1

Abstrak− Pengelolaan dokumen Jurusan Teknik

Industri ITS sangat penting untuk dilaporkan sebagai bukti

akreditasi Jurusan. Namun masih banyak ditemukan

beberapa permasalahan yaitu semakin menumpuknya

dokumen dan masih belum terintegrasinya antar pengelola

dokumen. Selain itu dokumen seringkali hilang, terselip,

hingga susahnya dalam pencarian data/dokumen. Oleh

karena itu perlu adanya sistem manajemen dokumen yang

terintegrasi dan sistematis. Penelitian ini bertujuan untuk

mengimplementasikan lean administration untuk

mengeliminasi waste yang ada. Proses bisnis saat ini

diidentifikasi masing-masing aktivitasnya sehingga diperoleh

beberapa non value adding activity yang diindikasikan sebagai

waste. Adapun waste yang paling berpengaruh terhadap

efektivitas yaitu waste kategori waiting sebanyak 29%, defect

sebesar 20%t, Excessive Inventory sebesar 17% dan

inappropriate proccessing sebesar 16%. Penyebab utama dari

tiap kategori waste berdasarkan hasil identifikasi Root Cause

Analysis (RCA) yaitu tidak adanya SOP yang jelas dan belum

ada aplikasi yang mengelola dokumen dalam database yang

terintegrasi. Pengelolaan dokumen yang efektif, dilakukan

dengan pembuatan aplikasi database yang terintegrasi

berbasis web. Sistem manajemen dokumen yang sudah

dirancang berdasarkan prinsip pokayoke untuk mencegah

kesalahan dalam menginputkan data. Dari hasil penelitian

ini, e-document system dapat mengeliminasi waste yang ada

seperti defect, waiting dan excessive inventory. Kemudian

dengan didukung pembuatan SOP yang baru dapat

mengeliminasi waste berupa waiting dan inappropriate

processing

Kata Kunci − E-Document system, Lean Administration, Root

Cause Analysis (RCA)

I. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi komputerisasi yang semakin

maju memudahkan manusia dalam melakukan

aktivitasnya terutama di bidang administrasi. Misalnya

dalam pengelolaan dokumen yang dulunya hanya

dimasukkan dalam file holder kini berkembang dalam

sistem manajemen dokumen berbasis digital

Sistem manajemen dokumen yang diterapkan di

Jurusan Teknik Industri ITS sebenarnya sudah mulai

menerapkan penyimpanan dokumen di sebuah database

komputer, namun masih ditemukan beberapa waste.

Proses memasukkan data masih dilakukan dengan cara

manual dan hal itu seringkali membutuhkan waktu yang

lama dan terkadang sangat berisiko salah memasukkan

data karena dokumen yang belum terintegrasi [2].

Gambar 1. Permasalahan Administrasi Dokumen

Adapun waste yang terjadi adalah waiting, di mana staf

administrasi (admin) menunggu data input hingga 2-3

hari. Hal ini terjadi karena belum adanya standardisasi

prosedur yang jelas. Misalnya dalam memasukkan data

diri dosen untuk keperluan dokumen penelitian harus

menunggu lama jika dosen yang sedang mengisikan.

Seharusnya terdapat prosedur penetapan periode waktu

tertentu dalam memperrbaharui dokumen. Begitu juga

dalam menghimpun data diri mahasiswa maupun alumni.

Meskipun sudah bekerjasama dengan himpunan, masih

sering menunggu untuk mendapatkan data yang paling

update. Selain itu dikarenakan penyimpanan dokumen

penelitian misalnya disimpan dalam rak ruang baca

(RBTI), pengelola administrasi harus jauh mengambil

dan mencari terlebih dahulu. Hal ini menyebabkan waktu

yang cukup lama dan juga membuat lelah (fatigue). Di

sisi lain, peluang risiko kesalahan dalam memasukkan

data muncul akibat banyaknya data yang perlu dilaporkan

dalam dokumen. Sementara proses akreditasi menjadi hal

yang penting namun kurang didukung dengan kondisi

yang ada yaitu belum terintegrasi dan belum ada struktur

yang sistematis. Maka dari itu diperlukan sistem yang

mengatur dokumen yang sistematis dan terintegrasi yaitu

dengan perancangan e-document system

II. METODOLOGI PENELITIAN

Dari studi literatur ini, dapat diperoleh teori-teori, data,

dan informasi pendukung yang dibutuhkan dalam

penelitian. Studi literatur dapat diperoleh dari buku,

PERANCANGAN E-DOCUMENT SYSTEM BERBASIS

WEB SEBAGAI UPAYA PENERAPAN LEAN PROSES

DALAM ADMINISTRASI DOKUMEN

(STUDI KASUS : JURUSAN TEKNIK INDUSTRI ITS)

Marissa Alfia Rachmah dan Arief Rahman Jurusan Teknik Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya

Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111

Email : marissa.rachmah@gmail.com dan rahmanarief@gmail.com

0%20%40%60%

waitting

input data

Kesalahan

ketik

data hilang dokumen

terselip

delay

searching

document

55%

15% 10% 10% 10%

Tingkat Keseringan Terjadi

Permasalahan Administrasi Dokumen

2

jurnal, tugas akhir, artikel, maupun referensi lainnya.

Penelitian ini membutuhkan studi literatur tentang E-

document system, DFD, ERD, CDM, Lean

Administration, wastes, RCA, FMEA, Poka-yoke, dan

BPR. Sedangkan studi lapangan untuk mengobservasi

bisnis proses konvensional di Jurusan Teknik Industri ITS

kemudian Wawancara permasalahan yang ada dalam

proses administrasi dokumen secara konvensional dan

juga menyebarkan kuesioner pembobtan waste pada staf

administrasi.

Untuk pengumpulan data dibutuhkan data primer dan

data sekunder, adapun yang termasuk data primer adalah

keperluan dokumen untuk borang, keperluan dokumen

untuk selain borang, bisnis proses setiap klasifikasi,

permasalahan pada pengelolaan dokumen, kuesioner

pembobotan waste. Kemudian data sekunder yang

termasuk adalah gambaran umum objek amatan, job

deskripsi, staf administrasi, proses akreditasi (borang).

Kemudian data-data tersebut diolah dalam identifikasi

waste kemudian dihitung nilai RPN dengan FMEA

sehingga ditemukan alternative solusi permasalahan yang

paling berpengaruh.

Dalam perampingan proses diperlukan pembanding

antara proses secara konvensional dengan proses

perbaikan. sub proses yang sekiranya terdapat waste

akan dibuat re-design sehingga bisa memberikan nilai

tambah pada proses bisnis yang baru. Di dalam

merancang arsitektur sistem perlu diidentifikasi terlebih

dahulu entitas-entitas yang terlibat dalam perancangan

sistem. Entitas di dalam penelitian ini didefinisikan

sebagai apapun yang terlibat di dalam sistem. Setelah

menentukan entitas apa saja yang terlibat dalam sistem,

langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kerangka

umum sistem yang terdiri dari modul input, proses, dan

output

Gambar 2. Konsep rancangan sistem

Setelah merancang gambaran sistem yang baru, dibuat

DFD untuk mengetahui alur data dokumen yang

dibutuhkan, selanjutnya bisa dibuat sistem e-document

yang terintegrasi. Kemudian dilakukan dilakukan analisis

terhadap e-document system yang sudah diuji coba dalam

uji coba sistem. Analisis terdiri dari dua poin utama yakni

analisis hasil perancangan sistem dan analisis hasil

pengujian sistem. Analisis ini akan disertai dengan

interpretasi data sehingga memudahkan pemahaman.

Hasil dari analisis dan interpretasi data ini diharapkan

dapat menghasilkan rekomendasi perbaikan untuk

memperbaiki kelemahan sistem yang diperoleh dari hasil

evaluasi.

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Identifikasi Waste

Berdasarkan hasil dari brainstorming dan

pengamatan pada aliran informasi dan fisik serta

pengamatan pada proses pengelolaan dokumen yang

berlangsung, maka dapat diidentifikasi beberapa hal yang

diindikasikan sebagai waste yaitu yang tergolong pada

non value adding activity (NVAA) rata-rata setiap proses

antara lain pada aktivitas mencari dokumen, memeriksa

kelengkapan dokumen dan menyampaikan dokumen

ketika dibutuhkan. Dalam aktivitas tersebut teridentifikasi

beberapa waste. Berdasarkan penerjemahan konsep Lean

manufaktur menjadi Lean administration maka tabel

berikut ini adalah waste yang terjadi pada objek

penelitian ini : Tabel 2. Identifikasi waste yang terjadi pada objek amatan

3.2 Identifikasi Waste Yang Paling Berpengaruh

Identifikasi waste yang paling berpengaruh menurut

konsep Lean Administration adalah dengan melakukan

wawancara. Wawancara pada staf administrasi dilakukan

untuk mengetahui tingkat keseringan waste yang terjadi

pada proses pengelolaan dokumen dengan menggunakan

metode BORDA yaitu dengan memberikan peringkat

untuk masing-masing jenis waste serta mengalikannya

dengan bobot yang telah sesuai yaitu peringkat 1

mempunyai bobot tertinggi yaitu (n – 1) demikian

seterusnya di mana waste yang mempunyai nilai tertinggi

adalah waste yang paling berpengaruh terhadap efisiensi

[1].

Wawancara dilakukan kepada 6 orang yang

mengurusi bidang administrasi umum, akademik dan

kepegawaian beberapa orang yang berhubungan langsung

dengan proses pengelolaan dokumen. Adapun rekapan

hasil wawancara menunjukkan waste yang paling sering

terjadi pada pengelolaan dokumen di Jurusan Teknik

Industri ITS. Tabel 3. Waste yang paling sering terjadi pada proses pengelolaan

dokumen

3

Kemudian dari tabel tersebut dicari waste yang

prosentase kumulatif dalam 80% meliputi apa saja yang

sering terjadi pada pengelolaan dokumen, hal ini

dinamakan paretto chart seperti pada grafik berikut ini:

Gambar 3. Diagram Pareto untuk waste yang berpengaruh

Berdasarkan hasil pengolahan kuisioner maka

diperoleh waste yang paling sering terjadi pada proses

pengelolaan dokumen dan berpengaruh terhadap efisiensi

adalah waiting dengan bobot sebesar 36 atau 29%, defect

dengan bobot sebesar 25 atau 20%, Excessive Inventory

dengan bobot sebesar 21 atau 17%. dan inappropriate

processing dengan bobot 20 atau 16%.

3.3 Identifikasi Akar Penyebab Waste Berpengaruh

Identifikasi akar penyebab waste berpengaruh

bertujuan untuk mengetahui akar penyebab dari waste.

Alat yang digunakan adalah Root Causes Analysis dengan

penerapan 5 whys dimana akar permasalahan yang

menyebabkan terjadi waste biasa terdapat pada why

terakhir. [3] Tabel 4. Root Causes Analysis (RCA)

3.4 Identifikasi Moda Kegagalan Dan Efeknya Dengan

FMEA

Dengan menggunakan pendekatan FMEA maka

dapat ditetapkan nilai dari severity, occurance, dan

detection yang digunakan untuk mencari nilai RPN

dimana RPN tertinggi ini nantinya digunakan untuk

menentukan alternatif kebijakan perbaikan. Severity

merupakan suatu penilaian tingkat keparahan dari

keseriusan efek yang ditimbulkan dari moda-moda

kegagalan (failure mode) yang berdampak pada pengguna

akhir baik dari segi pelanggan maupun proses

selanjutnya. Kemudian Ocurrance merupakan suatu

penilaian mengenai peluang (probabilitas) frekuensi

penyebab mekanisme kegagalan yang akan terjadi,

sehingga dapat menghasilkan moda kegagalan yang

memberikan akibat tertentu. Terakhir, detection

merupakan suatu penilaian mengenai kemampuan kontrol

dalam mendeteksi kesalahan maupun moda kegagalan

(failure mode) yang menyebabkan terjadinya kegagalan

Berikut ini penetapan severity untuk setiap

waste.berdasarkan hasil brainstorming dari para

pengelola dokumen.

Tabel 5. Penetapan severity untuk setiap waste

Kemudian penetapan occurance untuk setiap waste

menurut Kurniawan (2011).

Tabel 6. Penetapan occurance untuk setiap waste [4]

Selanjutnya penetapan detection untuk setiap waste

menurut Kurniawan (2011).

Ra

nk

(Bo

bo

t)

Pe

rce

nt

(%)

Jenis Waste

Count

20.0 17.0 16.0 13.0 5.0

Cum % 29.0 49.0 66.0 82.0

0.29

95.0 100.0

0.20 0.17 0.16 0.13 0.05

Percent 29.0

Other

Exce

ssive

Mot

ion

Inap

prop

riate

Pro

cess

ing

Ove

r Inv

entory

Defe

ct

Waitin

g

1.0

0.8

0.6

0.4

0.2

0.0

100

80

60

40

20

0

Pareto Chart of Waste

4

Tabel 7. Penetapan detection untuk tiap waste [4]

Berikut ini merupakan nilai RPN dari masing-

masing waste dimana RPN tertinggi diberi lingkaran

berwarna merah. Perhitungan nilai RPN diperoleh dari

perkalian nilai Severity (S) dengan nilai Occurance (O)

dan Detection (D). Berikut merupakan contoh

perhitungan nilai RPN dari salah satu sub waste yaitu

dokumen hilang dalam pelaporan.

Tabel 8. Matriks klasifikasi nilai RPN

X L M H

L L M M

M M M H

H M H H

RPN = Severity ∗ Occurance ∗ Detection….. [6]

RPN dokumen hilang = H x H x M

RPN dokumen hilang = H

Nilai RPN dokumen hilang termasuk bernilai besar

karena tergolong dalam kategori high (H), sehingga perlu

diidentifikasi lebih lanjut.

Tabel 9. Nilai RPN masing-masing waste

5

3.5 Perancangan Sistem

Dalam merancang sistem informasi perlu dibuat

trelebih dahulu data flow diagram (DFD) yang

merupakan gambaran grafis suatu sistem yang

menggunakan sejumlah bentuk-bentuk diagram untuk

menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu

proses yang saling berkaitan [5]. Berikut rancangan alur

data (DFD) untuk level 0 sebagai gambaran grand design

e-document system :

E-document system

Jurusan Teknk Industri ITS

Dosen

Mahasiswa

1 Administrasi Dokumen

Berita acara - presensi

Bukti kegiatan,penghargaan

Perusahaan

LPPM

Biro SDM

HMTI

Kalab

Alumni

Tim KurikulumSilabus dan SAP

Modul

praktik

um

Daftar L

ulusan

dalam lim

a tahun te

rakh

ir Dokum

en Pendukung

Pelayananan kepada M

ahasiswa

Laporan

Penelitian

Laporan

penelitian

dan hibah

Auditor

Silabus dan SAP

Berita acara monitoring

Bukti kegiatan,penghargaanData Prestasi

Laporan penelitiandan hibah

Surat Kerjasama

Dokumen tentang jaminan mutu

Dokum

en kinerja luusan

Panduan Pembim

bingan

Laporan pengabdian masyarakat

Rat

a-ra

ta la

ma

stud

i

Dpkumen tentang

jaminan mutu

Serifikat Tenaga KependidikanProyek penelitian

Lapo

ran

Kegi

atan

Him

puna

n da

n

Kem

ahas

isw

aan

Bukti keikutsertaan organisasi

keilmuan/keprofesian

Laporan Proyek penelitian

Laporan Proyek

penelitian

Dokumen pendukung

kegiatan peninjauan

kurikulum

SK studi

Surat

Kerjasama

Bukti keikutsertaan organisasi

keilmuan/keprofesian

Laporan

Contoh

soal

Form KP G Nilai KP

Form KP F

Publikasi

Ilmiah

Data

Riwayat

RBTI

Laporan Tugas AkhirLaporan Kerja Praktek

Form TA (1)

PHKILaporan penelitian dan PKM

hibah

BAAK

Data Prestasi

Mahasiswa

Dokumen pendukung

kegiatan peninjauan

kurikulum

DP3

buku

jurnal

proceeding

buku

Kemudiann dihubungkan antar entitas ke dalam

rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) dan juga

Conceptual Data Model (CDM) sehingga terbentuk

rancangan hubungan pada database pada microssoft

access:

Gambar 5. hubungan pada database

Dari gambar di atas terlihat entitas yang saling

berhubungan sesuai dengan kebutuhan atributnya, adapun

entitas yang termasuk dalam sistem pengelolaan dokumen

Jurusan Teknik Industri ITS antara lain, hibah, mata

kuliah, prestasi, praktikum, struktur, lab, KP, penelitian,

TA, dosen, dan bahan pustaka.

3.6 Poka-Yoke System

Tujuan dari Poka yoke adalah untuk mencegah

terjadinya defect, karena berkaitan dengan kerja dan

manusia maka tidak lepas dari ilmu kerja yakni dengan

prinsip “fit the task to the man” [1]. Sehingga manajemen

tidak hanya menghabiskan tenaga untuk mengingatkan

dan menyalahkan orang untuk mencegah terulangnya

kesalahan, tapi harus tahu bagaimana cara untuk

memperbaiki proses sehingga kesalahan sama tidak

terulang.

Login Password berdasarkan job desc masing-

masing staf terdiri atas 3 bagian yakni akademik,

kepegawaian dan administrasi umum. Berikut Admin

yang terdaftar dalam sistem

Gambar 6. Sistem Log in

setelah login maka akan memilih database dokumen

sesuai dengan bidang masing-masing pada dashboard

menu.

Gambar 7. Display dashboard menu

Kemudian ada beberapa form yang akan diolah sesuai

kebutuhan, namun masih terdapat 3 fungsi lain seperti

search, edit, dan delete. Adapun kelebihan sistem ini

sudah terintegrasi sehingga antar pengelola dokumen bisa

mengakses kebutuhan dokumen baik dari administrasi,

akademik, maupun kepegawaian, yang salah satu

kegunaannya adalah untuk akreditasi jurusan. Dengan

menggunakan aplikasi ini dimungkinkan laporan

dalam bentuk softcopy, kemudian dalam pencarian

dokumen dapat diketahui letak lokasi dokumen dengan

mudah sehingga Retensi dokumen dapat diketahui secara

otomatis. Kemudahan akses dokumen yang sudah

terintegrasi namun masing-masing admin memiliki

otoritas yang berbeda. Dibuat secara intranet (localhost)

sehingga tidak dimungkinkan bisa diakses dari luar proxy

ITS. Namun sistem ini masih memiliki kekurangan yaitu

display yang masih sederhana dengan rancangan

intterface yang masih minimalis sehingga diharapkan

pengembangannya lebih menarik baik secara fungsi dan

interface.

IV. SIMPULAN

Adapun waste yang ditemukan pada proses bisnis

adminstrasi di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu

waste kategori waiting sebanyak 29%, deffect sebesar

20%, Excessive Inventory sebesar 17% dan inappropriate

proccessing sebesar 16%.

Adapun permasalahan paling berpengaruh yang

menjadi penyebab waste dalam pengelolaan dokumen di

Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu menunggu,

banyak berkas yang sudah tidak dipakai, kesalahan

memasukkan data dan dokumen yang hilang dengan

kategori nilai RPN ke dalam high (H) risk.

Prototype e-document system untuk pengelolaan

administrasi dokumen disimulasikan secara langsung

dengan hasil lebih efektif dalam pengelolaan dokumen.

Hal ini dikarenakan sistem terintegrasi antar pengelola

dokumen.

Gambar 4. DFD level 0

6

V. DAFTAR PUSTAKA

[1] Gaspersz, Vincent. 2007. Lean Six Sigma For

Manufacturing and Service Industries. Jakarta: Penerbit

Pt. Gramedia Pustaka Utama

[2] Inspira. 2010. http://www.ims.web.id/sistem_

kearsipan_dms. htm. Diakses tanggal 28 Maret 2012

[3] Jucan, George. 2005. Root Cause Analysis for IT

Incidents Investigation.

[4] Kurniawan. V. 2011. Implentasi Lean Manufacturing

untuk Meningkatkan Efisiensi pada UD. Kembang jaya.

Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.

[5] McLeod, R. J. 2001. Management Information System,

Casebook. Texas: Pearson.

[6] Susetyo, Joko. 2009. Analisis Pengendalian Kualitas

Dan Efektivitas Dengan Integrasi Konsep Failure Mode

& Effect Analysis Dan Fault Tree Analysis Serta Overall

Equipment Effectiveness. Jurnal Teknologi

Technoscientia, Vol. 2 No. 1. 70-77.

.