Aplikasi Knowledge Management di Perusahaan (PT. Excelcomindo)

Posted by gadis khasanah on Mar 22 2011 at 10:24 am

Latar Belakang

Suatu organisasi pasti memerlukan strategi baru dari waktu ke waktu, karena perubahan eksternal menuntut setiap organisasi untuk memikirkan berbagai upaya baru. Kini, dunia telah beralih dari Perekonomian Industrial ke Perekonomian Berbasis Pengetahuan dimana pengetahuan menjadi sumber daya paling penting dan strategis, dan pembelajaran (learning) menjadi kemampuan paling penting dan strategis bagi organisasi serta di era knowledge saat ini perubahan dunia di berbagai aspek terjadi begitu cepat dan hal ini menuntut setiap orang dan organisasi untuk selalu ter-update. Tidak sekedar informasi, tapi juga sampai kepada pengetahuan. Dalam konteks itulah, kini juga makin mendesak sebuah kebutuhan bagi setiap organisasi untuk membangun apa yang disebut sebagai Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan. Knowledge management atau sering disingkat KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi. Di Indonesia sendiri, konsep dan aplikasi dari knowledge management ini sudah makin berkembang dengan baik. Bahkan ada sebuah organisasi konsultan, yakni Dunamis (pemegang lisensi Stephen Covey di Indonesia) yang memberikan award tahunan bagi perusahaan di Indonesia yang dianggap terbaik dalam penerapan knowledge management. Award itu disebut Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Study.   Rumusan Masalah 

1. Bagaimana cara  meningkatkan Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) di perusahaan sebagai intangible asset yang perlu dieksplorasi dan dikelola dengan baik agar dapat berperan lebih optimal.

2. Bagaimana membangun budaya knowledge sharing antar pegawai guna efektivitas dan produktifitas menuju keunggulan yang kompetitif.

  Tujuan

1. Mengidentifikasi manajemen pengetahuan dengan studi kasus di PT Exelcomindo.2. Menganalisa budaya knowledge sharing antar pegawainya.

Pengertian Pengetahuan   Pengetahuan(Knowledge) itu dapat dibagi menjadi dua yaitu:

Explicit Knowledge :  

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.

Tacit Knowledge :  

Tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al., 2004). Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan). Pengertian Manajemen Pengetahuan   Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) sebagai sebuah konsep dimana perusahaan mengelola pengetahuan organisasi secara efektif guna menciptakan business value dan competitive advantage. Pengetahuan yang semula milik individu, kini menjadi milik perusahaan, dan dapat digunakan serta disebarluaskan untuk kepentingan perusahaan (Peter F. Drucker. Landmark of Tomorrow, 1959). Manfaat Manajemen Pengetahuan Manajemen Pengetahuan (Knowledge Manajemen) ini dapat dimanfaatkan baik secara pribadi sampai level perusahaan maupun negara.  Pada level perusahaan, knowledge management merupakan perpaduan dari :

Strategi bisnis : Bagaimana strategi  pencapaian target perusahaan di masa

                          yang akan datang.

IT : Alat yang dipergunakan untuk mengimplementasikan

                          strategi perusahaan.

Manajemen SDM : pelaku utama dari strategi perusahaan.

  Adapun tantangan dari Knowledge Management (KM) adalah bagaimana meng-capture pengetahuan dan pengalaman dari karyawan dan bagaimana mengelolanya. Termasuk dalam hal ini ide-ide, best practise, worst practise. Alasan perlunya implementasi konsep ini :

Mempercepat arus informasi di internal perusahaan / proses edukasi ke karyawan menjadi lebih mudah.

Efisiensi biaya peningkatan kualitas dan knowledge SDM Menghindari hilangnya key person perusahaan yang menyebabkan hilangnya knowledge

perusahaan. Membantu perusahaan dlm hal knowledge retention. Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu banyak mengadakan in-class training, karena

proses pelatihan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.  contoh : Jika teknisi/ analis mendapat masalah yang belum pernah ditemui, maka akan mencari contoh kasusnya di sistem database KM (best practise) dengan penanganan masalah dengan cepat, berdampak pada customer satisfaction.

Manajemen juga bisa mendapat informasi yangg lebih akurat untuk analisis dan mengambil keputusan.

Manfaat terbesar KM : merangsang tumbuhnya ide dari setiap karyawan pada bisnis perusahaan. KM memungkinkan karyawan menangkap tacit knowledge, berbagi info aktivitas serta memelihara dan mempercepat penciptaan knowledge.

  Dalam implementasi KM, sistem IT adalah alat, dimana inputnya manusia. Kunci keberhasilan KM ini adalah manusia sebagai pengisi KM dengan tepat, karena manusia punya kemauan, pemikiran dan motivasi sendiri-sendiri. Knowledge Sharing  Penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut. Apa yang dimaksud dengan konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan adalah ruang bersama yang dapat memicu hubungan-hubungan yang muncul. Dalam konteks organisional, bisa berupa fisik, maya, mental atau ketiganya. Pengetahuan bersifat dinamis, relasional dan berdasarkan tindakan manusia, jadi pengetahuan berbeda dengan data dan informasi, bergantung pada konteksnya (Hansen, Nohria dan Tierney,1999). PT. Exelcomindo sebagai Perusahaan dengan Manajemen Pengetahuan berbasis Teknologi Sebagai perusahaan yang bergerak di industri telekomunikasi, PT Excelcomindo Pratama Tbk merupakan salah satu perusahaan yang mengembangkan sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) berbasis teknologi. Pengembangan knowledge management di perusahaan dikarenakan faktor kebutuhan, karena setiap orang berubah sehingga ilmunya juga terus bertambah. Mobilitas orang pun semakin tinggi, sehingga setiap orang membutuhkan suatu bentuk bagaimana men-transfer pengetahuan dengan mudah. Salah satunya dengan knowledge management yang dahulunya dimulai dengan sharing knowledge. Sekarang sudah lebih otomatis dan semua sudah masuk di komputer (HC, Joris de Fretes selaku Director-Corporate Services Excelcomindo, 2007) Melihat fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan seperti XL yang dituntut untuk selalu memberikan layanan informasi yang akurat dan aktual kepada pelanggannya melalui call center perusahaan dan knowledge management yang ada di XL merupakan sumber informasi yang sangat berharga. Bahwa perusahaan yang mempunyai sumber informasi yang solid dan juga kaya akan selalu mempunyai manfaat dan terbukti banyak perusahaan yang menggunakan knowledge management karena nilai yang didapat untuk perusahaan (Jan S. Tanumihardja selaku General Manager HC-Learning & Developmet Excelcomindo, 2007). Kesuksesan XL membangun Knowledge Management Kesuksesan XL membangun knowledge management karena memiliki sistem yang kuat. Ukuran kesuksesan tersebut paling tidak telah diakui dengan prestasi sebagai salah satu pemenang 2007 Indonesia Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) yang melibatkan CEO dan direktur dari berbagai perusahaan di Indonesia sebagai panelis. Diperlukan Komitmen Agar knowledge management dan proses berbagi (sharing) pengalaman dapat berjalan dengan baik, diperlukan infrastruktur juga komitmen untuk memulainya. XL telah memiliki infrastrukturnya, sehingga awalnya informasi dikemas, dan disimpan dalam bentuk data di komputer. Misalnya melalui aktivitas book sharing, informasi mengenai Standard Operating Procedure perusahaan, juga dapat dipakai orang lain untuk memperbaiki kinerjanya. XL beruntung bisa dalam kondisi seperti itu. Hal ini dapat menjadi nilai lebih bagi perusahaan sekaligus menjadi modal dalam mengarungi persaingan bisnis yang kian ketat. XL sebagai Pemenang Indonesia MAKE Award PT Excelcomindo Pratama Tbk (XL), meraih penghargaan “Indonesia MAKE Award 2007″. MAKE itu Most Admired Knowledge Enterprise. Studi dilakukan atas 63 perusahaan, dan terjaring 11 pemenang, salah di satunya, yakni XL, terpilih untuk maju mewakili Indonesia di ajang serupa tingkat Asia. Pemenang penghargaan MAKE adalah perusahaan-perusahaan yang dinilai mengelola pengetahuan organisasinya yang berpengaruh sangat baik terhadap kinerja dan hasil perusahaan. Kriteria penilaian MAKE Award, antara lain perusahaan yang bersangkutan menciptakan budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan, mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan manajemen senior dan menyajikan produk atau jasa berbasis pengetahuan. XL telah memiliki komitmen mengkapitalisasi pengetahuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

XL memahami pentingnya manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi untuk membantu meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia, sehingga perusahaan mampu menghadirkan layanan, produk dan program yang inovatif serta terpercaya.

DAFTAR PUSTAKA

Carrillo, P., Robinson, H., Al-Ghassani, A., Anumba, C. 2004. Knowledge

            management in UK construction: Strategies, resources and barriers. Project

            Management Journal, 35, (1), p. 46.