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Guía de los Fundamentos para laDirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –

Cuarta edición, Project Management Institute, Inc.,

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Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008. - Marco Conceptual

Primera Parte

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OBJETIVOS DE LA SESIÓNOBJETIVOS DE LA SESIÓN

� Introducir al participante en la Gestión deProyectos según la Guía del PMBOK® del PMI.

� Explicar el propósito de la Guía del PMBOK.� Definir qué es un Proyecto.

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� Definir qué es un Proyecto.� Definir que es Gestión de Proyectos.� Explicar la estructura de la Guía del PMBOK.� Especificar la áreas de competencia necesarias

para gestionar un proyecto.� Explicar el contexto de la Gestión de Proyectos.

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¿Qué es la Guía del PMBOK¿Qué es la Guía del PMBOK®®??

La Guía del PMBOK ®®

es la suma

de conocimientos

de la gestión de

proyectos


reside en

los practicantes y

académicos

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incluye

practicas

tradicionales y

prácticas

innovadoras


está

evolucionando

constantemente

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Propósito de la Propósito de la Guía del Guía del PMBOKPMBOK®®

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PMBOKPMBOK®®

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Propósito de la Guía PMBOKPropósito de la Guía PMBOK®®

Identificar el subconjunto de la Guía delPMBOK que se reconoce generalmente comobuena práctica:

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� Identificar: panorama general antes quedescripción exhaustiva.

�Reconocido generalmente: aplicable a mayoríade proyectos la mayor parte del tiempo.

�Buena práctica: acuerdo general que sucorrecta aplicación aumenta probabilidades deéxito.

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Identificar el subconjunto de la Guía delPMBOK que se reconoce generalmente comobuena práctica:


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El equipo de proyectoes responsable de determinar lo

apropiado para cada proyecto

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� Proporcionar y promover un lenguaje común para discutir,


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común para discutir, escribir, y aplicar la gestión de proyectos.

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� Gestores de Programas.� Gestores de Gestores de Proyectos.� Gestores de Proyectos y otros miembros del

equipo de proyecto.

Audiencia de la Guía PMBOKAudiencia de la Guía PMBOK®®

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equipo de proyecto.� Miembros de una Oficina de Proyectos (PMO).� Clientes y otros interesados.� Gerentes funcionales con empleados

asignados a equipos de proyecto.

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� Educadores de gestión de proyectos ymaterias relacionadas.

� Consultores y especialistas en gestión deproyectos y materias relacionadas.

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proyectos y materias relacionadas.� Entrenadores que desarrollan programas

educacionales de gestión de proyectos.� Investigadores que analizan la gestión de

proyectos.

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¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?

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¿Qué es un proyecto ?¿Qué es un proyecto ?

Un proyecto es un esfuerzo temporalque se lleva a cabo para crear un

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que se lleva a cabo para crear unproducto, servicio, o resultado único.

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Características de un proyecto Características de un proyecto

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ProyectoProyecto Producto, servicio,

o resultado único

Elaboración

progresiva

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Temporal...Temporal...

� Inicio y fin definidos.� Se alcanza el fin cuando:

– Se lograron los objetivos.– Es claro que los objetivos no se pueden lograr.

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– Es claro que los objetivos no se pueden lograr.– La necesidad que generó el proyecto, ya no existe.

� Temporal aplica al proyecto y no al producto.� Temporal puede aplicar a la oportunidad para

desarrollar el proyecto.� Temporal aplica también al equipo de proyecto.

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Producto, servicio, o resultado únicoProducto, servicio, o resultado único

� Un proyecto crea entregables únicos quepueden ser productos, servicios, o resultados.

� Un proyecto puede crear:– Un producto o artículo, final o componente.

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– Un producto o artículo, final o componente.– Una capacidad para ejecutar un servicio.– Un resultado, como salidas o documentos.

� La singularidad es una característicaimportante de los entregables de un proyecto.

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Elaboración progresiva...Elaboración progresiva...

� Significa desarrollar en pasos e ir aumentandomediante incrementos.

� El alcance del proyecto se puede describir en formageneral al inicio y hacerse explícito y detallado a

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general al inicio y hacerse explícito y detallado amedida que se desarrolla un mejor entendimiento deobjetivos y entregables.

� La elaboración gradual no se debe confundir con lacorrupción del alcance.

� La elaboración gradual debe coordinarse con ladefinición apropiada del alcance del proyecto.

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ProyectosProyectos vsvsTrabajos OperativosTrabajos Operativos

• Toda organización ejecuta trabajo paralograr un conjunto de objetivos.

• El trabajo se clasifica en proyectos u

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• El trabajo se clasifica en proyectos uoperaciones, aunque pueden superponerse.

• Ambos tipos de trabajo comparten:– Es ejecutado por personas.– Restringido por recursos limitados.– Planificado, ejecutado, y controlado.

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• Difieren en que las operaciones son continuas yrepetitivas, y los proyectos son temporales yúnicos.


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únicos.• Sus objetivos son fundamentalmente diferentes:

– El propósito de un proyecto es lograr su objetivo yterminar.

– El objetivo de la operaciones es sostener el negocio.

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Los proyectos:


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� Se llevan a cabo en todos los niveles de la organización.� Pueden involucrar desde una persona hasta varios miles.� Pueden durar desde varias semanas hasta varios años.� Pueden involucrar una o muchas unidades

organizacionales .

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Algunos ejemplos de proyectos pueden ser:� Desarrollar un nuevo producto o servicio.� Efectuar un cambio en estructura, personal, o estilo de una

organización.


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organización.� Diseñar un nuevo vehículo de transporte.� Desarrollar o adquirir un sistema de información.� Construir un edificio o una planta.� Construir un sistema de agua para una comunidad.� Realizar una campaña para un partido político.� Implementar un nuevo proceso o procedimiento.� Responder a una solicitud de contrato.

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Proyectos y Planeamiento EstratégicoProyectos y Planeamiento Estratégico

• Son medios de organizar actividades que nopueden ser tratadas dentro de los límitesoperativos normales de la organización.

• Se utilizan como medio para lograr el plan

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• Se utilizan como medio para lograr el planestratégico de la organización.

• Son típicamente autorizados como resultado de:– Una demanda de mercado.– Una necesidad de la organización.– Una solicitud del cliente.– Un avance tecnológico.– Un requerimiento legal.

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Mapa Estratégico

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Estratégico

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Objetivo Estratégico Iniciativa Estratégica

F1 : Mejorar rendimiento para accionistas

F2 : Enfocarse en nuevo segmento mas rentable

F3 : Captar nuevos clientes del nuevo segmento Proyecto 101 : Programa de captación de nuevos clientes

F4 : Depurar clientes antiguos Proyecto 102 : Programa de depuración de cartera actual

C1 : Aumentar la proposición de valor para el clien te

C2 : Extender la funcionalidad actual del producto

C2.1 : Consejería Técnica Proyecto 201 : Desarrollo de consejería técnica

C2.2 : Desarrollo de producto rápido y compartido Proyecto 202 : Nuevo proceso de desarrollo de producto

C2.3 : Información a cliente en tiempo real Proyecto 203 : Sistema de información a cliente

C2.4 : Flexibilidad para cambios de producción Proyecto 204 : Nuevo proceso de flexibilizacion de cambios

C2.5 : Despacho flexible e integrado con distribución Proyecto 205 : Integración del despacho con la distribución

C3 : Mantener un tiempo de entrega competitivo

C4 : Mantener costos competitivos

I1 : Rediseñar procesos para adecuarlos a nuevo seg mento

I1.1 : Procesos preparados para gran cantidad de transacciones Proyecto 301 : Rediseño de procesos para gran volumen

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I1.1 : Procesos preparados para gran cantidad de transacciones Proyecto 301 : Rediseño de procesos para gran volumen

I1.2 : Altos niveles de exactitud de inventario Proyecto 302 : Incremento de niveles de exactitud de inventario

I1.3 : Integración del despacho con la distribución Proyecto 205 : Integración del despacho con la distribución

I1.4 : Desarrollo de producto rápido, eficaz, y eficiente Proyecto 202 : Nuevo proceso de desarrollo de producto

I1.5 : Planeamiento y programación detallada de operaciones Proyecto 303 : Proceso de planeamiento y programación detallada

I1.6 : Reconversión productiva para lotes mas pequeños Proyecto 304 : Reconversión productiva a lotes pequeños

I1.7 : Sistemas de información para clientes Proyecto 203 : Sistema de información a cliente

I2 : Acortar procesos para reducir tiempos de ciclo

I2.1 : Implementacion de ingeniería concurrente Proyecto 305 : Implementacion de ingeniería concurrente

I2.2 : Procesos modulares Proyecto 306 : Implementacion de procesos modulares

I2.3 : Ciclos de producción mas cortos Proyecto 307 : Reducción de tiempos de ciclo de producción

I2.4 : Implementacion de justo a tiempo Proyecto 308 : Implementacion de justo a tiempo

I3 : Optimizar procesos para reducir costos

I3.1 : Reducción de desperdicios y reutilizacion de materiales Proyecto 309 : Reducción de desperdicios y reutilizacion de mat

I3.2 : Aseguramiento de calidad Proyecto 310 : Sistema de aseguramiento de calidad

I3.3 : Excelencia en sistemas de costos Proyecto 311 : Sistemas de costeo

A1 : Aumentar la productividad de los empleados

A2 : Desarrollar las competencias estratégicas

A2.1 : Desarrollo de habilidades Proyecto 401 : Desarrollo de habilidades

A2.2 : Capacitación en conocimientos generales Proyecto 402 : Capacitación en conocimientos generales

A2.3 : Capacitación en conocimientos específicos Proyecto 403 : Capacitación en conocimientos específicos

A3 : Mejorar el clima para la acción

A3.1 : Desarrollo de personal Proyecto 404 : Programa de desarrollo de personal

A3.2 : Capital intelectual Proyecto 405 : Capital intelectual

A3.3 : Clima organizacional Proyecto 406 : Clima organizacional

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Mapa de Proyectos

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Proyectos Estratégicos

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¿Qué es Gestión de ¿Qué es Gestión de Proyectos?Proyectos?

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Proyectos?Proyectos?

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¿Qué es Gestión de Proyectos?¿Qué es Gestión de Proyectos?

� Es la aplicación de conocimientos,habilidades, herramientas, y técnicas a lasactividades de un proyecto para satisfacer

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actividades de un proyecto para satisfacerlos requerimientos del proyecto.

� Se realiza a través de la aplicación eintegración de los procesos de gestión deproyectos de iniciación, planificación,ejecución, seguimiento y control, y cierre.

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• El gestor de proyecto es el responsable poralcanzar los objetivos del proyecto.

• Gestionar un proyecto incluye:– Identificar requerimientos.


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– Identificar requerimientos.– Establecer objetivos claros y alcanzables.– Equilibrar las demandas concurrentes de calidad,

alcance, tiempo, y costo .– Adaptar las especificaciones, planes, y enfoques a

las diversas preocupaciones y expectativas de losdiferentes interesados.

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• Los gestores de proyecto se refieren a la triplerestricción cuando gestionan requerimientosconcurrentes de un proyecto.


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Objetivos del Proyecto

Triple Restricción

La triple restricción:AlcanceTiempo Satisfacción del clienteCostoCalidad

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• Los gestores de proyecto tambiéngestionan el proyecto en respuesta a la


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gestionan el proyecto en respuesta a laincertidumbre.

• Un riesgo del proyecto es un evento ocondición incierta que si ocurre, tendrá unefecto positivo o negativo en al menos unode los objetivos del proyecto.

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• El equipo de gestión de proyectos tiene unaresponsabilidad profesional ante sus interesados,incluyendo clientes, organización ejecutante, ypúblico.

• Los miembros del PMI se adhieren a un “Código de


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• Los miembros del PMI se adhieren a un “Código deEtica” y aquellos que tienen la certificación ProjectManagement Professional (PMP)® se adhieren a un“Código Profesional de Conducta”.

• Tanto los miembros del PMI como los PMP® estánobligados a acatar las versiones actualizadas de loscódigos.

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• Muchos de los procesos de gestión deproyectos son iterativos debido a la necesidadde la elaboración progresiva.


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Elaboración

Progresiva

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• El término gestión de proyectos se usa a vecespara describir un enfoque organizacional o degestión aplicado a la gestión de proyectos yalgunas operaciones continuas, las cuales seredefinen como proyectos. A esto también se le


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redefinen como proyectos. A esto también se ledenomina “administración por proyectos”.

• Una organización que adopta este enfoque definesus actividades como proyectos, en una forma quees consistente con la definición de proyecto antesprovista.

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• Con esto no se quiere decir que todas lasoperaciones pueden o deben ser organizadascomo proyectos.

• La adopción de la “administración por proyectos”


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• La adopción de la “administración por proyectos”también está relacionada con la adopción de unacultura organizacional muy próxima a la descritaen este estándar.

• La discusión detallada de este enfoque de“administración por proyectos” está fuera delalcance de la Guía del PMBOK®.

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Estructura de la Estructura de la Guía del Guía del PMBOKPMBOK®®

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PMBOKPMBOK®®

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Estructura de la Guía del PMBOKEstructura de la Guía del PMBOK®®

Cap 1. Introducción

Cap 2. Ciclo de vida del

proyecto y organización

Sección I Sección II Sección III

Cap 3. Procesos de gestión

de proyectos para un

proyecto

Cap 4. Gestión Integración

Cap 5. Gestión Alcance

Cap 6. Gestión Tiempo

Cap 7. Gestión Costos

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Cap 7. Gestión Costos

Cap 8. Gestión Calidad

Cap 9. Gestión RRH

Cap 10. Gestión Comunica

ciones

Cap 11. Gestión Riesgos

Cap 12. Gestión Adquisicio

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Descripción general de las Áreas de Conocimiento y de los Procesos de la Gestión de Proyectos

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Áreas de CompetenciaÁreas de Competencia

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Cuerpo de conocimientos de la Cuerpo de conocimientos de la Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

• Guía del PMBOK® describe conocimientoúnico al campo de la gestión de proyectos.

• Guía del PMBOK descrito en la guía

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• Guía del PMBOK descrito en la guíaconsiste en:– Definición del ciclo de vida del proyecto.– Cinco grupos de proceso.

– Nueve áreas de conocimiento.

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Conocimiento del área de aplicación, Conocimiento del área de aplicación, estándares y regulacionesestándares y regulaciones

• Áreas de aplicación son categorías que tienenelementos comunes significativos en losproyectos.

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proyectos.• Usualmente se definen en términos de:

– Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo:legal, producción, etc.

– Elementos técnicos: desarrollo de software, ingeniería,etc.

– Especializaciones de gestión: gobierno, desarrollo, etc.– Grupos de industrias: automóviles, químicos, etc.

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• Cada área de aplicación tiene un conjuntoaceptado de estándares y prácticas,frecuentemente codificadas en regulaciones.

Conocimiento del área de aplicación, Conocimiento del área de aplicación, estándares y regulacionesestándares y regulaciones

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frecuentemente codificadas en regulaciones.• Un estándar es un documento establecido por

consenso y aprobado por un cuerpo reconocido.• Una regulación es un requerimiento impuesto por

el gobierno, que especifica característicasparticulares de producto, procesos, o servicios.

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Comprensión del entorno del proyectoComprensión del entorno del proyecto

• Todos los proyectos se planifican e implementan enun contexto social, económico, y ambiental, ytienen un impacto positivo o negativo, intencional ono intencional.

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no intencional.• En el contexto del proyecto se debe considerar:

– Ambiente cultural y social.– Ambiente internacional y político.– Ambiente físico.

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• Involucra planificar, organizar, seleccionar personal,ejecutar, y controlar las operaciones de una empresa.

• Incluye disciplinas de respaldo tales como:– Gestión financiera y contabilidad.

Conocimientos y habilidades de dirección generalConocimientos y habilidades de dirección general

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– Gestión financiera y contabilidad.– Compras y adquisiciones.– Ventas y comercialización.– Contratos y derecho mercantil.– Fabricación y distribución.– Logística y cadena de suministro.– Planificación estratégica, táctica, y operativa, etc.

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• La dirección general provee las bases paradesarrollar las habilidades de gestión deproyectos.

• La literatura de dirección general documenta

Conocimientos y habilidades de dirección generalConocimientos y habilidades de dirección general

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• La literatura de dirección general documentaestas habilidades, y su aplicación en unproyecto es fundamentalmente la misma.

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Habilidades interpersonalesHabilidades interpersonales

• Incluye:– Comunicación efectiva.– Influenciar la organización.– Liderazgo.

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– Liderazgo.– Motivación.– Negociación y manejo de conflictos.– Solución de problemas.

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Contexto de la Gestión de Contexto de la Gestión de ProyectosProyectos

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ProyectosProyectos

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Contexto de la Gestión de ProyectosContexto de la Gestión de ProyectosLa gestión de proyectos existe en un contexto amplio queincluye la gestión de programas, la gestión de portafolio, y laoficina de gestión de proyectos.

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Frecuentemente existe una jerarquía de plan estratégico,portafolio, programa, proyecto, y subproyecto.

Contexto de la Gestión de ProyectosContexto de la Gestión de Proyectos

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Programas y gestión de programasProgramas y gestión de programas

� Un programa es un grupo de proyectosrelacionados que se manejancoordinadamente para obtener beneficios ycontrol, que no se podrían obtener si se

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manejaran individualmente.� Los programas pueden incluir elementos de

trabajo que están fuera del alcance de losproyectos discretos del programa.

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� Los programas también implican una seriede tareas repetitivas o cíclicas, ejm:programa de construcción, programa derecaudación de fondos, etc.

Programas y gestión de programasProgramas y gestión de programas

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� En contraste con la gestión de proyectos, lagestión de programas es la gestióncentralizada y coordinada de un grupo deproyectos para lograr los objetivos ybeneficios estratégicos del programa.

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Portafolios y gestión de portafoliosPortafolios y gestión de portafolios

� Un portafolio es un conjunto de programas,proyectos, u otros trabajos, que se agrupan parafacilitar la gestión efectiva, a fin de cumplir conlos objetivos estratégicos del negocio.

� Los programas o proyectos de un portafolio no

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� Los programas o proyectos de un portafolio nonecesariamente son interdependientes o estándirectamente relacionados.

� El financiamiento y soporte se puede hacer enbase a categorías riesgo/recompensa, líneas denegocios, o tipos de proyectos.

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Alta

Recompensa

Programas y gestión de programasProgramas y gestión de programasCategorías Riesgo/RecompensaCategorías Riesgo/Recompensa

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RiesgoAlto Medio Bajo

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Portafolios y gestión de portafolios:Portafolios y gestión de portafolios:Líneas de negocioLíneas de negocio

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Líneas de Negocios

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• Las organizaciones manejan sus portafoliosbasados en metas específicas:– Maximizar el valor del portafolio mediante la

selección cuidadosa de proyectos y programas.

Portafolios y gestión de portafoliosPortafolios y gestión de portafolios

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– Balancear el portafolio entre inversionesincrementa les y radicales.

– Maximizar el uso de recursos.• Típicamente la alta gerencia o los equipos de alta

gerencia asumen la gestión de portafolios en unaorganización.

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SubproyectosSubproyectos

� Los proyectos frecuentemente se dividenen componentes más manejables osubproyectos.

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subproyectos.� Estos subproyectos pueden ser referidos

y considerados como proyectos y sermanejados como tales.

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� Ejemplos de subproyectos pueden ser:– Basados en procesos o fases del proyecto.– De acuerdo a requisitos de habilidades de

recursos humanos.

SubproyectosSubproyectos

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recursos humanos.– Que involucren tecnología especializada.

� En proyectos muy grandes los subproyectospueden a su vez consistir de una serie desubproyectos aún mas pequeños.

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Oficina de Gestión de ProyectosOficina de Gestión de Proyectos

• Una PMO es una unidad organizacional paracentralizar y coordinar la gestión de proyectosa su cargo.

• También se le conoce como “oficina de

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• También se le conoce como “oficina degestión de programas”, “oficina de proyectos”,u “oficina de programas”.

• Una PMO supervisa la gestión de proyectos,programas, o una combinación de ambos.

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La PMO puede operar en uncontinuo, desde proveer funciones desoporte como entrenamiento, software,

Oficina de Gestión de ProyectosOficina de Gestión de Proyectos

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soporte como entrenamiento, software,políticas estandarizadas, y procedimientos,hasta la gestión y responsabilidad directassobre el logro de los objetivos de proyecto.

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� Administración de recursos compartidos entreproyectos.

� Identificación y desarrollo de metodologías,prácticas, y estándares de gestión de proyectos.

Oficina de Gestión de ProyectosOficina de Gestión de ProyectosCaracterísticas clavesCaracterísticas claves

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� Oficina de información y gestión sobre políticas,procedimientos, plantillas, y otra documentacióncompartida.

� Gestión de configuración centralizada para todos losproyectos administrados por la PMO.

� Repositorio y gestión centralizada de riesgoscompartidos y únicos para todos los proyectos.

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� Oficina central para operación y mantenimiento deherramientas de proyectos, tales como el softwareempresarial de gestión de proyectos.

� Coordinación central de la gestión de

Oficina de Gestión de ProyectosOficina de Gestión de ProyectosCaracterísticas clavesCaracterísticas claves

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� Coordinación central de la gestión decomunicaciones entre proyectos.

� Plataforma guía para los gestores de proyecto.� Supervisión central de todos los cronogramas y

presupuestos de los proyectos de la PMO.� Coordinación de los estándares generales de calidad

de los proyectos.

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� Persiguen diferentes objetivos y por lo tanto estánsujetos a distintos requerimientos.

� Un GP es responsable de lograr objetivosespecíficos de proyecto, una PMO es unaestructura organizacional con lineamientos

Oficina de Gestión de ProyectosOficina de Gestión de ProyectosDiferencias entre Gestores de Proyectos y una PMODiferencias entre Gestores de Proyectos y una PMO

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estructura organizacional con lineamientosespecíficos a nivel de toda la empresa.

� Un GP se enfoca en objetivos específicos,mientras que una PMO gestiona cambios mayoresal programa y los ve como oportunidadespotenciales de mejorar el logro de los objetivos delnegocio.

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� El GP controla los recursos asignados al proyecto paralograr sus objetivos, mientras que una PMO optimiza el usode recursos organizacionales compartidos entre proyectos.

� El GP gestiona el alcance, cronograma, costo, y calidad delproducto de los paquetes de trabajo, mientras que la PMO

Oficina de Gestión de ProyectosOficina de Gestión de ProyectosDiferencias entre Gestores de Proyectos y una PMODiferencias entre Gestores de Proyectos y una PMO

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producto de los paquetes de trabajo, mientras que la PMOgestiona el riesgo general, la oportunidad global, y lainterdependencia entre proyectos.

� El PM informa el progreso del proyecto y otra informaciónespecífica del proyecto, la PMO proporciona reporteconsolidado y vista empresarial de todos los proyectos a sucargo.

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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ®).•Estándares para la Gestión de Proyectos.•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.•Taller de Preparación para la Certificación Project Management Professional (PMP) ®

•Gestión de Programas (PPgM).•Gestión de Portafolios (PPfM).

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GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOSGESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).

SOFT SKILLSSOFT SKILLS•Habilidades Blandas para la Gestión

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•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).•Oficina de Proyectos (PMO).•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3) ®.

•Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.•Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.•Gestión del Cambio Organizacional e Individual.

HERRAMIENTASHERRAMIENTAS• Curso Taller de MS Project 2003.• Curso Taller de MS Project 2007.•MS Project Server 2007.•Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.

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