PENGUKURAN PRODUKTIVITAS KERJA

KARYAWAN

Oleh : kelompok 3 SK-013Mata Kuliah : Modern Office Administration -Fitri Shabrina-Nur Nafiah-Ulfi Rahmadianti

Pengertian

Pengukuran produktivitas kerja karyawan

adalah sarana untuk menganalisa dan

mendorong efisiensi produksi.

Pengukuran Produktivitas Kerja

Karyawan

Pengukuran produktivitas kerja menitik beratkan

pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan,

dan merupakan input terpenting dalam perencanaan

SDM, estimasi biaya pegawai (pembayaran upah),

penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam

mendesain sistem insentif.

Informasi yang diperoleh dari proses

pengukuran kerja digunakan untuk penentuan standar

kerja, yang menjelaskan kinerja yang diharapkan dari

output dalam waktu tertentu.

Ada beberapa metode/cara yang dapat

digunakan dalam mengukur kinerja, yaitu

dengan mengukur beberapa aktivitas

admnistrasi kantor utama melalui

penghitungan berapa jumlah unit tugas yang

diselesaikan oleh pegawai dalam rentang

waktu tertentu.

Mengukur aktivitas atau pekerjaan yang

dilakukan dengan membandingkan hasil

kerja aktual dengan yang diharapkan.

Mempermudah kerja manajer administrasi

dalam merencanakan kebutuhan pegawai

guna menyelesaikan tugas atau proyek

dengan waktu yang telah ditentukan

TUJUAN PENGUKURAN KERJA

Memberikan dasar bagi keputusan perusahaan untuk

menambah pegawai baru dengan metode yang tepat (pegawai

paruh waktu, pegawai temporer, dan lain lain).

Membantu menentukan tingkat efisiensi dari metode dan

proses kerja yang dilakukan saat ini.

Membantu menyederhanakan proses kerja yang selama ini

telah digunakan oleh organisasi denfan mengurangi proses

yang tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Membantu mengontrol biaya operasi perkantoran.

Membantu menentukan beban kerja yang sesuai bagi pegawai

(pekerjaan yang dibebankan kepada pegawai akan sesuai

dengan kemampuan dan keterampilan).

Manajer Administrasi dapat mengidentifikasi

pekerjaan yang dapat diisolasi dan dihitung. Untuk

memastikan hasil yang akurat, tugas harus

konsisten dari satu pengukuran dengan

pengukuran yang lain, karena fluktuasi hasil

pengukuran akan dengan mudah menghancurkan

tingkat kepercayaan terhadap standar kerja yang

akan ditetapkan nanti.

AKTIVITAS TERUKUR

Manajer Administrasi akan melakukan perencanaan dan

investigasi tentang program pengukuran kerja sesuai

dengan kondisi serta kebutuhannya.

Dan melakukan beberapa teknik untuk mendapatkan

dukungan karyawan yaitu salah satunya dengan

melakukan diskusi kelompok, tenang tujuan program

pengukuran kerja dan juga studi kasus tentang

organisasi yang memiliki program pengukuran kerja

yang sukses.

PROGRAM DAN LANGKAH PENGUKURAN

KERJA

Langkah pengukuran kerja yang diberikan oleh Quible (2001) :

1. Membuat rencana awal.

2. Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap program.

3. Mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program.

4. Mengumpulkan data-data penting.

5. Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar.

6. Melatih supervisor fan manajer.

7. Menginstruksikan pegawai.

8. Evaluasi.

LANGKAH PENGUKURAN KERJA

Ada beberapa kriteria yang patut di pertimbangkan sebelum

memilih teknik yang akan digunakan, yaitu:

1. Tujuan penggunaan standar kerja;

2. Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja;

3. Biaya yang dianggarkan perusahaan dalam mengembangkan

standar kerja;

4. Sifat dari pekerjaan yang membutuhkan standar kerja;

5. Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar

kerja dari individu yang bertanggung jawab.

TEKNIK PENGUKURAN KERJA

TEKNIK PENGUKURAN KERJA

Ada beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat

digunakan diperusahaan menurut Stevenson (2005),

antara lain:

1. Laporan Produksi

Kelebihan dari penggunaan teknik ini adalah sederhana,

mudah dimengerti dan murahsehingga teknik ini

merupakan satu-satunya teknik yang mungkin

digunakan oleh banyak perusahaan.

Kekurangan dari teknik ini adalah kemungkinan kurang

akuratnya standar kerja yang dihasilkan.

TEKNIK PENGUKURAN KERJA

2. Work Sampling

Menurut Neibel dan Freivalds (1999), beberapa manfaat penggunaan

metode ini adalah:

Hasil tidak terpengaruh oleh fluktuasi pekerjaan dan tepat untuk proses

kerja jangka panjang.

Tidak mengganggu pekerjaan yang dilakukan pegawai.

Pegawai akan bersikap koorperatif;

Biaya dan waktu yang dibutuhkan relatif sedikit;

Sangat tepat untuk pekerjaan yang tidak berualang ulang;

Kekurangan dari teknik ini adalah:

kurang detailnya pengamatan terhadap komponen pekerjaan;

Pegawai membuat kinerjanya lebih baik ketika ada pengamat atau

peneliti.

Kurang sesuai untuk pekerjaan yang memerlukan aktivitas berulang

ulang.

3. Time Study (Stopwatch Time Study)

Kelebihan sistem ini antara lain:

Tingkat akurasi yang tinggi dibandingkan dua metode

terdahulu.

Standar kerja yang dihasilkan juga dapat segera

diaplikasikan guna meningkatkan kinerja karyawan.

Kekurangan teknik ini antara lain:

Proses pengukuran sering kali membutuhkan analis yang

terlatih dan akan menambah biaya program pengukuran

kerja.

Pegawai administrasi venderung beraksi negatif pada

standar yang ditentukan dengan teknik stopwatch.

4. Pengamatan Micromotion

Keuntungan pengamatan micromotion adalah

1. sangat akurat;

2. Cocok untuk menganalisis tahapan dari proses kerja;

3. Menyederhanakan proses kerja karena gerakan yang

tidak ada nilai tambah akan tampil pada rekaman.

Kekurangan menggunakan teknik ini adalah

4. Lebih mahal dari teknik pengukuran kerja yang lain;

5. Penggunaannya terbatas pada proses kerja dengan

volume dan biaya yang tinggi;

6. Membutuhkan analis yang terlatih.

5. Standar Waktu yang Diperkirakan

Kelebihan dari teknik pengukuran kerja ini adalah

1. Data yang diperoleh lebih akurat;

2. Tidak akan terdapat gangguan dalam pekerjaan yang dijadikan objek

penelitian;

3. Sementara standar dapat ditentukan meskipun pekerjaan belum

terselesaikan;

4. Keberadaan analis tidak diperlukan dalam mengembangkan standar.

Kekurangan dari teknik yang satu ini adalah

5. Dibutuhkan biaya yang besar untuk data sekunder yang akan

digunakan;

6. Beberapa aktivitas kantor yang membutuhkan penyelesaian dalam

durasi yang cukup lama relatif kurang tepat;

7. Penembangan standar internal memakan banyak waktu dan biaya.

Standar Kerja

Standar kerja terbaik harus ditetapkan dengan asumsi

mampu memberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerja

dengan baik, dan juga pada tingkat dimana rata rata

karyawan dapat mencapainya.

Agar standar kerja berjalan dengan efektif maka standar

kerja harus mendapat penerimaan dari para pegawai, karena

bagi beberapa perusahaan mendapatkan penerimaan dari

para pegawai lebih sulit dibanding mengembangkan standar

kerja tersebut.

STANDARISASI KERJA

Keuntungan Standar Kerja

Penggunaan standar kerja memberikan beberapa keuntungan

penting (Garrison, dkk, 2005), antara lain:

1. Membantu meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam

menjalankan pekerjaannya;

2. Membantu menginformasikan pegawai tentang tingkat output

yang diharapkan.

3. Membantu manajer dalam membuat keputusan SDM.

4. Hanya dibutuhkan sedikit pengawasan dengan memberikan

kemandirian atas proses kerja yang memungkinkan

5. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai

6. Membantu meningkatkan moral karyawan dengan membuat

karyawan sadar akan apa yang diharapkan dari mereka

Jenis Standar

Ada beberapa jenis standar dalam administrasi perkantoran

yakni standar kuantitas, standar kualitas dan standar

deskriptif (Quibel, 2001).

1. Standar Kuantitas digambarkan sebagai unit output per

unit waktu. Standar kuantitas ini mempunyai dua jenis

yaitu subjektif dan engineered.

2. Standar kualitas adalah pekerjaan dikantor yang

aktivitasnya tidak dapat diukur.

3. Standar Deskriptif, standar ini juga tidak dapat diukur,

biasanya digunakan untuk mengetahui karakteristik

penerimaan secara deskriptif dari area atau objek

perkantoran.

Produktifitas perkantoran dapat ditingkatkan

dengan meningkatkan output dari karyawan

perkantoran. Tingkat efektivitas pengunaan

teknologi perkantoran, efisiensi proses kerja, dan

kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja

secara langsung atau tidak langsung akan

mempengaruhi kinerja pegawai dalam

menyelesaikan tugas yang dibebankan.

TEKNIK PENINGKATAN KINERJA

Berikut ini adalah gabungan

beberapa teknik yang dapat

meningkatkan kinerja pegawai

yang disarikan dari pendapat

Gomes-Mejia, dkk (2004), Quible

(2001), dan Robbins (2003), yaitu:

1. Pembagian kerja.

2. Penyederhanaan kerja

3. Rotasi kerja

4. Peningkatan kerja

5. Flextime

6. Management by objectives

7. Keamanan kerja

8. Partisipasi karyawan

9. Quality circles

10. Kualitas masa kerja

11. Program asistensi karyawan

12. Komunikasi

13. Insentif dan penghargaan

14. Menurunkan stres karyawan

15. Manajemen waktu

16. Total Quality Management

Jumlah tanggung jawab yang dimiliki manajer administrasi

perkantoran untuk meningkatkan produktivitas berbeda

antara perusahaan yang satu dengan yang lain. Kontribusi

manajer administrasi perkantoran pada peningkatan

produktivitas perusahaan sangatlah nyata. Dengan teknologi

bara sangat berpengaruh pada peningkatan produktivitas

dan kesadaran mereka akan berbagai strategi yang

digunakan untuk berfungsi secara vital.

IMPLIKASI PADA MANAJER

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Beberapa alternatif tersedia untuk

meningkatkan produktivitas perusahaan,

khususnya dalam proses mengatur karyawan.

Mayoritas teknik manajerial yang membantu

meningkatkan produktivitas karyawan sangat

ekonomis karena tidak membutuhkan biaya yang

besar. Biaya utama adalah pada usaha, waktu,

dan tenaga pikiran yang dicurahkan. Perusahaan

pada dasarnya mengetahui bahwa prioritas

utama adalah peningkatan produktivitas dikantor.

Kebanyakan perusahaan di Amerika Serikat termasuk

Ford motor, General Electric, Microsoft dan Hewlett-

Packard mengukur produktivitas kerja karyawannya

dengan Forced Ranking System. Dimana karyawan

dikelompokan berdasarkan prestasi kerjanya, dibagi

menjadi 3 kelompok yakni: diatas rata-rata, rata-rata,

dan dibawah rata-rata. Ford motor yakin bahwa sistem

ini diperlukan untuk membangun serta membentuk

budaya perusahaan dan membentuk manajemen yang

tanggap terhadap perubahan teknologi

Kasus (Case)

Sebagian karyawan menganggp sistem ini

seperti diskriminasi terhadap karyawan yang berusia

lanjut, karena rata rata mereka mengisi level C. . 1800

Manajer dibagikan kedalam kelompok yakni A, B, C.

Manajer yang berada dalam level C selama setahun

periode penilaian maka tidak akan mendapatkan

bonus, sedangkan manajer yang termasuk dalam

level C dalam masa 2 tahun periode penilaian akan

diturunkan jabatannya atau bahkan diberhentikan.

Dilihat dari cara penilaian evaluasi karyawan,

seharusnya perusahaan Form motor tidak

memberikan sanksi yang terlalu keras. Harusnya

karyawan atau manajer yang berada pada level

terbawah atau C diberi pelatihan / training untuk

mengembangkan kualitas dirinya, sehingga dapat

bersaing lagi dengan karyawan atau manajer kelas

atas.

SOLUSI