Upload
others
View
11
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
Konkurrencebetingelser
Personlig og praktisk støtte samt
uddelegerede sygeplejeopgaver og
nødkald
til Ishøj Kommune
2
1 Indledning
Nærværende udbud vedrører personlig og praktisk støtte samt uddelegerede sygeplejeopgaver og nødkald i
Ishøj Kommune (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddets omfang uddybes nærmere i afsnit 4.
De udbudte indsatser gennemføres i henhold til afsnit III i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven)
vedrørende indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien.
Følgende vil være gældende:
Ordregiver tildeler opgaven til en (1) tilbudsgiver,
Ordregiver tildeler rammeaftalen til den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest
fordelagtige tilbud jf. afsnit 7,
Alle modtagne tilbud vil blive vurderet i overensstemmelse med afsnit 6 - 7,
Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne, jf. afsnit 8.8.1.
2 Ordregiver
Den ordregivende myndighed er:
Ishøj Kommune
Ishøj Store Torv 20
2635 Ishøj
Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til ordregivers rådgiver:
Tolstrup & Hvilsted ApS
Att.: Christian Bogø Lindemer
Rosenørns Allé 1
1970 Frederiksberg C
E-mail: [email protected]
3 Udbudsmaterialet
Det samlede udbudsmateriale består af:
Nærværende konkurrencebetingelser
Bilag 1 – Udkast til Rammeaftale
o Rammeaftalebilag A – Kravspecifikation
o Rammeaftalebilag B1 – Kvalitetsstandarder gældende for Ishøj Kommune
o Rammeaftalebilag B2 – Ydelsespakker Ishøj Kommune
o Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse
3
o Rammeaftalebilag C2 – Tilbudsliste
o Rammeaftalebilag D – Mission – Vision – Værdier – Folder
o Rammeaftalebilag E – Organisationsdiagram - Ældre og Rehabilitering
o Rammeaftalebilag F – Handlingsplan for hverdagstræning projekt bedre ældrepleje
o Rammeaftalebilag G – Instruksfil
o Rammeaftalebilag H – Politik for Informationssikkerhed
o Rammeaftalebilag I – Delegeret sundhedsopgaver for privat leverandør af hjemmepleje
o Rammeaftalebilag J – Databehandleraftale
o Rammeaftalebilag K - Tilsynspolitik
Bilag 2 – Tro og love erklæring
Bilag 3 – Støtteerklæring
Bilag 4 - Konsortieerklæring
Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1.
4 Udbuddets omfang og baggrund
Ordregiver udbyder indsatsen vedrørende personlig og praktisk støtte, uddelegerede sygeplejeydelser og
nødkald til borgere i eget hjem.
Ordregiver har ca. 21.000 indbyggere. For yderligere information henvises til Ordregivers hjemmeside via
linket: http://www.ishoj.dk/.
I 2016 fik 897 borgere leveret hjemmeplejeydelser og det samlede antal timer udgjorde 83.428. I skemaet
herunder fremgår fordelingen, for så vidt angår indsatser og leverandører:
Ydelser Praktisk støtte Personlig støtte Total pr. år Total pr. uge Antal borgere
Visiteret tid af
den kommunale
leverandør i 2016
(timer)
18.568 53.391 71.959 1383 757
Visiteret tid af
private
leverandører i
2016 (timer)
4.704 6.765 11.469 220 140
Total 23.272 60.156 83.428 1.603 897
4
Den private leverandør har således leveret ca. 16 % af de visiterede timer. Den procentvise andel af timer
der leveres af den private leverandør, forventes at være den samme fremover.
Den kommunale hjemmepleje hos Ordregiver fortsætter også efter gennemført udbud for herved at sikre
forsyningssikkerheden samt for at fastholde viden i organisationen. Den kommunale leverandør vil
uanfægtet af udbuddet blive afregnet til en pris, der afspejler den kommunale leverandørvirksomheds
gennemsnitlige, langsigtede omkostninger ved at producere og levere de omfattede ydelser. Den
kommunale leverandør deltager ikke i tilbudsafgivelsen.
Ordregiver gør opmærksom på, at den kommende leverandør skal afsætte de nødvendige ressourcer i den
første del af rammeaftaleperioden til deltagelse i samarbejdet omkring implementeringen af Fælles sprog III
for det udbudte område samt implementering af Fælles sprog III intern i egen organisation. For mere
information om Fælles Sprog III henvises til http://www.fs3.nu/. Ordregiver vil i rammeaftaleperioden
anskaffe nyt elektronisk omsorgssystem, som skal understøtte korrekt dokumentation samt effektiv
opgaveløsning. Den kommende leverandør skal afsætte ressourcer til deltagelse i undervisningen i nyt
elektronisk omsorgssystem samt samarbejdsmøder omkring implementering af nyt elektronisk
omsorgssystem. Ordregiver forventer at ovenstående aktualiseres i 2018.
For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A – Kravspecifikation
samt B1 - Kvalitetsstandarder, hvoraf følger Ordregivers fastsatte mindstekrav og kvalitetsstandarder. Det
bemærkes i den forbindelse, at kvalitetsstandarderne behandles mindst én gang årligt, hvorfor tilbudsgiver
skal være indstillet på og acceptere ændringer som følge af den politiske proces.
4.1 Omfanget af indsatser i den kommende rammeaftale
Det estimerede forbrug for den private leverandør er angivet i tabellen ovenfor (pkt. 4).
Forbruget er opgjort på baggrund af historisk data samt forventninger til fremtidigt behov, og er som følge
heraf ikke forpligtende for Ordregiver. På trods af den demografiske udvikling, hvorefter antallet af ældre er
stigende, anses antallet af leverede timer i 2016 at være retningsgivende for opgaveløsningen, om end det
generelt må forventes, at der skal leveres færre timer fremefter. Dette skyldes blandt andet, at frekvensen
for hjælp er dalende som følge af indsatsen Sund Aldring.
Rammeaftalen er gældende i en periode på 3 år og med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder.
4.2 Køb på rammeaftalen
De primære indsatser inden for det udbudte område er omfattet af Servicelovens § 83 og § 83 a, hvorfor der
er frit valg for den enkelte visiterede borger mellem den på Rammeaftalen valgte leverandør og den
kommunale hjemmepleje. Ordregiver kan som følge heraf ikke garantere den private leverandør en given
andel. Det er imidlertid alene den valgte leverandør samt den kommunale hjemmepleje, der vil få mulighed
for at varetage opgaveløsningen, jf. dog undtagelserne i Servicelovens § 94, 95 og 96.
5
5 Proces
5.1 Vejledende tidsplan
Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet Tidspunkt
Udbuddet offentliggøres på www.udbud.dk 8. marts 2017
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet 30. marts 2017, kl. 12:00
Sidste tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 4. april 2017
Tilbudsfrist 10. april 2017, kl. 12:00
Eventuelle forhandlinger med tilbudsgivere og
efterfølgende nyt tilbud jf. afsnit. 8.1.1
Uge 16-19
Politisk godkendelse af resultat Ultimo maj/primo juni 2017
Underretning 7. juni 2017
Forventet indgåelse af Rammeaftale 19. juni 2017
Implementering 19. juni 2017 – 30. juni 2017
Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag)
1. juli 2017
5.1.1 Spørgsmål til udbuddet
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til
udbuddet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2
angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål – Ishøj Kommune - udbud
af personlig støtte og praktisk støtte” senest den 30. marts 2017, kl. 12.00.
Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på
Ishøj Kommunes hjemmeside ved det øvrige udbudsmateriale.
Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden.
6
5.1.2 Underretning
Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn
til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i
overensstemmelse med udbudslovens § 189.
Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage
regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10
kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af
regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.
5.1.3 Rammeaftaleindgåelse
Indgåelse af Rammeaftalen vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 – Udkast til Rammeaftale (med tilhørende
Rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af
det samlede udbudsmateriale, jf. afsnit. 3.
5.2 Tilbudsevaluering
5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed
Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om
tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt:
Tilbuddet er indkommet rettidigt til korrekt adresse mv.
Tilbuddet indeholder den krævede information.
At alle mindstekrav til egnethed jf. nedenstående afsnit 6 er opfyldt.
Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav.
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i
evalueringen.
5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier
De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige og egnet, jf. afsnit 6, underlægges evaluering i
overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive
vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet i afsnit 7.
7
6 Egnethedskriterier
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet:
Tilbudsgivers personlige forhold:
Oplysninger om tilbudsgiver, herunder CVR-nummer samt kontaktperson med telefonnummer og
mailadresse (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af indholdet i Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk.
1, nr. 1-5. Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet en udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om
i hvilket omfang tilbudsgiver er omfattet af Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk. 1, nr.
1-5 (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2).
Økonomisk og finansiel formåen:
Oplysninger om tilbudsgivers omsætning inden for det udbudte område for det seneste afsluttede
regnskabsår.
Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en omsætning inden for det
udbudte område på minimum DKK 5.000.000 i det seneste afsluttede regnskabsår (udfyldes i
Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).
Oplysninger om tilbudsgivers egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.
Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en positiv egenkapital for de seneste
3 afsluttede regnskabsår (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).
Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle ansøgere opgøres efter en ensartet metode.
Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens §31 (LBK
nr. 1580 af 10/12/2015).
Teknisk og/eller faglig formåen:
Referencer
Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre
år. Referencelisten skal for hver reference indeholde:
a. Navn på den offentlige myndighed
b. Kontakt for den offentlige myndighed, herunder telefonnummer
c. Rammeaftaleperiode
d. Samlet omsætning for referencen
e. Beskrivelse af leverancen
Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med én (1)
tilsvarende leverance som den udbudte i løbet af de sidste tre år indeholdende ovenstående
informationer. Ved tilsvarende leverancer anses minimum levering af personlig og praktisk støtte til
offentlige myndigheder. Det er ikke tilstrækkeligt, at der alene i referencen dokumenteres erfaring
med enten personlig støtte eller praktisk støtte (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 –
Tilbudsbesvarelse).
8
Medarbejdere
Oversigt over de medarbejdere i virksomheden, som for nuværende varetager de udbudte ydelser
fordelt på uddannelseskategorier, eksempelvis sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter,
social- og sundhedshjælpere og anden relevant sundhedsuddannelse.
Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver for nuværende har ansatte inden for
kategorierne social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere (udfyldes i
Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse).
Skønner Ordregiver at besvarelsen af udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver
er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende
risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på
tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige.
6.1 Forsikring
Leverandøren er fra starten af Rammeaftalen forpligtet til at have etableret en erhvervsansvarsforsikring
med følgende forsikringssum:
Minimum DKK 5 mio. pr. år. for skader på ting
Minimum DKK 10 mio. kr. pr. år for skader på personer.
Ordregiver kan kræve dokumentation herfor. Den vindende tilbudsgiver skal i rammeaftaleperioden foretage
genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette, således forsikringssummerne
opretholdes.
6.2 Konsortier og underleverandører
6.2.1 Konsortier
6.2.2 Generelt for konsortier og enheder som tilbudsgiver baserer sin egnethed på
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds
deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige
tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje
konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at
afvise sådanne tilbudsgivere.
6.2.3 Konsortier
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) kan konsortiet anvende Bilag 4 – Konsortieerklæring,
men må anvende eget bilag.
Konsortiet skal være opmærksomme på, at vedlægge en konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at
udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for
opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et
9
selskab, som efter tildeling af rammeaftale måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte
opgave.
Alle deltagere i konsortiet skal vedlægge tilbuddet udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket
omfang den enkelte deltager i konsortiet er omfattet af Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk. 1,
nr. 1-5. (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2 – Tro og love erklæring).
6.2.4 Tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds formåen
Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (virksomhed)
økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes være
opmærksom på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at stille alle nødvendige
ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Enheden skal desuden være
opmærksom på, at enheden hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for tilbudsgivers opfyldelse af den
udbudte opgave.
Tilbudsgiver kan anvende Bilag 3 – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter
ovenstående.
Enheden skal desuden vedlægge tilbuddet udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang
enheden er omfattet af Udbudslovens § 135, stk. 1-3, § 136 og § 137, stk. 1, nr. 1-5 (fortrykt formular er
vedlagt som Bilag 2 - Tro og love erklæring).
7 Tildelingskriterium
7.1 Tildeling af rammeaftalen
Ordregiver tildeler rammeaftale til den tilbudsgiver, der afgiver det af Ordregiver økonomisk mest
fordelagtige tilbud.
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste
forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning,
lægges til grund for tildeling af rammeaftalen:
Underkriterier Vægtning i
procent
Pris
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af
Rammeaftalebilag C2 - Tilbudsliste. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser i DKK
ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund for beregningen af den
årlige sum.
30 %
10
Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C2 - Tilbudsliste i overensstemmelse med
vejledningen hertil.
Kvalitet
Ordregiver vurderer i den forbindelse Tilbudsgivers tilbudte kvalitet baseret på følgende
2 delkriterier. Hovedvægt i evalueringen vil være på delkriterie 1:
Delkriterie 1 - Tilbudte faglige kvalitet og organisering
Tilbudsgiver skal redegøre for, hvorledes den samlede opgave vil blive fagligt organiseret
set over hele døgnet, hvor følgende punkter skal inddrages i besvarelsen:
En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for, hvordan den rehabiliterende
indsats og mål fagligt håndteres og organiseres,
En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for, hvordan den sygeplejefaglige
indsats og mål fagligt håndteres og organiseres,
En beskrivelse af hvordan leveringstid og telefontid håndteres, herunder hvilke
fagkompetencer hos tilbudsgiveren, der håndterer telefonopkald,
En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for hvordan tilbudsgiver
tilrettelægger og udfører Ordregivers krav om tilknyttede teams for den konkrete
borger, som medfører at borgeren oplever, at det er medarbejdere fra samme
team, som altid leverer indsatsen. Beskrivelsen skal omfatte hele døgnet og
inkludere håndtering af ferieperioder
En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for ledelsesmæssig sparring for
medarbejderne,
En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for forpligtelserne i forbindelse med
de fire sygehusstandarder samt varetagelsen af nødkald,
En beskrivelse af hvorledes leverandøren håndterer kravene om den nødvendige
bemanding og erstatningshjælp ved beskrivelse af konkrete procedurer herfor
En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver forebygger indlæggelser og
genindlæggelser
En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver arbejder med tidlig opsporing
Delkriterie 2- Kvalitetssikring
Tilbudsgiver skal redegøre for den tilbudte kvalitetssikring, hvor følgende punkter skal
inddrages:
40 %
11
Hvilke procedurer og arbejdsgange tilbydes Ordregiver for at sikre efterlevelse af
målet med de fleksible ydelsespakker (Rammeaftalebilag B2),
En beskrivelse af hvordan den løbende dokumentation i borgers sag sikres,
herunder de konkrete procedurer og arbejdsgange, der sikrer at medarbejderne
har tid, kompetencer og mulighed for at dokumentere, samt forholder sig til
dokumentationen i borgers sag,
En beskrivelse af hvordan det sikres, at ændringer i borgers tilstand
dokumenteres og der reageres på disse uden økonomiske hensyn, herunder
leverandørens forpligtigelse til at anmode om revisitation,
En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver medvirker til kontinuerlig
kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere.
Underkriteriet ”Kvalitet” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af
Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse.
Samarbejdsmodel
Tilbudsgiver skal redegøre for den tilbudte samarbejdsmodel, der inddrager flest mulige
og relevante interessenter, og hvordan/i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder at deltage i
tværfaglige og udviklingsmæssige tiltag fra Ordregiver.
Følgende punkter skal inddrages i besvarelsen:
Beskrivelse af hvordan den løbende faglige, ugentlige og månedlige kontakt
mellem Ordregivers visitation og leverandøren tilbydes håndteret, herunder i
hvilke situationer det tilbydes, at tilbudsgiver tager initiativ til kontakt, samt de
faglige/erfaringsmæssige nøgleprofiler, der håndterer denne opgave
Beskrivelse af hvordan samarbejdet med rehabiliteringsterapeut tilbydes
Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver tilbyder at samarbejde omkring tilsyn
Beskrivelse af hvordan det tværfaglige samarbejde tilbydes håndteret,
Leverandøren skal konkret beskrive arbejdsgange og procedurer, der iværksættes
med henblik på at sikre leverandørens ansvar for også at være en aktiv part.
Underkriteriet ”Samarbejdsmodel” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers
besvarelse af Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse.
20 %
Implementering
Tilbudsgiver skal redegøre for tilbudsgivers aktiviteter fra indgåelse af Rammeaftalen til
opstart hos en borger, og hvor følgende punkter skal inddrages:
En beskrivelse af hvordan implementeringsfasen tilbydes håndteret, herunder
hvordan leverandøren vil samarbejde omkring implementeringen,
10 %
12
En beskrivelse af hvordan indsatsen planlægges og implementeres i borgers hjem
ud fra de overordnede mål med indsatsen, herunder også en beskrivelse af de
konkrete arbejdsgange og procedurer i forbindelse med opstart af hjælp i
hjemmet.
Underkriteriet ”Implementering” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers
besvarelse af Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse.
7.2 Uddybning af evaluering af underkriterierne ”Pris”, ”Kvalitet”, ”Samarbejdsmodel” og ”Implementering”
7.2.1 Ad. underkriteriet ”Pris”:
Ved bedømmelse af underkriteriet ”Pris” vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver anførte priser ekskl.
moms, men inkl. alle øvrige omkostninger. Af tilbudslisten fremgår det forventede indkøb pr. ydelse pr. år.
Den årlige indkøbssum udregnes på baggrund af de af tilbudsgiver anførte priser multipliceret med
forventede forbrug.
At tilbuddet skal afgives i DKK ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger, indebærer at tilbudte priser
skal dække alle fastsatte krav i udbudsmaterialets dokumenter, jf. pkt. 3, ligesom alle indsatser tilbudt af
tilbudsgiver skal være indregnet. Der kan således ikke faktureres yderligere for sådanne forhold.
Underkriteriet ”Pris” evalueres ud fra årlige indkøbssum.
De årlige indkøbssummer fra de forskellige tilbudsgivere evalueres relativt og tildeles ud fra en lineær
pointmodel fra 0-5 point.
”Laveste årlige indkøbssum”, blandt de konditionsmæssige tilbud tildeles 5 point. En årlig indkøbssum, der
svarer til ” Laveste årlige indkøbssum + 50 % ” tildeles 0 point.
Øvrige tilbudte årlige indkøbssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte
yderpunkter jf. formlen:
𝑍 = 𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑖𝑛𝑑𝑘ø𝑏𝑠𝑠𝑢𝑚 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑖𝑛𝑑𝑘ø𝑏𝑠𝑠𝑢𝑚
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 å𝑟𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑖𝑛𝑑𝑘ø𝑏𝑠𝑠𝑢𝑚
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 • 𝑍
50 %
Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse
med den ændrede evalueringsmodel.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet ”Pris”.
13
Alternativ model 1:
Såfremt de tilbudte årlige indkøbssummer, i minimum 1 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere
end ”laveste årlig indkøbssum + 50 %”, men lavere end ”laveste årlig indkøbssum + 100 %” tildeles 0 point i
stedet til ”højeste årlig indkøbssum”. Tilbud mellem ”laveste årlig indkøbssum” og ”højeste årlig indkøbssum”
tildeles point ved interpolation mellem disse punkter.
Alternativ model 2:
Hvis i minimum 1 af de indkomne tilbud, at ” årlig indkøbssum” er højere end ”laveste kontraktsum + 100 %”,
tildeles 0 point til ”laveste årlige indkøbssum + 100 %”. Alle årlige indkøbssummer, der er højere end ”laveste
årlig indkøbssum + 100 %” tildeles 0 point. Tilbud mellem ”laveste årlig indkøbssum” og ”laveste årlig
indkøbssum + 100 %” tildeles point ved interpolation mellem disse to punkter.
De tildelte pointtal for underkriteriet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af
underkriteriet.
7.2.2 Ad. underkriterierne ”Kvalitet”, ”Samarbejdsmodel” og ”Implementering:
Ved bedømmelse af underkriterierne vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver anførte beskrivelser i
Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse.
For hvert underkriterie anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive
vurderet på en pointskala fra 0-5 (se nedenstående pointskala). 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop
opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 5 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under-
eller delkriteriet i alle henseender.
De tildelte pointtal for underkriteriet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen til
underkriteriet.
0 point Opfylder kun netop mindstekravene til under- og delkriteriet
1 point Ikke tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet
2 point Mindre tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet
3 point Tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet
4 point Meget tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet
5 point Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet
14
8 Tilbud- og formkrav
8.1 Tilbuddet
Tilbuddet skal være mærket med emnet: "Tilbud - Udbud af personlig og praktisk støtte” og ”Må kun åbnes
af Pia Juel Olsen”.
Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 10. april 2017, kl. 12.00 på følgende adresse:
Tolstrup & Hvilsted
Rosenørns Allé 1
1970 Frederiksberg C
Att.: Christian Lindemer
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt
som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det
skriftlige danne grundlag for evalueringen.
Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres
tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er.
8.2 Sprog
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden
være på dansk.
Tilbud må foruden dansk formuleres på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal
tilbudsgiver sørge for oversættelse af tilbuddet til dansk. Oversættelsen sker i så fald for
tilbudsgivers regning.
Følgende rammeaftalebilag skal formuleres på dansk.
Rammeaftalebilag C1 – Tilbudsbesvarelse
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til
at afvise tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes.
8.3 Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller
udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
8.4 Åbning af indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene
15
8.5 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af Rammeaftale,
og ophører således ikke førend endelig Rammeaftale er underskrevet.
8.6 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
8.7 Flere tilbud
Der kan alene afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver.
8.8 Forbehold
8.8.1 Ordregivers forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere annonceringen, såfremt dette er sagligt begrundet.
Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente den kalkulation der ligger til grund for tilbudsgivers tilbudte
priser. Ordregivers baggrund herfor er med henblik på at sikre leveringssikkerhed, herunder en sammenhæng
mellem de tilbudte timepriser, antal timer, faggrupper, personalets anciennitet og tilbudsgivers deltagelse i
det løbende udviklingsarbejde.
Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne. Formålet med forhandlingen er at give de
deltagende tilbudsgivere muligheden for, på baggrund af evalueringen af det indledende tilbud og
forhandlingsmødet, at optimere det endelige tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende
tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er
det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår.
Forhandlingen vil blive gennemført i overensstemmelse med gennemsigtigheds- og
ligebehandlingsprincippet. Såfremt forhandlinger medfører at tidsplanen ikke kan holdes, udskydes alle
datoer med de forsinkede antal dage, hvilket blandt betyder, at starten på Rammeaftalen tilsvarende vil blive
udskudt med det antal dage, som forsinkelsen udgør.
Forhandling vil som udgangspunkt indeholde et (1) møde, hvor Ordregiver forinden har udsendt en
dagsorden. Tilbudsgiver vil efter forhandlingsmødet modtage et opdateret materiale, og tilbudsgiver
udfærdiger på baggrund heraf sit endelige tilbud.
8.8.2 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at
stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at
Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.
16
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til
at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt.
Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra
tilbuddet.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet,
idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til
overstregninger, omskrivninger og lignende.