1

Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala Pada Pusat

Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia Skripsi

Diajukan Kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Syarat Dalam Meraih

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Disusun Oleh :

Nurhasanah Susilowati

(105025001025)

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2010

2

PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA

PERPUSTAKAAN PUSAT DOKUMENTASI dan INFORMASI

ILMIAH LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Skripsi

Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi

syarat-syarat mencapai gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan

Disusun Oleh :

Nurhasanah Susilowati

(105025001025)

Dibawah Bimbingan

Mukmin Suprayogi. M,Si

NIP : 19620311999031001

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2010

3

PENGESAHAN PANITIA UJIAN

Skripsi berjudul PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA

PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH-LEMBAGA ILMU

PENGETAHUAN INDONESIA, telah diujikan dalam Sidang Munaqasyah

Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada

tanggal 5 Maret 2010 . Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat

memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi

Ilmu Perpustakaan.

Jakarta, 5 Maret 2010

Sidang Munaqasyah

Ketua Sekretaris

Drs. Rizal Saiful-Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS NIP. 19530319 199504 1 001 NIP. 19641215 199903 1 005

Penguji Pembimbing

Kosam Rimbarawa, M.LS Mukmin Suprayogi, M.Si NIP. 320 000 689 NIP. 19620311999031001

44

ABSTRAK Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan

Informasi-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Tujuan penelitian ini untuk memperoleh gambaran tentang kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala PDII LIPI serta gambaran tentang proses pengadaan koleksi terbitan berkala PDII LIPI dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI terutama dalam hal pengembangannya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dimana hasil dari penelitian didefinisikan sebagai sebuah proses observasi untuk memahami masalah sosial, berdasarkan pada penciptaan gambaran holistik lengkap dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilamiah. Dengan menggunakan sampel purposif dalam sampel ini ada enam jenis pemilihan sampel dari semua jenis sampel maka dari itu penulis merasa sampel maximum variation lebih cocok digunakan untuk penelitian skripsi, yang dimaksud sampel maximum variation adalah sampel yang digunakan untuk mendokumentasikan variasi yang mungkin muncul karena adaptasi dengan kondisi yang bermacam-macam. Hasil dari penelitian ini dapat diketahui bahwa PDII-LIPI, telah menetapkan kebijakan secara tertulis namun seiringnya waktu kebijakan tersebut dilaksanakan tidak secara tertulis tetapi tetap disesuaikan dengan hal-hal yang mengacu kepada kebutuhan peneliti dan pemakai, serta kemajuan teknologi. Dalam melakukan pengadaan terbitan berkala memalului dua cara yaitu pembelian dan hadiah. Pengadaan terbitan berkala melalui pembelian biasanya adalah terbitan-terbitan asing melalui suplaier. Sedangkan pengadaan terbitan berkala dalam negeri didapatkan hadiah, jadi bila sebuah penerbit meminta ISSN (International Standart Series Number) harus memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Namun kendal yang dihadapi dalam pembelian dan hadiah sama yaitu pengiriman terbitan yang terlambat datang kepada PDII-LIPI. kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun tetap disesuaikan dengan, Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah, Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai, Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah, Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan. Pembelian dilakukan dengan cara memesan, misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN (International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya.

i

5

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahiim Alhamdulillahiraabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat

Allah SWT yang telah memberikan rakhmat dan karunianya sehingga penulis

dapat menyelesaikan penyusunan skripsi berjudul “Pengembangan Koleksi

Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga

Ilmu Pengetahuan Indonesia”. Serta tak lupa salawat dan salam ditujukan

kepada panutan seluruh umat manusia Nabi besar Muhammad SAW.

Dengan selesainya penulisan skripsi ini penulis menyadari bahwa banyak

pihak yang telah membantu dalam penulisan skripsi ini. Dengan penuh rasa

hormat maka penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang tak terhingga

kepada:

1. Dekan Fakultas Adab dan Humaniora Bapak Drs. Abdul Chair UIN Syarif

Hidayatullah.

2. Ketua Jurusan Bapak Drs.Rizal Saiful-Haq, MA dan sekertaris Jurusan

Ilmu Bapak Pungki Purnomo, MLIS Perpustakaan yang mencurahkan

waktu, dan memberikan Ilmu kepada penulis.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, sebagai Dosen Pembimbing yang

dengan sabar dan arif memberikan bimbingan, pengarahan, saran, kritik

yang menggugah serta mendukung yang berarti dan motivasi kepada

penulis selama penyusunan skripsi ini.

4. Bapak Kosam Rimbarawa, MLIS sebagai dosen penguji yang memberikan

masukan dan dorongan agar skripsi ini menjadi lebih baik.

ii

6

5. Para Dosen Ilmu Perpustakaan yang tanpa pamrih memberikan seluruh

Ilmu kepada penulis.

6. Seluruh pustakawan serta pegawai Perpustakaan Adab dan Humaniora,

Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah yang membantu dan

memberikan Informasi yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan

skripsi.

7. Kepada Ibu Ir.Cut Armansyah, M.Si yang membantu memberikan semua

informasi dan data yang dibutuhkan serta meberikan dukungan dan

meluangkan banyak waktu penulis untuk meneliti dalam penyusunan

skripsi. para Pustakawaan dan pegawai PDII-LIPI yang membantu

mencarikan informasi serta memberikan waktu untuk memberikan data

yang dibutuhkan penulis.

8. Kepada kakek (alm) H.M Ibrahim Sontosudirdjo dan nenek (alm) Hj. R

Siti Uripah yang tanpa lelah membimbing, sabar, dan mencurahkan

cintanya kepada penulis tanpa beliau penulis bukanlah siapa-siapa.

“hasanah sangat merindukan dan mencintai kalian segenap jiwa dan

raga”.

9. Kedua orang tuaku Bapak Edward Abimanyu dan ibu (alm) Mudjiati yang

begitu mencintai penulis tanpa mereka aku tidak dapat menjadi seperti ini,

serta adik-adikku Fitri Hayatiningrum, Aisyah Nurul Huda, Maulana

Wijaya yang mencintaiku “Kakak sayang kalian semua”.

iii

7

10. Kepada tante-tante dan om-omku Bapak Ir. Tjahyana akir dan Ibu Gloria

Kusumawati , Ir. Chairil dan Ir. Caroline Darmayanti serta Aldrin santoso

dan istri, Alexander Taruna, seluruh saudaraku Maya, Icha, Ifa, Tasyi,

Icham, Virly, Bagus, Chika, yang memberikan dukungan baik moril,

materil, dan selalu menyemangati dan memberikan masukan tanpa bosan

kepada penulis.

11. Kepada seseorang special karena telah memberikan, mencurahkan kasih

sayang, setia, sabar dan selalu memberikan perhatian walaupun lebih

banyak membuat penulis menangis, kesel dan sebel tapi tetap Kok

‘terima kasih ya Kakak sudah meluangkan waktunya”

12. Teman-teman Ilmu Perpustakaaan Khususnya anak 2005 Mutia, Vani,

Dwi, Magda, khususnya Yayah yang selalu sedia mejadi teman curhat dan

berantem penulis, Dyta, Imas, Erna, Nunung, Nining, Badriah, Sella, Liza,

Rohim, Eka, Uwo, Agus, Davi, Bambang, Irvan, Ridho, Puput, Babeh,

kahfi, atas segala bantuan, dukungan, canda tawa, doa dan semangat yang

ditularkan kepada penulis.

13. Temen KKN 2008 Abdi, Bibeh, Mr Lowbet, Pak Haji, Budi, Afnan, Anti,

Rika, Andi, Latif, Veri dan teman-teman seperjuanganku Budi, Jefri, Arum,

Bunga, Maya, untuk dukungannya, penyemangat dan memberikan masukan

kepada penulis. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu

persatu, terima kasih bantuannya

iv

8

Penulis percaya tidak ada kebaikan yang sia-sia. Semoga Allah

membalas semua kebaikan kalian dengan berkah, rahmat dan melimpahkan

kasih sayangnya, amin. Besar harapan penulis.

Semoga karya sederhana ini dapat berguna bagi peneliti maupun

pembaca pada umumnya.

Jakarta, Maret 2010

Penulis

v

9

DAFTAR ISI

Abstrak . ........................................................................................................... i

Kata Pengantar ................................................................................................ ii

Daftar Isi........................................................................................................... vi

Daftar Bagan .................................................................................................... ix

Daftar Lampiran ............................................................................................... x

Bab I Pendahuluan .......................................................................................... 1

A. Latar Belakang .............................................................................. 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah............................................. 4

C. Tujuan dan Manfaat ...................................................................... 4

1. Tujuan Penelitian .................................................................... 4

2. Manfaat Peneltian .................................................................... 5

D. Metode Penelitian ......................................................................... 5

1. Pendekatan penelitian ............................................................. 5

2. Sampel .................................................................................... 6

E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 6

F. Tenik Pengolahaan Data ............................................................... 6

1. Sistematika Penulisan ............................................................. 7

BAB II Tinjauan Literatur .............................................................................. 9

A. Perpustakaan khusus ........................................................................... .9

1. Pengertian Perpustakaan Khusus .................................................. .9

2. Fungsi Perpustakaan ..................................................................... 11

vi

10

3. Koleksi Perpustakaan Khusus ....................................................... 11

B. Terbitan Berkala .................................................................................. 18

1. Pengertian terbitan berkala............................................................. 18

2. Jenis Terbitan Berkala ................................................................... 19

C. Pengembangan Koleksi ....................................................................... 21

1. Pengertian pengembangan Koleksi ............................................... .21

2. Kebijakan Pengembangan koleksi ................................................ 23

3. Apek-Aspek Pengembangan koleksi ............................................. 24

4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku ......................................... 25

a. Metode Pengadaan .................................................................. 25

b. Prosedure. ................................................................................ 27

BAB III Gambaran Umum .............................................................................. 28

A. Profil .............................................................................................. 28

B. Visi dan Misi ................................................................................. 29

1. Visi .......................................................................................... .29

2. Misi ......................................................................................... 29

C. Koleksi dan struktur Organisasi ..................................................... . 30

1. Koleksi .................................................................................... 30

2. Struktur Organisasi. ................................................................. 31

D. Layanan Informasi Ilmiah ............................................................. .32

E. Keanggotaan................................................................................... 34

vii

11

F. Waktu pelayanan ........................................................................... 37

BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan. ..................................................... 38

A. Metode Pengambilan hasil wawancara. ......................................... 38

B. Analisas Kebutuhan Pemakai PDII. ............................................... 38

C. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala diPDII ........................ 39

1. Pembelian ...................................................................................... 39

2. Hadiah ........................................................................................... 43

D. Kebijakan Pengembangan Koleksi ............................................... .46

E. Seleksi terbitan Berkala di Pusat PDII .......................................... 49

F. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala ......................... 50

1. Shelving ........................................................................................ 50

2. Evaluasi .......................................................................................... . 51

G. Hasil Penelitian ............................................................................... 52

BAB V kesimpulan dan Saran ........................................................................ .56

A. Kesimpulan .......................................................................................... . 56

B. Saran .................................................................................................... .58

Daftar Pustaka. ................................................................................................. 59

Lampiran ......................................................................................................... 61

viii

12

Daftar Ilustrasi Tabel 1 : Tabel Koleksi ................................................................................. 31 Bagan 1 : Bagan Struktur organisas ............................................................... 32 Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian.............................................. 41 Bagan 3 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah ................................................... 44

ix

13

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Keterangan Dosen Pembimbing Skripsi Lampiran 2 Surat Keterangan Izin Penelitian Skripsi Lampiran 3 Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian Skripsi Lampiran 4 Daftar Wawancara

x

11

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Membicarakan mengenai informasi tentunya tidak terlepas dari

keberadaan sebuah perpustakaan, melalui perpustakaan setiap orang diharapkan

dapat mengakses informasi dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhan.

Disini pentingnya peran perpustakaan bagi kemajuan suatu masyarakat.

Masyarakat mengharapkan terpenuhinya kebutuhan akan informasi

melalui perpustakaan yang dikunjunginya. Keterbatasan informasi pada

perpustakaan pada saat ini menuntut para pustakawaan untuk memberikan

kontribusi yang maksimal diantaranya dengan cara mengorganisasi informasi

seperti kegiatan pengadaan buku perpustakaan. Dalam mengembangkan koleksi

tidak hanya mengadakaan buku-buku saja melainkan pustaka lainnya seperti

majalah, surat kabar atau media cetak yang terbit secara berkala.

Terbitan berkala memuat berita berbagai peristiwa aktual juga memuat

artikel mengenai penemuan baru dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi,

kupasan ilmiah, kesenian dan olah raga, cerita hiburan cerita bergambar, iklan,

kesehatan, pertanian dan lain sebagainya yang berkaitan dengan kehidupan

masyarakat.

Pengembangan koleksi terbitan berkala mencakup semua kegiatan untuk

memperluas koleksi yang ada di perpustakaan terutama aspek seleksi, pengadaan

dan evaluasi. Koleksi terbitan berkala perpustakaan harus dibina dari suatu seleksi

2

yang sistematis dan terarah yang disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran

yang tersedia. Pustakawaan yang bertugas untuk mengembangkan koleksi terbitan

berkala semestinya mengetahui kendala serta tujuan perpustakaan dan siapa yang

memakainya, oleh karena itu sebelum melakukan seleksi dan pengadaan bahan

pustaka diperlukan analisa kebutuhan pemakai terlebih dahulu, dengan cara

mengenali pemakai yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang sangat

berguna untuk melihat apakah penyelenggaraannya telah sesuai dengan tujuannya.

Pengembangan yang dilakukan sebaiknya sesuai dengan prosedur yang

sudah ditetapkan serta diadakan proses evaluasi pengadaan bahan pustaka. Ini

merupakan beberapa rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi

perpustakaan. Dalam kegiatan pengadaan koleksi terbitan berkala perpustakaan,

terikat dan dipandu oleh aturan-aturan yang ada didalam kebijakan

pengembangan. Terbitan jenis apa saja yang menjadi perioritas utama pengadaan

sudah ditentukan dalam kebijakan. Hal tersebut penting digunakan dalam tujuan

agar tidak terjadi kesalahan dalam pengadaan atau terjadi duplikasi dan tidak

sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Mengembangkan koleksi perpustakaan merupakan tujuan yang tepat dari

pengadaan buku bahan pustaka. Pemilihan bahan pustaka yang tepat sebaiknya

sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka tersebut dalam

berbagai metode pemilihan dari seleksi bahan pustaka sebaiknya dilakukan

dengan pembelian, tukar menukar, hadiah atau deposit, setelah itu dilakukan

kegiatan pendataan bahan pustaka yang telah diadakan oleh perpustakaan.

3

Pengadaan terbitan berkala di perpustakaan bukanlah hal yang mudah

untuk mewujudkannya, karena sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, baik dari

internal maupun eksternal. Secara internal, proses pengadaan bahan pustaka pada

suatu perpustakaan sering dihadapkan pada berbagai masalah tentang proses

pengadaan yang terdapat di perpustakaan tersebut. Tak terkecuali di Pusat

Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia(PDII

LIPI). Secara eksternal, bila dana yang diberikan dari pihak perusahaan yang

mempertimbangkan atau dana yang tidak keluar dari perusahaan sehingga terjadi

hambatan dalam proses pengadaannya.

Perpustakaan sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam hal

penyediaan dan penyebaran informasi sangat dipengaruhi oleh faktor penting

yang dapat menentukan keberhasilan pengembangan sebuah perpustakaan. Faktor

tersebut antara lain sumber daya manusia, koleksi, dan sistem manajemen. Ketiga

faktor tersebut merupakan rangkaian kesatuan yang saling mempengaruhi dalam

pembinaan perpustakaan.

Jumlah serta kualitas koleksi merupakan tolak ukur kemajuan suatu

perpustakaan, karena kuantitas dan keragaman koleksi ini ikut mempengaruhi

proses kerja dan kualitas pelayanan kepada para pengguna jasa perpustakaan.

Berdasarkan permasalahan dan latar belakang tersebut, terkait dengan

beberapa masalah yang ditemui dalam hal : kebijakan pengadaan koleksi bahan

pustaka, metode pengadaan koleksi bahan pustaka serta seleksi pengadaan bahan

pustaka, maka penulis mengambil judul skripsi “Pengembangan Koleksi

4

Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi-Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia”

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Penelitian yang dilakukan di PDII LIPI dengan mengangkat masalah yang

dilihat dari aspek pengembangan koleksi terbitan berkala. mengingat luasnya

cakupan pengembangan koleksi, penulis membatasi pada masalah prosedur

pengadaan serta kebijakan dalam pengembangan koleksi yang ada di perpustakaan

tersebut.

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana kebijakan Pengembangan Koleksi terbitan berkala di PDII

LIPI ?

2. Bagaimana metode atau prosedur yang dilakukan dalam melakukan

pengadaan koleksi terbitan berkala?

3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengadaan dan

pengembangan koleksi terbitan berkala.

C. Tujuan dan manfaat

1. Tujuan

Sejalan dengan latar belakang, pembatasan masalah, dan perumusan

masalah tersebut di atas, tujuan penelitian ini adalah :

a. Memperoleh gambaran tentang kebijakan pengembangan koleksi terbitan

berkala PDII LIPI.

b. Memperoleh gambaran tentang proses pengadaan koleksi terbitan berkala

PDII LIPI.

5

c. Mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI terutama dalam hal

pengembangannya.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini, antara lain adalah:

1. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk

menentukan kebijakan di perpustakaan khusus

2. Menambah wawasan bagi penulis terutama dalam hal pengembangan

koleksi terbitan berkala perpustakaan

3. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam skala

yang lebih besar lagi.

D. Metode Penelitian

1. Pendekatan Penelitian

Penelitian ini bersifat deskriptif, yakni penelitian tentang hubungan

fenomena sosial tertentu dengan menganalisa dan menginterpetasikan data yang

ada (Singarimbu dkk, 1999: 4-5). Untuk memperoleh data lapangan penulis

mengadakan pendekatan langsung dengan cara mendatangi obyek yang di teliti

yaitu PDII-LIPI melibatkan berbagai unsur pustakawan, dokumen-dokumen dan

pihak terkait lainnya untuk mendapatkan data dan keterangan-keterangan yang

diperlukan dalam penelitian.

Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode

penelitian kualitatif dimana hasil dari penelitian didefinisikan sebagai sebuah

proses observasi untuk memahami masalah sosial, berdasarkan pada penciptaan

gambaran holistik lengkap dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan

6

informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilamiah (John W

Craswell, 1994: 1)

2. Sampel

Dalam hal ini penulis menggunakan sampel purposif menurut Lincoln

dan Guba (1985) dalam sampel ini ada enam jenis pemilihan sampel dari

semua jenis sampel maka dari itu penulis merasa sempel maximum variation

lebih cocok digunakan untuk penelitian skripsi, yang dimaksud sampel

maximum variation adalah sampel yang digunakan untuk mendokumentasikan

variasi yang mungkin muncul karena adaptasi dengan kondisi yang

bermacam-macam. (Alwasilah, 2006: 72)

3. Teknik Pengumpulan Data

Pada metode ini peneliti menggunakan dua teknik pengambilan data :

a. Wawancara, dalam hal ini penulis mengadakan tanya jawab dengan pengelola

PDII-LIPI.

b. Observasi, penulis mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan PDII-

LIPI untuk memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa dan

kondisi aktual yang terjadi pada masa sekarang.

4. Teknik Pengolahan Data

Data yang telah diperoleh dengan proses observasi dan wawancara

tersebut, akan diolah dan dianalisa. Kemudian, diperbandingkan antara

pelaksanaannya dengan teori-teori yang sudah diberikan.

7

E. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan pembahasan skripsi ini secara keseluruhan maka

penulis menyusun laporan ini dalam lima bab secara berturut-turut sebagai

berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan pokok-pokok pikiran yang tertuang pada

pembahasan skripsi terdiri dari latar belakang masalah yang bertujuan untuk

memberikan alasan yang jelas tentang pemilihan judul, pembatasan dan

perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian yang digunakan dalam

rangka memudahkan penulisan, sistematika penyusunan secara garis besar tentang

pembahasan yang akan di uraikan.

BAB II : TINJAUAN LITERATUR

Berisikan tentang tinjauan literatur terhadap hal-hal yang berkaitan dengan

masalah yang hendak di teliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan

khusus. Selain itu penjelasan mengenai definisi pengembangan koleksi,

kebijakaan pengembangan koleksi, aspek pengembangan, metode dan prosedur

pengadaan. Dan penjelasan pengertian terbitan berkala, jenis-jenis terbitan

berkala.

BAB III : GAMBARAN UMUM

Dalam pembahasan pada bab ini penulis memberikan sejarah dan latar

belakang PDII-LIPI, tujuan dan fungsi, struktur organisasi, visi, misi, program

8

kerja, sumber dana, SDM, serta koleksi dan fasilitas, dan para pengguna PDII-

LIPI

BAB IV : HASIL PENELITIAN

Gambaran hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif mengenai

pengembangan koleksi di PDII-LIPI.

Bab V : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini mengenai kesimpulan yang diambil oleh penulis setelah

melakukan penelitian dan saran atau solusi atas permasalahan yang diangkat dari

penelitian yang telah dilakukan yang akan ditunjukan untuk PDII-LIPI.

99

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Khusus

1. Pengertian Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan

oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga seperti perpustakaan umum,

perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi sebagai koleksi

yang khusus berbentuk laporan, buku, dan bahan tercetak lainnya dengan

cara penggunaannya secara khusus pula untuk pembaca tertentu. (Nurhadi,

1999: hal 1.5).

Menurut Luwarsih pringgoadisurjo perpustakaan khusus adalah

perpustakaan yang menekankan koleksi dan pelayanan khusus pada suatu

bidang khusus atau bidang-bidang lainnya yang berkaitan satu sama lain.

Pada kategori perpustakaan khusus mencangkup pula perpustakaan yang

menekankan koleksinya pada bentuk khusus seperti naskah-naskah kuno,

film, peta, piringan hitam, dsb.(Luwarsih, 1971 : hal 1).

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan

untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi

sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian

dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan,

institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan

pendidikan misal perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi

pemerintah dan lain sebagainya. Perpustakaan khusus biasanya juga

10

mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang

ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan

kedudukannya. ( holidin, holidin.multiply.com/journal)

Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah

departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi masa, militer,

industri, maupun perusahan swasta.

Perpustakaan pemerintah atau non pemerintah atau lembaga yang

digolongkan pada perpustakaan khusus kini sudah banyak tersebar

diberbagai tempat dan ada di tiap-tiap lembaga, umumnya di pusat-pusat

pemerintahan kota maupun daerah. Keberadaan perpustakaan ini biasanya

menyesuaikan dengan fungsi dan tugas lembaga yang menaunginya baik

pada jenis koleksi, pemakai, dan pengelolaannya. (Sholeha, 2008: 146)

Dalam buku perpustakaan jendela peradaban : teks, konteks, dan

dinamika pembahasan undang-undang tentang perpustakaan menerangkan

beberapa peraturan atau pasal yang berisi membahas mengenai penyediaan

bahan pustaka, adanya standar nasional perpustakaan, bantuan pemerintah

dalam pengelolan koleksi dan pengembangannya, layanan baik untuk

pemustaka dilingkungannya atau pemustaka diluar lingkungannya.

(Sholeha, 2008: 146)

11

2. Fungsi Perpustakaan

Perpustakaan khusus atau dinas, menurut kepentingan mentri

pendidikan kebudayaan nomor 0103/O/1981 mempunyai fungsi sbb:

a. pusat referensi para karyawan atau karyawati maupun anggota

dari instansi lembaga bersangkutan.

b. Pusat penelitian bagi petugas dari instansi atau lembaga yang

bersangkutan.

c. Sarana untuk mempelancar pelaksanaan tugas instansi atau

lembaga yang bersangkutan.( Mudjito, 1999 : 14)

3. Koleksi

Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di

dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk

mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus

adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis

terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar

dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran

informasi. ( holidin, holidin.multiply.com/journal)

Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada

beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal

ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam

12

bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.

(holidin, holidin.multiply.com/journal)

a. Ada tiga macan koleksi perpustakaan khusus

1) Buku yang meliputi monograf , karya tercetak yang terdiri dari

49 halaman atau lebih.

2) Bahan berkala meliputi surat kabar, majalah, tabloid.

3) Bahan audio-visual, meliputi film, video, gambar, peta, globe,

microfilm, rekaman suara, kaset, phone recorder, dan lain

sebagainya.

Menurut Ferguson ada 14 macam koleksi perpustakaan :

1) Jenis buku

Yang dikelompokan dalam jenis buku adalah :

a) Monograf adalah buku yang diterbitkan dalam sebuah

volume mengenai suatu subyek.

b) Kamus adalah berisi daftar kata atau istilah yang

biasanya di susun menurut abjad dalam bidang tertentu.

c) Ensiklopedia adalah suatu keterangan yang agak

panjang yang disusun menurut abjad atau abjad

menurut topik.

13

d) Buku pegangan adalah informasi yang mendasar dan

menyeluruh mengenai suatu bidang.

e) Direktori adalah daftar nama dan alamat organisasi atau

peerseroan atau suatu produk, kadang-kadang disertai

dengan keterangan singkat.

f) Data statistik adalah karya statistik yang menyangkut

topik tertentu yang umumnya selalu di perbahrui.

g) Treatis adalah karya yang mengenai suatu bidang yang

sangat mendalam sering dalm beberapa volume.

h) Prosiding adalah kumpulan makalah yang disampaikan

dalam seminar dapat berupa suatu volume atau lebih.

i) Terbitan seri misalnya rivieu tahunan : berisi laporan

perkembangan yang umumnya muncul dengan judul

annual review of,,,,progress in...

j) Kumpulan informasi khusus adalah karya yang meliputi

topik khusus yang biasanya diperbahrui secara tidak

teratur atau bahkan tidak pernah diperbahrui, tapi

memiliki kegunaan dalam jangka panjang.

14

b. Jenis berkala

Jenis berkala adalah terbitan yang dikeluarkan

secara berkala untuk jangka waktu tertentu secara teratur

dan diharapkan akan terbit untuk selamanya.

c. Terbitan pemerintah

Jenis terbian ini diterbitkan oleh berbagai lembaga

pemerintah baik lokal, regional, nasional dan internasional.

Sering disebut juga dengan terbitan resmi yang diterbitkan

dalam berbagai bentuk misal bentuk mikrofilm, bahan

audio-visual dan dalam bentuk disket.

d. Literature perdagangan

Bahan jenis ini merupakan terbitan dari perusahaan

atau kumpulan dari beberapa perusahaan yang ditunjukan

untuk masyarakat umum.

Jenis-jenisnya ialah :

a) Katalog perdagangan, berisi tentang produk yang

dikeluarkan oleh perusahaan agar diketahui

masyarakat umum, bahwa bahan-bahan tersebut

mereka jual.

15

b) Laporan, biasanya tentang laporan keuangan atau

kegiatan perusahaan secara umum agar diketahui

oleh masyarakat dan mendapatkan kepercayaan

masyarakat

e. Literatur pelayanan

Literatur jenis ini memberikan informasi kepada

masyarakat umum bahwa perusahaan tertentu memiliki

produk tertentu untuk masyarakat dan siap melayani

biayanya diterbitkan secara berkala mingguan, bulanan,

dalam bentuk brosur, perubahan peraturan, mengenai

pajak, data keuangan atau berita yang penting untuk

diketahui khalayak ramai

f. Standar dan spesifikasi

Standar adalah dokumen yang berisi seperangkat

kondisi yang harus dipenuhi merupakan terbitan bersifat

teknik yang menyatakan bahwa bagaimana suatu produk

harus dikerjakan, mengikuti ukuran tertentu yang telah

dicoba sesuatu dengan aturan yang telah ditetapkan.

g. Cetak ulang dan pendahuluan

Cetakan ulang adalah kopian dalam bentuk panflet

dari sebuah makalah tunggal yang pernah diterbitkan dalam

16

jumlah atau pernah disajikan dalam bentuk kongres. Cetak

pendahuluan adalah cetakan sebelum cetakan yang

sebenarnya dibuat.

Beberapa lembaga profesional banyak yang

menerbitkan cetak ulang atau cetak pendahuluan yang

umumnya dicetak dalam bentuk yang tidak permanen.

h. Terjemahan

Sering diperlukan untuk karya-karya ilmiah yang

diterbitkan dalam bahasa asing. Ini bisa diperoleh dari pusat

terjemahan dan bisa dibuat sendiri.

i. Emphemera

Ini adalah bahan-bahan yang tidak terjilid misalnya

keliping surat kabar, panflet atau pada bidang yang lebih

kecil. Emphemera sering berisi informasi yang bermanfaat

dan tidak bisa ditemukan dimana-mana. Kadang-kadang

hanya bernilai sementara.

j. Tesis dan disertasi

Ini merekam hasil penelitian oleh calon-calon

dokter atau master dari berbagai universitas, sekolah tinggi

atau institut.

17

k. Bahan yang dibaca oleh komputer

Bahan lubang Bisa didapatkan dari perangkat keras

komputer sebagai bahan sajian untuk pemakaian komputer

tersebut. Banyak juga dalam bentuk abstrak dan indeks.

l. Laporan dan arsip perusahan

Ini adalah terbitan suatu lembaga atau organisasi

yang berisi informasi, misalnya : rekaman penelitian asli,

laporan atau perkembangan proyek, memorandum atau

koresponden, catatan rapat atau prosiding seminar, catatan

paten, makalah untuk dipersentasikan atau dipublikasikan

pegawai lembaga yang bersangkutan, gambaran teknik

terkadang dalam bentuk non cetak.

m. bahan audiovisual

ini adalah terbitak yang dalam bentuk bermacam-

macam misalnya, film, slide, audio kaset, foto dan

gambaran juga grafik, rekaman advertansi juga AV (audio-

visual).

n. bentuk mikro

banyak bahan yang seperti disebutkan diatas namun

dibuat dalam bentuk mikro. Jadi merupakan miniatur dari

18

bentuk aslinya. Banyak laporan teknik dalam penerbitan

pemerintah atau industri ada dalam bentuk mikro ataupun

buku-buku. Terkadang ada bentuk mikronya. ( Karmidi,

1999: 3.6 - 3.11)

B. Terbitan Berkala

1. Pengertian terbitan berkala (periodicals) atau majalah

Lasa (1989), Terbitan atau publikasi berseri dan berkelanjutan

kecuali surat kabar, terbitan secara teratur dalam waktu yang

berselang-seling, mungkin sekali terbit dengan kala atau frekuensi

tengah mingguan (seminggu dua kali) atau dapat terbit setiap semester.

Majalah biasanya berisi sekumpulah artikel yang merupakan

konstribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang. Artikel majalah

tersebut dirancang untuk dibaca sebagai bacaan yang naratif. Artinya,

kita harus membaca tuntas seluruh artikel tersebut. (Yuyu, 1996: 9)

Bahan jenis ini merupakan sumber yang paling penting bagi

suatu perpustakaan khusus. Dari nomor ke nomor dari volume ke

volume penerbitan majalah kemudian dikumpulkan. Setelah terkumpul

lengkap satu volume kemudian dijilid agar tidak hilang volume-

volumenya.(Karmidi, 1999: 3.8)

19

2. Jenis-jenis Terbitan Berkala

a. Majalah Komersial

Kelompok ini adalah kelompok yang terbesar majalah

perdagangan, majalah yang berhubungan dengan profesional dan

aktivitas ekonomi dan lain-lain. Tujuan utama dari majalah ini

adalah keuntungan ekonomi yaitu dengan berusaha agar majalah

yang diterbitkan di beli oleh masyarakat.

b. Majalah ilmiah

Sebagian besar majalah ini diterbitkan oleh institusi

pendidikan maupun lembaga-lembaga penelitian. Namun kini

banyak majalh jenis ini yanng diterbitkan oleh penerbit komersial.

c. Majalah lokal atau majalah sendiri

Majalah jenis ini diterbitkan dengan tujuan sebagai sasaran

komunikasi dalam lingkungan sendiri. Fungsinya adalah

komunikasih antar perusahaan dan staf, pemegang saham dengan

pihak luar atau semuanya.

d. Advance in Year’s Work in

Jenis majalah ini agak berbeda dengan majalah pada

umumnya dalam formatnya maupun frekuensi terbitnya. Kadang-

kadang majalah jenis ini hanya berisi satu atau dua artikel saja

20

namun kajiannya sangat mendalam, frekuensi terbitnyapun

kadang-kadang tidak teratur.

e. Surat kabar

Surat kabar adalah salah satu terbitan berseri yang sangat

kaya akan berita atau informasi mukhtakhir. Terbitan jenis ini

banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita atau dengan kata

lain mewartakan atau mengabarkan suatu berita.

f. Buku Tahunan

Jenis terbitan ini diterbitkan secara berseri dengan kala

tahunan. Menurut Harrod buku tahunan tersebut didefinisikan

sebagai terbitan yang berisi informasi mukhtahir dalam bentuk

deskriptif atau statistik yang diterbitkan setahun sekali.

g. Seri Monograf

Harrod mendefinisikan seri monograf sebagai terbitan

monograf yang dipublikasikan secara berseri dan diberi judul seri

dan judul setiap nomor. Biasanya seri monografi ini diterbitkan

oleh universitas atau organisasi profesi.

h. Proseding

Harrod mendefinisikan proseding adalah publikasi cacatan

pertemuan dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah

21

atau suatu institusi dan biasanya dilengkapi dengan makalah-

makalah atau laporan yang dibacakan atau dipersentasikan pada

pertemuan tersebut.

i. Transaction dan Memoar

Transection dan memoar merupakan salah satu bentuk terbitan

berseri dimana makalah-makalah tersebut sebelumnya sudah

dibacakan atau dipersentasikan dalam pertemuan ilmiah dari suatu

organisasi profesi atau masyarakat ilmiah. (Yuyu, 1996: 9- 19)

C. Pengembangan Koleksi

1. Pengertian Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi merupakan suatu proses yang dilakukan

oleh pustakawan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Dalam

kebutuhan pemakainya pustakawan harus memperhatikan kebutuhan

pemakainya.( Saiful-Haq dkk, 2006: 76)

Pengembangan koleksi mencakup semua untuk memperluas

koleksi yang ada di perpustakaan terutama aspek seleksi, pengadaan

dan evaluasi. Koleksi perpustakaan harus dibina dari suatu seleksi yang

sistematis dan terarah disesuakan dengan tujuan, rencana dan anggaran

yang tersedia. Pustakawan yang bertugas untuk pengembangan koleksi

harus tujuan perpustakaan dan siapa pemakainya, Oleh karena itu

sebelum melakukan seleksi dan pengadaan koleksi sangat diperlukan

22

analisis kebutuhan pemakainya terlebih dahulu dengan cara mengenal

masyarakatnya yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang

sangat berguna untuk melihat apakah tujuan penyelenggaraan

perpustakaan tersebut telah tercapai atau belum tercapai.

Dalam megembangkan koleksi perpustakaan tim seleksi dan

pengadaan koleksi harus melihat tujuan dan fungsinya dari

perpustakaan tersebut. Dalam pengembangan koleksi sendiri harus

memperhatikan beberapa aspek penting yang bisa memberikan atas

tujuan dan fungsi perpustakaan tersebut.( Yulia, 1993: 11)

Dan ada beberapa peraturan yang mengatur dalam

pengembangannya dan sebagai berikut ini peraturannya :

2. Kebijakan Pengembangan Koleksi

Menurut Sukarman koleksi perlu dibina dan dikembangkan

secara terus menerus agar terjaga ketersediaan dan kemukhtahirannya.

Untuk membina koleksi yang bagus dan dapat dipertanggungjawabkan

perpustakaan hendaknya memilki pedoman tertulis pengembangan

koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya disebut dengan kebijakan

pengembangan.(Sukarman, 2000 : 19)

Tetapi pendapat Sukarman yang lain mengatakan langkah awal

dari pengadaan buku adalah melakukan pemilihan atau seleksi. Dalam

melakukan pemilihan hendaknya perpustakaan mempunyai kebijakan

secara tertulis. Kebijakasanaan ini dalam kurun waktu tertentu selalu

23

disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum

dan program perpustakaan sesuai dengan

perkembangannya.(Sukarman,2000 : 20)

Sukarman mengatakan bahwa perpustakaan khusus perlu

mempunyai kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis. Kebijakan

ini merupakan panduan agar pengembangan koleksi menjadi lebih

terarah. Dokumen kebijakan mencakup sebagai berikut :

a. Penjabaran jenis bahan koleksi yang akan dibangun untuk tujuan

pengembangan koleksi dan hubungannya visi dan misi

perusahaan.

b. Pengembangan bahan perpustakaan yang berkualitas dan relevan

termasukdidalamnya menyebutkan kriteria bahan yang akan

dikoleksi dan yang akan ditolak.

c. Penjelasan mengenai peran dan tanggung jawab orang – orang

yang terlibat dalam pengembangan koleksi.

d. Perencanaan anggaran perpustakaan.

e. Panduan mengenai penerimaan hadiah atau donasi yang meliputi

alasan mengapa diterima atau menolak jenis bahan koleksi

tetrtentu.

f. Panduan langkah-langkah yang harus dilakukan ketika suatu

bahan koleksi dipertanyakan keberadaannya.

24

3. Aspek – aspek Pengembangan

Menurut Saiful-Haq aspek-aspek pengembangan secara umum,

proses pengembangan kolesi mencakup tiga aspek utama yaitu :

a. Seleksi (selection)

Adalah aktivitas yang penting untuk memperhatikan karena

ini merupakan langkah awal dalam proses pengembangan

seleksi. Pustakawan harus mendapatkaan input dari

komunitas pemakai untuk mendapat informasi mengenai

bahan yang diperlukan.

b. Pengadaan (Acquisition)

Adalah proses mendapatkan bahan perpustakaan yang

sudah melalui proses penyeleksian.

c. Penyiangan (weeding)

Adalah salah satu kegiatan yang diharus lakukan secara

reguler sehingga bahan koleksi di perpustakaan akan selalu

relevan dan menarik bagi pemakainya. (Saiful-Haq dkk,

2006: 78 – 87)

4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku

a. Metode Pengadaan

Ada beberapa metode dalam pengadaan bahan pustaka

diantaranya ;

25

1) Pembelian

Setelah mendapat informasi tentang bahan pustaka yang akan

dibeli selanjutnya adalah mendaftar bahan pustaka tersebut,

kemudian diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka yang akan

dibeli. Setelah diverivikasi, apakah bahan pustaka tersebut perlu

duplikasi.(Karmidi, 1999: 3.4)

2) Hadiah

Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh secara langsung

diterima penyumbang atau diminta perpustakaan yang menerima

hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal :

a) Meneliti kiriman hadiah dan mencocokannya dengan surat

pengantarnya.

b) Memilih hadiah yang dibutuhkan.

c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.

Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka,

maka perlu :

a) Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.

b) Mengirimkan surat permohonan hadiah.

26

c) Setelah bahan pustaka diterima lakukan pemerikasaan

dengan mencocokkan daftar kiriman hadiah dengan

surat pengantar.

d) Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan

terima kasih.

3) Pertukaran

Perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu :

a) Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.

b) Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya,

misalnya, biaya pengiriman.

c) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih

pemesan.

d) Mencatat alamat pemesan.

e) menyampaikan bahan pustaka yang dipilih oleh

perpustakaan atau lembaga yang memesan. (Saiful-Haq

dkk, 2006: 81-82)

27

b. Prosedur Pengadaan

Ada dua cara pengadaan yang dilakukan oleh pihak

perpustakaan untuk memperoleh bahan yang diperlukan sesuai dari

hasil penyeleksian, yaitu sistem pengadaan melalui perantara dan

sistem pengadaan langsung.

1) Pengadaan melalui perantara

Yang dimaksud dengan pengadaan bahan pustaka

melalui perantara adalah bahwa penyediaan seluruh bahan

pustaka tersebut dikoordinir oleh vendor atau agen atau

rekanan.

2) Pengadaan langsung

Yang dimaksud dengan pengadaan langsung adalah

pengadaan bahan pustaka yang dilakukan perpustakaan tanpa

melalui vendor atau rekanan. (Saiful-Haq dkk, 2006: 83-84)

`

2828

BAB III GAMBARAN UMUM

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

A. Profil

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII), Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia(LIPI) didirikan tahun 1965 dengan nama Pusat

Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN) di bentuk berdasarkan SK Mentri

Urusan Research Nasional No. 107/M/kpts./Str./65. Pusat ini merupakan

pengembangan dari bagian Dokumentasi Majelis Pengetahuan Indonesia

(MIPI) sebelum berganti nama LIPI pada tahun 1967. Perubahan nama

tersaebut seiring dengan reorganisasi LIPI pada tahun 1986. Selanjutnya,

PDII-LIPI kembali mengalami reorganisasi berdasarkan keputusan kepala

LIPI No. 1151/M/2001 tanggal 5 Juni 2001.

Berdasarkan SK Kepala LIPI No. 1151/M/2001, tanggal 5 Juni

2001 PDII-LIPI mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan,

penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana

dan program, pelaksanaan penelitian, penyusunan serta evaluasi, dan

penyusunan laporan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah. Dalam

pelaksanaan tugas tersebut PDII-LIPI menyelanggarakan fungsi penyiapan

bahan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, pemberian bimbingan

teknis, evaluasi dan penyusunan laporan penelitian dan pelayanan

dibidang dokumentasi serta informasi ilmiah, serta pelaksanaan urusan tata

usaha.

29

Tugas tersebut dilaksanakan PDII bekerjasama dengan lembaga

penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi dan instansi lain yang

terkait dalam upaya mengumpulkan datanya. Publikasi tersebut terdiri dari

laporan penelitian, jurnal ilmiah, tesis S2 dan S3, dokumen paten,

prosiding, makalah seminar, dan lain-lain.

Untuk memberikan kemudahan akses informasi bagi masyarakat

pengguna, telah dikembangkan pangkalan data yang memuat data dari

publikasi tersebut yaitu pangkalan data bibliografi, sebagian dengan

abstrak, juga sedang dikembangkan pangkalan data teks lengkap dari

hasil-hasil penelitian dan dokumen paten indonesia. Selain itu, PDII juga

menerima dan berlangganan jurnal ilmiah asing agar peneliti dapat

mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan di bidangnya.

B. Visi dan Misi

1. Visi

Menjadi institusi terdepan di bidang dokumentasi dan informasi

ilmiah dalam rangka ikut membangun masyrakat yang adil, cerdas, kretif,

intergratif, dan dinamis berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang

humanistik.

2. Misi

Melaksanakan pembinaan, penelitian, dan pemberian jasa dibidang

dokumentasi dan informasi ilmiah.

30

C. Koleksi dan Struktur Organisasi

1. Koleksi

Perpustakaan PDII-LIPI mempunyai koleksi yang cukup lengkap

dalam bidang IPTEK, termasuk ilmu-ilmu sosial. Koleksi berupa buku,

majalah, laporan penelitian, tesis, disertasi, paten, surat kabar serta

literature skunder seperti bibliografi, majalah indeks dan sari karangan.

Selain dalam bentuk tercetak, juga terdapat koleksi dalam bentuk mikrofis

atau mikrofilm dan CD-ROM.

No Koleksi Jumlah

1. Artikel majalah dan makalah seminar 123.076

2. Buku, prosiding, referensi, konflik 50.455

3. Jurnal Indonesia terjilid 7.411

4. Tesis dan disertasi 26.896

5. Artikel jurnal Asing (jurnal langganan 1998) 66.095

6. Paten Indonesia 7.364

7. Artikel Majalah Asing Full text 4.616

8. Koleksi IPSK 16.900

9. Laporan penelitian dengan abstrak 13.057

10. Koleksi Mikrofis 14.550

11. Tesis dengan abstark 2.531

12. Peten pesanan(pesanan penelusuran) 4.679

13. Karya Ilmiah Peneliti 10.582

31

KEPALA PUSAT

BAGIAN TATA USAHA

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

SUB BAGIAN

BIDANG PENGEMBANGAN SISTEM PENELOLAAN DOKINFO “KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL”

KELOPOK JABATAN FUNGSIONAL

BIDANG DOKUMENTASI BIDANG INFORMASI

SUB BIDANG AKUSISI DAN KOLEKSI LITERATURE

SUB BIDANG SARANA KOMPUTER

SUB BIDANG KERJASAMA

SUB BIDANG REPROGRAFI

SUB BIDANG JASA KEMASAN INFORMASI

BIDANG SARANA TEKNIS

SUB BIDANG PENGOLAHAN LITERATURE

SUB BIDANG PANGKALAN DATA LITERATURE

SUB BIDANG JASA PENELUSURAN INFORMASI

SUB BIDANG JASA PENELUSURAN INFORMASI

14. Teknologi tepat guna 15.721

15. Kliping Koran 2.912

16. Laporan penelitian 47.271

Jumlah koleksi 414.116

Tabel 1

Jumlah koleksi

2. Struktur Organisasi Pusat Dokumtasi dan Informasi Ilmiah

Bagan 1 struktur organisasi

32

D. Layanan Informasi Ilmiah

Pemberian layanan informasi dimaksudkan agar masyarakat dapat

mengetahui berbagai hal yang berkaitan dengan bidang dan minatnya, baik

tentang sejarah maupun perkembangan dalam dan luar negeri. Tersedia

berbagai jasa informasi yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan

penelitian dan pengembangan, konsultasi, industri, termasuk usaha kecil

dan menengah, serta belajar mengajar.

PDII-LIPI memiliki perpustakaan yang diperuntukan bagi

pengguna yang dapat datang langsung untuk memanf atkan fasilitas yang

tersedia. Bagi pengguna yang tidak memiliki waktu, kemampuan

menemukan informasi dengan cepat dan ingin mendapatkan informasi

yang sesuai dan siap dimanfaatkan, PDII-LIPI menyajikan beberapa

bentuk kemasan informasi yang disesuaikan dengan keperluan.

1. Paket Informasi Teknologi Industri dan Agro Industri

Kumpulan informasi ilmiah yang terseleksi mengenai tinjauan

perkembangan teknologi atau proses tsuatu bidang tertentu.

Panduan usaha bagi pemula yang menciptakan industri rumah

tangga atau industri kecil.

2. Pohon Industri

Yang ditunjukan bagi pengusaha untuk melakukan dan

mengembangkan deversifikasi produk yang bernilai ekonomi.

33

3. Media Digital, terdiri dari berbagai bentuk kemasan :

a. Database hasil penelusuran , kumpulan informasi dalam

bentuk database sehingga mudah untuk ditemukan

kembali(searching), di tambah serta di intergrasikan dengan

database yang lain.

b. Analisi informasi khusus dalam bentuk digital yaitu

kumpulan informasi tentang topik tertentu dalam kurun

waktu tertentu.

4. Terbitan Informasi Aktual

PDII menerbitkan informasi yang dianalisis dari berbagai

terbitan mengenai suatu topik tertentu yang sedang hangat

dibicarakan atau menjadi masalah di masyarakat dalam bentuk

a. Info Ristek merupakan informasi yang disajikan dalam

bentuk review atau tinjuan dari hasil-hasil penelitian yang

pernah ada dan dapat memberikan solusi di bidang

informasi

b. Fokus Informasi dalam 16 Bidang yang disajikan bagi

masyarakat ilmiah yang ingin mengikuti perkembangan

informasi iptek indonesia secara berkesinambungan dalam

bentuk kumpulan abstrak.

34

5. Pengemasan Laporan RUT

a. Penawaran Teknologi

b. Tracking RUT

c. Abstrak Laporan RUT

Pembuatan database penelitian tradisional (a) Tanaman Obat

Tradisional, (b) Zat Warna Alami, (c) Alat-alat tradisional Pertanian di

Jawa Barat

E. Keanggotaan

1. Untuk menjadi anggota perpustakaan PDII-LIPI sebagai berikut:

a. Bertempat tinggal dan beraktivitas di wilayah JABODETABEK

(Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi).

b. Peneliti, Dosen, Karyawan suatu instansi pemerintah atau swasta serta

mahasiswa perguruan tinggi yang berlokasi di wilayah

JABODETABEK (Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi).

c. Mengisi formulir yang telah disediakan.

d. Menyerahkan

1) Surat pengantar dari instansi tempat berkerja atau dekan , ketua

jurusan dari perguruan tinggi setempat.

35

2) Fotokopi kartu tanda penduduk(KTP), kartu tanda mahasiswa

(KTM).

3) Fotokopi bukti pembayaran SPP tahun akademik yang sedang

berjalan (bagi mahasiswa).

4) Pas foto 2x3 sebanyak 2 lembar.

e. Membayar iuran anggota perpustakaan

1) Karyawan Rp. 50.000,00/semester.

2) Mahasiswa Rp. 30.000,00/semester.

2. Masa berlaku keanggotaan

a. Setiap anggota perpustakaan diberi kartu tanda anggota yang

berlaku sebagai berikut :

1) Peneliti, Dosen dan karyawan : enam bulan terhitung memulai

tanggal pendaftaran.

2) Mahasiswa semester ganjil : Sepember – Fabruari

Mahasiswa semester genap : Maret – Agustus

3. Persyaratan peminjaman

a. Setiap anggota diperbolehkan meminjam dua buku selama dua

minggu (14 hari).

36

b. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda sebesar

Rp.500,00/buku/hari.

c. Peminjaman dapat diperpanjang selama buku tersebut tidak

diminati oleh anggota lain dengan cara datang langsung (tidak

melayani perpanjang melalui telepon).

d. Tidak diperbolehkan meminjam kartu anggota utuk kepentingan

orang lain.

e. Seandainya buku yang dipinjam hilang peminjam diwajibkan

mengganti dengan judul yang sam atau seharga buku tersebut atau

disesuaikan dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi.

f. Buku referensi, majalah, laporan penelitian, tesis atau disertasi,

mikrofilm atau mikrofis dan beberapa koleksi yang lainnya sesuai

dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi, hanya dapat

dibaca atau difotokopi di perpustakaan PDII-LIPI.

g. Perpustakaan berhak menolak meminjamkan sesuatu buku dengan

alasan akan dipergunakan untuk keperluan dinas PDII-LIPI atau

keperluan lain sesuai kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi.

h. Kehilangan kartu anggota perpustakaan di harus segera lapor dan

dikenakan denda sebesar Rp. 5000,00 sebagai pengganti kartu yang

baru

37

F. Waktu pelayanan

Waktu berkunjung perpustakaan

Senin – Sabtu : 08.30 – 15.30

Minggu dan hari libur nasional : TUTUP

3838

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil wawancara

1. Metode Pengambilan hasil wawancara

Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode penelitian

deskriptif kualitatif. Untuk mendapatkan data, penulis melakukan wawancara

dengan kepala Sub Bid Akusisi dan Koleksi Literatur Pusat Dokumentasi dan

Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI), Ibu Cut

Armansyah yang akan disingkat menjadi (CA). Selain itu penulis juga

mewawancarai pustakawan bernama bapak Ponmin yang akan disingkat

menjadi (PN) dan pengunjung yang datang untuk mencari informasi.

Hasil wawancara tersebut untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam

bab ini

2. Analisasa Kebutuhan Pemakai Pusat Dokumentasi dan Informasi

Ilmiah

Berbagai cara dilakukan oleh pengelola perpustakaan untuk

mengetahui kebutuhan pemakai, kegiatan ini dilakukan dengan beberapa

cara untuk mengadakan terbitan berkala seperti

(1) daftar permintaan peneliti LIPI.

(2) Data-data dari jumlah pusat penelitian seperti 27 pusat LIPI dan 20

balai yang tersebar di seluruh Indonesia.

(3) data minat atau kebutuhan informasi para peneliti dan pemustaka.

39

Ini dilakukan agar majalah yang telah di beli akan berguna, selain

itu jurnal-jurnal tersebut akan disesuaikan oleh pusat-pusat dan balai-balai

penelitian yang tersebar diseluruh Indonesia.

3. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi

dan Informasi Ilmiah

Pengadaan majalah atau terbitan berkala di PDII-LIPI melalui tiga

cara sebagai berikut :

a. Pembelian

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah mendapatkan anggaran

dari pemerintah sebesar Rp. 1000.000.000, untuk pengadaan buku dan

jurnal (untuk tahun 2007-2008). Sebagian atau sisa dari anggaran untuk

membeli jurnal untuk membeli buku. Misalnya dari dana sebesar

Rp.800.000.000, untuk membeli jurnal dalam setahun, sedangkan sisa dari

anggaran yang telah digunakan sebesar Rp.200.000.000, untuk membeli

buku. Anggaran tersebut sebenarnya belum cukup untuk membeli majalah,

namun PDII membatasi jurnal yang akan dibeli karena hanya jurnal yang

cukup mahal, seperti hasil wawancara oleh informan sebagai berikut

“ jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih terjangkau misalnya library and information science research seharga Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu pasti” (Informan CA)

40

Maka untuk menyiasati anggaran yang diberikan oleh pemerintah

PDII memfokuskan pembelian terbitan berkala yang sangat dibutuhkan

oleh pusat-pusat penelitian LIPI. Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang

tersebar diseluruh Indonesia mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak

PDII-LIPI akan menyeleksi dan mendahulukan jurnal yang sangat

mendesak untuk dibeli.

Dalam pembelian majalah atau terbitan berkala PDII-LIPI

melakukan beberapa cara pembelian yang akan di pesan, misalkan majalah

tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara

memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk

elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di

inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI

memilih jurnal elektronik yang harganya disesuaikan oleh anggaran yang

dimiliki. Misalnya jurnal elektronik dari SpringerLink dan Insight karena

harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih

jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik

dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus

menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.

41

Proses pembelian jurnal dapat dilihat pada bagan di bawah ini :

Bagan 1 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian

Pemilihan judul dari Katalog

Pemilihan judul oleh peneliti LIPI

Daftar jurnal yang di beli

Membayar invoice

Terima tagihan

Order ke penerbit

Majalah datang

Proses pembelian

Judul disesuaikan

selesai

mulai

42

Keterangan dari bagan di atas sebagai berikut:

Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog penerbit, para

peneliti di lingkungan LIPI. Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan

dibuatkan daftar, kemudian akan disesuiakan dengan anggaran dan

pengecekan duplikasi. Bila telah disesuaikan maka terjadi proses pembelian.

Dengan cara mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada

penerbit. Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima

tagihan berupa invoice. Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal

tersebut. Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh

PDII-LIPI.

Kendala dalam pembelian jurnal asing secara tercetak adalah

waktu pengiriman. Pada saat pemesanan kita harus membayar satu tahun

sebelumnya. Jadi bila PDII-LIPI membayar jurnal asing tercetak pada

tahun 2006 pembayaran tersebut untuk berlangganan jurnal pada tahun

2007. Namun terkadang pengiriman tidak tepat waktu atau pengiriman

terjadi pada tahun 2008 dan diterima oleh PDII-LIPI. Seperti hasil

wawancara berikut ini

“ jadi begini, bila kita ingin membeli jurnal untuk tahun 2007 kita harus membayar tahun 2006. Namun pada saat pengiriman jurnal datang tidak tepat waktu kadang-kadang jurnal tersebut datang tahun 2008 atau 2009 “ (informan CA)

43

b. Hadiah

Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari

para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN

(International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan

ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal

dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di

seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan

terbitannya.

Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah akan

diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang akan

disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan adalah

terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti. Sedangkan

majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan informasinya,

tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala tersebut bersifat

ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut. Bila ada majalah

populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali, setelah memenuhi

dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati display sebagai

referensi.

Majalah terbitan berkala yang di dapat dua eksemplar akan diolah.

Satu eksemplar yang telah di olah di berikan kebagian pengolahan untuk

dibuat ISJD, IMM, dan FOKUS setelah diolah maka akan disebarkan pada

peneliti LIPI, pemakai PDII-LIPI. Satu eksemplar langsung diberikan

pengguna untuk digunakan atau dimanfatkan informasinya.

44

Proses penerimaan hadiah jurnal dapat dilihat pada bagan dibawah

ini :

Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah

Keterangan bagan di atas sebagai berikut:

Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar maka akan

dicatat dalam kardeks, dilakukan pengecapan stempel dan

kelengkapannya. Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan untuk

Penerimaan 2 eks

Di olah

Di berikan ke

Buat daftar pengiriman majalah

Pengecekan kelengkapan ke bagian

pengadaan

Di tarik ke pengolahan untuk dijilid

1 eksemplar di berikan ke perpustakaan

1 eksemplar di kirim ke Sub.Bid

Kebagian pengolahan

mulai

Selesai

45

digunakan oleh pemakai dan satu eksemplar lagi dikirim ke Subbid

Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang akan menjadi IMM (Induk

Majalah Ilmiah Indonesia semua bidang ilmu), FOKUS (informasi yang

berisi artikel majalah ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan

diterbitkan setiap dua bulan dilengkapi dengan abstrak), dan ISJD

(Indonesian Scientific Journal Database) yang dikembangkan oleh PDII-

LIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full text, dapat

diakses melalui internet. Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik

kembali untuk dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu

pengecekan kelengkapan volume dan nomor. Apabila sudah lengkap maka

dikirimkan ke bagian penjilidan, selesai dijilid dilakukan pengecekan

kelengkapan lembaran di bagian pengadaan, penulisan judul pada cover

dan punggung jurnal terjilid. Dibuat daftar penerimaan majalah lalu

dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk kedalam pangkalan

data majalah. Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan.

Kendala dalam pengadaan hadiah adalah saat pengiriman jurnal ke

PDII-LIPI, terkadang para penerbit memberikan terbitannya tidak tepat

waktu. Seperti terbitan untuk tahun 2007 baru sampai ke PDII pada tahun

2008 atau 2009. Disuplay adalah pengiriman terbitan yang berada diluar

pulau Jawa adalah biaya pengiriman yang tidaklah murah seperti

wawancara berikut ini :

“begini misalnya penerbit majalah tersebut berada di Nusa Tenggara Timur, maka pengiriman agak terhambat karena selain jauh dan lama pengiriman ada biaya kirim yang cukup mahal karna di luar pulau Jawa jadi pengiriman mempunyai biaya mahal

46

kalau hanya satu atau dua judul akan sayang biaya kirim jadi setelah banyak judul dari tahun 2006 sampai tahun 2008 akan dikirim lagsung maka dari itu kita tidak mendapatkan kiriman tepat pada waktu permasalahan adalah biaya kirim yang mahal tersebut jadi yang menjadi pertimbangan kita” (informan CA)

c. Kebijakan Pengembangan Koleksi

Sejak berdirinya pada tahun 1967 PDII sudah menetapkan

kebijakan tertulis, namun sejak beberapa tahun terakhir kebijakan

dilakukan tidak tertulis. Namun pengembangan akan dilaksanakan sesuai

dengan kebutuhan dan permintaan para pemustaka. PDII-LIPI melakukan

kebijakan tetap disesuaikan dan mengacu pada hal-hal seperti:

(1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan

dengan kebutuhan pemakai.

(2) Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang

diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai

LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki

terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah

(3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di

LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh

pemakai.

(4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi

jurnal tersebut jurnal ilmiah.

(5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah

hiburan.

47

Dalam hal ini kebijakan dibuat dan diputuskan hanya kepada pihak

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah dan tidak ada pihak lain yang

ikut andil dalam pengambilan kebijakan pengembangan yang telah

ditetapkan. Walaupun banyak sekali kendala yang dihadapi oleh PDII-

LIPI dalam pengambilan kebijakan, salah satunya adalah anggaran yang

diberikan kepada PDII-LIPI, sehingga untuk mengadakan terbitan berkala

mendapat hambatan namun pihak PDII-LIPI menyiasati dalam

pengembangan.

Tujuan diadakan kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala

di PDII-LIPI didasarkan atas kebutuhan pemakai. Kebijakan tersebut

berkembang oleh kegiatan penelitian dan ilmu pengetahuan yang sedang

trend. Selain itu pengembangan majalah atau terbitan berkala disesuaikan

dengan bidang terkaitnya pada masa kini, antara lain :

(1) menyediakan informasi ilmiah bagi penelitian, pengkajian, dan

pengguna lain

(2) memperlancar pelayanan informasi sehingga kebutuhan informasi

pengguna terpenuhi

(3) menjaga kontinuitas kemutakhiran informasi yang dibutuhkan

kegiatan penelitian, pengkajian, dan pengguna lainnya. Seperti

hasil wawancara berikut ini :

“jadi kebijakan koleksi di setiap perpustakaan disesuaikan dengan penggunanya. Contoh di Perpustakaan PDII, karena PDII adalah perpustakaan riset, Perpustakaan riset harus menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan penelitinya. Selain peneliti dari LIPI pengguna perpusatakaan berasal dari berbagai lembaga penelitian dan mahasiswa. Jadi kita melihat pengguna selain dari peneliti LIPI.

48

Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya. Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti, dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari penggunanya” (Informan CA) Sejak terkomputerisasi PDII-LIPI tidak hanya mengembangkan

terbitan berkala secara tercetak namun telah dikembangkan secara

elektronik. Sehingga memudahkan para pengguna untuk mengakses dan

mendapatkan informasi yang diinginkan dan lebih fleksibel seperti yang

diberi penjelasan oleh informan yang bertanggungjawab dalam kebijakan.

Selanjutnya, melalui wawancara, peneliti mengajukan pertanyaan

tentang pengembangan jurnal asing elektronik dan jawaban yang

dikemukakan oleh informan sebagai berikut :

“saat ini PDII mengembangkan majalah secara online selain harga lebih terjangkau jurnal yang diinginkan lebih banyak bila kita membeli secara tercetak hanya mendapatkan beberapa judul saja bila membeli secara elektronik kita mendapatkan jurnal sebanyak 2000 Judul, jadi sejak tahun 2008 sampai sekarang kami membeli jurnal secara online selain itu jurnal tersebut dapat diakses seluruh pengguna yang ada di indonesia terutama para peneliti LIPI yang berada di LIPI yang tersebar diseluruh indonesia” (Informan CA) Sejak berdiri PDII-LIPI kebijakan pengembangan memiliki masa

kadarluarsa. Setiap satu tahun sekali kebijakan tersebut dirubah dan

disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna. Tetapi dalam

beberapa tahun terakhir ini dan sejak berlangganan majalah asing secara

49

elektronik tidak ada perubahan dalam kebijakan pengembangan. namun

harus disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai dan permintaan

peneliti.

Kendala yang dihadapi pihak PDII dalam berlangganan jurnal

secara elektronik adalah sulit memberikan bukti untuk

pertanggungjawaban dalam pengadaan, karena bila berlangganan secara

elektronik akan hilang begitu saja bila sudah berganti tahun. Seperti

wawancara oleh informan sebagai berikut.

“bila berlangganan secara online kita tidak dapat memberikan bukti kepada pemerintah, karena bila habis waktu atau sudah berganti tahun jurnal yang sebelumnya tidak dapat disimpan kecuali kita mendownlod jurnal-jurnal tersebut. Namun karena keterbatasan sumber daya manusia, kita tidak dapat mendownlod jurnal tersebut karena itu para pustakawan pun mempunyai kesibukan dan kesulitan untuk mendowlod jurnal sebanyak 2000 judul kecuali para peneliti-peneliti dan pemakai yang membutuhkan jurnal tersebut” (Informan CA)

d. Seleksi terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi

Ilmiah

Sarana yang digunakan untuk menyeleksi majalah atau terbitan

berkala yang akan dimiliki PDII-LIPI, majalah atau terbitan berkala dalam

negeri atau majalah Indonesia adalah majalah yang dalam bentuk

hadiahkan akan diseleksi untuk dilihat apakah majalah atau terbitan

berkala tersebut majalah ilmiah atau tidak ilmiah. Bila majalah tersebut

ternyata tidak ilmiah, PDII-LIPI akan tetap menyimpannya. Namun hanya

akan disimpan dan di tempatkan di tempat khusus untuk majalah populer

atau biasanya ditempatkan didisplay. Sedangkan majalah atau terbitan

50

berkala asing yang tercetak akan ditempatkan dan disesuaikan dengan

nomor kelasnya ini adalah susunan penyeleksiaannya :

(1) katalog dari penerbit

(2) pemilihan judul

(3) di sesuaikan dengan anggaran

(4) lalu melakukan pemesanan.

Bila majalah atau terbitan berkala asing elektronik biasanya pihak

PDII-LIPI menyeleksi hampir sama seperti :

(1) melihat dan memilih judul jurnal yang dinginkan dari katalog yang

diberikan provider atau supplier yang mengajukan.

(2) menyeleksi lagi provider atau jurnal-jurnal online yang terjangkau.

(3) memilih judul-judul jurnal yang dibutuhkan di bidang studi yang

diinginkan.

(4) disesuaikan dengan kebutuhan para peneliti dan pemakai.

e. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala

1. Shelving

Sheliving dilakukan oleh pustakawan setiap hari, karena koleksi

yang dimiliki bigitu banyak. Selain itu dilakukan harus secara beraturan.

Nomor kelas yang sama disesuaikan juga dengan abjadnya, seperti

wawancara berikut ini :

51

“dalam melakukan selving kami tidak bisa sembarang, harus sesuai dengan nomor kelas dan selain itu juga harus berurut abjadnya. Contohnya bila ada terbitan berkala dengan nomor kelas 030.01 acd dengan terbitan bernomor kelas 030.01 abd harus yang ditempatkan terlebih dahulu atau di depan adalah terbitan bernomor kelas 030.01 abd dahulu baru terbitan bernomor kelas 030.01 acd” (informan PM)

Namun selain itu shelving setiap hari dilakukan juga secara rutin

sebulan sekali. Ini disebabkan takut terjadi kesalahan dalam penempatan

rak. Karena koleksi terbitan berkala yang dimilki oleh PDII-LIPI banyak

jadi harus dilakukan shelving ulang setiap satu bulan sekali seperti

wawancara berikut :

“shelving dilakukan setiap satu bulan sekali untuk mengecek kembali penempatan koleksi yang dibaca dan dikembalikan di rak pada waktu selesai pemakaian lakukan setiap hari. Kan shelving dilakukan setiap hari klo satu bulan sekali pengecekan kembali agar tidak terjadi kesalahan penempatannya” (Informan, CA)

2. Evaluasi

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah melakukan evaluasi

setiap satu tahun sekali seluruh staf dan pustakawan yang berada di PDII-

LIPI, untuk mengetahui kebutuhan informasi para pemakai. Evaluasi

dilakukaan oleh PDII-LIPI untuk menjawab kebutuhan peneliti dan

pemakai terbitan berkala yang dinginkan, serta ketersedian terbitan berkala

itu sendiri.

Alat yang bisa digunakkan oleh PDII-LIPI untuk evaluasi Koleksi

terbitan berkala adalah angket, kritik dan saran yang telah disediakan

tempatnya dan masukkan langsung oleh penggunnanya. Setelah

mendapatkan saran dan kritik untuk pengembangan, maka keritik tersebut

52

akan dievaluasi satu tahun sekali. Dan hal ini akan di jadikan bahan

pertimbangan untuk pengadaan terbitan berkalaal selanjutnya.

Seperti wawancara berikut ini

“kami melakukan evaluasi koleksi dan kebutuhan para pemakai setiap satu tahun sekali. Kami akan mengevaluasi biasanya dari angket atau kritik dan saran dari para pemakai yang tesedia namun selain itu kami mendapatkan masukan langsung dari para pengunjung. Setiap mendapatkan saran untuk mengadakaan suatu koleksi terbitan berkala bila mencukupi anggaran maka akan disediakan bila tidak mau bagaimana lagi kita sesuaikan” (Informan CA)

G. Hasil Penelitian

No. Teori Pelaksanaannya 1 Menurut sukarman kebijakan hendaknya

memiliki pedoman tertulis pengembangan

koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya

disebut dengan kebijakan pengembangan.

Tetapi pendapat Sukarman yang lain

mengatakan langkah awal dari pengadaan

buku adalah melakukan pemilihan atau

seleksi. Dalam melakukan pemilihan

hendaknya perpustakaan mempunyai

kebijakan secara tertulis. Kebijakasanaan ini

dalam kurun waktu tertentu selalu

disempurnakan yang dituangkan dalam

bentuk kebijaksanaan umum dan program

Namun pada perpustakaan PDII-LIPI

kebijakan pengembangan koleksi

dilakukan tidak tertulis namun tetap

disesuaikan dengan (1) Bahan yang

dikoleksi terutama terbitan berkala

disesuaikan dengan kebutuhan pemakai,

(2) Koleksi terbitan berkala berkaitan

dengan bidang studi yang diteliti di dua

puluh tujuh pusat penelitian dan dua

puluh balai LIPI namun tidak menutup

kemungkinan untuk memiliki terbitan

berkala yang lain namun isi tetap ilmiah,

(3) Permintaan dari pengguna terutama

53

perpustakaan sesuai dengan

perkembangannya. Sukarman mengatakan

bahwa perpustakaan khusus perlu

mempunyai kebijakan pengembangan koleksi

yang tertulis. Kebijakan ini merupakan

panduan agar pengembangan koleksi menjadi

lebih terarah

para peneliti yang berada di LIPI yang

membutuhkan jurnal-jurnal yang di

butuhkan oleh pemakai, (4) Jurnal-jurnal

Indonesia yang diberikan oleh para

penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal

ilmiah. (5) Majalah yang populer akan

tetap dimilki hanya sebagai majalah

hiburan.

2 Pengadaan koleksi terbitan berkala dengan

metode pembelian menurut karmidi adalah

Setelah mendapat informasi tentang bahan

pustaka yang akan dibeli selanjutnya adalah

mendaftar bahan pustaka tersebut, kemudian

diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka

yang akan dibeli. Setelah diverivikasi, apakah

bahan pustaka tersebut perlu duplikasi

Dalam pembelian majalah atau terbitan

berkala PDII-LIPI melakukan beberapa

cara pembelian yang akan di pesan,

misalkan majalah tersebut dalam bentuk

tercetak maka pembelian dilakukan

dengan cara memesan dengan suplier,

namun bila majalah tersebut dalam

bentuk elektronik maka pemesan

dilakukan dengan memilih jurnal yang di

inginkan dan memberikan draft kepada

suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI

memilih jurnal elektronik yang harganya

disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki.

Misalnya jurnal elektronik dari

54

SpringerLink dan Insight karena harga

terjangkau. Selain harga yang terjangkau

PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang

dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka.

Jurnal elektronik dapat diakses secara

bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia

tanpa harus menunggu pengembalian

jurnal tersebut di PDII-LIPI.

3 Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh

secara langsung diterima penyumbang atau

diminta perpustakaan yang menerima hadiah

secara langsung perlu melakukan beberapa

hal :

a) Meneliti kiriman hadiah dan

mencocokannya dengan surat pengantarnya.

b) Memilih hadiah yang dibutuhkan.

c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.

Bila perpustakaan yang meminta hadiah

bahan pustaka, maka perlu :

1) Menyusun daftar pustaka yang

diperlukan.

2) Mengirimkan surat permohonan hadiah.

Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah

mendapatkan hadiah dari para penerbit-

penerbit majalah di seluruh Indonesia

yang meminta ISSN (International

Standard Series Number). Setiap majalah

baik populer dan ilmiah yang ingin

mendapatkan ISSN, maka wajib

memberikan minimal dua eksemplar

setiap terbit. Jadi semua majalah atau

terbitan berkala di seluruh Indonesia yang

ingin mendapatkan ISSN harus

memberikan terbitannya.

55

3) Setelah bahan pustaka diterima lakukan

pemerikasaan dengan mencocokkan daftar

kiriman hadiah dengan surat pengantar.

4)Mengirim kembali surat pengantar

disertai ucapan terima kasih.

5656

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis pada Pusat

Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI), maka penulis menarik

sebuah kesimpulan.

kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun

tetap disesuaikan dengan (1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan

berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, (2) Koleksi terbitan

berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh

pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup

kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap

ilmiah, (3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada

di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai,

(4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal

tersebut jurnal ilmiah. (5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya

sebagai majalah hiburan.

Metode atau prosedur pengadaan terbitan berkala yang dilakukan

oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah sebagai berikut :

a) Pembelian, pembelian dilakukan dengan cara memesan,

misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka

pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier,

57

namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka

pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan

dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak

PDII-LIPI memilih jurnal elektronik yang harganya

disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya jurnal

elektronik dari SpringerLink dan Insight karena harga

terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa

memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan

pemustaka. Jurnal elektronik dapat diakses secara

bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus

menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.

b) Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan

hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh

Indonesia yang meminta ISSN (International Standard

Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah

yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan

minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah

atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin

mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya.

c) Kendala yang dihadapi oleh PDII-LIPI dalam hal

pembelian atau pun hadiah jurnal baik asing dan jurnal

dalam negeri sebenarnya tidak jauh berbeda, yaitu waktu

pengiriman jurnal ke PDII-LIPI misalnya jurnal dalam

58

negeri bisannya mereka mengirim jurnal tesebut setelah

beberapa tahun, jurnal 2006 akan terkirim 2008 maka

informsai yang dibutuhkan akan telat sampai kepada para

pengguna.

B. Saran

Saran- saran yang dapat penulis berikan mengenai pengembangan terbitan

berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah adalah :

1. Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah perlu menetapkan kebijakan

pengembangan dalam bentuk tertulis sebagai panduan dalam

melakukan pengembangan koleksi terbitan berkala.

2. Semestinya dilakukan kembali kebijakan pengembangan koleksi

terbitan berkala secara tercetak dilakukan kembali untuk tetap

melestarikan koleksi untuk tetap up to date dalam informasi secara

tercetak.

3. Pengiriman terbitan berkala yang terlambat diterima oleh PDII-LIPI

seharusnya lebih dipercepat agar para pengguna dapat menggunakan

terbitan tersebut secara up-to date

5959

DAFTAR PUSTAKA

Alwasilah, A. Chaedar (2006). Pokoknya Kualitatif : Dasar-Dasar Merancang dan Melakukan Penelitian Kualitatif. Jakarta: Pustaka Jaya.

Bafadal, Ibrahim (2006). Pengelolan Perpustakaan Sekolahan. Jakarta:Bumi Aksara.

Basuki, Sulistyo (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Unversitas Terbuka.

Cresswell, John W (1994), Research Design : Qualitative & Quantitative Approaches. Thousand Oaks, CA:Sage Publications

Dagun, Save M ( 1997), Kamus Besar Ilmu Pengetahuan. Jakarta: Lembaga Kebudayaan Nusantara.

Darjotu, Sri Widatoen (1972), Laporan Mengikuti Kursus Penyegaran Ilmu Perpustakaan. Khusus dan Dokumentasi Ilmiah.

Darmono (2007), Perpustakaan Sekolah : Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja, Jakarta, PT Grasindo.

Farihah, Ipah (2006), Buku Panduan Penelitian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Jakarta, UIN Jakarta Press.

Hardjoprakoso, Mastini (1992), Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah, Jakarta:Perpustakaan Nasional RI.

Lasa (1994), Pengelolaan Terbitan Berkala, Jogjakarta, Kansius

Martoatmodjo, Karmidi (1999), Manajemen Perpustakaan Khusus, Jakarta, Universitas Terbuka

Menwan, Wafian El Wafa dan Constance Repari (2005), Pedoman Teknis Pengelolaan Perpustakaan khusus. Maros, Balai Penelitian Taman Serealia, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.

Mudjito, (1999), Pembinaan Minat Baca, Jakarta, Universitas Terbuka.

Pringguasidoardjo, Luwarsih (1971), Perpustakaan Chusus: Pengantar Keorganisasian dan Administrasi, Jakarta, Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional ; Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.

Rifai, Agus (1999), Membangun Dunia Baru Perpustakaan IAIN : Sumbangan Pemikiran Untuk perpustakaan IAIN, Al-Maktabah, Vol 1, No. 1

60

Saiful-Haq,Rizal, dkk (2006), Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah.

Sedijoprapto, Endang I (2001), Perpustakaan Khusus : Keberadaannya dalam Institusi Serta Dasar-Dasar Pengelolaannya, Jakarta, Maju Bersama.

Sholeha, Asrorun Ni’am (2008), Pengolahan dan atau Pengembengan Perpustakaan Kepada Perpustakaan Khusus (Perpustakaan Jendela Peradaban : Teks, Konteks, dan Dinamika Pembahasan Undang-Undang Tentang Perpustakaan), Depok, Elsas.

Singarinbun, Masri. Effendi, Sofyan. (1999). Metode Penelitian Survey, Jakarta, LP3S.

Sukarman, dan Rachmat Natdjumena (edt). (2000). Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus, Jakarta, Perpustakaan Nasional.

Sulistia, dkk (2002), Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Sekolah, Jakarta, Universitas Terbuka.

Sutarno, NS (2003). Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta, Yayasan Obor Indonesia.

____________________. (2005), Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi, Jakarta, Pata Rei.

Wadgewort, Robert (1993), World Encyclopedia of Library and Information Services, United States of America, America Library Association.

61

LAMPIRAN

62

Nama : Ir.Cut Armansyah, M.Si

Jabatan : Kasubbid. Akusisi dan Koleksi Literatur

1. Bagaimana prosedur dan metode pengadaan koleksi terbitan berkala?

a. Beli (langganan)

Pembelian majalah biasanya hanya membeli majalah asing.

Prosedur pembelian dengan cara melanggan melalui provider atau dengan

suppleir yang ada di indonesia.

b. Hadiah

Hadiah majalah yang dimiliki dari semua terbitan majalah

Indonesia. Majalah yang ingin mendapatkan ISSN wajib memberikan 2

eks setiap terbit.

2. Dalam prosedur pengadaan ada dua sistem pengadaan langsung dan

pengadaan melalui perantara yang manakah yang digunakaan oleh PDII-

LIPI ataukah kedua-duanya bagaimana prosesnya?

c. Prosedur pembelian kita melanggan dengan supplier atau provider

yang berada di Indonesia karena sekarang kita mengembangkan

majalah asing malalui majalah elektornik jadi kita sekarang melanggan

dengan provider SpingerLink dan Emerald sejak tahun 2009 sampai

sekarang.

3. Apakah melakukan kerjasama dalam melakukan pengadaan?

Kita melakukan kerja sama pengadaan melalui provider yang berada di

Indonesia.

4. Bagaimana bagan sistem pengadaan yang digunakan?

a. Pembelian

63

Pemilihan judul dari Katalog

Pemilihan judul oleh peneliti LIPI

Daftar jurnal yang di beli

Membayar invoice

Terima tagihan

Order ke penerbit

Majalah datang

Proses pembelian

Judul disesuaikan

selesai

mulai

64

b. Hadiah

5. Bagaimana penyeleksian dalam pengadaan di PDII-LIPI?

c. Pembelian

Penyeleksian dilakukan dalam pembelian disesuiakan dengan

kebutuhan pusat-pusat penelitian yang adaa di lingkungan LIPI da juga

user perpustakaan PDII-LIPI. Jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak

Penerimaan 2 eks

Di olah

Di berikan ke

Buat daftar pengiriman majalah

Pengecekan kelengkapan ke bagian

pengadaan

Di tarik ke pengolahan untuk dijilid

1 eksemplar di berikan ke perpustakaan

1 eksemplar di kirim ke Sub.Bid

Kebagian pengolahan

Selesai

65

peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari

Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge

seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa

peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih

terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih

terjangkau misalnya library and information science research seharga

Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan

pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu

pasti

d. Hadiah

Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah

akan diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang

akan disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan

adalah terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti.

Sedangkan majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan

informasinya, tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala

tersebut bersifat ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut.

Bila ada majalah populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali,

setelah memenuhi dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati

display sebagai referensi.

6. Apakah ada pertimbangan dalam penyeleksiannya?

Iya pertimbangan dalam penyeleksiannya misalnya pembelian, kita

di berikan anggaran oleh pemerintah PDII memfokuskan pembelian

terbitan berkala yang sangat dibutuhkan oleh pusat-pusat penelitian LIPI.

Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang tersebar diseluruh Indonesia

mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak PDII-LIPI akan menyeleksi

dan mendahulukan jurnal yang sangat mendesak untuk dibeli. Bila hadiah

kita pun memperimbangkan dalam penyeleksiannya dalam pemakaian dan

penempatan untuk digunakan oleh pemakai.

66

7. Selain dengan pembelian hadiah dan tukar menukar adakah metode yang

lain?

Tidak ada

8. Bagaimanakah alur kerja dalam pengadaan dan penyeleksiaanya?

a) Pembelian

1) Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog

penerbit, para peneliti di lingkungan LIPI.

2) Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan dibuatkan daftar,

3) Disesuiakan dengan anggaran dan pengecekan duplikasi. Bila telah

disesuaikan maka terjadi proses pembelian. Dengan cara

mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada

penerbit.

4) Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima

tagihan berupa invoice.

5) Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal tersebut.

6) Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh

PDII-LIPI.

b) . Hadiah

1) Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar

2) dicatat dalam kardeks, dilakukan pengecapan stempel dan

kelengkapannya.

3) Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan satu eksemplar lagi

dikirim ke Subbid Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang

akan menjadi IMM (Induk Majalah Ilmiah Indonesia semua

bidag ilmu), FOKUS ( informasi yang berisi artikel majalah

67

ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan diterbitkan setiap

dua bulan dilengkapi dengan abstrak), dan ISJD (Indonesian

Scientific Journal Database) yang dikembangkan oleh PDII-

LIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full

text, dapat diakses melalui internet.

4) Satu eksemplar diberikan ke Sabbid Jasa Perpustakaan untuk

dilayankan pemakai.

5) Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik kembali untuk

dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu

pengecekan kelengkapan volume dan nomor.

6) Apabila sudah lengkap maka dikirimkan ke bagian penjilidan,

selesai dijilid dilakukan pengecekan kelengkapan lembaran di

bagian pengadaan, penulisan judul pada cover dan punggung

jurnal terjilid.

7) Dibuat daftar penerimaan majalah

8) Dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk

kedalam pangkalan data majalah.

9) Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan.

9. Bagaimana kebijakan pengembangan dalam pengembangan terbitan

berkala di PDII-LIPI?

- Jadi kebijakan koleksi di setiap perpustakaan disesuaikan dengan

penggunanya. Contoh di Perpustakaan PDII, karena PDII adalah

perpustakaan riset, Perpustakaan riset harus menyesuaikan sesuai

dengan kebutuhan penelitinya. Selain peneliti dari LIPI pengguna

perpusatakaan berasal dari berbagai lembaga penelitian dan

mahasiswa. Jadi kita melihat pengguna selain dari peneliti LIPI.

Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari

68

lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical

abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak

memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di

bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah

maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat

kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya.

Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan

ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti,

dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para

peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari penggunanya

10. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengadaan dan penyeleksian?

- Untuk pembelian kendalanya adalah pertanggung jawab kepada

pemerintah karena jurnal yang dikembangkan adalah jurnal online,

tidak ada bukti fisik sedangkan pemerintah membutuhkan bukti fisik,

untuk menanggulangi maka di Back Up namun belum mampu untuk

back up-nya. Bukti fisik lainnya adalah dengan memberikan kontrak

kerjasama yang tercetak.

- Bila jurnal tercetak kendala yang dihadapi adalah harus bayar dimuka

misalnya pemabyaran dilakukan tahun 2008 pembayaran tersebut

untuk jurnal tahun 2009.

- Kendala baik pembelian maupun hadiah sama yaitu pengiriman ke

PDII-LIPI jadi jurnal-jurnal yang dipesan atau hadiah akan datang

setelah beberapa tahun terbit biasanya kendala waktu dan biaya

pengiriman.

11. Apakah ada tujuan dalam kebijakan dalam pengembangan?

- Untuk memenuhi kebutuhan pemakai, risert, makalh, prossiding dan

lainnya.

69

12. Bagaimanakah manfaat kebijakan dalam melaksanakan pengembangan?

- Untuk memudahkan dalam pengwmbangan koleksinya.

13. Pertimbangan apa saja yang diambil dalam kebijakan pengembangan?

- Menyesuaikan dengan anggaran yang diberikan oleh pemerintah

14. Adakah jenis koleksi tertentu yang tidak boleh digunakan dalam kebijakan

pengembangan?

- Intinya harus yang risert, ilmiah agar dapat digunakkan.

15. Siapa sajakah yang berperan serta bertanggung jawab dalam pengambilan

kebijakan pengembangan?

- Kepala Bidang Dokumentasi

- Kepala SubBag Dokumentasi

16. Apakah ada pihak luar yang ikut berperan dan bertanggung jawab dalam

pengembangan?

- Tidak ada

17. Bagaimana menyiasati anggaran dalam kebijakan pengembangan koleksi?

- Bila ada jsepuluh judul yang di minta oleh pihak LIPI namun harga

dari jurnal tersebut melebihi anggaran maka kita akan menyeleksinya

dengan mendahulukan jurnal yang sangat diperlukan untuk diadakan

terlebih dahulu.

18. Apakah ada panduan khusus dalam langkah-langkah dalam pengambilan

kebijakan pengembangan?

- Tidak ada namun disesuaikan dengan kebutuhan pemakai saat itu.

70

19. Berapa lamakah berlaku kebijakan dalam pengembangan atau tidak ada

perubahan kebijakan dalam pengembangan?

- Setiap tahun berubah namun sejak tahun 2008 sampai sekarang belum

berubah karena kebutuhan pemakai disesuaikan.

20. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengambilan kebijakan?

- Selama ini belum ada kendala yang signifikan dihadapi oleh PDII-LIPI

71

Nama : Bapak Ponmin

Jabatan : Pustakawan

1. Apakah anda mengetahui kebijakan dalam pengembangan koleksi terbitan

berkala?

- Tahu

2. Dalam pengadaan majalah apakah pemustaka atau pengunjung

memberikan saran untuk jenis atau mejalah apa yang akan di beli?

- Ya, masukan dari pengguna bisaya para peneliti LIPI.

3. Apakah tindakan yang dilakukan bila ada permintaan koleksi yang di

butuhkan oleh pemustaka?

- Membantu mencarikan koleksi yang dibutuhkan misalnya koleksi yang

diinginkan pemakai bisanya memberikan nomor panggil maka kami

membantu mencarikan letak jurnal tersebut berada.

4. Pernahkah pengunjung menguluhkan atau meminta koleksi yang belum

ada di PDII-LIPI?

- Biasanya melalui kotak saran

5. Jenis majalah atau terbitan berkala apa yang biasanya diminta oleh

pengunjung namun majalah tersebut belum ada?

- Terbitan terbaru

6. Jenis koleksi majalah apa yang sering diusulkan oleh pemustaka?

- Bermacam-macam biasanya majalah ilmiah dan tahun terbaru.

7. Bagaimana perpustakaan memberikan pengunjung untuk mengusulkan

koleksi yang harus diterbitkan seperti membuat kuesioner atau angket

untuk memberikan kebutuhan pengunjung?

72

- Dulu kita membuat kuesioner untuk pengusulan koleksi namun karena

kita semakin sibuk maka tidak membuatnya kembali biasanya

pengunjung memberikan saran secara langsung kepada kami atau

memberikan masukan lewat tulisan yang ditaruh dikotak saran.

8. Bagaimana pustakawan menyikapi kebutuhan pemustaka bila majalah atau

terbitan berkala yang diinginkan tidak ditemukan dan anggaran yang

dimiliki terbatas?

- Kita memberi tahu kan atau mencarikan tempat yag memiliki koleksi

tersebut berada selain di sini. Dengan memberikan alamat serta tempat

dimana perpustakaann tersebut berada.

9. Bila ada permintaan dari pemustaka atau pengunjung berapa lama majalah

atau terbitan berkala akan di adakan?

- Biasanya disesuaikan dengan anggaran yang ada

10. Apakah pengunjung meminta langsung kepada pustakawan secara

langsung tanpa menulis atau memberikan saran?

- Ada yang langsung memberikan saran ada pula yang memberikan

saran melalui kotak saran.

73

Nama : Muthia Driani S.ip

Status : Pengunjung

1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI?

(bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga)

- Tidak

2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini?

3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung

untuk mencari informasi disini?

- Iya

4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI?

- Sekitar tiga kali

5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan

informasi yang diinginkan?

- Tidak

6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti

mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung

mencari di rak buku?

- Mencari di OPAC kemudian setelah menemukan nomor panggil

mencari di rak

7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi?

- Iya

74

8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki

oleh PDII-LIPI?

- Koleksinya lengkap, menrut saya yang dinamakan pusat itu harus

lengkap jika pengguna menginginkan atau mebutuhkan informasi

dapat tersedia di PDII-LIPI.

9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda?

- Iya

10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang?

- Iya sudah berkembang

11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan?

- Iya relevan

12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah

untuk diadakan di PDII-LIPI?

- Belum, namun sebaiknya jurnal mengeai perpustakaan lebih di

perbanyak dan jurnal elektronik Indonesia di kembangkan

13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta

langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah

angket?

- Menulis saran di kotak saran

14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi?

- Saya mencari informasi ke OPAC namun ketika mencari dirak

tidak menemukan informasi atau koleksi yang diinginkan.

75

15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu

ditambahkan?

- Jurnal tentang perpustakaan.

16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang

ada di PDII-LIPI?

- Pengembangan koleksi di PDII-LIPI sudah baik, koleksi jurnal

yang telah tersedia sebaiknya selalu Up To Date, karena jurnal

setiap saat mengalami perkembangan.

76

Nama : S. Indriani

Status : Pengunjung

1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI?

(bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga)

- Tidak

2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini?

3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung

untuk mencari informasi disini?

- Suka

4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI?

- Sekitar lima kali

5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan

informasi yang diinginkan?

- Pernah

6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti

mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung

mencari di rak buku?

- Mencari di OPAC kemudian setelah menemukan nomor panggil

mencari di rak

7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi?

- Tidak

77

8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki

oleh PDII-LIPI?

- Cukup lengkap

9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda?

- Sudah

10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang?

- Sudah

11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan?

- Sudah relevan

12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah

untuk diadakan di PDII-LIPI?

(bila belum pernah mengajukan lanjut ke soal nomor 14)

- Belum

13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta

langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah

angket?

- Menulis saran di kotak saran

14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi?

15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu

ditambahkan?

- Jurnal terbaru.

78

16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang

ada di PDII-LIPI?

- Jurnal-jurnal atau buku-bukunya yang terbaru di adakan.

79

Nama : Vani

Status : pengunjung

1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI?

(bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga)

- Tidak

2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini?

3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung

untuk mencari informasi disini?

- Iya

4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI?

- Sekitar lima kali

5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan

informasi yang diinginkan?

- Selalu mendapatkan informasi yang saya butuhkan karena di PDII-

LIPI informasi perpustakaannya Up To Date

6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti

mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung

mencari di rak buku?

- Lewat OPAC atau Internet lalu mencari di Rak

7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi?

- Selama ini belum mengalami kesulitan

8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki

oleh PDII-LIPI?

80

- Sudah cukup lengkap

9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda?

- Sudah terpenuhi

10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang?

- Lumayan berkembang

11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang

dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan?

- Sudah relevan

12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah

untuk diadakan di PDII-LIPI?

(bila belum pernah mengajukan lanjut ke soal nomor 14)

- Belum

13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta

langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah

angket?

14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi?

- Tidak ada kendala

15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu

ditambahkan?

- Majalah terbitan terbaru.

- Majalah Luar negeri

81

16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang

ada di PDII-LIPI?

- Jurnal lebih Up To Date dan terpercaya

- Di internet jurnal-jurnal online lebih banyak lagi.

81

LAPORAN BULANAN

DATA PENGUNJUNG KOLEKSI JURNAL PDII-LIPI TAHUN 2009

No Kriteria Anggota Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Total 1 Pelajar 4 12 8 2 5 7 6 4 10 32 24 19 133 2 Mahasiswa S0 61 379 32 30 29 55 43 32 8 45 110 28 852 3 Mahasiswa S1 832 1,633 2,463 2,050 1,555 1,425 804 1,003 915 2,053 1,608 1,259 17,600 4 Mahasiswa S2 83 112 91 70 69 84 52 56 41 36 86 64 844 5 Mahsiswa S3 7 21 9 14 10 16 18 10 19 16 12 17 169 6 Wiraswasta 15 26 6 20 20 27 20 22 4 16 8 6 190 7 Industri 16 27 40 21 18 27 14 13 8 17 12 11 224 8 Pengajar 1 8 1 1 - 3 3 3 1 1 - 1 23 9 Pustakawan 1 5 1 - 1 - - - - - - - 8 10 Peneliti LIPI 7 1 8 11 9 14 4 14 7 6 15 14 110 11 Penenliti Non LIPI - - 1 - - - 1 - - - - - 2 12 PNS/TNI 33 33 31 26 30 28 24 53 18 22 11 15 324 13 Tidak Bekerja/Tidak Pilih 29 22 11 34 22 56 25 23 9 30 19 20 300 Jumlah