1. Pengertian Pengendalian

Dalam kamus Bahasa Indonesia, kata “kendali” berarti kekang, pengendalian berarti

pemimpin atau orang yang mengendalikan. Tak dapat diragukan lagi bahwa pengendalian

mempunyai kewenangan yang lebih terhadap obyek yang diawasi.

Seperti dikemukakan oleh Sujamto (1983:27), sebagai berikut : “Pengendalian adalah

segala kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan sesuai dengan rencana

yang telah ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki serta sesuai pula dengan segala

ketentuan dan kebijakan yang berlaku”.

Adapun menurut George. R Terry yang dikutip oleh Hasibuan (1996:246), sebagai

berikut : “Pengendalian dapat didefinisikan sebagai suatu proses penentuan apa yang

harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai

pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai

dengan rencana yaitu selaras dan standar”

Selanjutnya Koonz, mengemukakan pendapat yang disadur oleh Hasibuan (1996:245)

: “Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan,

agar rencana-rencana yang telah dibuat mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat

diselenggarakan”

Menurut Strong sebagaimana dikutip oleh Hasibuan (1996:245), mengemukakan

definisi pengendalian sebagai berikut ; “Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai

faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan

dalam rencana”

Definisi pengendalian selanjutnya dikemukakan oleh Syamsi (1983:108) adalah

sebagai berikut : “Pengendalian adalah fungsi manajemen yang mengusahakan agar

pekerjaan/ kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana, instruksi, pedoman, patokan,

pengaturan atau hasil yang telah ditetapkan sebelumnya”.

Berdasarkan uraian diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa pengendalian merupakan

pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi yang dilakukan oleh atasan atau pimpinan dalam

organisasi terhadap komponen organisasi dan sumber-sumber yang ada untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan sebelumya, secara terus menerus dan berkesinambungan

agar semua dapat berfungsi secara maksimal sehingga tujuan organisasi dapat tercapai

secara efektif dan efisien. Jadi jelas pengendalian merupakan proses pelaksanaan kerja

yang dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan rencana, instruksi, pedoman, patokan,

peraturan, atau hasil yang telah ditetapkan sebelumnya. Tindakan perbaikan (korektif)

dapat dilakukan jika terdapat penyimpangan-penyimpangan atau deviasi supaya tujuan

yang dihasilkan sesuai dengan rencana. Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai,

sampai pengukuran hasil yang akan dicapai, dan pengendalian ini diharapkan juga agar

pemanfaatan semua unsur manajemen yaitu Men, Money, Methods, Materials, Mechines

and Market atau ( 6M ) dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

2. Pentingnya Pengendalian1. Jembatan terakhir dalam rantai fungsional kegiatan manajemen

2. Pencapaian tujuan (tercapai/tidak)

3. Berkaitan dengan perencanaan

4. Berkaitan dengan pendelegasian

3. Jenis-jenis Pengendalian

Berdasarkan sifatnya, pengendalian dapat bersifat preventif, detektif, direktif, dan mitigasi. Namun, pengendalian sering kali dikelompokkan sebagai berikut:

1. Pengendalian umpan balik (feedback control) memperoleh informasi mengenai aktivitas-aktivitas yang telah selesai dijalankan. Pengendalian ini memungkinkan perbaikan di masa mendatang dengan mempelajari apa yang terjadi di masa lampau. Oleh karena itu, tindakan perbaikan terjadi setelah kejadian.

2. Pengendalian simultan (concurrent control) menyesuaikan proses yang sedang berjalan. Pengendalian real-time ini mengendalian aktivitas pemantauan yang terjadi saat ini untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang terlalu jauh dari standarnya.

3. Pengendalian ke depan (feedforward control) mengantisipasi dan mencegah masalah-masalah. Pengendalian ini memerlukan perspektif jangka panjang.

Mengenai jenis-jenis pengendalian ini Hasibuan (1996:248) mengemukakan sebagai

berikut :

1. Pengendalian Karyawan.

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan

kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan tugas yang

diembankan kepadanya, rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan lain

sebagainya.

2. Pengendalian Keuangan.

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan

(anggaran), tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk

pengendalian anggarannya.

3. Pengendalian Produksi.

Pengendalian ini di tujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi

yang di hasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditentukan.

4. Pengendalian Waktu.

Pengendalian ini ditujukan kepada waktu, artinya apakah waktu untuk

mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana dan target yang telah

ditetapkan.

5. Pengendalian Teknis.

Pengendalian ini ditujukan pada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan

dengan tindakan atau teknis pelaksanaan.

6. Pengendalian kebijaksanaan.

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-

kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.

7. Pengendalian Penjualan.

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah inventaris

perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

8. Pengendalian Pemeliharaan.

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris

perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa

kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

Pendapat lain mengenai jenis-jenis pengendalian menurut Siswanto Bejo (1990:163)

ditinjau dari sistem pelaksanaannya, maka pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi

sistem pengendalian umpan balik, pengendalian umpan maju, dan pengendalian

pencegahan. Secara lebih jelas akan dikemukakan dibawah ini :

1. Sistem Pengendalian Umpan Balik

Sistem pengendalian umpan balik beroperasi dengan pengukuran beberapa aspek

proses yang sedang dikendalikan dan perbaikan proses, apabila ukuran menunjukkan

bahwa proses menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian ini

memantau operasi proses maupun masukan dalam suatu usaha untuk menerka deviasi

yang potensial, agar tindakan perbaikan atas deviasi yang terjadi dapat dilakukan guna

mencegah problema kompleks yang menimpa organisasi.

Sistem pengendalian umpan balik biasanya terdiri dari atas lima komponen, yaitu :

a. Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran;

b. Karakteristik proses yang merupakan subyek pengendalian;

c. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi karakteristik;

d. Serangkaian standar atau kriteria di mana kondisi proses yang diukur dengan

standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan evaluasi;

e. Pengatur yang fungsinya untuk mengkomparasikan standar karakteristik proses

dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses, apabila

komparasi terebut menunjukkan bahwa terjadinya deviasi proses dari rencana

yang telah ditetapkan.

Salah satu kelemahan utama sistem umpan balik adalah bahwa sistem tersebut tidak

memberikan peringatan suatu deviasi sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti.

Dampaknya, deviasi yang memakan biaya besar dapat berlangsung terus atau semakin

buruk sebelum tindakan perbaikan yang efektif dilaksanakan.

2. Sistem Pengendalian Umpan Maju

Hadirnya sistem pengendalian umpan maju dengan maksud untuk bertindak secara

langsung pada problema tersebut dan mencoba mencegah sebelum penyimpangan terjadi

lagi.

Sistem pengendalian umpan maju memiliki komponen yang sama dengan sistem

pengendalian umpan balik, yaitu :

a. Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran;

b. Karakteristik proses yang merupakan subyek pengendalian;

c. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi karakteristik;

d. Serangkaian standar atau kriteria di mana kondisi proses yang diukur dengan

standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan evaluasi;

e. Pengatur yang fungsinya untuk mengkomparasikan standar karakteristik proses

dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses, apabila

komparasi terebut menunjukkan bahwa terjadinya deviasi proses dari rencana

yang telah ditetapkan.

3. Sistem Pengendalian Pencegahan

Dua sistem pengendalian yang telah dideskripsikan di atas, baik sistem

pengendalian umpan maju berfungsi secara ekstern terhadap proses yang sedang

dikendalikan, memantau operasi, dan terlibat dalam mengambil tindakan perbaikan

apabila terjadi deviasi dari rencana yang telah ditetapkan. Sebaliknya sistem

pengendalian pencegahan adalah kebijakan dan prosedur yang sebenarnya merupakan

bagian dari proses tersebut. Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian intern

organisasi.