PERTEMUAN 5 OFFICE AUTOMATION (OA) / Otomatisasi Kantor • PENDAHULUAN Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik
PENDAHULUANOtomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.Dimulai pada
tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape
/ Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat
mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
Definisi OA Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah
:Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan
orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas.
Tujuan OA :
1. Penggabungan dan penerapan teknologi2. Memperbaharui proses
pelaksanaan pekerjaan di kantor 3. Meningkatkan produktifitas dan
efektifitas pekerjaan
Pengguna OAOA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :
ManajerProfesionalSekretarisPegawai Administratif
Kombinasi OA bagi seorang manajer sangat dipengaruhi oleh
beberapa faktor, yaitu : 1. Jenis organisasi2. Pilihan pribadi
manajer3. Sumber daya OA yang tersedia
Aplikasi OA1. Pengolah kata (word processing)2. Surat elektronik
(e-mail)3. Pesan suara (voice mail)4. Kalender elektronik
(electronic calendaring)5. Konferensi audio (audio conferencing)6.
Konferensi video (video conferencing)7. Konferensi komputer
(computer conferencing)8. Transmisi faximili / FAX ( facsimile
transmision)9. Videotext10. Pencitraan ( image storage and
retrieval)11. Desktop publishing
KANTOR VIRTUAL
DefinisiKantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di
lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi
tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik
Keuntungan dari kantor virtual:1. Pengurangan biaya fasilitas2.
Pengurangan biaya peralatan3. Jaringan komunikasi formal4.
Pengurangan penghentian kerja5. Kontribusi sosial
Kerugian dari kantor virtual:1. Rasa tidak memiliki2. Takut
kehilangan pekerjaan3. Semangat kerja rendah4. Ketegangan
keluarga
Strategi yang disarankan:
1. Sediakan sumber daya komputer2. Sediakan akses ke sumber daya
informasi3. Sediakan perlengkapan non komputer4. Gunakan konferensi
telepon5. Sediakan pertemuan rutin6. Lakukan rutinitas kerja
