Perencanaan Dan Analisis System

7/29/2019 Perencanaan Dan Analisis System

1/9

1

Perencanaan Dan Analisis Sistem

Tinjauan Sekilas

Perencanaan sistem mencakup identifikasi subsistem dalam sistem informasi yang perlu

diperhatikan dalam pengembangan. Tujuan perencanaan sistem adalah mengidentifikasi masalahyang perlu diatasi segera ataupun untuk kepentingan masa datang.

Analisis sistem dimulai setelah perencanaan sistem melakukan identifikasi atas subsistem atas

pengembangan. Analisis sistem merupakan proses memahami sistem berjalan dan masalah-

masalahnya, menguraikan kebutuhan-kebutuhan informasi, dan menetapkan prioritas-prioritas

untuk pekerjaan sistem selanjutnya. Analisis sistem berfokus pada pendefinisian kebutuhan

informasi dan kebutuhan sistem yang diperlukan oleh sistem untuk menjalankan tujuan-tujuan

manajemen. Analis sistem sangat perlu memahami masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan

informasi manajemen. Karena kekeliruan-kekeliruan utama dalam tahap analisis sangat

berdampak pada biaya siklus pengembangan berkaitan dengan tahap perancangan danimplementasi.

Perencanaan Sistem Dan Analisis Kelayakan.

Perencanaan keseluruhan dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan sebagai berikut :

Sumberdaya akan ditargetkan untuk subsistem yang paling membutuhkan. Duplikasi dan hasil yang sia-sia akan diminimalkan. Pengembangan sistem dalam organisasi akan konsisten dengan perencanaan strategis

organisasi secara keseluruhan.

Tahapan perencanaan sistem dan analisis kelayakan

1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategis5. Identifikasi dan pemrioritasan area-area spesifik dalam organisasi sebagai fokus

pengembangan sistem

6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal subsistemtertentu

7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis dan perancangan awal sistem.Perencanaan diawali dari manajemen puncak dan berakhir pada pembentukan tim khusus yang

bertugas melaksanakan analisis dan perancangan awal sistem.


2/9

2

Perencanaan Sistem Dan Manajemen Puncak

Tugas utama pengembang sistem adalah mengkomunikasikan perencanaan strategis, faktor-

faktor penentu kesuksesan dan tujuan-tujuan keseluruhan pada manajemen puncak.

Pengembang sistem adalah profesional dan bertanggungjawab atas kesuksesan dan kegagalansistem. Pengembangan tidak dapat hanya dilakukan melalui komunikasi tertutup dengan

manajemen puncak. Pengembang sistem harus menyelesaikan proyek melalui komunikasi

berkelanjutan dengan manajemen selama proyek berlangsung.

Dewan Pengarah

Dewan pengarah mewakili manajemen puncak dan seluruh fungsi utama dalam organisasi.

Tanggungjawab utamanya adalah memfokuskan kebutuhan perusahaan akan informasi sekarang

dan masa mendatang. Dewan tersebut harus memiliki wakil dari manajemen puncak agar sistem

cocok dengan perencanaan strategis perusahaan secara keseluruhan.

Dewan pengarah bertanggungjawab terhadap perencanaan dan pengendalian pengembangan

sistem perusahaan secara keseluruhan. Dewan pengarah tidak harus terlibat dalam pelaksanaan

proyek pengembangan sistem secara rinci. Proyek-proyek individual harus diawasi dan dikelola

oleh orang yang secara periodic memberikan laporan kepada dewan pengarah.

Pembuatan Tujuan-Tujuan Dan Batasan-Batasan Sistem

Perencanaan keseluruhan pembuatan tujuan-tujuan umum perusahaan dan tujuan-tujuan khusus

subsistem dalam perusahaan haruslah efektif. Tujuan-tujuan umum meliputi tujuan-tujuan

strategis keseluruhan yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan.

Rincian tujuan-tujuan strategisadalah tujuan-tujuan taktis.

Pembuatan tujuan-tujuan khusus sistem sebelum pengembangan sangatlah penting. Karena tanpa

tujuan-tujuan tersebut sistem sulit dievaluasi secara lengkap serta analis dan perancang sistem

sulit bekerja secara efisien.

Selain itu, faktor-faktor penentu kesuksesan juga penting bagi perusahaan. Faktor-faktor ini

adalah karakteristik-karakteristik yang membedakan perusahaan dari para pesaingnya dan

merupakan kunci untuk mencapai kesuksesan.

Pembuatan Rencana Sistem Strategis

Rencana sistem strategis adalah dokumen tertulis yang berkaitan dengan sasaran jangka panjang

dan jangka pendek pengembangan sistem perusahaan yang dihasilkan oleh dewan pengarah atau

orang yang bertanggungjawab atas pengembangan sistem. Elemen kunci perencanaan harus

mencakup :


3/9

3

Pernyataan menyeluruh berkaitan dengan faktor-faktor penentu kesuksesan perusahaan dantujuan-tujuan keseluruhan.

Deskripsi sistem di perusahaan yang membutuhkan pengembangan. Pernyataan mengenai prioritas yang menunjukan area mana yang merupakan prioritas

tertinggi.

Garis besar sumber daya yang dibutuhkan, mencakup biaya, kepegawaian dan peralatan. Kerangka waktu tentatif untuk pengembangan sistem khusus.Identifikasi Proyek Individual Untuk Menentukan Prioritas

Penetapan prioritas merupakan hal yang penting, karena sumber daya keuangan sering kali

terbatas. Peringkat prioritas proyek harus dilakukan dengan cara yang sama dengan

penganggaran modal. Manfaat khusus proyek harus didefinisikan dan biaya harus diestimasikan

mendekati kenyataan dan dinyatakan dalam anggaran keuangan yang dibuat seakurat mungkin.

Pembuatan Proposal Proyek Sistem

Proposal proyek sistem harus dibuat sebagai anggaran proyek tentatif dan harus mencakup

estimasi biaya pelaksanaan analisis dan perancangan awal sistem serta harus memuat tujuan-

tujuan keseluruhan dan estimasi awal biaya, juga manfaat proyek.

Pelaksanaan Proyek Sistem

Dalam pelaksanaan proyek sistem, umumnya diperlukan manajemen, akuntan, pemakai sistem,

pemrogram computer dan berbagai jenis keahlian teknis pendukung lainnya. Hal yang penting

dalam pelaksanaan proyek sistem adalah adanya komunikasi antar anggota tim pengembangan

sistem, pemakai sistem yang sedang dikembankan dan manajemen puncak atau dewan pengarahagar tidak ada hal yang mengejutkan pada saat proyek pengembangan diselesaikan.

Langkah-Langkah Analisis Sistem

Tahap 1: Survey Sistem Berjalan

Tujuan survey sistem, yaitu :

1. Memperoleh pemahaman mengenai aspek-aspek operasional sistem2. Menetapkan hubungan kerja dengan pemakai sistem3. Mengumpulkan data penting yang bermanfaat dalam pembuatan rancangan sistem4. Mengidentifikasikan masalah-masalah spesifik yang membutuhkan perhatian pada saat

dilakukan perancangan selanjutnya

Kesuksesan atau kegagalan proyek pengembangan akan sangat bergantung pada kualitas

hubungan antara tim pengembangan dengan individu-individu yang bekerja di lingkungan

sistem.


4/9

4

Pertimbangan Perilaku

Tugas pertama analis yang melaksanakan survey sistem adalah menciptakan hubungan kerja

yang baik antara tim proyek dengan manajemen. Beberapa pendekatan yang dapat digunakan

diantaranya :

- Ketahui sebanyak mungkin orang yang terlibat dalam sistem sesegera mungkin.- Komunikasikan manfaat sistem yang diusulkan kepada orang-orang yang terlibat.- Berikan jaminan, pada tingkat yang mungkin kepada seluruh orang yang akan kehilangan

pekerjaan atau mengalami perubahan tanggungjawab pekerjaan.

- Berikan jaminan bahwa sistem akan membuat pekerjaan orang-orang yang terlibat dalamsistem menjadi lebih mudah.

Sumber-Sumber Untuk Mengumpulkan Data

Seluruh sumber-sumber informasi yang tersedia dapat digunakan. Termasuk wawancara,

kuesioner, observasi, dan telaahan atas beragam jenis dokumen seperti catatan hasil rapat

perusahaan, bagan akun, bagan organisasi, laporan keuangan, manual prosedur, kebijakan

perusahaan, manual pembagian tugas, dan lain-lain. Sumber informasi dari luar perusahaan

jangan diabaikan. Seperti publikasi-publikasi industry dan perdagangan, serta jurnal-jurnal

profesional. Akhirnya, pelanggan harus dianggap sebagia komponen peting dalam sistem dan

harus dipertimbangkan dalam setiap analisis.

Analisis Temuan-Temuan Survey

Jika survey telah selesai, kekuatan dan kelemahan subsistem dapat dianalisis. Survey berfokus

pada pemahaman hakekat dan operasi sistem (dan masalah-masalah yang berkaitan), dan analisistemuan-temuan survey berfokus pada kekuatan dan kelemahan sistem.

Saat mengevaluasi sistem berjalan, digunakan standar-standar yang berkaitan dengan efektivitas

dan efisiensi sebagai acuan. Evaluasi efektifitas kemampuan sistem difokuskan pada bottleneck

yang menunjukan kelemahan-kelemahan sistem yang kemungkinan perbaikannya secara besar-

besaran sangatlah kecil.

Tahap 2 : Identifikasi Kebutuhan Informasi

Identifikasi ini dilakukan untuk pembuatan keputusan manajerial. Dalam identifikasi kebutuhan

informasi, analis melakukan analisis kebutuhan informasi yaitu mempelajari keputusan-keputusan spesifik yang dibuat oleh para manajer berdasarkan masukan informasi.

Untuk mengidentifikasi keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer, pengembang harus

paham dengan masalah-masalah yang dihadapi para manajer berkaitan dengan kebutuhan-

kebutuhan informasi. Teknik-teknik sistematis yang dapat digunakan untuk memperoleh

pemahaman mengenai keputusan dan kebutuhan informasi, diantaranya adalah :


5/9

5

- Identifikasikan tanggung jawab utama para manajer- Identifikasikan cara untuk mengevaluasi manajer- Identifikasikan beberapa masalah utama yang dihadapi para manajer- Identifikasikan cara bagaimana manajer mengevaluasi keluaran personalTahap 3 : Identifikasi Kebutuhan Sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem dapat dispesifikasikan menurut masukan dan keluaran. Kebutuhan

masukan untuk subsistem tertentu menyatakan kebutuhan-kebutuhan spesifik yang harus

dipenuhi oleh subsistem untuk mencapai tujuannnya. Dalam kebutuhan keluaran, beberapa hal

ini perlu dipertimbangkan, yaitu

- Laporan perkembangan harian- Laporan keuangan harian- Laporan mengenai unit-unit yang rusak-

Laporan mengenai masalah-masalah bahan mentah

Tahap 4 : Pembuatan Laporan Analisis Sistem

Keluaran akhir proyek analisis sistem adalah laporan. Laporan seringkali digunakan sebagai

dasar pengambilan keputusan manajemen puncak serta mengorganisasikan dan

mendokumentasikan seluruh temuan pada ketiga fase terdahulu dalam proyek analisis. Elemen

kunci laporan analisis sistem mencakup hal-hal berikut ini :

- Ikhtisar lingkup dan tujuan proyek analis- Hubungan antara proyek dengan seluruh rencana sistem informasi strategis- Deskripsi dari setiap masalah dalam subsistem tertentu yang diteliti- Ikhtisar keputusan yang dibuat dan kebutuhan-kebutuhan informasi spesifik- Spesifikasi kebutuhan kinerja sistem- Anggaran biaya keseluruhan dan kerangka waktu pelaksanaan proyek- Rekomendasi untuk perbaikan sistem berjalan atau untuk perancangan sistem baru- Rekomendasi yang berkaitan dengan modifikasi tujuan-tujuan sistem yang sedang ditelitiLaporan analisis sistem yang sudah selesai, diberikan kepada manajemen puncak. Lalu ditelaah

dan dibahas diantara orang-orang yang berkepentingan yang menentukan apakah perancangan

awal sistem akan dilakukan.

Teknik-Teknik Pengumpulan Fakta

Wawancara pendekatan

Bermanfaat untuk mendekatkan analis dengan para pembuat keputusan dan masalah-masalah

yang mereka hadapi. Tujuan wawancara adalah untuk mengakrabkan pembicaraan dan

meningkatkan perhatian para manajer. Keuntungan dari wawancara ini adalah manajer fleksibel


6/9

6

membahas isu-isu yang penting bagi mereka. Tekanannya adalah membina kepercayaan dan

membuka hubungan komunikasi dan bukan pengumpulan fakta. Analis harus berusaha

mengarahkan pembicaraan kepada hal yang bermanfaat bagi proyek analis sistem

Wawancara Terstruktur

Tujuan wawancara tersrtuktur adalah untuk menjawab kumpulan pertanyaan tertentu.

Wawancara ini merupakan kelanjutan wawancara pendekatan secara lebih sistematis.

Dalam wawancara, penting untuk membuat catatan tertulis selama dan setelah wawancara. Tim

analisis harus bekerja secara konstan dengan manajemen selama proyek berlangsung agar dapat

membantu pembentukan dasar sistem yang disetujui dan dianggap menguntungkan oleh

manajemen.

Wawancara mengandung masalah seni mendengarkan. Pewawancara yang efektif akan

memberikan kesempatan lebih banyak untuk berbicara kepada orang yang diwawancarainya.

Kuesioner Terbuka

Merupakan teknik pengumpulan fakta dimana orang memberikan jawaban tertulis atas

pertanyaan yang lebih bersifat umum daripada spesifik. Tujuannya adalah untuk memperoleh

pemahaman mendasar mengenai sistem. Tetapi, kuesioner terbuka kurang akrab dibandingkan

wawancara pendekatan dan tidak membina hubungan kerja dengan manajer. Namun manajer

memiliki waktu yang lebih banyak untuk memikirkan pertanyaan tertentu sebelum memberikan

tanggapan, sehingga jawabannya lebih baik.

Kuesioner Tertutup

Merupakan teknik mengumpulkan jawaban untuk pertanyaan dalam jumlah besar dengan lebih

sedikit waktu. Namun dalam kuesioner tertutup, masalah utama akan benar-benar tidak

terdeteksi karena adanya batasan utama pertanyaan rinci.

Penelaahan Dokumen

Dokumen-dokumen penting harus ditelaah sebelum melakukan wawancara. Dokumen-dokumen

ini dapat membantu analisis untuk memperoleh pemahaman menyeluruh mengenai organisasi.

Pada saat menelaah dokumen, perlu diingat bahwa sistem umumnya tidak beroperasi dan

dijalankan sesuai yang didokumentasikan. Sehingga, analis tidak pernah mendasarkan padadokumentasi pada saat menguraikan kinerja atau operasi sistem.

Observasi

Observasi operasi aktual atas sistem yang dipelajari akan memberikan cara pandang yang tidak

dapat diperoleh dengan cara yang lain. Observasi bermanfaat untuk mengkonfirmasikan

informasi yang diperoleh dari kuesioner dan wawancara. Salah satu teknik observasi yang


7/9

7

bermanfaat adalah melihat transaksi yang akan diproses melalui keseluruhan sistem. Observasi

lebih bermanfaat jika dilakukan tanpa pemberitahuan, sehingga hasil observasi sesuai dengan

yang normalnya dilakukan sehari-hari.

Teknik-Teknik untuk Mengorganisasikan Fakta

Analisis Pengukuran Kinerja

Merupakan teknik menganalisis aktivitas sistem tertentu dan mengikhtisarkan jumlah masukan

yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut. Tujuan utamanya adalah mempelajari

dan mengukur efisiensi tugas-tugas pekerjan tertentu.

Analisis Distribusi Kerja

Sangat mirip dengan analisis pengukuran kinerja. Hanya saja, analisis distribusi kerja berfokus

pada tugas-tugas tertentu individu tertentu, sementara analisis pengukuran kinerja berfokus pada

tugas tertentu. Secara bersama, analisis pengukuran kinerja dan analisis distribusi kerja akanmenjadi alat yang efektif untuk mempelajari pemanfaatan sumber daya-sumber daya perusahaan.

Selain itu, teknik-teknik ini memberikan pemahaman yang mendalam mengenai pekerjaan-

pekerjaan dalam sistem yang sedang dipelajari.

Analisis Arus Informasi

Beberapa teknik yang bermanfaat untuk analisis arus informasi di antara dan di dalam subsistem-

subsistem, diantaranya :

- Bagan arus dokumen dan analitis, yang bermanfaat untuk memberikan gambaran menyeluruhberkaitan dengan pemrosesan transaksi dalam organisasi.

- Diagram arus keputusan, menekankan pada rantai keputusan dan kebutuhan-kebutuhaninformasi untuk setiap keputusan tertentus yang berkaitan dengan subsistem tertentu dalam

perusahaan.

- Diagram arus data logis/ diagram arus data/ DFD, menekankan pada arus logis kejadian-kejadian yang harus muncul dalam sistem tertentu. Umumnya, DFD dibuat secara hierarkis,

dimana DFD selanjutnya akan semakin rinci. DFD yang hanya menunjukan entitas-entitas

dasar dan arus data dalam sistem disebut diagram konteks.

DFD dan diagram arus keputusan berbeda dalam hal fokus terhadap langkah-langkah operasional

yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau fungsi tertentu. DFD menekankan pada

hubungan antara arus data dan pemrosesan. DFD sangat sederhana dan mudah digunakan. DFD

umumnya tidak memuat rincian mengenai jenis teknologi yang akan digunakan dalam

pemrosesan, maupun data rinci yang akan diproses.


8/9

8

Metodologi Warnier-Orr

Merupakan metodologi dan teknik pendiagraman untuk menganalisis keluaran dari aplikasi dan

pemilahan aplikasi kedalam struktur hierarki modul-modul untuk menjalankan pemrosesan yang

diperlukan. Metodologi ini mudah dipahami, digunakan dan dapat mendokumentasikan setiap

jenis sistem, dari mulai tinjauan sekilas tingkat atas sampai logika program rinci.

Analisis Fungsional

Berbeda dengan analisis arus informasi, karena dalam analisis fungsional tidak ada masukan,

keluaran, atau proses yang dispesifikasikan. Sehingga, transaksi-transaksi diuraikan dalam

bentuk pelaksanaan fungsi tertentu. Aplikasi yang sangat berguna untuk teknis jenis ini adalah

analisis fungsional hierarki. Cara yang tepat untuk mengembangkannya adalah dengan

menambahkannya dengan digram arus data logis dan bagan arus dokumen. Diagram fungsi

hierarkis yang memuat bagan arus pendukung menunjukan masukan, keluaran dan proses yang

disebut HIPO.

HIPO menunjukan sistem informasi dalam bentuk modul-modul dan mengaitkannya dengan

informasi dalam organisasi. Modul-modul HIPO memuat divisi-divisi yang bermanfaat untuk

menugaskan tim perancangan sistem tertentu untuk melaksanakan tugas-tugas khusus.

Analisis Matriks

Disebut juga sebagai diagram sumber dan penggunaan informasi. Merupakan matriks masukan/

keluaran dimana baris-baris memuat unsur-unsur data dan kolom-kolom menunjukan

pemanfaatan unsur-unsur data tersebut.

Diagram masukan/ keluaran memberikan referensi yang bermanfaat untuk perancangan

spesifikasi tata letak catatan dan struktur file. Namun, tidak menggambarkan arus informasi.

Sehingga normalnya, diagram ini digunakan sebagai pelengkap bagan arus dan bagan-bagan

fungsi hierarkis.

Analisis Sistem Terstruktur

Merupakan pendekatan dalam analisis sistem yang bermula dari deskripsi sangat umum

mengenai sistem tertentu dan kemudian diproses dengan rangkaian langkah-langkah logis, yang

semakin lama semakin rinci.

DFD vs Bagan Aruss

DFD Bagan Arus- Menyajikan deskripsi logis dari sistem- Menghubungkan elemen-elemen masukan/ keluaran

dan penyimpanan, tapi tidak memuat deskripsi fisik.

- Bermanfaat untuk secara konseptual memisahkanmasalah arus data dan implementasi fisik.

- Menyajikan deskripsi fisik dari sistem- Membuat spesifikasi peralatan-peralatan masukan/

keluaran dan penyimpanan.

- Bermanfaat untuk mendokumentasikanimplementasi fisik dari sistem


9/9

9

Perancangan Sistem Terstruktur vs Analisis Sistem Terstruktur

Perancangan berkaitan dengan penciptaan sistem baru atau dimodifikasi, sedangkan analisis

mencakup evaluasi kritis atas masalah-masalah tertentu atau sistem berjalan. Analisis harus

dipelajari secara simultan dengan perancangan agar masalah tertentu dapat dipahami dan

didokumentasikan dengan baik.

Langkah-Langkah dalam Analisis Sistem Terstruktur

1. Membuat DFDDiagram sistem pertama yang dibuat tidak menunjukan rincian proses logis/ kondisi

kekeliruan lainnya. Rincian ini harus disajikan dalam diagram pendukung sampai sistem

diuraikan secara memadai.

2. Membuat kamus dataKamus data yang dibuat berkaitan dengan penyimpanan data yang direferensikan dalam

DFD. Ini mencakup deskripsi struktur data dan elemen-elemen data.3. Mendefinisikan metode akses

Dengan menspesifikasikan bagaiman penyimpanan data akan diakses. Umumnya

berkaitan dengan pendefinisian kunci akses primer dan sekunder.

4. Mendefinisikan logika prosesMencakup beragam jenis pohon keputusan dan diagram-diagram keputusan serta bahasa

inggris terstruktur.

5. Bahasa inggris terstrukturMerupakan bahasa khusus yang menguraikan logika proses yang menggunakan beberapa

kata kunci, termasuk if, then, else if, dan so. Bahasa inggris terstruktur tidak mencakup

provisi atas kondisi-kondisi kekeliruan dan akses file data. Jika ini ditambahkan,dokumentasi yang dihasilkan disebut pseudocode.

Documents

Perencanaan Dan Analisis System