Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi

1

RSU Dr. SAIFUL ANWAR

MALANG

SOP

PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DAN DOKUMENTASI

DI RSUD Dr. SAIFUL ANWAR MALANG

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1/2

SOP

Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi

Jawa Timur

dr. BUDI RAHAJU, MPH NIP.19551011 198210 2 001

Pengertian

Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim,

dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara

dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan

badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang serta informasi lain

yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Tujuan

1. Satuan kerja meyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan

menyampaikan informasi tentang kegiatan dan produk unit kerja secara akurat

dan tidak menyesatkan.

2. Satuan kerja mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan

menyampaikan bahan dan informasi secara cepat, dan tepat waktu.

3. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan pelayanan

informasi secara cepat dan tepat waktu.

Kebijakan

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) Pembantu,

memberikan penjelasan mengenai penyediaan, pengumpulan,

pengklarifikasian, pendokumentasian, pelaporan dan pelayanan informasi

publik di lingkungan RSUD Dr. Saiful Anwar Malang.

Prosedur

1. Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir

permintaan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon informasi

dan pengguna informasi bagi pemohon perorangan, sedang untuk pemohon

informasi organisasi masyarakat/ lembaga swadaya masyarakat harus

melampirkan fotocopy akte notaris organisasi/ lembaga, fotocopy KTP

penanggungjawab dan fotocopy pemohon informasi/ pengguna informasi

publik, surat keterangan terdaftar di Bakesbangpol Provinsi Jawa Timur/

setempat.

2

2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik

kepada pemohon imformasi publik.

3. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan

formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon

informasi publik.

4. Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh

pemohon/ pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk dalam

kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundangan yang berlaku.

5. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik (berita acara

penerimaan informasi publik) kepada pengguna informasi publik:

a) Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi

publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui

website RSSA Malang.

b) Jangka waktu penyelesaian

1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi

publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi

persyaratan yang telah ditentukan.

2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja

sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi

permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan

tertulis ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi

ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima

atau ditolak.

3. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-

lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan.

4. Jika permohonan diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga

dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah

dalam bentuk softcopy melalui website atau hardcopy atau data tertulis,

apabila dibutuhkan biaya penggandaan menjadi tanggungjawab atau

beban pemohon informasi. Bila permintaan informasi ditolak, maka

dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan

UU KIP.

3

PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI RUMAH SAKIT


1/3

SPO

Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa

Timur

Dr.dr. BASUKI B PURNOMO, Sp.U NIP. 19540731 198201 1 002

Pengertian

Tata cara serta pedoman penyelesaian sengketa informasi di lingkungan RSUD

Dr. Saiful Anwar Malang yang dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam melakukan penyelesaian

sengketa informasi melalui proses mediasi bagi pemohon informasi

Tanggung Jawab

- Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

- Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful

Anwar Malang

Dasar Hukum

- Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

dan Peraturan Pelaksanaannya (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61,

Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846)

- Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran

Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038)

- Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang

Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

- Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 188/ 415/ KPTS/ 013/ 2011 tentang

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jawa Timur

- Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 tentang Pedoman

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi

Jawa Timur

4

- Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa Timur Nomor

800/8/9/302/2011 tentang Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Tahun 2011

Tujuan

- RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah

dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkedudukan sebagai

PPID Pembantu mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan

dan menyampaikan informasi tentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara

akurat dan tidak menyesatkan



PPID Pembantu mampu memberikan tanggapan atas sengketa informasi

secara cepat dan tepat waktu

- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan pelayanan

informasi secara cepat dan tepat waktu

- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu menjadi mediator yang

baik dalam hal sengketa informasi sehingga masalah sengketa informasi tidak

berlarut-larut dan menimbulkan sengketa yang berkepanjangan

- Mendorong terwujudnya implementasi UU KIP secara efektif dan hak-hak

publik terhadap informasi yang berkualitas dapat terpenuhi

- Memberikan standar bagi Pejabat PPID dalam melaksanakan mediasi sengketa

informasi publik

- Meningkatkan kepuasan pemohon informasi dan meminimalkan informasi

publik di lingkungan organisasi/ lembaga publik untuk menghasilkan layanan

informasi publik yang berkualitas

Kebijakan

- PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi

- PPID menyusun kajian /kronologi dan pertimbangan hukum untuk disampaikan

kepada atasan PPID - Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA,

maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa

informasi

Prosedur

- Pemohon mengajukan pernyataan keberatan secara tertulis kepada Ketua

PPID paling lambat 30 hari kerja setelah ditemukannya alasan-alasan sebagai

berikut:

1. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian

2. Tidak disediakannya informasi berkala

3. Tidak ditanggapinya permintaan informasi

5

4. Permintaan informasi tidak ditanggapi sebagaimana yang diminta

5. Tidak dipenuhinya permintaan informasi

6. Pengenaan biaya yang tidak wajar

7. Masalah yang timbul dikemudian hari yang tidak dapat disebutkan diatas

- Pemohon keberatan mengajukan surat keberatan kepada Ketua PPID RSSA

setelah menerima jawaban melalui Sub Bag Tata Usaha.

- Pemohon informasi wajib mengisi Register Keberatan

- Sub Bag Tata Usaha mencatat surat keberatan sebagai surat masuk dan

membuatkan disposisi kepada Pimpinan RSSA

- Pimpinan RSSA mendisposisikan surat kepada Ketua PPID

- Disposisi diterima Sekretariat PPID yang berkedudukan di Sub Bag Hukmas

kemudian oleh petugas surat keberatan di catat di dalam buku register.

- Tim PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota dengan melibatkan

unit/instalasi dan bagian pelayanan terkait dengan pengajuan keberatan

pemohon informasi

- Ketua PPID untuk segera diambil kebijakan, apakah informasi dapat diberikan

atau tetap dikecualikan dengan mempertimbangkan saran dari Kepala

Unit/Instalasi dan Kepala Bagian sebagai anggota

- Ketua PPID meminta persetujuan Pimpinan RSSA atas kebijakan yang diambil

- Atasan PPID memerintahkan Ketua PPID untuk memberikan tanggapan tertulis

atas keberatan yang diajukan pemohon

- PPID RSSA koordinasi dengan Komisi Informasi dengan membawa Konsep

Kajian dan kronologi dari pemohon

- Menyiapkan materi jawaban kemudian menyusun tanggapan atas keberatan

pemohon

- Sengketa informasi diselesaikan

- Hasil tanggapan atas keberatan pemohon didokumentasikan dengan baik

- Apabila sengketa informasi belum terselesaikan maka diselesaikan di Komisi

Informasi

Unit Terkait

- Seluruh Instalasi dan Unit Pelayanan

- Seluruh Bagian dan Bidang Instansi RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

6

KLASIFIKASI DAN PENGECUALIAN INFORMASI RUMAH SAKIT


1/3

SPO

Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa

Timur

Dr.dr. BASUKI B PURNOMO, Sp.U NIP. 19540731 198201 1 002

Pengertian

Tata cara serta pedoman pengelolaan informasi dan dokumentasi di lingkungan

RSUD Dr. Saiful Anwar Malang yang dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam melakukan klasifikasi

dan pengecualian informasi rumah sakit

Tanggung Jawab

- Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

- Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful

Anwar Malang

Dasar Hukum

- Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

dan Peraturan Pelaksanaannya (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61,

Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846)

- Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran

Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038)

- Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang

Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

- Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 188/ 415/ KPTS/ 013/ 2011 tentang

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jawa Timur

- Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 tentang Pedoman

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi

Jawa Timur

- Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa Timur Nomor

800/8/9/302/2011 tentang Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Tahun 2011

7

Tujuan




dan menyampaikan serta mengklasifikasikan informasi tentang kegiatan dan

produk unit kerjanya secara akurat dan tidak menyesatkan




dan menyampaikan serta mengklasifikasikan bahan dan produk informasi

secara cepat dan tepat waktu

- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melakukan klasifikasi akses

informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari

sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan etika medis kedokteran

- Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential

harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan

apabila informasi tersebut dibuka

- Mendorong terwujudnya implementasi UU KIP secara efektif dan hak-hak

publik terhadap informasi yang berkualitas dapat terpenuhi

- Memberikan standar bagi Pejabat PPID dalam melaksanakan pelayanan

informasi publik

- Meningkatkan Pelayanan informasi publik di lingkungan organisasi/ lembaga

publik untuk menghasilkan layanan informasi publik yang berkualitas

Kebijakan

- Melaksanakan perencanaan program di Bidang Pengolahan Data dan

Klasifikasi Informasi

- Melakukan inventarisasi pengklasifikasian informasi dan dokumentasi

- Melaksanakan identifikasi data dan informasi

- Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi

sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja, yang

meliputi:

1. Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan,

kedudukan, tugas dan fungsi, program kerja, dan sebagainya

2. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja pemerintah RSUD Dr. Saiful Anwar

Malang, Laporan Triwulanan, Laporan Semesteran, Laporan Tahunan,

Laporan Akuntabilitas Kinerja dan sebagainya

3. Informasi mengenai Laporan Keuangan, seperti Laporan Realisasi

8

Anggaran, Laporan Pendapatan Daerah, Laporan Pertanggungjawaban

Keuangan, dan sebagainya

4. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan

5. Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon

Prosedur

- Petugas PPID melakukan penyusunan rencana dan program pengelolaan data

dan informasi

- Petugas PPID menyampaikan permintaan pengumpulan data secara berkala

dari unit instalasi dan bagian pelayanan yang berkaitan dengan data publish

dari RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

- Petugas unit instalasi dan bagian pelayanan menyiapkan data yang diminta

oleh petugas PPID

- Petugas unit instalasi dan bagian pelayanan meminta otorisasi dari kepala

unit/ kepala bagian pelayanan atas permintaan data dan informasi dari

petugas PPID

- Petugas unit instalasi dan bagian pelayanan menyerahkan data yang diminta

kepada petugas PPID untuk diarsip, dan meminta tanda bukti penerimaan

dokumen

- Petugas PPID memproses dan melakukan klasifikasi data dan informasi serta

membukukan, mencatat dan mengarsipkan dokumen informasi publik Unit

Terkait

Unit Terkait

- Seluruh Instalasi dan Unit Pelayanan

- Seluruh Bagian dan Bidang Instansi RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

9

STANDART OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA

INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) RSUD Dr. SAIFUL ANWAR MALANG TAHUN

2011

I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan

lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh

informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu

ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan

penyelenggaraan negara yang baik. Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada 30 April 2010 merupakan momentum penting

dalam mendorong Keterbukaan di Indonesia, khususnya di Jawa Timur. UU ini telah memberikan

landasan hukum terhadap hak setiap orang untuk memperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap

badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi

Publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.

Salah satu tugas Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) menyediakan

akses informasi publik bagi pemohon informasi. Terkait dengan tugas tersebut, PPID menetapkan

standar layanan informasi di lingkungan PPID RSUD Dr. Saiful Anwar Malang. Dengan adanya

Standar Operasional Pelayanan Informasi Publik ini, diharapakan implementasi UU KIP dapat

berjalan efektif dan hak-hak publik terhadap informasi yang berkualitas dapat secara nyata

terpenuhi.

B. LANDASAN HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor

4846)

2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara RI

Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038)

10

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 209 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)

4. Perda Provinsi Jawa Timur No. 11 Tahun 2005 tentang Pelayanan Publik di Provinsi Jawa

Timur (Lembaran Daerah Tahun 2005 No.5 Seri E)

5. Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan

Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

6. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi

Publik

7. Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Nomor 800/8/9/302/2011 tentang

Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful

Anwar Malang Tahun 2011

C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud :

Pedoman ini sebagai acuan mengenai ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jawa Timur dalam menyediakan informasi

tertentu melalui mekanisme pelaksanaan kegiatan Pelayanan Informasi Publik

2. Tujuan :

- Mendorong terwujudnya implementasi UU KIP secara efektif dan hak-hak publik terhadap

informasi yang berkualitas dapat terpenuhi;

- Memberikan standar bagi Pejabat PPID dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik;

- Meningkatkan pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Organisasi/ Lembaga Publik untuk

menghasilkan layanan Informasi Publik yang berkualitas.

II. HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Hakekat Pelayanan Informasi Publik adalah pemberian pelayanan kepada pemohon

informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/ proporsional, dan cara sederhana;

pengecualian informasi publik bersifat ketat dan terbatas; kewajiban Badan Publik untuk

membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan informasi.

11

III. ASAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

1. Transparansi

Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan

disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.

2. Akuntabilitas

Dapat dipertangggung-jawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Kondisional

Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan informasi dengan

tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas

4. Partisipatif

Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan

memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat

5. Kesamaan Hak

Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender dan status

ekonomi

6. Keseimbangan Hak dan Kewajiban

Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing

pihak

IV. KELOMPOK PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi RSUD Dr. Saiful Anwar Malang, masuk dalam kelompok pelayanan jasa, yakni

menyediakan berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh

masyarakat

V. STANDART OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Setiap penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan masing-masing tugas dan

fungsinya harus memiliki standart pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai

ukuran buku untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima

pelayanan informasi.

Adapun Standart Pelayanan Informasi Publik, sbb:

1. OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh Front Office dan Back Office

yang baik :

12

a. Front Office meliputi : > Desk Layanan Langsung

> Desk Layanan Via-Media

b. Back Office, meliputi :> Bidang Pelayanan

> Bidang Rekam Medik dan Evaluasi Pelaporan

> Bidang Keuangan dan Akuntansi

> Bidang Perencanaan dan Anggaran

> Bidang Penunjang Pelayanan

> Bidang Pendidikan dan Penelitian

> Bidang Pengembangan Profesi

> Seksi Evaluasi Pelaporan

> Sub Bag Hukmas

> Instalasi Teknologi Informasi dan Komunikasi

2. DESK INFORMASI PUBLIK

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi

publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui desk layanan informasi publik

melakukan layanan langsung dan layanan melalui media antara lain menggunakan telepon/ fax, e-

mail dan website.

3. WAKTU PELAYANAN INFORMASI

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID menetapkan waktu

pemberian Pelayanan Informasi Publik, di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang, penyelenggaraan

Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jumat.

Senin – Kamis : 09.00 - 15.00 WIB

Istirahat : 12.00 - 13.00 WIB

Jumat : 09.00 - 15.00 WIB

Istirahat : 11.00 - 13.00 WIB

4. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK

a. Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi

dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi

b. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon

informasi publik

c. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan

informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik

d. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/ pengguna informasi

jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku

13

e. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi

Publik

f. Petugas PPID membukukan, mencatat dan mengarsipkan dokumen informasi publik yang

diserahkan kepada pemohon informasi

5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN

a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah

pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima

permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan

pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau

tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja

c. Penyampaian/ pendistribusian/ penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik

dilakukan secara langsung, melalui e-mail, fax, ataupun jasa pos

d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi

informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis serta

biaya apabila dibutuhkan untuk kepentingan keperluan penggandaan atau perekaman. Bila

permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan

berdasarkan UU KIP.

6. BIAYA/ TARIF

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis

(tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan atau perekaman, pemohon/ pengguna

informasi publik dapat melakukan penggandaan/ fotocopy sendiri disekitar gedung Badan Publik

(PPID) setempat atau menyediakan CD/ DVD kosong atau falshdisk untuk perekaman data dan

informasinya.

7. KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam melaksanakan pelayanan

informasi publik kepada pemohon/ pengguna informasi publik dibantu oleh Pejabat Fungsional

Arsiparis, Pustakawan, Pranata Humas, Pranata Komputer. Untuk petugas pada desk layanan

informasi publik diutamakan yang memiliki kompetensi dibidang pengetahuan mengenai peraturan

perundang-undangan keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap

dalam berkomunikasi, sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan

informasi.

8. LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK

14

Pengelolan hasil transaksi penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui

pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas pelayanan

informasi publik setiap hari membuat laporan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik

disampaikan kepada Bidang Pelayanan Informasi. Bidang Pelayanan Informasi membuat laporan

bulanan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik untuk disampaikan kepada Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jatim.

Selanjutnya PPID Provinsi Jatim setiap bulan melaporkan kepada Sekretaris Daerah

Provinsi Jatim, selaku atasan PPID Provinsi Jatim. Laporan tersebut memuat informasi mengenai

permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum

dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu

diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang

telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.

9. KEBERATAN ATAS PEMBERIAN INFORMASI PUBLIK

Setiap Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada

atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan berikut:

a. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud

dalam pasal (17); (Informasi yang apabila dibuka akan mengakibatkan terhambatnya proses

penegakan hukum, mengganggu perlindungan HAKI, dapat membahayakan pertahanan dan

keamanan negara, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional, merugikan kepentingan

hubungnan luar negeri, mengungkapkan akta otentik yang bersifat pribadi, kemauan terakhir dan

wasiat seseorang, mengungkap rahasia pribadi (riwayat, kondisi dan perawatan, pengobatan

fisik, psikis seseorang), memorandum atau surat antar Badan Publik yang bersifat rahasia, serta

informasi yang tidak dapat diungkapkan berdasarkan undang-undang

b. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dimaksud pasal (9); (Informasi berkala yaitu

informasi yang berkaitan dengan badan publik, informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan

publik terkait, informasi mengenai laporan keuangan, dan/ atau informasi yang diatur

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku)

c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi;

d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;

e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi;

f. Pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/ atau

g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam undang- undang ini.

VI. KEDUDUKAN PPID

1. Kedudukan dan Penunjukan PPID Provinsi

15

a. PPID berkedudukan di Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur

b. PPID ditetapkan melalui Keputusan Gubernur Jawa Timur

c. Ketua PPID adalah Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur

2. Kedudukan dan Penunjukan PPID Pembantu/ SKPD RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

a. PPID Pembantu/ SKPD berkedudukan di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

b. PPID Pembantu/ SKPD ditetapkan dengan Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

VII. TUGAS DAN FUNGSI

1. Tugas dan Fungsi pembantu PPID Provinsi

Tugas :

Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi

pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Pemerintah Provinsi

Jawa Timur

Fungsi :

a. Penghimpunan informasi publik dari seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa

Timur

b. Penataan dan penyimpanan informasi publik yang diperoleh dari seluruh SKPD di Pemerintah

Provinsi Jawa Timur

c. Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam ketegori dikecualikan dan

informasi yang terbuka untuk publik

d. Pendampingan Penyelesaian sengketa informasi

2. Tugas dan Fungsi PPID Pembantu/ SKPD RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

Tugas :

Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi

pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan RS Jiwa Menur

Fungsi :

1. Tugas PPID RSUD Dr. Saiful Anwar Malang yaitu mengelola dan melayani informasi publik serta

dokumentasi di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang

2. Pengolahan, penataan dan penyimpanan data dan/ atau informasi publik yang diperoleh di RSUD

Dr. Saiful Anwar Malang

16

3. Penyeleksaian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam kategori

dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh Ketua PPID RSUD Dr.

Saiful Anwar Malang Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik

4. Penyelesaian sengketa pelayanan informasi

5. Pelaksanaan koordinasi dengan PPID Provinsi dalam pengelolan dan pelayanan informasi publik

serta dokumentasi

3. Tugas dan Fungsi Sekretaris

Tugas :

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, mongkonsolidasikan dan

mengendalikan pengumpulan informasi, pendokumentasian informasi, dan pelayanan informasi

dari PPID Pembantu/ SKPD

Fungsi :

a. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi

b. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas bidang-bidang

c. Pelaksanaan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan dokumentasi

d. Pelaksanaan administrasi pelayanan informasi dan dokumentasi

e. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyediaan dan pelayanan informasi publik melalui media

cetak online

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sekretaris dibantu oleh sekretariat dengan

tugas, yaitu:

1. Melaksanakan perencanaan penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi

2. Melaksanakan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan

dokumentasi

3. Melaksanakan administrasi dalam rangka penyediaan pelayanan informasi dan dokumentasi

4. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pelayanan informasi

4. Tugas dan Fungsi Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

Tugas:

Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan/ atau memberikan pelayanan

informasi kepada publik

17

Fungsi:

1. Pelaksanaan perencanaan program di Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

2. Pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi

3. Pengelolaan dan pengembangan di bidang informasi dan dokumentasi publik

4. Pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi

5. Penyediaan informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik

6. Penyimpanan dan pemeliharaan dokumentasi dan informasi publik

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya pelayanan dan dokumentasi informasi dibantu

oleh pengelola publikasi, dengan tugas yaitu:

1. Melaksanakan koordinasi dalam rangka menyusun kajian dan diseminasi isu-isu strategis di

bidang pelayanan informasi

2. Melaksanakan sosialisasi

3. Melaksanakan koordinasi dalam rangka pengumpulan data dan informasi sebagai bahan

publikasi

4. Menyiapkan bahan penyajian informasi

5. Menyusun topik-topik pelayanan informasi

5. Tugas dan Fungsi Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi

Tugas:

Mengolah dan memberi pelayanan konsultasi klasifikasi informasi dan dokumentasi

Fungsi:

a. Pelaksanaan perencanaan program di Bidang Pengolah Data danKlasifikasi Informasi

b. Pelaksanaan konsultasi klasifikasi informasi publik

c. Inventarisasi pengklasifikasian informasi dan dokumentasi

d. Penyusunan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan dalam rangka memenuhi permohonan

informasi

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Pengolahan Data dan klasifikasi dibantu

oleh Pengelola Data, dengan tugas yaitu:

1. Melaksanakan pengelolaan data dan informasi

2. Melaksanakan pengembangan sistem informasi

3. Menyusun rencana dan program pengelolaan data dan informasi

4. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data dan informasi

5. Melaksanakan identifikasi data dan informasi

6. Melaksanakan klasifikasi data dan informasi

18

6. Tugas dan Fungsi Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

Tugas:

Melaksanakan advokasi penyelesaian sengketa informasi publik

Fungsi:

a. Pelaksanaan perencanaan program Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

b. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penanganan penyelesaian sengketa informasi

c. Pelaksanaan verifikasi, laporan, dan rekomendasi atas pengaduan atau sengketa informasi

d. Pelaksanaan advokasi penyelesaian sengketa informasi

Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

dibantu oleh Pengelola Penyelesaian Sengketa, dengan tugas yaitu:

1. Menyusun pertimbangan hukum terkait rencana penolakan memberikan informasi publik yang

tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan

2. Menyusun pertimbangan hukum atas keberatan yang disampaiakn pemohon dan/ atau pengguna

informasi

3. Menyusun verifikasi pengaduan dan/ atau sengketa informasi

4. Menyusun pertimbangan dan pendampingan hukum dalam rangka penyelesaian sengketa

informasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya,

sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas

pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan

1.Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut:

a. Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya

b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya

c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan

d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen 2.

Komponen utama yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan

dokumentasi, meliputi:

a. Organisasi/ Kelembagaan

b. Kebijakan dan Peraturan Daerah terkait

c. Sumber daya manusia (struktural dan fungsional)

d. Program dan Kegiatan

e. Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang meliputi unsur program dan kegiatan

f. Sarana dan prasarana serta Sistem Informasi (IT)

g. Daftar Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala

h. Daftar Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta

i. Daftar Informasi yang wajib tersedia setiap saat

j. Daftar Informasi yang dikecualikan

19

D. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI

Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi

yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.

1. Informasi yang bersifat publik

Dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan

setiap satuan kerja, meliputi:

a. Informasi yang bersifat terbuka, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan

secara berkala, meliputi:

1) Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas

dan fungsi, program kerja dan sebagainya

2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja RS Jiwa Menur Provinsi Jawa Timur, Laporan

Akuntabilitas Kinerja, dan sebagainya

3) Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan relaisasi anggaran, laporan

pendapatan daerah, laporan pertanggungjawaban keuangan, dan sebagainya

4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan

5) Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon

b. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat

mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi:

1) Informasi mengenai bencana alam, seperti: daerah potensi tsunami, gunung meletus,

tanah longsor, banjir, dan sebagainya

2) Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti: laporan hasil pemeriksaan limbah bahan

kimia yang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman

3) Informasi mengenai kebocoran reaktor nuklir, seperti penggunaan reaktor nuklir untuk

pembangkit tenaga listrik

4) Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusaran lahan untuk kepentingan

umum

5) Hal lain yang mengancam hajat hidup orang banyak

c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat, meliputi:

1) Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Provinsi

Jawa Timur; tidak termasuk informasi yang dikecualikan

2) Hasil keputusan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dan latar belakang pertimbangannya

3) Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya dapat dilihat dan/ atau dibaca

di SKPD

20

4) Rencana kerja program/ kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan Pemerintah

Provinsi Jawa Timur dapat dilihat dan/ atau dibaca SKPD

5) Perjanjian Pemerintah Provinsi Jawa Timur dengan pihak ketiga

6) Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Provinsi Jawa Timur

dalam pertemuan yang terbuka untuk umum

7) Prosedur kerja pegawai Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkaitan dengan

pelayanan masyarakat; dan/ atau

8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam undang-

undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

2. Informasi yang dikecualikan

Dalam pengelompokkan informasi yang dikecualikan, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Informasi yang tidak boleh dibuka atau dikecualikan:

1) Informasi yang bisa menghambat proses penegakan hukum

2) Informasi yang dapat mengganggu kepentingan perlindungan HAKI dan perlindungan

persaingan usaha tidak sehat

3) Informasi yang dapat membahayakan pertahanan dan keamanan negara

4) Informasi yang dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional

b. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang Undang

Nomor 14 Tahun 2008 Pasal (17) dan (18) :

1) Dapat menghambat Proses Penegakan Hukum

2) Dapat Mengganggu Kepentingan Perlindungan Hak Atas Kekayaan Intelektual dan

Perlindungan dari Persaingan Usaha Tidak Sehat

3) Dapat membahayakan Pertahanan dan Keamanan Negara

4) Dapat mengungkapkan Kekayaan Alam Indonesia

5) Dapat merugikan Ketahanan Ekonomi Nasional

6) Dapat merugikan kepentingan Hubungan Luar Negeri

7) Memorandum atau surat-surat antar badan publik atau intra Badan Publik, yang menurut

sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau Pengadilan

8) Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang Undang

9) Dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir

ataupun wasiat seseorang

10) Dapat mengungkap rahasia pribadi

c. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang

dikecualikan:

21

1) Ketat, artinya untuk mengkatagorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar

mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas

2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu

untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan

3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika

kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya

d. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang

mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka

e. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka

metode sebagaimana tersebut pada point c dilengkapi dengan uji kepentingan publik

(balancing public interest test) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai

dengan kepentingan publik

f. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi

informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan pertahanan keamanan

g. Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud

pada huruf b angka (1) dan (2) tersebut diatas, diajukan oleh SKPD yang memiliki

kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi

h. Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka (3) dilakukan melalui rapat pimpinan i.

Contoh : Informasi yang dikecualikan

No. Jenis Klasifikasi/ Bidang Yang

Dikecualikan Alasan Jangka Waktu

1. Kerahasiaan identitas dan data

kesehatan pribadi pasien

1. Pasal 22 ayat (1) b Peraturan

Pemerintah Nomor 32 Tahun

1996 tentang Tenaga

Kesehatan diatur bahwa bagi

tenaga kesehatan jenis

tertentu dalam melaksanakan

tugas profesinya

berkewajiban untuk menjaga

kerahasiaan identitas dan

data kesehatan pribadi

pasien. 4. Kode Etik

Kedokteran dalam pasal 12

menetapkan: “setiap dokter

wajib merahasiakan sesuatu

yang diketahuinya tentang

seorang penderita bahkan

22

juga setelah penderita itu

meninggal dunia”.

2. Peraturan Menteri Kesehatan

Nomor 269/Menkes/Per/III

/2008 Tentang Rekam Medis

sebagai berikut: Informasi

tentang identitas, diagnosis,

riwayat penyakit, riwayat

pemeriksaan dan riwayat

pengobatan

2. Pengadaan Barang dan Jasa UU No.14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik,

pasal 17 huruf J; informasi yang

tidak boleh diungkapkan

berdasarkan Undang-Undang,

yaitu:

Perpres No. 54 Tahun 2010,

Pasal 66 ayat (3) nilai total HPS

bersifat terbuka dan tidak

rahasia.

a. Pasal 17 huruf b : Informasi

Publik yang apabila dibuka dan

diberikan kepada pemohon

informasi publik dapat

mengganggu kepentingan

perlindungan hak atas kekayaan

intelektual dan perlindungan dari

persaingan usaha tidak sehat

b. Pasal 17 huruf h, angka 3:

kondisi keuangan, aset,

pendapatan, dan rekening bank

seseorang

c. Pasal 17 huruf h, angka 4:

hasil-hasil evaluasi sehubungan

dengan kapabilitas,

intelektualitas, dan rekomendasi

kemampuan seseorang

23

E. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI

Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan

dan/ atau keterangan yang dibuat dan/ atau diterima oleh SKPD di lingkungan Pemerintah

Provinsi Jawa Timur guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi.

Pendokumenatsian informasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan

bidang kearsipan dan peraturan di bidang tata persuratan yang berlaku di lingkungan Pemerintah

Provinsi Jawa Timur

Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi:

1. Deskripsi Informasi

Setiap SKPD membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi

2. Verifikasi Informasi

Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya

3. Otentikasi Informasi

Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan

kerja

4. Kodefikasi Informasi

a. Untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan kodefikasi

b. Metode pengkodean ditentukan oleh masing-masing SKPD

5. Penataan dan Penyimpanan Informasi

F. PELAYANAN INFORMASI

1. Mekanisme Pelayanan Informasi

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi

publik, PPID melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan

layanan melalui media cetak dan elektronik:

a. Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan

wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut:

b. Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang

tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Komunikasi dan

Informatika Provinsi Jawa Timur dan media cetak yang tersedia

2. Jangka Waktu Penyelesaian

a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan

setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak

permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui

pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima,

24

permintaaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan

diterima atau ditolak

c. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat- lambatnya 7 (tujuh) hari

kerja sejak tanggapan pertama diberikan

d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan

materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau

data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau

perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan

dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP

G. PROGRAM KERJA PPID

Dalam melaksanakan agenda kerja Tim PPID perlu melakukan kegiatan komunikasi

sebagai berikut:

No Kegiatan Bulan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Koordinasi internal

2 Koordinasi lintas sektoral

3 Koordinasi dengan Provinsi

4 Siaran Pers/ Release/

Pengumuman tanggapan Pers

(Klarifikasi Informasi)

5 Monitoring Isu Publik dari :

Media Online

Media cetak

Media Penyiaran

6 Penerbitan media tercetak internal

seperti majalah/tabloid/buletin

7 Pembuatan Media tercetak seperti

leaflet/booklet

8 Media visit

9 Media gathering

10 Press tour

11 Konferensi pers

12 Dialog Interaktif

Radio

Televisi

25

13 Forum Sosialisasi/ Advokasi

14 Penyediaan iklan layanan

masyarakat di

Radio

Televisi

15 Advertorial

16 Media luar ruangan

17 SMS center

18 Turun kebawah (TURBA) untuk

menjaring aspirasi masyarakat

19 Media tradisional

H. PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

Mekanisme Penyelesaian Sengketa Informasi:

1. PPID yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut:

- PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/ atau pengguna informasi yang akan ditolak;

- PPID mengadakan rapat koordinasikan dengan melibatkan SKPD yang terkait paling

lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID;

- Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh

seluruh peserta rapat;

- Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik

2. PPID yang akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohonan

informasi publik secara tertulis:

- PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan/ atau pengguna

informasi

- PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan SKPD yang terkait paling lambat

3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID

- Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh

seluruh peserta rapat

- Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik

3. Penyelesaian sengketa informasi:

- PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi

- PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada atasan PPID

- Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA, maka PPID

melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi

4. Mekanisme Penanganan Gugatan

26

Sesuai pasal 35 UU No. 14/2008, setiap Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan

gugatan atas layanan informasi yang diterimanya. Prosedur Penanganan Gugatan atas Sengketa

Informasi di Setjen Wantannas dapat digambarkan sebagai berikut:

Keberatan:

Secara singkat mekanisme pengajuan keberatan dapat digambarkan sebagai berikut:

Mekanisme pengajuan Keberatan adalah sebagai berikut:

a. Pemohon mengajukan pernyataan keberatan secara tertulis paling lambat 30 hari kerja

setelah ditemukannya alasan-alasan sebagai berikut:

1) Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian

2) Tidak disediakannya informasi berkala

3) Tidak ditanggapinya permintaan informasi

4) Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta

5) Tidak dipenuhinya permintaan informasi

6) Pengenaan biaya yang tidak wajar

7) Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang ditentukan oleh Undang-Undang

No. 14/2008.

b. Permohonan keberatan dapat dilakukan di meja layanan informasi secara lisan maupun

tertulis.

c. Pemohon Informasi wajib mengisi Register Keberatan (Lampiran 9) yang sekurang-

kurangnya memuat:

1) Nomor

2) Tanggal diterimanya keberatan

3) Identitas lengkap pengaju keberatan

4) Alasan pengajuan keberatan

5) Waktu pemberian tanggapan keberatan

6) Nama dan tanda tangan pengaju keberatan serta petugas yang menerim pengajuan

keberatan.

Dalam hal keberatan diajukan secara lisan, Petugas Informasi mengisikan formulir di atas

berdasarkan keterangan pemohon dan ditandatangani oleh pemohon.

d. Unit kerja yang menerima pengaduan menyampaikan surat keberatan kepada PPID

selaku koordinator. Petugas Informasi mencatat informasi tersebut dalam Buku Daftar

Keberatan dengan mencantumkan referensinya.

e. Petugas Informasi Pusat menyampaikan surat keberatan kepada PPID untuk disampaikan

kepada atasan PPID untuk mengambil kebijakan untuk menguatkan keputusan PPID

atau menggugurkannya.

27

f. Jika Atasan PPID menggugurkan keputusan PPID, informasi yang diminta segera

diserahkan kepada Pemohon.

g. Apabila Atasan PPID menguatkan putusan PPID, maka dapat memberikan tanggapan

atas keberatan tersebut secara tertulis disertai alasannya.

h. Tanggapan disampaikan oleh PPID kepada Petugas Informasi Unit Kerja Setjen

Wantannas untuk dicatat dan dikirimkan dengan surat tercatat. Surat Tanggapan

Keberatan sekurang-kurangnya memuat:

1) Tanggapan pembuatan surat tanggapan atas keberatan;

2) Nomor surat tanggapan atas keberatan;

3) Tanggapan/jawaban tertulis Pimpinan Badan Publik atas keberatan yang diajukan

4) Perintah kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang bersangkutan

apabila keberatan dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya

5) Jangka waktu pelaksanaan perintah sebagaimana dimaksud pada angka 4

i. Tanggapan dikirimkan paling lambat 30 hari kerja sejak diterimanya keberatan.

Documents

Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi