PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Seiring berkembangnya suatu perusahaan, harta perusahaan semakin sulit

untuk dikontrol karena banyaknya aktivitas perusahaan sehingga membutuhkan

pengendalian internal. Sistem Pengendalian Internal bertujuan untuk menjaga dan

melindungi aset, mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan, serta memberikan

informasi yang akurat dan handal. Hal ini juga dilakukan oleh PT. Cartenz, yang

berada di Surakarta, Jawa Tengah, Indonesia.

PT. Cartenz Indonesia, bergerak dalam penjualan ritel (Alat-alat

adventure, Outdoor Fashion, Foot wear, Safety work, Cartenz Adventure Services

(CAS) yaitu berupa pelatihan-pelatihan, Outbound Traning, Fun outing gathering,

Adventure extreme challenge, Team building/Leadership training, Tour

organizing, Event organizing, HRD consultancy.

Pendapatan adalah kegiatan operasional perusahaan yang sangat penting

sehingga siklus yang membentuk pendapatan perlu diperhatikan. Siklus

pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan

kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan

jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang

dan jasa tersebut (Krismiaji, 2002: 269). Tujuan dari siklus pendapatan adalah

menyediakan produk yang tepat untuk konsumen, ditempat dan waktu yang tepat

dengan harga yang sesuai agar kestabilan operasinya peusahaan dapat berjalan

terus menerus. Siklus pendapatan terdiri dari siklus penjualan dan penerimaan kas.

Penjualan kredit akan membentuk siklus penjualan, sedangkan penjualan tunai

akan berpengaruh pada siklus penerimaan kas.

Siklus pendapatan yang terdapat di PT. Cartenz Indonesia adalah dengan

melakukan transaksi penjualan secara tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas

dari penjualan tunai dan dari penagihan piutang. PT. Cartenz Indonesia yang

berpusat di Surakarta memiliki beberapa cabang dan partai. Cabang-cabang yang

tersebar di beberapa kota tersebut hanya menerima barang dari PT. Cartenz pusat,

sehingga penjualan kredit hanya untuk konsumen partai dibeberapa kota. Sistem

penjualan untuk partai ini menggunakan penjualan kredit dengan jangka waktu

yang ditentukan (tempo satu minggu). PT. Cartenz Indonesia ini selain

menyalurkan penjualan kredit ke partai, juga melakukan penjualan secara tunai

untuk konsumen yang datang langsung ke toko Cartenz tersebut.

PT. Cartenz ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan dengan

pesat sehingga membuka cabang dibeberapa kota di Indonesia, yaitu: di Malang,

Purwokerto, Depok-Jakarta, Magelang, Jogyakarta, Jakarta, Surakarta, Surabaya

dan Jember. Karena perkembangan usaha tersebut maka PT. Cartenz cabang

Surakarta yang beralamatkan di Jl Slamet Riyadi No.100, Surakarta, Jawa Tengah

dijadikan sebagai unit usaha toko cabang, juga sebagai kantor pusat PT Cartenz

Indonesia.

Dari siklus pendapatan pada PT. Cartenz yang memiliki banyak transaksi

yaitu penjualan secara tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas dari penjualan

tunai dan dari penagihan piutang dan memiliki banyak konsumen partai yang

tersebar di beberapa kota di Indonesia akan memungkinkan PT.Cartenz akan

kehilangan kontrol terhadap harta, dan memunculkan berbagai resiko-resiko yaitu

resiko penagihan piutang, keterlambatan pembayaran dari waktu yang telah

ditentukan, resiko retur penjualan karena barang rusak atau tidak sesuai pesanan,

resiko kesalahan pencatatan dalam memberikan potongan penjualan kepada

cabang dan partai atau toko dan pencatatan dan penyelewengan penerimaan kas.

Berdasarkan penelitian awal, ditemukan permasalahan yang merugikan

PT. Cartenz, yaitu pada pertengahan tahun 2007 terjadi penyelewengan kas yang

dilakukan oleh karyawan bagian kasir. Uang yang seharusnya disetor ke bank oleh

bagian kasir dipakai untuk keperluannya sendiri, sehingga PT. Cartenz mengambil

jalan hukum untuk menyelesaikan masalah ini. Oleh karena itu, PT. Cartenz

memerlukan kontrol yang semakin baik yaitu dengan melakukan pengendalian

internal agar resiko-resiko tersebut dapat dicegah.

Masalah Penelitian

Dalam aktivitas sehari-hari, siklus pendapatan merupakan kegiatan utama

yang dilakukan PT.Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta. Siklus

pendapatan diharapkan memberikan hasil yang menguntungkan untuk pemilik

perusahaan dari transaksi penjualan yang dilakukan.

Mengingat masalah yang terjadi terhadap penyelewengan kas, maka

sangat diperlukan pengendalian internal yang baik dan memadai untuk siklus

pendapatan tersebut. Dengan menggunakan sistem pengendalian internal,

pencegahan terhadap resiko-resiko yang merugikan perusahaan dapat dilakukan.

Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk meneliti sistem pengendalian pada siklus

pendapatan pada PT. Cartenz yang berada di Surakarta, Jawa Tengah.

Persoalan Penelitian

Berdasarkan masalah penelitian yang dirumuskan di atas, maka persoalan

penelitian yang akan diteliti adalah:

1. Bagaimana sistem pengendalian internal yang telah dilaksanakan pada

siklus pendapatan oleh PT. Cartenz Indonesia?

2. Apakah sistem pengendalian internal untuk siklus pendapatan PT. Cartenz

Indonesia sudah memadai?

Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Dengan memperhatikan masalah penelitian di atas, tujuan dari penelitian

ini adalah untuk mengetahui efektifitas sistem pengendalian internal yang

diterapkan pada siklus pendapatan, serta mengidentifikasi siklus pendapatan yang

terdapat di PT. Cartenz yang berada di Surakarta, Jawa Tengah.

Manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Memperoleh pengetahuan tentang sistem pengendalian internal khususnya

siklus pendapatan

2. Dari hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan bagi

perusahaan dalam menerapkan pengendalian internal siklus pendapatan

agar lebih efektif.

KIBLAT TEORITIS

Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal adalah struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2010: 163). Sistem

pengendalian internal ini menekankan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan sistem

pengendalian internal menurut Mulyadi (2010: 163), adalah:

1. Menjaga kekayaan organisasi

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3. Mendorong efisiensi, dan

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Menurut Mulyadi (2010: 164), unsur sistem pengendalian internal adalah :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Berdasarkan hasil penelitian oleh Committee of Sponsoring Organization

(COSO), ada lima komponen model pengendalian internal yang saling

berhubungan yang dirancang untuk memberikan kepastian bahwa tujuan

pengendalian akan tercapai. Komponen pengendalian internal COSO meliputi :

1. Lingkungan Pengendalian, terdiri dari faktor-faktor:

a) Integritas dan nilai etis

b) Partisipasi dewan komisaris dan komite audit

c) Filosofi dan gaya operasi manajemen

d) Struktur organisasi

e) Penetapan wewenang dan tanggung jawab

f) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

2. Penilaian Resiko

Organisasi harus sadar dengan resiko yang dihadapinya. Organisasi

juga harus mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola resiko yang

terkait. Resiko muncul dikarenakan oleh :

a) perubahan lingkungan operasi

b) personel baru

c) sistem informasi yang diperbarui/diperbaiki

d) teknologi baru

e) lini produk atau aktivitas baru

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian ini terdiri dari kebijakan dan prosedur

pengendalian yang harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu

mengatasi resiko pencapaian tujuan organisasi. Aktivitas pengendalian

dikelompokan sebagai berikut:

a) Pemisahan tugas yang memadai

b) Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas

c) Dokumen dan catatan yang memadai

d) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

e) Pemeriksaan independen atas kinerja

4. Informasi dan Komunikasi

Dalam aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan

komunikasi untuk mendapat informasi yang dibutuhkan untuk memulai,

mencatat, memproses dan melaporkan transaksi dan mengendalikan

operasi perusahaan. Informasi dan komunikasi terdiri dari 6 tujuan audit

yang berhubungan dengan transaksi yang harus dicapai, yaitu :

keterjadian, kelengkapan, keakuratan, posting, klasifikasi, dan penetapan

waktu.

5. Pengawasan Kinerja

Seluruh proses aktivitas perusahaan harus diawasi dan perubahan

aktivitas harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan kinerja

akan efektif jika mencakup pelatihan dan asistensi karyawan, pemantauan

kinerja karyawan, koreksi kesalahan, penjagaan aktiva dengan memantau

karyawan yang mamiliki akses ke aktiva tersebut.

Menurut Boynton, et al (2003: 20), Pengendalian Internal atas siklus

pendapatan mencakup hal-hal berikut ini:

1. Aktivitas pengendalian - transaksi penjualan kredit

Pemrosesan transaksi pendapatan mencakup fungsi-fungsi pendapatan

berikut ini:

a. Memprakarsai penjualan

- penerimaan pesanan pelanggan

- persetujuan kredit

Proses penjualan harus memiliki manajemen kredit yang

independen. Persetujuan kredit diberikan oleh manajemen kredit

yang sesuai dengan kebijakan kredit dan batas kredit yang diotorisasi

untuk pelanggan.

b. Pengiriman barang dan jasa

- pemenuhan pesanan penjualan, kebijakan melarang mengeluarkan

barang-barang dari gudang tanpa adanya pesanan pelanggan yang

disetujui

- mengirimkan pesanan pelanggan, pemisahan tanggung jawab atas

pengiriman barang dengan persetujuan dan pemenuhan pesanan akan

membantu mencegah bagian pengiriman melakukan pengiriman

yang tidak di otorisasi.

c. Pencatatan penjualan

- penagihan pelanggan, bahwa pelanggan telah ditagih untuk seluruh

pengiriman, hanya pengiriman aktual, dan pada harga yang telah di

otorisasi.

- pencatatan penjualan, bahwa faktur penjualan telah dicatat secara

akurat dan dalam periode yang benar.

2. Aktivitas pengendalian - transaksi penerimaan kas

Fungsi-fungsi yang meliputi pemrosesan penerimaan dari penjualan tunai

dan kredit yang terkait adalah:

a. Menerima penerimaan kas, resiko utama adalah kemungkinan

pencurian kas sebelum atau sesudah catatan penerimaan dibuat oleh

karena kas yang diterima harus disimpan di tempat yang aman. Resiko

kedua adalah kesalahan dalam pemrosesan penerimaan.

b. Menyetorkan kas ke Bank, seluruh penerimaan kas harus disetorkan

secara utuh setiap hari.

c. Mencatat penerimaan kas, bahwa penerimaan telah dimasukkan pada

jumlah yang benar.

3. Aktivitas pengendalian untuk transaksi penyesuaian penjualan

Dalam aktivitas ini melibatkan fungsi-fungsi:

a. Potongan tunai

b. Retur penjualan dan potongan penjualan

c. Penghapusan piutang tak tertagih

Semua transaksi penyesuaian penjualan harus di lakukan otorisasi yang

tepat, perhitungan atas barang yang diretur, penggunaan dokumen dan

catatan yang tepat.

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara

berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan

penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas

dari penyerahan barang dan jasa tersebut (Krismiaji, 2002: 269). Jenis transaksi

yang terjadi dalam siklus pendapatan adalah:

1. Penjualan kredit

Bagian penjualan menerima surat pesanan pembelian, bagian kredit

memeriksa data kredit pelanggan dan memberikan persetujuan dan

meneruskan ke bagian gudang. Bagian gudang mempersiapkan barang

yang akan dikirim. Bagian pengiriman kemudian mengirimkan barang

beserta order penjualannya kepada pelanggan. Bagian penagihan membuat

tiga rangkap faktur penjualan untuk konsumen, bagian piutang, dan

diarsipkan sebagai dasar membuat jurnal penjualan.

2. Penjualan tunai

Bagian penjualan menerima permintaan penjualan dari konsumen, setelah

itu bagian penjualan menerima kas kemudian membuat nota penjualan.

Bagian kasir mencatat penerimaan ke jurnal penerimaan kas dan membuat

bukti setor bank.

3. Penerimaan kas

Penerimaan kas berasal dari penjualan tunai dan berasal dari piutang

penjualan yang sudah dibayarkan.

4. Retur penjualan dan potongan penjualan

Dapat terjadi akibat kerusakan barang atau perusahaan mengirimkan

barang yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan

5. Penghapusan piutang

Apabila pelanggan tidak mampu lagi membayar piutangnya karena

bangkrut, akan dilakukan penyesuaian.

Di dalam transaksi siklus pendapatan, transaksi penjualan kredit maupun

tunai memiliki 4 aktivitas yaitu : (a) Penerimaan pesanan dari pelanggan, (b)

Pengiriman barang atau jasa ke pelanggan, (c) Penagihan kepada pelanggan, (d)

Penerimaan kas dari pelanggan (dari penjualan tunai dan penjualan kredit).

Nalar Konsep

Pengendalian internal semakin lama penting bagi semua perusahaan, untuk

mencegah adanya kerugian karena ancaman yang semakin meningkat. Dalam

siklus pendapatan dibutuhkan adanya pengendalian internal karena siklus

pendapatan berhubungan langsung dengan kas. Struktur pengendalian internal

yang memadai mencakup kebijaksanaan, prosedur-prosedur, wewenang, praktik

yang sehat dan karyawan yang bertanggung jawab. Dengan sistem pengendalian

internal yang memadai, kecurangan serta pemborosan dapat diketahui sehingga

pemilik perusahaan akan segera mengambil tindakan untuk mengatasi masalah-

masalah yang terjadi.

Kerugian perusahaan akibat kontrol yang tidak tepat bisa terjadi karena

tidak memadainya pengendalian atau pelaksanaannya. Tidak memadainya

pengendalian internal ini bisa diketahui dengan melihat unsur-unsur pengendalian

internal dan komponen dari pengendalian internal yang tidak dilakukan oleh

perusahaan, sehingga muncul kelemahan-kelemahan pengendalian internal.

Dari hasil penelitian sebelumnya (Pricilla, 2011:31), kelemahan

pengendalian internal mencakup lima komponen model pengendalian internal

yaitu:

1. Lingkungan pengendalian

a. Integritas dan nilai-nilai etika: pihak manajemen tidak pernah

mengembangkan kebijakan secara tertulis dengan jelas

b. Kurangnya sosialisasi akan tata tertib

2. Penaksiran Resiko

a. Perubahan lingkungan, perusahaan belum bisa beradaptasi dengan

kemajuan teknologi informasi yang ada saat ini

b. Tidak semua kemampuan karyawan sesuai dengan bidang yang

digeluti.

3. Aktivitas pengendalian

a. Dalam pemberian kredit, fungsi otorisasi kredit tidak melihat

kelayakan pelanggan

b. Tidak adanya pemisahan tugas, sehingga menyebabkan perangkapan

jabatan

c. Penjagaan asset dan catatan yang tidak memadai, misalnya: tidak

adanya catatan yang rinci terhadap persedian yang ada digudang, dan

semua karyawan memiliki akses langsung ke persediaan.

d. Perusahaan tidak melakukan review kinerja secara rutin

4. Informasi dan akuntansi

a. Bagian keuangan tidak mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh

perusahaan

b. Laporan keuangan tidak disajikan secara tepat, sehingga laporan

keuangan tidak handal.

5. Pemantauan / Monitoring

a. Pemantauan kinerja tidak dilaksanaklan secara rutin oleh pemilik

perusahaan

b. Kegiatan koreksi terhadap kesalahan belum secara optimal dilakukan

perusahaan.

Dari kelemahan-kelemahan model pengendalian internal di atas,

lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian merupakan kelemahan yang

sering muncul di dalam sistem pengendalian internal. Di dalam lingkungan

pengendalian, penerapan kebijakan dan tugas pokok masih kurang dipahami oleh

karyawan. Sedangkan dalam aktivitas pengendalian, belum adanya pengendalian

untuk pencatatan transaksi yang akurat dan tepat waktu.

METODE PENELITIAN

Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan

Satuan pengamatan pada penelitian ini adalah karyawan yang berkaitan

dengan siklus pendapatan sedangkan satuan analisis pada penelitian ini adalah PT.

Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta, Jawa Tengah.

Jenis Data dan Prosedur Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan

sekunder. Data primer diperoleh melalui hasil wawancara dan observasi yang

berkaitan dengan siklus pendapatan dan sistem pengendalian internal. Data-data

yang dikumpulkan sehubungan dengan penelitian ini adalah: struktur organisasi,

transaksi penjualan dan penerimaan kas, serta gambaran tentang sistem

pengendalian internal pada siklus pendapatan.

Data sekunder adalah semua dokumen yang terkait dengan siklus

pendapatan yang berupa laporan penjualan, data karyawan, faktur penjualan, bukti

penerimaan kas, retur penjualan dan pengurangan harga, dan lain-lain).

Teknik analisa data

Teknik analisa yang digunakan adalah teknik analisa kualitatif deskriptif.

Analisa dilakukan dengan membandingkan antara teori-teori yang ada dengan

kenyataan yang terjadi pada perusahaan, berdasarkan informasi yang

dikumpulkan. Langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam penelitian ini

adalah :

1. Memahami sistem pengendalian internal dan mempelajari siklus

pendapatan (Pedoman prosedur perusahaan, struktur organisasi dan job

description karyawan, siklus pendapatan yang terjadi di perusahaan

dengan melakukan wawancara kepada karyawan yang bersangkutan di PT.

Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta)

2. Mengidentifikasi pengendalian internal atas siklus pendapatan PT. Cartenz

Indonesia yang berada di Surakarta, Jawa Tengah

3. Menentukan sistem pengendalian internal yang memadai dan tidak

memadai dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi siklus pendapatan di

PT. Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta. Untuk mengetahui

memadai atau tidak memadainya sistem pengendalian internal digunakan

rumus sebagai berikut :

Memadai jawaban > 50%

Tidak memadai jawaban ≤ 50%

4. Menentukan alternatif pemecahan yang diperlukan atas sistem

pengendalian internal yang tidak memadai.

ANALISIS DATA

Sejarah PT. Cartenz Indonesia

Tahun 2000 perusahaan ini masih berbentuk CV.Cartenz Outdoor

Equipment. Cartenz sebagai “Toko Kecil” adalah menawarkan dan menjual

peralatan dan perlengkapan kegiatan alam terbuka (Outdoor), kemudian

berkembang pesat dengan mempertegas falsafah usaha dalam mencapai tujuan

perusahaan dimasa mendatang. Tahun 2002 produk lebih lengkap, variatif dan

menarik seiring kebutuhan konsumen. Pada tanggal 12 Nov 2004 berganti nama

menjadi PT. Cartenz Indonesia Branded Fashion and Adventure yang memenuhi

tuntutan nuansa gaya hidup dan memposisikan citra sebagai gerai / outlet yang

mempunyai karakteristik modern bertaraf internasional.

PT. Cartenz Indonesia didirikan oleh Bpk. Budi Santoso, ST ; Bpk. Rudi

Sunarno, SE ; Bpk. Alimin Budiarjo, Ibu. Titik Yuliani. PT. Cartenz Indonesia

memiliki visi menjadi penyedia jasa adventure terkemuka di Indonesia. Misi dari

PT. Cartenz Indonesia adalah mempunyai jaringan outlet di seluruh Indonesia,

mewujudkan kualitas kehidupan stakeholder yang lebih baik, menyediakan dan

mengembangkan produk dan layanan adventure yang inovatif dan aman untuk

memberikan kepuasan bagi pelanggan.

Deskripsi Siklus Pendapatan PT. Cartenz Indonesia

Jenis transaksi yang sering terjadi dalam siklus pendapatan PT. Cartenz

Indonesia terdiri dari penjualan kredit, penjualan tunai, penerimaan kas. Berikut

adalah fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan dan penerimaan kas

yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia:

Fungsi penjualan. Karyawan bagian penjualan yaitu marketing online menerima

order dari konsumen partai dan konsumen toko. Membuat surat order penjualan

yang sering disebut sebagai sales order invoice, faktur penjualan, nota penjualan

dan kemudian meminta otorisasi kepada direktur utama, serta menentukan tanggal

pengiriman pesanan untuk konsumen partai.

Fungsi kredit. Direktur utama sebagai pemilik perusahaan memberikan otorisasi

kredit, namun hanya sebatas pemberitahuan secara lisan dari marketing online.

Fungsi gudang. Kepala gudang beserta staff gudang bertanggung jawab

menyimpan persediaan dan menyiapkan persediaan untuk kebutuhan para

konsumen.

Fungsi pengiriman. Bagian gudang bekerja sama dengan bagian penjualan

bertanggung jawab dalam mengirimkan barang berdasarkan sales order invoice

dan faktur penjualan.

Fungsi penagihan. Pada bagian ini, karyawan yang melakukan penagihan adalah

bagian keuangan.

Fungsi keuangan. Bagian finance melakukan pencatatan transaksi piutang dari

transaksi penjualan kredit dan melakukan input kas dari penjualan tunai.

Fungsi akuntansi. Bagian accounting bertugas menyusun laporan-laporan

keuangan perusahaan.

Pelaksanaan sistem pengendalian internal siklus terhadap siklus

pendapatan dapat ditunjukkan dengan adanya bagan alir (flowchart) dari

pemesanan barang, penjualan dan penagihan kepada pelanggan yang akan

ditampilkan pada gambar berikut ini

4.1 Flowchart Sistem Penjualan dan Penagihan

Gudang Pengiriman PenagihanPenjualan

MULAI

Purchase Order (PO)

Buat sales order

invoice (SOI)

6

5

4

3

2

Sales Order

invoice 1

Konsumen N

2

Sales Order

invoice 1

Mengecek

&menyiapkan

barang

4

Sales Order

invoice 3

N

N

2

Sales Order

invoice 3

Buat delivery order

(DO)

2

Delivery Order 1

Mengirim barang

Sales Order

invoice 3

D

N

SOI 5

SOI 1

PO

DO 2

Sales order

invoice 3

Mencatat ke laporan

piutang

Laporan

piutang

SOI 1

DO 1

SOI 3

N

DIRUT

Konsumen

Prosedur Penjualan dan Penagihan

Fungsi Penjualan (marketing online) marketing online menerima purchase order

dari konsumen partai, atas dasar PO tersebut, membuat Sales Order Invoice

sebanyak 6 lembar. Lembar 1 dan PO konsumen diserahkan pada bagian

penagihan, disimpan sementara. Lembar 2 untuk bagian pengiriman. Lembar 3

dan 4 untuk bagian gudang. Lembar 5 untuk konsumen partai dan lembar 6 untuk

disimpan urut nomor. Untuk persetujuan kredit, tidak menggunakan dokumen

hanya secara lisan dari bagian penjualan ke direktur utama sebagai fungsi kredit.

Fungsi gudang dari Sales Order Invoice lembar 3 dan 4, bagian gudang

menyiapkan barang yang akan dikirim ke konsumen partai. Selanjutnya bagian

gudang akan menyerahkan Sales Order Invoice lembar 3 bersama barangnya ke

bagian pengiriman dan lembar 4 di simpan menurut nomor.

Fungsi pengiriman setelah menerima Sales Order Invoice dan barang dari bagian

gudang, bagian pengiriman menerbitkan Sales Order Invoice lembar 2 dari

arsipnya. Dari kedua dokumen tersebut, bagian pengiriman membuat delivery

order rangkap 2. Lembar 1 delivery order dan lembar 5 Sales Order Invoice untuk

disimpan berdasarkan tanggal, dan lembar 2 untuk fungsi penagihan.

Fungsi penagihan (finance) setelah menerima Sales Order Invoice lembar 3,

delivery order lembar 2 dari bagian pengiriman, finance akan mengeluarkan Sales

Order Invoice lembar 1 dan purchase order dari arsipnya. Sales Order Invoice

lembar 1 digunakan untuk pembuatan laporan piutang yang kemudian diserahkan

kepada direktur utama. Sales Order Invoice lembar 5 dikirim kepada pelanggan.

Sales Order Invoice lembar 1, Sales Order Invoice lembar 3 dan delivery order

lembar 1 disimpan berdasarkan nomor urut dokumen.

Dokumen yang digunakan PT. Cartenz Indonesia dalam sistem penjualan

dan penerimaan kas adalah sales order invoice, nota penjualan (penjualan tunai)

dan delivey order.

Deskripsi Pengendalian Internal atas Siklus Pendapatan yang dilaksanakan

PT. Cartenz Indonesia

Pengendalian internal yang dilaksanakan oleh PT. Cartenz Indonesia

meliputi unsur-unsur pengendalian internal dan lima komponen pengendalian

internal yang saling berhubungan. Analisis sistem pengendalian internal terhadap

siklus pendapatan di PT. Cartenz Indonesia dilihat dari unsur-unsur pengendalian

internal yaitu sebagai berikut :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

Dalam sistem penjualan kredit PT. Cartenz indonesia, bagian accouting

hanya melakukan pencatatan piutang dari konsumen partai, sedangkan bagian

finance bertanggung jawab atas penerimaan kas dari pelunasan piutang konsumen

partai dan penerimaan kas dari hasil penjualan tunai.

Transaksi penjualan kredit di PT. Cartenz Indonesia melibatkan lebih dari

satu karyawan, yaitu untuk proses penjualan, pemberian kredit, dan penagihan

dilakukan oleh marketing online bersama sales & marketing manager. Untuk

proses pengiriman barang, marketing online bekerja sama dengan karyawan

gudang . Proses pencatatan piutang kemudian dilakukan oleh bagian accounting.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan

Dalam melaksanakan transaksi penjualan kredit, sistem wewenang di PT.

Cartenz Indonesia diatur sebagai berikut:

a. Penerimaan order dari konsumen konsumen partai diotorisasi oleh marketing

online dengan memberikan tanda tangan pada invoice. Marketing online

bertanggung jawab atas pengiriman yang dilakukan oleh bagian gudang untuk

mengirimkan barang kepada konsumen.

b. Dalam transaksi penjualan kredit, marketing online mempunyai wewenang

untuk memberikan otorisasi yang berupa tanda tangan di sales order invoice

yang kemudian akan digunakan untuk pengiriman kepada konsumen partai.

Untuk transaksi penjualan tunai yang mempunyai wewenang adalah kasir

dengan memberikan bukti berupa nama kasir beserta paraf pada nota

penjualan.

c. Pengiriman barang kepada konsumen partai diotorisasi oleh kepala gudang

dengan memberikan cap “PT. Cartenz Indonesia” dan “copy” di faktur

penjualan dan sales order invoice sebagai bukti barang sudah dikirim ke

konsumen partai. Faktur penjualan tersebut di buat rangkap tiga, untuk kpala

gudang, marketing online, serta bagian accounting

d. PT. Cartenz Indonesia sudah menetapkan diskon penjualan yaitu Item merk

Eiger untuk daypack, karier, tas pinggang, tas laptop, travelbag, travelpouch,

tas selendang, tas P3K, topi/kupluk & dompet besarnya diskon adalah 22,5%,

Item merk Eiger untuk hem, kaos, celana, jaket/sweater/raincoat, sabuk,

sandal, sepatu, kaos tangan, kaos kaki, sleepingbag, matras, tenda, bandana,

alat panjat, chalkbag, assesories ( botol minum, karabiner mini, kompas,

tempat hp, tas kamera, gaiter, coverbag, pisau & headlamp ) besarnya diskon

adalah 12,5%, Semua item merk Bodypack diskon sebesar 12,5%, Produk

Cozmeed 30 % tas & fashion 20 % . Batas pengambilan partai agar bisa

mendapat diskon sebesar tersebut diatas adalah Rp 5.000.000,00. Informasi

surat invoice dan faktur penjualan didasarkan pada harga jual, diskon

penjualan, harga pokok yang ditetapkan oleh Head Office PT. Cartenz

Indonesia.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi

Cara-cara yang dilakukan PT. Cartenz Indonesia dalam menciptakan

praktik yang sehat dalam pelaksanaan siklus penjualan adalah :

a. PT. Cartenz menggunakan formulir bernomor urut tercetak yang

pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang yaitu

dengan memberikan tanda tangan pada formulir. Formulir yang digunakan

PT. Cartenz Indonesia adalah Sales Order Invoice, faktur penjualan untuk

penjualan kredit, sedangkan untuk penjualan tunai formulir yang digunakan

adalah nota penjualan. Semua formulir tersebut bernomor urut tercetak dan

harus dipertanggung jawabkan kepada yang berwenang.

b. Setiap transaksi di PT. Cartenz Indonesia dilaksanakan oleh beberapa pihak

atau unit organisasi. Mulai dari penjualan oleh marketing online, sampai

dengan barang di tangan pelanggan yang dilakukan oleh bagian gudang.

Proses transaksi tidak dilakukan oleh satu orang saja.

c. Pada tahun 2005an PT. Cartenz Indonesia melakukan perputaran jabatan,

namun mulai tahun 2011-2012 perputaran karyawan tidak lagi dilakukan.

Rotasi kerja hanya dilakukan jika cabang memerlukan.

d. Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut

pada perusahaan, berhak atas cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja

dengan mendapatkan upah penuh. Cuti tahunan tidak dapat diambil sekaligus,

maksimal sekali pengambilan cuti adalah 3 (tiga) hari. Selama cuti jabatan

karyawan akan digantikan oleh karyawan lain untuk sementara waktu.

e. PT. Cartenz Indonesia juga melakukan pemeriksaan persediaan barang yang

dilakukan oleh internal control (auditor barang). Internal control melakukan

cek persediaan barang secara rutin (stock opname). Cek persediaan ini untuk

mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan barang dan untuk

mengecek ketelitian serta keandalan data persediaan.

4. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya

Struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan tergantung

kepada sumber daya manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapatkan

sumber daya manusia yang ahli, berkompeten dalam bidangnya, jujur dan dapat

dipercaya, pihak manajemen PT. Cartenz Indonesia menetukan persyaratan

jabatan sebagai kriteria seleksi yang harus dipenuhi calon karyawan.

Proses perekrutan karyawan PT. Cartenz Indonesia adalah cabang/divisi

mengajukan kebutuhan SDM dan kebutuhan persyaratan jabatan tertentu kepada

HRD, kemudian HRD akan membuat open recruitment melalui media koran, job

fair, papan public, jaringan pertemanan, media sosial internet dan web. Kemudian

seleksi administrasi, jika lolos maka melakukan psikotes, tes kemampuan, dan

inteview awal. Jika semua tes tersebut lolos, maka calon karyawan melakukan

interview kepada user. Selanjutnya calon karyawan menunggu untuk

pengumuman penerimaan karyawan. Untuk karyawan yang sudah dinyatakan

diterima, maka harus melakukan training selama 14 hari sebelum tanda tangan

kontrak kerja. Terakhir, penyerahan /pengiriman karyawan baru ke cabang/divisi

yang membutuhkan.

Pengembangan pendidikan karyawan lama (training) PT. Cartenz

Indonesia juga dilakukan minimal 2-3 kali selama setahun, diadakan oleh pusat /

cabang PT. Cartenz Indonesia.

Selain analisis menggunakan unsur-unsur pengendalian internal terhadap

siklus pendapatan digunakan juga analisis menggunakan lima komponen COSO

adalah sebagai berikut:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik,

karyawan PT. Cartenz Indonesia dan lingkungan pengendalian juga sangat

berpengaruh dalam sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian PT. Cartenz

Indonesia meliputi :

Integritas dan nilai-nilai etika. PT. Cartenz Indonesia mempunyai kebijakan

tertulis / standard operation procedures kekaryawanan dengan jelas. Jam kerja

manajemen/CAS dan gudang adalah 8 (delapan) jam perhari, dari hari senin –

jumat, jam 08.30 – 16.30. Untuk Jam kerja sales counter adalah 6 – 12 (enam

sampai duabelas) jam perhari. Untuk presensi di PT. Cartenz Indonesia setiap

karyawan wajib hadir ditempat kerja 30 menit sebelum jam kerja dan dapat

membuktikan kehadiran dengan mengisi daftar hadir pada waktu datang dan

pulang. Setiap karyawan dilarang menandatangani daftar hadir milik orang

lain/teman sekerjanya atau ditandatangani oleh orang lain sebagai tanda bukti

kehadirannya, jika terlambat karena suatu hal maka harus menginformasikan

kepada rekan kerjanya atas persetujuan atasannya. Karyawan yang tidak hadir

harus dapat menunjukkan bukti atau memberikan alasan yang sah tentang

ketidakhadirannya secara tertulis. Jika karyawan yang tidak hadir, tidak

menunjukkan bukti dianggap tidak bekerja, dan kepadanya tidak diberikan upah

pada hari tersebut.

Partisipasi dewan komisaris atau komite audit. PT. Cartenz Indonesia tidak

memiliki komite audit dalam yang mempunyai tanggung jawab dalam mengawasi

pelaporan keuangan. Bagian yang bertugas dalam mengawasi pelaporan keuangan

adalah direktur utama.

Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi. Pimpinan dan pihak manajemen

PT. Cartenz Indonesia memberikan contoh kepada karyawan-karyawannya untuk

selalu bertanggung jawab terhadap tugasnya. Filosofi dan gaya manajemen yang

dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia dimulai dari pimpinan dan pihak manajemen

yang memberikan contoh konkret kepada karyawan-karyawannya agar mereka

mampu mengikuti, misalnya: displin waktu, kejujuran, keterbukaan, dan

sebagainya. Pengambilan keputusan perusahaan bersifat demokratis melalui

musyawarah antara direktur utama bersama karyawan.

Struktur organisasi. PT. Cartenz mempunyai struktur organisasi (Lampiran 4)

tertulis dan job description sehingga masing-masing karyawan dapat mengetahui

tugasnya dan tanggung jawabnya secara jelas. Berikut ini adalah job description

dari PT. Cartenz Indonesia :

a. Operasional Manager memiliki tugas menganalisa kebutuhan dan

pengelolaan budget operasional pusat serta cabang dan berkerjasama

dengan marketing dalam merencanakan program.

b. Purchasing memiliki tanggung jawab mengenai rencana belanja

bulanan, laporan harian, mingguan dan bulanan, laporan hutang ke

supplier per hari, pembelian dan pengadaan barang dan operasional

stock gudang.

c. Admin purchase bertugas untuk menginput pembelian barang dari

supplier, membuat nota penerimaan dari Grosir untuk penjualan partai,

membuat surat invoice untuk partai, merekap data mutasi tiap cabang

pada akhir bulan, faktur / nota pembelian barang setiap hari.

d. Warehouse Head akan Mengontrol, menjalankan,

mempertanggungjawabkan barang masuk gudang / keluar (kepada

purchasing), Cetak barcode / pelabelan barang, cek fisik barang,

mempertanggungjawabkan stock per satu bulan (internal control

Manager).

e. Internal Control, mengecek penjualan harian semua cabang, laporan

mutasi, stock opname, penyimpanan file, kontrol diskon serta harga

f. Finance memiliki tugas membuat, memeriksa dan mengarsip faktur,

nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang

perusahaan, menerima, memeriksa tagihan dari supplier dan atau pihak

eksternal serta membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran

terkirim tepat waktu, membuat perhitungan pajak untuk perusahaan

(PPN, PPH, tahunan dan pribadi).

g. Bagian Accounting menyiapkan perhitungan laba-rugi dan laporan

akuntansi biaya dan penutupan setiap bulan, menyusun pembukuan

ledger umum dan dokumen transaksi bisnis, input data keuangan ke

sistem keuangan otomatis perusahaan, input data ke sistem keuangan

otomatis perusahaan, kontrol budget untuk semua cabang.

h. Brand Analyst, menerima data stock barang supplier yang masuk dari

purchasing dan diinformasikan ke cabang, mengajukan order barang

dari cabang kepada purchasing, merekap laporan penjualan harian

cabang per 10 hari

i. Marketing Online melakukan pemeriksaan barang yang datang dari

supplier yang merupakan pesanan konsumen online, berkoordinasi

dengan tim gudang dalam pengelolaan barang datang dan pengiriman

barang, membuat rencana anggaran operasional marketing online

berdasar persetujuan atasan, membuat invoice transaksi penjualan

konsumen online, membuat laporan penjualan online, laporan budget

promo via online, laporan kas operasional marketing online, laporan

penjualan konsumen online.

j. Storehead, menyelenggarakan riset pasar, mengatur dan mengelola

operasional toko baik dari asset barang maupun budget.

k. Frontliner. Bertugas melayani kebutuhan customer yang datang,

menjaga keamanan barang toko serta keakuratan stock barang,

melakukan entry hasil check stock harian dan hasil penjualan ke dalam

kartu stock setiap hari secara manual, membuat laporan penjualan

harian.

l. Chasier. Bertanggung jawab terhadap jumlah pembayaran dari setiap

transaksi serta pengecekan barang keluar toko dan transfer hasil

penjualan ke bagian Keuangan, menginput hasil penjualan, mengecek

nota dengan hasil penjualan, melakukan pencatatan penjualan dan

akuntansi secara manual, membuat laporan kas kecil.

m. Supervisor. Mengkoordinasikan SDM yang menjadi tanggung

jawabnya berkaitan dengan pengembangan, analisis, dan penyusunan

laporan cabang, membuat rekapitulasi laporan mingguan, bulanan,

triwulan, dan tahunan baik yang berkaitan dengan penjualan,

operasional, dan SDM, memberikan orientasi kerja pada karyawan

baru, bertanggung jawab untuk aktifitas karyawan meliputi: jadwal

shift harian, istirahat, libur mingguan, lembur, tugas luar shift, back-up

karyawan tidak hadir, cuti, dan rotasi shift.

n. HRD Staff. Melakukan Seleksi dan rekrutmen karyawan, mengelola

dan mengarsip data karyawan, mengelola hak dan kesejahteraan

karyawan (asuransi, refreshment, entertain, dll), payroll & overtime,

bekerja sama dengan divisi marketing dan pihak ketiga dalam

pelaksanaan assessment karyawan & training pengembangan SDM.

Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Setiap karyawan PT. Cartenz

Indonesia mempunyai otoritas dan tanggung jawab masing-masing dalam

menjalankan sistem dan prosedur sebuah transaksi bisnis seperti yang terdapat

pada job description. Terdapat pemisahan fungsi penjualan yang bertanggung

jawab terhadap pesanan konsumen, fungsi gudang bertanggung jawab pada

persediaan barang, fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan

transaksi yang terjadi. Pada perusahaan PT. Cartenz Indonesia masih terdapat satu

karyawan yang merangkap dua fungsi yaitu penjualan dan penagihan karena

adanya target penjualan yang harus dipenuhi karyawan bagian marketing on-line.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. PT. Cartenz Indonesia

menerapkan kebijakan tentang kontrak karyawan baru, pelatihan karyawan baru

dan lama, evaluasi karyawan yang dilakukan setiap 3 (tiga bulan) dengan sistem

rangking, pemberian kompensasi cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja

dengan mendapatkan upah penuh dan cuti khusus untuk karyawan wanita hamil.

Cuti hamil tersebut diberikan 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah terjadinya

kelahiran.

2. Penilaian Resiko.

Risiko yang dapat muncul atau berubah di PT. Cartenz Indonesia karena

keadaan berikut ini :

Perubahan lingkungan. Lingkungan PT. Cartenz Indonesia dalam beroperasi

cenderung berubah secara cepat dan dinamis, karena PT. Cartenz Indonesia

memiliki banyak cabang dan konsumen partai. Cabang dan konsumen partai

semakin lama memesan barang dengan jumlah yang banyak dan dalam jangka

waktu yang cepat, sehingga perusahaan dituntut untuk memproduksi pesanan

konsumen dengan jangka waktu yang singkat pula. Dalam hal ini muncul resiko

yaitu beberapa barang yang diproduksi mengalami cacat produk sehingga

kepuasan konsumen terhadap barang tersebut berkurang dan mengakibatkan

rusaknya mutu perusahaan.

Personel baru. PT. Cartenz Indonesia dalam merekrut karyawan melalui berbagai

tahap dan karyawan akan melalui training terlebih dahulu untuk membekali

karyawan dalam bekerja, namun jabatan karyawan di PT. Cartenz Indonesia ini

tidak diukur dari latar belakang pendidikannya. Pendidikan karyawan sebagian

besar adalah SMA salah satunya adalah bagian accounting, dan hanya beberapa

dari perguruan tinggi. Di sini, terjadi ketidaksesuaian antara latar belakang

pendidikan karyawan dengan jabatannya sehingga munculnya kinerja yang kurang

optimal sehingga dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam proses

pelaporan, perhitungan, pencatatan karena tidak adanya kesesuaian

pendidikannya.

Lini produk. PT. Cartenz Indonesia menyediakan berbagai macam jenis barang

dan pelayanan jasa kepada konsumen. Semakin banyak barang yang disediakan,

pengawasan juga harus semakin ditingkatkan, karena resiko barang hilang akan

semakin besar untuk itu karyawan PT. Cartenz Indonesia selalu melakukan

pengawasan baik untuk gudang dan konsumen yang datang. Karyawan juga tidak

diperbolehkan membawa barang tanpa persetujuan atasan.

Sistem informasi yang diperbaharui / diperbaiki. Pada tahun 2012 awal, sistem

komputer yang lama diganti menjadi sistem yang baru, namun transformasi dari

sistem ini menyebabkan karyawan melakukan kesalahan-kesalahan karena tidak

adanya pelatihan terlebih dahulu. Karyawan lebih lama dalam memproses data,

membuat laporan, menginput data karena belum terbiasa dengan sistem baru ini.

Perubahan struktur organisasi. Mulai tahun 2011 sampai dengan tahun 2012 PT.

Cartenz Indonesia tidak melakukan perubahan struktur karena perubahan struktur

organisasi ini dianggap tidak efisien karena masing-masing dari karyawan

tersebut sudah memiliki tanggung jawabnya terhadap tugasnya masing-masing,

namun hal ini justru kan mengakibatkan kecurangan karyawan apabila terus

berada di posisi yang sama karena karyawan akan lebih memahami semua yang

ada di posisi tersebut sehingga kecurangan akan mudah dilakukan.

3. Aktivitas Pengendalian

Komponen ketiga dari pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian

yang merupakan kebijakan dan peraturan untuk mendukung tujuan organisasi.

Ativitas pengendalian yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia adalah:

Pemisahan tugas yang memadai . Pemisahan tugas dibagi menjadi tiga bagian

penting, pencatatan, penyimpanan, otorisasi. Untuk fungsi pencatatan adalah

karyawan accounting, fungsi penyimpanan adalah bagian gudang untuk

penyimpanan persediaan, bagian finance dan kasir untuk menangani kas. Untuk

otorisasi tertinggi adalah direktur utama PT. Cartenz Indonesia. Pada perusaahaan

ini masih ada satu bagian yang menangani lebih dari satu fungsi yaitu penjualan,

penagihan, pemberian kredit yang masih rentan terhadap resiko kecurangan.

Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas direktur utama menetapkan

kebijakan kredit untuk konsumen, sedangkan kebijakan terhadap harga jual,

diskon penjualan oleh head office.

Dokumen dan catatan yang memadai dilakukan secara manual atau

terkomputerisasi. Pencatatan manual digunakan untuk cross check dari sistem

yang sudah terkomputerisasi. Biasanya pencatatan manual dilakukan pada

persediaan. Dokumen yang berkaitan dengan penjualan dan penerimaan kas

adalah sales order invoice, faktur penjualan, nota penjualan, delivery order yang

masing-masing bernomor urut pre number dan terdapat ruang untuk melakukan

otorisasi sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Kas yang masuk hari ini, di simpan

dulu disebuah tempat khusus dan kemudian besok paginya baru disetor ke bank

yang ditunjuk PT. Cartenz Indonesia. Yang bertanggung jawab untuk menyimpan

kas masuk ini adalah bagian kasir. Untuk Penjagaan aset fisik barang, yang

mempunyai akses fisik barang adalah bagian gudang. Selain karyawan bagian

gudang, tidak diperbolehkan untuk masuk ke gudang. Untuk persediaan yang

terdapat ditoko, karyawan tidak diperbolehkan untuk membawa pulang dengan

alasan apapun walaupun untuk sampel atau sebagainya. Jika memang terpaksa,

karyawan harus meminta otorisasi dari kepala toko PT. Cartenz Indonesia. Aset

yang juga terpenting untuk perusahaan ini adalah informasi/data/file yang

tersimpan di komputer. Setiap karyawan memiliki pasword untuk masing-masing

komputer yang digunakan.

Pemeriksaan independen atas kinerja. Penilaian kinerja setiap 3 (tiga bulan)

dengan sistem rangking. Tim penilai untuk level Storehead adalah divisi SDM,

divisi Sales & Marketing, dan Direksi. Form Penilaian Kinerja sales counter harus

diisi dan dikirimkan ke Divisi SDM setiap bulan.

4. Informasi dan komunikasi

Transaksi harus dicatat dan diidentifikasi secara tepat dan akurat.

Transaksi juga harus diklasifikasikan sesuai katagori transaksi, misalnya : utang,

piutang. Transaksi harus dicatat sebesar yang diterima/dibayarkan. Semua proses

pencatatan tersebut dilakukan oleh karyawan accounting.

Pembuatan laporan keuangan secara tepat juga harus dilakukan oleh

karyawan bagian HRD, Finance, purchasing, internal control, brand analyst, store

head, mareting online, supervisor. Masing-masing karyawan tersebut akan

menyerahkan laporan tersebut kepada direktur utama PT. Cartenz Indonesia.

Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap

kemampuan manajemen untuk membuat keputusan untuk mengendalikan

aktivitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi ini

mencakup penyediaan pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual

berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.

5. Pengawasan kinerja

Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian.

Pengawasan kinerja PT. Cartenz Indonesia adalah sebagai berikut :

Supervisi yang efektif. Supervisor akan mengawasi dan mengevaluasi proses

aktivitas karyawan, melakukan rieview kinerja karyawan, dan bertanggung jawab

untuk aktivitas karyawan. tindak lanjut terhadap karyawan.

Audit internal. Karyawan yang melakukan pemeriksaan adalah direktur utama

PT. Cartenz Indonesia beserta head office. Melakukan pemeriksaan terhadap

laporan akuntansi, pengawasan karyawan, serta melakuakan evaluasi terhadap

kinerja manajemen perusahaan.

Untuk mengetahui memadai atau tidaknya sistem pengendalian internal di

PT. Cartenz Indonesia digunakannya analisa lima komponen sistem pengendalian

internal menurut COSO sebagai berikut :

Tabel 1 Analisa lima komponen sistem pengendalian internal menurut COSO

Komponen Pengendalian kunci Ada Tidak Keterangan

1. Lingkungan

Pengendalian

a. Integritas dan nilai etika

- Mengkomunikasikan kepada

semua karyawan tentang

kebijakan tertulis dan kode etik

- Memberikan bimbingan moral

- Mengurangi/menghilangkan

insentif dan godaan untuk

Adanya kebijakan

tertulis/standart operation

procedures karyawan

tentang jam kerja&presensi.

Mengadakan perkumpulan

doa tiap jumat jam 08.00

sebelum toko dibuka.

PT. Cartenz Indonesia

hanya memberikan bonus

menghindari ketidakjujuran

karyawan

saat karyawan mencapai

target dan pada hari raya

keagamaan.

b. Partisipasi dewan

komisaris/komite audit

Tidak adanya unit

organisasi terpisah dalam

melaksanakan audit.

c. Filosofi pihak manajemen dan

gaya beroperasi

- Memonitor resiko bisnis

- Pertemuan informal antara

bagian penjualan, akuntansi dan

direktur

- Sikap dan tindakan terhadap

pelaporan keuangan

Yang bertugas melakukan

riset/survey pasar adalah

Storehead.

Ada pembicaraan informal,

jadi tidak hanya di

kebijakan dan standar kerja.

Seluruh karyawan harus

membuat laporan untuk

direktur utama.

- Komputer yang di update

Penggantian system

dilakukan pada tahun 2012

awal.

d. Struktur organisasi Adanya Struktur organisasi

dan job description secara

tertulis.

e. Penetapan wewenang dan

tanggung jawab

Tugas karyawan terdapat di

job description namun

pertanggugjawabannya

terletak pada direktur utama.

f. Kebijakan dan praktik sumber

daya manusia

- Pelatihan staff tertentu

Training dilakukan pada

karyawan baru selam 14

hari, sedangkan untuk

- Adanya bonus

- Pinjaman tunai kepada

karyawan

- Seleksi calon karyawan

- Perputaran jabatan (rotasi kerja)

karyawan lama 2-3 kali

dalam setahun.

Bonus untuk karyawan yang

mencapai target dan bonus

untuk hari raya keagamaan

untuk semua karyawan

(THR)

Pinjaman tunai tidak ada,

PT. Cartenz hanya

memberikan diskon khusus

untuk karyawan jika

membeli barang namun

harus konfirmasi kepada

head office.

Seleksi karyawan baru

dilakukan bagian HRD.

Mulai dari tes administrasi,

interview, tes tertulis sampai

interview user.

Sejak tahun 2011-2012

rotasi karyawan tidak lagi

dilakukan PT. Cartenz

Indonesia.

- Pengambilan cuti karyawan Cuti karyawan 12 hari

dalam setahun, cuti khusus

hamil 1,5 bulan sebelum

dan sesudah.

2. Penilaian

resiko

a. Perubahan lingkungan

Adanya cacat produk karena

pemesanan dari pelanggan

yang banyak dengan jangka

waktu yang singkat.

b. Personel baru Ketidaksesuaian antara latar

belakang pendidikan dengan

jabatan karyawan.

Misalnya: accounting

c. Lini produk Pengawasan selalu

ditingkatkan untuk barang

yang semakin banyak

jenisnya.

d. Sistem informasi yang

diperbaharui / diperbaiki

Perubahan sistem

menyebabkan karyawan

lebih lama dalam

memproses data.

e. Perubahan struktur organisasi Tidak ada perubahan

struktur sejak tahun 2011-

2012 di PT. Cartenz

Indonesia.

3. Aktivitas

Pengendalian

a. Pemisahan tugas yang memadai

- Terpisahnya Fungsi akuntansi,

penjualan dan fungsi kredit

- Terpisahnya Fungsi akuntansi

dan fungsi kas

- Transaksi harus dilaksanakan

oleh lebih dari satu orang

Ada fungsi yang terpisah

antara fungsi-fungsi yang

ada di perusahaan. Fungsi

accounting mencatat semua

transaksi piutang, Fungsi

penjualan/Marketing online

memenuhi pesanan

konsumen, fungsi

kedit/direktur utama

memiliki wewenang untuk

menolak atau memberi

kredit kepada konsumen.

Fungsi akuntansi menyusun

laporan keuangan, fungsi

kas/finance menerima kas

dari pelunasan piutang dan

mengecek utang, jadi terjadi

pemisahan fungsi.

Setiap transaksi selalu

dilakukan oleh lebih dari

satu orang. Saat penjualan

kredit fungsi yang terkait

adalah, marketing online,

bagian gudang, accounting,

finance.

b. Otorisasi yang tepat atas

transaksi dan aktivitas

- Penerimaan order dari pembeli

diotorisasi oleh fungsi penjualan

dengan menggunakan formulir

surat order pengiriman

- Persetujuan pemberian kredit

diberikan oleh fungsi kredit

dengan membubuhkan tanda

tangan

- Pengiriman barang kepada

pelanggan diotorisasi oleh

fungsi pengiriman dengan

membubuhkan cap dan tanda

sales order invoice adalah

formulir yang yang

diserahkan kepada

konsumen partai setelah

melakukan pemesanan

barang. Formulir ini

diotorisasi oleh karyawan

bagian marketing online.

Marketing online hanya

meminta persetujuan secara

lisan kepada direktur utama

sebagai fungsi kredit.

Bagian gudang hanya

memberikan cap pada sales

order invoice

tangan

- Penetapan harga jual, syarat

penjualan, syarat pengangkutan

barang, potongan penjualan

berada di tangan direktur

dengan penerbitan surat

keputusan

Penetapan harga jual, diskon

penjualan diatur oleh Head

Office PT. Cartenz

Indonesia.

c. Dokumen dan catatan yang

memadai

- Penggunaan formulir bernomor

urut tercetak (pre number)

Semua formulir di PT.

Cartenz menggunakan

nomor urut tercetak (pre

number), baik untuk nota

penjualan, sales order

invoice.

d. Pengendalian fisik atas aktiva

dan catatan

- Secara periodik diadakan

pencocokan fisik kekayaan dan

catatan perusahaan

Bagian internal control

selalu mengadakan cek fisik

persediaan di gudang.

e. Pemeriksaan independen atas

kinerja

Penilaian kinerja setiap 3

bulan sekali dengan sistem

rangking.

4. Informasi &

komunikasi

a. Transaksi yang dicatat benar

terjadi (keterjadian)

Penjualan selalu dicatat

dengan benar kepada

pelanggan yang benar-benar

ada

b. Transaksi yang ada sudah

dicatat (kelengkapan)

Transaksi penjualan yang

terjadi selalu dicatat

c. Transaksi yang dicatat

dinyatakan pada jumlah yang

benar (akurat)

Penjualan dicatat senilai

barang yang dikirim ke

pelanggan, ditagihkan dan

dicatat dengan tepat oleh

PT. Cartenz

d. Posting dan pengikhtisaran

dengan benar

Penjualan diposting dengan

benar dan dikelompokkan

dengan benar.

e. Transaksi diklasifikasikan

dengan benar

Semua transaksi

dicantumkan dengan benar

sesuai klasifikasi jenis

transaksi.

f. Transaksi dicatat pada tanggal

yang benar

Penjualan selalu dicatat saat

tanggal transaksi itu terjadi.

5. Pengawasan

kinerja

a. Pemeriksaan mendadak Di PT. Cartenz Indonesia

sidak hanya dilakukan untuk

persediaan oleh internal

control.

b. Pembentukan unit organisasi

untuk mengawasi kinerja

PT. Cartenz Indonesia tidak

memiliki badan audit

terpisah untuk melakukan

pemeriksaan. Direktur

utama bersama head office

yang melakukan hanya

melakukan pengawasan.

Dari tabel di atas, hasil yang diperoleh adalah

dimana hasil tersebut lebih dari 50% maka disimpulkan bahwa sistem

pengendalian internal siklus pendaptan di PT. Cartenz Indonesia dilihat dari

unsur-unsur pengendalian internal sudah memadai.

KESIMPULAN DAN IMPLIKASI

Kesimpulan

Berdasarkan analisa, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan sistem

pengendalian internal siklus pendapatan di PT. Cartenz Indonesia dapat

ditunjukkan dengan adanya bagan alir (flowchart) dari pemesanan baramg,

penjualan dan penagihan kepada pelanggan dan sudah memenuhi prinsip-prinsip

pengendalian internal walaupun masih ada otorisasi yang belum terdokumentasi.

Sistem pengendalian internal siklus pendapatan di PT. Cartenz Indonesia

sudah memadai ditunjukkan dengan adanya pemisahan fungsi secara jelas,

hampir semua sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah dilakukan, PT.

Cartenz Indonesia sudah melakukan kebijakan dan praktek yang sehat dan

karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. PT. Cartenz juga

sudah memiliki struktur organisasi, job description, standar operasional prosedur

karyawan secara tertulis namun masih terdapat kelemahan-kelemahan pada

beberapa komponen pengendalian COSO. Dari beberapa kelemahan yang muncul,

kelemahan yang paling penting untuk dilakukan pengendalian adalah:

1. Direktur utama selaku fungsi kredit hanya memberikan otorisasi secara

lisan tidak ada dokumen yang digunakan.

2. Tidak adanya pemeriksaan mendadak serta badan pemeriksa yang terpisah

dalam melakukan pemeriksaan PT. Cartenz Indonesia

3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman

hanya dengan membubuhkan cap, tidak ada tanda tangan di formulir.

Implikasi Terapan

Berdasarkan hasil penelitian Sistem Pengendalian Internal siklus

pendapatan yang dilakukan di PT. Cartenz Indonesia, ada beberapa saran yang

dapat digunakan sebagai untuk mengembangkan sistem pengendalian internal

perusahaan yaitu:

1. Otorisasi kredit di PT. Cartenz Indonesia masih dilakukan secara lisan

oleh marketing on-line kepada direktur utama, sebaiknya pemberian

otorisasi kredit di dokumentasikan dengan formulir pengajuan kredit.

2. Untuk ukuran perusahaan yang memiliki beberapa cabang dan partai yang

tersebar di beberapa kota, sebaiknya pengawasan tidak hanya dilakukan

oleh direktur utama dan head office, namun sebaiknya PT. Cartenz

Indonesia memiliki fungsi yang terpisah, satu/dua orang yang bertugas

untuk mengawasi aktivitas/kegiatan di perusahaan.

3. Pemeriksaan mendadak yang dilakukan PT. Cartenz hanya untuk

persediaan barang, sebaiknya PT. Cartenz Indonesia juga melakukan

pemeriksaan mendadak untuk kegiatan/aktivitas perusahaan secara

keseluruhan.

4. Sebaiknya PT. Cartenz Indonesia memberikan ruang untuk otorisasi

berupa tanda tangan pada bagian bawah formulir surat order invoice

sehingga otorisasi tidak hanya berupa cap tetapi ada penandatangan dari

marketing online.

DAFTAR PUSTAKA

Arens, A. Alvin, Randal J. Elder, dan Mark S. Beasley, 2002, Auditing dan Jasa

Assurance, edisi keduabelas, jilid 2, Erlangga, Jakarta.

Boynton, C. Wiliiam, Raymond N. Johnson, dan Walter G. Kell, 2002, Modern

Auditing edisi ketujuh, jilid 1, Erlangga, Jakarta.

Boynton, C. Wiliiam, Raymond N. Johnson, dan Walter G. Kell, 2003, Modern

Auditing edisi ketujuh, jilid 2, Erlangga, Jakarta.

George, H. Bodnar, dan William S. Hopwood, 1996, Sistem informasi

Akuntansi jilid 1, Salemba Empat, Jakarta.

Krismiaji, 2002, Sistem informasi Akuntansi, YKPN, Yogyakarta.

Melinda, Handayani, 2009, Uji Pengendalian Terhadap Siklus Penjualan dan

Penerimaan Kas Studi Kasus pada CV. Maju Jaya Semarang. Skripsi program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen

Satya Wacana (tidak dipublikasikan).

Mulyadi, 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Pricilla, R.P. Mayang, 2011, Analisis Pengendalian Internal pada Siklus

Penjualan Kredit Citra Mandiri Gordin. Skripsi program S1 Fakultas

Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak

dipublikasikan).

Romney B. Marshall dan Paul John Steinbart, 2006, Sistem Informasi

Akuntansi jilid 2 edisi ke sembilan, Salemba Empat, Jakarta.

Tunggal, Amin Widjaja, 1995, Struktur Pengendalian Intern, PT. Rineka Cipta,

Jakarta

Widjajanto, Nugroho. 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta.