1

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 25 September 2013

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Batas Penyerahan : 4 Oktober 2013

SISTEM INFORMASI PADA PT. HERO SUPERMARKET Tbk.

OLEH KELOMPOK 5:

HERU PRATAMA P056121841.50

JAUHAR SAMUDERA N. P056121891.50

NINA ARIDHONA P056121941.50

RINALDI SYAHRAN P056121961.50

SALLY WIEDJARNARKO P056121971.50

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2013

i

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI ........................................................................................................... i

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ii

DAFTAR TABEL ................................................................................................. ii

I. PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.2. Tujuan Penulisan ................................................................................... 2

II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................. 3

2.1. Pengertian Sistem Informasi .................................................................. 3

2.2. Tipe Sistem Informasi ........................................................................... 5

2.3. Komponen Sistem Informasi ................................................................. 8

III. PEMBAHASAN ........................................................................................... 10

3.1. Profil PT Hero Supermarket Tbk ........................................................ 10

3.2. Tipe Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk ............................. 12

3.2.1. Penerapan Operating Support System (OSS) .............................. 12

3.2.2. Penerapan Management Support System (MSS) ......................... 15

3.3. Sistem Informasi di PT. Hero Supermarket Tbk. ................................ 16

3.3.1. Komponen Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. ......... 18

3.3.2. Matriks Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. .............. 21

IV. PENUTUP ..................................................................................................... 23

4.1. Kesimpulan…………………………………………………………... 23

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 24

ii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Bagan Sistem Informasi ........................................................................ 5

Gambar 2. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. ....................................... 13

Gambar 3. Struktur Organisasi Divisi IT .............................................................. 16

Gambar 4. Alur Sistem Informasi Produk............................................................. 17

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini ................................ 21

1

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk

manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional

perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang,

teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Dalam era

persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, setiap perusahaan

harus mampu melakukan terobosan-terobosan dan inovasi baru serta

menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup

dan mempertahankan pelanggan yang dimiliki. Sistem informasi merupakan

sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak perusahaan di dunia untuk

membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan sebagai alat

untuk bersaing.

Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan

strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan

yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila

informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu

organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol

sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan

yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam

persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama.

Dalam industri usaha ritel, sistem informasi merupakan senjata yang

paling penting dalam memenangkan persaingan usaha, mengingat informasi

merupakan peralatan yang sangat strategis bagi perusahan dan memerlukan biaya

yang besar untuk pengadaan maka penerapannya harus dilakukan dengan

perencanaan dan studi yang matang. PT. Hero Supermarket Tbk. merupakan suatu

perusahaan di bidang retail, dan dalam kegiatan operasionalnya PT. Hero

Supermarket Tbk. menggunakan sistem informasi manajemen.

2

1.2. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk menggambarkan

penerapan sistem informasi manajemen di PT. Hero Supermaket Tbk.,

mengidentifikasi sumberdaya yang digunakan dalam penerapan sistem informasi

manajemen, serta menyusun sumberdaya tersebut dalam matriks komponen sistem

informasi.

3

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Sistem Informasi

Definisi sistem informasi sangatlah beragam, antara lain sebagai berikut:

1. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware,

prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk

mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan

masalah dan pengambilan keputusan.

2. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan

saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar,

suara maupun tulisan.

3. Sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan,

memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk

kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.

4. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang

mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya

yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.

Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini

disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh

pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel,

efektif dan efisien.

5. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing

berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya

mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan

informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user)

6. Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi

satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk

mengatur masalah yang ada.

7. Suatu sistem informasi adalah aransemen dari orang, data, proses-proses,

dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa

operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan

4

soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna

yang berpengalaman di bidangnya.

Berdasarkan pengertian yang ada di atas, maka sistem informasi dapat

disimpulkan menjadi suatu sistem yang sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi

atau badan usaha (perusahaan) tertentu. Informasi merupakan suatu sumber daya

organisasional yang harus dikelola dengan baik sebagaimana sumberdaya yang

lain. Semua sistem informasi yang terkomputerisasi memiliki basis data

(database) dasar yang dapat digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan

untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis. Sedangkan sistem merupakan segala

sesuatu yang terdiri dari sekumpulan elemen-elemen atau subsistem yang saling

berhubungan (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Apabila di dalam suatu sistem terdapat permasalahan (problem), dimana

permasalahan tersebut dapat berupa ketidakberesan pada sistem yang lama serta

pertumbuhan organisasi dan juga dapat berupa usaha untuk meraih kesempatan

(opportunities). Disamping itu, faktor teknologi informasi yang telah berkembang

dengan cepat serta terdapat instruksi-instruksi (directives) dari pimpinan

perusahaan, maka dengan demikian suatu sistem yang bersangkutan harus

mengalami perkembangan atau dikembangkan.

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru

untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki

sistem yang telah ada. Tahapan utama dalam siklus hidup Pengembangan Sistem

terdiri dari :

1. Perencanaan Sistem (Systems Planning)

2. Analisis Sistem (System Analysis)

3. Perancangan Sistem (Systems Design)

4. Seleksi Sistem (System Selection)

5. Perancangan Sistem (Systems Design)

6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation and

Maintenance)

5

Sistem informasi adalah aplikasi untuk mendukung operasi dari suatu

organisasi, yaitu operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan

data. Sistem informasi manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan

finansial dan personal manajemen. Sistem informasi akan mengorganisasikan

serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan,

menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung

pengambilan keputusan.

2.2. Tipe Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari

sumberdaya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang

menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut

O’Brien (2010), berdasarkan kegunaannya Sistem Informasi dapat dibedakan

menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem

informasi penunjang manajemen perusahaan.

Gambar 1. Bagan Sistem Informasi Sumber : O’Brien (2010)

Klasifikasi sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut:

1. Sistem Penunjang Operasi (Operations Support Systems)

Wikipedia menyebutkan bahwa sistem pendukung operasi adalah sistem

komputer yang digunakan untuk menggambarkan proses pendukung

seperti memelihara jaringan, konfigurasi komponen jaringan, dan

6

kesalahan pengelolaan. Sistem pendukung bisnis biasanya mengacu pada

"sistem usaha" yang berurusan dengan pelanggan, mendukung proses

seperti mengambil pesanan, pengolahan tagihan, dan mengumpulkan

pembayaran. Tujuan sistem pendukung operasi adalah untuk

mengefisienkan proses transaksi dalam bisnis, mengontrol dalam proses

industri, mendukung komunikasi untuk berkolaborasi dan update database.

Operations support system dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

a. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem yang digunakan untuk memproses data yang

berasal dari transaksi bisnis, update operational database dan

memproduk dokumen bisnis (Budiarto, 2009). TPS berfungsi untuk

mencatat dan memproses transaksi-transaksi bisnis. Contoh: sales

processing, inventory systems, accounting systems.

b. Process Control Systems (PCS)

PCS merupakan sistem yang digunakan untuk memonitor dan

mengkontrol proses industri. PCS berfungsi untuk mengawasi dan

mengendalikan proses-proses fisik. Contoh: menggunakan sensor-

sensor untuk mengawasi proses-proses kimia di pengolahan minyak

c. Enterprise Collaboration Systems (ECS)

ECS adalah sistem yang digunakan untuk berkomunikasi antara team,

workgroup dan enterprise colaboration (Budiarto, 2009). Sistem ini

juga digunakan untuk keperluan koordinasi dan pertukaran informasi

di internal perusahaan. ECS berfungsi untuk mendukung komunikasi

tim dan kelompok kerja. Contoh: email, video conferencing.

2. Sistem Penunjang Manajemen (Management Support Systems)

Merupakan sistem yang dapat menyediakan end-user manager akan suatu

produk informasi yang menunjang pengambilan keputusan setiap saat

secara efektif (Budiarto, 2009). Management support system dibagi

menjadi beberapa jenis, yaitu:

a. Management Information Systems (MIS)

MIS merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola informasi

untuk pembuatan laporan dan pendukung suatu keputusan. MIS dapat

7

juga membantu dalam melaporkan dan menunjukkan kinerja kegiatan

bisnis tertentu. Contoh: daily sales, analysis reports, business

forecasting, inventory management and human resources

management.

b. Decision Support Systems (DSS)

DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi end-user manager

secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis,

simulasi dan lain sebagainya. DSS menyediakan dukungan ad-hoc dan

interaktif. Contoh: sebuah analisis what-if untuk menentukan dimana

sebuah perusahaan harus menggunakan dana periklanan.

c. Executive Information Systems (EIS)

EIS adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis

bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis

komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk

informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan

tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus

mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’Brien, 20 10). Contoh:

akses yang mudah terhadap kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan

oleh para pesaing.

Selain operations support system dan management support system,

terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya yaitu Expert Systems, Knowledge

Management Systems, Strategic Information Systems dan Functional Business

Systems. Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efisiensi baik dalam proses

bisnis maupun dalam pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan

sistem informasi. Sehingga pada akhirnya terciptalah sebuah perusahaan yang

adaptif dan memiliki daya saing yang tinggi di tengah lingkungan bisnis yang

dinamis.

8

2.3. Komponen Sistem Informasi

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-

komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-

bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu

mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem

mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai

suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem.

1. Komponen input, merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi

2. Komponen model, yang berupa kombinasi prosedur, logika, dan model

matematik yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan

3. Komponen output, yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna

untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi, yang merupakan alat dalam sistem informasi,

teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,

menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output,

dan membantu pengendalian sistem.

5. Komponen basis data, merupakan kumpulan data yang saling

berhubungan yang tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan

software database.

6. Komponen kontrol, merupakan pengendalian yang dirancang untuk

menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi. Komponen kontrol

terdiri atas enam komponen, antara lain:

a. Orang (People)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau

sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system

users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem

informasi (sistem development).

9

b. Aktivitas

Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai,

memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran

dari sistem informasi tersebut.

c. Data

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian,

aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak

berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau

disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

d. Perangkat Keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor,

harddisk, dll.

e. Perangkat Lunak (sotfware)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang

memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses

data, atau sering disebut sebagai program.

f. Jaringan (network)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara

bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun

berbeda

10

III. PEMBAHASAN

3.1. Profil PT Hero Supermarket Tbk.

PT Hero Supermarket Tbk adalah perusahaan ritel yang memiliki banyak

cabang di Indonesia. Hero Supermarket Group adalah perusahaan ritel modern

pertama di Indonesia, didirikan tahun 1971 oleh almarhum Muhammad Saleh

Kurnia di Jalan Falatehan. Saat ini Hero membidik dasar menengah ke atas. Saat

ini, Hero Supermarket Group merupakan suatu grup ritel yang memiliki berbagai

format sebagai berikut:

1. Hero (supermarket)

2. Giant (hypermarket & supermarket)

3. Guardian (drug store)

4. Starmart (convenience)

Pada tanggal 30 Juni 1989 PT. Hero Supermarket Go Public meramaikan

pasar modal dan merupakan ritel pasar swalayan pertama di Indonesia yang

memperoleh kepercayaan untuk menjual sahamnya kepada masyarakat luas.

Penjualan saham pertama 1.795.000 lembar saham dengan nilai nominal Rp. 1000

dan ditawarkan dengan harga perdana Rp 7.200 per lembar saham dan dari hasil

penjualan Tahun 1989 mencapai 159,9 miliar rupiah. Tahun 1992 PT. Hero

Supermarket Tbk. Menawarkan 29.412.500 lembar saham di Bursa Efek Jakarta

dengan harga penawaran Rp 1.500 per lembar saham. Tahun 1991 PT. Hero

Supermarket membuka toko swalayan kecil dengan konsep convenience store dan

diberi nama Star Mart, yang melayani kebutuhan rumah tangga secara cepat,

dengan lokasi yang strategis seperti Hotel, Apartemen, Komplek Ruko dan lain-

lain. Selain itu Hero Group juga mendirikan semacam toko perkulakan pertama di

Indonesia dengan nama Mega Super Grosir, target pasarnya adalah toko eceran

kecil, koperasi, perhotelan, perkantoran, Instasi pemerintah.

Bulan Februari 1998 PT. Hero Supermarket mengadakan aliansi strategis

dengan Dairy Farm Hongkong, anggota Jardine Matheson. Dairy Farm memiliki

penyertaan saham langsung pada Perseroan sebesar 7,6 % dan melalui obligasi

tukar yang dapat ditukarkan dengan saham Perseroan sebesar 24,55 %. Jalinan

11

kerjasama ini juga diwujudkan dengan bergabungnya eksekutif Dairy Farm dalam

jajaran Direksi dan Komisaris PT. Hero Supermarket Tbk. Pada tahun 1998 inilah

restrukturisasi perusahaan dan kepemilikannya diperjelas dan beberapa usaha

yang tergabung dalam Hero group dipersatukan dalam PT. Hero Supermarket

Tbk. yang meliputi PT. Hero Supermarket (Hero Supermarket), PT. Wiramaju

Karismajaya (Mitra Toko Discount), PT. Catur Abadi Jayasakti (Shop In), Star

Mart, dan Guardian (ex Dairy Farm) dan yang lainnya di jual.

Pada tanggal 26 Juli 2002, Giant hypermarket yang pertama di buka yang

berlokasi Villa Melati Mas, Serpong-Tangerang. Giant Hypermarket dengan

mottonya “Banyak Pilihan Harga Lebih Murah” dengan menyediakan jumlah

barang yang besar antara 35.000-50.000 item yang yang mana 90%nya berasal

dari produk lokal dan etnik. Giant ingin dikenal sebagai brand yang murah

terjangkau dan dapat dipercaya..

Visi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah “menjadi pengecer terkemuka

di Indonesia dari segi penjualan dan penciptaan nilai jangka panjang bagi

pemangku kepentingan.

Misi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah

1. Kami memiliki 5 MEREK TOKO (Hero Supermarket, Guardian, Starmart,

Giant Hypermarket dan Giant Supermarket) yang dapat memuaskan semua

segmen pelanggan dan kami akan mengembangkannya secara

menguntungkan di seluruh Indonesia, dengan memperkuat penawaran

masing-masing merek toko.

2. Kami meningkatkan dan memotivasi talenta lokal terbaik dalam Perseroan.

3. Kami berusaha keras menjadi yang terbaik bagi pelanggan, lebih

sederhana bagi karyawan, dan lebih murah bagi Perseroan.

4. Kami, sebagai PELOPOR ritel di Indonesia akan melanjutkan bekerja

sama untuk tumbuh seiring dengan perkembangan negara kami,

memajukan Perseroan kami dan meningkatkan kesejahteraan para

pemangku kepentingan.

12

3.2. Tipe Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.

3.2.1. Penerapan Operating Support System (OSS)

1. Transaction Processing System (TPS)

TPS yang digunakan oleh PT. Hero Supermarket Tbk. adalah Point

of Sale (POS) System. Barang-barang yang dibeli oleh konsumen dibayar

melalui Point Of Sale atau kasir dan pada saat itulah dilakukan pencatatan

atas transaksi yang sedang terjadi dengan menggunakan Axapta dan SAP,

dimana data yang diinput langsung disimpan dan langsung diproses dalam

server.

2. Enterprise Collaboration System (ECS)

Sebagai perusahaan ritel, PT. Hero Supermarket Tbk. melakukan

pembelian dengan membeli barang-barang dari pemasok untuk menunjang

kegiatan usahanya. Kegiatan pembelian tersebut dilakukan melalui

beberapa tahapan yaitu menentukan kebutuhan, mencari penjual yang

memiliki barang yang sesuai dengan kebutuhan pembeli, penyelesaian

harga dan syarat-syarat lainnya. Berutu (2008) menyebutkan bahwa

penentuan kebutuhan penjualan dilakukan dengan melihat informasi pasar

tentang produk-produk yang akan dijual. Kemudian PT. Hero Supermarket

Tbk. melakukan kegiatan penjualan dengan menjual produk-produk yang

ada di gerainya. Produk yang dijual harus memenuhi ketentuan-ketentuan

sebagai berikut:

a. Menjual barang komplit menurut lingkungan

b. Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat

informasi pasar.

c. Mengutamakan 20 jenis barang yang laku

d. Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing

Konsolidasi dan sentralisasi atas kebutuhan logistik berada di pusat

distribusi PT. Hero Supermarket Tbk. yang berlokasi di Cibitung-Bekasi.

Pusat distribusi ini berdiri sejak tahun 2006. Produk-produk segar yang

berada di pusat distribusi ke masing-masing gerai PT. Hero Supermarket

Tbk. Proses interaksi tukar-menukar informasi antara gerai cabang dengan

13

kantor pusat melalui internet dan telepon dalam pelaporan keluar

masuknya barang serta pemesanan barang seperti yang tampak pada

gambar di bawah ini:

Gambar 2. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.

Alur interaksi Kantor Pusat, Gerai Cabang, Gudang dan Supplier

selengkapnya dijelaskan sebagai berikut:

a. Gerai Cabang berinteraksi dengan Giant Pusat di Jalan Gatot Subroto

Jakarta Pusat setiap saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup

(malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai

jumlah penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis

barang yang perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang

terkumpul dan tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses

dari komputer server yang selanjutnya dikirim ke Kantor Pusat

dengan internet menggunakan telephone line. Sistem informasi

terjadi dalam dua arah yaitu Gerai Cabang ke Kantor Pusat dan

Kantor Pusat ke Gerai Cabang. Informasi yang disampaikan berupa

perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun informasi lainnya

yang dibutuhkan oleh Gerai Cabang.

b. Kantor Pusat berinteraksi dengan Pusat Gudang, untuk memberi dan

menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke

Kantor Pusat

Gerai Cabang Gudang

Supplier

14

tiap gerai di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih

tersedia di gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli.

c. Gerai Cabang berinteraksi timbal balik dengan Pusat Gudang untuk

memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang

yang perlu dikirim ke Gerai Cabang.

d. Gerai Cabang berinteraksi dengan pihak supplier, dengan

memberikan daftar barang yang akan dibeli (purchase order)

e. Kantor Pusat mendapatkan informasi tagihan dari supplier atas

pengiriman barang yang diperlukan atau dibeli oleh Gerai Cabang.

f. Supplier mengkomunikasikan perihal pemesanan barang oleh Gerai

Cabang dengan memberikan informasi jadwal pengiriman barang ke

gudang milik PT. Hero Supermarket Tbk.

Sistem informasi yang terjadi antara Gerai Cabang dan Kantor Pusat

serta Gudang menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi

yang terjadi antara Kantor Pusat dengan Supplier, Gerai Cabang dengan

Supplier dan Gudang dengan Supplier menggunakan jaringan internet.

3. Process Control Systems (PCS) : tidak ada

Dalam rangka mengatur inventori barang dagang agar dapat

memperkirakan besarnya persedian setiap barang yang dikelolanya dengan

tepat. PT. Hero Supermaket Tbk menggunakan Online Analytical

Processing (OLAP) untuk menganalisis data inventori. Aplikasi ini

dibangun dalam lingkungan Microsoft SQL Server ditujukan untuk

membantu manajemen dalam memperoleh informasi mengenai

manajemen inventori yang dikelolanya. Aplikasi yang dibangun terdiri

dari tiga modul utama, yaitu modul untuk migrasi data sumber, modul

penciptaan data warehouse penjualan, dan modul pembuatan laporan.

Modul migrasi data berfungsi untuk memindahkan data penjualan yang

disimpan dalam komputer kasir ke dalam data warehouse yang

ditempatkan dalam komputer server. Modul penciptaan data warehouse

berfungsi untuk membangun model data multi-dimensi. Sedang modul

pembuatan laporan dibangun dengan memanfaatkan SQL Server Analysis

15

Services, Microsoft Excel, dan SQL Server Reporting Services untuk

menampilkan informasi hasil analisis. Dengan tersedianya aplikasi yang

telah berhasil dibangun, memungkinkan pihak manajemen untuk langsung

melakukan pemesanan pembelian suatu barang bilamana barang tersebut

telah mencapai nilai persediaan minimumnya. Selain itu, pergerakan

inventori dari setiap barang yang dikelolanya dapat digambarkan, sehingga

bagian pembelian akan dapat memberikan perhatian khusus pada barang

yang tren penjualannya bergerak dengan cepat agar tidak sampai

kehabisan persediaan barang tersebut. Kemampuan aplikasi untuk

menampilkan daftar barang-barang yang dikategorikan tidak laku jual

dapat menekan biaya inventori yang dapat ditimbulkannya.

3.2.2. Penerapan Management Support System (MSS)

1. Management Information System (MIS)

MIS yang digunakan pada PT. Hero Supermarket Tbk. adalah Hero

Supermarket Field Management System yang menyediakan aplikasi yang

dapat membantu manager gerai cabang dalam business forecasting,

inventory management and human resources management. Aplikasi ini

akan berupa suatu bentuk pelaporan yang selanjutnya digunakan oleh

perusahaan dalam penentuan atau pengambilan keputusan pada sistem

penunjang keputusan.

2. Decision Support Sistem (DSS)

Bagi PT. Hero Supermarket penggunaan DSS terlihat ketika setiap

manager manager gerai cabang dapat memonitor performance system

secara langsung dan interaktif, juga dilengkapi dengan management tool

analysis dalam menganalisa business forecasting dan manajemen

persediaan.

3. Executive Information Systems (EIS)

Dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi strategis bagi high

level management. PT. Hero Supermaket Tbk memiliki divisi IT. Misi dari

Divisi IT adalah menjadikan IT sebagai benchmark bagi divisi lainnya dan

memenuhi standar IT kelas dunia di bidang retail. Divisi ini dipimpin oleh

16

COO

Staff

General Manajer IT

Staff

Manajer IT R&D Manajer IT Operasional

seorang General Manager yang bertanggung jawab kepada Chief

Operation Officer (COO) dan secara organisasi bertanggung jawab kepada

IT Director Asia. General Manajer ini membawahi dua orang IT manajer

yaitu IT Manager Development & Research, serta IT Operational

Manager.

Gambar 3. Struktur Organisasi Divisi IT

3.3. Sistem Informasi di PT. Hero Supermarket Tbk.

Produk yang diperjualbelikan di PT. Hero Supermarket Tbk. merupakan

barang kebutuhan pokok yang harus dikontrol dalam persediaan barangnya.

Jangan sampai ada pelanggan yang mengeluh barang yang dicari tidak ada

ataupun barang yang ada sudah usang karena terlalu lama (kadaluarsa). Adanya

teknologi informasi maka dapat memudahkan dalam pengelolaan terhadap produk

yang ada di setiap gerai. Dalam sistem persediaan, dibutuhkan teknologi informasi

untuk menyusun database dari berbagai jenis produk yang akan diperjualbelikan,

kode barang, nama suplier, harga produk dan lain sebagainya. Adanya database

memiliki banyak manfaat karena saat ini selain digunakan untuk transaksi di

kassa, juga digunakan dalam penyediaan informasi bagi konsumen mengenai

harga produk dengan menggunakan sensor barcode dan komputer yang biasanya

diletakkan di sudut toko.

17

Seluruh komputer yang ada merupakan workstation yang siap

dioperasikan oleh end user (kasir) dalam melayani konsumen. Ada komputer yang

dapat langsung digunakan oleh konsumen, ada yang digunakan untuk transaksi di

kasir, ada yang digunakan di gudang untuk menentukan waktu pemesanan

kembali ke pemasok dan pengembalian produk, dan ada pula komputer untuk

mengetahui tingkat penjualan produk. Seluruhnya akan tergabung dengan server

yang nantinya bermanfaat bagi penyimpanan data baik penjualan maupun

persediaan. Bagan alur sistem informasi PT. Hero Supermarket Tbk. dapat dilihat

pada gambar berikut :

Gambar 4. Alur Sistem Informasi Produk

PT. Hero Supermarket Tbk memiliki 20 server dikantor pusat, dan 1 unit

di masing-masing cabang/toko Hero/Giant Supermaket. Untuk mengelola

database PT. Hero Supermarket Tbk menggunakan software database

management system (DBMS) yang menggunakan software DB2, Oracle, Sybase,

dan kini Microsoft SQL Server. PT. Hero Supermarket Tbk memiliki 2 server

database, dan sistem yang dimiliki bersifat tersentralisasi. User interface pada

18

data warehouse cabang/toko menggunakan program visual foxpro dan clipper.

Seluruh data dijaga keakuratan dan kerahasiaanya dengan memberlakukan sistem

proteksi memakai user-id dan password. Berdasarkan aplikasi data warehouse

yang digunakan, maka manajemen dapat melihat laporang-laporan seperti

keuangan, penjualan, inventori, dan lainnya sesuai dimensi waktu yang dinginkan

baik harian, mingguan, bulanan, tahunan, bahkan data up to date saat ini.

Ruangan IT yang digunakan PT. Hero Supermarket Tbk sudah sesuai

dengan standar minimal, dimana ada ruang khusus untuk server (Gedung Hero

Pusat, lantai 6) dengan suhu udara yang dapat diatur, dilengkapi dengan raised

floor, smoke detector, dan fire alarm. Untuk back up dilakukan secara harian

dengan internal juga di back up ke eksternal server. Dalam menjaga keamanan

dari faktor eksternal, akses memasuki ruangan IT hanya dapat dilakukan

karyawan tertentu dan ruangan dilengkapi oleh door-lock-card security.

3.3.1. Komponen Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.

Berikut ini adalah identifikasikan bagian-bagian yang termasuk dalam

sumberdaya manusia, hardware, software, data, serta sumberdaya network dan

produk informasi dalam perancangan TI dan SI PT. Hero Supermaket Tbk.

1. Sumberdaya manusia

a. Spesialis, terdiri dari : Operator

b. Pengguna, terdiri dari : Karyawan, Pelanggan, dan Manajer

2. Sumberdaya hardware dan jaringan

a. Mesin, terdiri dari :

1) Terminal POS

2) Workstation Manager Kantor Cabang

3) Mobile Computing Barcode

4) Barcode Scanner PSC Magellan 2200

5) Notebook

6) Modem Robotic 56K

7) BHT Handheld Terminal

8) Printer Epson TM 300

9) Printer LX/800

19

10) Credit Card Reader

11) Timbangan digital

12) CPU Zyrex

13) Parabola

14) Magnetic disc drives

15) Network server

b. Media, terdiri dari :

1) Magnetic stripe \

2) ATM Card

3) Bar tags

4) Media komunikasi elektronik

5) Kertas laporan

6) Customer service electronic

7) Kertas laporan

8) Magnetic disc drive

9) Dokumen laporan pengendalian

10) LAN

11) Kertas struk

3. Sumberdaya software

a. Program, terdiri dari :

1) DBMS windows

2) Program pemasukan data

3) Pemprosesan penjualan

4) NOS

5) OLAP (Online Analytical Processing)

6) DBMS Microsoft SQL Server

7) Analisis penjualan

8) Oracle

9) Sybase

10) Program pelaporan

11) Program grafik

12) Program monitoring performa

20

13) Program monitoring keamanan

b. Prosedur, terdiri dari :

1) Pemasukan data

2) Transaksi penjualan

3) Penggunaan dan distribusi output

4) Prosedur back up

5) Prosedur pengendalian

6) Prosedur koreksi

4. Sumberdaya data

a. Data pelanggan

b. Data produk

c. Data gross profit

d. Data transaksi

e. Data inventori

f. Data stock on hand

g. Data penjualan

5. Produk informasi

a. Data entry display

b. Status display

c. Laporan analisa penjualan

d. Informasi penjualan di layar

e. Struk

f. Laporan

21

3.3.2. Matriks Sistem Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.

Tabel 1. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini

Sumberdaya Sumberdaya Hardware dan Jaringan Sumberdaya Software Sumberdaya Manusia Sumberdaya

Data

Produk

Informasi Aktivitas Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna

Input Terminal POS

Workstation

Manager kantor

cabang

mobile computing

barcode

Scanner barcode

PSC Magellan 2200

PC

server/workstation

Notebook

Credit Card reader

Bar tags

Magnetic stripe

Credit card

NOS

Program

pemasukan (DOS,

Clipper, Excel,

Word)

Pemasukan data

Pegawai

penjualan

Pelanggan

Data produk,

Data pembelian.

Data pelanggan

Data gross

profit,

Data penjualan,

Data stock on

hand

Data transaksi

Data entry

display

Pemrosesan Server

Networkserver

Prosesor

komunikasi

Timbangan digital

Modem Robotic

56K

CPU Zyrex

Parabola

LAN, Internet

OLAP (Online

Analytical

Processing)

Analisis Penjualan

Novell network

3.12

NOS

Transaksi

penjualan

Pegawai

penjualan

Data penjualan

Data inventori

Data transaksi

Status display

Output Terminal POS

Workstation

Manager

Printer Epson TM

300

Printer LX/800

Kertas struk

Kertas laporan

Program pelaporan

Program grafik

NOS

.

Penggunaan dan

distribusi output

Pelanggan

Manajer

Pegawai

penjualan

Struk

Laporan analisa

penjualan

Informasi

penjualan di

layar

22

Sumberdaya Sumberdaya Hardware dan Jaringan Sumberdaya Software Sumberdaya Manusia Sumberdaya

Data

Produk

Informasi Aktivitas Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna

Penyimpanan Magnetik disc drive

BHT handheld

terminal

Magnetic disk

DBMS Microsoft

SQL Server,

Oracle, Sybase

NOS

Prosedur Backup Supervisor

operator

Pegawai

penjualan

Data produk,

Data pembelian.

Data pelanggan

Data gross

profit,

Data penjualan,

Data stock on

hand

Data transaksi

Kendali Server

Prosesor

komunikasi

Terminal POS

Kertas

Dokumen

Laporan

pengendalian

Program

monitoring

performa

Program

monitoring

keamanan

Prosedur koreksi Supervisor

operator

Pegawai

penjualan

Pelanggan

Manajer

Data produk,

Data gross

profit,

Data penjualan,

Data stock on

hand

Struk

Data entry

display

Audio signal

23

IV. PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Sistem informasi merupakan suatu hal wajib dipunyai oleh setiap

perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnisnya terhadap perusahaan yang

sejenis. Dengan adanya sistem informasi ini, tidak hanya membuat proses menjadi

otomatis, tetapi juga menciptakan tingkat akurasi yang tinggi, kecepatan dalam

pelayanan, dan menjadi pelengkap dalam kegiatan bisnis perusahaan. Dalam

jangka panjang, pola tersebut akan membuat sisi operasional suatu perusahaan

menjadi lebih efisien, terstruktur dan mempunyai fleksibilitas.

Sistem informasi yang digunakan oleh PT Hero Supermarket Tbk, dari top

level management hingga kasir memakai sistem informasi terpadu dan saling

berintegrasi dalam berkomunikasi sehingga produk (inventory) tidak ada yang

kurang ataupun sudah usang karena terlalu lama (kadaluarsa). Produk yang dijual

di gerai cabang harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Menjual barang komplit menurut lingkungan

2. Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat informasi

pasar.

3. Mengutamakan 20 jenis barang yang laku

4. Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing

Hal tersebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan

usahanya sehingga dapat bersaing dengan kompetitor dalam bisnis yang sama

terbukti dengan semakin eksis keberadaanya.

24

DAFTAR PUSTAKA

Berutu T. 2008. Analisis Manajemen Strategi Giant (PT. Hero Supermarket, Tbk.)

Dalam Menghadapi Persaingan Ritel Di Kota Bogor. (Studi Kasus di Giant

PT. Hero Supermarket, Tbk. Botani Square. [Skripsi]. Bogor : Fakultas

Pertanian, Institut Pertanian Bogor.

Budiarto H. 2009. Sistem Informasi Manajemen dalam http://www.slideshare.net

[Diakses pada 1 Agustus 2013]

O’Brien J. 2010. Management Information System : Managing Information

Technology in the Internetworked Enterprise, 10th Edition. McGraw-Hill.

Wikipedia. 2011. Sistem Informasi Manajemen. From: http://id.wikipedia.org/

[Diakses pada 1 Agustus 2013]