PEDOMAN PENGADAAN OBATBAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk

memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk

menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi

untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau

upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan

untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana

kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas),

Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi,

praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat,

apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF),

pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya.

Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang

meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya,

sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan

kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik

buatan, pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan,

penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep

dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat

tradisional.

Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi

aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian

dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-

masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan

demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang

merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit.

Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang

dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat

dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien,

menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai

tujuan yaitu :

a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)

b. Pengadaan (Procurement)

c. Distribusi (Distribution)

d. Penggunaan (Use)

Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang

terdiri dari :

a. Organisasi (Organisation)

b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)

c. Pengelolaan informasi (Information Management)

d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces

Management)

Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan

perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya

Seleksi & perumusan kebutuhan

Pengadaan

Distribusi

Organisasi Pembiayaan Manajemen Informasi

Penggunaan

kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan

penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.

Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan

kesehatan.

Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur

kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan.

Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi

berdasarkan resep kepada dokter.

Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas

merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah

Sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan

formularium yang telah ditetapkan oleh Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus

direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan

produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan

harga yang terjangkau atau ekonomis.

2. Definisi. Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang

dibutuhkan di rumah sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang

diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor,

atau pedagang besar farmasi.

BAB IIRUANG LINGKUP

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan

dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan

kualitas obat-obat yang diterima.

Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian

kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan

pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan

dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan

pengumpulan informasi penggunaan obat.

Gambar Siklus Pengadaan Obat

BAB IIITATA LAKSANA

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan

jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada

saat diperlukan.

Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :

a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :

Pengadaan barang dan farmasi

Tujuan seleksi obatMenentukan jumlah

yang dibutuhkan

Menyesuaikan kebutuhan dan dana

Memilih metode pengadaan

Mencari dan memilih pemasok

Menentukan persyaratan kontrak

Monitor status pemesanan

Menerima dan memeriksa obat-obatan

Pengumpulan informasi

pemakaian

Pengadaan bahan dan makanan

Pengadaan barang-barang dan logistik

b. Berdasarkan sifat penggunaannya :

Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep

Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan

puyer

Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin

Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus

c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :

Pembelian tahunan (Annual Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun

Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan,

3 bulan ataupun 6 bulan

Pembelian tiap bulan

Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami

kekurangan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan

obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan

tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya:

Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui

Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu

tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan

persediaan

Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas

Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman

untuk mencapai total lebih rendah.

Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,

organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai

dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan

Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di

setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode

pengadaan barang dan jasa, yaitu :

1. Pembelian

a. Pelelangan (tender)

b. Pemilihan langsung

c. Penunjukan langsung

d. Swakelola

2. Produksi

a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.

b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit

c. Obat untuk penelitian

3. Kerjasama dengan pihak ketiga

4. Sumbangan

5. Lain-lain

Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :

1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan

produksi dan penjualan (telah terdaftar).

2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.

3. Suplier dengan reputasi yang baik.

4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok

produk obat.

Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang

baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :

a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik

b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah

Sakit

c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan

menurunkan harga

d. Pengadaan secara kompetitif

Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi

yang diizinkan mengikuti.

e. Adanya komitmen pengadaan

Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah

ditandatangani

f.Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata

Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros

cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan

Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired

Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program

dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia

g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti

Kembangkan kepastian pembayaran

Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga

h. Prosedur tertulis dan transparan

Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18

tahun 2000

Umumkan hasil pelelangan kepada publik

i.Pembagian Fungsi

Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu

Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam

aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier

dan pelelangan

j.Program Jaminan Mutu Produk

Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap

dokumen

Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme

laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat

k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.

Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian

pembayaran dan faktor lain yang berhubungan

Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal

l.Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan

Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target

setidaknya setahun sekali

Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar

(market), rencana pengadaan dan realisasi

Adapun alur pengadaan obat di RSGMAU adalah sebagai berikut:

1) Instalasi farmasi mengajukan nota dinas kebutuhan obat kepada

Kajangkesgi.

2) Kajangkesgi mengajukan nota dinas kebutuhan obat ke Kalakesgilut.

3) Kalakesgilut memerintahkan pengadaan barang ke Pa. Pengadaan.

4) Pa. Pengadaan menerbitkan SOP (Surat Order Pembelian) kepada

pemasok.

5) Pemasok mengirim barang dan diperiksa tim pemeriksa

6) Barang diterima dan disimpan di gudang

7) Depo farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang.

8) Instalasi farmasi mengambil obat di depo farmasi.

9) Pembayaran dilakukan oleh bendahara kepada pemasok sesuai dengan

tempo yang disepakati.

BAB IVDOKUMENTASI

Dokumentasi pengadaan obat di RSGMAU dilakukan untuk setiap kegiatan.

Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut:

1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis

atau sudah habis di dalam buku defekta.

2. Seluruh kebutuhan obat dalam satu bulan yang dicatat dalam defekta,

dituangkan ke dalam nota dinas untuk diajukan kepada Kajangkesgi. Instalasi

farmasi harus memiliki arsip seluruh nota dinas pengajuan kebutuhan obat yang

disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan.

3. Depo Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan

cross check terhadap nota dinas yang diajukan. Penerimaan barang harus

memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal

expiry date serta memasukkannya ke dalam kartu stok.

4. Depo farmasi harus memiliki salinan surat pesanan obat dan faktur dari

setiap obat yang datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat

yang beredar di RSGMAU.

5. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang

digunakan setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika,

dilakukan pencatatan dan pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Suku Dinas

Kesehatan Kota Jakarta Timur serta Kepala Balai POM Jakarta.

6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses

retur kepada pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.