Pedoman Mutu Pdg Karambia

PEDOMAN MANAJEMEN MUTU DAN KINERJA PUSKESMAS LAMPASI

No Kode : 3.1.1.3 Terbitan : TAHUN 2016No Revisi : Tgl Mulai Berlaku : 4 JANUARI 2016Halaman :

1. PENDAHULUANPedoman Manajemen Mutu ini menjelaskan secara garis besar sistem

manajemen mutu Puskesmas Lampasi. Semua ketentuan maupun persyaratan

serta kebijakan yang tertuang dalam Pedoman Manajemen ini merupakan acuan

untuk menjalankan kegiatan operasional Puskesmas Lampasi. Sistem

manajemen mutu ini mulai berlaku tanggal 4 Januari 2016.

Penerapan sistem manajemen mutu dimaksudkan untuk menjadikan gambaran

secara umum sistem manajemen mutu dalam mencapai komitmen mutu,

sasaran mutu, serta kepuasan pelanggan sehingga tujuan Puskesmas Lampasi

secara keseluruhan dalam aspek mutu tercapai.

2. PROFIL PUSKESMAS

Nama : Puskesmas Lampasi

Alamat : Jln. Prof. M. Nasroen Kel. Sungai Durian Kota Payakumbuh

26219

Produk:1. Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan

Pendaftaran dan Rekam Medik Klinik Umum Klinik Gigi Pelayanan Imunisasi Pelayanan Kesehatan Ibu Pelayanan Kesehatan Anak Pelayanan Obat Pelayanan Laboratorium Pelayanan KB Pelayanan Gizi Pelayanan Komprehensif Berkesinambungan Pelayanan Gawat Darurat

2. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat Program Posyandu Lansia Program Posyandu Balita Upaya Kesehatan Sekolah (UKS) UKGS



Pusling Bias Kesling PHN Promkes Surveilens

Dokumen Terkait:1. Pedoman Penyelenggaraan Puskesmas: Permenkes No 75 Tahun

2014

2. Pedoman Pengobatan Puskesmas

3. SPO tiap Program

4. Peraturan Walikota Payakumbuh tentang Struktur Organisasi

Puskesmas

5. Profil Puskesmas Lampasi

2.1 VISI – MISI PUSKESMAS

Visi: Mewujudkan Masyarakat Payakumbuh Selatan Yang Mandiri Untuk

Hidup Sehat

Misi:

1. Menggerakkan Pembangunan Berwawasan Kesehatan Yaitu

Mengupayakan Pelaksanaan Pembangunan Mengacu, Berorientasi dan

Memperhatikan Faktor Kesehatan Sebagai Pertimbangan Utama.

2. Memberdayakan Serta Mendorong Kemandirian Masyarakat dan

Keluarga Dalam Pembangunan Kesehatan Dengan Mengupayakan

Agar Berperilaku Hidup Bersih Dan Sehat Menjadi Kebutuhan

Masyarakat.

3. Memberikan Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama Yang Bermutu,



Merata dan Terjangkau.

2.2. STRUKTUR ORGANISASI Kegiatan operasional dan interaksi fungsi-fungsi dalam menjalankan

kegiatannya dipetakan sebagaimana tampak dalam bagan (terlampir)

3. LINGKUP APLIKASI Pedoman Manajemen Mutu ini digunakan pada seluruh pelayanan Puskemas

Lampasi, meliputi Upaya kesehatan Perorangan serta Upaya Kesehatan

Masyarakat dan diimplementasikan berdasarkan pada Peraturan Menteri

Kesehatan RI No: 75 Tahun 2014 bahwa Puskesmas, dalam hal ini adalah

Puskesmas Lampasi dengan Pola Pengelolaan Keuangan BLUD merupakan

Unit Pelaksana Teknis (UPT) dari Dinas Kesehatan Kota Payakumbuh.

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Persyaratan Umuma) Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Lampasi dibuat berdasarkan

persyaratan standar akreditasi dan mengacu pada permenkes 75

tahun 2014

b) Seluruh fungsi ataupun kegiatan dikendalikan sesuai sistem

manajemen mutu ini.

c) Sumberdaya maupun informasi yang diperlukan untuk menjalankan

sistem manajemen mutu dipastikan dipenuhi, termasuk

sumberdaya untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran

mutu yang ingin dicapai.

d) Manajemen memantau, mengukur, menganalisa setiap proses atau

kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan.



e) Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip

manajemen: Plan–Do–Check–Action (PDCA) dan pengendalian

proses dilakukan sejak awal dan berkelanjutan.

4.2 Persyaratan Dokumen4.2.1 Umum

Sistem manajemen mutu Puskesmas Lampasi didokumentasikan dalam

bentuk dan terdiri dari:

a) Pedoman Manajemen Mutu

b) Prosedur kerja

c) Sasaran mutu

d) Formulir

e) Rekaman/Arsip Mutu

4.2.2 Pedoman Manajemen Mutu

Pedoman Manajemen Mutu ini disiapkan oleh Tim Manajemen Mutu

Puskesmas Lampasi dan disahkan oleh Kepala Puskesmas Lampasi serta

didelegasikan kepada Wakil Manajemen (Management Representative/

MR) yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Manajemen

Representative bertanggung jawab untuk menjamin sistem manajemen

mutu dengan semua kebijakan/ persyaratan yang tertuang didalamnya

dipahami oleh karyawan dan pimpinan serta dilaksanakan secara

konsisten.Pedoman Manajemen Mutu ini termasuk dokumen yang

dikendalikan, sehingga tata cara pengendaliannya mengikuti ketentuan

sebagaimana tertuang dalam prosedur pengendalian dokumen. Pedoman

Manajemen Mutu ini akan ditinjau ulang 1 (satu) tahun sekali untuk

penyesuaian / perbaikan.

DOKUMEN TERKAIT



1. SK Tim Mutu Puskesmas

2. SK Tim Auditor Puskesmas

4.2.3 Sistem Pengendalian Dokumen

Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali.

a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen

yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk

melaksanakan sistem manajemen mutu.

b) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen sistem

manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang

tepat dan benar.

c) Cara pengendalian dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami

oleh semua karyawan.

d) Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal-hal sbb:

Cara pembuatan dokumen

Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan

Peninjauan ulang & revisi dokumen

Penempatan /penggunaan dokumen

Identifikasi dan ketelusuran dokumen

Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku

e) Pedoman Manajemen mutu, prosedur kerja atau SOP dikendalikan

secara terpusat oleh sekretariat (TU) dibawah koordinasi wakil

manajemen mutu. Sedangkan dokumen pendukung lainnya seperti

panduan program (UKM) dan dokumen eksternal lainnya dikelola



oleh masing-masing unit setelah medapatkan pengesahan dari

sekretariat (TU) Puskesmas Lampasi.

DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur Pengendalian dokumen

4.2.4 Pengendalian Rekaman/Arsip Mutu Semua rekaman/arsip/catatan mutu dikelola dengan baik .

a) Rekaman adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari

kegiatan yang telah dilaksanakan.

b) Tujuan pengendalian rekaman adalah untuk memastikan semua

data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk

perbaikan.

c) Rekaman dipastikan teridentifikasi dengan jelas dan ditata dengan

rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.

d) Rekaman yang ada pada unit dikendalikan oleh masing-masing

koordinator unit pelayanan/ program.

DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur Pengendalian Rekaman

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Top Manajemen Manajemen Puskesmas Lampasi bertekad untuk menjalankan Sistem

Manajemen Mutu secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung



pencapaian sasaran-sasaran yang diinginkan. Untuk itu maka diwajibkan

Kepala Puskesmas dan koordinator unit pelayanan/program untuk:

f) Memahami konsep sistem manajemen mutu dan menjalankannya

secara konsisten.

g) Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya

mutu dan kepuasan pelanggan.

h) Memastikan seluruh karyawan memahami esensi sistem

manajemen mutu.

i) Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin

dicapai

j) Melakukan evaluasi untuk melihat efektivitas sistem manajemen

mutu.

k) Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung

pelaksanaan sistem

l) Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua

aspek kegiatan

5.2 Fokus Pelanggan

Kepala Puskesmas, koordinator Unit dan Koordinator pelayanan/program

terkait dengan pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik

tentang pelanggan Puskesmas Lampasi.

Koordinator unit pelayanan/program memelihara dan senantiasa

memperbaharui data pelanggan serta catatan tentang pelanggan untuk

memungkinkan karyawan memahami profil setiap pelanggan, sedangkan

Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk :

a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh

pelanggan Puskesmas Lampasi.



b) Mengkomunikasikan informasi persyaratan pelanggan kepada Unit

secara tercatat

c) Memastikan setiap Koordinator unit pelayanan/program yang

berhubungan dengan informasi persyaratan pelanggan

bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan berikutnya

secara terkendali.

DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur identifikasi persyaratan pelanggan

2. Prosedur penanganan keluhan pelanggan

5.3 Kebijakan Mutu

a) Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi Puskesmas Lampasi

yang memuat komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan

pelanggan.

b) Isi Kebijakan mutu sejalan dengan visi - misi atau tujuan

Puskesmas

c) Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu,

mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan yang

akan dilakukan .

d) Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh

seluruh karyawan Puskesmas

e) Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin

kesesuaiannya



Kebijakan Mutu Puskesmas Lampasi adalah:

”Puskesmas Lampasi Berkomitmen untuk memberikan pelayanan Prima dan terbaik sesuai dengan pesyaratan pelanggan dan ketentuan perundangan yang berlaku dengan melakukan evaluasi dan tindak lanjut secara terus menerus dan berkesinambungan.

5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu

a) Setiap Unit menetapkan sasaran-sasaran dengan kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound)

b) Koordinator Unit memastikan Unit yang dipimpinnya membuat

perencanaan kerja untuk mencapai sasaran-sasaran unit kerjanya.

c) Sasaran mutu sesuai dengan kebijakan mutu dan mendukung

tercapainya visi dan Misi Puskesmas

d) Sasaran–sasaran setiap Unit dipastikan terdokumentasi.

5.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutuPuskesmas beserta setiap Unit berkewajiban membuat perencanaan

kerja (Renja) termasuk :

a) Merencanakan sistem manajemen mutu

b) Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan

secara efektif

c) Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan

dicapai

d) Memelihara/ mempertahankan sistem manajemen mutu pada

fungsinya masing-masing

e) Melakukan perbaikan /penyempurnaan sistem manajemen mutu

f) Merencanakan peningkatan hasil kerja



DOKUMEN TERKAIT:

1. Dokumen sasaran mutu

2. Laporan Pencapaian Program

5.5 Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

Tugas, tanggung jawab & wewenang karyawan/pimpinan diatur dengan

jelas dan terdokumentasi khususnya karyawan yang melaksanakan

pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan

a) Setiap pegawai Struktural dan staf pelaksana dipastikan memahami

tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.

b) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat oleh Kepala

Puskesmas

c) Dokumen uraian tugas dipegang oleh staf yang bersangkutan dan

salinan disimpan di Unit Tata Usaha Puskesmas.

d) Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi

perubahan proses pekerjaan.

e) Uraian tugas dibuat berdasarkan Tupoksi yang ada.

DOKUMEN TERKAIT : 1. Struktur Organisasi dan Tupoksi Puskesmas

5.5.2 Wakil Manajemen (Management Representative)

Wakil manajemen adalah seorang pegawai internal Puskesmas yang

ditunjuk oleh Kepala Puskesmas dan bertanggung jawab untuk menjamin

kesesuaian dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.



Wakil Manajemen mendapat otoritas yang cukup untuk menjalankan

tugas dan tanggung jawabnya sbb :

a) Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan

standar.

b) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi.

c) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan.

d) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus.

e) Melaporkan hasil atau kinerja sistem manajemen mutu kepada

Kepala Puskesmas

f) Mengupayakan peningkatan kesadaran dan pemahaman karyawan

dalam sistem manajemen mutu.

g) Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang

berkaitan dengan sistem manajemen mutu.

h) Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan

kesadaran mutu keseluruh karyawan.

i) Melakukan komunikasi kepada seluruh karyawan

j) Mengkoordinasikan kegiatan internal audit

DOKUMEN TERKAIT1. Uraian tugas & tanggung jawab Wakil Manajemen

2. Prosedur Tinjauan Manajemen

5.5.3 Komunikasi InternalKomunikasi internal antar pimpinan dengan karyawan merupakan

kegiatan yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja,

karenanya sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik dan

menekankan hal-hal sbb:



a) Kepala Puskesmas mengupayakan agar komunikasi dengan

bawahannya dipastikan berjalan lancar.

b) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahan

mengenai sistem manajemen mutu.

c) Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target

pekerjaan yang ingin dicapai .

d) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah

ditetapkan dipenuhi.

e) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi.

f) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu

kepada karyawan

g) Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan

pelanggan

h) Penyelenggaraan rapat koordinasi dan diatur dengan baik.

i) Kepala Puskesmas mengadakan pertemuan rutin dengan seluruh staf

setiap 1 (satu) bulan sekali dan pertemuan khusus apabila

diperlukan.

DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur Komunikasi Internal

5.6 Tinjauan Manajemen5.6.1 Umum

Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam

rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam

implementasi Sistem Manajemen Mutu.



5.6.2 Masukan tinjauan manajemen

a) Wakil manajemen melaksanakan rapat tinjauan manajemen minimal

6 bulan sekali.

b) Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi atau dinotulenkan

c) Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi

dilaksanakan.

d) Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sbb:

• hasil audit internal

• umpan balik / keluhan pelanggan

• kinerja proses/ hasil pelayanan

• hasil tindakan koreksi/pencegahan

• tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya

• rencana perubahan/ perbaikan Sistem manajemen Mutu

5.6.3 Out put tinjauan manajemena) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang

berkepentingan

b) Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan-keputusan/kesimpulan

mengenai tindakan tindakan yang perlu diambil.

c) Tatacara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur

tinjauan manajemen

DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur Tinjauan Manajemen

6. PENGELOLAAN SUMBERDAYA6.1 Ketersediaan Sumberdaya



a) Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta untuk

mencapai sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.

b) Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh Koordinator Unit dan

disampaikan kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur

DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur Pengadaan sarana prasarana

6.2.Sumber Daya Manusia

6.2.1. Umum

Kepala Puskemas menjamin karyawan yang bekerja di Puskemas memiliki

kompetensi berdasarkan pendidikan, pengalaman, pelatihan,dan

ketrampilan yang sesuai

6.2.2. Kompetensi, Kepedulian, dan Pelatihan

Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat

melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar

sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus

dipastikan dipenuhi.

Kepala Puskesmas bertanggung jawab untuk:

a) Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya

b) Memastikan pelatihan dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam

bentuk, atau kegiatan apapun yang bertujuan memberikan

kompetensi kepada karyawan.

c) Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan

permasalahan

d) Mengevaluasi efektif/ tidaknya tindakan yang telah diambil



e) Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan

setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran

mutu demi kepuasan pelanggan

f) Meminta Kabag TU untuk mengelola arsip karyawan yang

memuat informasi mengenai pelatihan, keterampilan dan

pengalaman kerja karyawan.

DOKUMEN TERKAIT1. Persyaratan kompetensi

2. Hasil analisis kompetensi tiap karyawan

3. Prosedur Penilaian Kinerja

4. Prosedur Pelatihan

5. Prosedur Pengendalian Rekaman

6. Uraian Tugas Karyawan

7. Data Karyawan

6.3 Sarana Kerja a) Sarana kerja / infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan

mencapai sasaran dan persyaratan produk maupun proses

dipastikan terpenuhi.

b) Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat – alat

maupun fasilitas pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik

dan siap dioperasikan.

c) Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan

ditindak lanjuti sesuai prosedur yang berlaku.

d) Ka Bag TU bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan

kelengkapan sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada

bagian yang dipimpinnya.



DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur pemeliharaan sarana prasarana

2. Daftar Inventarisasi barang

6.4 Lingkungan Kerja

a) Lingkungan tempat kerja dikendalikan

b) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja

senantiasa dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman.

c) Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan dan menjamin

agar lingkungan kerjanya terkendali.

d) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung

komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai

kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan yang telah

ditetapkan.

e) Kepala Puskesmas mewajibkan semua karyawan untuk

menjalankan program tata graha (5R= Ringkas – Rapih – Resik –

Rawat – Rajin)

f) Setiap Koordinator Unit bertanggung jawab untuk memastikan

program 5 R dipahami dan dijalankan oleh seluruh karyawan pada

setiap unit kerjanya.

DOKUMEN TERKAIT1. Prosedur Tata Graha

7. REALISASI PRODUK7.1. Perencanaan Realisasi Produk

Puskesmas Lampasi menetapkan dan merencanakan agar realisasi pelayanan

konsisten dengan persyaratan-persyaratan dari sistem manajemen mutu,



serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode-

metode operasional yang digunakan oleh puskesmas.

Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk

realisasi pelayanan:

a. Sasaran mutu untuk pelayanan,

b. Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta memberikan

sumber-sumber daya dan fasilitas terhadap pelayanan,

c. Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria untuk pelayanan,

d. Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan kesesuaian dari proses-

proses dan pelayanan yang dihasilkan.

Dokumen TerkaitProsedur Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan

Prosedur Pengendalian Pelayanan Penunjang

Prosedur Pengendalian Program



7.2.PROSES-PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN

7.2.1 Penentuan Persyaratan-Persyaratan yang berkaitan dengan pelayananKepala Puskesmas memastikan proses yang berhubungan dengan pelanggan

untuk memenuhi kepuasan pelanggan sesuai Sistem Manajemen Mutu.

Management Representative mengidentifikasi dan memastikan persyaratan

pelanggan untuk dipenuhi sesuai dengan sistem pelayanan mutu puskesmas

dan menjamin pemenuhan persyaratan pelanggan.

Penanggungjawab Unit Pelayanan Terkait melaksanakan pelayanan sesuai

dengan sasaran mutu untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan

melakukan perbaikan untuk memenuhi persyaratan pelanggan

Dokumen Terkait :Pengendalian Pelayanan Rawat Inap (Khusus Puskesmas RI)

Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan

Pengendalian Pelayanan Penunjang

Pengendalian Pelayanan Program

Inform concent

General Concent (Khusus Rawat Inap)

7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelayananMenetapkan persyaratan pelanggan yang terkait dengan pelayanan,

meliputi :

Persyaratan untuk menerima pelayanan dan proses pelayanan.

Persyaratan lain yang diperlukan untuk pelanggan tertentu.

7.2.3. Komunikasi dengan pelanggan



Puskesmas menetapkan dan menerapkan proses komunikasi yang

efektif dengan pelanggan melalui leaflet, brosur, sms center , kotak

saran dan survey kepuasan masyarakat mengenai ;

a. Informasi pelayanan

b. Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan.

7.3. Pembelian7.3.1 Proses Pembelian

Puskesmas Lampasi menjamin bahwa setiap barang yang dibeli sesuai

dengan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan.

Kepala Puskesmas menetapkan prosedur pengadaan barang di

Puskesmas

Tim pengadaan dan pengelolaan Barang

Menerapkan,memelihara dan mengembangkan prosedur pengadaan

barang di semua unit pelayanan.

Menentukan pengadaan barang yang sesuai dan memenuhi

kebutuhan yang diperlukan

Koordinator Unit Pelayanan Terkait

Mengidentifikasi kebutuhan barang yang akan dibutuhkan di unit

pelayanan masing-masing

Puskesmas Lampasi dapat memenuhi kebutuhan barang yang

diperlukan oleh pelanggan dalam proses pelayanan dengan

menggunakan dana BLUD Puskesmas dan Dana DAK yang diproses

oleh Dinas Kesehatan Kota Payakumbuh.

a. Menerangkan kalimat yang dimaksud dengan barang adalah :

Alat Medis

Alat Non Medis

Obat-obatan

Bahan habis Pakai



Alat Tulis Kantor

b. Menetapkan prosedur pengadaan barang untuk menetukan

kebutuhan barang yang diperlukan dalam proses palayanan.

c. Kegiatan pengadaan barang dilakukan oleh unsur manajemen

meliputi KPA, PPTK dan pengelolaan barang yang di SK kan oleh

Kepala Dinas Kesehatan . Untuk Pejabat pengadaan masih dibantu

oleh Petugas Pengadaan dari Dinas Kesehatan Kota Payakumbuh

d. Sebelum pengadaan barang dilaksanakan semua persyaratan

produk harus dibahas secara jelas.

e. Perencanaan pengadaan barang harus terlebih dahulu dibuat

sebelum dilaksanakan.

f. Bila kegiatan pengadaan barang melibatkan unit-unit yang lain,

maka harus dipastikan adanya kejelasan pengaturan mengenai

keterlibatan/wewenang unit-unit terkait.

g. Komunikasi pada semua tahap kegiatan pengadaan barang harus

tercatat.Dokumen Terkai Prosedur Pengadaan Barang

7.3.2. Informasi Pembelian

Tim pengadaan dan pengolahan barang menjamin persyaratan yang

tepat sebelum dikomunikasikan ke rekanan.

Informasi memasukkan persyaratan pembelian untuk persetujuan

pembelian barang menurut kriteria meliputi: Spesifikasi barang, harga,

pembayaran, pengiriman, dan pelayanan purna jual

7.3.3. Verifikasi Barang yang dibeli Puskesmas Lampasi menetapkan dan melaksanakan aktifitas verifikasi

penerimaan untuk menjamin barang atau material yang dibeli sesuai

dengan persyaratannya.

7.4 PELAYANAN



7.4.1 Pengendalian PelayananPuskesmas Lampasi menentukan pengendalian pelayanan dan proses

pelayanan ruang lingkup puskesmas melalui:

a. Ketersediaan informasi dari pelayanan.

b. Menetapkan prosedur kerja (SOP) yang dibutuhkan.

c. Penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai untuk proses

pelayanan.

d. Menetapakan aktivitas pengukuran dan pemantauan.

7.4.2 Validasi Proses Pelayanan Menetapkan peraturan untuk validasi proses apabila diterapkan meliputi

a. Prosedur peninjauan-ulang dan adanya kriteria persetujuan dari

proses-proses.

b. Persetujuan peralatan dan kualifiksi petugas.

c. Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikan

d. Kebutuhan untuk catatan-catatan

e. Validasi ulang

7.4.3. Identifikasi dan Mampu Telusura) Seluruh pelayanan puskesmas yang telah dilaksanakan harus

diidentifikasi sehingga mampu ditelusuri

b) Secara garis besar, proses identifikasi melalui proses rekam medik,

buku registrasi, laporan kegiatan, laporan program, dan sebagainya

7.4.4 Barang Milik Pelanggana) Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan kehilangan

barang milik pelanggan selama berada di bawah kendali

Puskesmas atau digunakan dalam proses pemberian pelayanan

kepada pelanggan ybs.



b) Bila barang milik pelanggan digunakan atau digabungkan dalam

pemberian pelayanan (seperti: Data Rekam medik pasien,

spesimen laboratorium, obat yang dibawa sendiri, alat kesehatan

milik sendiri), maka barang tersebut harus diidentifikasi, diverifikasi,

dilindungi dan dijaga.

c) Bila ada barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau tidak

sesuai maka hal tersebut harus dilakukan penanganan sesuai

prosedur pengendalian ketidak sesuaian pelayanan.

7.4.5 Penjagaan mutu

a) Puskesmas melindungi kesesuaian produk selama proses internal

dan penyerahan (seperti pengiriman vaksin, rujukan pasien)

kepada petugas kesehatan/sarana kesehatan lainnya.

b) Penjagaan ini meliputi identifikasi, penanganan, pengemasan,

penyimpanan dan perlindungan

7.5. PENGENDALIAN ALAT PEMERIKSAAN DAN PENGUKURAN Kepala Puskesmas menetapkan dan menerapkan prosedur pengendalian alat

ukur yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian pelayanan terhadap

persyaratan yang dispesifikasikan dan agar menjamin kapabilitas pengukuran

konsisten dengan persyaratan pengukuran.

Apabila dapat diterapkan, maka alat itu harus :

a. Dikalibrasi dan disesuaikan setiap 1 tahun sekali atau sebelum

dipergunakan

b. Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi

tidak sahih

c. Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan selama penggunaan,

pemeliharaan dan penyimpanan.

d. Catatan tentang hasil-hasil kalibrasi didokumentasikan



e. Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yag dinilai ulang, jika pada alat

ukur itu ditemukan bahwa waktu kalibrasi telah jatuh tempo serta

melakukan tindakan korektif.

Dokumen Terkait1. Prosedur Pengendalian Kalibrasi

2. Daftar Inventarisasi Barang

3. Prosedur Pemeliharaan Alat

8. PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN

8.1 Umum

a) Semua unit melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap

kegiatannya.

b) Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan

c) Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa .

d) Hasil pengukuran/pemantauan/analisa dipakai untuk :

Membuktikan kesesuaian pelayanan rawat jalan

Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu

Melakukan perbaikan secara terus-menerus

e) Metode pemantauan/ pengukuran /analisa /perbaikan dipastikan

sesuai dengan tujuan.

f) Bila teknik statistik dipergunakan maka dipastikan mengikuti

kaidah-kaidah yang benar dan termuat dalam prosedur.

DOKUMEN TERKAIT :1. Prosedur Pengendalian Hasil Pelayanan yang Tidak Sesuai



8.2. Pengukuran dan Pemantauan

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

a) Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap pelayanan rawat

jalan (dan rawat Inap) yang diberikan puskesmas harus dipantau

secara berkala.

b) Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan mengukur kinerja

sistem manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan

pelanggan telah dipenuhi.

c) Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan informasi

yang diperoleh dipastikan tertuang dalam prosedur.

DOKUMEN TERKAIT :1. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan

2. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan/masyarakat

8.2.2 Audit Internal

a) Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu

diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan

yang telah direncanakan

b) Tim audit dibentuk oleh Wakil manajemen mutu dan disahkan oleh

Kepala Puskesmas dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum

melaksanakan audit.

c) Program audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan

mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang

akan diaudit



d) Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan

terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan

independensi.

e) Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah

ditetapkan.

f) Dalam setiap pelaksanaan audit , auditor harus memperhatikan

hasil audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.

g) Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan

digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal.

h) Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti

ketentuan persyaratan audit.

i) Koordinator unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk

menindak-lanjuti temuan audit pada unit-nya.

j) Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk mengeliminasi

ketidak-sesuaian yang telah ditemukan

k) Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan

tindakan yang telah diambil.

l) Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada

Manajemen Representatif/wakil manajemen mutu

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Audit Internal

2. Prosedur Tindakan Koreksi/Pencegahan

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan/Program



a) Metode pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk

mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu dan

pelayanan/program harus dipastikan keabsahannya.

b) Metode yang digunakan harus dapat dibuktikan kemampuannya

untuk mencapai hasil yang telah direncanakan.

c) Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka tindakan koreksi

dan pencegahannya harus dilakukan untuk memastikan

kesesuaian terhadap produk.

DOKUMEN TERKAIT:1. Prosedur Pelayanan/Program2. Rekam medik

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Pelayanan/Program Puskesmas

a) Pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas

dilakukan sesuai prosedur

b) Tujuan pemantauan dan pengukuran pelayanan/program

Puskesmas untuk memastikan semua persyaratan pelayanan

/program terpenuhi.

c) Pengukuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang

telah ditentukan.

d) Pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas

dilaksanakan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan yang

tertuang dalam rencana monitoring pelayanan/program yang

dibuat oleh wakil manajemen mutu

e) Catatan hasil pemantauan dan pengukuran pelayanan/program

Puskesmas harus dicatat termasuk personil yang melaksanakan.

8.3 Pengendalian Hasil Pelayanan yang Tidak Sesuai



a) Hasil seluruh pelayanan/program yang tidak sesuai adalah yang

kondisinya berada di luar batas persyaratan yang telah ditetapkan

pada rencana monitoring pelayanan/program

b) Hasil pelayanan/program yang tidak sesuai dikendalikan serta

dicegah agar tidak digunakan dan tidak dikirim ke proses selanjutnya

c) Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk menangani

yang tidak sesuai harus ditetapkan dalam prosedur .

a) Konsesi adalah kesepakatan untuk memberi persetujuan terhadap

Pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai. Di Puskesmas

dinamakan Persetujuan Hasil Pelayanan

f) Konsesi hanya boleh dilakukan dalam kondisi sangat khusus dan

setelah mendapat persetujuan, minimal dari yang mewakili

g) Bila Pelayanan Puskesmas tidak sesuai tidak di-konsesi maka harus

ditangani secara tuntas dan efektif dengan salah satu atau beberapa

cara berikut ini:

Diperbaiki untuk menghilangkan ketidak-sesuaian

Mengubah kegunaan

Mengizinkan penggunaan/pengiriman atas persetujuan

Diproses ulang

h) Ketidak-sesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat

i) Bilamana pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai diperbaiki maka

harus dilakukan verifikasi ulang.

g) Bilamana Pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai telah terlanjur

diterima pelanggan, maka puskesmas harus mengambil langkah-

langkah yang sesuai untuk menangani akibat /potensi akibatnya.

DOKUMEN TERKAIT :Prosedur Pengendalian hasil pelayanan Tidak Sesuai



8.4. Analisis Dataa) Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus

dikelola dengan baik

b) Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai,

misalkan menggunakan teknik statistik.

c) Analisa data dilakukan oleh setiap Koordinator Unit/Program,

kegiatannya untuk mengetahui tingkat kinerja masing-masing

proses/melihat kesenjangan-kesenjangan yang ada sehingga dapat

dilakukan tindakan perbaikan.

b) Prosedur analisa data dibuat oleh wakil manajemen mutu dan menjadi

acuan bagi semua fungsi lainnya.

c) Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidak-

sesuaian ketidak-efektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang

diperlukan.

d) Data dianalisa antara lain untuk memantau :

• Kepuasan pelanggan

• Kesesuaian terhadap persyaratan Pelayanan Puskesmas

• Karakteristik dan kecenderungan proses,Pelayanan Puskesmas

• Kinerja Pemasok

• Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

DOKUMEN TERKAITProsedur Analisis Data

8.5. Tindakan Koreksi/Prevensi dan Perbaikan Terus Menerus

8.5.1 Program Perbaikan Terus Menerus



a) Seluruh karyawan dan koordinator wajib melakukan perbaikan

secara terus menerus terhadap efektivitas sistem manajemen

mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.

b) Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam

kebijakan mutu,sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan

koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen.

DOKUMEN TERKAIT

Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan

8.5.2.Tindakan Koreksi dan prevensi

a) Penyebab-penyebab terjadinya ketidak-sesuaian dipastikan

dieliminasi/ dihilangkan dan dicegah dari terjadi lagi.

b) Tujuan dari tindakan koreksi dan tindakan prevensi adalah

mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk

meningkatkan kinerja puskesmas secara keseluruhan.

c) Upaya tindakan koreksi /prevensi dipastikan sesuai dengan

skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut.

d) Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya efektif,

dipastikan prosedur tindakan koreksi disediakan yang mencakup:

1. Meninjau ketidak-sesuaian termasuk keluhan pelanggan.

2. Menentukan penyebab-penyebab masalah

3. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi

4. Menyimpan Rekaman Mutu tindakan koreksi

5. Meninjau efektivitas tindakan koreksi

e) Koordinator Unit bertanggung-jawab memastikan tindakan

koreksi/ prevensi yang telah dilaksanakan efektif



f) Tindakan koreksi/ prevensi harus sesuai dengan dampak dari

masalah

g) Prosedur tindakan koreksi/ prevensi dipastikan dibuat

DOKUMEN TERKAIT

Prosedur Tindakan Koreksi dan Prevensi

9. PENUTUPDemikian Pedoman Manajemen mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh

Kepala Puskesmas untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil

keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas,

tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang

yang telah diberikan.

Payakumbuh, 2 Januari 2015Kepala Puskesmas Lampasi

dr. Nela Fatma NIP. 19791114 2007001 2 004

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

No. Isi Perubahan Tanggal mulai berlaku



Documents

Pedoman Mutu Pdg Karambia