Persentasi PPT Temuan Audit Update

Slide 1

TEMUAN AUDITYulio Putra Chresna1311060145Jiwana Christian Simanjuntak1311060149Oki Kristawan1311060161Firman Dalih Arpian1311060166Romi Guntara1311060179Mareza Zuhri1311080115

Sawyer's Internal Auditing

DefinisiSawyer :

penyimpangan dari norma-norma atau kriteria yang dapat diterima.

SPPIA :

Internal audit harus mengidentifikasikan informasi yang memadai, andal, relevan, dan berguna untuk mencapai penugasan.


ABFI PERBANAS Temuan Audit

Sifat sifat temuan auditTindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidakdilakukan, seperti pengiriman yang dilakukan tetapi tidak ditagih.Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya sendiri.Tindakan-tindakan tercela, seperti membayar barang danperlengkapan pada tarif yang telah diganti dengan tariff yanglebih rendah pada kontrak yang lebih menguntungkan.Sawyer's Internal Auditing


Meskipun temuan-temuan audit seringkali disebut sebagai kekurangan (deficiency), banyak organisasi audit internal merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif; dan standar awal kelihatannya setuju dengan hal ini. Dalam kenyataannya, bahkan istilah temuan dianggap terlalu negatif di beberapa tempat. Kata-kata seperti kondisi dianggap lebih nyaman dan tidak memberikan ancaman, serta tidak menimbulkan tanggapan defensif di pihak klien.

3Saran saran perbaikanDi beberapa organisasi terdapat perbedaan antara saran saran untuk perbaikan ( Suggestion for improvement ) dengan temuan audit. Saran saran tidak memerlukan rekomendasi perbaikan kesalahan dan tidak mengandung konotasi temuan kesalahan dari temuan temuan audit.

Untuk membedakan temuan audit dari saran saran perbaikan, auditor harus menanyakan apakah kondisi tersebut bertentangan dengan beberapa kriteria yang dapat diterima, atau jika bisa diterima tapi bisa diperbaiki karena ada pengetahuan baru mengenai subjek tertentu. Dan temuan audit membutuhkan tindakan perbaikan.



Pendekatan untuk Mengontruksi TemuanDalam membuat dan melaporkan temuan-temuan audit, auditor internal harus mempertimbangkan faktor-faktor ini:

Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis.Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti.Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100 persen.Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit.



1.Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis. Auditor internal harus mempertimbangkan keadaan-keadaan yang ada pada saat kelemahan terjadi. Keputusan manajemen didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia saat ini. Auditor internal seharusnya tidak mengkritik suatu kebijakan hanya karena mereka tidak setuju atau karena mereka memiliki informasi baru yang tidak tersedia bagi pengambil keputusan. Auditor internal seharusnya tidak mengganti pertimbangan audit dengan pertimbangan manajemen.2. Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti. Jika sebuah temuan audit belum ditemukan secara mendalam untuk memuaskan seseorang yang objektif dan wajar, maka temuan ini tidak bisa dilaporkan.3. Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100 persen.4. Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit. Mereka harus memeriksa dengan teliti untuk menemukan alasan-alasan yang mengandung kesalahan. Auditor internal, seperti halnya pendukung pernyataan lainnya, akan tergoda untuk merasionalkan interpretasi untuk mendukung temuan mereka. Setelah menghabiskan banyak waktu dan tenaga, auditor cenderung melindungi dan mempertahankan temuan mereka menghadapi pertanyaan-pertanyaan sempurna yang logis. Akan tetapi, temuan-temuan tersebut mungkin tidak dapat dipertahankan dengan berjalannya waktu atau bila dihadapkam pada pertanyaan-pertanyaan yang lengkap.

5Pendekatan untuk Mengontruksi TemuanKonsep menambah nilai

Salah satu cara auditor internal menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang mereka berikan jelas berdampak positif bagi organisasi.

Temuan-temuan yang menambah nilai ini membantu organisasi bergerak maju dan mencapai sasaran-sasaran mereka.



Definisi terbaru mengenai audit internal secara khusus menyebutkan penambahan nilai. Fungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai berisiko untuk dirampingkan, atau bahkan dihilangkan. Salah satu cara auditor internal menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang mereka berikan jelas berdampak positif bagi organisasi. Auditor internal tidak hanya harus yakin bahwa pekerjaan mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi tujuan dan kesuksesan organisasi, mereka juga harus yakin bahwa kontribusi tersebut dipahami dan dinilai oleh yang lain. Temuan-temuan yang menambah nilai ini membantu organisasi bergerak maju dan mencapai sasaran-sasaran mereka.6Signifikansi Temuan AuditUntuk kebanyakan tujuan, temuan-temuan audit bisa diklasifikasikan menjadi tidak signifikan, kecil, atau besar.

Temuan-temuan Tidak SignifikanTemuan yang tidak signifikan (insignificant findings) adalah semacam kesalahan klerikal yang dialami semua organisasi yang tidak memerlukan tindakan formal.



Auditor internal harus mempertimbangkan tingkat kerusakan yang bisa atau telah disebabkan oleh suatu kondisi kelemahan sebelum mengkomunikasikannya dengan manajemen. ----------------------------------------

Dalam kenyataannya, memasukkan temuan seperti ini kedalam laporan audit formal akan menjadi tidak produktif karena akan mengaburkan temuan signifikan yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal tidak dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar. 7Signifikansi Temuan AuditTemuan-temuan Tidak SignifikanMasalah-masalah yang tidak signifikan seharusnya tidak disembunyikan atau dilewatkan. Tidakan yang dapat dilakukan adalah:a.Mendiskusikan masalah tersebut dengan orang yang bertanggung jawabb.Melihat apakah situasi tersebut telah diperbaikic.Mencatat hal tersebut dalam kertas kerjad.Tidak memasukan penyimpangan kecil tersebut kedalam laporan internal audit resmi.



Tetapi tidak berarti kesalahan yang klerikal yang bersifat acak tidak pernah dilaporkan. Jika kesalahan-kesalahan tersebut merupakan gejala-gejala dari masalah yang lebih besar, mungkin harus ada pelaporan. 8Signifikansi Temuan Audit2.Temuan-temuan KecilTemuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan semata-mata kesalah manusiawi yang bersifat acak. Jika tidak diperbaiki, maka akan berlanjut sehingga merugikan dan walaupun tidak menggangu tujuan operasi organisasi, namun cukup signifikan untuk diperhatikan oleh manajemen. Beberapa temuan kecil lebihh baik dilaporkan dalam surat kepada manajemen (Management Letter).



9Signifikansi Temuan Audit3.Temuan-temuan BesarTemuan-temuan besar (major findings) adalah temuan yang akan mengahalangi tujuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi.



Memisahkan temuan audit yang besar dan kecil tidaklah mudah. Dibutuhkan pertimbangan audit yang baik untuk mebedakan keduanya. Namun jika tolok ukur yang baru saja dijabarkan bisa diterapkan secara wajar, maka ausitor internalharus mampu mengklasifikasi temuan-temuannya. Dan karen amelibatkan pertimbangan audit, keputusan akhir mengenai apakah sebuah temuan harus diklasifikasikan sebagai temuan besar atau kecil merupakan tanggung jawab auditor internal, bukan manajemen.

10Elemen-elemen Temuan AuditFakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah meyakinkan, kriterianya harus dapat diterima, dan logika yang digunakan juga harus meyakinkan.

Pembaca laporan harus diberikan informasi umum yang memadai agar dapat memahami sepenuhnya alasan-alasan mengapa auditor yakin bahwa temuan-temuan tersebut harus dilaporkan.

Kebanyakan temuan audit harus mencakup elemen-elemen tertentu, termasuk di dalamnya latar belakang, kriteria, kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. Elemen-elemen temuan adalah sebagai berikut :



Auditor internal bukanlah orang yang maha tahu dan mereka tidak bisa diharapkan untuk mengetahui semua hal tentang operasi yang sedang diaudit.Mereka mencari sistem atau transaksi yang tidak memenuhi standar operasi yang berlaku. Tetapi auditor internal bisa mengharapkan adanya tantangan dan mereka harus mengetahui lebih banyak tentang temuan-temuan audit mereka. Fakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah meyakinkan, kriterianya harus dapat diterima, dan logika yang digunakan juga harus meyakinkan.Sama halnya dengan pengembangan temuan audit. Jika temuan yang dikembangkan memenuhi semua standar audit dapat diterima, maka temuan tersebut akan menjadi logis, wajar, dan meyakinkan. Temuan tersebut akan memberi stimulus untuk memotivasi tindakan perbaikan.Pembaca laporan harus diberikan informasi umum yang memadai agar dapat memahami sepenuhnya alasan-alasan mengapa auditor yakin bahwa temuan-temuan tersebut harus dilaporkan.Kebanyakan temuan audit harus mencakup elemen-elemen tertentu, termasuk di dalamnya latar belakang, kriteria, kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. Elemen-elemen temuan adalah sebagai berikut.11

Elemen-elemen Temuan AuditKriteriaPengembangan temuan audit harus mencakup dua elemen penting dalam konsep kriteria:

Tujuan dan sasaran, dapat mencakup standar-standar operasi yang mencerminkan apa yang diinginkan manajemen untuk dicapai oleh operasi yang diaudit.

Kualitas pencapaian.



Dalam mengembangkan temuan audit, auditor internal harus dengan jelas melihat dan memahami gambaran keseluruhan, serta bagian lainnya.------------------------------------------------------------------------Dalam setiap audit atas aktivitas, sasaran-sasaran kelayakan, efisiensi, ekonomis, dan efektivitas harus tercakup. Semua sumber daya harus digunakan tanpa terbuang percuma. Untuk menentukan seberapa layak efisien, ekonomis, dan efektifnya suatu operasi, auditor internal harus memiliki tolok ukur. Mereka harus mengidentifikasi standar atau kriteria kinerja yang valid. Sebelum mereka mengkritik apa yang terjadi, mereka harus tahu apa yang seharusnya.12Elemen-elemen Temuan Audit2.KondisiIstilah kondisi mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulakn melalui observasi, pengajuan pertanyaan, analisis,verifikasi, dan investigasi yang dilakukan auditor internal.

Klien bisa saja tidak menyetujui kesimpulan dan interpretasi audit, namun jangan pernah ada perbedaan dengan fakta-fakta yang mendasari kesimpulan.



Istilah kondisi mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulakn melalui observasi, pengajuan pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan auditor internal. Klien harus menyepakati fakta-fakta yang disajikan meskipun mereka bisa saja memperselisihkan signifikansi yang dilekatkan auditor pada temuan-temuan tersebut.

Klien bisa saja tidak menyetujui kesimpulan dan interpretasi audit, namun jangan pernah ada perbedaan dengan fakta-fakta yang mendasari kesimpulan. Suatu temuan bisa dianggap tidak layak apabila klien dengan valid menyatakan bahwa auditor internal tidak mendapatkan fakta dengan benar.

13Elemen-elemen Temuan Audit3.PenyebabMenentukan penyebab merupakan latihan pemecahan masalah dan prosesnya mengikuti langkah-langkah klasik berikut:

-Kumpulkan fakta-fakta.-Identifikasi masalah.-Jelaskan hal-hal utama dari masalah.-Uji penyebab-penyebab yang mungkin.-Tetapkan tujuan-tujuan potensi tindakan perbaikan.-Bandingkan tindakan-tindakan alternatif dengan tujuan dan secara tentatif pilih yang terbaik.-Pikirkan keadaan-keadaan buruk yang dipicu oleh tindakan perbaikan yang telah dipilih.-Pertimbangan bagaimana seandainya.-Apakah terdapat kondisi-kondisimitigasi.-Rekomendasikan kontrol untuk memastikan bahwa tindakan terbaik benar-benar telah dilakukan.



1. Penyebab menjelaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada, mengapa sasaran tercapai, dan mengapa tujuan tidak terpenuhi. Identifikasi penyebab merupakan hal penting untuk memperbaikinya. 14Elemen-elemen Temuan Audit4.Dampak Dampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan klien dan manajemen pada tingkat lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak diinginkan jika dibiarkan terus terjadi akan berakibat buruk dan memamakan biaya yang lebih besar daripada tindakan yang dibutuhkan untuk memeprbaiki masalah tersebut.



1. Dampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan klien dan manajemen pada tingkat lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak diinginkan jika dibiarkan terus terjadi akan berakibat buruk dan memamakan biaya yang lebih besar daripada tindakan yang dibutuhkan untuk memeprbaiki masalah tersebut.2. Dampak adalah hal yang membuat yakin dan sangat diperlukan untuk suatu temuan audit. Jika tidak disajikan ke manajemen dengan memadai maka kecil kemungkinannya akan diambil tindak perbaikan.15Elemen-elemen Temuan AuditKesimpulan

Kesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta; namun harus merupakan pertimbangan professional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. Dalam membuat kesimpulan, auditor internal jelas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi.



6. Jika auditor internal secara konsisten menyajikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang lebih tinggi, menguranggi biaya dan meningkatkan kualitas ptroduksi, menghilangkam pekerjaan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggan, merningkatkan jasa, dan meningkatkan posisi kompetitif organisasi, maka audit internal jelas bernilai.16Elemen-elemen Temuan Audit6.Rekomendasi

Rekomendasi (recommendation) menggambarkan tindakan yang mungkin dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah dan untuk memperkuat kelemahan dalam sistem kontrol.

untuk menyelesaikan temuan audit adalah membahasnya dengan manajemen operasional sebelum laporan audit tertulis diterbitkan.



3. Pada saat itu harus dicapai kesepakatan mengenai fakta-fakta dan beberapa tindakan perbaikan untuk memperbaiki kekurangan. Kemudian, laporan formal bisa berisi pernyataan ini: kami membahas temuan-temuan kami dengan manajemen; dan sebgai hasilnya, tindakan telah diambil yang kami yakin telah diperhitungkan untuk memperbaiki kondisi yang telah dijelaskan).17Pencatatan dan Pelaporan Temuan AuditTidak setiap kelemahan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Beberapa kelemahan bersifat kecil dan tidak membutuhkan perhatian manajemen. Semua temuan audit yang bisa dilaporkan haruslah:

1.Cukup signifikan agar dapat dilaporkan ke manajemen.2.Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai, kompeten, dan relevan.3.Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka.4.Relevan dengan masalah-masalah yang ada.5.Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.



Saat auditor menyusun temuan audit dan merenungkan rekomendasi, mereka harus mewaspadai kekeliruan mereka sendiri. Mereka mungkin salah menginterpretasi, atau mereka mungkin tidak membaca prosedur dengan layak. Untuk mengecek pemahaman atas hal-hal yang mereka temukan, maka auditor internal harus berbicara dengan orang yang paling mengetahui fakta tersebut. Mereka harus mengetahui interpretasi klien dan mencatatnya dalam kertas kerja mereka.

18Pencatatan dan Pelaporan Temuan AuditKeahlian Komunikasi

Laporan ringkas sekali pun, harus ditulis dengan baik, dan masalah-masalah harus didefinisikan dengan jelas mnenggunakan istilah-istilah yang singkat, padat, dan tepat. Jika dimungkinkan, laporan harus diekspresikan dalam nada yang positif, dan istilah-istilah yang mendorong reaksi emosional atau defensif harus dihindari. Tentu saja, sikap yang sama juga harus ditampilkan dalam komunikasi verbal sehari-hari dsan presentasi interim hasil-hasil audit.Sawyer's Internal Auditing


19Pencatatan dan Pelaporan Temuan AuditPenelaahan Pengawasan

Supervisi audit tetap merupakan kontrol kunci atas pengembangan profeisonal temuan-temuan audit. Setiap temuan yang dapat dilaporkan harus melewati penelaahan pengawasan yang ketat, baik secara manual maupun elektronik, dan penelaahan tersebut haruys dibuktikan dengan tanda tangan peneyelia atau indikasi persetujuan elektronik.



20Pencatatan dan Pelaporan Temuan AuditMelaporkan Temuan Audit

laporan temuan audit telah digunakan lebih dari sekedar sebagai pencatatan temuan atau pengkomunikasian ke klien. Nyatanya, beberapa organisasi audit telah membuat ringkasan sebagai dasar utama bagi laporan audit internal. Laporan tersebut telah diakumulasikan berurutan secara logis berdasarkan pengelompokkan menurut subjek, lokasi, atau unit yang diaudit, kemudian diserahkan ke manajemen melalui ringkasan eksekutif satu halaman.Sawyer's Internal Auditing


Format pelaporan ini menekankan pada kelemahan-kelemahan. Pelaporan ini menawarkan manfaat dari pelaporan segera setelah pekerjaan lapangan diselesaikan, tetapi apa yang diperoleh dari pelaporan yang cepat bisa jadi sia-sia bila hubungan auditor-klien tidak menguntungkan. 21Pencatatan dan Pelaporan Temuan AuditTindak Lanjut

Standar terbaru 2500.A1 menyatakan bahwa:

Kepala bagian audit harus menetapkan proses tindak lanjut untuk mengawasi dan memastikan bahwa tindakan manajemen telah diimplementasikan secara efektif atau bahwa manajemen senior telah menerima risiko untuk tidak mengambil tindakan.



22Pencatatan dan Pelaporan Temuan AuditTindak Lanjut

Practice Advisory 2500.A1-1 dari Standar, Proses Tindak Lanjut, lebih jauh menyatakan:

Tindak lanjut oleh auditor internal didefinisikan sebagai sebuah proses untuk menentukan kecukupan, efektivitas, dan ketepatan waktu atas tindakan yang diambil oleh manajemen atas pengamatan dan rekomendasi penugasan yang dilaporkan.Tanggung jawab untuk melakukan tindak lanjut harus didefinisikan dalam piagram tertulis aktivitas audit internal. Sawyer's Internal Auditing


23

Pencatatan dan Pelaporan Temuan AuditKecukupan Tindakan perbaikan

Temuan-temuan audit dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya memiliki banyak variasi bentuk dan ukuran sehingga tidak ada aturan kaku bagi kelayakan tindakan perbaikan yang bisa diterapkan di segala situasi. Secara umum, tindakan perbaikan seharusnya:

1.Responsif terhadap kelemahan yang dilaporkan2.Lengkap dalam memperbaiki semua aspek material dari kelemahan yang ada3.Berkelanjutan efektivitasnya4.Diawasi untuk mencegah terulang lagi Sawyer's Internal Auditing


24

SEKIAN

Terima KasihSawyer's Internal Auditing


Documents

Persentasi PPT Temuan Audit Update