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Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018

Plan Anual de Desarrollo Archivístico - gob.mx · OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES.....6 4.3. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.....11 4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .....12. 3 1

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  • Plan Anual de Desarrollo

    Archivstico

    2018

  • 2

    INDICE

    1. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................ 3

    2. JUSTIFICACIN .................................................................................................... 4

    3. OBJETIVOS............................................................................................................. 5

    4. PLANEACIN......................................................................................................... 6

    4.1. ALCANCE ............................................................................................................ 6

    4.2. OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES ................................... 6

    4.3. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES ..............................................11

    4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .........................................................12

  • 3

    1. MARCO DE REFERENCIA

    La Procuradura Agraria (PA) es un organismo pblico descentralizado de la administracin pblica federal, tiene funciones de servicio social y est encargada

    de la defensa de los sujetos agrarios. Brinda servicios de asesora jurdica, arbitraje agrario y representacin legal, promueve la conciliacin de intereses, la

    regularizacin de la propiedad rural y el fortalecimiento de la seguridad jurdica en el campo. Fomenta la organizacin agraria bsica para la produccin y mejor aprovechamiento de sus tierras y recursos naturales, a travs de las acciones que

    coadyuvan al desarrollo rural sustentable y al bienestar social.

    Para lograr un gobierno basado en la transparencia y la rendicin de cuentas, as como preservar y conservar la memoria documental de la Procuradura Agraria, es indispensable establecer una adecuada organizacin de sus archivos, como la

    herramienta que fomente a los servidores pblicos dar cuenta de su actuacin en el ejercicio de la funcin pblica, y a los ciudadanos la posibilidad de ejercer de

    forma eficaz su derecho de acceso a la informacin. Por lo anterior, el Plan Anual de Desarrollo Archivstico (PADA), es el instrumento

    que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la modernizacin y mejoramiento continuo de los servicios documentales y

    archivsticos, estableciendo las estructuras normativas tcnicas y metodolgicas para la implementacin de estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organizacin y conservacin documental en los archivos de trmite, concentracin

    y, en su caso, histrico.

  • 4

    2. JUSTIFICACIN

    La Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos establece en su artculo

    6, apartado A, fraccin V, que para el ejercicio del derecho de acceso a la informacin, es deber de los sujetos obligados preservar sus documentos en

    archivos administrativos actualizados. La Ley Federal de Archivos, prev en su artculo 6, fracciones II y IV como objetivo

    asegurar el acceso oportuno a la informacin contenida en los archivos y con ello la rendicin de cuentas, mediante la adecuada administracin y custodia de los

    archivos que contienen informacin pblica gubernamental, as como garantizar la correcta conservacin, organizacin y consulta de los archivos de trmite, de concentracin e histrico, para hacer eficiente la gestin pblica y el acceso a la

    informacin pblica , as como para promover la investigacin histrica documental.

    El Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, alineado a Plan Nacional de Desarrollo, tiene como objetivo 1 Impulsar un gobierno abierto que fomente la

    rendicin de cuentas en la APF y en su estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo y administracin, por lo que, en ese tenor, se firmaron

    las Bases de Colaboracin con 2 compromisos en la materia:

    1. Establecer los instrumentos de consulta y control que propicien la

    organizacin, conservacin y localizacin expedita de los archivos administrativos, mediante: Cuadro general de clasificacin archivstica;

    Catlogo de disposicin documental; Inventarios documentales: general, de transferencia, de baja y la Gua simple de archivos.

    2. Implementar la estrategia de comunicacin clara y sencilla, sobre la necesidad de mantener el control del sistema institucional de archivos como

    prueba de la transparencia de sus acciones, mediante la difusin de buenas prcticas archivsticas en la dependencia o entidad, as como la imparticin de conferencias archivsticas institucionales y capacitacin a los servidores

    pblicos para la profesionalizacin de su gestin en materia de archivos.

    Por lo anterior, en cumplimiento a lo establecido en el artculo 12, fraccin VI de la Ley Federal de Archivos y el artculo 2 fraccin IV, de su Reglamento, se integra el presente Plan Anual de Desarrollo Archivstico de la Procuradura Agraria con las

    acciones a emprender a escala institucional para la actualizacin y mejoramiento continuo de los servicios documentales archivsticos, alineados a las disposiciones

    normativas en la materia.

  • 5

    3. OBJETIVOS

    Objetivo General

    Constituir y mantener actualizados los sistemas de archivo y gestin documental

    de la Procuradura Agraria, conforme a lo establecido en la Ley Federal de

    Archivos, su Reglamento y las diversas disposiciones en la materia, lo que

    permitir contar con informacin clara, confiable y oportuna, para garantizar el

    acceso a la informacin y la constitucin del acervo histrico de la institucional.

    Objetivos Especficos

    3.1 Integrar la estructura bsica de archivos de la Procuradura Agraria, que

    permita establecer el sistema de administracin de archivos.

    3.2 Integrar los instrumentos de control y consulta archivstica que unifiquen los criterios de organizacin y conservacin de la documentacin.

    3.3 Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, concentracin y disposicin de la documentacin del archivo de concentracin.

    3.4 Establecer los procesos de administracin y control documental de los archivos de trmite.

    3.5 Permear la cultura archivstica en la institucin.

    3.6 Profesionalizar la gestin de los responsables de archivo.

    3.7 Constituir el acervo histrico de la Institucin.

  • 6

    4. PLANEACIN

    4.1. ALCANCE

    El Plan Anual de Desarrollo Archivstico contempla las acciones que emprender

    el rea Coordinadora de Archivos con el objetivo de establecer las bases para la organizacin y conservacin de archivos, en apego a las disposiciones normativas

    que regulan la materia; por lo cual, es de aplicacin general para las unidades administrativas y sustantivas de la Procuradura Agraria.

    4.2. OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES OBJETIVO 1

    Integrar la estructura bsica de archivos de la Procuradura Agraria, que

    permita establecer el sistema de administracin de archivos.

    Actividades:

    Analizar la estructura actual del rea Coordinadora de Archivos a fin de identificar las necesidades de personal.

    Proponer la designacin del personal que ser responsable del Archivo de Trmite.

    Proponer la designacin del personal que ser responsable del Archivo de Concentracin.

    Entregables:

    Oficio del nombramiento del responsable del Archivo de Trmite.

    Oficio del nombramiento del responsable del Archivo de Concentracin.

  • 7

    OBJETIVO 2

    Integrar los instrumentos de control y consulta archivstica que unifiquen los criterios de organizacin y conservacin de la documentacin de la

    Procuradura Agraria.

    Actividades:

    Coordinacin del grupo interdisciplinario para el anlisis y en su caso

    actualizacin del Cuadro General de Clasificacin Archivstica aprobado por el AGN.

    Integrar un Programa de trabajo entre el rea Coordinadora de Archivos y el Grupo Interdisciplinario para el anlisis y en su caso actualizacin del Catlogo de Disposicin Documental 2019 y las Fichas Tcnicas de

    Valoracin documental.

    Anlisis de los procedimientos de los archivos para actualizar los Criterios

    Especficos en Materia de Organizacin y Conservacin de Archivos de la Procuradura Agraria.

    Presentar al Comit de Transparencia los Criterios Especficos en Materia de Organizacin y Conservacin de Archivos.

    Difundir los Criterios Especficos en Materia de Organizacin y Conservacin de Archivos de la Procuradura Agraria.

    Entregables:

    Proyecto de Cuadro General de Clasificacin Archivstica.

    Proyecto de Catalogo de Disposicin Documental 2019 y Fichas Tcnicas de Valoracin Documental.

    Acuse de instrumentos ingresados al AGN para su visto bueno conforme a

    lo establecido en el Dcimo Sptimo de los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de archivos del Poder Ejecutivo Federal.

    Proyecto de Criterios Especficos en Materia de Organizacin y Conservacin de Archivos de la Procuradura Agraria.

    Correos y/o evidencia documental de la difusin de los Criterios.

  • 8

    OBJETIVO 3

    Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, concentracin y disposicin de la documentacin del archivo de

    concentracin.

    Actividades:

    Integrar un Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del

    Archivo de Concentracin.

    Elaborar un calendario de Transferencias Primarias, para promover la

    liberacin de espacios en las oficinas.

    Coordinar con las reas de la PA, la atencin de las observaciones a las

    Bajas Documentales dictaminadas como no favorables por el Archivo General de la Nacin (AGN).

    Reingresar las bajas documentales al AGN de los inventarios de oficinas centrales y regionales.

    Coordinar las donaciones de papel de recicle y cartn a la Comisiona Nacional de Libros de Texto Gratuitos CONALITEG.

    Entregables:

    Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del Archivo de Concentracin.

    Oficios para la atencin de observaciones respecto de los dictmenes determinados como no favorables por AGN.

    Oficios de bajas documentales ingresadas al AGN.

    Actas de donacin de papel y cartn de desecho a la CONALITEG.

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    OBJETIVO 4

    Establecer los procesos de administracin y control documental de los archivos de trmite.

    Actividades:

    Actualizar el directorio de enlaces de archivo de la Procuradura Agraria.

    Difundir los Criterios de Organizacin y Conservacin de Archivos.

    Coordinar a los enlaces de trmite para que integren y/o actualicen sus

    inventarios de expedientes en trmite.

    Promover las transferencias primarias para la liberacin de espacios.

    Promover la aplicacin de los servicios de consulta, prstamo y reproduccin de documentos del Archivo de Trmite.

    Entregables:

    Directorio de enlaces de archivo actualizado.

    Soporte de documental de la promocin de los Criterios de Organizacin y Conservacin de Archivos.

    Inventario de expedientes de trmite por rea.

    Transferencias Primarias.

  • 10

    OBJETIVO 5

    Permear la cultura archivstica en la institucin.

    Actividades:

    Disear cpsulas informativas sobre las disposiciones normativas y

    responsabilidades de los servidores pblicos en materia de archivos.

    Difundir por medios electrnicos las cpsulas informativas a enlaces y

    servidores pblicos de la Procuradura.

    Entregables:

    Soporte documental (correos, oficios, minutas etc.) que acredite la difusin de la responsabilidad que tiene los servidores pblicos en materia de archivos, as como de las disposiciones en la materia.

    OBJETIVO 6

    Profesionalizar la gestin de los responsables de archivo.

    Actividades:

    Identificar las necesidades de capacitacin de los enlaces de archivo.

    Analizar las diferentes ofertas de capacitacin en la materia.

    Promover la capacitacin con los enlaces.

    Entregables:

    Soporte documental de la promocin de capacitacin.

    Constancias de capacitacin.

  • 11

    OBJETIVO 7

    Constituir el acervo histrico de la Institucin

    Actividades:

    Coordinar la revisin y seleccin de expedientes que contengan la

    documentacin completa de acuerdo al procedimiento, de las series documentales con posible valor histrico.

    Separacin y organizacin de expedientes para su conservacin.

    Entregables:

    Inventarios de las series documentales con posible valor histrico.

    4.3. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

    Los objetivos y actividades programadas en el presente Plan Anual de Desarrollo Archivstico, se realizarn en la medida de lo alcanzable con el personal y

    recursos asignados al rea.

  • 12

    4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

    No. Actividad Responsable 1er 2do 3er 4to

    Entregable Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre

    1

    Anal izar la estructura actual del rea Coordinadora de Archivos a fin de identi ficar las neces idades de

    personal .

    Responsable del rea

    Coordinadora de

    Archivos

    Anl is i s de las necesidades del rea

    Coordinadora de

    Archivos .

    1.1

    Proponer la designacin del personal

    que ser responsable del Archivo de Trmite.

    Responsable del rea

    Coordinadora de Archivos

    Oficio designacin de

    responsable de Archivo de Trmite

    1.2 Proponer la designacin del personal que ser responsable del Archivo de

    Concentracin.

    Responsable del rea

    Coordinadora de Archivos

    Oficio designacin de responsable de

    Archivo de Concentracin

    2

    Coordinacin del grupo interdisciplinario para el anli s i s y en su caso actual izacin del Cuadro General de Clasi ficacin Archivs tica aprobado por el AGN.

    rea Coordinadora de

    Archivos

    Proyecto del Cuadro Genera l de

    Clas i ficacin

    Archivs tica

    2.1

    Integrar un Programa de trabajo entre el rea Coordinadora de Archivos y el Grupo Interdiscipl inario para el anlisis y en su caso actualizacin del Cat logo de Disposicin Documental 2019 y las Fichas Tcnicas de Valoracin documental .

    rea Coordinadora de

    Archivos

    Programa de Trabajo para la Actualizacin

    del Cat logo de Dispos icin Documental

    2.2

    Anl isis de los procedimientos de los

    archivos para actualizar los Cri terios de Organizacin y Conservacin de

    Archivos de la Procuradura Agraria

    rea Coordinadora de

    Archivos

    Proyecto de Cri terios

    de Organizacin y Conservacin de

    Archivos

    2.3

    Presentar a l Comit de Transparencia

    los Cri terios de Organizacin y Conservacin de Archivos para su autorizacin

    Responsable del

    rea Coordinadora de

    Archivos

    Acta de la Sesin de

    Comit de Transparencia

    2.4 Difundir los Cri terios de Organizacin y Conservacin de Archivos a la

    estructura de la PA.

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Correos y/o Cpsulas

    de di fus in

    3 Integrar un Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del Archivo de Concentracin.

    Responsable del Archivo de

    Concentracin Programa de Trabajo

    3.1

    Elaborar un ca lendario de

    Transferencias Primarias , para promover la liberacin de espacios en

    las oficinas .

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Ca lendario de Transferencias

    3.2

    Coordinar con las reas de la PA, la

    atencin de las observaciones a las Bajas Documentales dictaminadas como no favorables por el Archivo

    Genera l de la Nacin (AGN).

    Responsable del

    Archivo de Concentracin y reas de la P.A.

    Acuse de Oficios para

    atender las observaciones

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    3.3 Reingresar las bajas documentales a l AGN de los inventarios de oficinas centra les y regionales .

    rea Coordinadora de

    Archivos

    Acuse de ingreso de Bajas Documentales

    3.4

    Coordinar las donaciones de papel de recicle y cartn a la Comis iona

    Nacional de Libros de Texto Gratui tos CONALITEG.

    rea Coordinadora de

    Archivos y CONALITEG

    Oficio enviado a la CONALITEG para

    coordinar la donacin

    4 Actual izar el directorio de enlaces de archivo de la Procuradura Agraria .

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Di rectorio Actual izado

    4.2 Coordinar a los enlaces de trmite para que integren y/o actual icen sus

    inventarios de expedientes en trmite.

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Informe de avances

    de inventarios .

    4.3 Promover las transferencias primarias

    para la l iberacin de espacios

    Responsable del

    Archivo de Trmite

    Inventarios de

    Transferencias Primarias

    4.4

    Promover la aplicacin de los servicios

    de consulta, prstamo y reproduccin de documentos del Archivo de Trmite.

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Correos , oficios ,

    capsulas informativas

    etc.

    5

    Disear capsulas informativas sobre

    las dispos iciones normativas y responsabilidades de los servidores pbl icos en materia de archivos .

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Capsulas

    Informativas y Ca lendario de

    Di fus in

    5.1 Difundir por medios electrnicos las capsulas informativas a enlaces y

    servidores pblicos de la Procuradura.

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Correos Electrnicos

    6 Identi ficar las neces idades de

    capacitacin de los enlaces de archivo.

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Li s ta de enlaces que requieren

    capaci tacin

    6.1 Anal izar las di ferentes ofertas de capaci tacin en la materia .

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Li s tado de cursos disponibles en

    materia de archivos

    6.2 Promover la capaci tacin con los

    enlaces

    Responsable del Archivo de

    Trmite

    Oficio de la

    Promocin de

    Capaci tacin

    7

    Coordinar la revis in y seleccin de

    expedientes que contengan la documentacin completa de acuerdo a l procedimiento, de las series

    documentales con pos ible va lor his trico.

    Responsable del Archivo Histrico

    Inventarios de expedientes de las series con pos ible

    va lor his trico.

    7.1 Separacin y organizacin de expedientes para su conservacin

    Responsable del Archivo Histrico

    y reas de la P.A.

    Informe de avance

    de inventarios

    integrados .

    Programa Aprobado en la Tercera Sesin Ordinaria 2018 del Comit de Transparencia.