PEDOMAN ORGANISASI

UNIT REKAM MEDIS

DISUSUN OLEH :

UNIT REKAM MEDIS

RSUD KOTA DEPOK

RSUD KOTA DEPOK 1

BAB I

PENDAHULUAN

Meningkatkan derajat kesehatan bagi semua lapisan masyarakat Kota

Depok melalui pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan komprehensif

yang ditunjang dengan tenaga yang profesional, produktif, berkomitmen tinggi

serta manajemen yang efektif dan mandiri merupakan tujuan dari RSUD Kota

Depok.

Salah satu unit yang mendukung tercapainya tujuan RSUD Kota Depok

adalah adanya unit rekam medis yang masuk kedalam pelayanan penunjang non

klinik sesuai kelas rumah sakit yaitu kelas C.

Unit Rekam Medis merupakan suatu unit yang mempunyai tugas

menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan rekam medis dan

pemantauan mutu rekam medis di seluruh unit pelayanan serta

menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan pendaftaran pasien rawat

jalan dan rawat inap di RSUD Kota Depok.

Salah satu tugas unit rekam medis adalah menyimpan data dan informasi

tentang kronologis riwayat penyakit yang disimpan pada ruangan penyimpanan.

Data dan informasi tersebut dijadikan laporan rumah sakit yang digunakan untuk

keperluan pihak internal dan eksternal rumah sakit.

Tujuan pedoman organisasi unit rekam medis ini disusun adalah agar

pembentukan organisasi unit rekam medis di RSUD Kota Depok sesuai dengan

tugas pokok dan fungsinya dan pelayanan rekam medis dapat sesuai dengan

standar prosedur operasional.

RSUD KOTA DEPOK 2

BAB II

GAMBARAN UMUM RSUD KOTA DEPOK

II. 1 Sejarah RSUD Kota Depok

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok merupakan satu-satunya rumah

sakit milik pemerintah yang berada di Kota Depok dan menjadi sebuah

kebanggaan masyarakat Kota Depok. RSUD Kota Depok mulai dibangun pada

tahun 2004 di atas lahan seluas 29.378 m2 dengan lokasi di Jl. Raya Muchtar

No.99 Sawangan Depok.

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor :

429/Menkes/SK/V/2008 tanggal 02 Mei 2008 tentang penetapan kelas RSUD

Kota Depok dan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat Nomor :

503/SK. 11968-Yankes/2007 tentang izin sementara menyelenggarakan rumah

sakit kepada Pemerintah Kota Depok, maka RSUD Kota Depok mulai beroperasi

sebagai rumah sakit kelas C pada tanggal 17 April 2008 dan diresmikan oleh

Walikota Depok, H. Nurmahmudi Isma’il.

Pelayanan yang dapat diberikan di RSUD Kota Depok kelas C adalah

Pelayanan Medik Umum, Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan Medik Spesialis

Dasar, Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, Pelayanan Medik Spesialis Gigi

Mulut, Pelayanan Keperawatan dan Kebidanan, Pelayanan Penunjang Klinik dan

Pelayanan Penunjang Non Klinik.

II.2 Tugas pokok dan Fungsi RSUD Kota Depok

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok adalah rumah sakit umum

dengan kapasitas 69 tempat tidur, merupakan milik Pemerintah Kota Depok.

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok mempunyai fungsi memberikan

pelayanan kesehatan paripurna dengan motto “Ceria dan profesional”

Dalam mengemban fungsi tersebut diatas, Rumah Sakit Umum Daerah

Kota Depok mempunyai tugas pokok berupa :

RSUD KOTA DEPOK 3

1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.

2. Senantisa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia RSUD Kota

Depok agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan

bermartabat.

3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta

menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.

RSUD KOTA DEPOK 4

BAB III

VISI, MISI, MOTTO, TUJUAN DAN JANJI LAYANAN

RSUD KOTA DEPOK

III. 1 Visi RSUD Kota Depok

Menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kelas B sebagai jejaring pusat stroke

III. 2 Misi RSUD Kota Depok

1. Memberikan pelayanan paripurna yang bermutu prima kepada seluruh

lapisan masyarakat

2. Membentuk RSUD Kota Depok sebagai organisasi pembelajaran menuju

Rumah Sakit Kelas B dengan keunggulan jejaring pusat stroke

3. Meningkatkan komitmen, profesionalisme dan produktifitas SDM RSUD

Kota Depok

4. Mengembangkan manajemen RSUD Kota Depok yang efektif dan mandiri

III. 3 Tujuan RSUD Kota Depok

Tujuan RSUD Kota Depok adalah : “ Meningkatkan derajat kesehatan bagi

semua lapisan masyarakat Kota Depok melalui pelayanan kesehatan yang

berkualitas prima dan komprehensif yang ditunjang dengan tenaga yang

profesional, produktif, berkomitmen tinggi serta manajemen yang efektif dan

mandiri”.

III. 4 Motto

RSUD KOTA DEPOK 5

Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, RSUD Kota Depok

memiliki motto yang bertujuan untuk menjiwai semangat bekerja karyawan RSUD

Kota Depok yaitu : CERIA-P (Cepat, Efektif, Ramah, Inovatif, Aman) &

Profesional.

III.5 Janji Layanan

Melayani pasien dan keluarga pasien dengan hati merupakan bagian dari

pelayanan di RSUD Kota Depok. Melayani pasien dengan hati tersebut terwujud

dalam janji layanan RSUD Kota Depok 5-S (Senyum, Salam, Sapa, Sopan,

Sabar).

RSUD KOTA DEPOK 6

BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI

RSUD KOTA DEPOK

RSUD KOTA DEPOK 7

BAB V

VISI , MISI, FALSAFAH , NILAI DAN TUJUAN

UNIT REKAM MEDIS

V.1 VISI UNIT REKAM MEDIS

Mewujudkan unit rekam medis yang berkualitas dalam pelayanan sesuai

standar sistem manajemen mutu yang didukung oleh sumber daya manusia yang

terampil dan profesional.

V.2 MISI UNIT REKAM MEDIS

a. Memberikan pelayanan rekam medis dengan ramah, cepat dan tepat.

b. Menghasilkan pelaporan rekam medis rumah sakit yang akurat, valid dan

informatif.

c. Menjaga kelengkapan, kerahasiaan dan keamanan rekam medis.

V.3 FALSAFAH UNIT REKAM MEDIS

a. Rekam medis harus memuat informasi yang cukup dan akurat tentang

identitas pasien, diagnosa, perjalanan penyakit, proses pengobatan, dan

tindakan medis serta dokumentasi hasil pelayanan.

b. Rekam medis tersimpan baik disusun secara akurat,tepat waktu, mudah

didapat dan mudah dianalisis untuk keperluan statistik dan informasi.

c. Rekam medis bersifat rahasia, aman dan berisi informasi mutakhir yang

dapat dipertanggungjawabkan, mudah dibaca dan lengkap.

V.4 NILAI UNIT REKAM MEDIS

a. Profesional

Dalam memberikan pelayanan rekam medis dilakukan secara profesional.

b. Efektif dn efisien

Memberikan pelayanan secara efektif dan efisien kepada pelanggan

internal dan esternal di RSUD Kota Depok.

RSUD KOTA DEPOK 8

c. Informatif

Informatif dalam memberikan pelayanan rekam medis di RSUD Kota Depok

d. Akurat

Menghasilkan data dan informasi yang akurat yang dapat membantu dalam

menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien.

V.5 TUJUAN UNIT REKAM MEDIS

Penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok

bertujuan menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan

pelayanan kesehatan di rumah sakit yang didukung dengan sistem pencatatan,

pengelolaan, penyimpanan, pengeluaran rekam medis yang baik dan benar serta

cepat, akurat, lengkap, dan mudah didapat.

RSUD KOTA DEPOK 9

BAB VI

STRUKTUR ORGANISASI

UNIT REKAM MEDIS

RSUD KOTA DEPOK 10

KEPALA BIDANG

PELAYANAN MEDIS

KEPALA SEKSI

PELAYANAN NON MEDIS

DIREKTUR

RSUD. KOTA DEPOK

PENGOLAHAN

DATA, KODING

&

PELAPORAN

REKAM MEDIS

ASSEMBLING,

ANALISA DAN

PENGELOLAAN

REKAM MEDIS

PENANGGUNG JAWAB

PENDAFTARAN, INFORMASI DAN

KORESPODENSI REKAM MEDIS

PENDAFTARAN

RAWAT JALAN

DAN GAWAT

DARURAT

PENYIMPANAN

DAN DISTRIBUSI

REKAM MEDIS

PENANGGUNG JAWAB

PELAPORAN, ANALISA DAN PENYIMPANAN

REKAM MEDIS

KEPALA UNIT

REKAM MEDIS

PENDAFTARAN

RAWAT INAP

DAN INFORMASI

KORESPODENSI

REKAM MEDIS

(SKM,

VISUM,DLL)

BAB VII

URAIAN JABATAN

Unit Rekam Medis dibawah tanggung jawab bidang pelayanan medis dan

seksi pelayanan non medis.

Unit Rekam Medis memiliki struktur organisasi yang terdiri dari :

1. Kepala Unit Rekam Medis

Tugas pokok dan fungsi :

a. Membantu Kepala Seksi Pelayanan Non Medis dalam perencanaan

penyempurnaan sistem pengelolaan rekam medis yang efisien dan

efektif

b. Menyusun pembagian tugas untuk petugas unit rekam medis

c. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) di unit rekam medis

d. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja sub unit

pengolahan dan pelaporan, sub unit assembling, analisa dan

korespodensi, sub unit pendistribusian dan penyimpanan dokumen

rekam medis, sub unit pendaftaran rawat jalan dan Unit Gawat Darurat

dan sub unit pendaftaran rawat inap dan informasi

e. Menyusun program kerja unit rekam medis

f. Menyusun dan mengadakan pertemuan berkala atau sewaktu-waktu

bila diperlukan

g. Menyusun rencana kebutuhan tenaga dari segi jumlah maupun

kualifikasi sesuai kebutuhan.

h. Membuat analisa data (statistik laporan unit rekam medis)

i. Melaporkan hasil pelaporan dan kegiatan unit rekam medis kepada

Kepala Seksi Pelayanan Non Medis

j. Melaporkan hasil pelaporan eksternal rumah sakit kepada Instansi

Pemerintah yang membutuhkan. (Dinas Kesehatan Kabupaten, Propinsi

dan Departemen Kesehatan)

k. Melakukan koordinasi dan integrasi di lingkungan unit rekam medis

l. Melakukan koordinasi dengan unit dan bagian lain di rumah sakit

m. Melakukan evaluasi terhadap sistem penyelenggaraan rekam medis

RSUD KOTA DEPOK 11

2. Penanggung Jawab Pendaftaran, Informasi dan Korespodensi Rekam

Medis

Tugas pokok dan fungsi :

a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas sub unit pendaftaran rawat

jalan dan rawat inap

b. Mengontrol dan mengatur kegiatan sub unit pendaftaran rawat jalan,

rawat inap dan informasi rumah sakit

c. Mengontrol pembuatan nomor urut pendaftaran dan dokter

d. Melayani pembuatan korespodensi rekam medis (pembuatan surat

keterangan medis, visum , dan lain-lain)

e. Menyusun jadual dinas sub unit pendaftaran rawat jalan dan rawat inap

f. Menerima keluhan dari pihak luar rumah sakit

g. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan

kantor

h. Membantu Kepala Unit Rekam Medis dalam membuat prosedur

pendaftaran rawat jalan dan rawat inap

i. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab Pelaporan, Analisa

dan Penyimpanan Rekam Medis

3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis

Tugas pokok dan fungsi :

a. Mengontrol dan merekap kehadiran petugas pelaksana pengolahan

data, koding, dan pelaporan, pelaksana assembling, analisa dan

pengelolaan dan pelaksana penyimpanan dan pendistribusian rekam

medis

b. Mengontrol dan mengawasi kegiatan sub unit pengolahan data, koding,

dan pelaporan, assembling, analisa dan pengelolaan dan penyimpanan

dan pendistribusian rekam medis

c. Menyusun jadual dinas sub unit penyimpanan dan pendistribusian

rekam medis

d. Membantu membuat analisa data (statistik)

RSUD KOTA DEPOK 12

e. Mengontrol penggunaan cetakan dan peralatan dan perlengkapan

kantor

f. Membantu Kepala Unit Rekam Medis dalam membuat prosedur (SOP)

pengolahan data, koding, dan pelaporan, assembling, analisa dan

pengelolaan rekam medis serta penyimpanan dan pendistribusian

rekam medis

g. Membuat dan memeriksa laporan internal dan eksternal rumah sakit

h. Melakukan kerjasama dengan penanggung jawab pendaftaran dan

informasi

4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan gawat darurat

Tugas pokok dan fungsi :

a. Melakukan wawancara untuk kelengkapan data pasien baru

b. Mendaftarkan pasien baru rawat jalan dan gawat darurat

c. Mendaftarkan pasien lama rawat jalan dan gawat darurat

d. Mendaftarkan bayi baru lahir

e. Membuat permintaan berkas rekam medis pasien yang berobat (tracer)

f. Membuat dan menyusun nomor urut dokter

g. Melayani permintaan nomor register untuk surat kematian pasien

5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi

Tugas pokok dan fungsi :

a. Mendaftarkan pasien rawat inap dari Poliklinik, UGD, kamar bersalin,

dan ODC

b. Membuat peneng / gelang pasien rawat inap

c. Menjelaskan Daftar Harga Pelayanan

d. Memberikan penjelasan tentang persetujuan rawat inap

e. Menerima telepon masuk ke RSUD Kota Depok

f. Melayani permintaan telepon keluar rumah sakit

g. Memberikan informasi kepada seluruh petugas, pasien, keluarga pasien

dan pengunjung RSUD tentang kegiatan dan pengumuman yang ada di

RSUD Depok

RSUD KOTA DEPOK 13

h. Melayani permintaan nomor register untuk surat keterangan sehat, sakit

dan narkoba

i. Membuat pemberitahuan kehadiran dokter praktek di RSUD Depok

6. Pelaksana Korespodensi Rekam Medis

Tugas pokok dan fungsi :

a. Melayani permintaan surat keterangan medis dan resume medis untuk

persyaratan klaim pasien

b. Melayani permintaan visum pasien

c. Mengajukan permintaan pengisian surat keterangan medis, resume

medis dan visum kepada dokter yang bertanggung jawab

d. Membuat ketikan hasil visum dokter.

7. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan

Tugas pokok dan fungsi :

a. Mengumpulkan data dari sensus harian unit keperawatan

b. Mengkoding Diagnosis Pasien Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat

sesuai ICD X

c. Mengkoding tindakan / prosedur sesuai ICD 9

d. Merekap data dari sensus harian unit keperawatan

e. Membuat Laporan Internal RSUD Depok

f. Membuat Laporan Eksternal rumah sakit

8. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis

Tugas pokok dan fungsi :

a. Mengecek kelengkapan pemulangan berkas rekam medis rawat inap

b. Melakukan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat darurat

c. Melakukan assembling berkas rawat inap

d. Mengajukan kelengkapan berkas rawat inap

e. Membuat laporan analisa kelengkapan berkas rawat inap dan gawat

darurat

RSUD KOTA DEPOK 14

9. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis

Tugas pokok dan fungsi :

a. Menerima permintaan berkas rekam medis yang dibutuhkan pasien

berobat

b. Mencarikan berkas rekam medis yang dibutuhkan

c. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien berobat

d. Memeriksa pemulangan berkas rekam medis pasien berobat

e. Membuat berkas rekam medis rawat jalan pasien baru

f. Menyusun dan merapikan berkas rekam medis pada rak rekam medis

g. Menyortir berkas rekam medis non aktif

RSUD KOTA DEPOK 15

BAB VIII

TATA HUBUNGAN KERJA

VIII.1 Hubungan Internal

Unit Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua unit dan

bagian yang ada di RSUD Kota Depok. Hubungan kerja yang dimaksud adalah

hubungan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas unit rekam

medis dengan unit dan bagian lain.

Unit Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan unit rekam medis

terdiri dari unit :

1. Unit Rawat Jalan

2. Unit Gawat Darurat

3. Unit Rawat Inap

4. Unit Kamar Operasi

5. Unit Kamar Bersalin

6. Unit Laboratorium

7. Unit Radiologi

8. Unit Farmasi

9. Unit Gizi

10.Unit IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit)

11.Unit Laundry

Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan unit rekam medis

adalah bagian manajemen dari RSUD Kota Depok yaitu :

1. Bidang Pelayanan Medis

2. Bidang Penunjang Medis

3. Bidang Keperawatan

4. Bagian Tata Usaha

RSUD KOTA DEPOK 16

SKEMA TATA HUBUNGAN INTERNAL

Hubungan kerjanya sebagai berikut :

1. Unit Rawat Jalan

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit rawat jalan dalam

koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran Rawat Jalan : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien

yang mau berobat rawat jalan

b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan

mendistribusikan berkas rekam medis pasien rawat jalan

c. Pengolahan Data dan Pelaporan :

- Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit rawat jalan

RSUD KOTA DEPOK 17

Unit

Rekam Medis

Unit

Rawat Jalan

Unit Kamar

Operasi

Unit

Laboratorium

Unit

Radiologi

Unit Gawat

Darurat

Unit

Rawat Inap

Unit

Kamar Bersalin

Unit

Gizi

Unit

Farmasi

Unit

Laundry

Manajemen Unit

IPSRS

- Unit Rawat Jalan membutuhkan data yang sudah diolah oleh

petugas pelaporan rekam medis

2. Unit Gawat Darurat

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat

dalam koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran Gawat Darurat :

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit

gawat darurat.

b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :

Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien

gawat darurat

c. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit gawat

darurat

3. Unit Rawat Inap

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat

dalam koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran Gawat Darurat :

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit

gawat darurat.

b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :

Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien

gawat darurat

c. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit gawat

darurat

RSUD KOTA DEPOK 18

4. Unit Kamar Bersalin

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar bersalin

dalam koordinasi untuk pelayanan :

d. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit

kamar bersalin.

e. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :

Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien

kamar bersalin

f. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit kamar

bersalin

5. Unit Kamar Operasi

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar operasi

dalam koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit

kamar operasi

b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis :

Petugas menyiapkan dan mendistribusikan berkas rekam medis pasien

kamar operasi

c. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit di unit kamar

operasi

6. Unit Laboratorium

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit laboratorium

dalam koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada

didalamnya nomor rekam medis pasien

RSUD KOTA DEPOK 19

b. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di unit

laboratorium

7. Unit Radiologi

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit radiologi dalam

koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada

didalamnya nomor rekam medis pasien

b. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data kunjungan dan pelayanan di unit radiologi

8. Unit Farmasi

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit farmasi dalam

koordinasi untuk pelayanan :

a. Pendaftaran :

Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada

didalamnya nomor rekam medis pasien

b. Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data pelayanan obat di unit farmasi

9. Unit Gizi

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gizi dalam

koordinasi untuk pelayanan :

Pengolahan Data dan Pelaporan :

Petugas membutuhkan data pelayanan di unit gizi

10.Unit IPSRS

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit IPSRS dalam

koordinasi untuk pelayanan :

Perawatan Fasilitas dan Sarana pelayanan di Unit Rekam Medis

RSUD KOTA DEPOK 20

11.Unit Linen

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit linen dalam

koordinasi untuk pelayanan :

Petugas linen membutuhkan data rekam medis untuk perhitungan

pengadaan linen.

12.Manajemen

Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan manajemen dalam

koordinasi untuk pelayanan :

a. Kelengkapan peralatan, perlengkapan kerja, ATK, cetakan yang

digunakan di unit rekam medis disiapkan oleh bagian umum tata usaha.

b. Kedisiplinan dan Kebutuhan SDM unit rekam medis berhubungan

dengan bagian SDM tata usaha

c. Manajemen membutuhkan data rekam medis sebagai indikator mutu

pelayanan di RSUD Kota Depok

VIII.2 Hubungan eksternal

Unit Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan

laporan rumah sakit dengan :

1. Dinas kesehatan tingkat I

2. Dinas kesehatan tingkat II

3. Departemen kesehatan (Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan)

RSUD KOTA DEPOK 21

BAB IX

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

IX.1 Ketenagaan Unit Rekam Medis

Unit Rekam Medis RSUD Kota Depok memberlakukan pola ketenagaan

sebagai berikut :

No. Jabatan Pengaturan Jadwal

1. Kepala Unit Rekam Medis Dinas Pagi

2. Penanggung Jawab

Pendaftaran, Informasi dan

Korespodensi Rekam Medis

Dinas Pagi

3. Penanggung Jawab Pelaporan,

Analisa dan Penyimpanan

Rekam Medis

Dinas Pagi

4. Pelaksana Pendaftaran Rawat

Jalan dan Gawat Darurat

Dinas Pagi, Siang, dan Malam

5. Pelaksana Pendaftaran Rawat

Inap dan Informasi

Dinas Pagi, Siang, dan Malam

6. Pelaksana Pengolahan data,

koding dan Pelaporan

Dinas Pagi

7. Pelaksana Assembling, analisa

dan pengelolaan rekam medis

Dinas Pagi

8. Pelaksana Penyimpanan dan

Distribusi Rekam Medis

Dinas Pagi, Siang, dan Malam

RSUD KOTA DEPOK 22

Jumlah petugas di unit rekam medis 30 orang, yang terdiri dari :

1. Kepala Unit Rekam Medis : 1 orang

2. Penanggung Jawab Pendaftaran, informasi dan korespodensi rekam

medis : 1 orang

3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam

Medis : 1 orang

4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat

Petugas Pendaftaran : 7 orang. Shift pagi 4 orang, siang 1 orang dan

malam 1 orang.

5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi (Admission).

Petugas admission : 8 orang. Shift pagi 2 orang, siang 2 orang dan

malam 1 orang.

6. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan

Petugas : 3 orang.

7. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis

Petugas : 2 orang.

8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis

Petugas : 9 orang. Shift pagi 4 orang, siang 1 orang dan malam 1

orang.

IX. 2 Kualifikasi Personil

Kualifikasi Personil unit rekam medis.

1. Kepala Unit Rekam Medis

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam

Medis, Sarjana Kesehatan Masyarakat

2. Penanggung Jawab Pendaftaran, Informasi dan Korespodensi Rekam

Medis

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam

Medis.

3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan

4. Penyimpanan Rekam Medis

RSUD KOTA DEPOK 23

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam

Medis

5. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan, Assembling,

Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis

Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam

Medis

6. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat

Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III.

7. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi

Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III

8. Pelaksana Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis

Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III

IX.3 Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia)

Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia di Unit Rekam Medis

khususnya dan RSUD Kota Depok umumnya diperlukan pembinaan/

pengembangan kompetensi tenaga rekam medis.

Pembinaan / pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan.

Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah :

1. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pelaksanaan tugas

dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja

2. Menambah pengetahuan wawasan petugas rekam medis :

a. Pendidikan

Petugas rekam medis berdasarkan kompetensi harus berpendidikan

D3 Rekam Medis.

b. Pelatihan

Pelatihan untuk peningkatan kompetensi petugas di Unit Rekam Medis

dilaksanakan melalui :

i. Pelatihan Internal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan

oleh RSUD Kota Depok setiap 6 bulan sekali

ii. Pelatihan eksternal yaitu program pelatihan yang

diselenggarakan oleh pihak luar RSUD Kota Depok diantaranya:

RSUD KOTA DEPOK 24

Pelatihan Manajemen: Rekam Medis dan Informasi

Pelatihan Koding ICD X dan ICD 9

Pelatihan Customer Service

Pelatihan Komunikasi efektif dan kepribadian

BAB IX

RSUD KOTA DEPOK 25

KEGIATAN ORIENTASI

   Orientasi unit kerja adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran

unit kerja, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit

itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

Kegiatan orientasi yang dilakukan di Unit Rekam Medis RSUD Kota Depok

meliputi beberapa hal sebagai berikut :

A. Organisasi

Merupakan pengenalan organisasi yang meliputi Organisasi Rumah Sakit

dan Unit Rekam Medis

B. Visi, Misi Unit Rekam Medis

Merupakan pengenalan Visi dan Misi Unit Rekam Medis sebagai bekal

untuk dapat melakukan pelayanan yang efektif, efisien dan berkualitas.

C. SDM

Memperkenalkan kualifikasi SDM yang bekerja pada Unit Rekam Medis

yang meliputi latar belakang pendidikan dan Status kepegawaian SDM.

D. Pelayanan

Memperkenalkan alur pelayanan Unit Rekam Medis sebagai pelayanan

non medis di RSUD Kota Depok

E. Sarana dan Prasarana

Memperkenalkan sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan

pelayanan rekam medis.

F. Fisik

Memperkenalkan sarana fisik yang ada di RSUD Kota Depok dan

menjelaskan mengenai standar fasilitas unit rekam medis sesuai dengan

peraturan yang berlaku.

BAB X

RSUD KOTA DEPOK 26

PERTEMUAN / RAPAT

Pertemuan / Rapat internal di unit rekam medis dilakukan 1 (satu) bulan

sekali. Rapat unit rekam medis dengan bidang pelayanan medis dilakukan 3 (tiga)

bulan sekali.

Pertemuan / rapat unit rekam medis membahas permasalah dan kendala

yang ada dan peningkatan mutu kinerja petugas unit rekam medis.

Rapat harus dihadiri oleh semua pelaksana unit rekam medis terkecuali

berhalangan dengan alasan yang jelas.

Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan/ rapat adalah

sebagai berikut :

1. Daftar hadir

2. Agenda Rapat

3. Notulen Rapat

Format Notulen Rapat

Hari, tanggal :

Tempat :

Pemimpin Rapat :

Notulen Rapat :

Jumlah Peserta

Rapat

:

Agenda Rapat :

Hasil Rapat :

BAB XI

RSUD KOTA DEPOK 27

PELAPORAN

Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan

yang ada di RSUD Kota Depok. Pelaporan rekam medis dibutuhkan untuk pihak

internal dan eksternal RSUD Kota Depok.

Laporan rekam medis yang dibutuhkan internal RSUD Kota Depok

diserahkan kepada :

1. Direktur RSUD Kota Depok

2. Kepala Bidang Pelayanan Medis

Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RSUD Kota

Depok diserahkan kepada :

1. Dinas Kesehatan Tingkat II (Kota / Kabupaten)

2. Dinas Kesehatan Tingkat I (Propinsi)

3. Departemen Kesehatan melalui Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan

Pelaporan yang dibuat oleh unit rekam medis yaitu :

1. Laporan Bulanan

Laporan Bulanan di unit rekam medis yaitu :

a. Laporan eksternal rumah sakit

RL 5.1 Pengunjung

RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan

RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap

RL 5.4 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

b. Laporan internal rumah sakit

Laporan Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap

Laporan Kunjungan Rawat Jalan

Laporan Kunjungan Rawat Inap

Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)

Laporan Kunjungan Kamar Bersalin

Laporan Kegiatan Kamar Bersalin

Laporan Kegiatan Kamar Operasi

Laporan Rujukan Rawat Jalan

RSUD KOTA DEPOK 28

Laporan Rujukan Rawat Inap

Laporan Indeks Penyakit Rawat Inap

Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Inap

Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

Laporan 10 Besar Penyakit Unit Gawat Darurat

Laporan 10 Besar Penyakit di Kamar Bersalin

Laporan 10 Besar Tindakan di Kamar Operasi

Laporan Kematian

2. Laporan Tahunan

RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit

RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap

RL 2 Ketenagaan

RL 3 Pelayanan

RL 3.1 Rawat Inap

RL 3.2 Rawat Darurat

RL 3.3 Gigi dan Mulut

RL 3.4 Kebidanan

RL 3.5 Perinatologi

RL 3.6 Pembedahan

RL 3.7 Radiologi

RL 3.8 Laboratorium

RL 3.9 Rehabilitasi Medik

RL 3.10 Pelayanan Khusus

RL 3.11 Kesehatan Jiwa

RL 3.12 Keluarga Berencana

RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit

RL 3.14 Rujukan

RL 3.15 Cara Bayar

RL 4 Morbiditas dan Mortalitas

RL 4a Penyakit Rawat Inap

RSUD KOTA DEPOK 29

RL 4b Penyakit Rawat Jalan

RSUD KOTA DEPOK 30