Perpustakaan Dalam Praktek Knowledge Management dan Knowledge Enabler

Dosen : D1389 – Agus Putranto, S.Kom., M.T., M.Sc.

Disusun oleh:

Erwin Harianto (0900815641)

08 PAY

http://erwinharianto.wordpress.com/

Binus UniversityJakarta

2009

Perpustakaan dalam Praktek Knowledge Management dan Knowledge Enabler

Abstrak

Tulisan ini membahas berbagai upaya peran pustakawan dalam memberdayakan pengetahuan (knowledge enabler). Masih terlalu prematur bila konsep knowledge enabler dapat diterapkan perpustakaan tradisional yang berbasis konvensional. Perpustakaan tradisional merupakan penyedia utama sumber daya informasi dihadapkan pada tantangan baru untuk menyediakan informasi yang relevan dan tepat waktu serta berasal dari banyak sumber. Tantangan baru pustakawan dalam kontek pemberdayaan pengetahuan,:(1) kurang memiliki pengetahuan bisnis (core bisnis) (2) pustakawan tidak memikili kemampuan untuk bergerak secara bersamaan dalam ruang lingkup informasi(3) pustakawan tidak memiliki jiwa kemandirian (entrepreneurship) (4) kurang memiliki kemampuan manajerial. Pustakawan sebagai subyek yang dapat memberdayakan pengetahuan dengan mengeksplorasi konsep knowledge management (knowledge management) untuk diterapkan dilingkungan perpustakaan. Dilingkungan perpustakaan, knowledge management mampu meningkatkan peran pustakawan secara substansial untuk mendudkung program intitusi perpustakaan.Upaya untuk memberdayakan pengetahuan dapat dapat dilakukan (1) meningkatkan kemampuan dalam teknologi informasi yang memadai (2) mengembangkan komunikasi ilmiah (science communication), (3) menumbuhkan jiwa kewirausahaan (entreprenuership) dan core bisnis. (4) meningkatkan kompetensi nanajerial dan kepemimpinan (leadership) berbasis informasi.

Kata kunci : librarian, kowledge enabler, knowledge management

Pendahuluan

Latar Belakang

Pengetahuan sangatlah penting di dalam sebuah organisasi. Pengetahuan bisa jadi lebih penting dibandingkan dengan keuangan, posisi pasar, teknologi dan asset perusahaan lainnya. Pengetahuan adalah sumber daya yang sangat penting yang digunakan untuk kinerja organisasi. Tradisi organisasi, kultur, teknologi, operasi, system, dan prosedur semua itu adalah bagi pengetahuan dan keahlian.

1

Pegawai membutuhkan pengetahuan untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk memperbaiki hasil kerja dan pelayanan mereka, dengan menyediakan kualitas pelayanan untuk klien atau konsumen. Pengetahuan adalah kebutuhan untuk mengupdate hasil kerja dan pelayanan sama pentingnya dengan merubah system dan stuktur dan solusi komunikasi untuk suatu masalah.

Di dalam perusahaan, knowledge merupakan aset dan kebanyakan perusahaan tidak dapat mengelola knowledge yang dimiliki dengan baik, terutama knowledge yang dimiliki karyawan dalam menjalankan proses bisnis sehingga banyak perusahaan yang akhirnya tergantung pada karyawan. Apabila karyawan tersebut pindah maka knowledge yang ada pada karyawan tersebut juga pindah tanpa ada yang tertinggal pada perusahaan tersebut. Selain itu, knowledge juga merupakan potensi yang sangat penting bagi perusahaan dalam menghadapi kompetisi yang semakin tajam dan mempunyai peranan dalam meningkatkan kemampuan karyawan dalam menghasilkan inovasi. Alasan itulah yang menyebabkan perusahaan perlu untuk mengelola segala knowledge yang dimilikinya.

Pengetahuan merupakan nutrisi yang sangat penting yang dibutuhkan organisasi untuk berkembang. Di dalam organisasi, karyawan mungkin bisa datang dan pergi begitu saja, tetapi pengetahuan tidak seperti itu, pengetahuan tidak dapat hilang ataupun mati dari sebuah organisasi.

Pengetahuan dan informasi merupakan salah satu aset (intellectual capital) yang dimiliki oleh suatu organisasi. Pentingnya pengetahuan dan informasi menjadi kunci keberhasilan dalam pertumbuhan organisasi dan tingkat produksi, kompleksitas, volume, serta banyaknya permintaan pasar semakin besar. Istilah Intellectual Capital (IC) sebagai “human capital” untuk pengertiannya dalam konteks organisasi atau komunitas yang mengacu kepada pengetahuan dan kemampuan mengetahui (knowing capability) dari sebuah kolektivitas organisasi yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan kapabilitas yang memungkinkan seseorang bertindak dengan cara baru. Intellectual Capital (IC) dengan demikian, merupakan sebuah sumber daya penting dan sebuah kapabilitas untuk bertindak berdasarkan pengetahuan dan kemampuan untuk mengetahui. Perbedaan antara knowledge management dan intellectual capital sebenarnya hanya pada sifat katanya aja. Jika knowledge management itu aktif maka intellectual capital bersifat pasif. Oleh karena itu, pengertian knowledge management hampir sama dengan pengertian managing intellectual capital. Namun demikian, sebagai sebuah ilmu nampaknya knowledge management kemudian lebih berkembang dibandingkan intellectual capital.

Knowledge management pada dasarnya tidak menggantikan berbagai operation strategy yang ada tetapi justru melengkapi dan mengembangkan konsep-konsep manajemen operasi seperti TQM, benchmarking, dan reengineering untuk meningkatkan core competence perusahaan. Knowledge management sangat bermanfaat bagi perusahaan antara lain dalam mengurangi cycle times processing, minimun fixed assets dan overhead (SDM, persediaan, dan fasilitas), memperpendek

2

waktu pengembangan produk, meningkatkan customer service, memberdayakan SDM, inovatif dan mampu menawarkan produk dengan kualitas yang tinggi, meningkatkan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi, memanfaatkan informasi, dan kemampuan perusahaan untuk share dan learn. Oleh karena itu, jika knowledge management diterapkan maka perusahaan akan menajadi apa yang disebut sebagai learning organization, yaitu salah satu kompetensi yang sangat dibutuhkan dalam lingkungan pasar yang serba tidak pasti (uncertainty) seperti sekarang ini.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini antara lain ditandai perubahan perilaku dalam pencarian informasi (information seeking) yang berdampak bagi lembaga-lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi dan perpustakaan. Perpustakaan sebagai lembaga yang bertugas menyimpan, mengolah dan mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan menggali potensi yang dimiliki perpustakaan.

Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam knowledge management terutama bagi lembaga dalam bidang pengelolaan informasi secara elektronis termasuk perpustakaan. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi (information provider) harus berjalan seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan informasi penggunanya. Bila dahulu fungsi perpustakaan lebih berkonsentrasi pada penyediaan informasi dalam bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi sistem katalog kartu, maka kini dengan berkembangnya teknologi informasi perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik yang syarat dengan pengetahuan tak terstruktur.

Teknologi internet yang merupakan bagian integral dari kehidupan sehari-hari membuat pada perilaku masyarakat pencari informasi mengalami banyak perubahan. Sumber daya elektronik yang tersedia melalui internet menjadi sasaran pertama bagi para pencari informasi. Perpustakaan tradisional merupakan penyedia utama sumber daya informasi dihadapkan pada tantangan baru untuk menyediakan informasi yang relevan dan tepat waktu serta berasal dari banyak sumber. Pustakawan dituntut secbagai subyek yang dapat memberdayakan pengetahuan (knowledge enabler) dengan mengeksplorasi konsep knowledge management untuk diterapkan dilingkungan perpustakaan.

Knowledge management kemudian berkembang menjadi ilmu yang banyak diterapkan di berbagai perusahaan. Sampai saatini sudah ada beberapa pakar yang secara serius mengembangkan knowledge management. Sistem knowledge management dibangun menggunakan tiga komponen dalam teknologi, yaitu communication, collaboration, dan storage & retrieval. Pertama, Communication: Teknologi dalam berkomunikasi menyediakan fasilitas dan media bagi pengguna untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan dan saling berkomunikasi antar pengguna, terutama dengan orang yang ahli di bidangnya. Contoh media komunikasi yang digunakan adalah Internet, e-mail, corporate intranet, dan media komunikasi web –based lainnya. Kedua, Collaboration: Teknologi yang berkolaborasi merupakan

3

salah satu cara untuk menyelenggarakan kerja kelompok pada suatu organisasi. Kelompok dapat bekerja menggunakan data dan dokumen pada waktu bersamaan maupun berbeda, dalam tempat yang sama ataupun tempat berbeda. Sistem komputerisasi yang berkolaborasi memberikan ruang gerak yang luas kepada individu untuk bekerja secara online kapan saja dan dimana saja. Ketiga, Storage & Retrieval: Pengetahuan adalah modal intelektual yang dimiliki dan harus dikelola oleh organisasi sehingga dapat menghasilkan manfaat yang berarti untuk perkembangan organisasi tersebut. Proses menangkap, menempatkan, dan mengelola pengetahuan menggunakan Data Base Management System (DBMS) dibutuhkan untuk mengubah tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan yang disebut explicit knowledge.

Perkembangan teknologi intranet atau internet dengan berbagai aplikasi didalamnya membuat teknologi itu menjadi basis utama pengembangan Knowledge Management Tool. Tujuan utama penggunaan teknologi intranet atau internet dalam Knowledge Management adalah untuk mendistribusikan knowledge melalui intranet atau internet yang memungkinkan knowledge yang dimiliki perusahaan dan karyawannya tersebar secara corporate wide dan menjadi milik kolektif perusahaan atau organisasi. Berikut daftar dari beberapa teknologi informasi yang dibuat oleh Giraldo (2005) yang merupakan bagian dari Knowledge Management Tool: Intranet-Internet, Portal, Data Warehousing, Document Management, Content Management, Search Engines, Messaging/E-mail, Groupware atau Collaboration Technologies, Workflow and Tracking, dan E-Learning/Web-Multimedia-Computer Based Training Ditinjau dari perspektif manusia, manusia merupakan harta yang sangat mahal karena mempunyai keahlian, kepandaian, inovasi, dan kreativitas. Kreativitas yang ada pada diri manusia dapat memunculkan pengetahuan yang sebelumnya tidak terbayangkan. Knowledge Management merupakan suatu alat untuk mengelola pengetahuan dari sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam Knowledge Management, manusia sebagai komponen dari sebuah organisasi atau perusahaan mempunyai beberapa peran, yaitu sebagai aset yang harus dikelola dengan baik sehingga mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap karyawan. Manusia merupakan kombinasi antara pengetahuan, keahlian, inovasi, dan kemampuan karyawan secara individu untuk mejalankan tugasnya. Juga termasuk nilai dari perusahaan, budaya dari perusahaan, filosofi dari perusahaan yang intinya adalah karena faktor manusia yang ada dalam perusahaan tersebut. Modal itu akan senantiasa melekat pada diri manusia dan tidak dapat secara mutlak dimiliki oleh perusahaan.

Kebanyakan perusahaan tidak dapat mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawannya menjadi aset yang penting dalam menjalankan proses bisnisnya sehingga banyak perusahaan yang akhirnya tergantung pada orang. Apabila orang tersebut pindah maka pengetahuan yang ada pada orang tersebut juga pindah tanpa ada yang tertinggal pada perusahaan tersebut. Hal itulah yang menjadi perhatian Knowledge Management, yaitu pengetahuan baik itu karyawan, pelanggan, bahkan pesaing harus dikelola dengan baik untuk mendukung peningkatan kinerja perusahaan. Hal yang perlu menjadi perhatian dalam penerapan Knowledge Management adalah kesiapan sumber daya manusia dalam menggunakan dan

4

memanfaatkan Knowledge Management karena kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat yang harus dipenuhi sebelum sebuah teknologi atau sistem digunakan atau diterapkan dalam organisasi atau perusahaan. Betapa pun canggihnya teknologi atau sistem yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan, kegunaanya masih sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang berada dibalik teknologi atau sistem itu. Dengan demikian, manajemen diharapkan dapat meningkatkan kesiapan sumber daya manusia di dalam perusahaan dengan cara mendidik seluruh karyawannya untuk dapat menggunakan dan memanfaatkan semua knowledge yang dimiliki perusahaan yang terdapat didalam Knowledge Management agar dapat meningkatkan produktivitas, kreativitas, dan inovasi dalam melakukan aktivitas pekerjaan.

Sedangkan konsep pemberdayaan pengetahuan (knowledge enabler) pada hakikatnya adalah merupakan praktek pada konsep knowledge management. Konsep berasal dan berkembang didunia bisnis, diterapkan dengan tujuan untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian perusahaan dalam rangka meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. Knowledge management digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan diantara para pekerja untuk memperbaiki proses kerja, menanamkan budaya berbagai pengetahuan, dan untuk mempromosikan dan mengimplementasikan system penghargaan berbasis kinerja .

Tulisan ini mencoba menggali kembali fenomena yang telah lama berkembang, yang sangat bersentuhan dengan informasi dan pengetahuan dewasa ini. Pustakawan sebagai subyek pemberdaya pengetahuan mampu mengembangkan konsep knowledge management. Sesuai dengan latar belakang profesi penulis sebagai pustakawan (librarian) maka konsep manajemen ini diarahkan pada peran pustakawan fungsional yang berada dalam organisasi perpustakaan.

Ruang Lingkup

Pembatasan ruang lingkup jurnal ini mencakup :

1. Sumber penelitian ini dibatasi pada e-library universitas BiNus.2. Hasil penulisan ini dibatasi pada pemanfaatan knowledge management

yang diterapkan di universitas BiNus.3. Merupakan study kelayakan untuk pembelajaran mengenai contoh

pemberdayaan pengetahuan dengan konsep knowledge management yang telah digunakan dengan baik di universitas BiNus.

Tujuan dan Manfaat

Adapun tujuan-tujuan yang diperoleh dari penulisan ini antara lain :

1. Membuktikan bahwa knowledge management sangat memberikan pengaruh dalam memperluas penyebaran pengetahuan.

5

2. Membuktikan bahwa universitas BiNus telah menerapkan knowledge management dengan maksimal.

Adapun manfaat –manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan ini antara

lain :

1. Memberikan masukan untuk memaksimalkan peran dan fungsi pustakawan dalam melayani layanan kepada masyarakat.

2. Memberikan bukti nyata mengenai penerapan knowledge management pada perpustakaan elektronik di universitas BiNus.

Metodologi Penelitian

Penelitian dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Objek penelitian :

1. Perpustakaan universitas BiNus.

2. Penerapan knowledge management pada perpustakaan universitas BiNus

3. Pustakawan

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode studi kepustakaan, yakni dari literatur-literatur yang membahas konsep knowledge management .

Landasan Teori

Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang dan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan. Pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat. Organisasi perlu terampil dalam mengalihkan tacit knowledge ke explicit knowledge dan kembali ke tacit yang dapat mendorong inovasi dan pengembangan produk baru.

6

Knowledge management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam empat hal sebagai berikut: Identifikasi aset kunci dari knowledge yang ada di dalam perusahaan; Merefleksikan apa yang organisasi diketahui; Saling berbagi (sharing) segala knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya; Menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi. Kunci utama pelaku knowledge sharing adalah manusia. Keuntungan orang yang berbagi knowledge adalah mereka mampu merespons kesempatan secara cepat, inovatif dapat diciptakan bukan bersifat reinventing the wheel, agar mencapai sukses di bisnis secara cepat dan biaya murah. Penciptaan pengetahuan tercapai melalui pemahaman atau pengakuan terhadap hubungan dari tacit dan explicit knowledge dalam organisasi serta melalui desain proses sosial yang menciptakan pengetahuan baru dengan mengalihkan dari tacit knowledge ke dalam explicit knowledge, hal itu berarti melakukannya berdasarkan learning process. Komponen kritis knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi knowledge management yang berhasil adalah sebagai berikut: Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi perusahaan; Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomunikasikan knowledge tersebut; Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfaatkan knowledge tersebut. Teknologi Informasi (TI) memiliki peranan yang sangat penting pada organisasi yang menerapkan sistem knowledge management. Teknologi Informasi melalui enterprise infrastrukturnya memungkinkan sistem knowledge management berjalan secara menyeluruh dalam suatu organisasi. Willey (2000, p2)

Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Di dalam berbagai literatur, terutama pada awal berkembangnya pemanfaatan internet pada tahun 1990an, yang menjadi pendorong utama berkembangnya penerapan Knowledge management. Seperti telah disebutkan sebelumnya, hingga saat ini definisi Knowledge management masih beragam di antara para penulis. Perbedaan tersebut disebabkan oleh sulitnya untuk membedakan secara tegas antara informasi dan pengetahuan. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam Knowledge management sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan. Willey (2000, p24)

Jadi Knowledge Management merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam perusahaan. Dengan demikian, knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basis data, kebijakan dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman, keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif yang dimiliki perusahaan dengan bantuan teknologi informasi. Pengelolaan elemen sistem Knowledge Management ditujukan agar perusahaan menjadi selalu kreatif serta efisien sehingga mempunyai daya saing tinggi untuk jangka waktu yang panjang. Hal tersulit dari Knowledge Management adalah menangkap atau capture pengetahuan tacit. Alasanya adalah karena pengetahuan “tacit” mengandung unsur seperti ambisi

7

yang sangat sulit ditransfer melalui teknologi dan pengetahuan “tacit” itu selalu terikat dengan manusianya sehingga sulit sekali untuk didigitalisasi. Oleh karena itu, berbagai cara dilakukan agar proses menangkap atau capturing pengetahuan tacit dapat berlangsung dengan baik. Proses capturing itu berkaitan erat dengan proses transfer. Dalam proses tersebut ada beberapa faktor penghambat yang mempengaruhi, diantaranya kemampuan dan tingkat komunikasi, bahasa, motivasi, dan kemauan untuk berbagi. Hambatan terbesar dalam upaya melakukan transfer pengetahuan, yakni adanya kultur penghambat yang dinamakan dengan pertentangan atau frictions. Pertentangan itu akan menghambat dan memperlambat atau bahkan dapat mencegah berlangsungnya proses transfer pengetahuan. Oleh karena itu, berbagai strategi dirancang agar proses penangkapan atau capturing dan transfer pengetahuan dapat berlangsung dengan baik. Namun demikian, dalam menangkap atau capture dan mentransfer tacit knowledge dapat dilakukan oleh perusahaan dengan banyak cara dan tidak ada satu cara yang terbaik. Diharapkan kesemua cara tersebut dapat menjamin proses capturing dan transfer tacit knowledge dapat berlangsung baik dan efektif.Willey (2000,p30)

Menurut Davenport (1998,p28) terdapat 5 metode bagaimana menciptakan knowledge (five modes of knowledge generation) sebagai berikut:

1. Acquisition, yaitu menyewa, membeli, atau merekrut orang atau perusahaan yang telah memiliki intangible assets sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intangible assets tersebut diharapkan dapat memberikan skill dan pengalaman mereka untuk dikembangkan dalam perusahaan. Menyewa konsultan termasuk salah satunya.

2. Dedicated Resources, yaitu menciptakan suatu unit kerja tertentu yang bertanggung jawab terhadap pengembangan pemikiran/ide-ide baru. Pembentukan atau pemgembangan divisi R&D adalah salah satu contoh.

3. Fusion, yaitu membangun kerjasama tim (teamwork) yang terdiri dari berbagai orang dari latar belakang/perspektif keahlian yang berbeda-beda untuk menciptakan sinergi.

4. Adaptation, yaitu melakukan penyesuaian terhadap perkembangan pasar. Hal ini terutama sangat dibutuhkan SDM yang mampu menyerap dan memanfaatkan new knowledge dan skill secara cepat.

5. Networks, yaitu knowledge yang dihasilkan dari pembentukan tim non struktural dan tim informal yang dibentuk sendiri oleh pegawai berdasarkan minat tertentu. Jika tim-tim ini semakin meluas dalam perusahaan maka network akan terbentuk. Networks dapat pula dibentuk melalui pembicaraan langsung, lewat telpon, lewat E-mail, dan groupware untuk saling share expertise dan solve problem bersama-sama.

8

Sesuai dengan definisi knowledge management, yaitu sebuah seni dalam menghasilkan value dari asset tidak berwujud (intangible assets) yang dimiliki perusahaan, maka Sveiby (1996,p26) mengelompokkan intangible asset sebagai berikut:

1. External structure, yaitu asset yang berasal dari luar perusahaan (customer, supplier). Aset ini dapat dibangun dengan cara menggali knowledge dari customer (gain knowledge from customer) dan menawarkan pelayanan (knowledge) ekstra kepada customer (offer customers additional knowledge). Misalnya menciptakan hotline (bebas pulsa) untuk menampung keluhan atau customer complaints dengan bantuan database system untuk kemudian dicarikan solusinya.

2. Internal structure, yaitu asset yang berasal dari dalam perusahaan seperti patent, merk, sistem, dan strong culture. Aset ini dapat dibangun dengan cara menciptakan budaya yang menekankan pada peningkatan pengetahuan (build knowledge sharing culture), memanfaatkan knowledge yang ada untuk menghasilkan pendapatan, (create new revenues from existing knowledge), menyimpan, memanfaatkan, dan menyebarluaskan kembali knowledge yang berbentuk -‘best practice’ database- dari pengalaman masa lalu (capture individual’s tacit knowledge, store it, spread it and re-use it), mengukur kinerja intangible asset (measures knowledge creating processes and intangible assets). Misalnya menciptakan teamwork atau unit kerja khusus yang bertanggung jawab terhadap sharing knowledge dalam perusahaan, menjual knowledge/best practice kepada perusahaan lain, menerbitkan laporan tahunan perusahaan yang memuat intangible assets (invisible balance sheet).

3. Competence of people, yaitu asset yang berasal dari knowledge yang dimiliki SDM baik yang menyangkut potensi kemampuan (tacit), kemampuan implementasi (explisit), kemampuan saling mendistribusi pengetahuan (sharing), dan kemauan belajar untuk meningkatkan pengetahuannya (learning). Hal ini bisa diperoleh dengan cara membuat sistem SDM berdasarkan knowledge management (create careers based on knowledge management), menciptakan iklim verja yang mendorong adanya transfer knowledge kepada pegawai yang berpotensi (create micro environments for tacit knowledge transfer), dan mendukung program pendidikan dengan teknologi komunikasi (support education with communication technology), dan belajar dari berbagai uji coba dan simulasi program/kebijaksanaan perusahaan (learn from simulations and pilot installations). Misalnya menciptakan sistem penggajian yang memberikan reward material dan atau jabatan kepada pegawai yang berhasil dalam melakukan sharing knowledge dan menerbitkan majalah/bisnis jornal untuk mendorong proses learning dari pegawai yang berpotensi dengan cara menulis baik sendiri maupun secara teamwork.

9

Pembahasan

Untuk mempercepat tercapainya tujuan pendidikan diperlukan banyak sarana dan prasaran, salah satunya adalah tersedianya perpustakaan yang memadai. Perpustakaan mutlak dibutuhkan oleh peserta didik sebab didalam perpustakaan itulah mereka menemukan banyak pengetahuan dan informasi, seghingga para peserta didik memiliki wawasan yang luas dan mengembangkan imajinasi. Dan Orang yang bekerja pada lembaga – lembaga perpustakaan atau yang sejenis dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal disbut pustakawan.

Mencermati kondisi pustakawan saat ini dalam memberikan layanan perpustakaan dan infromasi melalui pengamatan dan berbagai diskusi, ada dua faktor sebagai alasan untuk mengatakan, bahwa citra pustakawan belumlah menggembirakan antara lain faktor internal dan faktor eksternal.

Ditinjau dari faktor internal antara lain (1) pustakawan masih berkutat pada pelayanan konvensional dengan menggunakan sistem layanan tradisional (2) masih rendahnya kualitas sumber daya manusia/pustakawan, baik dari kualitas teknis maupun kualitas fungsional. Dari segi kualitas teknis pustakawan banyak dijumpai pustakawan yang belum memiliki kemampuan teknis berkomunikasi, manajerial, penguasaaan teknologi informasi dan bahasa asing. Dari segi kualitas fungsional meliputi dimensi kontak dengan pemakai, sikap, perilaku, hubungan internal pustakawan (3) terbatasnya sarana penelusuran yang tersedia dalam bentuk abstrak, isi buku, teks penuh (fulltext) atau dalam bentuk review. Sedangkan masalah eksternal antara lain (1) Perpustakaan belum memiliki komitmen dalam mengembangkan pustakawan sehingga pemberdayaan perpustakaan diseluruh Indonesia mengalai kesulitan. (2) masih rendahnya jiwa kemandirian (entrepreneurship).

Mencermati perkembangan manajemen pustakawan dan kaitannya dengan kompetensi pustakawan bahwa pustakawan Indonesia pada umumnya memiliki keterbatasan antara lain :(1) kurang memiliki pengetahuan bisnis (2) pustakawan tidak memikili kemampuan untuk bergerak secara bersamaan dalam ruang lingkup informasi, organisasi dan sasaran organisasi (3) Kemampuan kerjasama sebagai dalam kelompok dan juga kepemimpinannya tidak memadai untuk posisi strategis dan (4) kurang memiliki kemampuan manajerial.

Dalam lingkungan organisasi perpustakaan manajemen pustakawan dilihat sebagai komunikasi ilmiah dan proses penyampaian informasi harus diberi nilai tambah dengan mengorganisasikan pengetahuan yang diciptakan dan dikemas diluar perpustakaan. Perpustakaan harus dijadikan penerbit pengetahuan bagi masyarakat pengguna.

Pertama, pustakawan berperan sebagai fasilitator utama dalam berbagai pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mengoperasikan knowledge management.

10

Kedua, pustakawan berperan dalam mengambil manfaat dari konsep knowledge management dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Knowledge management dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif dalam menyiasati sakupan elektronik yang harus dicakup dalam konsep perpustakaan elektronik yang telah dikembangkannya selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan.

Ketiga, pustakawan juga harus berupaya mengidentifikasi pengetahuan eksplisit dan mengembangkan sistem yang diperlukan untuk menanganinya dengan mengembangkan pengetahuan tak terstruktur (tacit)

Keempat, pustakawan harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi informasi dan pengetahuan yang terdapat dilingkungannya masing-masing dan mengembangkan system untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hukum yang diperlukan untuk itu.

Solusi yang harus dipenuhi terhadap pustakawan dalam memberdayakan pengetahuan antara lain : Pertama, pustakawan harus dapat meningkatkan kemampuan dalam teknologi informasi yang memadai. Kedua, mengembangkan komunikasi ilmiah (science communication) bagi sesama pustakawan. Ketiga, menumbuhkan jiwa kewirausahaan (entreprenuership) dan core bisnis. Keempat, pustakawan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi manajerial dan kepemimpinan berbasis informasi.

Terlepas dari beragamnya definisi tentang knowledge management, pustakawan harus mampu mengambil manfaat dari konsep knowledge management dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Knowledge management dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif dalam menyiasati cakupan muatan elektronik yang harus dicakup dalam konsep perpustakaan elektronik yang telah dikembangkan selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan eksplisit yang belum tersedia. dalam bentuk elektonik yang sesunggunya dibutuhkan oleh para pengguma perpustakaan. Pustakawan juga harus berupaya mengidentifikasi pengetahuan implisit dan mengembangkan sistem yang diperlukan untuk menanganinya. Walaupun hal yang disebutkan terakhir bukan pekerjaan yang mudah, tetapi prakarsa ke arah itu harus ditumbuhkan dan sedapat mungkin diimplementasikan.

Pada prinsipnya manfaat dari konsep knowledge management pada perpustakaan adalah untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Knowledge management dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif dalam menyiasati cakupan muatan elektronik yang harus dicakup dalam konsep perpustakaan elektronik/digital yang telah dikembangkannya selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk

11

elektronik yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan. Pustakawan juga harus berupaya mengidentifikasi pengetahuan implisit dan mengembangkan sistem yang diperlukan untuk menanganinya. Walaupun hal yang disebutkan terakhir bukan pekerjaan yang mudah, tetapi prakarsa ke arah itu harus ditumbuhkan dan sedapat mungkin diimplementasikan.

Seperti telah disebutkan di atas, knowledge management di lingkungan perpustakaan dapat dikembangkan dan diimplementasikan sebagai perluasan prakarsa perpustakaan elektronik. Bagi perpustakaan yang telah mengembangkan perpustakaan elektronik selama ini, yang diperlukan adalah mengintegrasikan konsep knowledge management dalam hal pemerolehan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pendistribusian pengetahuan termasuk pengetahuan informal, tidak terstruktur, dan eksternal yang menyangkut lembaga induknya. Perpustakaan yang belum memiliki perpustakaan elektronik harus mulai mengembangkannya kalau masih tetap ingin dipandang sebagai penyedia informasi dan pengetahuan yang utama.

Untuk itu, berbagai perangkat pendukung yang diperlukan harus dipersiapkan termasuk organisasi dan kebijakan yang harus ditetapkan pada tingkat institusi induk perpustakaan. Didalam organisasi perpustakaan harus terdapat satu bagian atau satu tim yang menangani pengorganisasian dan penyediaan pelayanan knowledge management. Bagian atau tim ini sebaiknya diintegrasikan dengan pelayanan perpustakaan elektronik dengan cakupan muatan yang lebih luas tidak hanya terbatas pada proses pendigitalisasian dokumen cetak yang diterima oleh perpustakaan. Dengan suatu kebijakan organisasi induk, sejumlah naskah elektronik dari berbagai jenis dokumen, yang selama ini tergolong kelabu, dapat mengalir ke perpustakaan dan dapat segera dimuat pada situs web seperti yang telah dilakukan oleh sejumlah perpustakaan selama ini. Sebagai cara untuk meningkatkan kualitas perpustakaan, maka pustakawan sudah selayaknya menguasai pengetahuan sistematis (eksplisit) maupun pengetahuan yang tidak terstruktur (tacit).

Selain itu, perpustakaan harus aktif mengidentifikasi berbagai pengetahuan yang diciptakan di lingkungannya baik yang merupakan karya perorangan/kelompok maupun karya institusional. Dilingkungan organisasi perpustakaan karya perorangan/kelompok termasuk antara lain: disertasi dan tesis, makalah, baik yang dipresentasikan dalam suatu pertemuan ilmiah maupun yang ditulis untuk didokumentasikan di perpustakaan; handout; artikel jurnal yang diterbitkan di perpustakaan sendiri; laporan penelitian; laporan pengabdian kepada masyarakat; artikel surat kabar, bulletin dan laporan berkala internal; monograf dan proposal penelitian.

Seperti yang dijelaskan pada landasan teori di atas pemberdayaan pengetahuan (knowledge enabler) pada hakikatnya adalah merupakan praktek pada konsep knowledge management. Disini saya akan mengambil contoh kasus praktek konsep knowledge management melalui pemberdayaan pengetahuan (knowledge enabler) yang dilakukan pustakawan di Universitas BiNus.

12

Pada perpustakaan Universitas BiNus sudah menerapkan sistem perpustakaan elektronik (e-library). Perpustakaan elektronik (e-library) adalah Perpustakaan yang berbasis teknologi digital atau mendapat bantuan komputer dalam seluruh aktifitas di perpustakaannya secara menyeluruh. Sehingga dapat kita deskripsikan dimana pada sistem perpustakaan elektronik (e-library) ini koleksi sebuah perpustakaan yang tidak hanya terbatas berupa buku-buku, tetapi bisa berupa jurnal, hasil riset, makalah, dan skripsi yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber informasi dapat diorganisir, disusun teratur dalam suatu websites, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan mudah dapat menemukannya tanpa harus membuang waktu dan tenaga yang banyak untuk mencarinya. Mahasiswa/i tinggal Universitas BiNus berselancar di internet dimana saja dan kapan saja untuk melihat koleksi yang ada diperpustakaan lalu mereka dapat melakukan pembookingan buku yang mereka ingin pinjam tanpa harus datang terlebih dahulu ke perpustakaan bahkan mereka dapat men-download konten – konten yang dalam bentuk jurnal secara langsung dari websites tersebut.

Pada Universitas BiNus pustakawan yang bekerja di perpustakaan Universitas BiNus tidak hanya bekerja seperti pustakawan biasanya, tetapi mereka mungkin saja mendapatkan tugas untuk membuat suatu jurnal yang mana hasil dari jurnal itu akan disimpan di dalam perpustakaan dan akan dipublikasikan di perpustakaan elektronik (e-library) mereka. Disini kita dapat melihat penerapan konsep knowledge management dimana semua hasil penelitilan yang dalam bentuk jurnal ataupun riset disimpan dan hasil dari pengetahuan ini akan diberdayakan untuk dapat digunakan kembali oleh pustakawan lainnya maupun oleh mahasiswa/i.

13

Gambar 1 Tampilan dari e-library Universitas BiNus

Pada gambar diatas dapat terlihat dimana terdapat jurnal yang berjudul ”Character Building Journal” dengan judul artikelnya ”Pengembangan Cara Berpikir dan Berjiwa Besar dalam Meraih Kesuksesan” di dalam perpustakaan elektronik (e-library) Universitas BiNus. Jurnal diatas ditulis oleh Endang Ernawati yang mana beliau saat ini (Maret 2009) menjabat bukan hanya sebagai pustakawan biasa tetapi Ibu Endang Ernawati menjabat sebagai kepala perpustakaan Universitas BiNus

Dengan adanya jurnal tersebut maka apabila ada pustakawan lainnya yang ingin membuat sebuah jurnal dapat memakai jurnal ini sebagai referensi pembelajaran sehingga ia sudah memiliki gambaran mengenai cara membuat sebuah jurnal yang baik. Disini terlihat sekali praktek konsep knowledge management melalui pemberdayaan pengetahuan (knowledge enabler) dimana sebuah pengetahuan yang sudah tercipta seperti pada contoh kasus diatas yakni dalam bentuk sebuah jurnal tidak dijadikan barang pajangan saja tetapi diberdayakan dan dikembangkan oleh

14

orang lain sehingga nantinya dapat berguna untuk orang lainnya yang pada akhirnya pengetuhan tersebut akan terus berkembang dan tak akan mati bahkan nantinya tidak menutup kemungkinan akan terciptakan suatu pengetahuan yang baru. Seperti yang perna Albert Einstein kemukakan bahwa “imajinasi lebih penting daripada informasi”. Meningkatkan pengetahuan dengan belajar dari oranglain hanya akan memberi peningkatan secara kuantitatif. Bagaimanapun, menciptakan pemikiran dan pengetahuan baru, baru dapat dikatakan suatu peningkatan belajar

Penutup

Simpulan

Berdasarkan penelitian dan hasil analisa maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

Knowledge pada dasarnya tersimpan pada kepala manusia dan tidak dapat secara mutlak diformulasikan dalam sekumpulan dokumen. Knowledge dibagi menjadi dua tipe. Tipe pertama adalah Explicit, yaitu pengetahuan yang sudah terkodifikasi dalam bentuk dokumen atau bentuk lainnya yang disusun secara sistematis atau berada pada sebuah proses sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Bentuknya dapat berupa dokumen, formula, kaset atau cd video, dan audio, atau manual. Tipe kedua adalah Tacit, yaitu pengetahuan yang tersimpan pada kepala orang atau mind atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman dan perkerjaannya dalam bentuk intuisi, judgement, skill, values, dan belief yang tidak mudah untuk memformulasikan dalam bentuk dokumen dan disebarkan dengan orang lain. Biasanya transfer tacit knowledge akan mengalami degradasi karena tidak mungkin pengetahuan yang ada pada orang dapat 100% ditransfer pada orang lain.

Pengetahuan dan pembelajaran merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Pengetahuan yang didapat oleh seseorang takkan pernah ada bila tanpa melalui proses pembelajaran. Sedangkan hakekat daripada pembelajaran itu sendiri adalah untuk memperoleh pengetahuan. Untuk memperoleh tersebut dapat mengikuti pelatihan atau dapat juga untuk membaca buku. Dapat dibayangkan apabila pelatihan dapat digantikan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi yang kini berkembang sedemikian pesatnya dan telah merambah berbagai aspek kehidupan manusia. Bayangkan pula berapa waktu dan biaya yang dapat dihemat bila proses pelatihan dan pembelajaran tersebut dapat dilakukan tanpa memandang siapa pelakunya, tanpa batasan tempat dan waktu.

Knowledge management menjajikan suatu perubahan yang berfokus pada pengembangan dan penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu organisasi. Knowledge management

15

menawarkan suatu peluang bagi profesional informasi dan perpustakaan untuk menjadikan diri mereka relevan terhadap tuntutan jaman. Walaupun masih banyak masalah di sekitar knowledge management, tetapi konsep yang ditawarkannya dapat dijadikan sebagai titik tolak bagi pustakawan untuk lebih berperan secara substansial dalam menyediakan seluruh pelayanan informasi dan pengetahuan bagi pengguna perpustakaan. Pustakawan harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi informasi dan pengetahuan yang terdapat di lingkungannya masing-masing dan mengembangkan sistem untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hukum yang diperlukan.

Saran

Adapun saran-saran yang berguna untuk meningkatkan tingkat keberhasilan penerapan knowledge management dan untuk pengembangan knowledge management di masa depan adalah sebagai berikut :

Dengan adanya penerapan knowledge management pada perpustakaan diharapkan perpustakaan dapat menjadi media antara pemakai dengan koleksi sebagai sumber informasi pengetahuan. Menjadi lembaga pengembangan minat dan budaya membaca serta pembangkit kesadaran pentingnya belajar sepanjang hayat. Mengembangkan komunikasi antara pemakai dan atau dengan penyelenggara sehingga tercipta kolaborasi, sharing pengetahuan maupun komunikasi ilmiah lainnya. Motivator, mediator dan fasilitator bagi pemakai dalam usaha mencari, memanfaatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalaman. Berperan sebagai agen perubah, pembangunan dan kebudayaan manusia. Sehingga dapat tercipta hakekat perpustakaan yang mana bukan hanya dapat menjadi fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan tetapi dapat juga berperan untuk memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada mahasiswa/i.

Apa yang ingin saya kemukakan didalam tulisan ini merupakan paparan penulisan ilmiah sehingga dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk memaksimalkan peran dan fungsi pustakawan dalam melayani layanan kepada masyarakat. Saya menyadari, bahwa untuk melakukan suatu perubahan paradikma kepustakawanan apalagi menyangkut pemberdayaan pengetahuan tidaklah semudah membalik telapak tangan, karena itu memerlukan tekad dan komitmen yang kuat dari pustakawan sendiri serta dukungan nyata dari organisasi perpustakaan.

Sudah selayaknya organisasi perpustakaan sebagai lembaga informasi menjadikan model bagi dirinya sendiri, sebagai pelatih (trainner) bagi dirinya sendiri. Oleh karena itu perlu membenahi diri sekaligus memiliki komitment yang mantap dalam memberdayakan pengetahuan semaksimal

16

mungkin. Semoga dengan pemahaman konsep pemberdayaan pengetahuan (knowledge enabler) mitos atau pendapat yang mengatakan pustakawan masih berkutat pada pelayanan konvensional dengan menggunakan sistem layanan tradisional dan masih rendahnya kualitas sumber daya manusia/pustakawan, baik dari kualitas teknis maupun kualitas fungsional dapat terpatahkan. Dan dengan dengan pemahaman konsep knowledge management dan konsep pemberdayaan pengetahuan (knowledge enabler) dapat sebagai moment atau batu loncatan yang dapat menumbuhkan peran pustakawan dalam menoreh kedepan sebagai lembaga informasi yang dapat memuaskan tuntutan kebutuhan informasi dan selalu dekat dihati masyarakat.

Daftar Pustaka

Davenport, Thomas H. and Laurence Prusak (1998), Working Knowledge: How Organization Manage What They Know,USA: Harvard Business School Press, (book review).

http ://www.brint com

http :// library.binus.ac.id

http ://www.sveiby.com

Sveiby, Karl Erik . (1996), “What is Knowledge Management ?”

Willey, John . (2000), Managing Knowledge.Ney York.

17

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Erwin Harianto

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 30 Juni 1987

Jenis Kelamin : Laki-laki

Agama : Katolik

Alamat : Jl. Gerindo II, Kampung Duri, Duri Selatan – Jakarta Barat. 11270

Riwayat Pendidikan :

Tahun 1993 - 1999 : SD Widuri Indah II, Jakarta BaratTahun 1999 - 2002 : SMP Permata Bunda, Jakarta BaratTahun 2002 - 2005 : SMA Bunda Mulia, Jakarta BaratTahun 2005 - sekarang : Binus University – Jakarta

Pengalaman Kerja :

Tahun 2008 – sekarang : Assistant Lab. Sistem Informasi Binus University

18