Upload
others
View
16
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Seiring berkembangnya suatu perusahaan, harta perusahaan semakin sulit
untuk dikontrol karena banyaknya aktivitas perusahaan sehingga membutuhkan
pengendalian internal. Sistem Pengendalian Internal bertujuan untuk menjaga dan
melindungi aset, mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan, serta memberikan
informasi yang akurat dan handal. Hal ini juga dilakukan oleh PT. Cartenz, yang
berada di Surakarta, Jawa Tengah, Indonesia.
PT. Cartenz Indonesia, bergerak dalam penjualan ritel (Alat-alat
adventure, Outdoor Fashion, Foot wear, Safety work, Cartenz Adventure Services
(CAS) yaitu berupa pelatihan-pelatihan, Outbound Traning, Fun outing gathering,
Adventure extreme challenge, Team building/Leadership training, Tour
organizing, Event organizing, HRD consultancy.
Pendapatan adalah kegiatan operasional perusahaan yang sangat penting
sehingga siklus yang membentuk pendapatan perlu diperhatikan. Siklus
pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan
kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan
jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang
dan jasa tersebut (Krismiaji, 2002: 269). Tujuan dari siklus pendapatan adalah
menyediakan produk yang tepat untuk konsumen, ditempat dan waktu yang tepat
dengan harga yang sesuai agar kestabilan operasinya peusahaan dapat berjalan
terus menerus. Siklus pendapatan terdiri dari siklus penjualan dan penerimaan kas.
Penjualan kredit akan membentuk siklus penjualan, sedangkan penjualan tunai
akan berpengaruh pada siklus penerimaan kas.
Siklus pendapatan yang terdapat di PT. Cartenz Indonesia adalah dengan
melakukan transaksi penjualan secara tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas
dari penjualan tunai dan dari penagihan piutang. PT. Cartenz Indonesia yang
berpusat di Surakarta memiliki beberapa cabang dan partai. Cabang-cabang yang
tersebar di beberapa kota tersebut hanya menerima barang dari PT. Cartenz pusat,
sehingga penjualan kredit hanya untuk konsumen partai dibeberapa kota. Sistem
penjualan untuk partai ini menggunakan penjualan kredit dengan jangka waktu
yang ditentukan (tempo satu minggu). PT. Cartenz Indonesia ini selain
menyalurkan penjualan kredit ke partai, juga melakukan penjualan secara tunai
untuk konsumen yang datang langsung ke toko Cartenz tersebut.
PT. Cartenz ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan dengan
pesat sehingga membuka cabang dibeberapa kota di Indonesia, yaitu: di Malang,
Purwokerto, Depok-Jakarta, Magelang, Jogyakarta, Jakarta, Surakarta, Surabaya
dan Jember. Karena perkembangan usaha tersebut maka PT. Cartenz cabang
Surakarta yang beralamatkan di Jl Slamet Riyadi No.100, Surakarta, Jawa Tengah
dijadikan sebagai unit usaha toko cabang, juga sebagai kantor pusat PT Cartenz
Indonesia.
Dari siklus pendapatan pada PT. Cartenz yang memiliki banyak transaksi
yaitu penjualan secara tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas dari penjualan
tunai dan dari penagihan piutang dan memiliki banyak konsumen partai yang
tersebar di beberapa kota di Indonesia akan memungkinkan PT.Cartenz akan
kehilangan kontrol terhadap harta, dan memunculkan berbagai resiko-resiko yaitu
resiko penagihan piutang, keterlambatan pembayaran dari waktu yang telah
ditentukan, resiko retur penjualan karena barang rusak atau tidak sesuai pesanan,
resiko kesalahan pencatatan dalam memberikan potongan penjualan kepada
cabang dan partai atau toko dan pencatatan dan penyelewengan penerimaan kas.
Berdasarkan penelitian awal, ditemukan permasalahan yang merugikan
PT. Cartenz, yaitu pada pertengahan tahun 2007 terjadi penyelewengan kas yang
dilakukan oleh karyawan bagian kasir. Uang yang seharusnya disetor ke bank oleh
bagian kasir dipakai untuk keperluannya sendiri, sehingga PT. Cartenz mengambil
jalan hukum untuk menyelesaikan masalah ini. Oleh karena itu, PT. Cartenz
memerlukan kontrol yang semakin baik yaitu dengan melakukan pengendalian
internal agar resiko-resiko tersebut dapat dicegah.
Masalah Penelitian
Dalam aktivitas sehari-hari, siklus pendapatan merupakan kegiatan utama
yang dilakukan PT.Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta. Siklus
pendapatan diharapkan memberikan hasil yang menguntungkan untuk pemilik
perusahaan dari transaksi penjualan yang dilakukan.
Mengingat masalah yang terjadi terhadap penyelewengan kas, maka
sangat diperlukan pengendalian internal yang baik dan memadai untuk siklus
pendapatan tersebut. Dengan menggunakan sistem pengendalian internal,
pencegahan terhadap resiko-resiko yang merugikan perusahaan dapat dilakukan.
Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk meneliti sistem pengendalian pada siklus
pendapatan pada PT. Cartenz yang berada di Surakarta, Jawa Tengah.
Persoalan Penelitian
Berdasarkan masalah penelitian yang dirumuskan di atas, maka persoalan
penelitian yang akan diteliti adalah:
1. Bagaimana sistem pengendalian internal yang telah dilaksanakan pada
siklus pendapatan oleh PT. Cartenz Indonesia?
2. Apakah sistem pengendalian internal untuk siklus pendapatan PT. Cartenz
Indonesia sudah memadai?
Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
Dengan memperhatikan masalah penelitian di atas, tujuan dari penelitian
ini adalah untuk mengetahui efektifitas sistem pengendalian internal yang
diterapkan pada siklus pendapatan, serta mengidentifikasi siklus pendapatan yang
terdapat di PT. Cartenz yang berada di Surakarta, Jawa Tengah.
Manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Memperoleh pengetahuan tentang sistem pengendalian internal khususnya
siklus pendapatan
2. Dari hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan bagi
perusahaan dalam menerapkan pengendalian internal siklus pendapatan
agar lebih efektif.
KIBLAT TEORITIS
Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal adalah struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2010: 163). Sistem
pengendalian internal ini menekankan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan sistem
pengendalian internal menurut Mulyadi (2010: 163), adalah:
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi, dan
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut Mulyadi (2010: 164), unsur sistem pengendalian internal adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Berdasarkan hasil penelitian oleh Committee of Sponsoring Organization
(COSO), ada lima komponen model pengendalian internal yang saling
berhubungan yang dirancang untuk memberikan kepastian bahwa tujuan
pengendalian akan tercapai. Komponen pengendalian internal COSO meliputi :
1. Lingkungan Pengendalian, terdiri dari faktor-faktor:
a) Integritas dan nilai etis
b) Partisipasi dewan komisaris dan komite audit
c) Filosofi dan gaya operasi manajemen
d) Struktur organisasi
e) Penetapan wewenang dan tanggung jawab
f) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
2. Penilaian Resiko
Organisasi harus sadar dengan resiko yang dihadapinya. Organisasi
juga harus mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola resiko yang
terkait. Resiko muncul dikarenakan oleh :
a) perubahan lingkungan operasi
b) personel baru
c) sistem informasi yang diperbarui/diperbaiki
d) teknologi baru
e) lini produk atau aktivitas baru
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian ini terdiri dari kebijakan dan prosedur
pengendalian yang harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu
mengatasi resiko pencapaian tujuan organisasi. Aktivitas pengendalian
dikelompokan sebagai berikut:
a) Pemisahan tugas yang memadai
b) Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas
c) Dokumen dan catatan yang memadai
d) Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan
e) Pemeriksaan independen atas kinerja
4. Informasi dan Komunikasi
Dalam aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan
komunikasi untuk mendapat informasi yang dibutuhkan untuk memulai,
mencatat, memproses dan melaporkan transaksi dan mengendalikan
operasi perusahaan. Informasi dan komunikasi terdiri dari 6 tujuan audit
yang berhubungan dengan transaksi yang harus dicapai, yaitu :
keterjadian, kelengkapan, keakuratan, posting, klasifikasi, dan penetapan
waktu.
5. Pengawasan Kinerja
Seluruh proses aktivitas perusahaan harus diawasi dan perubahan
aktivitas harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan kinerja
akan efektif jika mencakup pelatihan dan asistensi karyawan, pemantauan
kinerja karyawan, koreksi kesalahan, penjagaan aktiva dengan memantau
karyawan yang mamiliki akses ke aktiva tersebut.
Menurut Boynton, et al (2003: 20), Pengendalian Internal atas siklus
pendapatan mencakup hal-hal berikut ini:
1. Aktivitas pengendalian - transaksi penjualan kredit
Pemrosesan transaksi pendapatan mencakup fungsi-fungsi pendapatan
berikut ini:
a. Memprakarsai penjualan
- penerimaan pesanan pelanggan
- persetujuan kredit
Proses penjualan harus memiliki manajemen kredit yang
independen. Persetujuan kredit diberikan oleh manajemen kredit
yang sesuai dengan kebijakan kredit dan batas kredit yang diotorisasi
untuk pelanggan.
b. Pengiriman barang dan jasa
- pemenuhan pesanan penjualan, kebijakan melarang mengeluarkan
barang-barang dari gudang tanpa adanya pesanan pelanggan yang
disetujui
- mengirimkan pesanan pelanggan, pemisahan tanggung jawab atas
pengiriman barang dengan persetujuan dan pemenuhan pesanan akan
membantu mencegah bagian pengiriman melakukan pengiriman
yang tidak di otorisasi.
c. Pencatatan penjualan
- penagihan pelanggan, bahwa pelanggan telah ditagih untuk seluruh
pengiriman, hanya pengiriman aktual, dan pada harga yang telah di
otorisasi.
- pencatatan penjualan, bahwa faktur penjualan telah dicatat secara
akurat dan dalam periode yang benar.
2. Aktivitas pengendalian - transaksi penerimaan kas
Fungsi-fungsi yang meliputi pemrosesan penerimaan dari penjualan tunai
dan kredit yang terkait adalah:
a. Menerima penerimaan kas, resiko utama adalah kemungkinan
pencurian kas sebelum atau sesudah catatan penerimaan dibuat oleh
karena kas yang diterima harus disimpan di tempat yang aman. Resiko
kedua adalah kesalahan dalam pemrosesan penerimaan.
b. Menyetorkan kas ke Bank, seluruh penerimaan kas harus disetorkan
secara utuh setiap hari.
c. Mencatat penerimaan kas, bahwa penerimaan telah dimasukkan pada
jumlah yang benar.
3. Aktivitas pengendalian untuk transaksi penyesuaian penjualan
Dalam aktivitas ini melibatkan fungsi-fungsi:
a. Potongan tunai
b. Retur penjualan dan potongan penjualan
c. Penghapusan piutang tak tertagih
Semua transaksi penyesuaian penjualan harus di lakukan otorisasi yang
tepat, perhitungan atas barang yang diretur, penggunaan dokumen dan
catatan yang tepat.
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara
berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan
penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas
dari penyerahan barang dan jasa tersebut (Krismiaji, 2002: 269). Jenis transaksi
yang terjadi dalam siklus pendapatan adalah:
1. Penjualan kredit
Bagian penjualan menerima surat pesanan pembelian, bagian kredit
memeriksa data kredit pelanggan dan memberikan persetujuan dan
meneruskan ke bagian gudang. Bagian gudang mempersiapkan barang
yang akan dikirim. Bagian pengiriman kemudian mengirimkan barang
beserta order penjualannya kepada pelanggan. Bagian penagihan membuat
tiga rangkap faktur penjualan untuk konsumen, bagian piutang, dan
diarsipkan sebagai dasar membuat jurnal penjualan.
2. Penjualan tunai
Bagian penjualan menerima permintaan penjualan dari konsumen, setelah
itu bagian penjualan menerima kas kemudian membuat nota penjualan.
Bagian kasir mencatat penerimaan ke jurnal penerimaan kas dan membuat
bukti setor bank.
3. Penerimaan kas
Penerimaan kas berasal dari penjualan tunai dan berasal dari piutang
penjualan yang sudah dibayarkan.
4. Retur penjualan dan potongan penjualan
Dapat terjadi akibat kerusakan barang atau perusahaan mengirimkan
barang yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan
5. Penghapusan piutang
Apabila pelanggan tidak mampu lagi membayar piutangnya karena
bangkrut, akan dilakukan penyesuaian.
Di dalam transaksi siklus pendapatan, transaksi penjualan kredit maupun
tunai memiliki 4 aktivitas yaitu : (a) Penerimaan pesanan dari pelanggan, (b)
Pengiriman barang atau jasa ke pelanggan, (c) Penagihan kepada pelanggan, (d)
Penerimaan kas dari pelanggan (dari penjualan tunai dan penjualan kredit).
Nalar Konsep
Pengendalian internal semakin lama penting bagi semua perusahaan, untuk
mencegah adanya kerugian karena ancaman yang semakin meningkat. Dalam
siklus pendapatan dibutuhkan adanya pengendalian internal karena siklus
pendapatan berhubungan langsung dengan kas. Struktur pengendalian internal
yang memadai mencakup kebijaksanaan, prosedur-prosedur, wewenang, praktik
yang sehat dan karyawan yang bertanggung jawab. Dengan sistem pengendalian
internal yang memadai, kecurangan serta pemborosan dapat diketahui sehingga
pemilik perusahaan akan segera mengambil tindakan untuk mengatasi masalah-
masalah yang terjadi.
Kerugian perusahaan akibat kontrol yang tidak tepat bisa terjadi karena
tidak memadainya pengendalian atau pelaksanaannya. Tidak memadainya
pengendalian internal ini bisa diketahui dengan melihat unsur-unsur pengendalian
internal dan komponen dari pengendalian internal yang tidak dilakukan oleh
perusahaan, sehingga muncul kelemahan-kelemahan pengendalian internal.
Dari hasil penelitian sebelumnya (Pricilla, 2011:31), kelemahan
pengendalian internal mencakup lima komponen model pengendalian internal
yaitu:
1. Lingkungan pengendalian
a. Integritas dan nilai-nilai etika: pihak manajemen tidak pernah
mengembangkan kebijakan secara tertulis dengan jelas
b. Kurangnya sosialisasi akan tata tertib
2. Penaksiran Resiko
a. Perubahan lingkungan, perusahaan belum bisa beradaptasi dengan
kemajuan teknologi informasi yang ada saat ini
b. Tidak semua kemampuan karyawan sesuai dengan bidang yang
digeluti.
3. Aktivitas pengendalian
a. Dalam pemberian kredit, fungsi otorisasi kredit tidak melihat
kelayakan pelanggan
b. Tidak adanya pemisahan tugas, sehingga menyebabkan perangkapan
jabatan
c. Penjagaan asset dan catatan yang tidak memadai, misalnya: tidak
adanya catatan yang rinci terhadap persedian yang ada digudang, dan
semua karyawan memiliki akses langsung ke persediaan.
d. Perusahaan tidak melakukan review kinerja secara rutin
4. Informasi dan akuntansi
a. Bagian keuangan tidak mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan
b. Laporan keuangan tidak disajikan secara tepat, sehingga laporan
keuangan tidak handal.
5. Pemantauan / Monitoring
a. Pemantauan kinerja tidak dilaksanaklan secara rutin oleh pemilik
perusahaan
b. Kegiatan koreksi terhadap kesalahan belum secara optimal dilakukan
perusahaan.
Dari kelemahan-kelemahan model pengendalian internal di atas,
lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian merupakan kelemahan yang
sering muncul di dalam sistem pengendalian internal. Di dalam lingkungan
pengendalian, penerapan kebijakan dan tugas pokok masih kurang dipahami oleh
karyawan. Sedangkan dalam aktivitas pengendalian, belum adanya pengendalian
untuk pencatatan transaksi yang akurat dan tepat waktu.
METODE PENELITIAN
Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan
Satuan pengamatan pada penelitian ini adalah karyawan yang berkaitan
dengan siklus pendapatan sedangkan satuan analisis pada penelitian ini adalah PT.
Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta, Jawa Tengah.
Jenis Data dan Prosedur Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan
sekunder. Data primer diperoleh melalui hasil wawancara dan observasi yang
berkaitan dengan siklus pendapatan dan sistem pengendalian internal. Data-data
yang dikumpulkan sehubungan dengan penelitian ini adalah: struktur organisasi,
transaksi penjualan dan penerimaan kas, serta gambaran tentang sistem
pengendalian internal pada siklus pendapatan.
Data sekunder adalah semua dokumen yang terkait dengan siklus
pendapatan yang berupa laporan penjualan, data karyawan, faktur penjualan, bukti
penerimaan kas, retur penjualan dan pengurangan harga, dan lain-lain).
Teknik analisa data
Teknik analisa yang digunakan adalah teknik analisa kualitatif deskriptif.
Analisa dilakukan dengan membandingkan antara teori-teori yang ada dengan
kenyataan yang terjadi pada perusahaan, berdasarkan informasi yang
dikumpulkan. Langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam penelitian ini
adalah :
1. Memahami sistem pengendalian internal dan mempelajari siklus
pendapatan (Pedoman prosedur perusahaan, struktur organisasi dan job
description karyawan, siklus pendapatan yang terjadi di perusahaan
dengan melakukan wawancara kepada karyawan yang bersangkutan di PT.
Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta)
2. Mengidentifikasi pengendalian internal atas siklus pendapatan PT. Cartenz
Indonesia yang berada di Surakarta, Jawa Tengah
3. Menentukan sistem pengendalian internal yang memadai dan tidak
memadai dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi siklus pendapatan di
PT. Cartenz Indonesia yang berada di Surakarta. Untuk mengetahui
memadai atau tidak memadainya sistem pengendalian internal digunakan
rumus sebagai berikut :
Memadai jawaban > 50%
Tidak memadai jawaban ≤ 50%
4. Menentukan alternatif pemecahan yang diperlukan atas sistem
pengendalian internal yang tidak memadai.
ANALISIS DATA
Sejarah PT. Cartenz Indonesia
Tahun 2000 perusahaan ini masih berbentuk CV.Cartenz Outdoor
Equipment. Cartenz sebagai “Toko Kecil” adalah menawarkan dan menjual
peralatan dan perlengkapan kegiatan alam terbuka (Outdoor), kemudian
berkembang pesat dengan mempertegas falsafah usaha dalam mencapai tujuan
perusahaan dimasa mendatang. Tahun 2002 produk lebih lengkap, variatif dan
menarik seiring kebutuhan konsumen. Pada tanggal 12 Nov 2004 berganti nama
menjadi PT. Cartenz Indonesia Branded Fashion and Adventure yang memenuhi
tuntutan nuansa gaya hidup dan memposisikan citra sebagai gerai / outlet yang
mempunyai karakteristik modern bertaraf internasional.
PT. Cartenz Indonesia didirikan oleh Bpk. Budi Santoso, ST ; Bpk. Rudi
Sunarno, SE ; Bpk. Alimin Budiarjo, Ibu. Titik Yuliani. PT. Cartenz Indonesia
memiliki visi menjadi penyedia jasa adventure terkemuka di Indonesia. Misi dari
PT. Cartenz Indonesia adalah mempunyai jaringan outlet di seluruh Indonesia,
mewujudkan kualitas kehidupan stakeholder yang lebih baik, menyediakan dan
mengembangkan produk dan layanan adventure yang inovatif dan aman untuk
memberikan kepuasan bagi pelanggan.
Deskripsi Siklus Pendapatan PT. Cartenz Indonesia
Jenis transaksi yang sering terjadi dalam siklus pendapatan PT. Cartenz
Indonesia terdiri dari penjualan kredit, penjualan tunai, penerimaan kas. Berikut
adalah fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan dan penerimaan kas
yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia:
Fungsi penjualan. Karyawan bagian penjualan yaitu marketing online menerima
order dari konsumen partai dan konsumen toko. Membuat surat order penjualan
yang sering disebut sebagai sales order invoice, faktur penjualan, nota penjualan
dan kemudian meminta otorisasi kepada direktur utama, serta menentukan tanggal
pengiriman pesanan untuk konsumen partai.
Fungsi kredit. Direktur utama sebagai pemilik perusahaan memberikan otorisasi
kredit, namun hanya sebatas pemberitahuan secara lisan dari marketing online.
Fungsi gudang. Kepala gudang beserta staff gudang bertanggung jawab
menyimpan persediaan dan menyiapkan persediaan untuk kebutuhan para
konsumen.
Fungsi pengiriman. Bagian gudang bekerja sama dengan bagian penjualan
bertanggung jawab dalam mengirimkan barang berdasarkan sales order invoice
dan faktur penjualan.
Fungsi penagihan. Pada bagian ini, karyawan yang melakukan penagihan adalah
bagian keuangan.
Fungsi keuangan. Bagian finance melakukan pencatatan transaksi piutang dari
transaksi penjualan kredit dan melakukan input kas dari penjualan tunai.
Fungsi akuntansi. Bagian accounting bertugas menyusun laporan-laporan
keuangan perusahaan.
Pelaksanaan sistem pengendalian internal siklus terhadap siklus
pendapatan dapat ditunjukkan dengan adanya bagan alir (flowchart) dari
pemesanan barang, penjualan dan penagihan kepada pelanggan yang akan
ditampilkan pada gambar berikut ini
4.1 Flowchart Sistem Penjualan dan Penagihan
Gudang Pengiriman PenagihanPenjualan
MULAI
Purchase Order (PO)
Buat sales order
invoice (SOI)
6
5
4
3
2
Sales Order
invoice 1
Konsumen N
2
Sales Order
invoice 1
Mengecek
&menyiapkan
barang
4
Sales Order
invoice 3
N
N
2
Sales Order
invoice 3
Buat delivery order
(DO)
2
Delivery Order 1
Mengirim barang
Sales Order
invoice 3
D
N
SOI 5
SOI 1
PO
DO 2
Sales order
invoice 3
Mencatat ke laporan
piutang
Laporan
piutang
SOI 1
DO 1
SOI 3
N
DIRUT
Konsumen
Prosedur Penjualan dan Penagihan
Fungsi Penjualan (marketing online) marketing online menerima purchase order
dari konsumen partai, atas dasar PO tersebut, membuat Sales Order Invoice
sebanyak 6 lembar. Lembar 1 dan PO konsumen diserahkan pada bagian
penagihan, disimpan sementara. Lembar 2 untuk bagian pengiriman. Lembar 3
dan 4 untuk bagian gudang. Lembar 5 untuk konsumen partai dan lembar 6 untuk
disimpan urut nomor. Untuk persetujuan kredit, tidak menggunakan dokumen
hanya secara lisan dari bagian penjualan ke direktur utama sebagai fungsi kredit.
Fungsi gudang dari Sales Order Invoice lembar 3 dan 4, bagian gudang
menyiapkan barang yang akan dikirim ke konsumen partai. Selanjutnya bagian
gudang akan menyerahkan Sales Order Invoice lembar 3 bersama barangnya ke
bagian pengiriman dan lembar 4 di simpan menurut nomor.
Fungsi pengiriman setelah menerima Sales Order Invoice dan barang dari bagian
gudang, bagian pengiriman menerbitkan Sales Order Invoice lembar 2 dari
arsipnya. Dari kedua dokumen tersebut, bagian pengiriman membuat delivery
order rangkap 2. Lembar 1 delivery order dan lembar 5 Sales Order Invoice untuk
disimpan berdasarkan tanggal, dan lembar 2 untuk fungsi penagihan.
Fungsi penagihan (finance) setelah menerima Sales Order Invoice lembar 3,
delivery order lembar 2 dari bagian pengiriman, finance akan mengeluarkan Sales
Order Invoice lembar 1 dan purchase order dari arsipnya. Sales Order Invoice
lembar 1 digunakan untuk pembuatan laporan piutang yang kemudian diserahkan
kepada direktur utama. Sales Order Invoice lembar 5 dikirim kepada pelanggan.
Sales Order Invoice lembar 1, Sales Order Invoice lembar 3 dan delivery order
lembar 1 disimpan berdasarkan nomor urut dokumen.
Dokumen yang digunakan PT. Cartenz Indonesia dalam sistem penjualan
dan penerimaan kas adalah sales order invoice, nota penjualan (penjualan tunai)
dan delivey order.
Deskripsi Pengendalian Internal atas Siklus Pendapatan yang dilaksanakan
PT. Cartenz Indonesia
Pengendalian internal yang dilaksanakan oleh PT. Cartenz Indonesia
meliputi unsur-unsur pengendalian internal dan lima komponen pengendalian
internal yang saling berhubungan. Analisis sistem pengendalian internal terhadap
siklus pendapatan di PT. Cartenz Indonesia dilihat dari unsur-unsur pengendalian
internal yaitu sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Dalam sistem penjualan kredit PT. Cartenz indonesia, bagian accouting
hanya melakukan pencatatan piutang dari konsumen partai, sedangkan bagian
finance bertanggung jawab atas penerimaan kas dari pelunasan piutang konsumen
partai dan penerimaan kas dari hasil penjualan tunai.
Transaksi penjualan kredit di PT. Cartenz Indonesia melibatkan lebih dari
satu karyawan, yaitu untuk proses penjualan, pemberian kredit, dan penagihan
dilakukan oleh marketing online bersama sales & marketing manager. Untuk
proses pengiriman barang, marketing online bekerja sama dengan karyawan
gudang . Proses pencatatan piutang kemudian dilakukan oleh bagian accounting.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
Dalam melaksanakan transaksi penjualan kredit, sistem wewenang di PT.
Cartenz Indonesia diatur sebagai berikut:
a. Penerimaan order dari konsumen konsumen partai diotorisasi oleh marketing
online dengan memberikan tanda tangan pada invoice. Marketing online
bertanggung jawab atas pengiriman yang dilakukan oleh bagian gudang untuk
mengirimkan barang kepada konsumen.
b. Dalam transaksi penjualan kredit, marketing online mempunyai wewenang
untuk memberikan otorisasi yang berupa tanda tangan di sales order invoice
yang kemudian akan digunakan untuk pengiriman kepada konsumen partai.
Untuk transaksi penjualan tunai yang mempunyai wewenang adalah kasir
dengan memberikan bukti berupa nama kasir beserta paraf pada nota
penjualan.
c. Pengiriman barang kepada konsumen partai diotorisasi oleh kepala gudang
dengan memberikan cap “PT. Cartenz Indonesia” dan “copy” di faktur
penjualan dan sales order invoice sebagai bukti barang sudah dikirim ke
konsumen partai. Faktur penjualan tersebut di buat rangkap tiga, untuk kpala
gudang, marketing online, serta bagian accounting
d. PT. Cartenz Indonesia sudah menetapkan diskon penjualan yaitu Item merk
Eiger untuk daypack, karier, tas pinggang, tas laptop, travelbag, travelpouch,
tas selendang, tas P3K, topi/kupluk & dompet besarnya diskon adalah 22,5%,
Item merk Eiger untuk hem, kaos, celana, jaket/sweater/raincoat, sabuk,
sandal, sepatu, kaos tangan, kaos kaki, sleepingbag, matras, tenda, bandana,
alat panjat, chalkbag, assesories ( botol minum, karabiner mini, kompas,
tempat hp, tas kamera, gaiter, coverbag, pisau & headlamp ) besarnya diskon
adalah 12,5%, Semua item merk Bodypack diskon sebesar 12,5%, Produk
Cozmeed 30 % tas & fashion 20 % . Batas pengambilan partai agar bisa
mendapat diskon sebesar tersebut diatas adalah Rp 5.000.000,00. Informasi
surat invoice dan faktur penjualan didasarkan pada harga jual, diskon
penjualan, harga pokok yang ditetapkan oleh Head Office PT. Cartenz
Indonesia.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi
Cara-cara yang dilakukan PT. Cartenz Indonesia dalam menciptakan
praktik yang sehat dalam pelaksanaan siklus penjualan adalah :
a. PT. Cartenz menggunakan formulir bernomor urut tercetak yang
pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang yaitu
dengan memberikan tanda tangan pada formulir. Formulir yang digunakan
PT. Cartenz Indonesia adalah Sales Order Invoice, faktur penjualan untuk
penjualan kredit, sedangkan untuk penjualan tunai formulir yang digunakan
adalah nota penjualan. Semua formulir tersebut bernomor urut tercetak dan
harus dipertanggung jawabkan kepada yang berwenang.
b. Setiap transaksi di PT. Cartenz Indonesia dilaksanakan oleh beberapa pihak
atau unit organisasi. Mulai dari penjualan oleh marketing online, sampai
dengan barang di tangan pelanggan yang dilakukan oleh bagian gudang.
Proses transaksi tidak dilakukan oleh satu orang saja.
c. Pada tahun 2005an PT. Cartenz Indonesia melakukan perputaran jabatan,
namun mulai tahun 2011-2012 perputaran karyawan tidak lagi dilakukan.
Rotasi kerja hanya dilakukan jika cabang memerlukan.
d. Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut
pada perusahaan, berhak atas cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja
dengan mendapatkan upah penuh. Cuti tahunan tidak dapat diambil sekaligus,
maksimal sekali pengambilan cuti adalah 3 (tiga) hari. Selama cuti jabatan
karyawan akan digantikan oleh karyawan lain untuk sementara waktu.
e. PT. Cartenz Indonesia juga melakukan pemeriksaan persediaan barang yang
dilakukan oleh internal control (auditor barang). Internal control melakukan
cek persediaan barang secara rutin (stock opname). Cek persediaan ini untuk
mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan barang dan untuk
mengecek ketelitian serta keandalan data persediaan.
4. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya
Struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan tergantung
kepada sumber daya manusia yang melaksanakannya. Untuk mendapatkan
sumber daya manusia yang ahli, berkompeten dalam bidangnya, jujur dan dapat
dipercaya, pihak manajemen PT. Cartenz Indonesia menetukan persyaratan
jabatan sebagai kriteria seleksi yang harus dipenuhi calon karyawan.
Proses perekrutan karyawan PT. Cartenz Indonesia adalah cabang/divisi
mengajukan kebutuhan SDM dan kebutuhan persyaratan jabatan tertentu kepada
HRD, kemudian HRD akan membuat open recruitment melalui media koran, job
fair, papan public, jaringan pertemanan, media sosial internet dan web. Kemudian
seleksi administrasi, jika lolos maka melakukan psikotes, tes kemampuan, dan
inteview awal. Jika semua tes tersebut lolos, maka calon karyawan melakukan
interview kepada user. Selanjutnya calon karyawan menunggu untuk
pengumuman penerimaan karyawan. Untuk karyawan yang sudah dinyatakan
diterima, maka harus melakukan training selama 14 hari sebelum tanda tangan
kontrak kerja. Terakhir, penyerahan /pengiriman karyawan baru ke cabang/divisi
yang membutuhkan.
Pengembangan pendidikan karyawan lama (training) PT. Cartenz
Indonesia juga dilakukan minimal 2-3 kali selama setahun, diadakan oleh pusat /
cabang PT. Cartenz Indonesia.
Selain analisis menggunakan unsur-unsur pengendalian internal terhadap
siklus pendapatan digunakan juga analisis menggunakan lima komponen COSO
adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik,
karyawan PT. Cartenz Indonesia dan lingkungan pengendalian juga sangat
berpengaruh dalam sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian PT. Cartenz
Indonesia meliputi :
Integritas dan nilai-nilai etika. PT. Cartenz Indonesia mempunyai kebijakan
tertulis / standard operation procedures kekaryawanan dengan jelas. Jam kerja
manajemen/CAS dan gudang adalah 8 (delapan) jam perhari, dari hari senin –
jumat, jam 08.30 – 16.30. Untuk Jam kerja sales counter adalah 6 – 12 (enam
sampai duabelas) jam perhari. Untuk presensi di PT. Cartenz Indonesia setiap
karyawan wajib hadir ditempat kerja 30 menit sebelum jam kerja dan dapat
membuktikan kehadiran dengan mengisi daftar hadir pada waktu datang dan
pulang. Setiap karyawan dilarang menandatangani daftar hadir milik orang
lain/teman sekerjanya atau ditandatangani oleh orang lain sebagai tanda bukti
kehadirannya, jika terlambat karena suatu hal maka harus menginformasikan
kepada rekan kerjanya atas persetujuan atasannya. Karyawan yang tidak hadir
harus dapat menunjukkan bukti atau memberikan alasan yang sah tentang
ketidakhadirannya secara tertulis. Jika karyawan yang tidak hadir, tidak
menunjukkan bukti dianggap tidak bekerja, dan kepadanya tidak diberikan upah
pada hari tersebut.
Partisipasi dewan komisaris atau komite audit. PT. Cartenz Indonesia tidak
memiliki komite audit dalam yang mempunyai tanggung jawab dalam mengawasi
pelaporan keuangan. Bagian yang bertugas dalam mengawasi pelaporan keuangan
adalah direktur utama.
Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi. Pimpinan dan pihak manajemen
PT. Cartenz Indonesia memberikan contoh kepada karyawan-karyawannya untuk
selalu bertanggung jawab terhadap tugasnya. Filosofi dan gaya manajemen yang
dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia dimulai dari pimpinan dan pihak manajemen
yang memberikan contoh konkret kepada karyawan-karyawannya agar mereka
mampu mengikuti, misalnya: displin waktu, kejujuran, keterbukaan, dan
sebagainya. Pengambilan keputusan perusahaan bersifat demokratis melalui
musyawarah antara direktur utama bersama karyawan.
Struktur organisasi. PT. Cartenz mempunyai struktur organisasi (Lampiran 4)
tertulis dan job description sehingga masing-masing karyawan dapat mengetahui
tugasnya dan tanggung jawabnya secara jelas. Berikut ini adalah job description
dari PT. Cartenz Indonesia :
a. Operasional Manager memiliki tugas menganalisa kebutuhan dan
pengelolaan budget operasional pusat serta cabang dan berkerjasama
dengan marketing dalam merencanakan program.
b. Purchasing memiliki tanggung jawab mengenai rencana belanja
bulanan, laporan harian, mingguan dan bulanan, laporan hutang ke
supplier per hari, pembelian dan pengadaan barang dan operasional
stock gudang.
c. Admin purchase bertugas untuk menginput pembelian barang dari
supplier, membuat nota penerimaan dari Grosir untuk penjualan partai,
membuat surat invoice untuk partai, merekap data mutasi tiap cabang
pada akhir bulan, faktur / nota pembelian barang setiap hari.
d. Warehouse Head akan Mengontrol, menjalankan,
mempertanggungjawabkan barang masuk gudang / keluar (kepada
purchasing), Cetak barcode / pelabelan barang, cek fisik barang,
mempertanggungjawabkan stock per satu bulan (internal control
Manager).
e. Internal Control, mengecek penjualan harian semua cabang, laporan
mutasi, stock opname, penyimpanan file, kontrol diskon serta harga
f. Finance memiliki tugas membuat, memeriksa dan mengarsip faktur,
nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang
perusahaan, menerima, memeriksa tagihan dari supplier dan atau pihak
eksternal serta membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran
terkirim tepat waktu, membuat perhitungan pajak untuk perusahaan
(PPN, PPH, tahunan dan pribadi).
g. Bagian Accounting menyiapkan perhitungan laba-rugi dan laporan
akuntansi biaya dan penutupan setiap bulan, menyusun pembukuan
ledger umum dan dokumen transaksi bisnis, input data keuangan ke
sistem keuangan otomatis perusahaan, input data ke sistem keuangan
otomatis perusahaan, kontrol budget untuk semua cabang.
h. Brand Analyst, menerima data stock barang supplier yang masuk dari
purchasing dan diinformasikan ke cabang, mengajukan order barang
dari cabang kepada purchasing, merekap laporan penjualan harian
cabang per 10 hari
i. Marketing Online melakukan pemeriksaan barang yang datang dari
supplier yang merupakan pesanan konsumen online, berkoordinasi
dengan tim gudang dalam pengelolaan barang datang dan pengiriman
barang, membuat rencana anggaran operasional marketing online
berdasar persetujuan atasan, membuat invoice transaksi penjualan
konsumen online, membuat laporan penjualan online, laporan budget
promo via online, laporan kas operasional marketing online, laporan
penjualan konsumen online.
j. Storehead, menyelenggarakan riset pasar, mengatur dan mengelola
operasional toko baik dari asset barang maupun budget.
k. Frontliner. Bertugas melayani kebutuhan customer yang datang,
menjaga keamanan barang toko serta keakuratan stock barang,
melakukan entry hasil check stock harian dan hasil penjualan ke dalam
kartu stock setiap hari secara manual, membuat laporan penjualan
harian.
l. Chasier. Bertanggung jawab terhadap jumlah pembayaran dari setiap
transaksi serta pengecekan barang keluar toko dan transfer hasil
penjualan ke bagian Keuangan, menginput hasil penjualan, mengecek
nota dengan hasil penjualan, melakukan pencatatan penjualan dan
akuntansi secara manual, membuat laporan kas kecil.
m. Supervisor. Mengkoordinasikan SDM yang menjadi tanggung
jawabnya berkaitan dengan pengembangan, analisis, dan penyusunan
laporan cabang, membuat rekapitulasi laporan mingguan, bulanan,
triwulan, dan tahunan baik yang berkaitan dengan penjualan,
operasional, dan SDM, memberikan orientasi kerja pada karyawan
baru, bertanggung jawab untuk aktifitas karyawan meliputi: jadwal
shift harian, istirahat, libur mingguan, lembur, tugas luar shift, back-up
karyawan tidak hadir, cuti, dan rotasi shift.
n. HRD Staff. Melakukan Seleksi dan rekrutmen karyawan, mengelola
dan mengarsip data karyawan, mengelola hak dan kesejahteraan
karyawan (asuransi, refreshment, entertain, dll), payroll & overtime,
bekerja sama dengan divisi marketing dan pihak ketiga dalam
pelaksanaan assessment karyawan & training pengembangan SDM.
Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Setiap karyawan PT. Cartenz
Indonesia mempunyai otoritas dan tanggung jawab masing-masing dalam
menjalankan sistem dan prosedur sebuah transaksi bisnis seperti yang terdapat
pada job description. Terdapat pemisahan fungsi penjualan yang bertanggung
jawab terhadap pesanan konsumen, fungsi gudang bertanggung jawab pada
persediaan barang, fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan
transaksi yang terjadi. Pada perusahaan PT. Cartenz Indonesia masih terdapat satu
karyawan yang merangkap dua fungsi yaitu penjualan dan penagihan karena
adanya target penjualan yang harus dipenuhi karyawan bagian marketing on-line.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. PT. Cartenz Indonesia
menerapkan kebijakan tentang kontrak karyawan baru, pelatihan karyawan baru
dan lama, evaluasi karyawan yang dilakukan setiap 3 (tiga bulan) dengan sistem
rangking, pemberian kompensasi cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja
dengan mendapatkan upah penuh dan cuti khusus untuk karyawan wanita hamil.
Cuti hamil tersebut diberikan 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah terjadinya
kelahiran.
2. Penilaian Resiko.
Risiko yang dapat muncul atau berubah di PT. Cartenz Indonesia karena
keadaan berikut ini :
Perubahan lingkungan. Lingkungan PT. Cartenz Indonesia dalam beroperasi
cenderung berubah secara cepat dan dinamis, karena PT. Cartenz Indonesia
memiliki banyak cabang dan konsumen partai. Cabang dan konsumen partai
semakin lama memesan barang dengan jumlah yang banyak dan dalam jangka
waktu yang cepat, sehingga perusahaan dituntut untuk memproduksi pesanan
konsumen dengan jangka waktu yang singkat pula. Dalam hal ini muncul resiko
yaitu beberapa barang yang diproduksi mengalami cacat produk sehingga
kepuasan konsumen terhadap barang tersebut berkurang dan mengakibatkan
rusaknya mutu perusahaan.
Personel baru. PT. Cartenz Indonesia dalam merekrut karyawan melalui berbagai
tahap dan karyawan akan melalui training terlebih dahulu untuk membekali
karyawan dalam bekerja, namun jabatan karyawan di PT. Cartenz Indonesia ini
tidak diukur dari latar belakang pendidikannya. Pendidikan karyawan sebagian
besar adalah SMA salah satunya adalah bagian accounting, dan hanya beberapa
dari perguruan tinggi. Di sini, terjadi ketidaksesuaian antara latar belakang
pendidikan karyawan dengan jabatannya sehingga munculnya kinerja yang kurang
optimal sehingga dapat mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam proses
pelaporan, perhitungan, pencatatan karena tidak adanya kesesuaian
pendidikannya.
Lini produk. PT. Cartenz Indonesia menyediakan berbagai macam jenis barang
dan pelayanan jasa kepada konsumen. Semakin banyak barang yang disediakan,
pengawasan juga harus semakin ditingkatkan, karena resiko barang hilang akan
semakin besar untuk itu karyawan PT. Cartenz Indonesia selalu melakukan
pengawasan baik untuk gudang dan konsumen yang datang. Karyawan juga tidak
diperbolehkan membawa barang tanpa persetujuan atasan.
Sistem informasi yang diperbaharui / diperbaiki. Pada tahun 2012 awal, sistem
komputer yang lama diganti menjadi sistem yang baru, namun transformasi dari
sistem ini menyebabkan karyawan melakukan kesalahan-kesalahan karena tidak
adanya pelatihan terlebih dahulu. Karyawan lebih lama dalam memproses data,
membuat laporan, menginput data karena belum terbiasa dengan sistem baru ini.
Perubahan struktur organisasi. Mulai tahun 2011 sampai dengan tahun 2012 PT.
Cartenz Indonesia tidak melakukan perubahan struktur karena perubahan struktur
organisasi ini dianggap tidak efisien karena masing-masing dari karyawan
tersebut sudah memiliki tanggung jawabnya terhadap tugasnya masing-masing,
namun hal ini justru kan mengakibatkan kecurangan karyawan apabila terus
berada di posisi yang sama karena karyawan akan lebih memahami semua yang
ada di posisi tersebut sehingga kecurangan akan mudah dilakukan.
3. Aktivitas Pengendalian
Komponen ketiga dari pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian
yang merupakan kebijakan dan peraturan untuk mendukung tujuan organisasi.
Ativitas pengendalian yang dilaksanakan PT. Cartenz Indonesia adalah:
Pemisahan tugas yang memadai . Pemisahan tugas dibagi menjadi tiga bagian
penting, pencatatan, penyimpanan, otorisasi. Untuk fungsi pencatatan adalah
karyawan accounting, fungsi penyimpanan adalah bagian gudang untuk
penyimpanan persediaan, bagian finance dan kasir untuk menangani kas. Untuk
otorisasi tertinggi adalah direktur utama PT. Cartenz Indonesia. Pada perusaahaan
ini masih ada satu bagian yang menangani lebih dari satu fungsi yaitu penjualan,
penagihan, pemberian kredit yang masih rentan terhadap resiko kecurangan.
Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas direktur utama menetapkan
kebijakan kredit untuk konsumen, sedangkan kebijakan terhadap harga jual,
diskon penjualan oleh head office.
Dokumen dan catatan yang memadai dilakukan secara manual atau
terkomputerisasi. Pencatatan manual digunakan untuk cross check dari sistem
yang sudah terkomputerisasi. Biasanya pencatatan manual dilakukan pada
persediaan. Dokumen yang berkaitan dengan penjualan dan penerimaan kas
adalah sales order invoice, faktur penjualan, nota penjualan, delivery order yang
masing-masing bernomor urut pre number dan terdapat ruang untuk melakukan
otorisasi sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Kas yang masuk hari ini, di simpan
dulu disebuah tempat khusus dan kemudian besok paginya baru disetor ke bank
yang ditunjuk PT. Cartenz Indonesia. Yang bertanggung jawab untuk menyimpan
kas masuk ini adalah bagian kasir. Untuk Penjagaan aset fisik barang, yang
mempunyai akses fisik barang adalah bagian gudang. Selain karyawan bagian
gudang, tidak diperbolehkan untuk masuk ke gudang. Untuk persediaan yang
terdapat ditoko, karyawan tidak diperbolehkan untuk membawa pulang dengan
alasan apapun walaupun untuk sampel atau sebagainya. Jika memang terpaksa,
karyawan harus meminta otorisasi dari kepala toko PT. Cartenz Indonesia. Aset
yang juga terpenting untuk perusahaan ini adalah informasi/data/file yang
tersimpan di komputer. Setiap karyawan memiliki pasword untuk masing-masing
komputer yang digunakan.
Pemeriksaan independen atas kinerja. Penilaian kinerja setiap 3 (tiga bulan)
dengan sistem rangking. Tim penilai untuk level Storehead adalah divisi SDM,
divisi Sales & Marketing, dan Direksi. Form Penilaian Kinerja sales counter harus
diisi dan dikirimkan ke Divisi SDM setiap bulan.
4. Informasi dan komunikasi
Transaksi harus dicatat dan diidentifikasi secara tepat dan akurat.
Transaksi juga harus diklasifikasikan sesuai katagori transaksi, misalnya : utang,
piutang. Transaksi harus dicatat sebesar yang diterima/dibayarkan. Semua proses
pencatatan tersebut dilakukan oleh karyawan accounting.
Pembuatan laporan keuangan secara tepat juga harus dilakukan oleh
karyawan bagian HRD, Finance, purchasing, internal control, brand analyst, store
head, mareting online, supervisor. Masing-masing karyawan tersebut akan
menyerahkan laporan tersebut kepada direktur utama PT. Cartenz Indonesia.
Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap
kemampuan manajemen untuk membuat keputusan untuk mengendalikan
aktivitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi ini
mencakup penyediaan pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual
berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
5. Pengawasan kinerja
Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian.
Pengawasan kinerja PT. Cartenz Indonesia adalah sebagai berikut :
Supervisi yang efektif. Supervisor akan mengawasi dan mengevaluasi proses
aktivitas karyawan, melakukan rieview kinerja karyawan, dan bertanggung jawab
untuk aktivitas karyawan. tindak lanjut terhadap karyawan.
Audit internal. Karyawan yang melakukan pemeriksaan adalah direktur utama
PT. Cartenz Indonesia beserta head office. Melakukan pemeriksaan terhadap
laporan akuntansi, pengawasan karyawan, serta melakuakan evaluasi terhadap
kinerja manajemen perusahaan.
Untuk mengetahui memadai atau tidaknya sistem pengendalian internal di
PT. Cartenz Indonesia digunakannya analisa lima komponen sistem pengendalian
internal menurut COSO sebagai berikut :
Tabel 1 Analisa lima komponen sistem pengendalian internal menurut COSO
Komponen Pengendalian kunci Ada Tidak Keterangan
1. Lingkungan
Pengendalian
a. Integritas dan nilai etika
- Mengkomunikasikan kepada
semua karyawan tentang
kebijakan tertulis dan kode etik
- Memberikan bimbingan moral
- Mengurangi/menghilangkan
insentif dan godaan untuk
Adanya kebijakan
tertulis/standart operation
procedures karyawan
tentang jam kerja&presensi.
Mengadakan perkumpulan
doa tiap jumat jam 08.00
sebelum toko dibuka.
PT. Cartenz Indonesia
hanya memberikan bonus
menghindari ketidakjujuran
karyawan
saat karyawan mencapai
target dan pada hari raya
keagamaan.
b. Partisipasi dewan
komisaris/komite audit
Tidak adanya unit
organisasi terpisah dalam
melaksanakan audit.
c. Filosofi pihak manajemen dan
gaya beroperasi
- Memonitor resiko bisnis
- Pertemuan informal antara
bagian penjualan, akuntansi dan
direktur
- Sikap dan tindakan terhadap
pelaporan keuangan
Yang bertugas melakukan
riset/survey pasar adalah
Storehead.
Ada pembicaraan informal,
jadi tidak hanya di
kebijakan dan standar kerja.
Seluruh karyawan harus
membuat laporan untuk
direktur utama.
- Komputer yang di update
Penggantian system
dilakukan pada tahun 2012
awal.
d. Struktur organisasi Adanya Struktur organisasi
dan job description secara
tertulis.
e. Penetapan wewenang dan
tanggung jawab
Tugas karyawan terdapat di
job description namun
pertanggugjawabannya
terletak pada direktur utama.
f. Kebijakan dan praktik sumber
daya manusia
- Pelatihan staff tertentu
Training dilakukan pada
karyawan baru selam 14
hari, sedangkan untuk
- Adanya bonus
- Pinjaman tunai kepada
karyawan
- Seleksi calon karyawan
- Perputaran jabatan (rotasi kerja)
karyawan lama 2-3 kali
dalam setahun.
Bonus untuk karyawan yang
mencapai target dan bonus
untuk hari raya keagamaan
untuk semua karyawan
(THR)
Pinjaman tunai tidak ada,
PT. Cartenz hanya
memberikan diskon khusus
untuk karyawan jika
membeli barang namun
harus konfirmasi kepada
head office.
Seleksi karyawan baru
dilakukan bagian HRD.
Mulai dari tes administrasi,
interview, tes tertulis sampai
interview user.
Sejak tahun 2011-2012
rotasi karyawan tidak lagi
dilakukan PT. Cartenz
Indonesia.
- Pengambilan cuti karyawan Cuti karyawan 12 hari
dalam setahun, cuti khusus
hamil 1,5 bulan sebelum
dan sesudah.
2. Penilaian
resiko
a. Perubahan lingkungan
Adanya cacat produk karena
pemesanan dari pelanggan
yang banyak dengan jangka
waktu yang singkat.
b. Personel baru Ketidaksesuaian antara latar
belakang pendidikan dengan
jabatan karyawan.
Misalnya: accounting
c. Lini produk Pengawasan selalu
ditingkatkan untuk barang
yang semakin banyak
jenisnya.
d. Sistem informasi yang
diperbaharui / diperbaiki
Perubahan sistem
menyebabkan karyawan
lebih lama dalam
memproses data.
e. Perubahan struktur organisasi Tidak ada perubahan
struktur sejak tahun 2011-
2012 di PT. Cartenz
Indonesia.
3. Aktivitas
Pengendalian
a. Pemisahan tugas yang memadai
- Terpisahnya Fungsi akuntansi,
penjualan dan fungsi kredit
- Terpisahnya Fungsi akuntansi
dan fungsi kas
- Transaksi harus dilaksanakan
oleh lebih dari satu orang
Ada fungsi yang terpisah
antara fungsi-fungsi yang
ada di perusahaan. Fungsi
accounting mencatat semua
transaksi piutang, Fungsi
penjualan/Marketing online
memenuhi pesanan
konsumen, fungsi
kedit/direktur utama
memiliki wewenang untuk
menolak atau memberi
kredit kepada konsumen.
Fungsi akuntansi menyusun
laporan keuangan, fungsi
kas/finance menerima kas
dari pelunasan piutang dan
mengecek utang, jadi terjadi
pemisahan fungsi.
Setiap transaksi selalu
dilakukan oleh lebih dari
satu orang. Saat penjualan
kredit fungsi yang terkait
adalah, marketing online,
bagian gudang, accounting,
finance.
b. Otorisasi yang tepat atas
transaksi dan aktivitas
- Penerimaan order dari pembeli
diotorisasi oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan formulir
surat order pengiriman
- Persetujuan pemberian kredit
diberikan oleh fungsi kredit
dengan membubuhkan tanda
tangan
- Pengiriman barang kepada
pelanggan diotorisasi oleh
fungsi pengiriman dengan
membubuhkan cap dan tanda
sales order invoice adalah
formulir yang yang
diserahkan kepada
konsumen partai setelah
melakukan pemesanan
barang. Formulir ini
diotorisasi oleh karyawan
bagian marketing online.
Marketing online hanya
meminta persetujuan secara
lisan kepada direktur utama
sebagai fungsi kredit.
Bagian gudang hanya
memberikan cap pada sales
order invoice
tangan
- Penetapan harga jual, syarat
penjualan, syarat pengangkutan
barang, potongan penjualan
berada di tangan direktur
dengan penerbitan surat
keputusan
Penetapan harga jual, diskon
penjualan diatur oleh Head
Office PT. Cartenz
Indonesia.
c. Dokumen dan catatan yang
memadai
- Penggunaan formulir bernomor
urut tercetak (pre number)
Semua formulir di PT.
Cartenz menggunakan
nomor urut tercetak (pre
number), baik untuk nota
penjualan, sales order
invoice.
d. Pengendalian fisik atas aktiva
dan catatan
- Secara periodik diadakan
pencocokan fisik kekayaan dan
catatan perusahaan
Bagian internal control
selalu mengadakan cek fisik
persediaan di gudang.
e. Pemeriksaan independen atas
kinerja
Penilaian kinerja setiap 3
bulan sekali dengan sistem
rangking.
4. Informasi &
komunikasi
a. Transaksi yang dicatat benar
terjadi (keterjadian)
Penjualan selalu dicatat
dengan benar kepada
pelanggan yang benar-benar
ada
b. Transaksi yang ada sudah
dicatat (kelengkapan)
Transaksi penjualan yang
terjadi selalu dicatat
c. Transaksi yang dicatat
dinyatakan pada jumlah yang
benar (akurat)
Penjualan dicatat senilai
barang yang dikirim ke
pelanggan, ditagihkan dan
dicatat dengan tepat oleh
PT. Cartenz
d. Posting dan pengikhtisaran
dengan benar
Penjualan diposting dengan
benar dan dikelompokkan
dengan benar.
e. Transaksi diklasifikasikan
dengan benar
Semua transaksi
dicantumkan dengan benar
sesuai klasifikasi jenis
transaksi.
f. Transaksi dicatat pada tanggal
yang benar
Penjualan selalu dicatat saat
tanggal transaksi itu terjadi.
5. Pengawasan
kinerja
a. Pemeriksaan mendadak Di PT. Cartenz Indonesia
sidak hanya dilakukan untuk
persediaan oleh internal
control.
b. Pembentukan unit organisasi
untuk mengawasi kinerja
PT. Cartenz Indonesia tidak
memiliki badan audit
terpisah untuk melakukan
pemeriksaan. Direktur
utama bersama head office
yang melakukan hanya
melakukan pengawasan.
Dari tabel di atas, hasil yang diperoleh adalah
dimana hasil tersebut lebih dari 50% maka disimpulkan bahwa sistem
pengendalian internal siklus pendaptan di PT. Cartenz Indonesia dilihat dari
unsur-unsur pengendalian internal sudah memadai.
KESIMPULAN DAN IMPLIKASI
Kesimpulan
Berdasarkan analisa, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan sistem
pengendalian internal siklus pendapatan di PT. Cartenz Indonesia dapat
ditunjukkan dengan adanya bagan alir (flowchart) dari pemesanan baramg,
penjualan dan penagihan kepada pelanggan dan sudah memenuhi prinsip-prinsip
pengendalian internal walaupun masih ada otorisasi yang belum terdokumentasi.
Sistem pengendalian internal siklus pendapatan di PT. Cartenz Indonesia
sudah memadai ditunjukkan dengan adanya pemisahan fungsi secara jelas,
hampir semua sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah dilakukan, PT.
Cartenz Indonesia sudah melakukan kebijakan dan praktek yang sehat dan
karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. PT. Cartenz juga
sudah memiliki struktur organisasi, job description, standar operasional prosedur
karyawan secara tertulis namun masih terdapat kelemahan-kelemahan pada
beberapa komponen pengendalian COSO. Dari beberapa kelemahan yang muncul,
kelemahan yang paling penting untuk dilakukan pengendalian adalah:
1. Direktur utama selaku fungsi kredit hanya memberikan otorisasi secara
lisan tidak ada dokumen yang digunakan.
2. Tidak adanya pemeriksaan mendadak serta badan pemeriksa yang terpisah
dalam melakukan pemeriksaan PT. Cartenz Indonesia
3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman
hanya dengan membubuhkan cap, tidak ada tanda tangan di formulir.
Implikasi Terapan
Berdasarkan hasil penelitian Sistem Pengendalian Internal siklus
pendapatan yang dilakukan di PT. Cartenz Indonesia, ada beberapa saran yang
dapat digunakan sebagai untuk mengembangkan sistem pengendalian internal
perusahaan yaitu:
1. Otorisasi kredit di PT. Cartenz Indonesia masih dilakukan secara lisan
oleh marketing on-line kepada direktur utama, sebaiknya pemberian
otorisasi kredit di dokumentasikan dengan formulir pengajuan kredit.
2. Untuk ukuran perusahaan yang memiliki beberapa cabang dan partai yang
tersebar di beberapa kota, sebaiknya pengawasan tidak hanya dilakukan
oleh direktur utama dan head office, namun sebaiknya PT. Cartenz
Indonesia memiliki fungsi yang terpisah, satu/dua orang yang bertugas
untuk mengawasi aktivitas/kegiatan di perusahaan.
3. Pemeriksaan mendadak yang dilakukan PT. Cartenz hanya untuk
persediaan barang, sebaiknya PT. Cartenz Indonesia juga melakukan
pemeriksaan mendadak untuk kegiatan/aktivitas perusahaan secara
keseluruhan.
4. Sebaiknya PT. Cartenz Indonesia memberikan ruang untuk otorisasi
berupa tanda tangan pada bagian bawah formulir surat order invoice
sehingga otorisasi tidak hanya berupa cap tetapi ada penandatangan dari
marketing online.
DAFTAR PUSTAKA
Arens, A. Alvin, Randal J. Elder, dan Mark S. Beasley, 2002, Auditing dan Jasa
Assurance, edisi keduabelas, jilid 2, Erlangga, Jakarta.
Boynton, C. Wiliiam, Raymond N. Johnson, dan Walter G. Kell, 2002, Modern
Auditing edisi ketujuh, jilid 1, Erlangga, Jakarta.
Boynton, C. Wiliiam, Raymond N. Johnson, dan Walter G. Kell, 2003, Modern
Auditing edisi ketujuh, jilid 2, Erlangga, Jakarta.
George, H. Bodnar, dan William S. Hopwood, 1996, Sistem informasi
Akuntansi jilid 1, Salemba Empat, Jakarta.
Krismiaji, 2002, Sistem informasi Akuntansi, YKPN, Yogyakarta.
Melinda, Handayani, 2009, Uji Pengendalian Terhadap Siklus Penjualan dan
Penerimaan Kas Studi Kasus pada CV. Maju Jaya Semarang. Skripsi program S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen
Satya Wacana (tidak dipublikasikan).
Mulyadi, 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
Pricilla, R.P. Mayang, 2011, Analisis Pengendalian Internal pada Siklus
Penjualan Kredit Citra Mandiri Gordin. Skripsi program S1 Fakultas
Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana (tidak
dipublikasikan).
Romney B. Marshall dan Paul John Steinbart, 2006, Sistem Informasi
Akuntansi jilid 2 edisi ke sembilan, Salemba Empat, Jakarta.
Tunggal, Amin Widjaja, 1995, Struktur Pengendalian Intern, PT. Rineka Cipta,
Jakarta
Widjajanto, Nugroho. 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta.