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Plan Anual de Desarrollo
Archivístico
2018
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INDICE
1. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................ 3
2. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................... 4
3. OBJETIVOS............................................................................................................. 5
4. PLANEACIÓN......................................................................................................... 6
4.1. ALCANCE ............................................................................................................ 6
4.2. OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES ................................... 6
4.3. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES ..............................................11
4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .........................................................12
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1. MARCO DE REFERENCIA
La Procuraduría Agraria (PA) es un organismo público descentralizado de la administración pública federal, tiene funciones de servicio social y está encargada
de la defensa de los sujetos agrarios. Brinda servicios de asesoría jurídica, arbitraje agrario y representación legal, promueve la conciliación de intereses, la
regularización de la propiedad rural y el fortalecimiento de la seguridad jurídica en el campo. Fomenta la organización agraria básica para la producción y mejor aprovechamiento de sus tierras y recursos naturales, a través de las acciones que
coadyuvan al desarrollo rural sustentable y al bienestar social.
Para lograr un gobierno basado en la transparencia y la rendición de cuentas, así como preservar y conservar la memoria documental de la Procuraduría Agraria, es indispensable establecer una adecuada organización de sus archivos, como la
herramienta que fomente a los servidores públicos dar cuenta de su actuación en el ejercicio de la función pública, y a los ciudadanos la posibilidad de ejercer de
forma eficaz su derecho de acceso a la información. Por lo anterior, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), es el instrumento
que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y
archivísticos, estableciendo las estructuras normativas técnicas y metodológicas para la implementación de estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y conservación documental en los archivos de trámite, concentración
y, en su caso, histórico.
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2. JUSTIFICACIÓN
La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece en su artículo
6°, apartado A, fracción V, que para el ejercicio del derecho de acceso a la información, es deber de los sujetos obligados preservar sus documentos en
archivos administrativos actualizados. La Ley Federal de Archivos, prevé en su artículo 6, fracciones II y IV como objetivo
asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los
archivos que contienen información pública gubernamental, así como garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e histórico, para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la
información pública , así como para promover la investigación histórica documental.
El Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, alineado a Plan Nacional de Desarrollo, tiene como objetivo 1 “Impulsar un gobierno abierto que fomente la
rendición de cuentas en la APF” y en su estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo y administración, por lo que, en ese tenor, se firmaron
las Bases de Colaboración con 2 compromisos en la materia:
1. Establecer los instrumentos de consulta y control que propicien la
organización, conservación y localización expedita de los archivos administrativos, mediante: Cuadro general de clasificación archivística;
Catálogo de disposición documental; Inventarios documentales: general, de transferencia, de baja y la Guía simple de archivos.
2. Implementar la estrategia de comunicación clara y sencilla, sobre la necesidad de mantener el control del sistema institucional de archivos como
prueba de la transparencia de sus acciones, mediante la difusión de buenas prácticas archivísticas en la dependencia o entidad, así como la impartición de conferencias archivísticas institucionales y capacitación a los servidores
públicos para la profesionalización de su gestión en materia de archivos.
Por lo anterior, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 12, fracción VI de la Ley Federal de Archivos y el artículo 2 fracción IV, de su Reglamento, se integra el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico de la Procuraduría Agraria con las
acciones a emprender a escala institucional para la actualización y mejoramiento continuo de los servicios documentales archivísticos, alineados a las disposiciones
normativas en la materia.
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3. OBJETIVOS
Objetivo General
Constituir y mantener actualizados los sistemas de archivo y gestión documental
de la Procuraduría Agraria, conforme a lo establecido en la Ley Federal de
Archivos, su Reglamento y las diversas disposiciones en la materia, lo que
permitirá contar con información clara, confiable y oportuna, para garantizar el
acceso a la información y la constitución del acervo histórico de la institucional.
Objetivos Específicos
3.1 Integrar la estructura básica de archivos de la Procuraduría Agraria, que
permita establecer el sistema de administración de archivos.
3.2 Integrar los instrumentos de control y consulta archivística que unifiquen los criterios de organización y conservación de la documentación.
3.3 Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, concentración y disposición de la documentación del archivo de concentración.
3.4 Establecer los procesos de administración y control documental de los archivos de trámite.
3.5 Permear la cultura archivística en la institución.
3.6 Profesionalizar la gestión de los responsables de archivo.
3.7 Constituir el acervo histórico de la Institución.
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4. PLANEACIÓN
4.1. ALCANCE
El Plan Anual de Desarrollo Archivístico contempla las acciones que emprenderá
el Área Coordinadora de Archivos con el objetivo de establecer las bases para la organización y conservación de archivos, en apego a las disposiciones normativas
que regulan la materia; por lo cual, es de aplicación general para las unidades administrativas y sustantivas de la Procuraduría Agraria.
4.2. OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES OBJETIVO 1
Integrar la estructura básica de archivos de la Procuraduría Agraria, que
permita establecer el sistema de administración de archivos.
Actividades:
Analizar la estructura actual del Área Coordinadora de Archivos a fin de identificar las necesidades de personal.
Proponer la designación del personal que será responsable del Archivo de Trámite.
Proponer la designación del personal que será responsable del Archivo de Concentración.
Entregables:
Oficio del nombramiento del responsable del Archivo de Trámite.
Oficio del nombramiento del responsable del Archivo de Concentración.
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OBJETIVO 2
Integrar los instrumentos de control y consulta archivística que unifiquen los criterios de organización y conservación de la documentación de la
Procuraduría Agraria.
Actividades:
Coordinación del grupo interdisciplinario para el análisis y en su caso
actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística aprobado por el AGN.
Integrar un Programa de trabajo entre el Área Coordinadora de Archivos y el Grupo Interdisciplinario para el análisis y en su caso actualización del Catálogo de Disposición Documental 2019 y las Fichas Técnicas de
Valoración documental.
Análisis de los procedimientos de los archivos para actualizar los Criterios
Específicos en Materia de Organización y Conservación de Archivos de la Procuraduría Agraria.
Presentar al Comité de Transparencia los Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de Archivos.
Difundir los Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de Archivos de la Procuraduría Agraria.
Entregables:
Proyecto de Cuadro General de Clasificación Archivística.
Proyecto de Catalogo de Disposición Documental 2019 y Fichas Técnicas de Valoración Documental.
Acuse de instrumentos ingresados al AGN para su visto bueno conforme a
lo establecido en el Décimo Séptimo de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos del Poder Ejecutivo Federal.
Proyecto de Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de Archivos de la Procuraduría Agraria.
Correos y/o evidencia documental de la difusión de los Criterios.
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OBJETIVO 3
Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, concentración y disposición de la documentación del archivo de
concentración.
Actividades:
Integrar un Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del
Archivo de Concentración.
Elaborar un calendario de Transferencias Primarias, para promover la
liberación de espacios en las oficinas.
Coordinar con las áreas de la PA, la atención de las observaciones a las
Bajas Documentales dictaminadas como no favorables por el Archivo General de la Nación (AGN).
Reingresar las bajas documentales al AGN de los inventarios de oficinas centrales y regionales.
Coordinar las donaciones de papel de recicle y cartón a la Comisiona Nacional de Libros de Texto Gratuitos CONALITEG.
Entregables:
Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del Archivo de Concentración.
Oficios para la atención de observaciones respecto de los dictámenes determinados como no favorables por AGN.
Oficios de bajas documentales ingresadas al AGN.
Actas de donación de papel y cartón de desecho a la CONALITEG.
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OBJETIVO 4
Establecer los procesos de administración y control documental de los archivos de trámite.
Actividades:
Actualizar el directorio de enlaces de archivo de la Procuraduría Agraria.
Difundir los Criterios de Organización y Conservación de Archivos.
Coordinar a los enlaces de trámite para que integren y/o actualicen sus
inventarios de expedientes en trámite.
Promover las transferencias primarias para la liberación de espacios.
Promover la aplicación de los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos del Archivo de Trámite.
Entregables:
Directorio de enlaces de archivo actualizado.
Soporte de documental de la promoción de los Criterios de Organización y Conservación de Archivos.
Inventario de expedientes de trámite por área.
Transferencias Primarias.
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OBJETIVO 5
Permear la cultura archivística en la institución.
Actividades:
Diseñar cápsulas informativas sobre las disposiciones normativas y
responsabilidades de los servidores públicos en materia de archivos.
Difundir por medios electrónicos las cápsulas informativas a enlaces y
servidores públicos de la Procuraduría.
Entregables:
Soporte documental (correos, oficios, minutas etc.) que acredite la difusión de la responsabilidad que tiene los servidores públicos en materia de archivos, así como de las disposiciones en la materia.
OBJETIVO 6
Profesionalizar la gestión de los responsables de archivo.
Actividades:
Identificar las necesidades de capacitación de los enlaces de archivo.
Analizar las diferentes ofertas de capacitación en la materia.
Promover la capacitación con los enlaces.
Entregables:
Soporte documental de la promoción de capacitación.
Constancias de capacitación.
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OBJETIVO 7
Constituir el acervo histórico de la Institución
Actividades:
Coordinar la revisión y selección de expedientes que contengan la
documentación completa de acuerdo al procedimiento, de las series documentales con posible valor histórico.
Separación y organización de expedientes para su conservación.
Entregables:
Inventarios de las series documentales con posible valor histórico.
4.3. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
Los objetivos y actividades programadas en el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico, se realizarán en la medida de lo alcanzable con el personal y
recursos asignados al área.
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4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable 1er 2do 3er 4to
Entregable Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
1
Anal izar la estructura actual del Área Coordinadora de Archivos a fin de identi ficar las neces idades de
personal .
Responsable del Área
Coordinadora de
Archivos
Anál is i s de las necesidades del Área
Coordinadora de
Archivos .
1.1
Proponer la designación del personal
que será responsable del Archivo de Trámite.
Responsable del Área
Coordinadora de Archivos
Oficio designación de
responsable de Archivo de Trámite
1.2 Proponer la designación del personal que será responsable del Archivo de
Concentración.
Responsable del Área
Coordinadora de Archivos
Oficio designación de responsable de
Archivo de Concentración
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Coordinación del grupo interdisciplinario para el análi s i s y en su caso actual ización del Cuadro General de Clasi ficación Archivís tica aprobado por el AGN.
Área Coordinadora de
Archivos
Proyecto del Cuadro Genera l de
Clas i ficación
Archivís tica
2.1
Integrar un Programa de trabajo entre el Área Coordinadora de Archivos y el Grupo Interdiscipl inario para el análisis y en su caso actualización del Catá logo de Disposición Documental 2019 y las Fichas Técnicas de Valoración documental .
Área Coordinadora de
Archivos
Programa de Trabajo para la Actualización
del Catá logo de Dispos ición Documental
2.2
Anál isis de los procedimientos de los
archivos para actualizar los Cri terios de Organización y Conservación de
Archivos de la Procuraduría Agraria
Área Coordinadora de
Archivos
Proyecto de Cri terios
de Organización y Conservación de
Archivos
2.3
Presentar a l Comité de Transparencia
los Cri terios de Organización y Conservación de Archivos para su autorización
Responsable del
Área Coordinadora de
Archivos
Acta de la Sesión de
Comité de Transparencia
2.4 Difundir los Cri terios de Organización y Conservación de Archivos a la
estructura de la PA.
Responsable del Archivo de
Trámite
Correos y/o Cápsulas
de di fus ión
3 Integrar un Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del Archivo de Concentración.
Responsable del Archivo de
Concentración Programa de Trabajo
3.1
Elaborar un ca lendario de
Transferencias Primarias , para promover la liberación de espacios en
las oficinas .
Responsable del Archivo de
Trámite
Ca lendario de Transferencias
3.2
Coordinar con las áreas de la PA, la
atención de las observaciones a las Bajas Documentales dictaminadas como no favorables por el Archivo
Genera l de la Nación (AGN).
Responsable del
Archivo de Concentración y Áreas de la P.A.
Acuse de Oficios para
atender las observaciones
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3.3 Reingresar las bajas documentales a l AGN de los inventarios de oficinas centra les y regionales .
Área Coordinadora de
Archivos
Acuse de ingreso de Bajas Documentales
3.4
Coordinar las donaciones de papel de recicle y cartón a la Comis iona
Nacional de Libros de Texto Gratui tos CONALITEG.
Área Coordinadora de
Archivos y CONALITEG
Oficio enviado a la CONALITEG para
coordinar la donación
4 Actual izar el directorio de enlaces de archivo de la Procuraduría Agraria .
Responsable del Archivo de
Trámite
Di rectorio Actual izado
4.2 Coordinar a los enlaces de trámite para que integren y/o actual icen sus
inventarios de expedientes en trámite.
Responsable del Archivo de
Trámite
Informe de avances
de inventarios .
4.3 Promover las transferencias primarias
para la l iberación de espacios
Responsable del
Archivo de Trámite
Inventarios de
Transferencias Primarias
4.4
Promover la aplicación de los servicios
de consulta, préstamo y reproducción de documentos del Archivo de Trámite.
Responsable del Archivo de
Trámite
Correos , oficios ,
capsulas informativas
etc.
5
Diseñar capsulas informativas sobre
las dispos iciones normativas y responsabilidades de los servidores públ icos en materia de archivos .
Responsable del Archivo de
Trámite
Capsulas
Informativas y Ca lendario de
Di fus ión
5.1 Difundir por medios electrónicos las capsulas informativas a enlaces y
servidores públicos de la Procuraduría.
Responsable del Archivo de
Trámite
Correos Electrónicos
6 Identi ficar las neces idades de
capacitación de los enlaces de archivo.
Responsable del Archivo de
Trámite
Li s ta de enlaces que requieren
capaci tación
6.1 Anal izar las di ferentes ofertas de capaci tación en la materia .
Responsable del Archivo de
Trámite
Li s tado de cursos disponibles en
materia de archivos
6.2 Promover la capaci tación con los
enlaces
Responsable del Archivo de
Trámite
Oficio de la
Promoción de
Capaci tación
7
Coordinar la revis ión y selección de
expedientes que contengan la documentación completa de acuerdo a l procedimiento, de las series
documentales con pos ible va lor his tórico.
Responsable del Archivo Histórico
Inventarios de expedientes de las series con pos ible
va lor his tórico.
7.1 Separación y organización de expedientes para su conservación
Responsable del Archivo Histórico
y Áreas de la P.A.
Informe de avance
de inventarios
integrados .
Programa Aprobado en la Tercera Sesión Ordinaria 2018 del Comité de Transparencia.
