3. Pengendalian biaya

Pengendalian biaya merupakan langkah akhir dari proses pengelolaan biaya proyek, yaitu mengusahakan agar penggunaan dan pengeluaran biaya sesuai dengan perencanaan, berupa anggaran yang telah ditetapkan.

3.1. Pengendalian Biaya Tahap KonseptualPada tahap ini telah mulai diidentifikasi batasan lingkup proyek, seperti memilih berbagai alternatif lokasi, filosofi desain, proses produksi, peralatan, dll. Karena banyaknya faktor yang belum menentu, rumusannya masih merupakan gambaran kasar atau batasan yang bersifat amat umum. Misalnya, dalam proyek mendirikan pabrik instalasi industri baru, diberikan indikasi mengenai :- Kapasitas instalasi- Macam dan spesifikasi produk- Keperluan utiliti- Lokasi proyek

3.2. Pengendalian Tahap Perencanaan dan PengembanganDari pembahasan sebelumnya terlihat jenis kegiatan yang dilakukan pada tahap PP. Sebagai contoh, untuk proyek E-MK pada tahap ini dikerjakan :- Neraca dan bagan aliran bahan dan panas- Spesifikasi desain P&ID (sampai 70 persen)- Spesifikasi / kapasitas peralatan utama- Denah instalasi- Penentuan filosofi desain, seperti umur instalasi, faktor pelayanan, penghematan energi,

dll.- Deskripsi fasilitas penunjang (listrik, uap, air pendingiin)- Pemeriksaan contoh tanah lokasi- Indikasi sumber tenaga kerja- Susunan jadwal induk dan anggaran biaya proyek (ABP)Dari contoh lingkup kerja di atas dapat dibayangkan besarnya kemungkinan berubahnya biaya dan jadwal proyek dari estimasi semula bila tidak dikendalikan sebaik-baiknya.Pada kontrak tahap konseptual dan PP ini, belum ada kontraktor yang membantu pemilik ikut serta dalam kegiatan proyek. Estimasi biaya dan pengendalian biaya dikerjakan sendiri oleh organisasi pemilikdan seringkali dengan bantuan konsultan. Proyek E-MK berskala besar dan kompleks menyangkut masalah teknisyang cukup kompleks pula sehingga sulit bagi seseorang untuk menguasainya secara keseluruhan. Oleh karena itu, umumnya diambil pendekatan dengan memberntuk tim pemantauan dan pengendalian yang beranggotakan sekurang-kurangnya :- Ahli desain proses dan utiliti- Ahli perkiraan biaya (cost estimator)- Ahli kontrol proyak- PimproTugas utama tim dalam aspek pengendalian biaya adalah - Merevisi desain proses untuk meyakini bahwa tidak ada over desain baik dari segi

kualitas maupun kuantitas- Menentukan apakah sudah siap diadakan pengkajian rekayasa nilai

- Mengkaji perhitungan dan tolak ukur dari segi ekonomi- Mengikuti dan mengkaji perkembangan desain engineering, dan dampaknya terhadap

biaya dan jadwal- Mengingatkan para perancang dan pihak lain yang erat hubungannya dengan kegiatan

itu selalu terus menerus memperhatikan aspek dan biaya dalam merancang suatu sistem- Menghindari adanya rancangan yang berlebihan, baik dari segi kualitas maupun

kuantitas- Memakai pemdekatan berdasarkan prinsip optimasi desain.

3.3. Persiapan Pengendalian Tahap Implementasi Pada tahap ini, pemilik telah berhasil memlilih kontraktor (utama) untuk melaksanakan pekerjaan proyek atas dasar kontrak EPK. Pada tahap ini berlangsung kegiatan-kegiatan utama berupa :- Desain engineering terinci- Pengadaan, termasuk memantau pabrikasi atau manufaktur perlatan di pabrik

pembuatan- Konstruksi dan subkontrak

a. Mengumpulkan informasi lingkup proyekKegiatan pada tahap ini yaitu dengan mengkaji proposal, kontrak, dan dokumen lain serta korespondensi terkait. Ini dimaksudkan agar mereka yang akan menangani kegiatan pengendalian biaya mendapatkaninformasi dari sumber pertama untuk selanjutnya dipaki sebagai acuan. Dalam hal ini materi yang diperlukan adalah :- Dokumen lelang (RFP) dari pemilik- Dokumen proposal- Lembaran perkiraan biaya- Lembaran perkiraan jadwal- Rencana Implementasi Proyek (RIP)- Catatan hasil rapat-rapat project launching dan kegiatan kick off (bila telah tersedia)Pengkajian dokumen-dokumen tersebut bersifat berkesinambungan dan tidak semuanya telah tersedia pada masa awal persiapan pengendalian.

b. Menilai kompleksitas, tingkat kerumitan dan risikoPenilaian mengenai faktor derajat kompleksitas, tingkat kerumitan serta risiko proyek perlu diadakan agar dapat disusun suatu konsep pengendalian proyek yang sebanding (proporsional). Butir-butir risiko dalam aspek pengendalian proyek yang perlu diwaspadai terutama adalah yang dapat mengarah ke cost overrun, keterlambatan mencapai jadwal, atau tidak dapat memenuhi kinerja yang ditentukan.

c. Menentukan intensitas dan teknik pengendalian biayaPada umumnya semakin kompleks dan rumit proyek, semakkin diperlukan pengendalian yang intensif. Intensitas pengendalian biaya dapat digolongkan menjadi :- Menyeluruh

Pengendalian biaya bersifat menyeluruh dan terinci, yang menyangkut pengumpulan data, pemrosesan dan pelaporan semua aspek penting kegiatan proyek yang berkaitan dengan pencapaian sasaran anggaran. Umumnya untuk mencapai tujuan di atas

dipelukan sistem manajemen proyek (SIMP) yang sesuai untuk proyek E-MK berukuran besar dan bersifat kompleks.

- SedangIntensitas sedang berarti pengendalian bersifat selektif. Pengumpulan data dan pelaporan dipilih hanya pada hal-hal yang bersifat kritis dalam pencapaian sasaran biaya. Untuk maksud tersebut biasanya diperlukan SIMP, sesuai dengan proyek E-MK yang berukuran sedang dab tidak terlalu kompleks.

- Terbatas Di sini intensitas pengendalian terbatas pada hal-hal pokok untuk memantau bahwa proyek masih berjalan pada jalur yang benar.

Setelah menentukan intensitas pengendalian, langkah selanjutnya adalah memilih teknik dan metodeyang hendak dipakai. Dalam hal ini tersedia banyak pilihan, seperti analisis varians, konsep nilai hasil, CS/CSC quantity tracking, rekayasa nilai, milestone, dan time reserve.

d. Menyusun program implementasi pengendalian biaya dan jadwalUntuk maksud di atas, tim proyek pemilik dan kontraktor membahas program implementasi pengendalianyang terdiri dari :- Sistem pengendalian biaya, jadwal, dan mutu harus sinkron antara kontraktor dan

pemilik. Pengkajian melipuiti aspek dan metode yang hendak dipakai, personalia yang kan menanganinya, kelengkapan, serta kedalaan yang hendak dijangkau.

- Jadwal implementasi pengendalian proyek. Hal ini memberikan penjelasan kapan rencana dan bagaimana mekanisme pengendalian masing-masing kegiatandibuat dan diselesaikan.

e. Menyiapkan organisai, personil, dan perangkatDalam hal ini, yang penting untuk diperhatikan adalah kejelasan tingkat pengetahuan dan pengalaman personil serta struktur organisasi dan jalur pelaporan serta struktur organisasi dan jalur pelaporan serta otoritas yang dimiliki. Di samping faktor-faktor yang berkaitan dengan kompleksitas dan kerumitan promwk, struktur dan besar kecilnya organisasi control proyek, juga dipengaruhi oleh policy pihak pemilik, dan kemungkinan adanya joint venture atau mitra kontraktor yang bersangkutan yang mungkin mempunyai kebiasaaan tertentu yang pertu di perhatikan.

3.4. Pengendalian Biaya Tahap implementasiSetelah diselesaikan persiapan diatas, langkah berikutnya adalah melaksanakan pengendalian biaya tahap implementasi. Mengingat pada tahap ini terdapat berbagai jenis kegiatan dengan masing-masing volume yang yang cukup besar, dua faktor yang perlu diperhatikan yaitu:a. Objek yang dikendalikan

Objek yang dikendalikan pada proyek E-MK dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan yaitu:- Kegiatan di kantor pusat

1) Desain enggenering 2) Kegiatan lain (non enggenering)

- Pengadaan termasuk manufakur peralatan yang dipesan 1) Peralatan (equipment)

2) Material curah (bulk material)- Kegiatan dilapangan

1) Biaya tenaga kerja langsung2) Biaya lapangan tidak langsung 3) Biaya pengadaan material yang dibeli dilapangan

- SubkontrakMasing-masing kelompok diatas dapat diperinci lebih lanjut sesuai dengan keperluan pengendalian yang tergantung dari ukuran dan kompleksitas proyek.

b. Proses pengendalian biayaProses pengendalian biaya mengikuti pola pengendalian secara umum dengan perincian seperti dibawah ini (khusus untuk pengendalian biaya)- Membuat anggaran ABD atau control budget.- Mengumpulkan data, mengadakan pengukuran dan perhitungan hasil pelaksanaan

pekerjaan.- Membuat analisi varians untuk mengkaji sebab dan besarnya persoalan aspek biaya.- Melakukan tindakan pembetulan. Disini dipilih alternatif biaya terendah.- Membuat trending atau forecast untuk memberikan gambaran dampak varians

terhadap biaya pada akhir proyek.- Membuat laporan.