Pivot Tables

An easy way to create Training Reports

Introduction

Pivot Tables allow you to quickly and easilyPivot Tables allow you to quickly and easily summarize thousands of rows of data into concise tables and charts. The table shown below is using over 4,000 training records and took less than 5 minutes to create!!!minutes to create!!!

To learn more about pivot tables and how they can make reporting training progress a breezemake reporting training progress a breeze

Agenda

In this tutorial I will cover:

• What is a Pivot Table?

C ti Pi t T bl• Creating a Pivot Table

• Features of a Pivot Table

• How to make this work with your site

• Where to go from here: Profile Fields

• We Can Help

Download the example file in the link below this movie to use to follow along.

NOTE: This tutorial is done in Excel 2010. I cannot guarantee things will work in ld i f E lolder versions of Excel. 

What is a Pivot Table

I l t Pi tIn general terms, Pivot Tables are interactive tables that summarize transactional data into groups and then performs calculations on those groups. In the table below, the data is first grouped by g p yDepartment and then by Job Title on the left. 

The completion status is displayed at the top as Complete and Incomplete. The great thing about this is that the table is automatically created! All you need to do is drag and drop the fields you want todrop the fields you want to display

Creating a Pivot Table

Let’s walk through the very easy process of creating a Pivot Table. First open the example file attached to this tutorial Itexample file attached to this tutorial. It should look something like this.

Creating a Pivot Table

Th fi hi d i l ll i• The first thing you want to do is select a cell in the data. Any cell should do.

• Click on the Insert tab.

1

2

2

1

Creating a Pivot Table

• Click Pivot Table3

3

Creating a Pivot Table

M k h i d d li d ll f• Make sure there is a dotted line around all of your data. If data is outside the dotted line it will not show up in the pivot table.

l k

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5• Click OK5

4

5

Creating a Pivot Table

Thi i bl k Pi T blThis is a blank Pivot Table.

• Drag Department to the Row Labels box6

6

Creating a Pivot Table

D J b Ti l h R L b l b d d i• Drag Job Title to the Row Labels box and drop it below Department.

• Drag Comp Status to the Column Label box.

7

8

7

8

Creating a Pivot Table

Fi ll d U h V l b• Finally drag Username to the Value box.9

9

Creating a Pivot Table

A h bl i d i ll !As you can see, the table is created automatically! All the data is sorted between the completion status as well as grouped by Department and Job TitleTitle.

Features: Drill Down

O hi b Pi T bl i hOne great thing about Pivot Tables is they are interactive. Click on the – sign to collapse the information to see just the department totals and the + sign to expand the Job Title totalsthe + sign to expand the Job Title totals.

Features: Double‐Click

Th b hi b Pi T bl i h biliThe best thing about Pivot Tables is the ability to Double‐Click on any number in the table to see the information behind that number. In our example, double click on the highlighted cell shown below

Double‐click on any number in the table

double click on the highlighted cell shown below. 

number in the table to see the data that makes up that number.

You can easily see the people who are missing courses and the 

thcourses they are missing!

Features: Double‐Click

A d j lik h l h iAnd just like that, you can see exactly who is missing what. Try it on the example file.

How to Make This Work With Your Learning Management Systemearning Management System

I h b i iI have put a basic report on your site called Certs and Grades. You can access it by clicking on Reports ‐> Ad‐hoc database queries > Certs andhoc database queries ‐> Certs and Grades when logged in as the Admin.

This report is designed to become a Pivot Table. It contains basic information that includes:

• Name

• Course Title

• Course Categoryg y

• Completion status

• Grade

C l ti D t• Completion Date

How to Make This Work With Your Learning Management Systemearning Management System

Y h fYou can run the report as often as you like by clicking on the Certs and Grades link. Once the report is complete scroll to the bottom of thecomplete, scroll to the bottom of the page and click on Download these results as CSV. From there, you can follow the steps you just learned tofollow the steps you just learned to create your very own Pivot Table!

Where to Go From Here: Profile FieldsProfile Fields

You may have noticed that our example report included information likeincluded information like Department, Job Title, Division, Geographical Region, Supervisor, andRegion, Supervisor, and Hire Date that is not included in the Certs and Grades report. This is pcustom

information that can usually be added to the site through the Profile Fields. Once the information is added in the Profile Fields the Certs and Gradesadded in the Profile Fields the Certs and Gradesreport can be rewritten in SQL (Structured Query Language) to add the Profile Fields in a way that makes sensemakes sense. 

We Can Help

If o o ld like toIf you would like to customize your reports we can help! 

Just give us a call to discuss your needs and 

l l iour low cost solutions that start at just $250.

Basic Concepts: Drill DownDown

I l Pi T bl i i blIn general terms, Pivot Tables are interactive tables that summarize transactional data into groups and then performs calculations on those groups. In the table below the data is first grouped bytable below, the data is first grouped by Department and then by Job Title on the left. 

The completion pstatus  is displayed at the top as Complete and Incomplete. The great thing about this is that the table is automatically created! All you need to do is drag and drop the fields you want to display!

Basic Concepts: Drill DownDown

Click on the + sign to see the sub‐categories.

Notice that the Courses and Percentages are automatically calculated for the sub‐categories.

Thanks for TrainingThanks for Training

Now  Create some Tables!