PENGENDALIAN DAN PENGAWASANPENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAHOleh :Inspektorat Kota YogyakartaJalan Gambiran Nomor 26 YogyakartaTelp/Fax. (0274) 371977

Mengapa Barang Milik Daerah perlu dikendalikan dan diawasi ?Siapa yang harus melakukan pengendalian dan pengawasan?

a. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyeleng-garaan Pemerintah Daerah ;b. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara / Daerah;c. Keppres No. 74 Tahun 2001 tentang Pengawasan terhadap Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah; d. Peraturan Mendagri No. 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;e. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah:f. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 54 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Persediaang. Surat Sekda Kota Yogyakarta Nomor 22/KEP/2012 ttg Penunjukkan Petugas Pengelola Barang Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta Tahun 2012 - 2013DASAR HUKUM

Untuk mewujudkan pemerintahan yang Good Governance terlebih dahulu harus diusahakan terwujudnya aparat yang baik, jujur serta berwibawa; tercipta dari proses pengawasan serta pengendalian terhadap aparat yang bersifat kontinyu dan cukup berbobot. PENDAHULUAN

Ada pendapat yang menyatakan bahwa peraturan yang buruk yang dijalankan oleh pelaksana yang baik akan lebih baik hasilnya dari pada peraturan yang baik namun dijalankan oleh orang yang buruk. Faktor oknum atau pelaksana (subyektif) lebih dominan dari pada factor peraturan (obyektif).

PENGERTIAN PENGENDALIANPengendalian sebagai Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan yang memadai atas tecapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan dan ketaatan terhadap perundangan.

PENGERTIAN PENGAWASAN Pengawasan adalah pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.Pengawasan Intern Seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata pemerintahan yang baik.

Barang Milik Daerah (Sarana Prasarana) merupakan salah satu unsur disamping Organisasi dan Tata Kerja, SDM dan Keuangan yang harus dikelola dengan baik untuk menjamin terwujudnya tujuan suatu organisasi.Diperlukan pengendalian dan pengawasan terhadap pengelolaannya agar tujuan organisasi dapat tercapai

Pengendalian dan Pengawasan dilakukan oleh siapa ?Pengendalian oleh manajemen organisasi dalam bentuk Sistem Pengendalian Intern

Pengawasan oleh APIP (Aparat Pengawas Internal Pemerintah : Inspektorat)

Barang Milik Daerah, adalah semua kekayaan yang berwujud yang dimiliki dan atau dikuasai Daerah, yang bergerak maupun yang tidak bergerak beserta bagian-bagiannya ataupun yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur, atau ditimbang termasuk hewan dan tumbuh-tumbuhan kecuali uang dan surat berharga. Pengertian Barang Milik DaerahBarang milik Daerah, adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan yang sah.

Ruang Lingkup

Vide Permendagri No. 17 Tahun 2007, terdiri dari :

Pejabat pengelola barang milik daerahPerencanaan kebutuhan dan penganggaranPengadaanPenerimaan, penyimpanan dan penyaluranPenatausahaanPemanfaatanPengamanan dan pemeliharaanPenilaian barang daerahPenghapusan PemindahtangananPembinaan, pengawasan dan pengendalianPembiayaan Tuntutan ganti rugi

PENGGOLONGAN BARANG DAERAHMenurut segi ujudnya :

Barang tidak bergerak meliputi :Tanah;Jalan dan jembatan;Bangunan Air;Intstalasi;Jaringan ( air minum , listrik dsb);Bangunan Gedung;Monumen.

Barang Bergerak, meliputi :

Alat-alat besar;Alat-alat angkutan;Alat-alat bengkel;Alat-alat pertanian;Alat kantor dan rumah tangga;Alat-alat studio;Alat-alat kedokteran;Alat laboratorium;Buku / perpustakaan;Barang bercorak kesenian, kebudayaan (Alat kesenian, alat olah raga, tanda pengahargaan dan lain-lain);Hewan / ternak dan tumbuh-tumbuhan;Alat Persenjataan / keamanan.

Menurut segi umur pemakaian :Barang Pakai Habis, kurang dari satu tahun;Barang tidak pakai habis, lebih dari satu tahun dan menjadi Barang Inventaris.

Menurut segi fungsi penatausahaan :

Barang Persediaan; Berada dalam tempat penyimpanan / gudang , Penatausahaannya disebut Penatausahaan Barang Persediaan. Dilaksanakan oleh Penyimpan Barang.

Barang Inventaris; Barang dalam pemakaian.Penatausahaannya disebut Inventarisasi . Dilaksanakan oleh Pengurus Barang .

Untuk sekolah / UPT : baik barang inventaris maupun barang persediaan menjadi tanggung jawab Pengurus Barang

Proses Pencatatan dan Pelaporan secara terus menerus atas Barang Daerah, dibagi menjadi dua kelompok : Penatausahaan Barang Persediaan Inventarisasi Barang, yang terdiri dari :a. Sensus Barang b. Mutasi Barang

Ditunjang dengan :a. Daftar Rencana Tahunan Barangb. Penerimaan Barang c. Pemeliharaan BarangPENATAUSAHAAN BARANG DAERAH

Penatausahaan Barang Persediaan

Meliputi kegiatan-kegiatan penyimpanan dan penyaluran barang persediaan.

Barang persediaan : Barang Pakai Habis dan Barang Inventaris yang belum digunakan

Dokumen-dokumen yang diperlukan :Daftar Kebutuhan Barang Unit (DKBU); Nota / kuitansi / bukti pembayaran / faktur dan atau kontrak pembelian barang; Berita Acara Penerimaan dan atau Pemeriksaan Barang.

Buku dan Kartu Barang menurut jenisnya.Daftar Pengadaan Barang (Lampiran 4)Buku Penerimaan Barang (lampiran 8)Buku Pengeluaran Barang (lampiran 9)Buku Barang Inventaris (lampiran 10)Buku Barang Pakai Habis (lampiran 11)Kartu Barang (lampiran 12)Kartu Persediaan Barang (lampiran 13)

Wajib dilakukan perhitungan /inventarisasi fisik (stock opname) setiap akhir semester

Adanya Perintah Penerimaan / Pengeluaran Barang dari atasan langsung.Membuatkan Bukti Pengambilan Barang (lampiran 16)

1. Laporan Bulanan, sisa persediaan dilaporkan kepada pelaksanan akuntansi

2. Laporan Semester, terdiri dari:

Laporan tentang penerimaan dan pengeluaran barang inventaris (lamp 14)Laporan tentang penerimaan dan pengeluaran brg pakai habis (lamp 15) Laporan mutasi barang (lampiran 34)

3. Laporan Tahunan

4. Daftar Pengadaan Barang (lampiran 4)

PELAPORAN

Idealnya :

Macam / jenis, jumlah dan harga pembelian barang dalam Buku/daftar Pengadaan

sama dengan : Anggaran untuk pembelian bahan dan barang pada DPA/APBS;Daftar Rencana Tahunan Barang;Jumlah harga pembelian barang pada SPJ selama satu tahun, Daftar Pengadaan Barang (lampiran 4).

Disebut juga sebagai Inventarisasi Barang :kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan Barang dalam pemakaian.

PENATAUSAHAAN BARANG INVENTARISPenggolongan menurut fungsi inventarisasi :Tanah : tanah perkampungan, tanah pertanian, tanah bangunan tanah badan jalan dllPeralatan dan mesin : alat-alat besar, alat angkutan, alat bengkel dan alat ukur, alat kantor dan rumah tangga dllGedung dan bangunan : bangunan gedung dan bangunan monumenJalan, irigasi dan jaringan : jalan dan jembatan, bangunan air/ irigasi, jaringan air minum dllAset tetap lainnya : buku dan perpustakaan, barang kesenian/ budaya, hewan dan tumbuhanKonstruksi dalam pengerjaan

Buku-buku dan kartu-kartu yang diperlukan: Buku Inventaris (BI) (lampiran 32) Kartu Inventaris Barang (KIB) (lampiran 25-30) terdiri dari : KIB A : Tanah KIB B : Mesin-mesin Peralatan KIB C : Gedung-gedung Bangunan KIB D : Jalan, Irigasi dan Jaringan KIB E : Aset Tetap Lainnya KIB F : Konstruksi dalam PengerjaanKartu Inventaris Ruangan (KIR) (lampiran 26). BI KIR dan KIB Hasil Sensus setiap 5 tahun sekali.Buku/Daftar Mutasi Barang (BMB/DMB)LMB, Laporan Mutasi Barang persemester (lampiran 34);DMB per tahun.(lampiran 35)

Pengelolaan barang inventaris terkait 3 hal :

Sensus Barang (5 tahun sekali)Mutasi Barang (penambahan atau pengurangan)Penambahan : pengadaan sendiri, hibah, bantuan dllPengurangan : penghapusan, pengalihan Pemanfaatan dan pemeliharaan

Pemeliharaan Barang Daerah : Kegiatan atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan.

Sasarannya , seluruh barang inventaris yang sedang dalam pemakaian yang tercatat dalam BI.Dilaksanakan berdasarkan DKPBU Dilaksanakan berdasarkan Surat Perintah Kerja / Kontrak;Dicatat Nota/kuitansi pada Kartu Pemeliharaan ;Pekerjaan pemeliharaan yang diterima, dilakukan pemeriksaan oleh Panitia Pemeriksa Barang dan dibuatkan BA.Dibuatkan Laporan / Daftar Hasil Pemeliharaan setiap 6 bulan;

Idealnya : Jumlah harga/beaya pemeliharaan yang tercatat di dalam Kartu Pemeliharaan setiap tahunnya, sama dengan :Anggaran Pemeliharaan pada DPA/APBS;DKPBU;SPJ beaya pemeliharaan; dan Laporan/Daftar Hasil Pemeliharaan

PERAN MANAJEMEN DALAM PENGENDALIAN PENGELOLAAN BARANG DAERAH Memahami dan melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan barang : Penyimpan Barang, Pengurus Barang, Atasan Langsung Melakukan perencanaan kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan barang dengan baik (berdasarkan prioritas kebutuhan)Melaksanakan administrasi dan pelaporan Melakukan evaluasi berkala

TUGAS & TANGGUNGJAWAB PENYIMPAN BRG, PENGURUS BRG & ATASAN LANGSUNGSilahkan dibaca pada Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 22/KEP/2012 tentang Penunjukkan Petugas Pengelola Barang Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta Tahun 2012 - 2013

Peran dan Fungsi Inspektorat dalam Pengawasan Pengelolaan barang daerah

Melakukan tugas pembinaan

Melaksanakan fungsi konsultatif

Melaksanakan pemeriksaan reguler, tujuan tertentu, dll

Melaksanakan evaluasi sistem

Kegiatan yang dilakukan Inspektorat Kota Yk dalam rangka pengawasan Barang Milik Daerah/Negara :

a. Pemeriksaan Reguler : Pemeriksaan dilaksanakan untuk dapat menilai kinerja scr menyeluruh pd semua aspek kegiatan dari SKPD bersangkutan, meliputi aspek tugas pokok & fungsi, termasuk aspek pendukungnya yaitu aspek keuangan, SDM, sarana dan prasarana. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana dimaksud meliputi seluruh material, peralatan, barang & fasilitas yang berada dalam penguasaan dan pengurusan entitas atau unit kerja yang diperiksa yang dipergunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi.

b.Pembinaan Pengelolaan Barang : Kegiatan Pembinaan tahun 2014 difokuskan pada Pembinaan Pengelolaan Barang Daerah dan pembinaan pengelolaan keuangan pada sekolah-sekolah. Maksud dilaksanakan pembinaan ini untuk menyesuaikan standard dan prosedur pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang dan keuangan. Sedangkan tujuannya adalah prosedur pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang dan keuangan agar dapat dilaksanakan sesuai dengan aturan dan standard yang telah ditetapkan, sehingga kegiatan ini bersifat preventif.

c.Evaluasi thd sistem/program/kegiatan pengelolaan Barang : Kegiatan evaluasi tahun 2014 difokuskan pada Pembinaan 4 aspek termasuk salah satunya aspek Pengelolaan Barang Daerah pada sekolah-sekolah. Maksud dilaksanakan kegiatan ini untuk melakukan pemeriksaan baik audit dengan aspek tertentu maupun evaluasi mengenai kebijakan yang telah dilaksanakan. Sedangkan tujuannya adalah sebagai bahan kajian sistem manajemen pemerintahan, sehingga kegiatan ini bersifat preventif. Metode pelaksanaannya konfirmasi, konsultasi, klarifikasi, pengusutan dan penilaian.

SASARAN PENGAWASAN PENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAHFaktor-faktor yang diawasi :Tertib administrasiKetepatan waktu Kebenaran & kehandalan pencatatan dan pelaporan (validitas)Efektifitas perencanaan kebutuhan barang dan pemeliharaan

TERIMA KASIH