Upload
ngocong
View
230
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Sumber daya manusia memiliki faktor penting dalam menjalankan
aktivitas-aktivitas perusahaan. Sumber daya manusia tersebut dapat diartikan
sebagai karyawan dan tenaga kerja yang membantu tercapainya tujuan
perusahaan. Perusahaan akan memiliki kesempatan yang baik untuk bertahan dan
maju apabila memiliki tenaga kerja yang tepat dan berkompeten. Sebaliknya,
karyawan juga membutuhkan perusahaan sebagai tempat untuk bekerja dan
mencari nafkah. Sehingga, karyawan berhak untuk mendapatkan gaji dan upah
yang sesuai dengan kinerja mereka.
Suatu sistem penggajian dan pengupahan dapat berjalan dengan baik
apabila memiliki unsur-unsur sistem pengendalian. Pengendalian intern dalam
perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan dan kesalahan
dalam pemberian gaji dan upah. Sistem pengendalian intern akan menghasilkan
informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu untuk mengamankan sumber-
sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak efisienan, meningkatkan
ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi, mendorong ditaati dan
dilaksanakannya kebijakan perusahaan, meningkatkan efisiensi (Hartadi, 1986:2).
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan Perusahaan Swasta
Nasional yang bergerak di bidang industri gula dan perdagangan umum. PT.
Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil merupakan cabang dari PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Malang. PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki karyawan
yang beragam. Secara garis besar ada dua jenis. Pertama karyawan staff
2
(pimpinan) dan karywan pelaksana. Karyawan staff (pimpinan) dalam pemberian
gaji diberikan langsung oleh kantor pusat yang ada di Jakarta. PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil hanya menangani pemberian gaji dan upah untuk karyawan
pelaksana. Karyawan pelaksana ini dibagi menjadi tiga jenis pekerja. Karyawan
pelaksana yang dibagi menjadi tiga yaitu pekerja tetap, pekerja tidak tetap dan
pekerja kampanye.
Dalam pemberian gaji dan upah karyawan pada PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil sudah terkomputerisasi dan dilakukan oleh bagian PDE
(Pengolahan Data Elektronik), kemudian akan diberikan ke bagian penggajian
untuk dihitung kembali dan dicetak, terakhir diberikan ke bagian personalia untuk
diteliti dan ditunjukkan kepada pimpinan yang nantinya akan diserahkan kepada
karyawan. Namun pimpinan hanya menerima hasil akhir saja tanpa mengotoriasi
kembali daftar dan jumlah gaji, sehingga dapat terjadi kecurangan. Dalam
pemberian gaji dan upah pada PT. Kebon Agung masih terdapat kendala, yaitu
membedakan karyawan yang berhak untuk menerima gaji dan upah yang sesuai.
Ini mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan dan pemberian gaji karyawan.
Dikarenakan sistem pembedaan karyawan yang belum dapat dikelola dengan baik,
sehingga masih sulit untuk menentukan jumlah gaji dan upah yang harus diterima
oleh karyawan yang bersangkutan. Diperlukan kerjasama antar karyawan agar
masalah ini dapat diatasi. Pemisahan tugas yang baik di perusahaan juga akan
membatu menjalankan proses pengendalian intern di perusahaan. Hal inilah yang
membuat sistem pengendalian dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT.
Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil belum dapat berjalan secara maksimal.
3
Penelitian terkait dengan pentingnya sistem pengendalian bagi sistem
penggajian telah dilakukan sebelumnya, pada penelitian sebelumnya penelitian
dilakukan pada perusahaan manufaktur. Beberapa diantaranya Hartono (2012)
melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian intern yang digunakan dalam
proses penggajian serta siklus penggajian yang terdapat di PT. CMA Indonesia,
dari hasil penelitiannya dapat disimpulkan bahwa pada PT. CMA Indonesia
pengendalian intern yang diterapkan sudah baik. Penelitian serupa juga telah
dilakukan oleh Pramawanti (2003) yang dilakukan di PT. Supersonic Chemical
Industry dan disimpulkan bahwa pengendalian intern dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan karyawan sudah berjalan dengan baik, meskipun
belum ada pemisahan fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan
pengupahan karyawan.
Atas dasar kajian penelitian yang telah dilakukan di atas, peneliti
melakukan penelitian pada obyek yang berbeda yaitu dilakukan di PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil. Dimana pada perusahaan ini memiliki karakteristik
yang berdeda dengan perusahaan pada penelitian sebelumnnya. Pada penelitian
sebelumnya lebih cenderung melakukan penelitian pada perusahaan manufaktur,
sedangkan PT. Kebon Agung merupakan perusahaan yang berkaitan dengan
perkebunan. Diamana dalam prose produksinya sangat bergantung pada hasil
perkebunan tebu. Sehingga karyawan yang terdapat di PT. Kebon Agung berbeda
dengan perusahaan manufaktur, dimana pada perusahaan ini pekerja terdiri dari
beberapa jenis karyawan dan selalu berubah dalam setiap periode masa produksi
kecuali karyawan tetap.
4
Menyadari pentingnya penerapan sistem pengendalian intern dalam setiap
kegiatan perusahaan maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang
sistem pengendalian intern dengan mengambil judul “Analisis Sistem
Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada “ PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil ”
Persoalan Penelitian
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka persoalan
penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan
yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil?
2. Apa kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan
pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil?
Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem pengendalian
intern dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil cabang Pati, yang meliputi pemisahan fungsi tugas, prosedur
pencatatan serta praktek yang sehat.
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang dapat diperoleh dari penelitian ini, yaitu:
1. Memberikan masukan kepada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
mengenai pentingnya struktur pengendalian intern atas sistem penggajian dan
pengupahan.
5
2. Menerapkan teori dalam praktek mengenai pengaruh pengendalian intern
dalam sistem penggajian dan pengupahan.
TELAAH TEORITIS
Dalam suatu penelitian dibuat aspek-aspek teoritis yang digunakan untuk
melandasi masalah suatu persoalan penelitian yang telah dirumuskan.
Berdasarkan masalah dan persoalan diatas maka ada dua konsep yang dipilih,
yaitu sistem pengendalian intern dan sistem penggajian.
Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan seluruh cara-
cara serta alat-alat yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk
menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran
data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan menjaga dipatuhinya
manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu (Baridwan,1993:13).
Tujuan sistem pengendalian intern
Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern adalah
untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan secara efisien.
Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam
pencapaian tiga golongan, yaitu tujuan keandalan informasi keuangan, kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi
(Mulyadi dan Kanaka, 1998:172).
Menurut Mulyadi (2010:178) tujuan pengendalian intern adalah sebagai
berikut:
6
a. Menjaga kekayaan perusahaan
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang
telah diterapkan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan
dengan kekayaan yang sesungguhnya ada
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan
b. Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi
Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan:
1. Pembatasan akses langsung terhadap karyawan
2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan
b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada:
1. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan
yang sesungguhnya ada
2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:
1. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang
2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat
yang berwenang
7
d. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:
1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi
2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi
3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar
4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya
5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya
6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti
Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Menurut Hartadi (1987:130) untuk dapat mencapai tujuan pengendalian
intern, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang
meliputi:
a. Pemisahan fungsi
Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan
tugas. Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera
atas kesalahan atau ketidakberesan.
b. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh
orang yang berwenang.
c. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem pengendalian
akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab
untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
d. Prosedur dan catatan akuntansi
8
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkan atau dibuatnya catatan-
catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat
dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e. Pengawasan fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
f. Pemeriksaan intern secara bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul
ada, menyelenggarakan rekening-rekening control dan mengadakan perhitungan
kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran
data.
Unsur-unsur dalam pengendalian intern adalah:
Suatu Pengendalian intern yang baik perlu adanya unsur-unsur yang
berhubungan langsung dengan pengendalian, sehingga tujuan dari pengendalian
intern dapat tercapai. Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai
tujuan pengendalian intern. Menurut Mulyadi (2010:164), untuk menciptakan
sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur
pokok yang harus dipenuhi antara lain :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit oganisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
9
Sistem pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai
persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-
masing perusahaan. Tidak ada sistem pengendalian intern yang baku yang dapat
dipakai oleh seluruh perusahaan. Perusahaan yang memiliki sistem pengendalian
intern yang baik dapat meminimalkan terjadinya praktek-praktek kecurangan
dalam perusahaan. COSO menyebutkan sistem pengendalian yang baik harus
memenuhi lima komponen pengendalian intern yang saling terkait (Romney and
Steinbart, 2006):
1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsure
penngendalian intern yang membentuk disiplin dan struktur serta mempengaruhi
kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Komponen ini meliputi sikap
manajemen disemua tingkatan terhadap operasi secara umun dan konsep
pengendalian secara khusus. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan
pengendalian dalam suatu entitas antara lain integritas dan nilai-nilai etika,
komitmenm akan kompetensi, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur
organisasi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab, kebijakan dan praktik
tentang sumber daya manusia.
2. Penilaian resiko
Penaksiran resiko merupakan identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang
relevan untuk mencapai tujuan, membentuk suatu dasar untuk menetukan
bagaimana resiko harus dikelola. Menurut Romney (2006 : 246) faktor yang
10
membentuk penafsiran resiko antara lain adalah adanya perubahan lingkungan,
personel yang terlibat dalam fungsi dan berbagai lini produk.
3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kegiatan-kegiatan pengendalian, yang
merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar
bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum,
prosedur-prosedur pengendalian terdapat lima kategori (Romney, 2006) yaitu
otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadahi, pemisahan tugas, desain dan
penmggunaan dokumen serta catatn yang memadai, penjagaan asset dan catatan
yang memadai, dan pemeriksaan independen atas kinerja.
4. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi meliputi sistem akuntasi dan terdiri dari metode-metode dan
catatan-catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menggabungkan,
menganalisis, mengelompokkan, mancatat, dan melaporkan transaksi-transaksi
perusahaan dan memetapkan pertanggujawaban atas aktiva dan kewajiban.
5. Pegawasan
Pengawasan merupakan proses yang dilakukan personil yang tepat untuk menilai
kualitas kinerja SPI sepanjang waktu, termasuk penilaian apakah rancangan telah
dioperasikan sebagaimana dikehendaki, dan apakah modifikasi telah dilakukan
untuk perubahan kondisi yang terjadi.
Dengan dipenuhinya unsur-unsur penngendalian intern yang baik oleh
perusahaan, maka akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Menurut Hartadi
(1986:2) pengendalian intern yang baik akan berguna untuk:
11
1. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan, dan ketidak
efisienan.
2. Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi.
3. Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
4. Meningkatkan efisiensi.
Sistem Penggajian dan Pengupahan
Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang biasanya dibayarkan
secara tetap perbulan (Mulyadi, 2010:373). Upah adalah pembayaran atas jasa
yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) yang biasanya dibayarkan
berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh
karyawan (Mulyadi, 2010:373).
Mulyadi (2010:373) menerangkan tentang sistem informasi akuntansi
penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini:
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan
penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar
tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk
melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan
yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang
dihasilkan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah: (Mulyadi, 2010:374) :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
12
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan
Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan dibutuhkan
perusahaan sebagai dasar dari peraturan-peraturan yang ditetapkan. Karena
Sistem pengendalian intern perlu dilakukan karena banyak celah yang
memungkinkan terjadinya kecurangan-kecurangan dalam proses pemberian gaji
dan upah. Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Mauliza (2009) jenis-jenis
kecurangan tersebut antara lain:
1. Adanya karyawan atau pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain
yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan
penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang
yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat
pembayaran dua kali.
3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang
bersangkutan.
13
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima
oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran.
7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah.
Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat
diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur
pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut
Mulyadi (2010:386) adalah sebagai berikut :
1. Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem Operasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan
yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada
surat keputusan Direktur Keuangan.
14
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang
diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersngkutan.
f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh
fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji dan upah karyawan.
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu
yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi
oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
15
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah.
Hasil Penelitian yang Relevan
Penelitian terdahulu yang memuat tentang analisis sistem pengendalian
intern terhadap sistem penggajian antara lain dilakukan oleh Mujiatun (2000)
yang menyatakan sistem penggajian pada perusahaan yang diteliti sudah dapat
dikatakan baik ditinjau dari prosedur dan pengendalian internnya meskipun masih
dilakukan secara manual.
Setyadi (2005) meneliti tentang kebijakan penerapan sistem pengendalian
intern dan prosedur penggajian pada PT. KAI Daop VI Yogyakarta, dari hasil
penelitiannya tersebut menjelaskan bahwa sistem pengendalian terhadap prosedur
penggajian di PT. KAI Daop VI Yogyakarta telah diterapkan dengan baik
ditunjukkan penerapan praktik yang sehat di dalam melaksanakan tugas pada
setiap fungsi organisasi.
Haripratiwi (2006) juga meneliti tentang prosedur penggajian dan
penerapan sistem pengendalian intern terhadap penggajian karyawan pada BMT
Al Ikhlas Yogyakarta, dari hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa BMT Al
Ikhlas Yogyakarta telah memisahkan tugas dan tanggungjawab fungsional pada
masing-masing bagian yang berhubungan dengan penggajian karyawan.
Setelah melihat penelitian-penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa
pada penelitian terdahulu sistem yang digunakan untuk proses penggajian masih
16
manual karena kebanyakan dilakukan beberapa tahun yang lalu. Perbedaan
penelitian ini dengan penelitian terdahulu adalah dimana penelitian ini dilakukan
pada perusahaan yang sudah menggunakan proses terkomputerisasi, selain itu
dalam penelitian ini lebih melihat pada memadai atau tidak sistem pengendalian
intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan konsep sistem
pengendalian intern yang baik. Hal ini yang menbedakan dengan penelitian
terdahulu.
METODE PENELITIAN
Unit analisis dan unit observasi
Dalam penelitian ini sistem pengendalian intern pada PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil akan menjadi unit analisis. Sedangkan yang dijadikan
sebagai unit observasi yaitu, bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian
personalia pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.
Jenis dan Sumber Data
Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan data
sekunder. Data primer yang digunakan adalah hasil wawancara dan observasi
mengenai prosedur penggajian dan sisitem pengendalian intern pada sistem
penggajian dan pengupahan pada PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.
Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini berupa formulir, bukti,
catatan, maupun dokumen-dokumen perusahaan lainnya. Data sekunder yang
digunakan untuk penelitian ini adalah gambaran umum PT. Kebon Agung Pabrik
17
Gula Trangkil, struktur organisasi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam
penggajian dan pengupahan.
Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang menyeluruh metode pengumpulan data yang
akan dilakukan melalui metode :
Wawancara
Melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait dalam
penyediaan informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini yaitu karyawan pada
bagian penggajian, bagian akuntansi, dan bagian personalia.
Dokumentasi
Mengambil data yang diperoleh dari dokumen-dokumen di PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil. Meliputi catatan, prosedur, dan pengendalian
internal dalam sistem penggajian dan pengupahan.
Teknik dan Langkah-langkah Analisis
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
kualitatif deskriptif. Dengan menguraikan hasil penelitian yang kemudian
dideskripsikan berdasarkan landasan teori yang telah disusun. Hal ini digunakan
untuk mengetahui penerapan sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian
dan pengupahan yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga dapat diketahui
kelemahan dalam sistem pengedalian intern atas sistem penggajian dan
pengupahan. Teknik analisis kualitatif yang dilakukan dengan menggambarkan
sistem pengendalian intern yang ada dalam sistem penggajian dan pengupahan
pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil cabang Pati.
18
Langkah-langkah analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Mendeskripsikan gambaran umum obyek melalui data-data yang diperoleh
dan jenis-jenis karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil.
2. Memahami sistem pengendalian intern pada sistem penggajian dan
pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dengan wawancara
dan observasi. Hal ini untuk memberikan pengetahuan yang memadahi
mengenai kebijakan, prosedur, dan dokumen.
3. Melakukan analisis dengan membandingkan sistem pengendalian intern atas
sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil yang berjalan selama ini dengan unsur-unsur sistem pengendalian
yang baik menurut definisi konsep sistem pengendalian intern untuk
menentukan apakah apakah sistem pengendalian intern atas sistem penggajian
dan penguapahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah
memadahi atau belum.
4. Mentukan kelemahan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian
dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang sudah
berjalan selama ini.
5. Menarik kesimpulan dari sistem pengendalian intern atas sistem penggajian
dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil apakah sistem
pengendaliannya sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik.
19
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
Nama perusahaan yang menjadi objek Tugas Akhir penulis adalah PT.
Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil yang merupakan cabang dari kantor pusat PT.
Kebon Agung yang berada di Malang, Jawa Timur. PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil berlokasi di Desa Trangkil, kecamatan Trangkil, Kabupaten Pati.
Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT Kebon Agung sebagai Perusahaan Swasta Nasional yang bergerak
di bidang industri gula dan perdagangan umum, yaitu:
1. Secara langsung maupun tidak langsung turut berperan aktif dalam
pembangunan Nasional dengan berperan serta dalam produksi gula,
memberikan pendapatan kepada Negara, dan menciptakan lapangan kerja.
2. Sebagai organisasi usaha profesional, PT Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
senantiasa berusaha untuk maju dan mengembangkan usaha-usaha baik yang
berbasis tebu maupun usaha lainnya sehingga perusahaan mampu bersaing
dalam era pasar bebas, dan meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake
holder.
Untuk mewujudkan visi di atas, maka misi PT Kebon Agung adalah
memantapkan industri gula dengan mengelola secara profesional guna menjamin
kelangsungan hidup perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat dan
meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh stake holder.
20
Struktur organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil dalam mengatur manajemennya adalah struktur organisasi garis yang
menunjukkan suatu kekuasaan tertinggi terletak pada pimpinan perusahaan, yang
mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan, menentukan kebijaksanaan
perusahaan dan mengawasi perusahaan serta di dukung dengan adanya staff yang
berkewajiban memberi usulan, saran, dan masukan kepada pimpinan.
Setiap bagian di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki struktur
organisasi. Begitu juga dengan bagian TUK (Tata Usaha dan keuangan) yang
bertanggungjawab dalam proses penggajian dan pengupahan. Struktur organisasi
di TUK dipimpin oleh kepala bagian TUK/manajer TUK yang membawahi dua
kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi personalia dan umum, yang
nantinya setiap kepala kasubsi akan bertanggungjawab atas setiap kasubsi yang
ada dalam bagian TUK.
Jenis-Jenis Karyawan
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil melalakukan penggilingan tebu
satu periode dalam setahun, yaitu pada bulan Mei s.d. Oktober. Masa ini disebut
DMG (Dalam Masa Giling). Di luar masa ini disebut LMG (Luar Masa Giling),
hal ini menyebabkan perubahan pada kebutuhan jumlah tenaga kerja pada masa
DMG perusahaan memperkejakan karyawan dengan status yang beragam,
sementara pada saat LMG perusahaan hanya memperkerjakan karyawan tetap.
Secara lebih rinci status tenaga kerja karyawan PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil terdiri dari:
21
1. Karyawan staff
Karyawan staff disebut juga karyawan sebagai pimpinan, tugasnya memimpin dan
mengawasi kerja karyawan pelaksana. Pengangkatan dan pemberhentian
karyawan staff dilakukan oleh direksi.
2. Karyawan pelaksana
Karyawan pelaksana dibagi atas:
a. Pekerja tetap
Pekerja yang sifat hubungan kerjanya didasari terlebih dahulu dengan
peraturan-peraturan, hal ini karena pekerja tetap akan bekerja secara tetap
diperusahaan dan dibagi menjadi beberapa golongan sesuai dengan lama masa
bekerja. Pekerja tetap akan habis masa kerjanya pada saat pensiun. Pekerja
tetap akan bekerja pada saat DMG dan LMG.
b. Pekerja tidak tetap
Pekerja yang melaksanakan tugasnya untuk waktu tertentu saja, sesuai dengan
kontrak yang telah disepakati sebelumnya. Pekerja tidak tetap dibedakan
menjadi tiga jenis pekerja, yaitu:
1. Pekerja musiman tanaman (borongan tanaman)
Pekerja ini bertugas untuk melaksanakan pekerjaan dalam persiapan
tanam dan pemeliharaan tebu siap tebang.
2. Pekerja musiman tebangan (borongan tebang)
Pekerja ini akan melaksanakan pekerjaan sejak tebu mulai ditebang
dan diangkut, untuk selanjutnya disetorkan kepada Pabrik Gula
Trangkil.
22
3. Pekerja musiman
Pekerja ini tugasnya di sektor emplasemen dan tidak mempunyai
hubungan langsung dengan penggilingan tebu. Pekerjaanya hanya
meliputi pembersihan sampah, mengurus timbangan dan gilingan tebu.
c. Pekerja kampanye
Pekerja yang tugasnya mengangkut tebu mulai dari timbangan sampai ke
gilingan dan mengatur gula di atas alat pengangkut dan para pekerja pabrik
yang bekerja dalam proses pengolahan tebu. Para pekerja kampanye ini akan
bekerja dalam waktu tiga bulan selama dalam masa giling.
Jam Kerja Karyawan
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil memiliki dua periode kerja, yaitu
DMG dan LMG, sehingga ada perbedaan jadwal kerja bagi karyawan. Jadwal jam
kerja dibedakan untuk karyawan tetap dan tidak tetap. Jadwal jam kerja untuk
karyawan tetap adalah:
1. Jam 07.00 s.d 11.30 waktu bekerja
2. Jam 11.30 s.d 12.30 waktu istirahat
3. Jam 12.30 s.d 15.00 waktu bekerja
Jadwal kerja ini berlaku untuk masa DMG dan LMG.
Karyawan tidak tetap jam kerjanya dibagiatas tiga shift dan masing-
masing shift adalah tujuh jam ditambah satu jam lembur. Jadwal untuk karyawan
tidak tetap adalah:
1. Jam 05.00 s.d 13.00 shift I
2. Jam 13.00 s.d 21.00 shift II
23
3. Jam 21.00 s.d 05.00 shift III
Jadwal kerja ini berlaku pada saat DMG saja. Adanya perbedaan jadwal
kerja ini karena tuntutan jenis pekerjaan yang berbeda.
Analisis Sistem Penggajian dan Pengupahan
Sistem pengendalian intern yang baik akan mempengaruhi setiap aktivitas-
aktivitas di perusahaan, begitu juga dengan aktivitas penggajian dan pengupahan.
Berikut ini adalah sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil :
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT.
Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
1. Fungsi pencatatan waktu hadir (presensi)
Fungsi ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, dari karyawan
datang hingga karyawan pulang. Pencatatan waktu hadir yang digunakan di
PT. kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah dengan menggunakan
application software fingerprint untuk karyawan tetap, sedangkan karyawan
tidak tetap dan kampanye menggunakan sistem absensi manual, dan yang
bertanggungjawab adalah bagian pengupahan. Fungsi pencatatan waktu hadir
ini akan menentukan jumlah gaji dan upah yang akan diterima karyawan,
apakah gaji yang diterima utuh atau ada potongan yang disebabkan
keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. Namun pada pelaksanaannya
tidak ada potongan gaji dan upah bagi karyawan yang terlambat ataupun tidak
masuk kerja. Pencatatan waktu hadir ini ditempatkan di setelah masuk menuju
24
kantor, tetapi tidak ada petugas ataupun karyawan yang mengontrol
penggunaan mesin pencatatan waktu hadir tersebut.
2. Fungsi pembuatan gaji dan upah
Fungsi ini bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang
berisi gaji pokok dan tunjangan yang diterima oleh karyawan serta berisi
potongan gaji dan upah yang terjadi selama periode pemberian gaji dan upah.
Dalam menetukan gaji karyawan menggunakan acuan surat keputusan
perusahaan tentang pemberian gaji dan upah, jabatan karyawan, golongan, dan
masa kerja. Daftar gaji dan upah akan dibuat oleh bagian PDE (Pengolahan
Data Elektronik) kemudian diserahkan ke bagian gaji dan upah dan terakhir
akan diserahkan ke bagian personalia untuk diteliti.
3. Fungsi personalia
Fungsi ini pada dasarnya bertujuan mengatur seluruh pegawai yang ada dalam
perusahaan, tetapi fungsi ini juga bertugas untuk mengotorisasi gaji sebelum
gaji diberikan kepada karyawan. Bagian personalia akan menerima daftar gaji
dan upah dari bagian penggajian yang kemudian akan diteliti jumlahnya sudah
sesuai.
4. Fungsi Kasir
Fungsi ini mengatur seluruh pengeluaran yang ada diperusahaan. Fungsi inilah
yang akan mencatat pengeluaran perusahaan untuk pembayaran gaji dan upah.
Setelah menerima rekap daftar gaji dari bagian personalia kasir akan
mentransfer dan membagikan gaji karyawan.
25
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan di
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir menggunakan apllication software dan
proses manual yang ditangani oleh bagian pengupahan dengan
pelaksanaannya sebagai berikut:
a. Untuk pegawai tetap pencatatan presensinya menggunakan application
software fingerprint, sedangkan untuk pegawai tidak tetap dan pegawai
kampanye presensi akan dicatat oleh bagian pengupahan.
b. Membuat dan membagi daftar presensi sesuai dengan bagian karyawan
yang bersangkutan.
c. Menyerahkan daftar presensi kepada manajer bagian.
2. Prosedur penggajian dan pengupahan
Prosedur ini akan dilakukan oleh bagian TUK dengan uraian sebagai berikut :
a. Bagian PDE akan menerima rekap daftar presensi dari bagian pengupahan
b. Membuat gaji berdasarkan surat keputusan pengangkatan pegawai,
jabatan, golongan dan masa kerja yang kemudian akan dikurangi dengan
potongan.
c. Diserahkan ke bagian penggajian untuk dicatat dalam stuktur gaji dan
upah.
d. Rekap gaji deserahkan ke bagian personalia
3. Prosedur administrasi personalia
Prosedur ini dilakukan oleh bagian personalia dengan rincian sebagai berikut:
26
a. Personalia akan menerima rekap gaji dari bagian penggajian.
b. Mengotorisasi ketelitian dan perhitungan gaji dan upah sebelum gaji
diserahkan kepada karyawan.
c. Apabila sudah diotorisasi rekap gaji dan upah diserahkan ke bagian
akuntansi.
4. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur ini dilakukan oleh kasir yang terdapat di bagian akunting dan
aktivitasnya sebagai berikut :
a. Bagian akunting akan menerima rekap struktur gaji dan upah dari bagian
personalia.
b. Mencatat biaya gaji dan upah.
c. Membuat bukti kas keluar.
d. Kasir akan mengeluarkan gaji karyawan.
e. Untuk karyawan tetap gaji ditransfer ke rekening karyawan, sedangkan
untuk karyawan tidak tetap dan kampanye gaji akan diserahkan secara
langsung.
f. Karyawan tetap akan menerima perincian gaji sebagai bukti gaji sudah
ditransfer.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan di
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
27
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian personalia berupa surat keputusan yang
berhubungan dengan perubahan gaji dan upah, seperti surat kenaikan gaji,
surat perubahan golongan karyawan dan surat perubahan gaji.
2. Kartu jam hadir
Kartu jam hadir untuk karyawan tetap menggunakan sistem software
pendeteksi cap jempol, untuk karyawan tidak tetap dan kampanye
menggunakan absensi manual.
3. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi tentang jumlah gaji pokok karyawan, uang lembur
potongan yang terdiri dari pajak Pph, iuran dan pinjaman.
4. Rekap gaji dan upah
Dokumen ini merupakan rekapitulasi dari daftar gaji dan upah karyawan.
5. Surat perintah kerja lembur
Dokumen ini berisi data karyawan yang kerja lembur, bagian, seksi, jam
lembur dan uraian pekerjaannya.
6. Surat tugas
Dokumen ini berisi tentang pemberian tugas kepada karyawan yang
bersangkutan, nama, jabatan, bagian, tempat tujuan, jenis tugasnya, tanggal
berangkat dan kembali serta kendaraan yang akan dipakai.
7. Sampul gaji (amplop gaji)
Sampul gaji ini akan diberikan kepada karyawan tidak tetap dan kampanye
dengan rincian berisi nama, bagian, nomor SKB, dan jumlah gaji perbulannya.
8. Bukti kas keluar
28
Dokumen ini berisi tentang uraian pengeluaran kas, jumlah, dan akan
diperiksa terlebih dulu sebelum kas dikeluarkan.
Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengendalian Sistem
Penggajian dan Pengupahan
Berdasarkan penjelasan mengenai sistem penggajian dan pengupahan yang
ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, maka dapat dilakukan analisis
mengenai sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan
yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil. Analisisnya adalah sebagai
berikut:
Unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian dan
pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :
1. Organisasi
Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi
yang memisahkan antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian
organisasi. Pemisahan tugas yang jelas pada masing-masing bagian akan
mempermudah pekerjaan, sehingga karyawan dapat bekerja sesuai dengan
kedudukannya. Organisasi yang telah memisahkan tugas dan tanggung jawab
yang telah dilaksanakan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan
b. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian
Fungsi penggajian dipegang oleh bagian PDE dan fungsi presensi dipegang
oleh bagian upah.
29
2. Sistem Operasi
Sistem operasi yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil adalah:
a. Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah telah
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan tetap yang telah
ditandatangani oleh pimpinan, tetapi untuk karyawan selain karyawan
tetap tidak memiliki surat keputusan pengangkatan karena pekerja hanya
bekerja pada saat waktu tertentu.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat
karyawan akan didasarkan pada surat keputusan pimpinan.
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
didasarkan pada surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi
akunting.
d. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh kepala departemen yang
bersangkutan.
e. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala bagian upah.
f. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh bagian
akunting.
3. Prosedur Pencatatan
Prosedur pencatatan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil
adalah :
a. Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
30
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh bagian personalia.
4. Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas yang diterapkan di PT. Kebon
Agung Pabrik Gula Trangkil adalah :
a. Pembuatan daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan ketelitian
perhitungannya oleh bagian personalia sebelum gaji dan upah dibayarkan.
b. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah yang dipegang oleh manajer PDE.
Analisis Sistem Pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan
berdasarkan unsur pengendalian yang baik menurut konsep
1. Lingkungan pengendalian
a. Integritas dan nilai-nilai etika
Intregritas dan nilai-nilai etika merupakan salah satu alat yang dapat
digunakan oleh perusahaan untuk memberikan peraturan bagi karyawannya.
Peraturan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, pada bagian TUK (Tata
Usaha dan Keuangan) untuk jam kerja sudah diatur oleh pimpinan perusahaan
secara tertulis. Peraturan jam masuk kerja jam 07.00. Mengenai ijin tidak
masuk kerja karyawan dapat memberikan surat ijin apabila tidak masuk, untuk
SP (Surat Peringatan) akan diberikan bagi karyawan yang melakukan
kesalahan seperti karyawan yang sering terlambat masuk, tidak masuk kerja
tanpa memberikan surat ijin. Selain SP, karyawan juga akan dikenakan
potongan gaji apabila melakukan kesalahan. Meskipun telah ada peraturan
31
yang tertulis serta sanksi yang akan diberikan, masih ada karyawan yang
datang terlambat dan tidak masuk kerja tanpa memberikan surat ijin. Sehingga
peraturan-peraturan ini tidak berjalan sesuai yang diharapkan perusahaan.
Apabila ada karyawan yang telat masuk kerja, membolos, bahkan pulang
sebelum jam kerja habis tidak ada sanksi yang diberikan oleh perusahaan yang
membuat karyawan merasa aman jika melakukan pelanggaran.
b. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Filosofi perusahaan sudah diterapkan oleh manajemen yang dimaksudkan
supaya seluruh karyawan melaksanakannya, sehingga dapat menciptakan
karyawan yang disiplin, jujur, mampu bekerja dengan baik dan dapat
memajukan perusahaan. Dilihat dari hasil wawancara proses penggajian dan
pengupahan yang dilakukan di perusahaan masih sederhana. Bila dilihat dari
gaya operasinya setiap fungsi bagian sudah memiliki tugasnya masing-
masing. Pada bagian TUK (Tata Usaha dan Keuangan), manajer TUK
membawahi dua kepala kasubsi yaitu kasubsi keuangan dan kasubsi
personalia dan umum. Setiap kepala kasubsi akan memberikan laporan kepada
manajer bagian, selanjutnya manajer bagian akan bertanggung jawab
memberikan laporan kepada pimpinan perusahaan.
c. Struktur organisasi
Struktur organisasi diperusahaan merupakan alat untuk pencapaian tujuan dan
dengan adanya struktur organisasi yangn jelas dapat diketahui batasan
wewenang dan tanggungjawab sesuai dengan fungsinya. Struktur organisasi di
bagian TUK terdapat perangkapan jabatan yang terjadi pada fungsi akuntansi
32
dan fungsi keuangan. Struktur organisasi dengan perangkapan jabatan ini
dapat menyebabkan penyalahgunaan jabatan. Pada perusahaan ini juga tidak
memiliki job description yang jelas dan tertulis. Sehingga sistem pengendalian
yang ada di perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik, ini dapat menjadi
kelemahan dalam perusahaan.
d. Komite Audit
Komite audit wajib dilakukan oleh perusahaan karena sebagai internal
control. Audit terhadap proses penggajian dan pengupahan akan dilakukan
setiap tahun oleh direksi yang dipimpin oleh direktur utama, selain itu juga
ada pemeriksaan dari kantor akuntan publik. Pemeriksaan dilakukan terhadap
laporan tentang penggajian dan pengupahan.
e. Pemberian wewenang dan tanggung jawab
Setiap fungsi di perusahaan yang berhubungan dengan penggajian dan
pengupahan memiliki tugas dan wewenang masing-masing dalam
menjalankan tugasnya. Pemberian wewenang ini dilakukan oleh pimpinan PT.
Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dan disosialisasikan kepada seluruh
karyawan melalui manajer bagian. Contohnya bagian PDE (Pengolahan Data
Elektronik) berwenang dalam mencatat seluruh data karyawan dari tiap bagian
untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan. Setiap bagian telah
menjalankan tugas dan wewenangnya masing-masing.
f. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
Keberhasilan sebuah perusahaan dapat dipengaruhi oleh SDM yang ada di
perusahaan. Sehingga perlu adannya sistem pengendalian untuk memperoleh
33
SDM yang berkompeten. Ada beberapa tahapan yang dilakukan oleh
perusahaan untuk memperoleh SDM yang berkompeten, yaitu:
1) Perekrutan karyawan
Di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil dalam perekrutan karyawan
akan diadakan seleksi untuk menetukan apakah calon karyawan tersebut
telah berkompeten di bidangnya. Misalnya untuk bagian akunting
pendidikan minimal D3.
2) Penilaian prestasi/kinerja karyawan
Dilakukan setiap akhir tahun untuk menentukan karyawan yang memiliki
kinerja terbaik di perusahaan.
3) Promosi jabatan
Akan diberikan kepada karyawan yang memiliki kinerja yang baik dan
prestasi yang dicapai memuaskan.
4) Rotasi
Rotasi pekerjaan akan dilakukan bagi karayawan tetapi masih dalam divisi
yang sama. Misalnya: dari bagian penggajian pindah ke bagian personalia,
kemudian pindah lagi ke bagian akunting.
2. Penilaian resiko
a. Perubahan lingkungan penggajian dan pengupahan
Dalam proses penggajian dan pengupahan PT. Kebon Agung telah
mengikuti perubahan, dimana dalam proses pembuatan daftar gaji dan
upah sudah terkomputerisasi. Sehingga proses penggajian dapat dilakukan
dengan cepat. Meskipun sudah terkomputerisasi, kesalahan dalam
34
perhitungan gaji dan upah masih dapat terjadi terjadi dimana karyawan
bisa salah memasukkan nama pegawai dan jumlah gaji atau human error.
Hal ini dikarenakan kondisi perusahaan yang memiliki jumlah pegawai
tidak tetap lebih banyak dari pegawai tetap, sehingga selalu terjadi
perubahan pegawai.
b. Personel
Karyawan yang ada di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil telah
memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidangnya. Contoh: karyawan di
bidang PDE, dengan kriteria D3 dan S1 dari lulusan akuntansi atau
komputerisasi akuntasi. Tetapi dengan adanya standar pendidikan tertentu
tidak menjamin perusahaan akan terbebas dari resiko kecurangan, dengan
ilmu dan pendidikan yang dimiliki oleh karyawan justru bisa membuat
karyawan melakukan kecurangan dengan memanipulasi data yang ada.
Hal ini dimungkinkan terjadi karena tidak adanya pengawasan dalam
proses penggajian di perusahaan. Untuk meminimalisasi terjadinya
kecurangan perusahaan dapat melakukan pengawasan berkala.
c. Perubahan stuktur organisasi
Restukturisasi di perusahaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Ini dilakukan agar terhindar resiko kejenuhan karyawan yang
dapat berimbas pada kinerja karyawan, selain itu juga dapat mengurangi
tingkat penyimpangan apabila karyawan terus berada di bagian yang sama
karyawan akan lebih memahami tentang segala sesuatu yang terdapat di
bagian tersebut dan mempermudah untuk melakukan kecurangan.
35
3. Aktivitas pengendalian
a. Otorisasi dan kegiatan yang memadahi
Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil otorisasi sudah dilakukan.
Dalam pemberian gaji dan upah karyawan fungsi otorisasi dipegang oleh
bagian administrasi personalia. Namun otorisasi hanya dilakukan sebatas
meneliti jumlah gaji dan upah yang akan diberikan kepada karyawan. Pada
kegiatan pembuatan daftar gaji dan upah tidak ada pengawasan yang
dilakukan dan hal ini menjadi kelemahan di perusahaan, karena bagian
penggajian bisa memasukkan nama karyawan yang tidak bekerja di
perusahaan.
b. Pemisahan tugas
Pengendalian intern yang baik adalah dimana ada pemisahan tugas yang
baik. Pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada pemisahan
tugas bagi tiap-tiap bagian, tetapi untuk bagian keuangan belum
dipisahkan dengan bagian akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan
penyelewengan. Ini merupakan kelemahan.
c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadahi
Desain dan penggunaan catatan yang memadahi akan membantu dalam
pencatatan data yang akurat supaya apabila ada penambahan jumlah gaji
dapat dilakukan secara benar. Dokumen-dokumen yang digunakan ldalam
sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil antara lain: kartu jam hadir, daftar gaji dan upah, rekap gaji dan
upah, surat perintah kerja lembur, surat tugas, sampul gaji bukti kas
36
keluar. Dengan adanya dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses
penggajian dan pengupahan ini membantu dalam memberikan
pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah.
d. Penjagaan aset dan catatan yang memadahi
Untuk memenuhi penjagaan aset dan catatan yang memadahi, perusahaan
menyimpan data yang berhubungan dengan gaji dan upah, penyimpanan
data ini dilakukan oleh bagian PDE. Pengendalian aktiva dilakukan
dengan cara seluruh pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti
penngeluaran dan bagian akunting akan menverifikasinya terlebih dahulu.
e. Pemeriksaaan independen atas kinerja
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil pada setiap tahunnya secara rutin
akan mengadakan penilaian kinerja karyawan bagi karyawan yang
memiliki kinerja paling baik akan mendapat penghargaan dari perusahaan,
karyawan yang memiliki kinerja baik juga akan promosi jabatan serta
kenaikan gaji.
4. Informasi dan komunikasi
Pada sistem penggajian dan pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil, informasi dan komunikasi didasarkan pada prosedur yang sudah ada
di perusahaan. Dalam proses pembuatan gaji dan upah akan dimulai dari entry
data-data karyawan dari tiap manajer bagian yang akan diserahkan ke bagian
PDE untuk diolah. Komunikasi juga dilakukan oleh tiap bagian agar tidak
terjadi kesalahan dalam proses pemberian gaji dan upah, seperti pada saat ada
penambahan jumlah karyawan.
37
5. Pemantauan
Pemantauan yang dilakukan oleh persahaan dalam proses penggajian dan
pengupahan masih kurang. Pada bagian penggajian bisa menambahkan
karyawan yang sebenarnya tidak bekerja. Penyimpangan ini merugikan
perusahaan, seharusnya perusahaan bisa melakukan pemantauan secara
berkala agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Dari analisis diatas dapat dilihat bahwa unsur-unsur sistem
pengendalian intern di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada.
Untuk melihat apakah unsur-unsur sistem pengendalian intern sudah
memenuhi prinsip-prinsip sistem pengendalian intern yang baik dapat dilihat
dalam tabel berikut:
Tabel 1
Unsur-unsur sistem pengendalian intern yang memenuhi prinsip-prinsip
dasar pengendalian intern
No Prinsip-prinsip SPI Penerapan di PT. Kebon
Agung Pabrik Gula
Trangkil
Keterangan
Memadai Tidak
memadai
1. Pemisahan fungsi Di PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil
sudah ada pemisahan
fungsi dan
38
tanggungjawab antar
masing-masing fungsi.
Namun, belum ada job
description tertulis bagi
para karyawan.
2. Prosedur pemberian
wewenang
Setiap bagian di PT.
Kebon Agung Pabrik
gula Trangkil sudah
memiliki wewenangnya
masing-masing, dan
wewenang ini diberikan
oleh pimpinan
perusahaan, sesuai
dengan bagiannya.
3. Prosedur
dokumentasi
Dokumentasi yang ada di
perusahaan sudah cukup
baik, karena semua data
dan dokumen yang ada
telah disimpan dengan
baik dan rapi.
4. Prosedur dan catatan
akuntansi
Prosedur dan catatan
yang digunakan di PT.
Kebon Agung pabrik
39
Gula Trangkil sudah
baik, ini terlihat dari
dokumen-dokumen yang
digunakan dalam proses
penggajian dan
pengupahan cukup
memadai.
5. Pengawasan fisik Pengawasan fisik
dilakukan secara berkala
oleh perusahaan, dengan
maksud kegiatan operasi
perusahaan dapat
berjalan dengan baik.
6. Pemeriksaan intern
secara bebas
PT. Kebon Agung Pabrik
Gula Trangkil selalu
melakukan pemeriksaan
terhadap catatan
akuntansi perusahaan dan
laporan keuangan.
Dari tabel di atas jika dianalisis menurut unsur-unsur sistem pengendalian
intern yang baik, sistem pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan di
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah sudah ada dan memadai. Ini dapat
40
dilihat dari peraturan-peraturan yang telah dibuat oleh perusahaan, berhubungan
dengan pengendalian intern atas sistem pennggajian dan pengupahan sudah sesuai
dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik menurut konsep. Tetapi
masih ada kelemahan secara sistem menurut unsur-unsur pengendalian yang baik
yaitu dalam pemisahan fungsi di PT. Kebon Agung Pabrik gula Trangkil masih
ada dua fungsi yang dijadikan satu yaitu akunting dan keuangan. Seharusnya ada
pemisahan fungsi antara akuntansi dan keuangan untuk mencegah terjadinya
kecurangan yang bisa timbul akibat dari penyalahgunaan wewenang.
Meskipun sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan
pengupahan sudah memadai dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian
yang baik tujuan yang diharapkan perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan
pelaksanaannya belum berjalan efektif, ini dapat dilihat dengan sudah ada
peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum dapat
dilaksanakan dengan baik oleh para karyawan. Misalnya peraturan mengenai
presensi, setiap karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi
yaitu pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataannya sanksi itu tidak
diterapkan dan akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi
saat jam kerja dan pulang sebelum jam kerja habis.
Kelemahan dalam sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan
pengupahan yang masih terdapat di PT. Kebon Agung Pabrik Gula trangkil dapat
berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan
bahwa unsur-unsur sistem pengendalian yang baik di PT. kebon Agung Pabrik
41
Gula Trangkil sudah memadai, namun dalam praktiknya belum bisa seperti yang
diharapkan.
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern
atas sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kebon Agung Pabrik Gula
Trangkil dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di
PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil, sudah memisahkan tugas dan
tannggungjawab masing-masing fungsi yang berhubungan dengan penggajian dan
pengupahan. Untuk sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan
pengupahan di PT. Kebon Agung Pabrik Gula Trangkil sudah ada dan memadai
sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik menurut konsep.
Meskipun dalam penerapannya belum dapat berjalan sesuai yang diharapkan
perusahaan.
Implikasi Terapan
Berdasarkan hasil penelitian intern yang dilakukan pada PT. Kebon Agung
Pabrik Gula Trangkil, ada beberapa saran yang dapat digunakan sebagai usulan
untuk pebaikan perusahaan :
1. Perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan,
untuk menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan karena
berada di fungsi yang sama.
42
2. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian
dan pengupahan, perusahaan dapat melakukan pemantauan dalam proses
penggajian dan pengupahan.
3. Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian
intern atas sistem penggajian dan pengupahan bisa efektif sesuai yang
diharapkan, perusahaan bisa lebih mensosialisasikan peraturan-peraturan yang
telah dibuat supaya para karyawan bisa lebih mematuhi peraturan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 1993, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi
Perusahaan, Sapdodadi, Jakarta
Christyanto, Leo, 2011, Peranan Sistem Pengendalian Internal Dalam
Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kegiatan Operasional
Pada Siklus Persediaan dan Pergudangan, Jurnal Akuntansi 06,
Universitas Kristen Maranatha
Hadi, Abdul, 2007, Sistem Akuntansi Penggajian Pada Perusahaan Daerah
Air Minum (PDAM) Kabupaten Kudus, Tugas Akhir Program D3
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Semarang
Haripratiwi, Ika, 2006, Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian
Karyawan Pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta, Skripsi Program Studi
Akuntansi Syari’ah Jurusan Ekonomi Islam Sekolah Tinggi Agama
Islam Negeri, Surakarta
Hartadi, Bambang, 1986, Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya
Dengan Management dan Audit, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta.
, Bambang, 1987, Auditing: Suatu Pedoman Pemeriksaan Akuntansi
Tahap Pendahuluan, Edisi 1, BPFE, Yogyakarta.
Hartono, Rudi, 2012, Analisis Pengendalian Intern Sistem Penggajian Dan
Pengupahan Study Pada PT. CMA Indonesia, Skripsi Program
Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Mercu
Buana, Jakarta
Mauliza, Febria, 2009, Peranan Sistem Akuntansi Dalam Mendukung
Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah Pada PT. Mopoli Raya,
Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara,
Medan
Noviana, Rina Yulia, 2009, Analisis Sistem Pengendalian Intern Terhadap
Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Tripilar Bentomas
Salatiga, Skripsi Program S1 Fakultas Ekonomi Universitas Kristen
Satya Wacana Salatiga (tidak dipublikasikan)
Mulyadi, dan Puradiredja Kanaka, 1998, Auditing, Edisi 5, Buku 1, Salemba
Empat, Jakarta
Mulyadi, 2002 , Pemeriksaan Akuntan, Edisi 3, BP STIE YKPN,
Yogyakarta
, 2010, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta
Nugroho, Setiyaji, 2007, Analisis Pengendalian Internal Persediaan Obat
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Salatiga, Skripsi Program S1
Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (tidak
dipublikasikan)
Romney, B. Marshall dan Paul John Steinbart, 2006, Accounting Information
System, Edisi 9, Salemba Empat, Jakarta
Setyadi, Agus, 2005, Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern
Terhadap Prosedur Penggajian Studi Kasus Pada PT. KAI Daop
VI Yogyakarta, Skripsi Program S1 JEI STAIN- SEM Institute
Yogyakarta.