo de la capacidad de anchos de banda de cada canal de transmisión, los cuales están justificados en los volúmenes de datos que se requieren trasmitir así como los tiempos de uso de cada canal. El cumplimiento mínimo de las normas técnicas que aplican a las redes de voz, datos y energía garantizan que la información no se vaya a ver truncada por fallas técnicas. El cumplimiento de las normas técnicas garantiza la calidad en la transmisión de los datos. Este mecanismo está implementado de manera formal y de obligatorio cumplimiento en los acuerdos de nivel de servicios contractuales establecidos con los proveedores de tecnología, que prestan los servicios de transmisión de datos, y se evalúan y monitorean a través de indicadores establecidos en cada uno de ellos. Indicador: 'Disponibilidad del servicio de conectividad Objetivo: 'Medición de los tiempos entre la caída de conectividad y el restablecimiento del servicio entre las IPS y la sede central. Formula: (Total horas del mes)-(Total de horas de no disponibilidad en el mes)/Total horas del mes * 100 Medida: Horas Meta: 99.6% de disponibilidad del servicio




6.1 HERRAMIENTA DE COMPRESIÓN DE DATOS PKZIP

Otro mecanismo para garantizar calidad en la transmisión de la información se refiere a la manera estandarizada como Pasto Salud E.S.E, ha establecido en su política de seguridad de la información, la herramienta que de manera oficial se debe usar para comprimir información y garantizar que no se pierda información cuando se transmita a través de cualquier canal que se esté usando. El software de compresión de datos PKZIP reduce el tamaño de los archivos hasta en un 95%, liberando importantes cantidades de espacio (en mainframes, servidores, desktops, cintas de backup, y dispositivos portátiles), reduciendo los tiempos de transferencia de datos. PKZIP es la única solución para compresión de datos en todas las plataformas. El formato ZIP es el método más aceptado para el empaquetado de archivos. ZIP soporta un sistema de cifrado simétrico basado en una clave única. - Acelera la transferencia de emails con archivos adjuntos - Al reducirse el tamaño de los atachments, los emails llegan en menor tiempo y consume menos ancho de banda.




7. TOMA DE DECISIONES

Hoy en día podemos gestionar de manera eficiente toda la información pero la organización debe ir más allá, asegurando una distribución mucho más rápida y de la manera más segura. Así interrelacionando los datos de múltiples fuentes en un único almacén de datos, conseguimos mejorar y reducir el tiempo para disponer de ellos, lo que significa proporcionar un acceso rápido a la información. De esta manera la toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre varias opciones o formas para resolver diferentes situaciones de una organización en diferentes contextos, teniendo en cuenta los siguientes pasos: 1. Análisis de la Situación Actual: Revisar con hechos y datos la situación actual, teniendo en cuenta las diferentes variables que se desea medir. 2. Línea de Base: Es la primera medición del indicador al momento de iniciarse

las acciones planificadas, es decir, establece el 'punto de partida' de lo que realmente se quiere

3. Situación deseada: Establecer donde quiero llegar para lo cual se debe tener una meta como punto de referencia.

4. Esfuerzo: Que tipo de esfuerzo ascendente o descendente se requiere para

alcanzar los resultados deseados. 5. Comparación con el sector: Con la información disponible hacer una comparación con indicadores con el fin de verificar como estamos frente al mejor indicador del sector. 6. Toma de decisiones: Se adoptan las mejores dicciones basadas en hechos y datos habiendo agotado todos los pasos anteriores La información disponible para apoyar la toma de una decisión debe cumplir con los siguientes criterios:

Oportunidad

Confiabilidad

Completitud

Pertinencia

Utilidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Medici%C3%B3n




8. GESTIÓN Y MINERÍA DE DATOS

En general, la minería de datos (a veces se llama descubrimiento de datos o de conocimiento) es el proceso de analizar los datos desde diferentes perspectivas y resumiéndolos en información útil - información que se puede utilizar para aumentar los ingresos, reducir los costos, o ambas cosas. El software de minería de datos es uno de una serie de instrumentos analíticos para el análisis de datos. Permite a los usuarios analizar los datos desde muchas dimensiones o ángulos, clasificar, y resumir las relaciones identificadas. Técnicamente, la minería de datos es el proceso de encontrar correlaciones o patrones, entre decenas de campos de grandes bases de datos relacionales. Para abordar este tema hemos empleado herramientas como la Suite de Pentaho, Data Integration SQL Server y Power BI. La primera fase para trabajar con minería de datos se ha establecido a partir de los RIPS, inicialmente tomamos la bodega de datos que se tiene consolidada desde el año 2011 hasta la fecha, son 9 años de información histórica la cual permitirá realizar algunos estudios de investigación necesarios.




9. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION

Pasto Salud ESE, tiene implementada y evaluada un política de seguridad de la información que parte del concepto de la norma internacional ISO 27001 relacionado con que es la seguridad de la información y para ello hablamos de tres aspectos fundamentales, vamos a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información: Confidencialidad: Hace referencia a que la información esté disponible para las personas a quienes les corresponde acceder a la información, es decir el personal que tiene que ver con la administración del talento humano. Quienes pueden acceder a la Historia clínica, bases de datos de nómina, presupuesto contabilidad, tesorería etc. Integridad: Hace referencia a que esa información sea veraz, que esté completa. Disponibilidad: Hace referencia a que la información debe estar en el momento en se la requiere. Con la integración de los tres conceptos anteriores garantizamos que tenemos seguridad de la información, de esta manera cada vez estamos expuestos a riesgos lo que permite que Pasto Salud E.S.E., aplique la política de seguridad de la información, implementando controles de seguridad a todos los niveles. Los riesgos a los cuales nos vemos expuestos están documentados en la matriz de riesgos que se tiene levantado en la organización, entre ellos tenemos:

Fraude asistido por computador

Spam

Espionaje

Sabotaje

Vandalismo

Phishing

Hacking

Virus informático

Inundaciones

Ingeniería social

Hurto físico

Incendios




Las políticas que se han implementado en la organización y las cuales están documentadas en el Manual de la Política de Seguridad de la información son:

1. Sobre seguridad en hardware 2. Sobre seguridad en software 3. Sobre seguridad en redes 4. Sobre transmisión de datos 5. Sobre seguridad y respaldo de la información (backups) 6. Sobre uso de dispositivos móviles 7. Sobre teletrabajo o acceso remoto 8. Sobre gestión de privilegios de acceso 9. Sobre mantenimiento de los equipos 10. Sobre seguridad en el recurso humano. 11. Sobre acceso y seguridad de los ambientes físicos 12. Sobre protección editorial y edición de documentos 13. Sobre propiedad intelectual desarrollo de software

La seguridad y desarrollo de los sistemas de información responderán a las necesidades identificadas, la generación de información será estandarizada en las diferentes sedes de la entidad, e implica compromiso y responsabilidad por parte del Talento Humano en la ejecución de los procesos, el uso adecuado de la infraestructura y tecnología dispuesta para el manejo de la información, el respeto por las restricciones de acceso, la conservación de la información en el medio en que se encuentre, y el compromiso de alertar cuando se tenga conocimiento de hechos que pongan en riesgo la seguridad de la información. Debemos recordar que unos del principal activos que tiene la empresa es la información y a la cual debemos garantizar su seguridad. Todo el componente tecnológico está respaldado por una póliza de seguridad que ampara el robo o el daño del mismo, en el caso de la información, se requiere adoptar mecanismos de seguridad para salvaguardar este activo. También se tienen definido un procedimiento para asignación de roles y perfiles, Inactivación de usuarios a la red de datos y a los sistemas de información. Indicador: Riesgo Para La Seguridad Del Sistema Por Ataques De Virus Objetivo: Verificar la efectividad de las políticas de seguridad implementadas en la herramienta de antivirus. Formula: (No de ataques por virus al mes que ponen en riesgo la seguridad del sistema/Total de riesgos detectados en el mes) x 100.




Medida: Porcentaje Meta: 0.5% Descendente

9.1 COPIAS DE SEGURIDAD

Se tiene definido un procedimiento continuo y sistemático para la realización de copias de seguridad de las Bases de Datos de todos los sistemas de Información, catalogadas como críticas y las cuales requieren un tratamiento especial para garantizar su seguridad. El procedimiento es automático 100%, se tienen tareas programadas para copias de seguridad Full los fines de semana y diferenciales todos con las siguientes frecuencias.

Backups Full: 1 semanal y diferenciales 2 diarias




Los backups de los equipos de cada usuario son de responsabilidad de cada uno de ellos, toda vez que es demasiada información la que se tendría que respaldar y no existe tanto espacio en los discos duros. También es importante saber que no toda la información necesita ser respaldada, tal es el caso de todos los documentos los cuales se encuentran en internet. Únicamente se debe respaldar la información que sea producida por los usuarios y que se consideren críticas para la empresa. Cada usuario deberá actualizar los documentos que quiere que sean respaldados en una carpeta destinada para tal fin. A continuación se presenta el formato sobre el cual se lleva el indicador de backups de las bases de datos para la organización




Indicador: Copias De Respaldo (Backups) Objetivo: Lograr un 90% de efectividad en el procedimiento de copias de seguridad y las pruebas de recuperación de Bases de Datos SIOS, GÉNOVA, NOMINA, SICA que se realicen. Formula: (No de copias mensuales programadas /Total de copias realizadas) x 100% Medida: Porcentaje Meta: 97%

9.2 ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Para determinar el almacenamiento y conservación de la información, partimos de la clasificación de activos de la información según formato GSI-IPA 257 donde se tienen los registros de activos de la información de la empresa. De la misma manera se tiene el cuadro de índice de clasificación de la información. Una vez hemos establecido como se controla el acceso a la información, Pasto Salud E.S.E. también considera la manera en que se almacena y conserva la información según sea necesario con el paso del tiempo. La información puede cambiar y desarrollarse de acuerdo a las necesidades de la organización, mejorar sus procesos y su sistema de gestión de calidad. También está la necesidad de considerar la manera en que la información histórica se mantiene, almacena y recupera según sea necesario para su uso posterior. El almacenamiento de la información documentada obsoleta puede ser también importante. La información debe mantenerse en un medio apropiado para asegurar su conservación y legibilidad, se pueden necesitar datos históricos de producción, o con fines de gestión del conocimiento de la organización. El tiempo que se debe conservar la información documentada es un requisito legal y reglamentario de acuerdo a la ley general de archivo. De la misma manera se tiene establecido el procedimiento para la eliminación de la información documentada obsoleta e innecesaria. Por otra parte otra parte en un mayor porcentaje la información se almacena en formato digital y electrónico. Para la conservación de esta información se hace uso de medio magnético en Discos de estado sólido los cuales se encuentran en




unidades de Almacenamiento, discos duros de los servidores y discos duros de los equipos en los usuarios finales. El almacenamiento de la información digital es en formato pdf y la información electrónica en bases de datos.

9.3 ESTRUCTURA DOCUMENTAL Una vez hemos establecido como se controla el acceso a la información, Pasto Salud E.S.E. también considera la manera en que se almacena y conserva la información según sea necesario con el paso del tiempo. La información puede cambiar y desarrollarse de acuerdo a las necesidades de la organización, mejorar sus procesos y su sistema de gestión de calidad. También está la necesidad de considerar la manera en que la información histórica se mantiene, almacena y recupera según sea necesario para su uso posterior. El almacenamiento de la información documentada obsoleta puede ser también importante. La información debe mantenerse en un medio apropiado para asegurar su conservación y legibilidad, se pueden necesitar datos históricos de producción, o con fines de gestión del conocimiento de la organización. El tiempo que se debe conservar la información documentada es un requisito legal y reglamentario de acuerdo a la ley general de archivo. De la misma manera se tiene establecido el procedimiento para la eliminación de la información documentada obsoleta e innecesaria. Por otra parte otra parte en un mayor porcentaje la información se almacena en formato digital y electrónico. Para la conservación de esta información se hace uso de medio magnético en Discos de estado sólido los cuales se encuentran en unidades de Almacenamiento, discos duros de los servidores y discos duros de los equipos en los usuarios finales. El almacenamiento de la información digital es en formato pdf y la información electrónica en bases de datos. 9.4 CONTROL DOCUMENTAL La Empresa Social del Estado Pasto Salud tiene establecido los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo al protocolo de estandarización documental establecido.




Lo anterior a fin de evitar la formulación de documentos sin el cumplimiento de requisitos, sin aprobación y que generan concusión en el desarrollo de los procesos de la empresa, llevando a la obtención de productos no conformes. 9.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Toda la información documentada que haga parte del sistema de gestión de calidad, deberá cumplir con os requisitos de control:

9.5.1 Documentos Controlados: Documentos aprobados que cuando su versión cambia, se informa al usuario para evitar el uso de documentos obsoletos y se actualiza en el listado maestro.

9.5.2 Documentos Obsoletos: Documentos que han perdido su vigencia y han sido remplazados por otros o eliminados. 9.6 DIVISIÓN DOCUMENTAL 9.6.1 Documentos externos: Son los documentos que contienen información externa que hace referencia a todos los datos que provienen o son generados por los grupos de interés y que permiten que la entidad esté en contacto directo con ellos (ciudadanos, proveedores, contratistas, organismos de control, fuentes de financiación y otros organismos) o en contacto directo pero que afecta tanto su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico entre otros. 9.6.2 Documentos Internos: Son los documentos que contienen los datos que se originan del ejercicio de los procesos de la entidad y se difunden dentro de la misma para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y la gestión de sus operaciones.

Jerarquía de la Documentación Interna

Documentos de primer nivel: Mapa de procesos

Documentos de segundo nivel: Caracterización de Procesos

Documentos de tercer nivel: Procedimientos y programas.

Documentos de cuarto nivel: Documentación específica (guías, protocolos y/o

paquetes instrucciones, instructivos, planes, manuales)

Documentos de quinto nivel: Formatos de registros




9.7 SISTEMA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Teniendo en cuenta el acuerdo 060 del 30 de octubre de 2011, donde se establecen pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, Pasto Salud ESE ha establecida la siguiente organización del sistema de correspondencia y archivo:




Cinco (5) Unidades de Correspondencia

Unidad de Correspondencia Sede Administrativa

Radicación, en comunicaciones internas revisión de logo actualizado, aplicación Norma Icontec 3393, nombres, firmas, anexos.

Entrega mediante planillas de correspondencia recibida, dos diarias 11 a.m. y 5 p.m.

Entrega diaria mediante planillas comunicaciones oficiales externas urbanas y nacionales a la empresa de mensajería. Adjunto guía de envío debidamente diligenciada.

Descarga en el Sistema de Correspondencia y Archivo (SICA) de las comunicaciones oficiales entregadas urbanas o nacionales.

Entrega mediante planillas de las comunicaciones enviadas con su respectivo radicado o recibido a las diferentes dependencias.

Entrega de devolución de comunicaciones oficiales de la empresa de mensajería a los destinatarios.

Informe de indicadores:

Comunicaciones oficiales radicadas.

Comunicaciones oficiales producidas.




9.7.1 Plan de Archivo de Gestión Actualización tablas de retención documental, con formato versión siete (7), se agregó: Proceso y Procedimiento Metodología: Cronograma de reuniones con los productores. Visitas de verificación de archivos de gestión, aplicación formato 025. Metodología: Cronograma de visitas de verificación de archivos de gestión. Cumplimiento del 80%. Indicador: Tabla de Retención Documental aplicada correctamente Objetivo: Realizar la medición de la eficacia en la implementación de las tablas de retención documental vigentes. Fórmula: Número de archivos de gestión con TRD aplicada correctamente / Número de archivos de gestión *100




Medida: Porcentaje Meta: 90% Indicador: Eficacia en la entrega de la correspondencia Objetivo: Medir el cumplimiento en el reparto y entrega de la correspondencia interna en el tiempo previsto. Formula: Número de archivos de gestión con TRD aplicada correctamente / Número de archivos de gestión *100

Medida: Porcentaje Meta: 100%




10. PLAN DE CONTINGENCIA

10.1 MANEJO DE CONTINGENCIA El objetivo es mantener la prestación de todos los servicios de salud en las IPS tanto los clínicos como los administrativos, con una degradación mínima de los mismos en aquellos casos en que se produzca una suspensión temporal de los Sistemas de Información utilizados. Se trata de minimizar en lo posible el impacto de la indisponibilidad del sistema de información sobre la prestación del servicio al usuario.

10.2 EQUIPAMIENTO NECESARIO

Para el funcionamiento adecuado de este procedimiento de contingencias será necesario mantener un número adecuado de formularios en papel en consulta externa y la planta de Urgencias y Hospitalización para diligenciarlos manualmente. (Ver Manual de la Historia Clínica)

10.3 MANEJO DE LA CONTINGENCIA En la actualidad gran parte de esta documentación se encuentra almacenada en formato electrónico (*) y su ubicación en formato papel en la historia clínica es electiva (**). No será necesario disponer de todos los formularios en las consultas y los controles de enfermería, pero deberán estar a disposición de los profesionales en cada uno de los sitios en cantidad suficiente para soportar al menos 8 horas de indisponibilidad de los sistemas informáticos.

10.4 ACTIVACIÓN DE LA CONTINGENCIA Se identifican las siguientes posibilidades como causas principales de fallo en los Sistemas de Información en las Áreas de Hospitalización, urgencias y Consulta externa.

Sistema de Registros clínicos de SIOS no responde

No hay suministro eléctrico A continuación, se abordan cada una de estas causas:

10.4.1 Sistema de Registros clínicos de SIOS no responde

Durante el proceso de atención de un usuario en cualquier servicio de salud, la persona que está registrando información en el registro clínico se da cuenta que al




hacer clic en algún ítem o guardar los respectivos datos muestra una pantalla que informa que no se puede acceder al sitio. Esto es síntoma de que efectivamente ocurrió una caída de la conectividad al tratar de acceder al servidor principal donde se encuentra alojada la historia clínica. Inmediatamente se notifica vía Spark al ingeniero de la IPS, quien realiza las respectivas pruebas para verificar si el daño es una caída de conectividad. Una vez confirmado mediante pruebas técnicas que existe un problema de conectividad y hay indisponibilidad del sistema de información SIOS, inmediatamente se notifica vía telefónica, spark y notificación de ticket por caída de conectividad a la Oficina de Comunicaciones y Sistemas para solicitar a la mesa de ayuda verificar y resolver el problema. El profesional Universitario quien atiende el incidente, hace el diagnóstico y notifica a la IPS informando el tiempo promedio en el cual se reestablece el sistema. Se ha definido como tiempo promedio de 10 minutos en los cuales las IPS esperan para activar el plan de contingencia de no reestablecerse el servicio, por cuanto puede obedecer a un daño técnico que amerite mucho más tiempo para restablecer el servicio. Una vez activado el plan de contingencia inmediatamente el profesional de la salud toma el respectivo registró clínico físico y procede a su diligenciamiento teniendo en cuenta cada uno de los campos que son obligatorios y que permitirán medir la calidad del dato. Los registros clínicos deben ser organizados de tal manera que una vez reanudado el servicio se ingresen los registros clínicos al sistema. 10.4.2 No hay suministro eléctrico En los casos de fallo en el suministro eléctrico el tiempo promedio para activar el plan de contingencia es de 5 minutos, pasado este tiempo se activa el plan siguiendo el mismo procedimiento como en el caso anteriormente mencionado. Cuando el fallo del sistema se presenta en horas de la noche entre las 7:00 PM y las 7: AM en cualquiera de las IPS que tienen servicio 24 horas. Desde el servicio de Caja de Urgencias informarán en primera instancia a la central de radiocomunicaciones de turno quien a su vez informará al Jefe de la Oficina de comunicaciones quien revisará el caso e inmediatamente, determinará si se activa el plan de contingencia, hasta que a primera hora se pueda hacer el diagnóstico y solucionar el inconveniente. Si el caso es posible solucionarlo de inmediato se atenderá el caso.




La oficina de Sistemas mediante la plataforma Ostickets llevará el registro de los incidentes técnicos que se presenten, para establecer mejoras y evitar que estos eventos se presenten con frecuencia.

10.4.3 Restablecimiento del Sistema de Información

Una vez restablecido el sistema, se debe retornar el paso inmediato a manejo en sistema electrónico. Los registros generados tanto medico como de personal de apoyo debe ser trascritos en el sistema por el profesional que género el registro. Los registros de órdenes médicas deben ser trascritos al sistema inmediatamente se reestablece este.

10.5 PRUEBA DEL PLAN

El Responsable de Seguridad de la Información, en coordinación con la Subgerencia de Salud y las direccione operativas, se llevarán a cabo anualmente una prueba del plan por el sistema de simulación, prueba sobre la mesa con escenario de desastres simulados, en el que se representa la situación de parada de los sistemas sin activar los procedimientos correspondientes. Se probará el conocimiento de los profesionales respecto del procedimiento y se comprobará que en las ubicaciones donde se llevan a cabo la prestación de los servicios a los pacientes están dotadas adecuadamente de los formularios necesarios y el equipamiento previsto. Se generará un CheckList de verificación del plan. La prueba la realizará personal de la Oficina de Comunicaciones y Sistemas junto con el Responsable de Seguridad de la Información, ingenieros de la red de prestadores quien verificará la integridad y precisión del plan, el conocimiento del personal implicado en la prueba respecto de los procedimientos y la coordinación entre los profesionales. El Responsable de Seguridad de la Información analizará los resultados y emitirá el informe correspondiente incluyendo las deficiencias detectadas en su caso y las recomendaciones oportunas.

Indicador: Cumplimiento de simulacros programados Objetivo: Medir el nivel de respuesta del personal técnico y asistencial a la indisponibilidad del nivel de servicio de conectividad. Formula: Numero de Simulacros Realizados / Tota de simulacro programados *100 Medida: Porcentaje Meta: 100%




11. PRESUPUESTO

PRESUPUESTO AÑO 2019 PARA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

CONTRATISTA U OBJETO A CONTRATAR PLAZO VALOR AÑO DISPONIBILIDAD DADA

CONECTIVIDAD 11 MESES $ 129,903,228 $ 129,903,228

INTERNET 11 MESES $ 40,000,000 $ 40,000,000

ESPECTRO RADIOELECT 11 MESES $ 7,145,215 $ 7,145,215

CALL CENTER 11 MESES $ 65,828,840 $ 65,828,840

HOSTING Y CORREO-E 11 MESES $ 11,321,116 $ 11,321,116

BACKUP EXTERNO 11 MESES $ 11,623,200 $ 11,623,200

SOPORTE SIOS 10 MESES $ 20,000,000 $ 20,000,000

INTERNET MOVIL 11 MESES $ 10,500,000 $ 10,500,000

ARRIENDO CASETA 11 MESES $ 3,493,496 $ 3,493,496

MANTENIM PREVENT EQ INFORMATICA Y UPS 11 MESES $ 130,000,000 $ 130,000,000

MANTENIMIENTO CORRECTIVO EQU INFORMAT 11 MESES $ 152,990,000 $ 152,990,000

MANTENIMIENTO RED FIBRA OPTICA 11 MESES $ 10,000,000 $ 10,000,000

COMPRA EQUIPOS COMUNICACIONES Y SISTEMAS

$ 100,000,000 $ 100,000,000

LICENCIAMIENTO ANTIVIRUS 6 MESES $ 26,000,000 $ 30,000,000

SERVICIOS DE IMPRESIÓN 11 MESES $ 77,462,385 $ 77,462,385

Servicios Profesionales Ingeniero de Sistemas 11 MESES $ 32,766,877 $ 32,766,877

$ 829,034,357 $ 833,034,357




ACTIVIDADES PROGRAMACIÓN PARA LA EJECUCIÓN

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICI

PLANEACIÓN

1. Elaboración Planes operativos y Proyección de

presupuesto Planes de Gerencia de la Información,

Seguridad de la Informacion y Plan de

Comunicaciones

EJECUCIÓN

2. Elaboración de estudios previos y contratación

servicios tecnológicos: Conectividad, Internet,

Mantenimiento de Equipos, Backup en la Nube,

Antivirus.

3. Elaboración del Diseño Sistema de información

para la elaboración de tableros de indicadores

Herramienta Power BI

3.1. Desarrollo de paneles de Tableros de

indicadores Power BI y articulación con el sistema

de información INFOMEDIC

3.2. Implementación de tableros de indicadores,

sistema de infomación MiIps

4. Diseño de Modulo de Seguimiento a planes de

mejora en INFOMEDIC

4.1 Implementación Modulo de Seguimiento a

planes de mejora en INFOMEDIC

5.1 Implementación de Cloud Backup Azure en 100

equipos de Pasto Salud

EVALUACIÓN

'3.3 Evaluación, Monitoreo, Ajuste y/o

Modificaciones del Módulo Integral de Indicadores

de Prestación de Servicios (MiIps)

4.2 Evaluación y Seguimiento a Modulo de Planes

de Mejora Infomedic

5.2 Evaluación de Backups en la Nube Informe

mensual

MEJORAS

3.4 Ajuste y/o Modificaciones del Módulo Integral de

Indicadores de Prestación de Servicios (MiIps)

4.3 Ajuste y/o Modificaciones Modulo de Planes de

Mejora Infomedic




12. GLOSARIO Dato: Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. Información: La información se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Conocimiento: El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción E.T.L. (Extracción, transformación y carga): Es la obtención de la información de las distintas fuentes tanto internas como externas. Filtrado, limpieza, depuración, homogeneización y agrupación de la información. Organización y actualización de los datos y los metadatos en la base de datos. Datawarehouse (Bodega de Datos): Es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar información de una o más fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su análisis desde infinidad de perspectivas y con grandes velocidades de respuesta Datamining (minería de datos): Es el conjunto de técnicas y tecnologías que permiten explorar grandes bases de datos, de manera automática o semiautomática, con el objetivo de encontrar patrones repetitivos, tendencias o reglas que expliquen el comportamiento de los datos en un determinado contexto.




BIBLIOGRAFÍA

Bustelo Ruesta, Carlota and García Morales, Elisa. Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones.

La Calidad de los datos como parte esencial del Master Data Management, Especialistas en Gestión de Datos, Power Data.

La Calidad de los Datos una radiografía completa, Especialistas en Gestión de Datos, Power Data.

10 Claves para definir la tu estrategia corporativa de Gestión de Datos, Guía editada por Lantares Solutions.

Modernizando loa Integridad de Datos, para dar cabida al Big Data y a los nuevos requerimientos de las empresas, por Philip Rusom, Informática SAS

Guía de Datos Abiertos en Colombia, Versión 3, 06/2016, Miitic

“La gestión del conocimiento en las organizaciones de información: procesos y métodos para medir," ACIMED, Vol. 15, No. 3, 2007.

León Santos, M., Castańeda Vega, D., and Sánchez Alfonso, I., " La gestión del conocimiento en las organizaciones de información: procesos y métodos para medir," ACIMED, Vol. 15, No. 3, 2007.

Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario, Gobierno de Colombia, MinSalud

Fin del documento.




ACTUALIZADO POR: WILLIAM MONTENEGRO GUEVARA Profesional Universitario REVISADO POR: WILLIAM MONTENEGRO GUEVARA JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y SISTEMAS APROBADO POR: ANA BELEN ARTEAGA TORRES Gerente

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