BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Key Performance Indicator Wakil Manager Sentra

Setiap karyawan memiliki Key Performance Indicator ( KPI ) untuk menilai kinerja dan dasar Performance Appraisal ( PA ) yng dinilai setiap bulan Juni ( mid year Performance Appraisal ) dan akhir tahun ( year end Performance Appraisal )

Berkut Key Performance Indicator ( KPI ) untuk posisi Wakil Manager Sentra ( WMS )

Prosses Administrasi

: 70%

Audit Rating

: 30%

Key Performance Indicator ( KPI ) ini didesain agar settiap posisi saling jaga dan salig bantu untuk meraih kinerja UNGGUL dan BERKUALITAS sehingga Misi Tunas Usaha Rakyat untuk memberdayakan jutaan keluarga pra/cukup sejahtera meraih kehidupaan yang lebih baik dapat terwujud.

Key Performance Indicator ( KPI ) Proses Administrasi adalah sebagai brikut :

Kriteria PenilaianBobotPA

12345

1. Cash Count

( proses Cash Count dilakukan secara disipl;n dan benar pengisiannya )25%Tidak Disiplin

( 0-10% )Tidak Disiplin

( 10-30% )Kurag Disipin

( 31-50% )Disiplin

( 51-100% )Disiplin

( > 100% )

2. Cash Opname

( Proses Cash Opname dijalankan secara Disiplin )10%Tidak Disiplin

( 0-10% )Tidak Disiplin

( 10-30% )Kurag Disipin

( 31-50% )Disiplin

( 51-100% )Disiplin

( > 100% )

3. Kesalahan Proses/Penginputan dalam 3bulan-an20%>50 Kesalahan dalam 3 bulan31-50 Kesalahan dalam 3 bulan11-20 kesalahan dalam 3 bulan11-20 Kesalahan dalam 3 bulan1-10 Kesalahan dalam 3 bulan

4. Ketidakdisiplinan/Pelanggaran Start of Day/End of Day 15%>20

Tidak Disiplin dalam 3 bulan16-20

Tidak Disiplin dalam 3 bulan11-15

Tidak Disiplin n dalam 3 bulan6-10

Tidak Disiplin n dalam 3 bulan1-5

Tidak Disiplin n dalam 3 bulan

Metode Pengukuran Key Performance Indicator ( KPI ) Proses Administrasi

Key Performance Indicator Proses AdministrasiMetode Pengukuran

Cash CountData dari rekap KCS tiap 3 bulanan

Cash OpnameData dari rekap KCS tiap 3 bulanan

Kesalahan proses/penginputan Data Sharia Solution Center ( salah input cover dana, salah input cover dana, salh klik pelunasan dipercepat, salah input batal cair, salah input pembayaran/tidak bayar angsuran )

Data Marketing Mobile Sharia ( Surat Teguran/Surat Peringatan ) dicompare denan data Sharia Solution Center

Data Sharia Solution Center ( Salah/Terlambat lapor klaim Asuransi )

Ketidakdisiplinan Start of Day/End of Day Data dari Sistem Kantor Pusat

Audit Rating

Nilai Audit RatingNilai Performance Appraisal ( PA )

Baik Sekali5

Baik4

Cukup3

Kurang2

Baik1

Contoh Perhitungan nilai Performance Appraisal ( PA )

1. Data Performance Wakil Manager Sentra ( WMS ) sebagai berikut :

ProsesPencapaianNilai Performance Appraisal ( PA )

Cash Count90%

Cash Opname83%

Kesalahan Proses/Pengiputan4

Ketidakdisiplinan Start of day/End of day4

Maka Performance Appraisal ( PA ) Wakil Manager Sentra adalah :

ProsesPencapaianPABobotTotal

Cash Count90%425%1.0

Cash Opname83%410%0.4

Kesalahan Proses/Pengiputan420%0.8

Ketidakdisiplinan Start of day/End of day415%0.6

Quality Assurance Rating430%1.2

Total Performance Appraisal ( PA )4100%4.0

4.2 Ketentuan Pengiriman Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R )

Sehubungan dengan sistem prospera yang off-line, serta adanya perubahan Jadwal End of Day ( akhir hari ) sistem prospera, maka diperlukan pengaturan batas waktu ( cut of time ) atau disingkat COT pengiriman Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) sehingga persetujuan pembiayaan dan pembukaan rekening selesai dilakukan oleh Approval center Kantor Pusat.

Pengaturan ini dimaksudkan agar Pengiriman Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dapat dikirim secara tertib oleh Marketing Mobile Sharia ( MMS ) dan diproses secara First In, First Served oleh Approval Center dengan jadwal penerbitan persetujuan sesuai dengan yang telah disepakati Service Level Agreement ( SLA ) dalam memo dan Marketing Mobile Sharia ( MMS ) dapat mengatur dengan baik penentuan tanggal rencana pencairan pembiayaan kepada nasabah.

Agar Pengiriman Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) berjalan dengan baik, maka Marketing Mobile Sharia ( MMS ) harus melakukan hal-hal dibawah ini :

1). Marketing Mobile Sharia ( MMS ) wajib melakukan proses Sinkronisasi setiap hari dengan ketentuan yang berlaku

2). Sebelum dilakukannya proses Sinkrinisasi akhir hari ( paling lambat pukul 19:00 WIB ), pastikan semua pembiayaan ( data sentra, data group, data nasabah dan data Paket Masa Depan ( PMD ) dan data tabungan ) telah diinput dan diperiksa dengan benar dan sesuai dengan dokumen Aplikasi Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( AP3R ) terkait oleh Manager Sentra ( MS )

3). Apabila telah diperiksa oleh Manager Sentra atau MS dengan status APPID Application Pending Approval pada sistem Prospera dan sudah dilakukan proses sinkronisasi akhir hari ( paling lambat pukul 19:00 WIB ), Marketing Mobile Sharia ( MMS ) tidak diperkenankan untuk melakukan perubahan data pembiayaan, kecuali terdapat pemberitahuan dari Sharia Solustion Center dan Approval Center.

4) Batas waktu atau Cut of Time ( COT ) Pengiriman Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dan Service Level Agreement ( SLA ) persetujuan, diatur sebagai berikut :

a). Pengiriman Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) yang dikirim oleh Marketing Mobile Sharia ( MMS ) ke Approval Center wajib sudah dalam kondisi clear ( sudah diperiksa dan dipastikan oleh Manager Sentra ( MS ), tidak ada penyimpangan dari ketentuan yang berlaku

b). Mengingat proses system Prospera yang off-line, dimana proses pengerjaan di Approval Center hanya dapat mulai dilakukan apabila Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) sudah diterima dan data prospera sudah berhasil tersinkronisasi dengan baik pada hari kerja berikutnya, maka perhitungan Service Level Agreement ( SLA ) persetujuan atas Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dengan kondisi clear dan sinkronisasi berhasil dilakukan, selambat-lambatnya 3 ( tiga ) hari kerja sejak tanggal mulai prospera di Approval center.

c). Tabel Jadwal Service Level Agreement ( SLA ) perrsetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dalam kondisi clear

NoHari - Kirim & sync oleh MMSHari - Mulai Proses oleh Approval CenterHari Persetujuan oleh Approval Center

1SeninSelasaKamis pada minggu yang sama

2SelasaRabuJumat pada minggu yang sama

3RabuKamisSenin pada minggu berikutnya

4KamisJumatSelasa pada minggu berikutnya

5JumatSeninRabu pada minggu berikutnya

d). Dalam hal terdapat penyimpangan pada Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) setelah diperiksa oleh Approval Center yang menyebabkan tidak dapat diproses lebih lanjut, maka Approval Center wajib memberikan pemberitahuan kepada Marketing Mobile Sharia ( MMS ) tersebut pada hari yang sama ditemukannya penyimpangan tersebut. Hasil perbaikan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) ini akan mengikuti Service Level Agreement ( SLA ) persetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari awal kembali.

4.3 Penundaan Pencairan Pembiayaan Paket Masa Depan ( PMD )

Penundaan pencairan terjadi karena beberapa hal berikut :

1. Pengiriman Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) pembiayaan tidak sesuai dengan Service Level Agreement ( SLA ) yang telah ditentukan

2. Gagal Sinkronisasi sehingga data dari Sistem Prospera Marketing Mobile Sharia ( MMS ) ke Kantor Pusat ( Sistem Prospera Head Officer ) tidak terkirim atau tidak diterima dengan baik

3. Terdapat penyimpangan dalam pengisian Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) yang dilakukan oleh Marketing Mobile Sharia ( MMS ) terkait

Ketiga hal tersebut diatas menyebabkan penundaan pencairan atau keterlambatan pengiriman persetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari kantor pusat ke Marketing Mobile Sharia ( MMS ), sehingga Pembiayaan pada sistem Prospera masih bersifat Menunggu Persetujuan Approval. Hal ini akan menghambat jadwal pencairan sehingga pencairan akan diundur sesuai dengan Service Level Agreement ( SLA ) berikutnya. Jika hal ini terjadi maka Marketing Mobile Sharia ( MMS ) harus melakukan Revisi kepada Approval Center dan akan menerima balasan Persetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) pada Service Level Agreement ( SLA ) berikutnya ( mulai dari awal )dan Marketing Mobile Sharia ( MMS ) tidak boleh mengeluarkan uang kas operasional untuk kebutuhan pencairan sebelum menerima Persetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari Approval Center.

Karena terjadi gagal sinkronisasi pada Sistem Prospera Marketing Mobile Sharia ( MMS ) dan Sistem Prospera Kantor Pusat ( Head Officer ) maka Pembiayaan Paket Masa Depan ( PMD ) pada sistem Prospera masin bersifat Menunggu Persetujuan Approval tetapi balasan Pesetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari Approval Center telah diterima oleh Marketing Mobile Sharia ( MMS ) sesuai dengan Service Level Agreement ( SLA ) yang berlaku. Karena Pesetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari Approval Center telah diterima, maka Marketing Mobile Sharia ( MMS ) wajib melakukan pencairan pada nasabah tersebut, dan Wakil Manager Senta ( WMS ) harus mengeluarkan uang operasional sesuai dengan kebutuhan pencairan nasabah yang telah menerima persetujuan dari Approval Center.

Karena terjadi gagal sinkronisasi sehingga Aplikasi pembiayaan tersebut masih berwarna kuning dan Aplikasinya masih menunggu persetujuan kantor pusat, jika tidak terjadi gagal sinkronisasi pada saat Marketing Mobile Sharia ( MMS ) menerima balasan Persetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari Approval Center maka aplikasi tersebut akan berubah menjadi warna hijau dan bersifat active.

Sesuai dengan Persetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari Approval Center yang telah diterima oleh Marketing Mobile Sharia ( MMS ) maka harus dilakukan pencairan pembiayaan Paket Masa Depan atau PMD pada nasabah tersebut meskipun status aplikasi masih Pending Approval.

4.4 Penginputan pada Sistem Prospera

Sistem Aplikasi Prospera adalah sistem aplikasi yang dikembanggkan denggan tujun untuk memudahkan Mobile Sharia ( MMS ) dalam mengginput seluruh data dan transaksii pmbiayaan, dngan proes transfer dari dari/atau ke Kantor Pusat terjadi melalui proses sinkronisasi.

Karena sistem pada Aplikasi prospera masih berwarna kuning dan statusnya masih bersifat Menunggu Persetujuan Approval, maka tidak terjadi penginputan pencairan pembiayaan Paket Masa Depan atau PMD atau penginputan tabungan nasabah tersebut pada sistem prospera. Dengan demikian sistem Aplikasi Prospera atas nama nasabah tersebut tidak dilakukan perubahan apapun terkait pembiayaan ataupun tabungan sebelum status sistem Prospera berubah menjadi active dan berwarna hijau.

Wakil Manager Sentra atau WMS wajib melakukan penginputan atas pencairan pembiayaan Paket Masa Depan ( PMD ) dan Tabungan nasabah tersebut pada saat sistem Aplikasi Prospera sudah bersifat active. Karena penginputan tersebut tidak sesuai dengan aktual pencairan pembiayaan di lapangan maka Wakil Manager Sentra atau WMS melakukan penginputan tersebut secara manual ( cash count ) dan membuat Berita Acara tidak melakukan penginputan pada Sistem Prospera.

Karena Persetujuan Rekap Harian Persetujuan Pembiayaan dan Pembukaan Rekening ( RHP3R ) dari Approval Center yang telah diterima oleh Marketing Mobile Sharia ( MMS ), tetapi Wakil Manager Sentra ( WMS ) tidak dapat melakuka penginputan pada sistem Prospera dikarenakan status di Sistem Prospera Masih Menunggu Persetujuan maka Wakil Manager Sentra ( WMS ) melakukan penginputan secara manual ( cash&count ) atas pencairan pembiayaan dan penyetoran Tabungan nasabah tersebut.

4.5 Penginputan Pembiayaan pada Cash & Count

Catatan Manual ( Cash & Count ) adaah sebuah soft copy yang dikirimkan oleh Kantor Pusat untuk mempermudah Wakil Manager Sentra ( WMS ) dalam melaksanakan penginputan ketika terjadi pencairan yang statusnya masih bersifat ( Menunggu Approval ), karena Sistem Prospera masih berwarna kuning ( Menunggu Approval ), maka penginputan atas pncairan tersebut tidak dapat di input dan harus menginputnya pada catatan manual ( cash & count ).

Proses penginputan pada catatan manual ( cash & count )

Output pada catatan manual ( cash & count )

4.7 Rangkuman Mutasi Kas ( RMK )

Rangkuman Mutasi Kas ( RMK ) merupakan rangkuman atas seluruh transaksi operasinal yang terjadi di Marketing Mobile Sharia ( MMS ) pada hari ini ( uang keluar atau uang masuk )

Rangkuman Mutasi Kas ( RMK ) merupakan seluruh proses transaksi yang terjadi di Marketing Mobile Sharia ( MMS ) baik itu uang Tarik tabungan, Pencairan, atau Cover Dana ( mengurangi saldo pada Buku Kas Lemari Besi ) dan Penyetoran tabungan, Penyetoran Angsuran atau Pelunasan sebelum jatuh tempo atau pelunasan dipercepat ( menambah saldo pada Buku Kas Lemari Besi )

Karena Wakil Manager Sentra ( WMS ) melakukan penginputan atas pencairan pembiayaan Pembiayaan Paket Masa Depan ( PMD ) pada catatan manual ( cash & count ), maka pada Rangkuman Mutasi Kas ( RMK ) tidak keluar kas operasional senilai pencairan pembiayaan tersebut yang akan mengurangi saldo pada Buku Kas Lemari Besi.

Rangkuman Mutasi Kas pada tanggal 14-01-2015

4.9 Pencatatan Pada Buku Kas Lemari Besi

Pada saat Awal Hari saat memulai aktivitas operasional, Wakil Manager Sentra ( WMS ) harus memperhitungkan jumlah uang kas operasional yang dibutuhkan untuk kegiatan hari ini ( uang tarik tabugan atau uang untuk pencairan yang masih berstatus menunggu Approval ) dan mengambil uang tersebut didalam lemari besi ( isi logbook lemari besi ) dan melakukannya secara dual custody.

Setiap pengambilan uang kas operasional pada lemari besi Wakil Manager Sentra ( WMS ) harus mencatatnya didalam buku Kas Lemari Besi dan mencocokannya dengan sistem Prospera ( saldo pada sistem aplikasi Prospera harus sama dengan saldo pada buku Kas Lemari Besi. Setalah melakukan pencatatan pada buku Kas Lemari Besi Wakil Manager Sentra ( WMS ) harus mencatatnya kembali pada buku Kas Cadangan dan memasukan uang kas operasional tersebut pada cash box.

Pada proses Akhir hari keselruhan saldo atas transaksi harian yang telah dicatat pada buku Kas Cadangan harus di nol kan dan dipindahkan pada buku Kas Lemari Besi dan harus dicocokkan dengan saldo Rangkuman Mutasi Kas ( RMK ). Jika saldo yang tercatat pada buku Kas Lemari Bessi sama dengan saldo Rangkuman Mutasi Kas ( RMK ) maka dapat dipastikan bahwa seluruh transaksi telah terinput dengan benar. Karena pencairan yang terjadi pada hari tidak dapat diinput pada sistem prospera, maka jumlah saldo pada buku Kas Lemari tidak balance dengan jumlah saldo pada Rangkuman Mutasi Kas ( RMK ). Setelah itu Wakil Manager Sentra ( WMS ) harus memasukkan saldo buku Kas Lemari Besi pada Sistem Prospera sesuai dengan denominasinya.