Página 2 de 17 Clave: 1482-003-008 - IMSSreposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/1482-00… · Página 5 de 17 Clave: 1482-003-008 4.16 grupo de suministro: Es una

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Procedimiento para la recepción de bienes terapéuticos en Licitación Internacional (vacunas-biológicos) regimenes ordinario e IMSS oportunidades

1. Objetivo Establecer los lineamientos para que la recepción, guarda, custodia, y conservación de las vacunas e insumos para la salud de importación se realice con apego al presente procedimiento. 2. Ámbito de aplicación El presente procedimiento se aplica para el Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría adscrita a la División de Apoyo Logístico y Distribución.

3. Políticas 3.1 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central de Programas Especiales y Red Fría la recepción, almacenamiento, custodia, conservación, reposición, control de inventarios, control de caducidades de las vacunas e insumos para la salud de importación conforme a lo dispuesto en el presente procedimiento y demás disposiciones que se emitan en la materia. 3.2 Será responsabilidad del Área de Suministro de Nivel Central el difundir el presente procedimiento al personal adscrito al Almacén de Programas Especiales y Red Fría a fin que lo conozcan y den cumplimiento a las disposiciones contenidas en el mismo. 3.3 Será responsabilidad del personal del Almacén Central de Programas Especiales y de Red Fría otorgar los sellos de alta de almacén a las remisiones del pedido el mismo día que se autoriza por parte de la Secretaria de Salud el uso y distribución de las vacunas e insumos para la salud, una vez satisfechos los requisitos establecidos en el presente procedimiento; así como su registro en inventarios y contable. 3.4 Será responsabilidad del Responsable Sanitario del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría la revisión de de la documentación técnica y legal así como de la inspección de las vacunas e insumos para la salud que ingresen al almacén. 3.5 Será responsabilidad del Responsable Sanitario del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría, tramitar y solicitar a la Secretaria de Salud los análisis de laboratorio para los insumos para la salud importados, que ingresen al Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría. 3.6 Será responsabilidad del Responsable Sanitario del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría gestionar ante la Comisión Federal para la Protección Contra Riesgos Sanitarios (COFEPRIS) las autorizaciones sanitarias para la liberación de las vacunas o biológicos; así como atender las visitas de verificación que realice la autoridad en la materia.

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3.7 Será responsabilidad del personal del Almacén Central de Programas Especiales y de Red Fría que el acomodo de los bienes de consumo se realice por grupo de suministro y conforme al Catalogo Operativo de Artículos observado por el Sistema de Abasto Institucional. 3.8 Será responsabilidad del Responsable Sanitario del Almacén Central de Programas Especiales y de Red Fría vigilar que las vacunas e insumos para la salud que requieran refrigeración se almacenen de inmediato en cámaras de refrigeración o congelación según corresponda, para evitar alteraciones del producto, y de contar con un registro de temperatura de +2°C a +8°C . y en el caso de congelación -0° C. 3.9 El Responsable Sanitario adscrito al Almacén Central y Programas Especiales y Red Fría, así como el personal responsable de conservación y del almacén deberán vigilar que la temperatura se registre cada 2 horas durante las 24 horas de todos los días del año, se mantenga dentro del rango de +2ºC a +8º C para conservar los insumos para la salud que requieren de temperatura controlada, de acuerdo a la normativa institucional. 3.10 El responsable del Área de Suministro de Nivel Central deberá supervisar que se cuente con áreas de almacenamiento especiales para, guarda de artículos de costo elevado, en sus casos controlados, pequeños de fácil sustracción, y para cuarentena. 3.11 El personal responsable de la guardia encargado de recibir las vacunas o biológicos deberá registrar en la minuta de arribo cualquier anomalía, diferencia entre las cantidades facturadas y recibidas, alteración o violación de fajillas y reportarlo de inmediato a su jefe inmediato. 4. Definiciones 4.1 almacén / unidad almacenaria: Es el área donde se reciben, custodian, guardan, controlan y suministran bienes muebles de consumo e inversión, dentro de la circunscripción administrativa que le corresponda, para regular las existencias y la expedición de altas por la recepción de los mismos. Para los efectos en el Instituto Mexicano del Seguro Social los definidos como:

4.2 almacén central de programas especiales y red fría: Unidades almacenarías dependientes de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento. 4.3 alta de almacén: Es el trámite por el cual se da entrada oficial a los bienes de consumo en el almacén, otorgando en la Remisión del Pedido sello oficial con fecha, número asignado por el SAI o folio manual y firma del responsable del almacén. 4.4 artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes Nacionales

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4.5 bienes de consumo: Los bienes muebles que por su utilización en el desarrollo de sus actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico. 4.6 caducidad: es la naturaleza o estado de un material. La especificación del comprador de la calidad apropiada y la interpretación del vendedor del grado apropiado de calidad en términos de precio de venta, Es el nivel logrado en términos de adecuación del producto promedio al nivel definido de necesidad. Es el grado de calidad que resultará en la vida útil más económica del producto para el propósito requerido. Es la medida de las características deseadas del producto, en vez de su perfección. 4.7 carta compromiso: Documento presentado por el proveedor mediante la cual se compromete por escrito a realizar el canje de los bienes de consumo entregados con caducidad menor a la normada. 4.8 catálogo general de artículos: Es una relación detallada de claves con descripciones y tipos de presentación, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de inversión). 4.9 clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación. 4.10 COFEPRIS: Comisión Federal para la Protección Contra Riesgos Sanitarios 4.11 contrato abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

4.12 contrato programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. 4.13 cuarentena: Es la retención temporal de los productos, materias primas o los materiales de envase y empaque, con el fin de verificar que se encuentran dentro de las especificaciones y regulaciones especificas. 4.14 existencia: Volumen físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su uso, distribución, suministro, abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio. 4.15 fecha de fabricación: Fecha en que fue fabricado el producto contenido en el empaque

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4.16 grupo de suministro: Es una clasificación administrativa que permite el control de los bienes en las diferentes fases del proceso del abastecimiento. 4.17 insumos para la salud: Se consideran insumos para la salud: los medicamentos, substancias psicotrópicas, estupefacientes y las materias primas y aditivos que intervengan para su elaboración; así como los equipos médicos, prótesis, órtesis, ayudas funcionales, agentes de diagnóstico, insumos de uso odontológico, material quirúrgico, de curación y productos higiénicos. 4.18 meta: Expresión cuantificada del objeto a lograr por el área que es responsable de la acción a la que se refiere la meta, en un espacio y tiempo determinado y con los recursos necesarios, debiendo ser compatible con el objetivo y permitir la medición del grado de realización de la meta prevista. 4.19 meta médica: Es la expresión cuantificada establecida por la Dirección de Prestaciones Medicas a efecto de que se cumplan los objetivos por ella determinados. 4.20 partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo especifico del gasto. 4.21 registro contable: Es la afectación o asiento que se realiza en libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. 4.22 responsable de almacén / unidad almacenaria: Persona investida con autoridad por los directivos competentes para administrar y operar las unidades almacenarias.

4.23 responsable sanitario: Es el profesionista facultado por la Secretaría de Salud para supervisar las buenas prácticas de almacenamiento, distribución y manejo de los insumos en las áreas almacenarias.

4.24 SAI: Sistema de Abasto Institucional 4.25 SS: Secretaria de Salud.

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5. Procedimiento para la recepción de bienes terapéuticos en Licitación Internacional (vacunas biológicos) regimenes ordinario e IMSS oportunidades

Responsable Actividad Documentos Involucrados

Área de Suministro de Nivel Central

5.1 Recibe del Departamento de Importaciones dependiente de la División de Contratos, fax arribo de vacuna (documento externo) informándole sobre el embarque de las vacunas por parte del proveedor extranjero en el país de origen, indicando fecha y hora de arribo al aeropuerto de la Ciudad de México, vuelo, producto cantidad.

Fax arribo de vacuna (documento externo)

5.2 Procede a asignar personal operativo

de almacén para laborar guardia y la recepción de los bienes en el transcurso de la noche o madrugada.

5.3 Elabora oficio de solicitud de pago de

tiempo extra por guardia, 1482-010-018 a la Subjefatura de Recursos Humanos, anexando copia de la relación de solicitud de pago de tiempo extra al personal designado en la guardia.1482-009-001

Oficio de solicitud de pago de tiempo extra por guardia 1482-010-018 Relación de personal que labora guardia 1482-009-001

5.4 Verifica y asigna espacios almacenarios en las cámaras de refrigeración y medio ambiente para la guarda y custodia de las vacunas y diluyentes a recibir.

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Personal del almacén 5.5 Toma la temperatura a la que arriba la vacuna en el interior de los termos y verifica que esta se encuentre dentro del rango normado de refrigeración o congelación de acuerdo y anota en Minuta de trabajo arribo de vacuna. 1482-021-001

Congelación Temperaturas inferiores a 0°C

Refrigeración +2°C a +8°C

Minuta de trabajo arribo de vacuna 1482-021-001

Arribo de los bienes fuera de los rangos

de temperatura normada

5.6 Anota en la minuta de arribo de

vacuna 1482-021-001 y se notifica de inmediato al Departamento de Importaciones, al Titular del Área de Suministro de Nivel Central, a la Agencia Aduanal, al Responsable Sanitario, y al Proveedor, a fin de que se tomen las acciones correspondientes de análisis de laboratorio.

Minuta de trabajo arribo de vacuna 1482-021-001

Arribo de los bienes dentro de los rangos de temperatura normada

5.7 Procede a separar los termos, identificando aquellos que fueron asegurados por las Autoridades Sanitarias con fajillas lacradas, verificando que no tengan alteraciones o hayan sido violadas hasta el momento que los inspectores sanitarios autorizados por la Secretaria de Salud, retiren dichas fajillas y levanten el acta correspondiente y lo anota en minuta de arribo de vacuna 1482021-001

Minuta de arribo de vacuna 1482-021-001

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5.8 Almacena y resguarda los termos asegurados con fajillas lacradas por la Secretaria de Salud, en cámaras de refrigeración o congelación que garantice sus condiciones de temperatura y almacenamiento y las identifica como número de arribo y que se trata de vacuna en cuarentena hasta que la Secretaria de Salud retire las fajillas y autorice su uso y distribución.

5.9 Desempaca la vacuna contenida en los termos que no fueron asegurados con fajillas lacradas por la Secretaria de Salud, cuidando que cada lote que se haya recibido de tal manera que no se pierda el control de cada uno de ellos a fin de poder contar la cantidad que representa cada lote y corroborar que es la cantidad que el proveedor indica en la documentación de entrega como la suma de todos los lotes concuerde con el total de la vacuna entregada por el proveedor.

5.10 Almacena en las cámaras de refrigeración o congelación según corresponda, que garantice sus condiciones de temperatura y almacenamiento y las identifica con número de arribo y que se trata de vacuna en cuarentena hasta que la Secretaria de Salud autorice su uso y distribución.

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Personal responsable de la recepción

5.11 Elabora minuta de arribo de la vacuna 1482-021-001 asienta en ella los datos requeridos los datos deben de estar en el formato y firma la minuta al margen y al calce.

Minuta de arribo de vacuna 1482-021-001

Responsable de guardia Almacén de Programas Especiales y Red Fría

5.12 Entrega una copia de la documentación que ampara el arribo de vacuna al Responsable Sanitario y otra a la mesa de altas del almacén.

Responsable Sanitario del Almacén de Programas Especiales y Red Fría

5.13 Recibe copia de la siguiente documentación:

• Pedimento aduanal (documento externo)

• Lista de empaque (documento externo)

• Factura (documento externo) • Permiso de importación (documento

externo) • Permiso de retiro de mercancía

expedido por la Secretaría de Salud (documento externo)

• Guía área (documento externo) • Minuta de arribo de vacuna 1482-

021-001

Pedimento aduanal (documento externo) Lista de empaque Factura (documento externo) Permiso de importación (documento externo) Permiso de retiro de mercancía expedido por la Secretaría de Salud (documento externo) Guía área (documento externo) Minuta de arribo de vacuna 1482-021-001

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5.14 Verifica la documentación y elabora la solicitud de visita sanitaria utilizando para ello el impreso oficial denominado (formato de solicitudes, documento externo) por la COFEPRIS, para el retiro de fajillas y toma de muestras a la Secretaria de Salud, en el Sistema Federal de Protección Sanitaria.

Formato de solicitudes de COFEPRIS (documento externo)

Responsable Sanitario 5.15 Envía y entrega a la COFEPRIS la solicitud (documento externo) y queda en espera de que el inspector sanitario designado por la misma se presente al Almacén de Programas Especiales y Red Fría para realizar el retiro de fajillas, toma de muestras y elaboración del Acta Sanitaria. (documento externo)

Formato de solicitudes de la COFEPRIS (documento externo)

Responsable Sanitario del Almacén

5.16 Atiende la visita de verificación sanitaria federal, emitida por el Director Ejecutivo de Supervisión y Vigilancia Sanitaria, a efecto de que se retiren las fajillas y toma de muestras y recibe copia de la Orden de Visita de Verificación Sanitaria Federal (documento externo)

Orden de Visita de Verificación Sanitaria Federal (documento externo)

Responsable Sanitario

del Almacén 5.17 Revisa conjuntamente con el

verificador de la Secretaría de Salud la documentación técnica y legal de las vacunas, diluyentes y sus lotes sujetos a la visita de verificación sanitaria

5.18 Revisa conjuntamente con el verificador de la Secretaría de Salud que las vacunas se encuentran dentro del rango de temperatura normado de +2° C a +8°C y la registran para efectos del Acta Sanitaria (documento externo)

Acta Sanitaria (documento externo)

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5.19 Comprueba ante el verificador de la Secretaría de Salud que las vacunas correspondan en cantidad, frascos, dosis, bultos termos, fajillas a las descritas u observadas en la Orden de Visita de Verificación Sanitaria Federal. (documento externo)


5.20 Muestra ante el verificador de la Secretaría de Salud los termos asegurados con fajillas para que verifique que no estén violadas, alteradas, rotas y en general estén intactas desde su colocación en la Aduana, que correspondan a la cantidad y folios que indica la Orden de Verificación Sanitaria Federal para que proceda el personal de la SSA a su retiro y destrucción.


5.21 Apoya al verificador de la Secretaría de Salud para que realice la toma de muestras por cada lote y elaboren tres paquetes iguales de muestras de cada uno de los lotes verificados, con la cantidad de frascos que el personal de la SSA determine necesario.

5.22 Recibe del verificador de la Secretaria

de Salud las muestras etiquetadas y lacradas con el sello oficial de la Secretaria de Salud para que se distribuyan de la siguiente manera.

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• Un paquete de cada lote para ser analizado en la Comisión de Control Analítico de Cobertura con oficio de remisión foliado por la COFEPRIS para ser entregado por el Responsable Sanitario del Almacén de Programas Especiales y Red Fría a la Comisión antes señalada.

• El segundo paquete de cada lote

como duplicado queda almacenado y resguardado, en poder del Responsable Sanitario del Almacén de Programas Especiales y Red Fría, pero a disposición de la Secretaria de Salud.

• El tercer paquete de cada lote para su análisis en un Laboratorio de Control Analítico Auxiliar a la Regulación Sanitaria si así lo desea el muestreo y queda amparado en el anexo que el verificador de la Secretaria de Salud determine en el Acta Sanitaria. A este paquete se le denomina “muestra de retención” y una vez caducado se debe conservar durante un año contado a partir su fecha de caducidad como lo norma el Reglamento de Insumos para la Salud.

Responsable Sanitario del Almacén de Programas Especiales y Red Fría

5.23 Firma y recibe copia del Acta Sanitaria (documento externo) y Orden de Visita de Verificación Sanitaria Federal, (documento externo) para su control, así como para la liberación del producto.

Acta Sanitaria, (documento externo) Orden de Visita de Verificación Sanitaria Federal (documento externo)

5.24 Elabora y requisita el formato interno

institucional denominado “Lista de Verificación para Bienes Terapéuticos” 1482-011-001 por cada una de las vacunas y lotes.

Lista de Verificación para Bienes Terapéuticos” 1482-011-001

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Responsable Sanitario Almacén de Programas Especiales y Red Fría

5.25 Recibe de la Secretaria de Salud el oficio con el cual autoriza el uso y/o distribución de las existencias o muestras de las vacunas en las cantidades y lotes verificados y analizados. (documento externo)

Oficio de autorización par el uso y distribución de las vacunas y lotes (documento externo)

5.26 Turna a la mesa de altas del Almacén

de Programas Especiales y Red Fría la documentación inherente a las vacunas cantidad, y lotes que fueron autorizados por la Secretaria de Salud.

Oficio de autorización par el uso y distribución de las vacunas y lotes (documento externo)

Mesa de altas, almacén

5.27 Recibe del Responsable Sanitario de Almacén de Programas Especiales y Red Fría la documentación y procede a expedir el alta de almacén 1482-021-002 correspondiente, a través de Sistema de Abasto Institucional (SAI), Subsistema de Almacén, Recepción, Registro de Recepciones, Otras entradas y obtiene de SAI el Reporte de remisión de proveedor (documento externo) el si las vacunas recibidas tienen clave en el Catálogo Operativo, o bien su alta fuera de SAI, manual.

Alta de almacén SAI (remisión del pedido) 1482-021-002 Reporte de remisión de proveedor (documento externo)

5.28 Registra en la libreta de control de

altas, número consecutivo de alta, fecha, descripción del artículo, grupo de suministro, cantidad recibida, importe del alta, número de contrato y proveedor, utilizando, según el caso, la bitácora para las altas expedidas a través del SAI o para las altas fuera de SAI, manuales.

5.29 Entrega el original del alta al

proveedor, recabando su firma de recibido en la copia que se archiva el expediente del contrato del proveedor.

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5.30 Archiva copia del las altas en el expediente de consecutivo o minutario uno dentro de SAI Uno para las expedidas en el S.A.I y otro para las altas fuera de SAI, manuales.

Mesa de altas, almacén

5.31 Archiva otra copia en el expediente del contrato, y realiza el registro de los bienes recibidos en el programa de entregas hasta saldar el contrato.1482-009-003

Control de entregas, control del contrato 1482-009-003

5.32 Distribuye copia de las altas a los

responsables de: • Oficina Control del Abasto (S.A.I.) • Cuenta de inventarios • Responsable de Grupo de

Suministro • Responsable de kardex

5.33 Elabora oficio de recepción y envió de altas 1482-010-019 a la Coordinación Técnica de Adquisiciones con atención al Departamento de Importaciones, con el cual informa y anexa copia de las altas expedidas por el almacén

Oficio informando de la recepción y envío de copia del alta 1482-010-019

5.34 Entrega copia del alta, al Responsable

de Grupo de Suministro para su registro en kardex por clave, lote y caducidad

Responsable de Grupo de Suministro Almacén de Programas Especiales y Red Fría

5.35 Recibe de la mesa de altas, copia de las altas de vacuna, y procede a su registro en el marbete auxiliar 1482-021-003 de almacén por clave, lote y fecha de caducidad.

Marbete auxiliar 1482-021-003

5.36 Procede a identificar las vacunas en

sus cantidades y lotes, como producto liberado para su uso y/o distribución, y termina cuarentena.

Fin del procedimiento

7. Relación de Documentos que Intervienen en el procedimiento para la recepción de bienes terapéuticos en licitación internacional (vacunas-biológicos) regimenes ordinario e IMSS oportunidades

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Codificación

Título del documento Observaciones

Fax arribo de vacuna (documento externo)

1482-010-018 Oficio de solicitud de pago de Tiempo extra por guardia

Anexo-1

1482-009-001 Relación de personal que labora guardia

Anexo 1.1

1482-021-001 Minuta de trabajo arribo de vacuna Anexo -2

Pedimento aduanal (documento externo)

Guía aérea de embarque (documento externo)

Lista de empaque (documento externo)

Factura (documento externo)

Permiso de importación (documento externo)

Permiso de retiro de mercancía expedido por la Secretaria de Salud

(documento externo)

Recibo de entrega de mercancía (documento externo)

Guía aérea (documento externo)

(FORMATO DE SOLICITUDES) por la Comisión Federal para la protección de Riesgos Sanitarios (COFEPRIS),

(documento externo)

Acta Sanitaria (documento externo)

Orden de Visita de Verificación Sanitaria Federal

(documento externo)

Oficio de autorización par el uso y distribución de las vacunas y lotes

(documento externo)

1482-011-001 Lista de Verificación para Bienes Terapéuticos”

Anexo-3

Oficio de autorización par el uso y distribución de las vacunas y lotes

(documento externo)

1482-021-002 Alta de almacén folio SAI o manual (remisión

del pedido)

Anexo-4

Reporte de remisión de proveedor (documento externo)

1482-009-002 Control de entregas, control del contrato Anexo 5

1482-010-019

Oficio informando de la recepción y envío de copia del alta

Anexo 6

1482-021-003 Marbete auxiliar Anexo 7

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ANEXO 1.1

Relación de tiempo extra del personal de guardia

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14

82-0

09-0

01

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Relación de tiempo extra del personal de guardia

Instrucciones de llenado

OBJETIVO: Relacionar o hacer una lista del personal asignado para guardia en la recepción

de vacuna para control de pago.

GENERADO POR: Área de Suministro de Nivel Central

Número Dato Anotar

1 Concepto extraordinario Si se refiere a guardia marcar con una X el concepto 35

2 Concepto extraordinario Si se refiere a tiempo extra marcar con una X el concepto 37

3 Matricula Número de empleado asignado por el IMSS 4 Nombre Nombre completo del empleado que laboró la

guardia 5 Categoría y jornada Categoría actual del empleado y la jornada

contratada EJ. Aux. almacén 8.0 hrs.

6 Salario Mensual Integrado Importe del salario mensual integrado que se

observa en su comprobante de pago

7 Periodo Fecha de inicio y termino de la guardia

8 N° de horas diarias Cantidad de horas laboradas por día de guardia 9 N° de dias Cantidad de días que laboró guardia

10 Total de horas La suma de horas trabajadas de guardia 11 Importe Es el resultado de dividir el salario mensual

integrado entre 30 días, el resultado se divide entre 8 igual a importe de la hora, importe de la hora por 2 y el resultado se multiplica por el total de horas trabajadas de guardia multiplicar salario mensual integrado por

12 Observaciones Objetivo de la guardia.- recepción de vacuna Ej. 2´053,310 dosis de vacuna B.C.G.

13 Firma Nombre y firma del Titular del División de Apoyo Logístico y Distribución (Vo.Bo.)

14 Firma Nombre y firma del Titular del Área de Suministro de Nivel Central (solicitante)

15 Firma Nombre y firma del Titular de la Coordinación Técnica de Adquisiciones ( Autoriza )

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ANEXO 1

Oficio de solicitud de tiempo extra

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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CALIDAD COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO

COORDINACION TÉCNICA DE ADQUISICIONES DIVISION DE APOYO LOGÍSTICO Y DISTRIBUCIÓN

Fecha: (1)

Ref. 09-00-00-000000-0000/000 (2)

Destinatario: Titulo (3) NOMBRE COMPLETO DEL DESTINATARIO (4) Cargo (5)

Texto (6) Anexo al presente me permito enviar a usted Relación de Tiempo Extraordinario del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría, que laboró los días día y día de mes del 200X. Sin otro particular, reciba mi consideración distinguida.

A T E N T A M E N T E

(7)Titular Anexo: (El que se indica) (8) Con copia: Titular de la Coordinación Técnica de Adquisiciones (9) Titular del Área de Suministro de Nivel Central ABC*XYZ* opq.0000 (10)

1482-010-018

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Oficio de solicitud de tiempo extra por guardia

Instrucciones de llenado

OBJETIVO: Solicitar la autorización del pago de conceptos extraordinarios al personal que labora

guardia en la recepción de vacuna de importación


Número Dato Anotar

1 Fecha Fecha de elaboración del oficio día, mes y año

2 Ref. Número de referencia o clave de la unidad emisora: Ej. 09-90-01-151000-1482/902

3 Titulo Profesión Licenciado, Contador Público, Doctor SR. Sra. Etc.

4 Nombre Nombre completo del destinatario en mayúsculas y negritas

5 Cargo. Titular del la Subjefatura de Departamento de Recursos Humanos

6 Texto Descripción del asunto que ocupa.

7 Firma Nombre completo del Titular del Área emisora en

mayúsculas y negrita

8 Anexos Cantidad o descripción del anexo que acompaña el oficio

9 Con copia Se anota el nombre completo y cargo a quien se turna copia del oficio

10 Iniciales ABC=Titular que firma el oficio, XYZ= persona que genera el oficio, opq= a personal que elaboró el oficio, y 000 folio de control consecutivo de quien genera el oficio.

Nota: Se requiere que el oficio se elabore con fuente Arial 12

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ANEXO 2

Minuta de Trabajo de Arribo de Vacuna

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Instituto mexicano del Seguro Social Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría

Minuta de Trabajo de Arribo de Vacunas

Lugar y Fecha de la guardia : ( 1 )

Responsable de la guardia : ( 2 )

Contrato: ( 3 )

Que ampara: ( 4 )

Clave de la vacuna: ( 5 )

Proveedor: ( 6 )

Factura: ( 7 )

Temperatura de Arribo

Lote(s)

Caducidad

Cantidad Factura

Cantidad Recibida

desempacada

Cantidad por Desempacar

Fajillas

Total

( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 )

Total ( 15 ) ( 16 ) ( 17 ) ( 18 )

Guía N° Bultos Recibidos

Número de Pedimento

Cámara de Refrigeración

Fajillas Folios Cantidad

( 19 ) ( 20 ) ( 21 ) ( 22 ) ( 23 ) ( 24 ) ( 25 )

Observaciones:

( 26 )

Responsable de la Guardia Recepción de las vacunas

………………………………………………. ( 27 )

Nombre y matrícula

1482-021-001

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Minuta de Trabajo de Arribo de Vacuna

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Documentar el arribo y condiciones de recepción de la vacuna e insumos para la

salud de nacional y de importación

GENERADO POR: Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría

Número Dato Anotar

1 Lugar y fecha de la guardia

Ciudad, Almacén que recibe las vacunas y fecha de la guardia

2 Responsable de la guardia

Nombre del empleado comisionado como responsable de la guardia, cargo y matrícula

3 Contrato Número del contrato al que corresponden las vacunas

4 Que ampara Descripción completa de la vacuna que se recibe

5 Clave de la Vacuna Clave completa de la vacuna grupo, genérico, especifico, diferenciador y variante

6 Proveedor Nombre y razón social completa del proveedor que entrega las vacunas

7 Factura Número de factura y razón social

8 Temperatura Temperatura con que arriba la vacuna al almacén

9 Lote(s) Número de cada lote recibido de la vacuna

10 Caducidad Caducidad que tiene cada lote de la vacuna

11 Cantidad facturada Cantidad total de vacuna descrita en factura

12 Cantidad desempacada Cantidad desempacada de cada lote

13 Cantidad por desempacar Cantidad de vacuna asegurada por cada fajilla de la Secretaria de Salud

14 Total Cantidad total de vacuna recibida, la suma de Cantidad desempacada más cantidad pendiente de desempacar fajillas

Página 4 de 4 Clave: 1482-003-008

15 Total factura Suma de los lotes amparados por la factura frascos

16 Total cantidad desempacada

Suma de todos los lotes desempacados, frascos

17 Total cantidad pendiente de desempacar

Suma de todos los lotes asegurados con fajillas de la Secretaria de Salud, pendientes de desempacar, frascos

18 Total de vacuna recibida

La suma del total de lotes desempacados, más el total de lotes pendientes de desempacar fajillas, es igual al total de lotes facturados.

19 Guía Número de guía aérea

20 Bultos Cantidad de bultos o termos recibidos vacuna más diluyente

21 Pedimento Número de pedimento aduanal

22 Cámara de refrigeración o congelación

Número de la cámara de refrigeración o congelación el la que se almacena la vacuna recibida, para su cuarentena

23 Fajillas Cantidad de fajillas de la Secretaria de Salud recibidas. Igual a cantidad de bultos asegurados.

24 Folios Número de cada uno de los folios asignados a cada fajilla por la Secretaria de Salud

25 Cantidad Cantidad de frascos asegurados a reserva de ser liberados y verificar el contenido de cada termo o bulto enfajillado.

26 Observaciones Agencia Aduanal que entrega la vacuna nombre y razón social, cantidad y lotes de muestras (frascos) gratuitas recibidas, Documentación extraordinaria o pendiente, faltante o sobrante de vacuna respecto a factura, recepción de otra vacuna diferente a la esperada, fajillas faltantes, violadas, alteradas, rotas, bultos rotos mojados dañados, etc.

27 Responsable de la recepción de la vacuna o guardia

Nombre completo, categoría o cargo, matrícula y firma

Página 1 de 4 Clave: 1482-003-008

ANEXO 3

Lista de Verificación para Bienes Terapéuticos

Página 2 de 4 Clave: 1482-003-008

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento

Coordinación Técnica de Adquisiciones Área de Suministro de Nivel Central

Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría Inspección y Recepción


Contrato N° (1) Folio N° (2)

Temperatura de Recepción (3)

Nombre genérico (4) Clave (5)

Nombre comercial (6) F.F. (7)

Presentación (8)

Proveedor (9) Procedencia (10)

Control de quejas y rechazos

(11) Nivel de inspección

(12) N.C.A. (13)

N° de Lote Caducidad Cantidad N° de Muestra N° de Defectivos

(14) (15) (16) (17) (18) Aspecto del producto:

(19) Dictamen : Aprobado (20) Rechazado. (21)

Observaciones:

(22)

Inspeccionó

……………………(23)…………………….

Vo. Bo. Responsable Sanitario del Almacén

(24) ----------------------------------------------

Nombre, firma, y matricula Q.F.I. Nombre, firma y matricula 1482-011-001

Página 3 de 4 Clave: 1482-003-008


Instrucciones de llenado OBJETIVO: Documentar el arribo y condiciones de recepción de la vacuna e insumos para la

salud de nacional y de importación

GENERADO POR: Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría

Número Dato Anotar

1 Contrato Número de Contrato que ampara la vacuna

2 Folio Número consecutivo asignado a la Lista de Verificación.

3 Temperatura Grados centígrados a los que arribo la vacuna

4 Nombre genérico Nombre genérico de la vacuna

5 Clave Clave completa de la vacuna grupo, genérico, especifico, diferenciador y variante

6 Nombre comercial

Nombre comercial de la vacuna, el que le asigna el laboratorio fabricante

7 F.F. Fecha de fabricación de la vacuna

8 Presentación Descripción de la presentación de la vacuna, frasco unidosis, 10 dosis, juego, kit.

9 Proveedor Nombre y razón social del proveedor

10 Procedencia País de origen de donde proviene la vacuna

11 Control de quejas y rechazos

Si o No se han presentado quejas en contra del proveedor, antecedentes de queja o rechazo

12 Nivel de inspección Cantidad de vacuna inspeccionada

13 N.C.A. Nivel de calidad aceptable

14 N° DE Lote Número o codificación del lotes

Página 4 de 4 Clave: 1482-003-008

15 Caducidad Fecha de caducidad del la vacuna por cada lote

16 Cantidad Cantidad de cada lote de vacuna

17 N° de Muestra Cantidad o universo de la muestra inspeccionada

18 N° Defectivos Cantidad de producto defectuoso

19

Aspecto del producto Aspecto físico de la vacuna en la inspección

20

Dictamen Aprobado

21

Dictamen

Rechazado

22 Observaciones Notas particulares sobre la vacuna observadas durante la inspección

23

Inspeccionó Nombre, firma y matricula de quien inspeccionó la vacuna

24 Vo.Bo. Responsable Sanitario del Almacén

Nombre, firma y matricula de quien inspeccionó la vacuna

Página 1 de 4 Clave: 1482-003-008

ANEXO 4

Alta de almacén (Remisión del Pedido)

Página 2 de 4 Clave: 1482-003-008

1482-021-002

2

1

3

4 5

7

14

9 10 11

6

12

15 16 17 18 19 20

21

22

23

24

25

26 28 27

8

13

28

Página 3 de 4 Clave: 1482-003-008

Remisión del Pedido

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Documentar la entrega de bienes que realiza el proveedor, recepción y alta de

almacén

GENERADO POR: Proveedor. Número Dato Anotar

1

N° ( número ) Número de contrato

2 Fecha Fecha , día, mes y año

3 Expediente Número de expediente de compra

4 Fecha del contrato Fecha de formalización del contrato

5 Registro del contrato S.P.P.

No llenar

6 Datos del proveedor Nombre completo y razón social del proveedor que entrega los bienes de consumo

7 Plazo de entrega Fecha limite de entrega de los bienes de consumo por parte del proveedor.

8 Hoja ____de_____ Número consecutivo de hojas de que conste la remisión.

9 PPAPF No llenar

10 R.F.C. Registro Federal de Contribuyentes completo del proveedor otorgado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, incluyendo homoclave

11 Ramo Anotar 124

12 I.M.S.S. Registro patronal Número completo del registro patronal otorgado por el IMSS

13 Grupo Grupo de suministro al que corresponden los bienes de consumo a entregar por el proveedor.

14 Lugar de entrega Nombre y dirección completos de la unidad almacenaria donde entrega los bienes de consumo el proveedor.

Página 4 de 4 Clave: 1482-003-008

15 Renglón Número de renglón asignado al artículo en el anexo del contrato de la relación de bienes adjudicados.

16 Cantidad Cantidad de artículos entregados por el proveedor

17 Unidad Unidad de presentación del bien de consumo entregado por el proveedor conforme al Catalogo Operativo de Artículos del SAI.

18 Precio Precio de unitario de compra

19 Clave del artículo Clave completa de artículo genérico, especifico, diferenciador y variante

20 Descripción del artículo Descripción completa del artículos entregado por el proveedor conforme al Catalogo Operativo de Artículos del SAI

21 Importe Importe del artículo, resultado de multiplicar cantidad de artículos por precio unitario de compra en su caso en la misma columna se anota el desglose del I.V.A. y se suma para obtener el importe total.

22 Importe con letra Se anotara la suma total de los importes de cada articulo descrito en la remisión del pedido considerando la suma del I,V,A, letra.

23 Importe Importe total con número incluye I.V.A.

24 Destino final Nombre completo del almacén que recibe los bienes de consumo

25 Datos complementarios Según el programa

26

Proveedor Número de proveedor asignado por el IMSS

27 Clave presupuestal Codificación completa del Almacén que recibe los bienes de consumo

28 Partida Partida presupuestal correspondiente al grupo de suministro del los bienes de consumo recibidos

29 Alta Sello, número de alta y firma del Titular del Área o Almacén

Página 1 de 3 Clave: 1482-003-008

ANEXO 5

Control de entregas, control del contrato

Página 2 de 3 Clave: 1482-003-008

1482-009-002

Página 3 de 3 Clave: 1482-003-008

Control de entregas y contratos

Instrucciones de llenado OBJETIVO: Registrar los movimientos de entrada y salida de almacén

GENERADO POR: Responsable del grupo de suministro en el almacén

Número Dato Anotar

1 Contrato Número de contrato

2 Proveedor Nombre y razón social completa del proveedor

3 Requisición o expediente Número de requisición que genero la adquisición

4 Descripción del artículo Nombre completo del artículo y clave, grupo, genérico, especifico, diferenciador y variante

5 Renglón Número de renglón que le corresponde al artículo en la adquisición

6 Cantidad fincada Cantidad de artículos adjudicados al proveedor en el contrato

7 Entrega Se refiere a 1ª, 2ª. 3ª. Entrega etc.

8 Programado Cantidad de artículos programados para recibir por cada entrega conforme al contrato

9 Recibido Cantidad de artículos recibidos por cada entrega conforme al contrato

10 Cantidad remisionada Cantidad de artículos amparados en el alta de

almacén remisión del pedido

11 Alta Número de alta que se asigno a la entrega del proveedor

12 Fecha Fecha del alta de almacén

13 Pendiente de entregar Cantidad de artículos pendientes de entregar por el proveedor.

Página 1 de 3 Clave: 1482-003-008

ANEXO 6


Página 2 de 3 Clave: 1482-003-008

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CALIDAD COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y EQUIPAMIENTO

COORDINACION TÉCNICA DE ADQUISICIONES DIVISION DE APOYO LOGÍSTICO Y DISTRIBUCIÓN

AREA DE SUMINISTRO DE NIVEL CENTRAL Fecha: dd/mm/aa (1) Ref. 09 00 00 000000 0000/000 (2) Titulo (3) NOMBRE DEL DESTINATARIO (4) Cargo (5) Domicilio (6)

Texto (7) En atención a su similar 0000 de fecha__________ y de acuerdo a las instrucciones del Titular de la División de Apoyo Logístico y Distribución anexo copia de las altas expedidas el día _______(8)_________ en esta Área a mi cargo por concepto de compra de Nivel Central.

DENTRO DE SISTEMA SAI. FUERA DE SISTEMA SAI

(9) (10)

Lo anterior para el control y seguimiento a los Contratos respectivos, así como, para que posteriormente el Área de seguimiento a Unidades analice y determine las Penas Convencionales correspondientes Sin más por el momento, quedo de usted.

A T E N T A M E N T E

NOMBRE DEL TITULAR (11)

(12)Titular

Anexos( XX ) (13) Con copia: (14)Nombre del Titular ABC/XYZ/KLM/hgm* (15)

1482-010-019

Página 3 de 3 Clave: 1482-003-008


Instrucciones de llenado OBJETIVO: Informar de la recepción de bienes de consumo por compras de Nivel Central y

determinar Penas Convencionales por incumplimiento del proveedor


Número Dato Anotar

1 Fecha Fecha de elaboración del oficio. Día, mes y año

2 Ref. Codificación correspondiente al área remitente del oficio.

3 Titulo Titulo. Profesión del destinatario Ej. Licenciado, Doctor, Biólogo, Señor, Señora

4 Nombre Nombre completo del destinatario en Mayúsculas y negritas

5 Cargo Cargo del destinatario, en este caso Área de Control y Seguimiento

6 Domicilio Domicilio del destinatario, en este caso Durango 291-11° piso, Col. Roma México D.F.

7 Texto Descripción breve del asunto que ocupa

8 Fecha Fecha de expedición de las altas en el almacén

9 Dentro de sistema Se anota la o las altas que se expidieron dentro del Sistema de Abasto Institucional

10 Fuera de sistema Se anota la o las altas que se expidieron fuera

(manualmente) del Sistema de Abasto Institucional

11 Nombre del Titular Nombre completo del Titular del Área remitente en

mayúsculas y negritas 12 Titular Nombre del área o cargo del remitente 13 Anexos Descripción o cantidad de anexos al oficio

14 Con copia Nombre y cargo del funcionario a quien se turna copia

15 Iniciales

ABC iniciales de quien firma el oficio, XYZ iniciales del titular del Área remitente, KLM iniciales de la persona que genera el oficio y hgm*iniciales de la persona que elabora el oficio

Documents

Página 2 de 17 Clave: 1482-003-008 - IMSSreposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/1482-00… · Página 5 de 17 Clave: 1482-003-008 4.16 grupo de suministro: Es una