"Stuff goes into the computer and doesn't come out":

a cross-tool study of personal information management

R.Boardman, M Angela Sasse

Антон Алексеев, 532

Что это такое?хранение, организация и поиск личных цифровых артефактов (файлов, адресов, электронных закладок и др.) в персональном цифровом окружении (например, на домашнем ПК).

Исследования● Эмпирические: анализ того, как

пользователи используют существующие инструменты

● Построение эффективных прототипов: интеграция между инструментами

Эмпирические исследованияВыделено 4 вида деятельности, относящейся к PIM:1. Набор артефактов2. Организация артефактов3. Поддержка структуры в надлежащем состоянии4. Поиск артефактов

Различные исследователи по-разному классифицировали наборы стратегий, которыми пользуются люди при организации личного информационного пространства.

В предыдущих исследованиях почти не затронуты вопросы:● как стратегии меняются во времени?● как пользователи организовывают личное пространство с помощью

различных инструментов организации?

Проектирование прототиповИсследование двух подходов (“как это правильно спроектировать”):1. встраивание поддержки разных типов

артефактов2. работа с разными типами артефактов

через единый интерфейсStuff-I’ve-Seen -- поиск по разным типамUMEA -- объединение артефактов в проекты

Цели авторов● Анализ трёх “коллекций” артефактов:

файлы, электронные письма, веб-закладки (фаза 1, 31 участник)

● Анализ паттернов PIM: данные с временными метками по тем же трём “коллекциям” (фаза 2, 8 участников)

Подход (фаза 1)Интервью:● рабочая директория + рабочий стол● “не наводите порядок перед интервью”● анализ именования директорий (проект,

место, контакт)● анализ похожих папок в разных

коллекциях● сравнение стратегий для каждой из

коллекций

Подход (фаза 2)● Тул, который делает “анонимизированные” “снимки”

интересующих директорий● Снимки делали сами подопытные● Раз в две недели в течение первых трёх месяцев,

затем по истечении 5 месяцев● Попросили вести дневник по “инцидентам”; пример:

“не знаю, куда положить такой файл”

● Предложено воспользоваться WorkspaceMirror (инструмент, дублирующий похожие структуры в разных коллекциях)

Участникидобровольно

> 5 лет опыта взаимодействия с ЭВМ25 -- Windows, 4 -- MacOS, 2 -- Linux

8f, 23mavg 35yo [21,60]

14 researchers, 14 students, 1 IT support, 1 manager, 1 unemployed

TRUST BASIS, в общем

Результаты (фаза 1) [0]● Сбор

○ “Способы поступления артефактов: управляемые и неуправляемые”

○ “Письма не так ценны, как файлы, но кое-какими письмами я горжусь”

○ “Закладки не очень важны, как как есть поисковики; да и вообще URLы такие нестабильные, такие нестабильные”

○ “Десятки закладок и тысячи файлов и писем”

● Организация○ F1: файлы не остаются в рабочей директории, а сразу находят

себе папку (file-on-creation)○ F2: файлы иногда остаются в рабочей директории в силу того, что

они “рабочие”, “временные”○ F3: всё в кучу

Результаты (фаза 1) [1]● Организация

○ с письмами у всех -- комбинация различных стратегий■ E2: много писем руками по папкам■ E3: не более 5 писем по папкам

○ различные стратегии с закладками: укладка в подпапки на стадии создания■ B1: много папок■ B2: мало папок

○ несколько типов папочных структур■ проекты (34%) -- “презентация для ICML”■ документы (17%) -- “письмо в архив”■ роли (9%) -- “лекции для двоечников”

Результаты (фаза 1) [2]● Кроме того, значительные сходства в

структуре папок для файлов и писем○ файлы/письма - 7.0○ файлы/закладки - 2.9○ письма/закладки - 2.8 (и большое

среднекв. откл.)● В основном, пересечение по “проектам” и

“ролям”!

Результаты (фаза 1) [3]● Поддержка

○ Редко тратится время на поддержку○ Активные изменения при изменениях в жизненной ситуации:

например, при смене работы○ Закладки: “Проще выпилить, чем привести в порядок”

● Поиск○ Ручной предпочтительнее: либо по директориям либо с помощью

грепа или сортировки○ Иррациональное поведение:

■ “вместо закладок мне проще погуглить, но я всё равно их сохраняю”

■ “90% писем ты никогда не перечитаешь”■ “храню копии статей, хотя, когда нужно, гуглю”

○ В основном, ищут свежие добавления○ Проблемы при поиске, в основном, из-за того что “ой удалил” и

“положил не туда”

Результаты (фаза 1) [4]● Важный итог: стратегии

○ pro-organizing: F1/F2, E1/E2, B1, большие усилия по организации информации

○ organizing-neutral: F3, E3/E4, B2/B3,не очень много усилий

● Ещё важнее: профили○ CT1: PO in all tools -- 26%○ CT2: PO in files and email -- 45%○ CT3: PO in files only -- 23%○ CT4: ON in all tools -- 6%

● Участники всерьёз задумались о том, что надо что-то менять в своей организации личного информационного пространства

Результаты (фаза 2) [0]● 286 дней● CT1 (3), CT2 (2), CT3 (3)● 4 решили, что WM -- O.k.

● Быстрее всего растёт число емейлов, число файлов растёт быстрее числа папок (ваш К.О.)

● Закладки добавляются очень малыми порциями

Результаты (фаза 2) [1]● Стратегии шестерых почти не менялись

○ WM не поменял их стратегии; самые “сильно изменившиеся” участники утвержали, что дело не в WM

● Двое радикально поменяли стратегии○ P26,CT3: перетащил всю текучку на рабочий стол

Почему? синхронизация с ноутбуком + интервью(LOL:’I feel the need to reinvent myself, to get some good working practices together, stop drinking, stop smoking, fix bike, and organize my computer’)

○ P28,CT2: завершённые проекты в папку ‘old’“Давно пора было все проекты, которые я завершил за время учёбы на PhD, убрать в отдельное место”, “Это всё Ваши интервью”

Выводы: стратегии● Не стоит делить пользователей на “чистюль” и “грязнуль”

● Для разных инструментов -- разные стратегии

● Выбор стратегии определяется:○ ценностью. Над файлами, как правило, пользователь много

трудился, поэтому они ценнее и “достойны” временных затрат и на их упорядочениею.

○ общностью артефактов между собой и типами “запросов” при поиске

○ методом сбора; в отличие от файлов и закладок, письма поступают неуправляемым потоком, поэтому их сложнее организовывать.

○ характером пользователся: те, кто уверял интервьюеров в важности быть аккуратным, относились к pro-organizers.

Выводы: интеграция● Стоит обращать внимание на то, что пользователи очень разные, и

приспосабливаться к ним, а не противодействовать их любимым стратегиям

● Пересечения в именах подпапок: роли и проекты; эти понятия стоит использовать

● Большинство директорий не пересекались: копирование структуры далеко не всегда оправданно

● Папки в почте организованы по контактам, а в закладках -- по интересам; ограничения (вроде связанного с директорией понятия “проект”) могут быть неудобными

Выводы: прочее● “Рефлексирование” оказалось полезным

для участников эксперимента: может, добавить фичи, которые позволят анализировать себя? Всякую статистику, например.

● Компаниям выгодно, чтобы сотрудники пользовались инструментами для PIM правильно.

Выводы: предложение новых понятий для теории PIM

1. Information usefulness:a. activeb. dormantc. not usefuld. un-assessed

2. Information ownership:a. mineb. not-mine

3. PIM имеет кросс-системную сущность (ранее считалось, что организация происходит в рамках одной системы)

Материалыhttp://dl.acm.org/citation.cfm?doid=985692.985766

Спасибо за вниманиеВопросы, пожелания, уточнения?anton.m.alexeyev@gmail.com

"Stuff goes into the computer and doesn't come out":

a cross-tool study of personal information management

R.Boardman, M Angela Sasse

Антон Алексеев, 532