Embed Size (px)
Citation preview
Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry.
VIESTINNÄN JA MARKKINOINNIN
OHJEISTUSLUOTTAMUS-HENKILÖILLE
2017
2
SISÄLTÖ:
Alkusanat ............................................ 3Viestinnän ja markkinoinnin suunnittelusta ................................... 4Kohderyhmät ..................................... 8Sisältö on kunkku ..............................9Partiolaisena somessa......................9Teet päräyttävää partiotoimintaa, mutta osallistujat puuttuvat. Mitä tehdä? ........................................ 11Tapahtumamarkkinoinnin suunnistusmerkit .............................. 11Mediasuhteet ..................................... 13Partion ilme ...................................... 14Julkaisuohjeet .................................. 14Tekijänoikeudet ............................... 14
Viestintä- ja markkinointiohjeistus luottamushenkilöille 2017
3
Maailma on menossa suuntaan, jossa viestintä kuuluu organisaatiossa kaikille. Ja se on
hyvä. Sillä kuka olisikaan parempi tyyppi kertomaan meneillään tai tulossa olevista asi-
oista kuin se tyyppi, joka tietää niistä eniten. Eli juuri sinä, oman vastuualueesi paras
asiantuntija. Et ole sisällöntuotantosi kanssa kuitenkaan yksin: käytössäsi ovat valmiiksi
mietityt ja jatkuvasti kehittyvät viestintäkanavat, strategiatason linjaukset ydinviesteistä,
visuaalinen ilme jonka alla näkyä ja viestintäsuunnitelma, jonka tavoitteena on rytmittää
viestintää niin, että kohderyhmät eivät tukehdu infotulvan alle.
Sosiaalisen median myötä maailma on muuttunut paljon. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän
rajoja on vaikea määrittää, markkinointi ja viestintä menevät myös iloisesti solmuun mo-
nesta kohdasta. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän tulisi siis olla linjassa toistensa kanssa.
Sisäisen viestinnän yksi tehtävä onkin sisäisen toiminnan ja ulkoisen yhteisökuvan liittä-
minen toimivaksi kokonaisuudeksi.
Somessa on myös vaikea vetää rajaa sille, milloin siellä ollaan partion edustajana milloin
yksityishenkilönä. Siksi tästä vihkosesta löytyy myös muutama sana somessa olemisesta.
Eikä muuten sitten uskota Osmo A. Wiion viestinnän lakia ”Viestintä epäonnistuu aina – paitsi sattumalta.”
ALKUSANAT
4
1. VIESTINNÄN JA MARKKINOIN-NIN SUUNNITTELUSTA
Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry noudattaa Suomen Partiolaisten viestintästra-tegiaa, omaa emme tarvitse. Strategiatasolla suomalaisen partion tavoitteena on näkyä valtakunnallisesti yhteneväisenä, houkuttelevana nuorisojärjestönä. Myös visuaalinen ilme on valtakunnallisesti yhteneväinen. Partio on partio.
Sisäisen ja ulkoisen viestinnän rajojen hämärtymisen lisäksi myös viestinnän ja markkinoinnin erottaminen toisistaan on hankalaa ja usein myös tarpeetonta. Iso osa lippukunnille menevistä viesteistä on lähempänä sisäistä markkinointia kuin viestintää.
Jemmasta (partioyhteisot -> papa -> toiminnanalat -> vima -> suunnitelmat) löytyy aina viimeisin versio vuotuisesta viestintäsuunnitelma-excelistä. Viestin-täsuunnitelma pitä }}ä sisällään PäPan viestinnän yleiskuvauksen, linkit ohjei-siin ja asiakirjoihin, joihin PäPan viestintä nojaa, viestintäkanavien kuvaukset ja vastuuhenkilöt, julkaisuaikataulut, jäsenistölle ja luottiksille suunnattujen kyselyjen vuosisuunnitelman, viestinnällisten teemojen vuosikellon sekä tiedo-tussuunnitelman. Piirin johto päättää viestinnällisistä teemoista vuoden alussa. Tiedotussuunnitelma esitäytetään toimistolla puolivuosittain toiminnanalasta vastaavan työntekijän ja viestintäkoordinaattorin toimesta, ja sitä täydenne-tään suunnitelmien tarkentuessa pitkin vuotta. Pidä siis työntekijäsi ajan tasalla suunnitelmistasi. Häneltä saat myös tarvittaessa tukea viestinnän suunnitteluun. Tiukka etunoja suunnittelussa on tärkeää, jotta asiat saadaan viestittyä oikeaan aikaan, toiminnan painopisteet eivät jää muun sälän jalkoihin ja kokonaisuus pysyy hallinnassa.
Muista, että viestintä on kaikkien toimijoiden vastuulla. Viestintä-toiminnanala tarjoaa ajanmukaiset, eri kohderyhmät tavoittavat viestintäkanavat sekä tukea, koulutusta ja ohjeistusta niiden käyttämiseen, mutta sisällöntuotannosta vastaa-vat kaikki.
5
1.1. PIIRISSÄ KÄYTETTÄVÄT KANAVAT
PäPalla on käytössä hurja valikoima erilaisia tapoja tavoittaa eri kohde-ryhmiä. Asiaa on paljon, joten kohde-ryhmien huomioiminen viestinnässä on tärkeää, jotta olennaiset viestit tavoittavat oikeat tyypit. Spämmäämi-sen välttämiseksi on myös syytä tehdä yhteistyötä muiden toiminnanalojen kanssa ja niputtaa samoille kohderyh-mille meneviä viestejä yhteen mahdol-lisuuksien mukaan. Arkiviestintä piirin virallisiin kanaviin hoituu toimistolta käsin.
Sosiaalisen median osalta ei ole mitään järkeä luoda joka tapahtumalle ja projektille omia profiileja eri kanaviin. Yhteisiä kanavia käyttämällä saamme toiminnan monipuolisuuden parhaiten esiin.
Ei unohdeta myöskään henkilökoh-taista viestintää ja markkinointia. Ta-pahtumissa ja koulutuksissa kannattaa mainostaa tulevia kohderyhmälle relevantteja tai aiheeseen liittyviä tapahtumia ja kannustaa jatkamaan oppimista ja kokemista myös jatkossa. HeppuKuusi kertaa vuodessa ilmestyvä Hep-pu lähetetään kaikkien jäsenmaksun maksaneiden päpalaisten lisäksi pk-seudun seurakuntiin, kirjastoihin ja nuorisotaloille. Syksyn ensimmäinen numero lähetetään lisäksi kaikkiin pk-seudun kotitalouksiin, joissa on kou-lunsa aloittava lapsi. Hepun juttuvinkit voi lähettää suoraan päätoimittajille. Lehtien sisältö suunnitellaan noin 2,5 kuukautta ennen ilmestymistä, joten kannattaa olla hyvissä ajoin liikkeellä. Hepun ilmoitukset hoidetaan suoraan taittajan kanssa. Lyhyet uutiset ja so-menostot puolestaan hoituvat viestin-täkoordinaattorin toimesta.
Sähköinen tiedote (sähkis)Sähkis ilmestyy kerran kuussa, yleensä kuukauden ensimmäisenä tiistaina. Siihen kootaan yksittäistä partiolaista kiinnostavia asioita: uutisia, tapah-tuma- ja kurssimainoksia jne. Sähkis kokoaa yhteen muualla olevaa tietoa, esittelee aiheen lyhyesti ja tarjoaa linkin tiedon alkulähteelle. Sähkiksen dl on yleensä edellisen viikon torstai-na. Sähkikseen tulevat jutut lähetetään meilillä viestintäkoordinaattorille. Listalla ovat automaattisesti kaikki yli 15-vuotiaat päpalaiset, joiden sähköposti-osoite löytyy jäsenrekisteristä, joilla ei ole markkinointi- tai sähköpostikieltoa.
LippukuntapostiLippukuntaposti ilmestyy kuusi kertaa vuodessa. Paperiversio lähetetään yh-dessä SP:n lpk-postin kanssa postitse lpk:n jäsenrekisteriin merkitsemälle postinsaajalle. Postiin kootaan lip-pukuntaa ja sen toimintaa koskevia asioita. PäPan lpk-posti on jaoteltu 4 osaan: lippukunnanjohtaja, kou-lutusvastaava, ohjelmavastaava ja muut asiat. Sähköinen versio lähete-tään lpk:n postinsaajan lisäksi myös lpkj:lle, lpkja:lle, kovalle, ohvalle ja aluetiimeille. Listalle voi liittyä MISSÄ?Lpk-postin kanteen tulevat tekstit ja mahdolliset liitteet toimitetaan viestintäkoordinaattorille dl-päivään mennessä. Liitteet tallennetaan liit-teestä vastuussa olevan työntekijän toimesta myös Jemmaan (partioyh-teisot -> papa -> toiminnanalat -> vima ->lippukuntaposti
Nettiuutiset / päpa.fi-nettisivutPiirin nettisivut on suunnattu ensisi-jaisesti ei-vielä-partiolaisille. Sivuilta löytyy muun muassa tietoa partiosta eri kielillä, lippukuntien yhteystiedot ja tietoa erilaisista projekteistam-me, kuten päiväleireistä. Sisältö on kirjoitettu niin, että se aukeaa myös partion saloihin vihkiytymättömälle. Sivusto on viestintäkoordinaattorin vastuulla, muusta sisällöstä vastaavat markkinointikoordinaattori ja projek-tien työntekijät. Uutisia jaetaan PäPan somekanavissa, jolloin ne tavoittavat myös partiolaisia.
6
O365-ympäristö
Jemma (Sharepoint)Jemma on PäPan luottisten ja työn-tekijöiden yhteinen intranet o365 -ympäristön Sharepointissa: partio.sharepoint.com/partioyhteisot/papaJemmassa on piirin kaikille toimin-nanaloille oma sivu, jonne voi koota toiminnalan kaikille julkista materiaa-lia. Partion tiedonhallintaa Jemmassa ohjaa neljä periaatetta:1. Kaikki tieto on avointa ja sitä voi muokata kuka tahansa.2. Jokaisella on vastuu tiedonhallin-nasta ja tiedon jakamisesta avoimesti. 3. Tietoa luodaan yhdessä yhteisin työvälinein. 4. Henkilötietoja on käsiteltävä huo-lellisesti, eikä yksilöiviä henkilötietoja julkaista.
OneDriveOneDrivessa luottikset voivat työstää dokumentteja, jotka eivät ole kaikille julkisia. Drivessä tiedostoja voi jakaa myös muille ja muokata niitä yhdessä.
YammerYammerissa luottikset voivat käydä keskustelua ajankohtaisista asioista eri ryhmissä.
Facebook – Pääkaupunkiseudun Par-tiolaisetSivun kohderyhmiä ovat yli 13-vuo-tiaat ei-vielä-partiolaiset ja partion sidosryhmät. Sivulla puffataan tapah-tumia ja muita ajankohtaisia juttuja. Sivulla jaetaan välillä myös muiden järjestöjen&median juttuja mm. luon-nosta, nuorista ja vapaaehtoistyöstä. Kaikki FB-tapahtumat luodaan tämän sivun alle. Tapahtumista vastaavat luottikset toimivat tapahtumien yllä-pitäjinä. Sivun ensisijainen päivitys-vastuu on viestintäkoordinaattorilla ja markkinointikoordinaattorilla.
Facebook – SisäpiiriPääkaupunkiseudun Partiolaisten luot-tiksille ja lippukuntatoimijoille tar-koitettu ryhmä. Hyödynnetään tapah-
tumamarkkinoinnissa, uutisoinnissa ja erilaisten lippukunnan toimintaa tukevien vinkkien ja muistutusten jakamisessa.
Instagram – @partiokuuluukaikilleTarkoitettu yli 13-vuotiaille partio-laisille ja partiosta kiinnostuneille. Sisältö lähinnä sisäistä markkinointia, partiotoiminnan avaamista brändin mukaisten kuvien avulla evp:ille, tapahtumien jälkimarkkinointia, pä-palaisten partiokuvien regrammausta. Kannustetaan seuraajia jakamaan par-tiokuvia ja osallistumaan keskustelui-hin. Sisällöntuotanto kevyellä otteella, keskitytään muiden tuottamien sisäl-töjen jakamiseen. Kuvissa käytetään aihetunnisteita #päpa ja #partioscout. Ensisijainen päivitysvastuu viestintä-koordinaattorilla ja markkinointikoor-dinaattorilla.
Twitter – @partiokuuluuKohderyhmiä ovat partiolaiset samo-ajista ylöspäin, media, muut järjestöt ja sidosryhmät sekä evp:t. Puffataan tapahtumia ja muita ajankohtaisia juttuja, retweetataan partiota kos-kevia juttuja. Jaetaan välillä myös muiden järjestöjen ja median juttuja mm. luonnosta, nuorista ja vapaaeh-toistyöstä. Tili on ”neutraali toimija”, joka ei ota kantaa esim. partiopoliit-tisiin juttuihin. Aatekeskustelut yms. käydään piirinjohtajien omien profii-lien kautta. Viestintäkoordinaattori ja markkinointikoordinaattori vastaavat ensisijaisesti tästä kanavasta. Käyte-tään aihetunnisteita #päpa ja #partioscout.
WhatsApp-listaPäPan WA-listan sisällöt on kohden-nettu samoajaikäisille ja sitä van-hemmille. Se tarjoaa ensisijaisesti yksittäistä partiolaista mahdollisesti kiinnostavia tapahtumavinkkejä ja partiouutisia muutaman kerran kuussa. WA-lista on muun viestinnän vapaamuotoinen tukikanava, jossa samasta jutusta ei pääsääntöisesti
7
huudella kuin kerran. Viestintäkoor-dinaattorin vastuulla. Vinkkejä listalla jaettaviksi jutuiksi voi laittaa WA-luu-riin, 040 450 1759.
LinkedInLinkedIn on kanava, jossa Pääkau-punkiseudun Partiolaiset ry on läsnä yhtenä yhdistyksenä muiden joukossa. Uutisoidaan pestattuja, jaetaan työ-paikkailmoituksia, tuodaan näkyville piirin isommat projektit, joihin tekijät voi linkittää. LinkedIn ei ole varsi-nainen markkinointikanava, mutta se toimii hienosti silloin, kun halutaan saada näkyvyyttä pestille tai työpai-kalle tai kun halutaan viestiä omaa osaamista. Käyttö toistaiseksi vähäistä, kanavan käytön kehittäminen työn alla.
YouTube Piirin YouTube-kanavalla julkais-taan videoita, jotka kertovat partiosta monipuolisesti. Lisäksi kanavan kautta striimataan livenä eri tapahtumia ja julkaistaan vlogeja. Kanava on suun-nattu partiolaisille ja ei-vielä-partio-laisille.
PuhispostiPuhisposti on luottisten johtamista ja tekemistä tukeva tiedote, joka lähete-tään ryhmien, toimikuntien, piirihalli-tuksen jäsenten ja isompien projektien puheenjohtajille. Posti lähetetään 6 kertaa vuodessa. Vapaaehtoistyön koordinaattori ja aluepäällikkö kokoa-vat yhteistyössä piirinjohtajien kanssa.
Töräys Aluetiimeille aina kuun puolivälissä lähetettävä tiedote heitä koskevis-ta asioista. Lippukuntatuen ryhmä tuottaa sisällöt, aluepäällikkö huolehtii lähettämisestä.
KärkikolmikkokirjeKärkikolmikkokirje ilmestyy neljä kertaa vuodessa ja lähtee sähköpos-titse aina aluetapaamisten jälkeen lippukunnanjohtajalle, pestijohtajalle ja ohjelmajohtajalle.
JäsenkirjeJäsenkirje lähetetään sähköpostitse koko jäsenistölle kaksi kertaa vuodes-sa. Siihen nostetaan syksyisin toimin-nan aloitukseen ja keväisin Partioviik-koon liittyviä ajankohtaisia asioita. Markkinointikoordinaattori kokoaa ja lähettää kirjeen.
SidosryhmäkirjeLähetetään kaksi kertaa vuodessa. Partioviikolla sen mukana lähtee vuo-sikertomus, ja loppuvuodesta lähetet-tävässä kirjeessä kutsutaan sidosryh-mät samalla partiolaisten joululaulut -tilaisuuteen. Toiminnanjohtaja vastaa sisällöistä ja kirjeen lähettämisestä.
SlideshareSlideSharessa jaetaan esityksiä, joilla tuodaan lisätietoa / -arvoa lukijalle partiotoiminnasta ja sen vaikuttavuu-desta. Tukee koulutusten ja tapah-tumien jälkimarkkinointia. Meillä on paljon osaamista ja hyviä juttuja – tuodaan ne näkyviksi myös muille! Kohderyhminä partiolaiset samoajis-ta ylöspäin, media, muut järjestöt ja sidosryhmät. Tunnarit toimistolla ja pihalla. Otetaan täysillä käyttöön vasta uuden graafisen ilmeen lanseerauksen jälkeen.
MediatiedotteetMediaa kiinnostavien uutisten lisäksi erilaiset ilmiöt ja mielenkiintoiset ih-miset. Viestintäkoordinaattori osallis-tuu mediatiedotteiden tekemiseenmuotoiluun ja auttaa jakelussa. Säh-köpostin lisäksi tiedotteet julkaistaan ePressi-palvelussa.
8
1.2 KOHDERYHMÄTAlla tärkeimmät viestintäkanavamme ja kohderyhmät, jotka niiden avulla voi tavoittaa. Viestintäsuunnitelma-excelistä löydät kanavien ilmestymisaikataulut.
Kohde-ryhmät
Sudarit
Seikkailijat
Tarpojat
Samoajat
Vaeltajat
Aikuiset
Vanhemmat
LPKJ
PESTIJ.
OHJELMAJ.
Luottikset
Puhikset
Aluetii
Sidosryhmät
Yli15-vpä-pa-lai-set
EVP
Media
Heppu X X X X X X X X X X X X X X
Sähkis X X X X X X X X X X X X
Lpk-posti X X X X
Päpa.fi X X
Jemma+ yammer
X X X X X X x X X X X X X x X x x
Partio-kämpät.fi
X X X
FB-PäPa X X
FB-sisäpi-iri
X X X X X X X X X
Instagram X X X X X X X X X X X X X
Twitter X X X X X X X
WhatsApp-lista
X X X X X
Puhisposti X
Alue-töräys
X
Kärkikol-mikkokirje
X X X X
Jäsenkirje x x x x x x x x x x x x x x
YouTube X X X X x X X X X x x x X X X X X
Sidosryh-mäkirje
X
Mediatie-dotteet
X
9
1.3 SISÄLTÖ ON KUNKKUViestittäviä asioita on paljon. Myös sellaisia asioita on paljon, joista olisi hyvä ja tärkeää kertoa eri kohderyh-mille: partiouutisten, tapahtuma-markkinoinnin, dl-muikkareiden ja erilaisten lippukuntien parempaa toi-mintaa edistävien vinkkien lisäksi voi-simme nykyistä enemmän esimerkiksi tehdä tapahtumien jälkimarkkinointia, kertoa projektien jälkeen niiden tulok-sista ja jakaa projektin aikana opittuja asioita, kertoa esimerkiksi kyselyjen tuloksista ja tarjota infografiikoi-den muodossa monipuolisesti tietoa toiminnastamme. Partiossa tehdään paljon hienoja juttuja ja organisaatios-samme on paljon osaamista. Tehdään se näkyväksi.
Pidä kuitenkin mielessäsi, että viestin-nällä ei paikata huonosti suunniteltua tai tehtyä. Kakasta ei saa konvehtia, kuten vanha sanonta kuuluu. Ja vä-hemmän on usein enemmän. Panos-ta tekemisessäsi siis määrän sijaan laatuun!
Lyhyt muistilista tekemisen lomaan:1. Keskity
Pysähdy miettimään, mitä ja keitä oikeasti viestilläsi haluat saavuttaa.
2. Suunnittele Mieti, millä aikataululla asi-asta pitäisi kertoa ja hyödynnä kanavataulukkoa. Pitäisikö eri kohderyhmille kertoa asiasta vähän eri kärjillä tai eri näkö-kulmista? Entä voisiko mediaa kiinnostaa joku osuus asiasta?
3. Jaa Hyödynnä ilosanoman jaka-misessa useampia kanavia. Jaa mah dollisuuksien mukaan myös omissa henkilökohtai-sissa kanavissasi.
2. PARTIOLAISENA SOMESSASosiaalinen media, some, on kiin-teä osa monen partiolaisen elämää ja olemista. Partiolle ja partiolaiselle some tarjoaa mahdollisuuksia näkyä, tavoittaa ja olla tavoitettavissa. Somen avulla on mahdollista vaikuttaa partion imagoon ja vahvistaa suhteita läheisiin sidosryhmiin, kuten lasten vanhem-piin ja ei-vielä-partiolaisiin kavereihin ja tuttuihin.
Piiri ei velvoita ketään valjastamaan omia sosiaalisen median kanaviaan partiotoiminnan edistämiseen tai sen etujen ajamiseen. Sähköisessä maail-massa rajanvetoa yksityisten asioiden, harrastusten ja ammattiasioiden välillä
voi ajoittain olla vaikea tehdä, voidaan partiolaiselta, erityisesti piirin luotta-mushenkilöpestissä, kuitenkin odottaa partion arvojen mukaista käytöstä myös sosiaalisessa mediassa.
Seuraavaksi käydään läpi päpalai-sen luottamushenkilön tärkeimmät pelisäännöt somessa. Muistathan, että ongelmatilanteissa voit aina ottaa yh-teyttä esimerkiksi piirin viestintä- ja markkinointikoordinaattoreihin.
10
1. Pidä järki kädessä• Sen, mitä olisit valmis huu-
telemaan julkisesti turuilla ja toreilla tai sanomaan toiselle ihmiselle kasvotusten, voit luultavasti julkaista myös so-messa. Valheelliset, loukkaavat tai virheelliset kirjoitukset eivät ole ok.
• Muista, että nettiin kerran julkaistu sisältö säilyy siel-lä pysyvästi. Jos jonkin asian julkaiseminen arveluttaa, mieti kaksi kertaa ja pyydä tarvittaes-sa apua.
• Mieti mitä ja miten julkaiset: ulkopuolisen voi olla vaikeaa erottaa yksityistä julkisesta tai henkilökohtaista mielipidettä partion virallisesta kannasta.
• Kunnioita yleisöäsi välttämällä kirjoittamasta muista negatiivi-sessa sävyssä.
2. Noudata lainsäädäntöä• Henkilötietojen ja luottamuk-
sellisten asioiden jakaminen ei ole koskaan sallittua.
• Somessa pätevät samat tekijän-oikeussäädökset kuin muualla-kin maailmassa: muista kysyä kuvissa esiintyviltä (alaikäisten osalta heidän vanhemmiltaan) lupa kuvien julkaisemiseen sekä jo julkaistujen kuvien jakami-seen eteenpäin.
3. Huolehdi tietoturvasta ja tietosuojasta• Huolehdi, etteivät esimerkiksi
salasanat leviä väärille tahoille ja ettei luottamukselliseen tie-toon ole mahdollisuutta päästä käsiksi ilman asianmukaista lupaa.
• •Älä kutsu tai hyväksy suljet-tuihin ryhmiin jäseniä, joita et tunne tai joilla ei mielestäsi ole kyseisiin ryhmiin asiaa. Vas-taavasti pyri huolehtimaan, että pestinsä päättäviltä poistetaan tarpeettomaksi käyvien käyttö-oikeuksien lisäksi mahdolliset jäsenyydet suljetuissa ryhmissä.
4. Tartu mahdollisuuksiin!• Sosiaalinen media tarjoaa hui-
keita mahdollisuuksia verkos-toitumiseen, partion brändin rakentamiseen, toiminnan tunnettuuden lisäämiseen sekä monipuoliseen ja aktiiviseen viestintään.
• Pyri mahdollisuuksien mukaan käyttämään kuvia, joissa näkyy yhdessä tekeviä hymyileviä nuoria (ei selkiä). Pyri myös käyttämään me-muotoa.
• Partiolainen on verkossa rohkea, huumorintajuinen ja vastuuntuntoinen. Hän menee mukaan uusiin juttuihin ja ko-keilee uusia sosiaalisen median kanavia.
5. Ole oma itsesi• Kerro rohkeasti miltä sinun
#partioscout näyttää. Muista kuitenkin hyvät käytöstavat ja positiivinen mieli.
• Partiolainen ei kiusaa ja puut-tuu mahdolliseen nettikiusaa-miseen heti.
PÄPALAISEN LUOTTIKSEN SOMEOHJEET
11
3. TEET PÄRÄYTTÄVÄÄ PARTIO-TOIMINTAA, MUTTA OSALLISTU-JAT PUUTTUVAT. MITÄ TEHDÄ?
Partiossa tehtävä markkinointi on hyvin suurelta osin tapahtumamark-kinointia ja siksi kovin tärkeää ei vain tapahtumien onnistumisen kannalta, vaan myös partion brändin kannalta. Tapahtumat ovat usein näkyviä myös ei-vielä-partiolaisille, joten niiden onnistuminen on todella tärkeää. Tapahtumamarkkinointi on viestintää, mainontaa ja markkinointia ja apuja siihen saa kautta koko tämän oppaan. Tässä kuitenkin täsmävinkit.
3.1 TAPAHTUMAMARKKINOIJAN SUUNNIS-TUSMERKIT
1.Hyvissä ajoin aloitettu suunnittelu on onnistuneen tapahtuman ja sen markkinoinnin edellytys.
Lähtökohtaisesti tapahtumaa voidaan markkinoida vasta, kun sen johtaja on selvillä ja tapahtuman sisällöstä on ainakin kolme konkreettista lausetta sanottavaa. Toiminnansuunnittelussa lyödään lukkoon toimintasuunnitel-ma seuraavalle kaudelle: tapahtumien osalta mitä, missä, milloin, kenelle ja miksi. Näin varmistetaan tilat, budjetti ja tarvittavat resurssit myös toimis-tolta. Yhtäkkiä rykäisty tapahtuma on vaikea hallita, sitä on vaikea mark-kinoida ja sen tekemiseen on vaikea löytää tekijöitä ja resursseja. Mahtavat ideat ansaitsevat aikaa toteutukseen. Jos nyt tuntuu, että kuukauden päästä olisi mahtavaa tehdä isoin juttu ikinä, on syytä miettiä, tulisiko jutusta vielä isompi, jos se siirrettäisiin puolen vuoden päähän. Toiminta paketoidaan puolivuosittain toimintaesitteeseen ja markkinointi aloitetaan hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
2. Markkinointia tehdään ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen.
Ennakkomarkkinoinnilla varmiste-taan, että paikalle saadaan ihmisiä, sillä isommalla porukalla on lähes aina paremman bileet. Markkinointi koh-distetaan potentiaalisiin osallistujiin tapahtuman kohderyhmän mukaisesti ja kanavat valitaan sen mukaan. Kes-kity erityisesti sisältöön ja siihen, että vastaat kysymykseen “Mitä osallistuja tapahtumasta saa?”. Tässä vaiheessa on jo hyvä lanseerata tapahtumaan liittyvä # eli aihetunniste tai häsäri. Aihetunnisteen valinnasta myöhem-min tarkemmin.
Tapahtuman aikana tapahtuva mark-kinointi on kivan fiiliksen, mageiden ohjelmanumeroiden, iloisten osallis-tujien ja tapahtuman erinomaisuuden jakamista, etenkin somessa. Aktivoi osallistujia jakamaan tapahtuman ai-hetunnisteella merkittyjä kuvia, twiit-tejä ja muuta sisältöä omissa kanaviis-saan ja jaa sitä aktiivisesti tapahtuman ajan. Muista myös hehkuttaa tapahtu-man aikana, koska tapahtuma järjes-tetään seuraavan kerran, jos se ollaan järjestämässä.
Jälkimarkkinointi unohtuu usein, mut-ta ei hätää. Jos ennakkomarkkinointi ja tapahtuman aikainen markkinointi on hoidettu huolella, ei ennakko-markkinointi vaadi enää kovinkaan paljon töitä. Jaa jo olemassa olevaa materiaalia ja liitä mukaan hehkutus-ta tapahtumasta, kiitosta tekijöille ja osallistujille ja lupausta tulevasta (jos tapahtuma järjestetään uudelleen).
12
3. Mieti markkinoinnille budjetti, kanavat ja kohderyhmät
Sisällön lisäksi (sisältö on KUNKKU) mieti paljonko sinulla on rahaa käytettävänä markkinointiin. Esim. somessa voi muutamalla kympillä saada jo paljon aikaan. Suuria satsauksia ei tarvita, mutta budjetti ja mahdollisen maksetun mainonnan tavoitteet on hyvä miettiä etukäteen. Mieti myös, haluatko jakaa tapahtumassa jotakin, joka toimii jälkimarkkinointina (rannekkeet, ilmapallot yms). Näitä ei missään tapauksessa aina tarvita, mutta joskus niiden arvo on suuri, etenkin jos tapahtumaan on tulossa paljon ei-vielä-partiolaisia.
TAPAHTUMANTEKIJÄN MUISTILISTA
Ennen tapahtumaa• Mieti mikä on kohderyhmäsi ja
kerro heille (=mainosta) mitä olet tekemässä. Kertomiseksi ei lasketa sitä, että ½ staabista mainostaa tapahtumaa omilla facebook-sivuillaan, kun ilmoit-tautumisaikaa on kaksi päivää jäljellä.
• Kerro mistä on kyse, varsinkin uusissa jutuissa. Muuten ei par-tiolaispolo löydä luoksesi.
• Markkinointi ja ilmoittautumis-ten saaminen perustuu sisältöön -> sisältö on kuningas!
• Päräyttävä partiotapahtuma ei kelpaa -> nosta pari tai kolme konkreettista juttua esiin koko-naisina lauseina.
• Hyödynnä piirin viestintäkanavi-en julkaisuaikataulut ja aikatau-luta DL:t omaan kalenteriisi.
• Huomioi kohderyhmä kanavien valitsemisessa.
• Hyödynnä piirin valmiita kana-via, älä tee omaa instatiliä jokai-selle tapahtumalle (toki esim. toimikunnalla tai vuosittaisilla tapahtumilla voi olla oma tili vrt. Partioviikko)
• Yhteisön rakentaminen nollasta on vaikeaa ja vie turhaa resurs-seja tapahtuman kohderyhmän saavuttamiseksi.
• Kerro tapahtuman aihetunnis-teet osallistujille jo etukäteen ja käytä niitä aktiivisesti.
• Valitse tapahtumalle aihetun-niste. Ota huomioon ainakin seuraavat asiat:
• Tarkista, ettei samaa ai-hetunnistetta ole käytetty aiemmin. Helpoiten tämä onnistuu tekemällä kysei-sellä aihetunnisteella haku halutuissa kanavissa.
• Voit lisätä aihetunnistee-seen myös vuosiluvun tai jättää sen pois. -> Lisää, jos haluat jatkossa pystyä helposti erottele-maan eri vuosien tapahtu-mat toisistaan. -> Jätä pois, jos haluat saada tapahtumalle jatku-vaa näkyvyyttä, eli markki-noidessasi tapahtumaa on osallistujan helppo samalla aihetunnisteella löytää kuvia tai sisältöä edellisestä tapahtumasta.
• Muista, että aihetunnisteen on oltava partiomainen, mutta ota huomioon, että sen pitää aueta myös ei-vielä-partiolaisille osal-listujille. Sanaa partio ei kuitenkaan tarvitse mai-nita, sillä on suositeltavaa aina käyttää tapahtuma-tunnisteen kanssa yhdessä tunnistetta #partioscout ja #päpa.
• Ota yhteys toimistolle jo suun-nittelun alkuvaiheessa, jotta saat heiltä tarvitsemaasi tukea markkinointiin.
13
Tapahtuman aikana• Kerro tapahtuman aihetunnis-
teet osallistujille heti tapah-tuman aluksi. Muista lisätä mukaan aina vähintään #par-tioscout eli esim. #tapahtu-manomahashtag #partioscout. Kannusta osallistujia myös ottamaan osaa keskusteluun ja jakamaan sisältöjään tapahtu-massa ja somessa. Voit ideoida osallistavia kilpailuja tai pyytää tapahtumaan liittyviä kom-mentteja tai esim. kysymyksiä puhujille somen kautta.
• Postaa päivitys/ päivityksiä tapahtuman seinälle FB:ssä tai muussa valitussa kanavassa.
• Huolehdi, että joku ottaa kuvia. Kuvat ovat loistavaa materi-aalia jälkimarkkinoinnissa ja seuraavan kerran tapahtumaa järjestettäessä “kato kuin kivaa meillä oli viimeksi!”
Tapahtuman jälkeen• Kiitä osallistujia ja tekijöitä so-
messa tapahtuman jälkeen• Regrammaa tai jaa osallistuji-
en jakamia kuvia ja tunnelmia (muista kysyä lupa!)
• Kerro mahdollisista jatko-suunnitelmista ja tapahtuman uusimisesta.
• Lähetä parhaat kuvaotokset toimistolle talletettavaksi kuva-pankkeihin.
4 MEDIASUHTEET
Median merkitystä järjestöille ei pidä väheksyä. Järjestöt voivat parhaassa ta-pauksessa hyödyntää mediaa oman asiansa edistämiseen ja näkyvyyden kautta saada uusia jäseniä mukaan toimintaan. Media on kiinnostunut uutisten lisäksi erilaisista ilmiöistä ja mielenkiintoisista henkilöistä. Aina ei tarvitse olla Maik-karin uutisissa; joissain tapauksissa paikallislehti tai jonkin alan ammattilehti tavoittaa halutut yleisöt paremmin.
Vaikka toimittajat poimivatkin jatkuvasti enemmän ja enemmän aiheitaan sosi-aalisesta mediasta, on mediatiedotteilla yhä myös paikkansa. Toimitukset saavat sähköposteihinsa satoja tiedotteita päivässä, joten tiedotteen sisältöön on syytä kiinnittää huomiota.
Pääkaupunkiseudun Partiolaisten mediasuhteista ja ns. ulkoisesta viestinnästä vastaa ensisijaisesti viestintäkoordinaattori. Ole siis häneen yhteydessä, mikäli haluat mediatiedotteen lähettää tai sinulla on juttuvinkki takataskussa!
14
5 PARTION ILME
5.1 JULKAISUOHJEET
KuvapankkiAina hyviä kuvia ei löydy omasta takaa. Siihen apua löytyy PäPan kuvapan-keista. Voit vapaasti käyttää kuvia osoitteesta papa.kuvat.fi ja www.flickr.com/partiokuuluukaikille/. Muistathan mainita aina kuvaajan nimen esim kuvaan leima © Matti Meikäläinen tai kuvatekstiin maininta kuva: Matti Meikäläinen.
Graafinen ohje ja materiaalipankkiVoimassa olevan graafisen ohjeistuk-sen löydät http://partio.fi/materiaali-pankki -sivustolta. Pyri käyttämään markkinoinnissa ja tehdyissä ma-teriaaleissa graafisen ohjeistuksen mukaisia värejä, fontteja ja visuaalisia elementtejä. Samasta pankista löydät myös muokattavia pohjia.
5.2 TEKIJÄNOIKEUDET
Käytä omia immateriaalioikeuksia oikein• noudata partion graafista ohjeis-
tusta ja käytä partion logoa.• mainitse kuvauksissa kuka järjes-
tää tapahtuman (lippukunta, alue tai piiri).
• muista käyttää yhteisiä aihetun-nisteita #partioscout ja #tapahtu-manomahashtag.
• älä asettele kaupallista materiaalia kuviin.
Linkit• linkkaa aina alkuperäiseen läh-
teeseen, jossa tieto on jaettu. Älä kopioi luvatta sisältöä omaan kanavaasi.
• lehtijuttujen osalta älä ota kuvaa painetusta lehdestä ja jaa sitä somessa vaan linkkaa sähköiseen julkaisuun. Jos haluat ottaa kuvan lehdestä ja jakaa sen somessa, tar-vitset julkaisijan eli lehden luvan.
Kuvat ja videot• mainitse tapahtumakuvauksessa ja
ilmoittautumisessa, että tapahtu-massa otetaan kuvia. Kerro, että kuvia käytetään partion markki-nointitarkoituksiin eri kanavissa. Mikäli osallistuja haluaa kieltää kuvaamisen, on hänen otettava yhteys toimistoon ja pidettävä huivissaan kuvauskieltomerkkiä tapahtuman ajan.
• Jos olet epävarma, varmista ku-vaus- ja jakamisluvat tarvittaessa erikseen.
• Tarvitset videon käyttö- ja jaka-misluvan kuvaajalta sekä henki-löiltä, jotka ovat tunnistettavissa videolta. Alaikäisten kohdalla lupa tarvitaan vanhemmilta.
Jakaminen• älä aloita omaa #-kampanjaa,
jossa on tarkoituksena saada osal-listujat jakamaan kuvia palkinnon toivossa. Lapsia ja nuoria ei saa houkutella palkinnoilla, joiden edellytyksenä on viipyminen internetissä, osallistuminen siellä järjestettäviin toimintoihin tai tuotteen ostaminen.
• jos haluat uudelleen jakaa kuvan esim. Instagramissa, kysy aina lupa kuvan alkuperäiseltä omista-jalta tai kerro, että merkitsemällä kuvan tietyillä tunnisteilla ovat ne jaettavissa edelleen.
15
JOKAINEN MEISTÄ OSAA SOMETTAA
Hyödynnä kohderyhmä ja saa heidät välittämään viestiä puolestasi. Tämä onnistuu,
kun luot kiinnostaviasisältöjä!
(C)
An
tti
Ku
rkin
en
Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry.
Töölönkatu 55, 00250 Helsinki
puh 09-8865 1200
www.paakaupunkiseudunpartiolaiset.fi
