PEIS 2008 Con MS Project

8/18/2019 PEIS 2008 Con MS Project

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Project EIS con MS Project


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________________________________________________________________________________________________________________________ Project EIS 2008 2 de 44Project EIS con MS Project

Contenido:

Solución Integral ................................................................................................................................................ 3 Servicios Especializados Según Las Necesidades de Cada Usuario .................................................................. 4 Proceso............................................................................................................................................................... 5 Resumen de Funcionalidad ................................................................................................................................ 6

Menu de Project EIS para MS Project................................................................................................................ 8 Abrir Proyecto ............................................................................................................................................... 9 Consultas ..................................................................................................................................................... 10

Consulta de Versión de Project EIS........................................................................................................ 10 Base de Conocimientos........................................................................................................................... 10 Cubo ....................................................................................................................................................... 11

Herramientas ............................................................................................................................................... 23 Asignar Archivo Ayuda.......................................................................................................................... 23 Asignar Categoría a Hito ........................................................................................................................ 23 Asignar Código Externo de Tarea........................................................................................................... 24 Asignar Código de Partida a la Tarea .................................................................................................... 27 Asignar Código de WBS ........................................................................................................................ 28 Asignar Modelo de Documento.............................................................................................................. 28 Asignar Recursos y Roles al Proyecto.................................................................................................... 29 Configurar Conexión .............................................................................................................................. 29 Importar WBS......................................................................................................................................... 30 Populate .................................................................................................................................................. 30 Validar Proyecto ..................................................................................................................................... 31

Grabar Proyecto........................................................................................................................................... 32 Cerrar Proyecto............................................................................................................................................ 32

Recomendaciones............................................................................................................................................. 33 Procesos Variables y el Proceso de Lectura y Grabación de Proyectos ...................................................... 33 Datos de Tareas reservados para uso de Project EIS: ................................................................................. 34 Hitos............................................................................................................................................................ 36 Calendarios.................................................................................................................................................. 36

Niveles en el Plan de Trabajo y Asignaciones............................................................................................. 36 Trabajo Real en Recursos Tipo Horas......................................................................................................... 36

Trabajo Real en Recursos Tipo Material..................................................................................................... 36 Grupos de Proyectos.................................................................................................................................... 37 Versiones del Plan de Trabajo ..................................................................................................................... 37 Cambios....................................................................................................................................................... 38 Planificación de los Proyectos..................................................................................................................... 38

Identificando Casos de Sobre Asignación de Trabajo ............................................................................ 39 Solución de Sobre Asignación de Trabajo Un Proyecto a la Vez ........................................................... 41 Solución de Sobre Asignación de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos .............................................. 42

Bloqueo de Seguridad por Proyecto en Uso................................................................................................ 43 Sistema Bloqueado ...................................................................................................................................... 44 Idioma del Usuario ...................................................................................................................................... 44 Ciclo de Operación...................................................................................................................................... 44

Copyright © 2008 Gerencia & Tecnología. Todos los derechos reservados.Project EIS es una marca registrada de Gerencia & Tecnología SACLa información incluida en este documento puede cambiar sin previo aviso.El software descrito en este documento es proporcionado bajo una licencia de uso.El software podrá ser usado o copiado solo de acuerdo a los términos de tal licencia de uso.

Todos los demás productos y marcas registradas son propiedad de sus respectivos propietarios.


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Project EIS

Solución Integral

MS Project

√ Elaboración de Cronogramas

√ + Funciones Agregadas por Project EIS

Project EIS Time Report

Project EIS Manager √ Plan de Trabajo Personal

√ Procesos (Mejores Prácticas) √ Informe de Avance

√ Sistema de Información Gerencial √ Colaboración

√ Monitoreo Activo del Portafolio

√ Personalización del Sistema Project EIS Integrator

√ Matricula de Usuarios, Proyectos, Recursos √ Cálculos Ad-Hoc

√

Integración con Otros Sistemas

Project EIS proporciona una solución integral para la gestión de portafolios de proyectos.

Microsoft Project es la herramienta utilizada para planificar los proyectos.

Project EIS le agrega funciones que permiten su integración con el sistema.

Los cambios efectuados en MS Project a los planes de trabajo de los proyectos son actualizados en tiemporeal y están disponibles inmediatamente en las distintas consultas y reportes de Project EIS.

El sistema incluye un proceso de Autorización de Trabajo (proceso Populate) que permite generar los planes

de trabajo semanal para cada recurso (Time Report).Cada recurso se entera así de las actividades que debe ejecutar e informa su avance.

Project EIS incluye un proceso formal de Revisión - Aprobación para los informes de avance (workflow).

El proceso de Cierre Semanal (proceso Post) permite actualizar automáticamente los proyectos a partir de los

informes de avance aprobados. Gracias a este proceso es posible mantener los proyectos actualizados

consistentemente a una misma fecha de corte, facilitando el análisis y evaluación del estado de los proyectos.

Toda la información del sistema es almacenada en una base de datos, facilitando el desarrollo de programas

ad hoc para integrar la información de la base de datos de Project EIS con las de los demás sistemas de laempresa.


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Servicios Especializados Según Las Necesidades de Cada Usuario

Project EIS permite integrar y poner en contacto a todos los involucrados en la gestión de proyectos,

proporcionando herramientas y servicios personalizados para cada usuario.

Project EIS Managera) Administrador

Matrícula de proyectos, recursos y usuarios. Personalización del sistema.

b) ConsultasProcesos, Mejores Prácticas, Consultas.

Menú de PEIS para MS ProjectAdiciona funciones a MS Project, permitiendo su integración con Project EIS.

Permite aplicar Reglas de Negocio antes de aceptar cambios en los cronogramas, asegurando la calidad yconsistencia de la información.

Project EIS Time ReportPlan de trabajo e informe actividad para cada recurso.


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Proceso

Entrada

Matricular Matricular Matricular Administrador Jefe Proyecto RecursosProyectos Recursos Usuarios

Ciclo Semanal de ControlApoyo

1

AsignarRecursos al Crear Periodo

Proyecto

6 Cerrar Tareas 2 Completadas Generar

Re Planificar Planes

(Populate)

Defnir

Permisos de Acceso 5 3

Cierre Informar

Semanal Actividad

(Post)

4Planificar Revisar y

Proyecto AprobarCiclo Semanal Informes

Salida Cerrar proyectos completados

Project EIS permite implementar un Ciclo Semanal de Control.

Este es un proceso formal de Planificación / Autorización de Trabajo / Ejecución / Informe de Avance / RePlanificación que facilita el control del estado de los proyectos, a la vez que permite mantener los proyectos

actualizados consistentemente a una misma fecha.

Requisitos para planificar un proyecto:

Qué Quién Dónde1. Matricular proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)

2. Matricular recursos Administrador Project EIS Manager (Administrador)3. Asignar recursos al proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)

Jefe Proyecto MS Project

4. Asignar permiso de acceso a proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)5. Planificar el proyecto Jefe Proyecto MS Project


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Resumen de Funcionalidad

Integre la Gestión de sus Proyectos con los demás procesos de la empresa:

ERP

Project EIS Recursos Humanos

Otros

Project EIS facilita la integración de sus proyectos con demás procesos de su empresa:a) Reglas de Negocio personalizables para asegurar la calidad de la información en los cronogramas

b) Integración MSP-PEIS-MSP personalizablec) Proceso PEIS Integrator, que permite definir y ejecutar automáticamente procesos de interfase PEIS-Otros Sistemas

Procesos y Consultasa) Sistema de Información Gerencial, que proporciona toda la funcionalidad e información con perspectiva gerencial que

su empresa necesita para gestionar con éxito su portafolio de proyectos. b) Procesos y Mejores Practicas, basado en estándares PMI y experiencia de cientos de gerentes de proyectos y de

negocios trabajando en proyectos de la vida real en diversas industrias y áreas de aplicación.

c) Procesos que permiten automatizar rutinas de Análisis-Control-Alerta que facilitan la identificación temprana deriesgos y oportunidades, permitiendo a los usuarios contar mayor tiempo para labores de análisis y gestión.


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Soporte a Todo el Ciclo de Vida de sus Proyectos:

Project EIS ofrece una amplia gama de capacidades para soportar el ciclo de vida completo de sus proyectos. Estas

capacidades forman parte de la versión estándar del sistema.


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Menu de Project EIS para MS Project


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Abrir ProyectoPara leer un proyecto del repositorio de Project EIS

Solicita identificación del usuario

antes de permitir el acceso a los proyectos

Identifica método de conexión usado:

CS - Cliente Servidor

WS - Web Service

Control de método de acceso

“Solo Lectura” o “Actualización”,según los permisos del usuario.

Importar Proyecto: Permite grabar un

proyecto desde el disco. Es usado durante la

carga inicial del sistema y cuando hace

falta actualizar el repositorio un proyecto

sin contar con Código de Bloqueo.

Importante: Requiere permiso especial

(ver atributo Permitir Importar en Ficha delProyecto:).

Plantillas Permite definir Plantillas (Modelos deProyectos), que pueden ser utilizados para

construir automáticamente planes de trabajo de

nuevos proyectos.

Al leer un proyecto nuevo, el sistema pregunta si

desea crear el nuevo proyecto en blanco, o basado en una plantilla preexistente.


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Consultas

Consulta de Versión de Project EIS

Permite consultar la versión del sistema que ha sido

instalada en la estación de trabajo.

Base de Conocimientos

Opción disponible solo para usuarios

conectados al sistema


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CuboEste es el componente de Project EIS que permite acceder a la información de sus proyectos y recursos demanera simple y con importantes capacidades de análisis.

1. Barra de Herramientas2. Dimensiones de Análisis

también llamadas Criterios de

Análisis o Viewpoints,

3. Dimensiones de análisis

Horizontal.

Puede ser ninguno, uno ovarios.

4. Dimensiones de análisis

vertical.Puede ser ninguno, uno o

varios.5. Datos.

Opciones de consulta:

1. Proyectos,2. Costos de Proyectos,3. Disponibilidad de Recursos,4. Trabajo Restante (horas y costo)5. Trabajo Real (horas y costo),6. Cambios,7. Time Report,8. Herramientas

a) Gráfico, b) Exportar a Microsoft Excel,

c) Vista Impresión (imprimir),

d) Salvar archivo como.CUB (grabar)

e) Cargar archivo .CUB (leer)

f) About (versión de PEIS Cube)

9. Salir


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Configurar

Para facilitar el análisis de la información, el sistema permite a cada usuario configurar las consultas,

ubicando las dimensiones en sentido vertical y horizontal, según sus requerimientos.

Para ello, solo debe hacer clic en el nombre de la dimensión, y sin solar el mouse, ubicarlo en la ubicación

requerida.

Una línea verde en el borde izquierdo, indica que la dimensión se insertará en el eje vertical

Una línea verde en el borde superior, indica que la dimensión se insertará en el eje horizontal

Ejemplo de una consulta utilizando múltiples dimensiones verticales y horizontales


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Filtrar por Dimensiones

Permite seleccionar los criterios a incluir en cada dimensión.

Haga clic en la lista de valores de la dimensión y marque / desmarque las opciones, según requiera

A continuación, el sistema incluye solo los elementos seleccionados...


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Opciones de Dimensión

Haga clic con el botón derecho del mouse sobre los datos de una dimensión, para indicar:

1. Ordenar Por:

a) Nombre (según el ejemplo mostrado) b)Valor Descendente

c) Valor Ascendente2. Incluir el Total de la dimensión,

3. Mostrar el resumen (colapsar)

4. Mostrar el detalle (expandir)5. Filtro: Seleccionar solo el elemento seleccionado (donde se encuentra ubicado el mouse)

6. Cancelar el Filtro

Ejemplos:

Ordenado Por Nombre

Ordenado Por Valor Ascendente


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Sin Total

Colapsar: El símbolo más “+” indica que hay más detalle para cada Categoría.

Expandir


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Filtrar

Para filtrar por algún elemento de alguna dimensión:

1. Haga clic en el área de datos del elemento requerido (en el ejemplo, en 03/Nov/2003 de Raquel Camino),

2. Haga clic con el botón derecho sobre los elementos de la dimensión Recursos, y3. Seleccione la opción Filtro.

A continuación el sistema aplica el filtro solicitado.


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Opciones de Datos

Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el área de datos, para indicar:

Mostrar en las celdas:a) Los valores correspondientes:

b) Porcentaje de contribución respecto al total de cada columna,

c) Porcentaje de contribución respecto al total de cada fila.

d) Definir una variable virtual (a partir de una fórmula).

e) Seleccionar las variables a ser incluidas en la consulta.

Ejemplo

Mostrar Valores Correspondientes


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Mostrar porcentaje de contribución respecto al total de cada columna

Mostrar porcentaje de contribución respecto al total de cada fila

Definición de variable

virtual:

En el ejemplo, se estádefiniendo la variable

Varianza en Costo, que se

calculará aplicando la fórmula

(Costo Real + Costo Restante) – Costo Previsto


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Selección de variables a incluir en la

consulta:En el ejemplo, se están seleccionando

las variables Trabajo Restante y

Varianza en Costo


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Herramientas

Graficar : Seleccione el rango de datos a graficar

Cambiar Estilo de Gráfico

Haga clic dos veces sobre en

el gráfico


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Girar el Gráfico

Facilita su visualización desdedistintos ángulos.

Para girar:1. Presione la tecla control (Ctrl),

2. Sin soltar, haga clic con el

botón izquierdo del mouse, y

3. Señale con el cursor del mouse

la dirección de giro requerida.


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Exportar a MS Excel

Los datos de la consulta son copiados automáticamente a MS Excel

Imprimir

Configure la vista según sus requerimientos y genere el reporte.


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Herramientas

Asignar Archivo AyudaDesde el Gantt, seleccione una

tarea y haga clic en la opción

Asignar Archivo Ayuda. Elnombre del archivo es grabado en

la variable Texto 1.

Asignar Categoría a Hito

Desde el Gantt, seleccione unatarea y haga clic en la opción

Asignar Categoría a Hito.

El código de Hito es grabado enla variable Texto 3.

La “M” indica que el hito esMandatario (obligatorio).

El sistema no permite grabar

el proyecto en el repositoriocuando falta asignar algún hito

mandatorio.

Importante: Los hitos deben

tener duración cero (0).


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Asignar Código Externo de Tarea

Procedimiento:

1. Ir a Procesos Tablas y seleccionar “Proyectos Código Externo de Tarea”:

2. Poner:o

Disponible = SI o Reservado para

Uso del Sistema= NO


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3. Ir a “Proyectos Código Externo de Tarea” y definir lista de códigos externos para el proyecto

(Se puede usar una interfase para automatizar la definición de estas listas).

4. En Manager, indicar en la ficha del proyecto:o Código Externo Tarea-Mandatorio (Exigir) = (Si/No)o Código Externo Tarea-Validar (Si lo asigna, debe existir en la lista)= (Si/No)


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5. En MSP: Asignar Códigos Externos a las Tareas

El código externo de tarea es asignado a nivel de tarea.

El código es almacenado en la variable Texto 4.


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Asignar Código de Partida a la Tarea

Desde el Gantt, seleccione una

tarea y haga clic en la opción

Asignar Código de Partida.

El código de partida

seleccionado es grabado en la

variable Texto 7.

Para actualizar la lista de Partidas, ir a Project EIS Manager (Administrador).


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Asignar Código de WBS

Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la

opción Asignar Código de WBS .

El sistema asigna a la tarea el código de WBS

correspondiente del nodo seleccionado, grabándoloen la variable Texto 5.

Asignar Modelo de Documento

Desde el Gantt, seleccione unatarea y haga clic en la opción

Asignar Modelo de Documento.

El sistema formularios definidos

para instancia del proyecto.

El nombre del archivo

seleccionado es grabado en la

variable Texto 6.


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Asignar Recursos y Roles al Proyecto

Los recursos pueden ser asignados a los

proyectos de modo centralizado desde

Project EIS Manager , o desde MSProject (se requiere permiso

correspondiente).

• En MS Project no está permitidodefinir manualmente nuevos recursos, ni

modificar sus datos.

• Si requiere efectuar algunamodificación al equipo de trabajo

asignado a su proyecto, comuníquese

con el Administrador del Sistema o

asígnelos directamente desde MSProject, si cuenta con el permiso

correspondiente.

• Si desea eliminar un recurso de su proyecto, asegúrese que no tenga“Trabajo Real”.

RolesTambién llamados “Perfiles de Recursos”.

Es una opción que ofrece Project EIS para facilitar la planificación de proyectos, cuando aun no ha sido

confirmado el nombre de la persona que será asignado al proyecto.

Ejemplo:

Si usted requiere de un Analista Técnico para su proyecto, pero desconoce quién será la persona designada

para tal función, puede entonces asignar las tareas al rol “Analista Técnico”.Mas adelante, cuando la persona indicada sea asignada a su proyecto, solo necesitará resignar el trabajo

planeado, del Rol al Recurso.

Configurar ConexiónPermite configurar la conexión:

a) Cliente /Servidor

Por ejemplo, al operar en la red local b) Web Service

Al operar fuera de la red local.Requiere configurar web service en servidor y

acceso a Internet en la estación de trabajo.

Importante:

Esta opción esta disponible únicamente si al configurar la conexión al repositorio (PEISREG) se seleccionó la

opción web service


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Importar WBSPermite construir automáticamente la lista de tareas en MS Project, a partir de las definiciones efectuadas en

la opción WBS de Project EIS Manager.

La opción Importar WBS genera la lista de tareas en MS Project a partir de los Entregables definidos en el

WBS.

Incluye además los recursos asignados a cada entregable, las dependencias y duración estimada en el WBS.

Populate

Genera Time Report para todos los recursos del proyecto, para la semana seleccionada.

Antes de generar los time reports aplica las “R eglas de Negocio” para validar la información del plan detrabajo y graba el cronograma en el repositorio.


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Validar ProyectoAplica las “Reglas de Negocio” para validar la Información del plan de trabajo y crea un archivo de controlcon el resultado del análisis.

Importante: Se recomienda utilizar esta opción antes de grabar el proyecto en el repositorio.

Archivo con resultado del análisis (fecha de último cierre semanal: 16 Oct 2005):

1. Proyecto tiene Trabajo Restante antes de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.

Indica que el plan esta atrasado y deberá ser re planificado antes de ser grabado en el repositorio.

2. Proyecto tiene Trabajo Real después de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.

Indica que existen tareas con avance en fechas futuras (posteriores al último cierre semanal).

Esta condición implica error en el plan, ya que todo trabajo realizado debe corresponder a fechas pasadas

(anteriores al último cierre semanal).


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Grabar ProyectoLa opción grabar aplica las reglas de negocio definidas para el proyecto y si se cumplen, entonces actualiza el

repositorio de Project EIS con la información del proyecto.

El sistema informa al usuario de las condiciones de error detectadas, que deberán ser resueltas por el usuarioantes de grabar el proyecto.

La opción grabar mantiene el código de bloqueo en el proyecto, evitando que otro usuario pueda hacercambios al mismo proyecto hasta que se ejecute la opción Cerrar.

Importante:

Las opciones “Grabar” y “Grabar Como” de MS Project (se refieren a las opciones estándar de MS Project)

permiten grabar la información del proyecto en el disco de la PC.Estas opciones NO permiten grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS.

Solo la opción Grabar Proyecto del menú Project EIS permite grabar los datos de MS Project en Project EIS.

Cerrar ProyectoLa opción Cerrar Proyecto da por terminada la sesión de cambios al proyecto en MS Project y cancela el

código de bloque o del proyecto.

Importante:

Al usar la opción Cerrar (se refiere a la opción estándar de MS Project) o hacer clic en la opción “X” en MS

Project (en la esquina superior derecha de la ventana de MS Project) NO cancelan el código de bloqueo del

proyecto.

Solo la opción Cerrar Proyecto del menú Project EIS da por terminada la sesión de cambios en MS Project y

cancela el código de bloqueo


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Recomendaciones

Procesos Variables y el Proceso de Lectura y Grabación de ProyectosPara las siguientes variables de MS Project: Textos (01 al 22), Números (01 al 20), Indicadores (01 al 20),y Fechas (01 al 10):

1. Al LEER un proyecto del repositorio PEIS, se leen de la base de datos y actualizan en MS Project:Los TITULOS y VALORES para de estas variables.

2. Al GRABAR un proyecto en el repositorio PEIS, se actualizan estas variables en la base de datos.Importante: Estos controles son aplicados al grabar un proyecto, así como durante el proceso de Cierre

Semanal (Post).

3. En Procesos Variables para Configuración de Tareas (Task Settings), se permite definir:a) Titulo para cada variable, en cinco idiomas.

b) Indicación “ Actualizar en MS Project al leer ” del repositorio PEIS,c) Indicación “ Actualizar en repositorio PEIS al grabar ” el proyecto.d) Control Disponible (aplicar en interfase MS Project/PEIS)

Ahora es posible definir qué dato prevalece al leer y grabar un proyecto en el repositorio: El valor en MSProject, o el de base de datos.

Esta capacidad de PEIS, mejora significativamente las posibilidades de integración entre MS Project, PEIS y

los demás sistemas de información de la empresa.

Algunos ejemplos de su aplicación:

1. Definir fórmulas en MSP para calcular nuevos índices, actualizar estos en PEIS cada vez que se actualice

el cronograma y consultarlos desde Manager.

2. Usar PEIS Integrator para definir un script que permita integrar información de los proyectos en PEIS,con el ERP de la empresa, y traer información de vuelta a la base de datos de PEIS, la que luego se

integrará automáticamente con el cronograma. Por ejemplo, información sobre requerimientos de compra para el proyecto.

Importante:

Si define una variable a ser “Actualizada en

MS Project al Leer” un proyecto delrepositorio PEIS, asegúrese que en sus

Propiedades (en MS Project) se indique:

o Atributos personalizados: Ningunoo Cálculo de filas de resumen: Ningunoo Valores a Mostrar: Datos

Es opcional incluir estas variables en las vistas

de MS Project.


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Datos de Tareas reservados para uso de Project EIS:1. Textos:

a) Texto 1 (Ayuda) Nombre del archivo que contiene la ayuda para la tarea.

Si no esta ubicado en el directorio estándar, se deberá indicar la ruta.

Casos:•

Archivo de Ayuda ubicado en el directorio estándar (...\Páginas\Guidelines):En este caso, indique el Nombre del Archivo de Ayuda, incluyendo su tipo.

(Ejemplo: Código de Tarea 1010.htm).

• Archivo de Ayuda ubicado en un sub directorio creado dentro del estándar (...\Páginas\Guidelines):

En este caso, indique el Nombre del Subdirectorio/Nombre del Archivo de Ayuda , incluyendo sutipo.

(Ejemplo: Finanzas/Código de Tarea 1010.htm).

b) Texto 2 (Descripción del Entregable)Descripción del entregable de la tarea

c) Texto 3 (Categoría de Hito)Categoría del Hito. Solo para hitos estándar (administrados por Project EIS)

d) Texto 4 (Código Externo de la Tarea)

Para relacionar la tarea con el Trabajo Real que son informados vía interfase de Actuals Externos.Este dato es opcional, pero si es asignado, debe ser único en el proyecto.

Debe ser definido al nivel mas detallado del plan de trabajo y no puede ser modificado si existeTrabajo Real para los recursos tipo material en dicha tarea.

e) Texto 5 (Código del nodo del WBS)Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con los entregables (WBS)

f) Texto 6 (Nombre del archivo “Modelo de Documento”)Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con un archivo (modelo de documento)

g) Texto 7 (Código de Partida)Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con una partida.

La consulta de Tareas en Project EIS Manager permite agrupar las tareas por Partidas.h) Al leer el proyecto, PEIS permite actualizar en MSP Textos 01 al 22, a partir de la información

almacenada en el repositorio del sistema.i) Al grabar el proyecto, PEIS permite actualizar en el repositorio del sistema los Textos 01 al 22, los

que pueden ser consultados con la opción Propiedades/Tareas.

2. Indicadores (SI / NO)

a) Indicador 1 (Tarea Cerrada)Permite de identificar las tareas completadas.

Project EIS controla que las Tareas Cerradas NO reciban Trabajo Real desde el Time Report ni vía

Interfase de Actuals Externos

b) Indicador 2 (Tarea Crítica)Permite identificar las Tareas Clave en el plan de trabajo (puede o no formar parte de la Ruta Crítica

del proyecto)c) Al leer el proyecto, PEIS permite actualizar en MSP Indicadores 01 al 20, a partir de la información

almacenada en el repositorio del sistema.

d) Al grabar el proyecto, PEIS permite actualizar en el repositorio del sistema los Indicadores 01 al 20,

los que pueden ser consultados con la opción Propiedades/Tareas.

3. Númerosa) Al leer el proyecto, PEIS permite actualizar en MSP Números 01 al 20, a partir de la información

almacenada en el repositorio del sistema.b) Al grabar el proyecto, PEIS permite actualizar en el repositorio del sistema los Números 01 al 20, los

que pueden ser consultados con la opción Proyectos y Propiedades/Tareas.

c) Importante: Para definir la lógica de acumulación para los Números 01 al 20 a nivel proyecto:

En MSP, hacer clic con botón derecho del mouse sobre el titulo de la columna Número y seleccionar la

opción “Personalizar Campos”. A continuación definir los criterios requeridos.


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b) Costo Fijo, CPTP, CPTR, CRTR, IRC, IRPEstas variables son guardadas al grabar el proyecto y estan disponibles en las consultas d Proyectos y

Tareas.

c) Al grabar, se verifica que los valores acumulados a nivel proyecto para Trabajo y Costo Previsto,

CPTP, CPTR, CRTR correspondan a la suma de las tareas e hitos (tolerancia ± 1.00)Al encontrar variación, PEIS avisará y no permitirá grabar el proyecto. Para continuar, se debe

seleccionar la opción correspondiente en la ficha del proyecto (Mantenimiento de Proyecto).


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Hitoso Un hito no es una tarea, es solo un punto de control en el proyecto.

Por esa razón, no se le debe asignar recursos ni horas, aunque es permitido asignar Costo Fijo.

o La duración de un hito debe ser cero días.o Una tarea resumen (fase o actividad) no puede ser definida como hito.o Se considera que la Fecha Planeada es la fecha de inicio del hito.o Se considera que un hito está “Bloqueado” (que debe ejecutarse en una fecha determinada), cuando se

especificó la restricción “Debe comenzar el”o Un hito puede tener dos estados: Pendiente o Completado.o Se considera que un hito está Completado cuando tiene 100% Completado

CalendariosSe recomienda trabajar con calendarios estándar, es decir, NO realizar cambios a los calendarios que MS

Project utiliza por defecto.

Si es necesario efectuar cambios a los calendarios, se recomienda que dichos cambios sean aplicados en todos

los proyectos de manera consistente.

Niveles en el Plan de Trabajo y AsignacionesSe recomienda definir el Plan de Trabajo en 3 niveles:a) Nivel 1 Fase Tarea Resumen

b) Nivel 2 Actividad Tarea Resumen

c) Nivel 3 Tarea e Hito

Solo se debe asignar recursos a las Tareas

No se debe asignar recursos, horas ni costos a nivel resumen (por ejemplo Fases y Actividades), ni a hitos.

Trabajo Real en Recursos Tipo HorasEs la actividad informada para recursos tipo Trabajo (Mano de Obra).

Es informada al sistema por medio del módulo Project EIS Time Report.

Consulta de Trabajo Real informados al proyecto:

En MS Project, se puede utilizar la variable “Trabajo Real” para consultar la actividad informada hasta el

último proceso de Cierre Semanal ejecutado.Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.

Existe una opción en Project EIS Manager - Administrador, que permite actualizar las estadísticas de Project

EIS con el Trabajo Real de recursos tipo hora (mano de obra) definidos en MSP

Trabajo Real en Recursos Tipo Material

Es la actividad informada para recursos tipo Material (Cantidad y Costo).Son actualizados por medio del proceso Materiales (Actualización de Actuals Externos).

Consulta del consumo de materiales en el proyecto:

En Project EIS Manager, puede utilizar la consulta Proyecto / Propiedades / Materiales.Además, puede utilizar la variable “Trabajo Real” para consultar la actividad informada hasta el último

proceso de Cierre Semanal ejecutado.

Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.


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Grupos de ProyectosProject EIS le permite acceder a la información de sus proyectos “uno a la vez” o “agrupados”.Para agrupar proyectos, utilice la opción Grupos en Project EIS Manager - Administrador.

Un proyecto puede pertenecer a más de un grupo.

Una vez agrupados, usted puede definir dependencias entre tareas de distintos proyectos y planificar todo elgrupo, entre otras opciones.

Versiones del Plan de Trabajoa) Línea Base

Se utiliza para mantener (guardar una copia) del plan en un momento determinado, por ejemplo al inicio

del proyecto.

PEIS guarda la Línea Base Original y Actual del proyecto y cada tarea.

b) Actual (también llamado Versión Current)Es la versión actual del plan.

Una manera de identificar desviaciones en los proyectos consiste en comparar la Línea Base con la versiónActual del plan.

Se recomienda actualizar la línea base únicamente en casos justificados, por ejemplo:

A la aprobación inicial del proyecto y en caso de aprobarse una modificación importante en el proyecto.


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CambiosProject EIS le permite documentar los cambios en la Fecha de Termino o Presupuesto de sus proyectos.

Tipos de Log:

a) AutomáticoGenerado automáticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica un

cambio en la Fecha de Término o Presupuesto de la versión Actual del plan.

b) Línea BaseGenerado automáticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica un

cambio en la Fecha de Término o Presupuesto de la Línea Base.

Los registros de cambios Automático y Línea Base deben ser documentados por el gerente del proyecto

indicando la razón que motivó el cambio en el plan de trabajo.Se recomienda hacer referencia a documentos de sustento.

Por ejemplo, una solicitud de cambio del usuario, autorizaciones, etc. que posteriormente faciliten la revisión

y análisis de las desviaciones y sus causas.

Planificación de los ProyectosComo parte del proceso de formulación inicial del plan; luego del proceso de cierre semanal (proceso Post) yluego de algún cambio importante es necesario que el jefe de proyecto evalúe el estado del proyecto y lanecesidad de resolver casos de sobre asignación de trabajo y planificación adicional de los proyectos.

a) El proceso Cierre Semanal (Post) actualiza en los proyectos:a.1) Trabajo Real, con las horas informadas por los recursos en los Time Reports que fueron aprobados.a.2) Trabajo Restante, con las horas informadas por los recursos en el dato “Propuesto” en los Time

Report que fueron aprobados (si se seleccionó la opción Actualizar el Trabajo Restante con el ETC

Propuesto, en los parámetros del sistema).

b) Luego del Cierre Semanal (Post), se debe re-planificar el Trabajo Restante en los proyectos.Todas las tareas pendientes deben estar planificadas para fechas posteriores al último proceso de Cierre

Semanal (Post).

Ejemplo : Si se ha “Cerrado” hasta el 31 de Diciembre, entonces todas las tareas pendientes deben estar

planeadas a partir del 1ro Enero.

c) No debe existir Trabajo Real para fechas posteriores al último proceso de Cierre Semanal.Ejemplo : Si se ha “Cerrado” hasta el 31 de Diciembre, entonces no debe existir Trabajo Real para fechas

posteriores al 31 de Diciembre.

Importante:Project EIS permite planificar un proyecto a la vez o en grupos de proyectos relacionados.

En el caso de grupos, es posible definir relaciones de dependencia entre tareas de distintos proyectos y

planificar todos los proyectos del grupo, considerando las prioridades, dependencias y disponibilidad de

recursos.


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Identificando Casos de Sobre Asignación de Trabajo

El caso ocurre cuando un recurso tiene trabajo planificado en una cantidad de horas superior a su

disponibilidad.

Ejemplo: Un recurso trabaja 40 horas semanales, pero tiene trabajo asignado por 60 horas en una semana

Diagrama Gantt: En las semanas del 14 y 21 se ha planificado trabajo en exceso para el recurso.

Gráfico de Recursos: Antes de Redistribuir Recursos muestra sobre asignación de trabajo


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Para Redistribuir Recursos (balancear asignación de trabajo y corregir excesos)Herramientas / Redistribuir Recursos

Diagrama Gantt: Proyecto después de Redistribuir Recursos

Grafico de Recursos: Después Redistribuir Recursos muestra asignación de trabajo del recurso


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Solución de Sobre Asignación de Trabajo Un Proyecto a la Vez Sobre asignación de trabajo debido a que en un proyecto se ha asignado trabajo en exceso a la disponibilidad

de los recursos.

Usando la función Leer

Proyecto para leer desde MSProject el proyecto Inversiones

Las tareas 1 y 4 tomarán una semana, están asignadas al mismo recurso y han sido planeadas para ejecutarse

en la misma fecha.

La disponibilidad del recurso es 40 horas semanales, lo que implica sobre asignación de trabajo en la semana1 del proyecto.

Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

La opción Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignación de trabajo


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Las tareas del proyecto son re planificadas de acuerdo a las dependencias y disponibilidad de los recursos.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Solución de Sobre Asignación de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos Sobre asignación de trabajo en un recurso debido a que la suma de las asignaciones de trabajo asignado en

todos los proyectos excede su disponibilidad.

En estos casos se recomienda balancear la carga de trabajo utilizando un grupo de proyectos que incluya

todos los proyectos que consideran al recurso sobre asignado.

Usando la función Leer Grupos

para acceder desde MS Project

a todos los proyectos que

conforman el grupo

Inversiones

La función de Project EIS “Leer Grupos” muestra todos los proyectos que componen el grupo Inversiones.


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Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

La opción Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignación de trabajo

Las tareas de todos los proyectos que conforman el grupo inversiones son re planificadas de acuerdo a las

dependencias y disponibilidad de los recursos.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Bloqueo de Seguridad por Proyecto en UsoEsta opción tiene dos propósitos:

1) Asegurar que un proyecto no sea modificado, mientras un usuario lo esté actualizando, y2) Facilitar el control de versiones de los proyectos que pueden ser actualizados en el repositorio.

Procedimiento:

a) Cada vez que un usuario solicita un proyecto del repositorio en modo Actualización, el sistema asignaun Código de Bloqueo de Seguridad a dicho proyecto, identificando además qué usuario y cuándo iniciola sesión de actualización.

b) Si posteriormente: b.1) El mismo usuario intenta leer en modo Actualización el mismo proyecto, el sistema le informará que

dicho proyecto ya tiene un Código de Bloqueo de Seguridad a su nombre, requiriendo confirmaciónantes de leer nuevamente el proyecto del repositorio y otorgar un nuevo Código de Bloqueo de

Seguridad.

En este punto, es importante señalar que el sistema permitirá grabar en el repositorio, solo la copia

del proyecto que corresponda al último Código de Bloqueo otorgado.

Si hiciera falta actualizar el repositorio con otra copia del proyecto, éste deberá ser importado.


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b.2) Otro usuario intenta leer en modo Actualización el mismo proyecto, el sistema le informará que

dicho proyecto tiene un Bloqueo de Seguridad a nombre de otro usuario, permitiéndole acceder enmodo Solo Lectura.

c) Una vez que el usuario concluya los cambios al proyecto, debe Grabarlo y Cerrarlo en el repositorio.

Notas:1) La opción Grabar el proyecto en el repositorio NO cancela el Bloqueo de Seguridad , el que se mantiene

hasta que el usuario ejecute la opción Cerrar el proyecto en el repositorio.

2) Si el usuario termina su sesión en MSP sin haber Cerrado del proyecto, el Bloqueo se mantiene.

Sistema BloqueadoEsta opción tiene por finalidad, evitar que la información de los proyectos y Time Reports, pueda ser

actualizada mientras se ejecuta un proceso crítico en el sistema, por ejemplo, el Cierre Semanal.

Mientras el sistema se encuentre bloqueado, No se permite leer ni actualizar proyectos.

Idioma del UsuarioLos mensajes de Project EIS son mostrados en el idioma definido para cada usuario.

Estos mensajes pueden ser personalizados.

Ciclo de Operación

Administrador Jefe de Proyecto Recursos

Hra Lun Mar Mie Jue Vie Sab Dom

8

9

Aprobación Time Reports 10

11

12

Cierre Semanal 13

14

Re Planificar Proyectos 15

16

Generar Plan de Trabajo Personal 17

Informar Actividad 18

Cuándo Qué QuiénLunes 8:00 -12:00 Aprobación de Informes de Avance (Time Reports) Jefe de Proyecto

Lunes 13:00 -14:00 Cierre Semanal (Post) Administrador Sistema

Lunes 14:00 -17:00 Re Planificación de Proyectos Jefe de Proyecto

Lunes 17:00 -17:30 Generación Planes de Trabajo (Populate) Administrador Sistema

Diariamente -17:30 Informar Actividad del Día Cada Recurso

Documents

PEIS 2008 Con MS Project