Embed Size (px)
Citation preview
SAP Services –
Aannemersportaal voor werkstaten
15/11/2016
Agenda
Inleiding
Flow van ATB tot factuur
Overzicht nieuw leveranciersportaal
Werkstaten in het leveranciersportaal
Afspraken over het afrekenen van prestaties
Waar vind ik documentatie
28/11/2016 1
Flow aanvragen en leveren van diensten
Aanvrager
Creatie ATB op PM
taak PMEX met ref
contract Wijzigen
ATB
Goedkeuren werkstaat
A1
Verantwoordelijke Goedkeuren
ATB
(routing)
Leverancier Ingeven werkstaat (via
portaal, inladen) *
Automatisch via SAP Creatie
bestelling
Toewijzen posten,
boeken, factuur +
afdruk
betalingsvoorstel
Boekhouding
(Polen) Factuurregistratie
Afdruk bestelling
Opsturen per mail
Creatie ATB in MM
met ref contract
ME51N
IW32
ME52N
Goedkeuren werkstaat
A2
Opmaken en versturen
factuur
ZMSRV_APPROVE_SES
Nieuw
Nieuw
Nieuw
ZME55
Ingeven/ wijzigen
werkstaat * ML81N
Nieuw Nieuw
Uitvoeren
van de werken
28/11/2016 3
De bestelpositie bevat 2 delen (1/2)
– Bestelpositie (0010) = de opdracht (1 WR)
• Eventueel met langere tekst
28/11/2016 4
De bestelpositie bevat 2 delen (2/2)
– De diensten die daarvoor nodig zijn (HR , ST …)
Wat moet je weten over de werkstaat?
• Er zijn twee manieren om een werkstaat in te voeren
– Via het portaal (Standaard voor leveranciers met contract!)
– Via afgeven van een invoerblad (voor niet contractanten)
• Elke werkstaat wordt 2 maal goedgekeurd in de fabriek,
eenmaal door de aanvrager ATB en éénmaal door iemand
anders. (Goedkeuring A1 en A2)
28/11/2016 5
Het leveranciersportaal aanmelden
28/11/2016 6
De eerste keer zal u gevraagd worden om uw paswoord te wijzigen.
Paswoord wijzigen (niet de eerste keer)
28/11/2016 7
Klik
Regels voor nieuw paswoord aanmaken
• Minimum Lengte Paswoord: 8
• Maximum Lengte Paswoord: 14
• Minstens één kleine letter én één hoofdletter
• Minstens één speciaal teken zoals : ; / ( ) $
• Niet gebruiken: ADMIN, ARCELOR, ATECH, BASIC, DEMO, MITTAL, SACILOR,
SOLLAC, TEST, USINOR
• Niet de gebruikers ID (ACnummer) gebruiken
• Moet verschillend zijn van de 5 vorige paswoorden
28/11/2016
8
Van Integra naar portaal voor diensten
• Kies tabblad
• Kies vestiging
28/11/2016 9
Klik
Klik
Klik
Titelbalk leveranciersportaal
28/11/2016 10
Lijst van alle open bestellingen
Lijst van alle afroepen op een “raambestelling” Voorlopig leeg!
Lijst van alle werkstaten
Lijst van alle contracten
Lijst van alle raambestellingen Voorlopig leeg!
Selectiecriteria
Dowload naar Excel
Lijst opfrissen
Prikkingen opvragen
Het leveranciersportaal - de bestellingen
28/11/2016 11
Een bestelling
Elke bestelpositie is één opdracht
PM order nr Referentie bij communicatie met aanvrager
Aanvragende organisatie Zie vlgd Slide
Aanvragende organisatie
• De aanvrager behoort tot een OH planningsgroep en een
werkplek.
Hierbij is de eerste letter de afdeling.
(de tweede letter is de discipline
(Ele, Mech, Hydr …)
28/11/2016 12
G GHV Grondstoffen Raw materials
C COO Cokesfabriek Cokes Plant
B SIN Sinterfabriek Sinter plant
H HO Hoogovens Blast furnace
S ST Staalfabriek Steel shop
W WWA Warmwalserij Hot roll
K KWA/ALG Koudwalserij Cold roll
Z SDG Sidgal Galvanisation
D DS1 Decosteel 1 Painting 1
D DS2 Decosteel 2 Painting 2
O ALD - OBS Bouwkundige structuren Common workshop
L ALD - OFL Energie - Fluïda
A ALD - WPG Werkplaats Garage
R ALD – OLM Loopkranen motoren
Y ALD – CLM Communicatie – Klima –
metingen
F FMA Facility management Facility Management
Q KBH Kwaliteitsbeheer Quality control
T TSG Tailor steel (NIE) Tailor Steel Gent
E SIKEL Sikel Elektrolytisch verzinken
I INF en IAM Informatica en IAM IT
M MIL Milieu Environment
P PBH en OPL Personeelsbeheer en opleiding Human resources
N STI Studiedienst Project development
V PEB Preventiedienst
U OCAS OCAS
Detail bestelling
28/11/2016 13
Klik hier om een nieuwe werkstaat te maken Klik hier om de lijst van alle werkstaten
van deze bestelling op te vragen
Het leveranciersportaal Contract
28/11/2016 14
Flow aanvragen en leveren van diensten
28/11/2016 15
Eerst
Kies bestelling Klik op
“Creëer WS”
Tabblad
“Bestellijst”
Detail Bestelling
info
Corrigeer titel
Creëer/wijzig WS
Laatste
werkstaat ? Eigen referentie
Vul ev Excelblad
manueel aan
Gepresteerde uren
Wijs de prikkingen toe
aan item uit bestelling
Upload prikkingen van
Excel
Ga naar TAB
‘Tijdsregistratie”
Bestelde items
Vul de correcte
hoeveelheden in
Ga naar TAB
“Bestelling”
Voeg
lijnen toe
Vul startdatum,
personeelsnummer
en prikzone i
Niet bestelde
contractuele items
Extra kosten
Ga naar TAB
“Contract”
Voeg lijnen toe door
op te klikken
Vul de correcte
hoeveelheden in
Vul startdatum,
personeelsnummer
en prikzone in
Ga naar TAB
“Extra Kost”
Beschrijf extra kost
Hoeveelheid,
eenheid, prijs
Voeg commentaar
en bijlage toe
Tenslotte Wegwerken van
blokkerende
foutboodschappen
Tijdelijk opslaan Verstuur naar aanvrager ter
goedkeuring
Download prikkingen
naar Excel
Datums
invullen
Creëer werkstaat – Eerst (1/2)
• Klik eerst op bestelnummer in lijst van bestellingen
28/11/2016 16
Creëer werkstaat: - Eerst (2/2)
28/11/2016 17
Begin en einddatum van de werken (is ook selectie voor tijdsregistraties)
Titel van de werkstaat (best te personaliseren per werkstaat als er meerdere WS op één bestelling)
Uw kenmerk (uit eigen administratie)
Laatste werkstaat aanvinken: Bestelling kan worden afgesloten (verdwijnt uit de bestellijst zodra WS goedgekeurd) Hierna kunnen geen werkstaten meer op deze bestelling gemaakt worden
Lange tekst - geldt als communicatie met de aanvrager !
Lange tekst op vol scherm
Gepresteerde uren (1/9)
• Maak altijd eerst selectie van begin- en einddatum !
28/11/2016 18
Extra selectiecriteria per persoon / prikzone (Facultatief !)
Zorgt voor download in Excel
Het is niet altijd zinvol extra selectiecriteria op te geven, men kan ook makkelijk in de Excel files een filter plaatsen.
Het is NIET nodig eerst op “Zoek” te klikken (geeft lijst weer onderaan op scherm)
Enkel voor prestaties aan uurtarief is de startdatum en personeelsnummer verplicht. Deze worden namelijk getoetst aan de priktijden. Gebruik hiervoor dus best de download in Excel !
Voor personeel van onderaannemers kan men meerdere individuen tegelijk selecteren, gescheiden door , of ;
Gepresteerde uren (2/9)
• Er wordt een nieuwe Excel file aangemaakt
• File bevat 3 tabbladen
• Zet eerst de breedte van de kolommen goed
28/11/2016 19
Gepresteerde uren (3/9)
• Op tabblad “Purchase order” zien we de bestelde diensten,
waaruit men kan kiezen om aan een prikking toe te wijzen. (zie
verder)
28/11/2016 20
Gepresteerde uren (4/9)
• Op tabblad Prikkingen zien we de prikkingen, paarsgewijs
geordend.
– De priktijden worden aangepast:
• Aanvangsuur wordt afgerond naar volgend kwartier
• Lunchtijd en verplaatsingstijd worden toegevoegd (waarde zie kolom M)
• De reeds gebruikte priktijd op andere werkstaat in kolom K
– Dit blad is ter informatie – er kan niets aan gewijzigd worden
– (Aankomst op kwartier afgerond, lunchtijd in rekening
gebracht)
28/11/2016 21
Gepresteerde uren (5/9)
• Op tabblad “Upload voorstel” zien we enkel de prikkingen welke
nog niet aan een andere werkstaat zijn toegeschreven.
28/11/2016 22
Gepresteerde uren (6/9)
• Selecteer een service nummer uit de bestelling om de prikking
aan toe te wijzen.
• Wijs deze keuze toe over alle lijnen die hiervoor in aanmerking
komen.
• Sla de Excel file op. (Eigen map)
28/11/2016 23
Gepresteerde uren (7/9)
• Hoe geef ik overuren in ?
– Wanneer er meer dan 8 uur geprikt werd (tabblad upload
voorstel) bijvoorbeeld 9,4 uur
– Ontdubbel de lijn in Excel (rechtse muisklil op lijn en
“invoegen”
– Kopieer de oorspronkelijke lijn in de lege lijn
– Vul op de oorspronkelijke lijn 8 uur in
– Vul op de gekopieerde lijn de restwaarde in (1,4 uur)
– Duid de gekopieerde lijn in als overuren.
28/11/2016 24
Gepresteerde uren (7/9)
• Excel file zélf ontwerpen of aanvullen. (Voor lijnen zonder prikkingen)
– Vertrek steeds van een template !
– Concentreer u op tabblad
• In kolom A: enkel service nummers (300…) van deze bestelling (zie eerste tabbl.)
• In kolom C: Startdatum (let op formaat template)
• In kolom D: Starttijd (komt uit prikkingen of zelf in te voeren)
• In kolom E: Hoeveelheid
• In kolom F: Eenheid volgens ISO norm (zie volgende slide)
• In kolom G: Stamnummer uitvoerder
• In kolom I tot K: toeslagen indien van toepassing
28/11/2016 25
Meest gebruikte ISO eenheden
28/11/2016 26
HUR Uren
PCE Stuks
ACT Prestatie eenheid (WRK)
MON Maanden
JR Jaren
CMT Centimeter
M Meter
MTK Vierkante meter
MTQ Kubieke meter
RO Rol
EUR Euro
CT Doos
KGM Kilogram
KMT Kilometer
LTR Liter
PMT Pallet
PA Pakket
PLG Ploeg
SET Stel
CH Container
EA Eenheden
Gepresteerde uren (9/9)
• Eerst Excel file opslaan (let op map – meestal downloads)
• Upload Excel file (zoek in map)
• - Alle gegevens van tabblad
worden overgenomen op de werkstaat.
28/11/2016 27
Het is ook mogelijk om een excelblad te verspreiden over verschillende bestellingen contacteer hiervoor uw contactpersoon bij AMGent.
Het is mogelijk om achtereenvolgens meerdere excelbladen op te laden
Bestelde items
• Als vakje vol is worden extra lijnen bovenaan toegevoegd
• Let op de correcte hoeveelheden !
Per default worden de hoeveelheden
van de bestelling overgenomen (Schatting !)
28/11/2016 28
Voor prestaties aan uurtarief is de startdatum en personeelsnummer verplicht. Hier moet men een lijn per dag en per individu ingeven. Deze worden namelijk getoetst aan de priktijden. Gebruik hiervoor dus best de download in Excel !
Niet bestelde
contractuele items
• Als vakje vol is worden extra lijnen bovenaan toegevoegd
• Let op de correcte hoeveelheden !
Per default worden de hoeveelheden
van het contract overgenomen (Nul)
• Wanneer de lijn te koppelen is met een tijdsregistratie, vul
startdatum en personeelsnummer in.
• Ook hier moet men een lijn per dag en per individu ingeven.
28/11/2016 29
Extra kosten
28/11/2016 30
Gedetailleerde omschrijving van de extra kost
Voeg tenslotte lijn toe aan werkstaat
Ofwel elke kost detailleren, ofwel bijlage toevoegen (zie volgende slide)
Eenheden worden altijd ingegeven volgens ISO norm
• Wanneer extra kosten of
materiaal of gereedschap werden ingevoerd
moet men deze staven met bijlagen.
• Bijlagen zijn bij voorkeur in Pdf formaat
(andere bestandsindelingen moeten nog getest worden).
• Men kan bovendien commentaar kwijt bij elke werkstaat lijn.
Bijlagen
28/11/2016 31
Bijlagen uit eigen computer ophalen
Tenslotte
• Alle ingaven van gepresteerde uren worden aan een aantal
checks onderworpen:
– Respecteren van de prikzone
– Niet meer tijd ingeven dan werkelijk geprikt
– Even aantal prikzones
– Prikken voor lunchpauze
– Maximum 11 uren per dag
– Overuren ?
– …
28/11/2016 32
Tenslotte
• De meeste meldingen zijn niet blokkerend.
Men kan de werkstaat verzenden.
De goedkeurders zien dezelfde meldingen.
Gelieve dus in de lange tekst de reden op te geven waarom er
fouten zitten in de werkstaat:
– Werk in eigen werkplaats geeft altijd aanleiding tot meldingen.
– Niet geprikt om reden van …
– Overuren om reden van …
Het is normaal dat ook meldingen komen bij toeslagen, bij
onderaannemers … (dit zijn géén fouten, alleen meldingen)
28/11/2016 33
Tenslotte
• Bij enkele foutboodschappen (rood)
kan de werkstaat niet verzonden worden:
– Maximum 11 uren per dag
(alle prestaties moeten per dag
en per werknemer ingevoerd worden.
– Geen dag ingevuld
– Geen hoeveelheden ingevuld
– …
28/11/2016 34
Rode foutmeldingen in VIERKANT
De velden die aanleiding geven tot foutmeldingen hebben een oranje of rode rand. Door erop te klikken zie je de melding.
Werkstaat tijdelijk opslaan of verzenden
• Men kan een werkstaat tijdelijk opslaan en er later aan verder
werken.
– Hij komt voor in de lijst WS onder een nummer TEMPxxx
– Door erop te klikken kan men hem verder aanvullen / wijzigen…
• Wanneer een werkstaat verzonden wordt kan hij onmiddellijk
worden goedgekeurd.
De aanvrager krijgt een mail
• Wanneer de werkstaat werd goedgekeurd door 2 personen krijgt
de leverancier een mail
Enkel goedgekeurde werkstaten kunnen gefactureerd
worden.
28/11/2016 35
Overzicht werkstaten
28/11/2016 36
• Men kan alle werkstaten of per bestelling opvolgen
– Let op de kolommen
• Goedgekeurd (toelating tot factureren)
• Laatste werkstaat (indien ontbreekt kan men deze nog selecteren en op
de knop klikken)
• Geblokkeerd: de aanvrager heeft de werkstaat verworpen.
Er moet eventueel een nieuwe gemaakt worden.
Men moet de werkstaat wel eerst VERWIJDEREN om de geprikte tijden
opnieuw te kunnen gebruiken!
• Gefactureerd: Uw factuur werd geregistreerd.
Afspraken in verband met het ingeven
van de werkstaten
• De leverancier heeft er alle belang bij om de werkstaten zo snel
mogelijk op te maken
Werkstaten worden bij voorkeur wekelijks doorgegeven
Dit beperkt de administratie en zorgt voor goede doorstroom
Gele en rode meldingen bij de ingave worden maximaal weggewerkt
Rode meldingen zijn hoe dan ook niet toegelaten
28/11/2016 37
• Voor alle prestaties op de site (ook aan eenheidsprijs en forfait)
moet er geprikt worden.
Alle prikkingen moeten gekoppeld worden aan de prestaties die geleverd
zijn op de site, dus ook voor prestaties die niet in regie worden
uitgevoerd (onderzoek vanaf 02/2017)
Elk gepresteerd uur moet traceerbaar zijn tot op de werkstaat.
Prikkingen kunnen slechts éénmaal aan een bestelling gekoppeld
worden
Afspraken in verband met het ingeven
van de werkstaten
• Bij levering van materialen of huur gereedschappen worden
verplicht detailprijzen ingegeven.
Optie 1 : details worden rechtstreeks ingegeven in de werkstaat dus
verschillende lijnen voor elk materiaal met deelprijzen worden ingegeven
28/11/2016 39
Afspraken in verband met het ingeven
van de werkstaten
Afspraken in verband met het ingeven
van de werkstaten
Optie 2: een totaalprijs van het materiaal wordt ingegeven op de
werkstaat, maar een document (vb excel) met een overzicht van alle
details wordt geüpload en gekoppeld aan de werkstaat.
In deze bijlage worden de details duidelijk opgelijst zoals dit voorbeeld
Ingeven of koppelen van details voor materialen verplicht Vanaf november 2016
• Na de ingave wordt de werkstaat goedgekeurd door 2
gebruikers en ontvangt u na akkoord een “goedgekeurde
werkstaat”, dewelke goedkeuring geeft voor facturatie.
Afspraken in verband met de facturatie
• Op de factuur nog enkel het bestelnummer, werkstaatnummer
(nr invoerformulier) en correcte bedrag volgens de
goedgekeurde werkstaat vermelden. (let op afronding!)
• Enkel goedgekeurde werkstaten kunnen gefactureerd worden
• Op 1 factuur kunnen maximaal 5 werkstaten gebundeld worden.
Steeds individuele werkstaatnummers en bedrag vermelden
De factuur wordt afgerekend op de werkstaten, NIET op de bestelling. De
bestelling is een raming, de werkstaat weerspiegelt de werkelijkheid.
Afspraken in verband met de facturatie
Waar vind ik documentatie ?
Zijn er nog vragen?
44
