Peranan Ketua Jabatan

8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan

1/65

1

PERANANKETUA

JABATAN DALAM ASPEKPENGURUSAN TATATERTIB


2/65

2

1. Siapa Ketua Jabatan

2. Bidang Kuasa Ketua Jabatan

3. Definisi Pengurusan Tatatertib4. Alat Kawalan Tatatertib Dalam Sektor

Awam

5. Pendekatan Pengurusan TatatertibYang Berkesan


3/65

3

6. Fungsi Umum Ketua Jabatan Dalam

Aspek Pengurusan Tatatertib

7. Tanggungjawab Ketua JabatanSebagai Pelapor

8. Kelemahan Dalam Pengurusan

Tatatertib dan Cara Mengatasinya


4/65

4

Mengikut Peraturan 3 (Peraturan-peraturan

Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993:

Seorang Pegawai Yang Bertanggungjawab BagiSesuatu Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi,Unit Dan Termasuk Pegawai Dalam KumpulanPengurusan Profesional Yang Diberi Kuasa Secara

Bertulis Oleh Pegawai Yang BertanggungjawabBagi Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi AtauUntuk Bertindak Bagi Pihaknya.


5/65

5

Pengetua/Guru Besar

Guru Penolong Kanan yang

menjalankan pengurusan danpentadbiran sekolah

AkauntabilitiGPK accountable menjalankan kuasa

Guru Besar/Pengetua dan

menanggung risiko surcaj/tatatertib


6/65

6

Mengikut Peraturan 3C(1) - Menjalankan

kawalan dan pengawasan tatatertib ke

atas pegawai bawahan dan mengambil

tindakan yang sesuai ke atas pegawaiyang melakukan pelanggaran kepadaperaturan.

Mengikut Peraturan 3C(2) - Pelanggaran3C(1) disifatkan sebagai cuai / tidak

bertanggungjawab membolehkantindakan diambil


7/657

Standard kepada perilaku pegawai

perkhidmatan Awam ditetapkan di

dalam Peraturan-Peraturan Pegawai

Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993

Pematuhan Umum

Tanggungjawab Ketua Jabatan

Tatakelakuan

Prosedur


8/658

Prosedur Am

Prosedur Dalam kes tak hadir bertugastanpa cuti dan tidak boleh dikesan

Prosedur kes jenayah dantahanan/buang negeri

Tahan kerja dan gantung kerja

Penamatan demi kepentingan awam Surcaj


9/659

1. Membuat siasatan

2. Mengemukakan laporan kepadaPengerusi Lembaga tatatertib untuk

pertimbangan di bawah Peraturan 353. Lembaga tatatertib bersidangmenentukan prima facie dan menelitidraf surat pertuduhan

4. Surat pertuduhan dihantar (tempoh 21hari)

5. Kemukakan jawapan bela diri danUlasan Ketua Jabatan


10/6510

6. Lembaga bersidang membuat keputusan

dan menimbang hukuman

7. Surat pemberitahuan keputusan

dihantar/peluang merayu (tempoh 14hari)

8. Ketua Jabatan kemukakan rayuan

beserta ulasan ke Lembaga Rayuan9. Lembaga Rayuan membuat keputusan

10. Rayuan diputuskan dan hukuman direkod

dalam buku rekod perkhidmatan


11/6511

Peraturan-Peraturan Lembaga TatatertibPerkhidmatan Pendidikan 1994

[P.U.(A)498/94] Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib

Perkhidmatan Awam 1993[P.U.(A)396/93]


12/6512

Bil Kuasa Lembaga danKeanggotaan

1. Buang Kerja danTurun Pangkat

Gred 41 ke atas Lembaga SuruhanjayaPerkhidmatan Pendidikan

Lembaga SuruhanjayaPerkhidmatan Awam


13/65

13

Bil Kuasa Lembaga dan Keanggotaan

1. Bukan BuangKerja/ TurunPangkat

Gred 41 dan Gred44

Lembaga TatatertibKumpulan Pengurusan No.2

Pengerusi : KSUAhli : KPPM

: SUB(SM)

2. Gred 48 Ke Atas Lembaga TatatertibKumpulan Pengurusan No.1di JPA


14/65

14

Bil Kuasa Lembaga danKeanggotaan

1. Buang Kerja/Turun Pangkat

Gred 40 keBawah

Lembaga TatatertibKumpulan Sokongan No.1

Pengerusi : KSUAhli : KPPM

: PUU


15/65

15

Bil Kuasa Lembaga dan Keanggotaan

1. Bukan Buang Kerja/Turun Pangkat

Gred 40 ke bawah(Bagi pegawai diBhgn/JPN)

Lembaga TatatertibKumpulan Sokongan No.2

Pengerusi : TKSU (P)Ahli : TKPPM

: SUB(SM)

2. Gred 40 ke bawah(di PPD/Sekolah)

Lembaga Tatatertib JabatanPelajaran Negeri


16/65

16

Pencegahan (Preventive)

Pembaikan (Corrective)

Hukuman (Punitive)


17/65

17

Meningkatkan mekanisme kawalan

dalaman:

Peraturan Dan Panduan Kerja Yang Jelas,Lengkap Dan Kemas - Manual Prosedur Kerja

Memaklumkan Dan Memantau Sistem, Prosedur

Dan Proses Kerja PegawaiMerancang Urusan Perolehan Dengan SistematikMengikut Peraturan


18/65

18

Menghadkan kuasa budi bicara yangberlebihan

Memantau gaya hidup pegawai dan staf dibawah penyeliaan

Memberi kuasa secara bertulis kepadapegawai-pegawai bawahan

Menetapkan standard masa untuk

melaksanakan kerja Menurunkan kuasa dan menentukan kriteria

yang jelas dalam membuat keputusan, polisidan dasar


19/65

19

Mengubahsuai/ mengemas kini borang tindakansupaya mudah difahami

Memberi penerangan peraturan danperlindungan keselamatan

Program Latihan/proram penghayatan agamadan nilai murni

Mesyuarat dan perjumpaan berkala denganpekerja sebagai sistem pelaporan serta memberiruang membuat keputusan sacara kolektif


20/65

20

Penilaian prestasi yang berterusan

Penyimpanan rekod kehadiran dan

ketidakhadiran dan lain-lain analisis rekodpenting berkaitan tugas rasmi

Pemeriksaan kesihatan

Pengiktirafan

Menubuhkan Sistem Saluran Aduan Dalaman


21/65

22

Perbincangan/Rundingan

Penempatan semula bagi

mendapatkan suasana baru dan kursus

motivasi

Rujuk kepada kaunselor untuk sesi

Kaunseling

Rujuk kepada Pegawai PerubatanKerajaan

Rujuk Kepada Pakar Psikiatri


22/65

23

Siasatan

Menyediakan laporan kepada

Lembaga Tatatertib dan syor hukumantatatertib

Melaksanakan urusan pentadbiran

prosiding tatatertib Menjalankan fungsi spesifik seperti

dalam PPPA 1993 (P.U.A) 395


23/65

24

Memotong gaji pegawai secara

pentadbiran mengikut Perintah Am 14A,

Bab C bagi Tempoh-tempoh tidak

datang bertugas sementara menunggukesalahan ini dilaporkan kepada Pihak

Berkuasa Tatatertib. Pemotongan gaji

secara pentadbiran dikecualikan bagi

kes pegawai yang tidak hadir bertugas

kerana ditahan di bawah perintah

reman Polis bagi tujuan siasatan.


24/65

25

Laporan perlu lengkap dengan fakta

keterangan bukti bagi menyokong

dakwaannya. Menyampaikan Surat Pertuduhan dan

Surat Akuan Terima yang dikeluarkan

oleh LTT di JPN / Kementerian/ SPP)

kepada pegawai yang dituduh.


25/65

26

Surat Pertuduhan dihantar dengan

tangan kepada pegawai/ pos biasa

ke alamat terakhir yang diketahuimengikut Peraturan 52,

P.U.(A)395/1993

Kegagalan menyampaikan

boleh mengakibatkan prosidingmenjadi tidak sah dan pegawai bebas

dari hukuman tatatertib.


26/65

27

Memberikan ulasan kepada representasi /

jawapan bela diri pegawai kepada

pertuduhan dan memanjangkannya

kepada Lembaga Tatatertib

Menyampaikan keputusan dan Surat

Akuan Terima yang diberikan oleh LTT

kepada pegawai yang dituduh (bagi kes-kes jenayah surat di atas ialah sama ada

surat Perintah Tahan Kerja/ Gantung Kerja/

Hukuman Tatatertib


27/65

28

Memanjangkan rayuan pegawai beserta ulasanKetua Jabatan kepada Lembaga Rayuan

Memanjangkan keputusan dan merekodkanhukuman dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

Menyemak Buku Rekod Perkhidmatan dari masake semasa untuk melaksanakan hukuman yang

berkuatkuasa pada tarikh-tarikh pergerakan gajipegawai yang akan datang supaya tidakterlepas pandang dan juga menyemak darimasa ke semasa pelaksanaan


28/65

29

Memaklumkan segera kepada pihak-pihak

berkuasa berkenaan yang mempunyai

ikatan perjanjian dengan pegawai supayamengambil tindakan sewajarnya bagi kes-

kes pegawai yang telah dikenakan tindakan

buang kerja.


29/65

TINDAKAN KETUA JABATAN DI

BAWAH P.U.(A)395/1993

30


30/65

31

Menimbangkan permohonan pegawai

bawahan yang memohon membuat

PEKERJAAN LUAR/ KERJA SAMBILAN

Guru Besar/ Pengetua - Mengkaji

permohonan dan implikasinya kepada

prestasi kerja di sekolah danmemperakukan kepada JPN sama ada

bersetuju /tidak dalam tempoh 3 bulan

sebelum tugasan berjalan.


31/65

32

Memperakukan kes penagih DADAH yang

disahkan oleh Pegawai Perubatankerajaan untuk dikenakan tindakan

tatatertib / ditamatkan perkhidmatannya

di bawah Peraturan 49 sekiranya telah

mencapai umur persaraan pilihan.


32/65

33

Menimbang untuk membenarkan atau

menolak penerimaan hadiah atau

cenderamata yang dilaporkan olehpegawai bawahannya berdasarkan

perihal lengkap/anggaran dan

nilaiannya.


33/65

34

Memberi pendapat/ ulasan terhadap

permohonan perolehan atau PEMILIKANHARTA oleh seseorang pegawai

bawahannya

Memberi komen sama ada sumber

perolehan konsisten dengan gred

jawatan


34/65

35

Sampaikan keputusan Ketua Jabatan

beserta satu salinan borang pengisytiharan

harta yang telah ditandatangani untuk

simpanan pegawai dan satu salinandisimpan dalam fail pegawai (Tidak perlu

dikemukakan ke Kementerian).

Merekodkan dalam Buku Rekod

Perkhidmatan Pengisytiharan harta yang

telah diambil maklum oleh Ketua Jabatan.


35/65

36

Ketua Jabatan boleh meminta seseorang

pegawai yang didapati MENYELENGGARATARAF HIDUP YANG MELEBIHI DARIPADA

EMOLUMEN rasminya dan berpendapatan

persendirian yang sah, jika ada, memberi

penjelasan secara bertulis dalam tempoh30 hari daripada tarikh surat diterima.


36/65

37

Ketua Jabatan hendaklah memberi laporankepada Lembaga Tatatertib berkenaankerja dan kelakuan pegawai pada masasebelum dan semenjak pegawainyaberada dalam KETERHUTANGAN YANGSERIUS.

Laporan mengandungi penyataan halehwal Harta dan syor samada pegawaipatut diambil tindakan atau sebaliknya (ruj.Surat Pekeliling Bil. 4/1983).


37/65

38

Ketua Jabatan hendaklah memberi ulasan

terhadap permohonan memegang

jawatan dalam parti POLITIK yang dipohonoleh pegawaipegawai Kumpulan

Sokongan/ P&P.

Guru Besar/ Pengetua - Kemukakan

perakuan dan ulasan kesan penglibatan

pegawai kepada prestasi pegawai.


38/65

39

Ketua jabatan hendaklah memberi ulasan

kepada permohonan BANTUAN GUAMANyang dibuat oleh mana-mana pegawai.

Memberi ulasan dan pendapatnya sama

ada menyokong /tidak tuntutanpegawainya berasaskan segala fakta dan

apa-apa maklumat yang berkenaan.


39/65

40

Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan

pegawai balik melapor diri bertugas

menerusi surat berdaftar Akuan Terimayang dihantar ke alamat terakhir yang

diketahui bagi pegawai-pegawainya yang

TIDAK HADIR BERTUGAS SECARA

BERTERUSAN MELEBIHI 7 HARI ATAU TIDAK

DAPAT DIKESAN.


40/65

41

Mengemukakan laporan kepada Pihak

Berkuasa Tatatertib sama ada pegawai

MELAPOR DIRI/ TIDAK UNTUK BERTUGASdalam masa 7 hari dari tarikh penyiaran

notis dalam akhbar.


41/65

42

Ketua Jabatan apabila mengetahui

bahawa perbicaraan undang-undang

sedang dibawa terhadap mana-manapegawainya, hendaklah memohon

laporan daripada Pendaftar atau

Penolong kanan Pendaftar Mahkamah

yang mengandungi maklumat-maklumatseperti berikut:-


42/65

43

Ketua Jabatan hendaklah membuat

perakuan kepada Suruhanjaya

Perkhidmatan/ LTT Kumpulan Sokongan(No.1) di Kementerian supaya seseorang

pegawai dikenakan perintah tahan kerja

atau tidak, berikutan daripada pertuduhan

jenayah yang dihadapkan kepadapegawai yang berkenaan di Mahkamah.


43/65

44

Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuankepada SPP/ LTT Kump. Sokongan (No.1) diKementerian supaya seseorang pegawai yang

disabitkan oleh Mahkamah Jenayah ataudikenakan apa-apa perintah tahanan oleh Y.BMenteri Dalam Negeri dikenakan hukumanbuang kerja atau hukuman-hukuman lain atau

diuruskan dengan cara lain, bergantung padasetakat mana kesalahan memburukkan namaPerkhidmatan Awam.


44/65

45

Ketua Jabatan boleh memperakukan kepadaKerajaan supaya seseorang pegawaiditamatkan perkhidmatan demi kepentingan

awam di bawah peraturan 49. Sebelum perakuan dibuat Ketua Jabatan

bertanggungjawab mengenalpasti samaada alasan dan fakta keterangan

membuktkan bahawa salahlaku pegawaitidak boleh diuruskan dengan sesuaimengikut tatacara yang ditetapkan dibawah PPPA (Kelakuan & Tatatertib)1993.


45/65

46

Ketua Jabatan hendaklah mengarahkansupaya keputusan LTT direkodkan di dalam

Buku Rekod Perkhidmatan pegawai. Tujuan rekod - Elak kes terlepas pandang

untuk laksanakan hukuman yangmelibatkan perubahan gaji yang

berkuatkuasa pada tarikh pergerakan gajiakan datang atau penalti-penalti yangdikenakan dalam urusan kenaikan pangkatatau lain-lain anugerah.


46/65

TINDAKAN KETUA JABATAN DI

BAWAH P.U.(A)396/1993 DAN

P.U.(A)498/1994

47


47/65

48

Ketua Jabatan hendaklah memberi ulasankepada rayuan tatatertib yang dibuat oleh

pegawai yang terkilan dengan keputusan LTTdan mengemukan rayuan kepada LembagaRayuan Tatatertib dalam tempoh 30 harikepada Lembaga Rayuan Tatatertib di SPA/SPP

Memberi komennya mengenai rayuanpegawai berasaskan keterangan yang diberi.


48/65

49

SIAPA PELAPOR ?

Ketua Jabatan/Ketua Cawangan /Ketua

Unit.Ketua Jabatan yang mempunyai

kepentingan-kepentingan dalam kes

perlu mengelakkan diri dari menjadi

pelapor dan digantikan oleh pegawainya

yang lebih kanan ( rules against bias).


49/65

50

Aduan individu, orang awam , Badan

Pencegah Rasuah, Polis, Mahkamah,

Persatuan/ Kesatuan, Pertubuhan-Pertubuhan Politik, Agensi seperti Pejabat

Pendaftaran Pertubuhan, Pejabat

Syarikat/Institusi Kewangan dan lain-lain.


50/65

51

Peringkat Siasatan:

Siasatan Awal (preliminary enquiry)

dijalankan sebelum surat pertuduhandikeluarkan.

Siasatan Sebenar (regular enquiry)

dijalankan semasa Lembaga Tatatertibbersidang untuk menentukan prima

facie kes.


51/65

52

Perlu buat siasatan awal - pastikan samaada aduan mempunyai asas/tidak untuk

membuktikan wujud prima facie kes danpegawai boleh dihadapkan pertuduhan.

Obligasi moral Ketua Jabatan ialah dari segi

menanggung beban pembuktian kes(Burden of Proof)


52/65

53

Mengesan bukti atau fakta yang

diperolehi sama ada dalam bentuk bukti

lisan/bertulis (dokumen) yang bolehmenjawab kepada 6 soalan berikut:

Tentukan siapa, bila, dimana, apa,

bagaimana dan mengapa berlaku?


53/65

54

Keterangan Dokumen (primary/ secondary

Document)

Dokumen asal atau dokumen salinan yang

disahkan dengan rasmi oleh Pihak Berkuasa

berkenaan yang mempunyai kaitan dengan

kes.


54/65

55

Pengesahan lisan dari saksi-saksi yang

mendakwa ada melihat/ mendengar/

menerima maklumat dari sumber-sumberyang boleh dipercayai/ sahih.


55/65

56

Pengesahan pihak ketiga yang pakar

bagi membuktikan kesahihan maklumat

seperti dari Pegawai Perubatan, Pegawai

Audit, BPR, Timbalan Pendakwaraya dan

sebagainya.


56/65

57

Penyelidikan dari Sumber Dalaman

rekod-rekod Jabatan

Maklumat dari pegawai/ kakitangan Menerusi Soal Siasat/Temubual

Cara langsung antara Ketua Jabatan/

pegawai

Melalui Jawatankuasa Siasatan seperti

BPR, Polis dan Pihak Audit


57/65

58

Menerusi Pihak Ketiga

Mendapat dokumen sokongan/

keterangan tambahan dari agensi

luar yang berkaitan dengan kes

seperti Polis, Mahkamah, Institusi

Kewangan, Pertubuhan, PengesahanPakar atau lain-lain pihak.


58/65

59

Cara ini bukan mandotari kerana siasatan

awal belum sampai ke tahap Quasi

judicial proceeding (Siasatan Sebenar) di

mana diperingkat awal ini pegawai tidakada hak untuk mendengar kes. Di

peringkat ini pegawai boleh menjawab

atau memilih untuk tidak menjawab surat

tunjuk sebab yang dikeluarkan oleh KetuaJabatannya.


59/65

60

Ketua Jabatan syor hukuman

berdasarkan pandangan mengenai

perlanggaran dan kesannya kepada

organisasi serta rekod prestasi.

Syor hukuman biar setimpal dan

mempunyai unsur corrective bukanberdasarkan emosi/prasangka.


60/65

61

Satu keterangan yang reliable cukup untuk

meyakini LTT untuk tegakprimafacie kes.

Penemuan baru dalam siasatan Ketua

Jabatan boleh dijadikan asas tambahanmenyokong perilaku yang dilaporkan.

Rekod salahlaku dalam Buku Rekod

Perkhidmatan yang lepas boleh dijadikanasas ada prima facie bagi kesalahan baru.

Rumusan tidak boleh berdasarkan andaian

(hearsay)


61/65

62

Kes akan menjadi lewat diselesaikan

Surat pertuduhan akan digubal secara

umum, tidak dirangka menepati isu yangspesifik dan disokong oleh keterangan bukti.Bertentangan dengan prinsip perundangannaturaljustice

Kes akan menjadi lemah/sukardipertahankan kerana tiada keteranganfakta yang konkrit untuk membuktikankewujudan primafacie


62/65

63

Jika kes diteruskan, hukuman yang

dijatuhkan tidak tepat, atau tidak setimpal

dengan kesalahan. Kesahihan keputusan Lembaga Tatatertib

boleh dipertikaikan oleh Lembaga Rayuan

(jika pegawai membuat rayuan).

benefit of doubt kepada yang dituduh dan

keputusan dicabar di mahkamah


63/65

64

Sikap negatif enggan melaporkan kes

Lewat mengemukakan laporan kes dalamtempoh yang munasabah

Laporan tidak lengkap/tidak jelas

Dokumen keterangan tidak kemaskini /lengkap

Kenyataan perkhidmatan tidak kemaskini


64/65

65

Rekod dan dokumen keterangan kes tidak

mencukupi untuk menyokong dakwaan Ketua Jabatan tidak menunjukkan

komitmen dengan mengemukakan

pendirian serta syor.

Penemuan berdasarkan hearsay

evidence.

Prinsiprule against bias


65/65

SEKIANTERIMA KASIH

Documents

Peranan Ketua Jabatan